Cours MSI / Chapitre 2/ Les systèmes d’informations intégrés PGI-ERP

Chapitre 2: Les systèmes d’information intégrés : PGI/ERP

Section I : Définition des systèmes intégrés :

 Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP ou un PGI (Entreprise ressources planning/ Progiciel de gestion intégré) est un progiciel
qui permet d’assurer l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Ces fonctions ont longtemps été
regroupées autour du processus classique Commande-Production-Livraison. Les foncions
classiques de l’entreprise couvrent en général la fabrication, la gestion commerciale, les
ressources humaines, la comptabilité finance, la gestion de la relation client, la gestion de la
relation fournisseur et la gestion de la chaine logistique.

L’ERP est une application développée par un seul éditeur, concepteur unique comprenant une
couche générique pour répondre aux besoins de plusieurs clients et une couche spécifique,
développée à travers le paramétrage et parfois même de « customisation » pour répondre à
l’activité, aux métiers et aux spécificités de l’organisation cliente. L’ERP produit une information
unique.

L’ERP est un « prêt à implanter » qui peut couvrir l’ensemble des processus de l’organisation. Il
vise la gestion de toutes les ressources de l’entreprise. Il est modulaire (contient un certain
nombre de modules) et adaptable quel que soit le contexte de l’implantation. Les modules
contenus dans l’ERP sont conçus autour des processus qui sont issus « des meilleurs pratiques »
répertoriés chez les entreprises qui ont pu réussir auparavant à résoudre des problèmes de
gestion de manière productive grâce justement à ces processus.

Exemples de modules ERP (liste indicative)

Contrôle de gestion
Pilotage d’entreprise
Gestion financière
Comptabilité
Planification des ressources humaines
Gestion des immobilisations
Comptabilité par activité
Management de projet
Planification de la production
Gestion de la trésorerie
Gestion de la R&D
Gestion de la qualité
Logistique et gestion des stocks

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Exemples de PGI propriétaires et open source  :

Les principaux ERP propriétaires du marché :

– SAP (leader mondial)

–ORACLE/PEOPLESOFT

–SAGE ADONIX

–MICROSOFT

–SSA GLOBAL

– GEAC

– INTENTIA/LAWSON

– INFOR GLOBAL SOLUTIONS

Les principaux ERP open source du marché :

-ARIA

- COMPIERE

- ERP5

- FISTERRA

- OFBIZ (Open For Business)

- PGI SUITE

- VALUE ENTERPRISE

Section 2 : L’intégration des systèmes d’information en entreprise

EAI ou PGI

La démarche d’intégration :
Au départ, les entreprises ont longtemps développé leur informatique avec une logique de court
terme, au coup par coup, en fonction des besoins métiers ou des besoins fonctionnels (revenir
au modèle de Nolan visité au niveau du chapitre 1). C’est ainsi que les applications installées
répondaient à des besoins spécifiques et leur implémentation se faisaient sans tenir compte ni
de l’environnement informatique ni de l’évolution stratégique probable de l’entreprise. La
configuration en silos fonctionnels (systèmes d’information fonctionnels) ont ainsi vu le jour et
l’information ne circulait que de manière verticale. Le choix des outils et des applications se

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faisait indépendamment les uns des autres et la circulation de l’information faisait défaut. Les
bases de données étaient effritées. Les applications hétérogènes impliquaient des interfaces
différentes, des identifiants, des mots de passe différents ainsi que des interlocuteurs différents
pour assurer les formations, la maintenance et les mises à jour ; de nombreux contrats et de
nombreux prestataires sont aussi à gérer dans ce cas.

Cette hétérogénéité des applications est d’autant plus problématique lors des opérations de
fusion absorption ou achat d’entreprise ou chacun a son propre système. Une harmonisation des
référentiels, une unification des processus et un regroupement des informations dans une seule
base après avoir éliminé les doublons devient nécessaires. On parle d’une urbanisation du
système d’information de l’entreprise aboutissant à une intégration des systèmes d’information.

