Partie I : Définition & Généralités

Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?

1. Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information

1.1. Définition

Le système d’information (SI) est un élément central d’une entreprise ou d’une organisation.
Il permet aux différents acteurs de véhiculer des informations et de communiquer grâce à un
ensemble de ressources matérielles, humaines et logicielles. Un SI permet de créer, collecter,
stocker, traiter, modifier des informations sous divers formats.
1.2. Interaction entre les systèmes existants

Une organisation est composée d’un ensemble de systèmes. Il y a le système opérant, de

pilotage et d’information, ce sont trois sous-systèmes qui interagissent entre eux :
 le système opérant : c’est ce qui est à la base de toute organisation, c’est ce système
qui permet la transformation de l’information dont l’objectif est de la restituer à la
bonne personne. Il correspond aux différents services d’une entreprise.
 le système de pilotage : C’est ce qui va contrôler et piloter le système opérant. Il se
situe donc à la tête du système d’information fixant les objectifs et prenant les
décisions.
 le système d’information : C’est ce qui intervient entre les deux autres systèmes. Ce
système s’occupe de collecter, stocker, transformer et diffuser des données et
informations dans le système opérant et de pilotage.
En résumé, un système d’information permet au système opérant de communiquer des
informations qui ont été collectées et modifiées au système de pilotage qui est en charge de
contrôler et prendre des décisions.

1.3. Les fonctions d’un système d’information

Il existe donc 4 fonctions principales d’un SI :

 Collecter : c’est à partir de là que naît la donnée, qu’on acquière les
informations provenant de l’environnement interne ou externe à l’entreprise.
 Stocker : dès que l’information est acquise, le système d’information la conserve. Elle
doit pouvoir être disponible et doit pouvoir être conservée dans le temps.
  Transformer/traiter : cette phase permet de transformer l’information et choisir le
support adapté pour traiter l’information. Ici ont construit de nouvelles informations
en modifiant le fond ou la forme.

 Diffuser : le SI transmet ensuite l’information dans son environnement interne ou

externe.

1.4. Rôle du SI dans la performance d’une entreprise

Le SI a deux finalités : fonctionnelle et sociale. Concernant la finalité fonctionnelle, le SI est

un outil de communication entre les différents services d’une entreprise et a un rôle
opérationnel et stratégique. La finalité sociale quant à elle permet de se soucier de
l’intégration des salariés dans l’entreprise favorisant la vie sociale, la culture d’entreprise par
la diffusion de l’information.
Le SI aujourd’hui joue un rôle important au sein d’une entreprise, il est même indispensable
à leur bon fonctionnement. Un SI performant permet à une entreprise d’optimiser leur
processus, d’améliorer la relation client, de mieux communiquer et améliorer la productivité.

2. Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat

Les ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciels de Gestion Intégrée) sont des
systèmes informatiques de gestion et de planification d’entreprise capables d’intégrer tous les
processus opérationnels d’une organisation : administration, comptabilité, approvisionnement
en ressources, production, logistique, achats, vente, Gestion des ressources humaines, Gestion
de la paie et de la comptabilité, Gestion des commandes, Gestion des stocks, Gestion e-
commerce, …dans un seul système d’information.

2.1. Historique :

2.1.1. Les débuts avec le MRP

L’ERP tel que nous le connaissons aujourd’hui est relativement récent. Cet outil tire son
origine du MRP (Material Requirement Planning) né dans les années 1960 de l’ingénieur
américain Joseph Orlicky.
Orlicky en mettant en œuvre le MRP répond là à un besoin déjà existant de mettre en place
des solutions de planification. La première entreprise à mettre en place un tel système est
Toyota alors qu’elle a besoin d’évaluer la quantité de composants nécessaires à la fabrication
de ses véhicules.
Afin de répondre à ce besoin, l’ingénieur américain développe donc le concept de MRP. Il
s’agit à l’époque d’un système destiné uniquement aux unités de production. Ce qui le
différencie de l’ERP tel que nous le connaissons aujourd’hui. Outre cette dissimilitude, le
MRP comporte à l’époque d’autres inconvénients :
 Tout d’abord, les coûts de mise en œuvre sont extrêmement élevés. Ce qui destine une
telle solution à des entreprises capables de mettre sur pied les moyens nécessaires à
son développement.
 Par ailleurs, l’utilisation du MRP nécessite des niveaux de compétence extrêmement
élevés. Ce qui restreint son usage à des profils très spécifiques. Contrairement à ce
qu’est en mesure d’offrir un ERP actuel.
 De plus, la gestion d’un tel système s’avère aussi complexe à effectuer que sa mise en
œuvre et son développement. Ce qui nécessite alors une importante main d’œuvre qui
outre le nombre, requiert des connaissances spécifiques.