Deux sortes d’intégration sont à envisager :

L’intégration horizontale : c’est le mode d’intégration qui se déroule par l’acquisition de

concurrents à l’aide des opérations de fusion acquisition ; dans ce cas, l’entreprise résultante
doit gagner en efficacité pour conquérir des parts de marché et être plus réactif face aux
demande des clients ; ceci implique une optimisation de ces processus et c’est ainsi que la
logique processus va être imposée à l’organisation en silos fonctionnels. Ainsi, la commande
d’un client déclenche un processus transversal (fonction achat, fonction financière, la fonction
RH, la fonction production, la fonction vente et la fonction logistique). Le commercial qui prend
une commande doit savoir si le produit est en stock, si ce n’est pas le cas, il faudra lancer une
production qui implique la présence en stock de matières premières. En cas de stock insuffisant
de matières premières, il faut passer une commande de réapprovisionnement et vérifier si le
budget le permet. La production implique du personnel et il est nécessaire d’organiser la
logistique nécessaire pour livrer au client.

Un processus met en œuvre plusieurs fonctions, une communication et une coordination sont
nécessaires entre toutes les fonctions mobilisées pour un seul processus.
L’intégration est donc nécessaire entre les différents outils qui permettent de réaliser ces
différentes fonctions.

L’intégration verticale : qui concerne toute la chaine de valeur et pour cela, regroupe sous
l’autorité d’une seule entité les divers stades de production et de distribution. Cette intégration
se déroule vers l’amont en intégrant le fournisseur ou bien vers l’aval en intégrant le client. Cette
intégration peut se faire par une opération d’absorption des entreprises tierces par l’entreprise
qui se poursuit cette stratégie de l’intégration mais le plus souvent le rapprochement avec les
clients et les fournisseurs se fait à travers le système d’information. Les clients peuvent ainsi
commander directement sur le système d’information de l’entreprise et celle-ci peut se
réapprovisionner automatiquement sur les systèmes d’informations de ses fournisseurs. Les
transactions qui s’effectuent dans le cadre du B2B ou du B2C se rentrent dans le cadre de ce
genre d’intégration. On note à ce niveau que dans le cadre du B2B, la mise en place d’un EDI
(échange de données ou documents informatisées) est nécessaire pour sécuriser et structurer
les échanges entre les partenaires. On garantie ainsi l’identification des acteurs, la confidentialité
des échanges, la communication est facilitée, les transactions s’effectuent avec plus de rapidité
et plus d’exactitude. La traçabilité est accrue et les données sont fiabilisées. Les coûts sont
également réduits.

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L’intégration peut être mise en place en utilisant plusieurs technologies :

La plate forme EAI (Entreprise application intégration ou IAE Intégration des applications de
l’entreprise) qui est une architecture logicielle favorisant les échanges inter applications. Elle
permet la communication, l’interopérabilité ainsi que les échanges entre les applications grâce
aux middlewares (intergiciels ou logiciels médiateurs qui sont des programmes qui permettent
de relier des applications différentes même si les systèmes d’exploitation ou les protocoles
réseau sont différents). L’EAI permet donc l’intégration des applications spécifiques (best of
breed) quelque soit leur technologie ou leur éditeur.

Le progiciel de gestion intégré qui répond parfaitement au besoin de l’intégration parce qu’il
regroupe des modules autonomes qui se partagent une même base de données (garantissant
ainsi plus de cohérence et plus de traçabilité des données et des informations). La modularité
procure l’avantage de pouvoir installer seulement une partie des modules et rajouter les
modules complémentaires en fonction des besoins. Il est conçu par un éditeur unique et conçu
pour répondre à l’ensemble des besoins fonctionnels.

Les avantages et les inconvénients de l’intégration :

LES AVANTAGES DE L’INTEGRATION :

Au niveau de la mise en place :

La mise en place d’une démarche d’intégration oblige l’entreprise à réorganiser son système
d’information et si elle en a les moyens de mener une politique d’urbanisation ce qui mène vers
une optimisation et une rationalisation des processus ; ce qui constitue un facteur de
performance pour l’entreprise. Les processus des différentes filiales ou entités appartenant à
une même entreprise se trouve ainsi uniformisés.

L’intégration mène vers un regroupement des données de l’entreprise dans une base unique ou
encore un référentiel unique ; le risque d’erreur est moindre, on a plus de traçabilité et l’aide à la
décision est facilitée car l’accès aux informations pertinentes est plus facile.
Le recours au PGI met l’entreprise face à un seul éditeur pour tous les modules. Il y a donc une
harmonisation des interfaces ce qui facilité la formation du personnel lors de la mise en place.
Les entreprises qui souhaite mettre en place des certifications ou norme qualité ou
environnementale peuvent être aidées grâce aux ERP parce qu’il propose des produits
permettant de les mettre en œuvre. On œuvre ainsi pour plus de traçabilité et plus de
dématérialisation des différents documents obligatoires ou non.

Au niveau de l’exploitation :

Les PGI permettent aux entreprises plus de traçabilité et plus de réactivité. Ils permettent une
meilleure communication en interne grâce au progiciel intégré de façon native. Par exemple, les
documents sont saisis à la source dans les modules de gestion commerciale et ils sont

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automatiquement transférés en comptabilité. De même pour les bulletins de paye qui sont créés
en GRH et transférés automatiquement en comptabilité.

Le moteur Workflow permet d’acheminer les informations, de façon normalisée et automatisée

vers les utilisateurs ou les responsables fonctionnels. Ces derniers peuvent alors valider ou non
les processus ; les délais qui sont instaurés peuvent aussi être vérifiés et la productivité et la
réactivité peuvent être alors augmentées.

Le moteur workflow oblige les entreprises à penser leurs processus, à les optimiser et à les
rationnaliser et les processus ainsi présentés peuvent justifier une démarche de certification (ISO
9001, 14001).

Les systèmes intégrés PGI sont aussi intégrables par rapport à d’autres solutions tels que l’EDI
(Echange de données informatisées) ; la solution EDI permet de faire par exemple les
déclarations fiscales ou sociales dématérialisés directement à partir du logiciel mais à condition
que l’organisation concernée soit aussi reconnue comme partenaire d’échange.

Le rapprochement bancaire automatique est possible lorsque l’entreprise dispose d’un ERP. En
effet, les écritures bancaires peuvent être importées grâce à des logiciels spécifiques (exemple
de Scanbank proposé par l’éditeur Sage) et les mouvements peuvent être pointés.

Les outils SCM (supply chain management), CRM (customer relationship management) ou
encore SRM (supplier relationship management) sont aussi possibles à intégrer par rapport au
PGI ou ERP.

La maintenance applicative du système est considérablement simplifiée lorsque la solution est

acquise auprès d’un seul fournisseur ainsi que la mise à jour qui est facilité puisqu’il s’agit
toujours du même éditeur. La sauvegarde ainsi que la traçabilité sont aussi garanties puisqu’il
s’agit d’une base unique et non pas de plusieurs bases.

LES INCONVENIANTS DE L’INTEGRATION :

Difficultés d’installation :

La mise en place des solutions PGI est très lourde pour l’entreprise à partir du moment où il faut
reprendre tous les processus ainsi que toutes les données pour les implémenter dans le système.
Ceci nécessite du temps et représente un coût pour l’entreprise. Le caractère modulaire permet
toutefois à l’entreprise de procéder progressivement. Cette solution est moins ambitieuse que la
solution qui consiste à tout installer dès le départ mais elle est plus réaliste et les délais se
trouvent ainsi réduits.

Difficultés d’exploitation :
La mise en place d’une solution intégrée implique la gestion de l’hétérogénéité de plusieurs
organisations qui hébergent des plateformes matérielles différentes et des systèmes
d’exploitation divers ainsi que des profils utilisateurs très diversifiés. Dans certains cas, les
systèmes d’entreprise couvrent plusieurs pays, ce qui implique plusieurs monnaies (devises),
plusieurs réglementations et fiscalités pour effectuer la consolidation de toutes les données.

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Dans plusieurs cas, les entreprises essayent de faire adapter le PGI à leur pratique ce qui
demande beaucoup de temps et beaucoup d’argent et à chaque mise à jour du logiciel, ce travail
important est aussi à refaire à chaque fois qu’il s’agit de faire une mise à jour. Les entreprises qui
se sont retrouvées dans ce genre de situation ont fini par s’adapter au logiciel.

Section 3 : Caractéristiques des ERP et raisons d’adoption des ERP:

L’ERP présente les caractéristiques suivantes :
Adaptable par le biais des travaux de paramétrage.
Capable d’intégrer les multiplicités présentes dans l’entreprise (multi langues, multi
devises, multi réglementations).
Basé sur l’existence d’un référentiel unique des données (une seule base de données).
Interfaçable avec d’autres applications.
Permet de favoriser l’uniformisation des interfaces homme/machine (Glossaire, menu,
etc.)
Stable (les mêmes informations d’entrées avec le même traitement donne les mêmes
informations de sortie).
Maintenable (il existe des possibilités de dépannage et d’assistance lorsqu’il y a
problème avec le progiciel).
Evolutif (La continuité d’exploitation et la pérennité dans le temps font partie des
finalités des éditeurs de progiciel).
Robuste (Il accepte et supporte les erreurs des utilisateurs).
Sécurisé (contre les cryptages et les accès).