2.1.2. Du MRP vers l'ERP

Toutefois, la notion de planification et les méthodes mises en place par le MRP se propagent
et dans les années 1990, la notion d’ERP telle que nous la connaissons aujourd’hui fait son
apparition. Elle intègre alors la notion d’entreprise en tenant compte de l’ensemble des unités
la composant.
Mais avant les années 1990, c’est SAP qui créée en 1972 par 5 anciens d’IBM, allait
révolutionner la gestion des processus en commençant un projet de développement d’un
logiciel dédié. Un an plus tard, SAP lance son premier progiciel de comptabilité. Ce progiciel
sera alors la base de développement des modules dédiés aux autres activités qui sortiront par
la suite.
C’est ainsi que l’ERP se tourne vers le marketing, la gestion des stocks, le transport, la
logistique, les ressources humaines, la gestion financière, etc. Avec l’avènement d’internet
dans les années 2000, le déploiement de l’ERP se généralise et offre l’ERP tel que nous le
connaissons aujourd’hui.

2.2. Constat

Dans les années 90, l’informatique était déjà bien développée, surtout dans les grandes
entreprises avec une pléthore de logiciels, gérant la comptabilité générale, la comptabilité
analytique, les personnels, la paie, la production, la gestion commerciale, l’entrepôt, les achats
et bien d’autres.
Assez rapidement, les entreprises ont constaté un manque d’intégration de ces logiciels qui
nécessitait de développer des interfaces complexes, des traitements différés ou batch qu’on
lançait pour mettre au même niveau les données dans l’ensemble de ces applications.
Le problème provenait du fait que chaque logiciel avait sa propre base de données sans liens
avec les autres applications.
Par exemple, un logiciel de gestion commercial permettait lors de la prise de commande, de
saisir des prix publics spécifiques qui variaient en fonction du souhait du client à chaque prise
de commande. Or ce même client exigeait un étiquetage spécifique sur chaque produit
indiquant le prix souhaité. Cela nécessitait au niveau de la préparation de la commande de
saisir manuellement ce prix car le logiciel de gestion d’entrepôt ne disposait pas de cette
information.
Ceci est dû au fait qu’aucune interface en temps réel était prévue entre le logiciel de gestion
commerciale et le logiciel de gestion d’entrepôt.
Cette exemple montre bien le besoin d’une information unique et partagé au sein de
l’entreprise évitant ainsi la redondance de données dans plusieurs applications.
Le besoin d’intégration à partir d’une base de données unique donnait naissance au concept
ERP
Pour illustrer encore plus, Imaginons que nous avons une entreprise où chaque fonction
utilise une application spécifique (ou logiciel) avec sa propre logique basé sur son métier et sa
propre base de données

Le problème c’est que les différentes applications n’ont pas été prévues pour collaborer
ensemble. On se retrouve avec des données dupliquées dans des formats différentes et donc
parfois inexploitable entre les applications des différents métiers. Ce qui aboutit à de très
longs délais de traitement et de nombreuses erreurs liées au manque de cohérence des
données.
Le risque est de se trouver avec plusieurs systèmes de silos avec des systèmes d’informations
isolés où chacun essaye d’imposer sa logique aux autres ou de se trouver avec des données
incohérentes ou des informations qui ne sont pas à jours
C’est là que l’ERP intervient.
Section 2 – Concepts

Chaque fonction de l’entreprise est intégrée dans l’ERP sous forme de module liée à une base
de données unique. L’objectif est de garantir la centralisation et l’unicité de l’information et
de sa mise à jour en temps réel.
La mise en place d’un ERP permet d’éliminer le problème de la duplication des données et
offrent la possibilité à l’entreprise de s’appuyer sur une base de données unique et complète
tout en permettant aux différents acteurs de l’entreprise d’économiser du temps et de
ressources.
. Parce que les ERP / PGI reposent sur la notion de synchronicité, la base de données est mise
à jour en temps réel, chaque fois qu’un utilisateur de n’importe quel service ou niveau
hiérarchique effectue une opération dans le système.
Ce concept permet ainsi à l’entreprise d’avoir une interface décisionnelle complète et précise.
Par exemple :
Si un commercial enregistre une vente, l’ERP va appliquer cette vente en temps réel sur le
stock de l’entreprise, le journal de vente, dans les entrées comptables, etc.
La collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise est donc non seulement
possible mais devient surtout un élément stratégique de l’entreprise.