Adaptabilité des ERP d’un contexte à un autre :

La capacité d’adaptation des systèmes d’information provient :
- du fait qu’il soit muni de SGBDR (Système de gestion de base de données
relationnelles) qui permet de mettre en relation des données de différentes natures
et avec des niveaux de complexité différent en évitant la redondance et la ressaisie
et en obligeant une harmonisation des données de l’entreprise.

-du fait qu’il permette l’intégration plus ou moins complète, des processus de
l’entreprise dans le système ERP (relation client, gestion des achats, ressources
humaines, planification des tâches, logistique, flux financiers, paiement électronique,
vente et marketing etc.).

-du fait qu’il prenne en compte le métier de l’organisation et l’organisation elle-

même, les spécificités de chaque métier, l’informatique en place (matériel, logiciel,
réseau), les règles et les lois du pays où l’entreprise est implantée (fiscalité,
réglementation).

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-du fait qu’il soit de plus en plus accepté par les utilisateurs quelques soient les types
d’utilisation (quotidiennes ou occasionnelles) et ce grâce à des programmes de
formation et aux structures d’aide (help desk) et à la documentation.
 Les raisons d’adoption de l’ERP : Pourquoi mettre en place un
ERP ?
Plusieurs raisons peuvent motiver les entreprises et les pousser à mettre en place un
ERP dont notamment les quelques raisons suivantes :

Des raisons contextuelles :

-L’environnement de l’entreprise de plus en plus concurrentiel draine des enjeux de

réactivité et de productivité de plus en plus pressants.

-La complexité du marché induit un élargissement de l’entreprise qui travaille de plus

en plus en réseau et en échange international.

-L’organisation de l’entreprise qui évolue de plus en plus vite.

-Les investissements en entreprise qui sont choisis aussi bien sur la base de critères
stratégiques dont la qualité du SI et sa capacité à s’aligner avec la stratégie de
l’entreprise que de résultats à court terme.

Des raisons organisationnelles :

-La capacité de l’ERP à aider à la mise en place de l’intégration en réseau du point de

vue organisationnel (intégration avec les fournisseurs, les partenaires et les clients) et
du point de vue fonctionnel (décloisonnement, interaction et collaboration des
fonctions autour des processus transversaux) et du point de vue technique (lien
informatique entre les machines).

-la capacité de l’ERP à aider à la mise en place de l’intégration globale/locale qui

permet de tenir en compte les spécificités locales de chaque entité ou de chaque pays
(données, logiciels, réglementations, procédures, pratiques, culture…) dans une
démarche de standardisation des référentiels des données, des traitements, des
processus globaux, des protocoles d’échanges, des règles de gestion, de consolidation
et de prise de décision stratégique).

 Quelles démarches d’implantation des ERP ?

Deux démarches d’implantation possibles l’adaptation et la standardisation:
L’adaptation de l’ERP aux processus de l’entreprise qui consiste à apporter les modifications
nécessaires au progiciel pour que l’ERP aille avec les besoins de l’entreprise.

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La standardisation des processus de l’entreprise par rapport aux processus standards proposés
par l’ERP. La standardisation est un facteur important dans le choix et la mise en place d’un
logiciel intégré. Elle a souvent trait au métier, c’est pourquoi, les entreprises cherchent souvent à
acquérir un ERP ayant fait ses preuves dans une entreprise comparable et qui présente
exactement les fonctionnalités présentes dans le cahier des charges. La standardisation limite
également les risques de mise en place mais ne les empêche pas complètement.

Le plus souvent ce sont les entreprises qui s’adaptent à leur progiciel plutôt que d’adapter le
progiciel à leurs pratiques. En effet, de nombreuses entreprises ont dans un premier temps
adapté le progiciel, ce qui leur a demandé beaucoup de temps et d’argent mais à chaque mise à
jour du logiciel, le travail d’adaptation est à renouveler ce qui implique des budgets importants.

Section 4 : Evolution des systèmes d’entreprises

Evolution technologique :

Les éditeurs de PGI (tels que SAP, Microsoft ou Oracle) proposent depuis longtemps des
solutions propriétaires nécessitant une licence d’utilisation dont le coût dépend toujours du
nombre d’utilisateurs. Il s’agit alors d’ERP propriétaire ou de solutions propriétaires.

Ce sont des solutions qui reviennent plus chers que les ERP open source (logiciels libres avec une
licence moins restrictive (EXEMPLE  : Odoo, Dolibarr, Axelor, Openbravo ou Compière). Les
logiciels libres présentent des problèmes d’intégration, de maintenance et de mise à jour qui
font que malgré les économies de licence le marché des logiciels libres reste restreint. Le
paramétrage et l’implémentation des logiciels libres restent couteux.

Les solutions ou PGI propriétaires sont généralement plus performantes et les éditeurs de ce
genre de situation proposent un accompagnement, des mises à jour régulières, des conseils ainsi
qu’une certification de conformité pour établir les documents dématérialisés qui répondent aux
attentes de l’administration fiscale et sociale.

Les systèmes d’entreprises intègrent de plus en plus de l’intelligence artificielle (IA) de façon à
mieux exploiter les données centralisées sur la base. Ces données ont un coût important de
collecte et de stockage et c’est la raison pour laquelle il faut optimiser la gestion des bases de
données.

Les ERP ou PGI peuvent aussi être couplés à des objets connectés qui assure une collecte
permanente et automatisée des informations qui émanent des objets connectés

Evolution commerciale :
La logique d’intégration des SI est à l’origine de l’externalisation (on parle même d’extégration).
En fait avec les SI intégrés, il devient incontournable de faire appel à des prestataires externes du
fait du volume important des données et de la complexité des opérations de maintenance des
logiciels. De plus, les offres de cloud computing (informatique en nuage qui est défini comme un
mode de traitement des données d’un client, dont l’exploitation s’effectue par INTERNET sous

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forme de services fournis par un prestataire) se sont démocratisées et les coûts de stockage et
d’exploitation ont considérablement diminué.

Plusieurs modèles de service existent :

Saas (Software as a service) : c'est-à-dire les applications proposées comme un service : le client
utilise à distance (via son navigateur internet) les applications proposées par le prestataire à un
coût correspondant à son usage effectif. Le client est ainsi déchargé de l’installation et de la
maintenance des applications. Les offres Saas évitent d’avoir recours à des personnels
informaticiens en interne et d’investir en serveurs et solutions de sauvegarde. Les coûts sont
dans ce cas des charges d’abonnement qui dépendent du nombre de services demandés et du
nombre d’utilisateurs. Le paiement se fait à la consommation et on utilise le terme On-demand
qui désigne le paiement à la consommation qui peut être aussi désigné par l’expression PPU (Pay
Per Use) opposé à PPL (Pay Per Licence) pour désigner le paiement des prix de licence.

Paas (Plateforme as a service)  : c'est-à-dire l’utilisation d’une infrastructure à distance (serveurs,

systèmes d’exploitation, bases de données) qui est proposée au client ou il peut installer ses
propres applications. Le client garde ainsi la maitrise de ses applications mais ne gère pas
l’infrastructure.

Iaas (Infrastructure as a service)  : c’est-dire le client qui loue les capacités de calcul, de
traitement et de stockage d’un serveur distant mais il peut contrôler son système d’exploitation
et ses bases de données.

Le développement des smartphones, les avancées technologiques du marché de l’Internet

Mobile (4G, 4G+,…) et celle du concept BYOD (Bring Your Own Device /Apportez votre propre
device) permet au personnel un accès rapide au PGI via son téléphone portable personnel ou
tablette surtout avec les possibilités de reconnaissance vocale ou autre (intelligence artificielle).

Les PGI nouvelle génération intègrent aussi des espaces de travail collaboratif pour permettre au
groupe de travailler sur des projets communs permettre des benchmarking (étude comparative)
des processus d’entreprise. Le succès des réseaux sociaux poussent les éditeurs à les intégrer au
PGI et à créer des communautés d’utilisateurs en réseau pour échanger sur des problèmes
techniques et organisationnels.

Ouvrage de référence :
Management des systèmes d’information. DSCG 5. Edition SUP FOUCHER.