Un ERP se définit comme un logiciel de planification des ressources en entreprises. C’est-à-

dire qu’il est une solution unique qui intègre une multitude d’applications, de fonctionnalités
et de modules afin de vous permettre d’avoir une vision complète sur votre entreprise, mais
aussi d’optimiser tous ses processus.
Normalement, dans un ERP vous retrouverez un module pour :
 Comptabilité et finance : facturation, trésorerie ;
 logistique, transport et gestion des stocks ;
 Gestion des ventes et des achats ;
 Planification de la production ;
 Ressources humaines et paie ;
 Gestion de projets ;
 Sous-traitance, maintenance et suivi qualité ;
 Gestion commerciale et fournisseur : suivi, fidélisation
 …
Voici quelques une des solutions ERP les plus populaires :
 Odoo
 Zoho
 SAP
 Sage
 Oracle
 NetSuite
 Cegid
 Microsoft Dynamics
 Divalto
 WaveSoft
 Archipelia

Section 3 - Stratégie et Enjeux

L’amélioration de son efficacité est une source de préoccupation constante pour toute
entreprise désireuse de parvenir à l’excellence opérationnelle.
Les entreprises qui parviennent à améliorer leur efficacité s’attachent à réduire leurs coûts
d’exploitation et à optimiser la performance et la rentabilité de leurs opérations.
Elles gagnent également du temps, qu’elles consacrent à la planification stratégique. Alors
que nombre d’entreprises recourent à des applications cloisonnées et à des processus métiers
manuels, les plus performantes sont les plus susceptibles de tirer le meilleur parti de la
technologie ERP.
Les entreprises les plus performantes se distinguent par leur recherche constante
d’efficacité

Les entreprises qui visent l’excellence opérationnelle sont constamment en quête de méthodes
destinées à améliorer l’efficacité de leurs opérations.
Par un fonctionnement plus rationnel, elles ont la possibilité de réduire leurs coûts
d’exploitation et d’améliorer leur rentabilité. Elles sont également en mesure de redéployer
leurs ressources existantes, en remplaçant les tâches administratives manuelles chronophages
par des opérations de planification et des analyses stratégiques, accélérant ainsi leur prise
de décision.
Les entreprises qui n’ont pas choisi d’intégrer la gestion de leurs processus et continuent de
recourir à des applications disparates pour gérer leurs opérations (comptabilité & finances,
relations avec la clientèle, paie, stocks, production et distribution) et d’utiliser des feuilles de
calcul pour leur planification opérationnelle et financière se donnent moins de chances de
performer. La diversité des solutions de gestion complique et ralentit l’obtention et la
transmission des informations dont les collaborateurs de l’entreprise ont besoin.
Les employés se retrouvent à devoir saisir des informations plusieurs fois dans différents
systèmes ou à les extraire de sources variées pour créer des rapports et analyser les données
nécessaires aux prises de décisions stratégiques.
Un ERP contribue largement à l’efficacité de l’entreprise
Un ERP permet à l’entreprise d’être plus efficace en s’appuyant sur des processus métiers
automatisés ; un accès immédiat aux informations nécessaires grâce à des applications
intégrées partageant les mêmes données ; des outils de Business Intelligence (BI) et d’analyse
pour optimiser les décisions et la planification.
Des processus uniformisés accélèrent les opérations
Les processus manuels peuvent se révéler laborieux. À cause d’eux, les collaborateurs
risquent de passer à côté d’étapes décisives ou de fournir aux clients une expérience
décevante.
Les entreprises les plus performantes choisissent un ERP pour uniformiser et accélérer leurs
processus métiers. Selon une récente étude menée par le cabinet américain Panorama
Consulting, les organisations dont le système d’information de gestion est piloté par une
solution intégrée constatent une meilleure disponibilité de l’information, une plus grande
fiabilité des données et une meilleure productivité.

Les PGI uniformisent et accélèrent les processus par l’automatisation, qui garantit une
exécution efficace et correcte. Les responsables reçoivent des alertes, éventuellement des
notifications sur leur téléphone, lorsque des anomalies se produisent ; ils sont ainsi en mesure
d’anticiper les conséquences de difficultés éventuelles
L’ERP, Clé pour accroître sa compétitivité
Les ERP ne sont pas seulement favorables à l’efficacité d’une entreprise, mais ils le sont
également pour la compétitivité d’une société. En effet, la centralisation des données permet
un gain de temps considérable car vous n’avez plus besoin de vérifier les erreurs de saisie
dans les données comme doublons ou les oublis…

2.3. Processus d’implantation d’un ERP

L'installation d'un ERP est un changement majeur dans une entreprise. Pour vous assurer la
réussite d'une telle démarche, il s'agit de procéder avec méthode et rigueur.
Voici quelques étapes à suivre :
2.3.1. Analyse des besoins

Pourquoi mettre en place un ERP ? Voulez-vous optimisez le processus métier de

l’entreprise ? Voulez-vous mieux centraliser l'information entre les services et donc en assurer
une meilleure visibilité globale? Ou souhaitez-vous gagner en productivité? Il est important
de vous interroger en prenant en compte les logiciels déjà présents dans votre société.
La migration vers un ERP est une véritable stratégie d'évolution qui nécessite des précautions
à la fois humaines et techniques. Et le coût et le temps de mise en œuvre ne sont pas
négligeables. D'ailleurs, les étapes ultérieures dépendent de cette phase cruciale de réflexion
et de définition.
Si vous souhaitez réussir la mise en place d'un ERP, c’est que votre entreprise a des enjeux
auxquels il faut répondre de manière efficace. Vous pouvez donc commencer par les identifier
grâce à des questions concrètes.
 Quelles sont les problématiques qui vous poussent à déployer un ERP ?
 Quel est votre enjeu principal dans le cadre de ce projet ?
 Qui sont les personnes concernées par la mise en place de la solution ERP ?
 Quels sont les différents flux d’informations existants ?
 Quels sont les outils utilisés par les différentes équipes concernées ?
 Quels sont les processus métiers impliqués ?
 Quel est le plus grand défi du déploiement ERP ?
 Qu’est-ce qui rendra votre ERP pérenne ?
Autant de questions qui vous permettront de :
 Identifier les besoins de votre organisation clairement.
 Etablir un cahier des charges ERP cohérent.
 Implanter un ERP avec des modules de gestion adaptés à vos problématiques.
Pour pouvoir établir votre diagnostic, il est fondamental que vous impliquiez l’ensemble de
l’entreprise et les collaborateurs, et ce dès le départ. Comment ?
 Constituez une équipe projet : cette équipe pilotera l’intégralité du déploiement de
l’ERP. Elle devra élaborer un cahier des charges et veiller au bon déroulement du
projet. L’idéal est une équipe de 2 ou 3 référents aux profils complémentaires et aux
rôles bien définis.
 Impliquez la Direction : un déploiement d’ERP sans le soutien de la Direction court à
sa perte. Assurez-vous que la Direction soit engagée afin d’impulser l’adhésion des
collaborateurs au projet ERP.
 Impliquez les utilisateurs finaux : en matière d’adoption des logiciels, rien n’est plus
important que les utilisateurs finaux. Il est donc primordial que vous les impliquiez
dès l’étape du diagnostic en étant à l’écoute de leurs besoins, car c’est grâce à ces
informations précieuses que votre ERP pourra être le plus abouti.
2.3.2. Etude de faisabilité, choix de la solution ERP la plus adaptée

L'étude de faisabilité est très importante car c’est à travers elle qu’on analyse la solution ERP
a adopté ainsi que les hypothèses de rentabilité et de performance avancés vont être
confirmées.
Les besoins en termes de fonctionnalités ne sont pas les mêmes d'un secteur d'activité à
l'autre. Il est donc important de rester aligné avec votre diagnostic afin de ne pas se disperser.
Vous devez penser à plusieurs éléments, à commencer par le type de progiciel qui vous
conviendra le plus.
Il faut chercher à savoir si, sur le marché, il existe un progiciel développé pour le secteur
d'activité de l’entreprise.
Le choix de la solution peut être aussi fonction du budget de l’entreprise.
Il existe deux types de solutions ERP :
 ERP généraliste ou ERP spécialisé ? Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un
ERP généraliste ou un ERP spécialisé qui s'adapte davantage aux problématiques de
votre secteur.
 ERP open-source, ERP propriétaire ou ERP en mode Saas ? Là encore, tout
dépend de votre diagnostic. Vous pouvez choisir un ERP open-source, qui est moins
coûteux car il ne nécessite pas de licence. Vous pouvez choisir un ERP propriétaire
avec licence qui vous permet d’être accompagné dans votre projet et d’avoir accès à
un SAV. Ou encore vous pouvez choisir un ERP en mode Saas qui fonctionne avec le
Cloud et sous abonnement.
Pour faire votre choix, il faudra à nouveau se poser les bonnes questions. Quelle est la
couverture fonctionnelle proposée par les différents éditeurs de logiciel ERP ? Quel est le
niveau de simplicité du progiciel (utilisation, paramétrage, intégration aux systèmes
d’information) ? L’offre de l’ERP est-elle évolutive (peut-elle accompagner votre
croissance) ? Quel est le niveau de maintenance proposé ? Quelle est la couverture
géographique possible ? Enfin, quelles sont les références clients ?

2.3.3. Désignez des référents

Avant d'aller plus loin, choisissez des personnes qui vont accompagner l'installation de l’ERP
dans votre société. " Dans une PME d'environ 100 salariés, entre 20 et 40 personnes sont en
général concernées par la mise en place d'une telle solution. Mais seules deux ou trois
personnes doivent être désignées comme correspondants applicatifs.
Généralement, il s'agit du chef d'entreprise, du directeur administratif et financier et d'un
représentant métier ayant une bonne connaissance de la culture et de l'historique de la société.
Ce dernier aura un rôle essentiel, car il devra initier les utilisateurs internes et être leur
référent. Des formations plus poussées, avec notamment un suivi personnalisé, peuvent être
proposées par le prestataire que vous aurez choisi.
2.3.4. Communiquer

Il faut noter qu’une grande partie des projets de mise en place d’ERP échoue, essentiellement
à cause de la résistance des collaborateurs.
Le déploiement d’un ERP devrait se faire avec les collaborateurs. Et pour cause, ils sont un
élément clé de la réussite de la mise en place du projet. Parce que l’implantation d’un nouveau
logiciel peut être un bouleversement dans le quotidien des collaborateurs, il est essentiel de les
accompagner vers ce nouveau système de travail. Pour cela, un mot d’ordre : communiquer.
Et c’est l’équipe projet qui sera en charge de cette mission, tant auprès des collaborateurs
qu’auprès de la Direction. Mais sur quoi communiquez exactement ?
 Les raisons du déploiement ERP dans l’entreprise.
 Les départements concernés (finance, logistique, RH, etc.)
 Expliquer le déroulement de la mise en place de l’ERP (implantation, formation,
transition vers la solution)
 Et surtout, expliquer qu’est-ce que les collaborateurs ont à gagner dans tout ce
changement

Par ailleurs, la communication se faire tout au long du projet, à savoir avant, pendant et après
la mise en place de la solution.
2.3.5. Lancer le déploiement ERP
  Paramétrer l’ERP : c’est une étape fondamentale qui permet d’avoir un progiciel qui
répond aux problématiques identifiées lors du diagnostic.
 Tester l’ERP : testez, testez et retestez, pour ajuster l’outil ERP selon vos besoins.
En effet, Avant le basculement de l'ERP, il faut effectuer un test dans la société. Puis,
les référents remontent les avis des utilisateurs afin d'effectuer les derniers calages.
 Déployer l’ERP : une fois le paramétrage et les tests effectués, il est temps de
déployer la solution. Mais cela ne suffit pas, une fois déployée, il est important de
veiller à la maintenance de cette dernière afin qu’elle reste la plus efficace possible.

2.3.6. Former au logiciel ERP

Maintenant que l’ERP est déployé, on peut former les collaborateurs à ce dernier. Cette étape
est tout aussi importante que les autres : la formation a un impact direct sur l’attrition de
l’outil. Autrement dit, elle affecte directement l’adoption de la solution ERP et donc la
réussite du déploiement.
2.3.7. Mesurer le ROI de la mise en place de l'ERP

Les gains de productivité et l'accès à une information centralisée en temps réel (par exemple
la visibilité des stocks) déclenchent une réactivité optimale des collaborateurs de la PME.
D'après les experts du secteur, il faut réellement compter un an minimum avant d'avoir un réel
estimatif du retour sur investissement.

2.4. Données

La diversité des données manipulées par une entreprise conduit à des modèles de données de
très grandes tailles, comportant des milliers d’éléments et de relations..

Projet ERP rime avec reprise de données ! Lors de l’implémentation d’une solution de gestion
vous allez devoir basculer vos informations de l’ancien système vers le nouveau. Même si
migrer des données ne représente pas l’étape la plus complexe d’un projet, elle est tout de
même essentielle et certains vous diront cruciale