LA GESTION DES STOCKS

Outils & technique – Gestion administrative

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Techniques et méthodes de stockage:

FIFO/FEFO
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FIFO/FEFO

 FIFO (First In, First Out ou Premier Entré, Premier Sorti).

Les marchandises doivent sortir dans l’entrepôt dans le même ordre qu’elles
sont rentrés.
Il est donc extrêmement important d’avoir une organisation précise, le levage
des marchandises de se fait pas par hasard, la manutention est réfléchie.
Utiliser généralement pour les articles logistiques
 FEFO (First Expired, First Out ou Premier Périmé, Premier Sorti).
Les marchandises avec la date d’expiration la plus courte doivent sortir de
l’entrepôt en premier.
Utiliser généralement pour les médicaments et consommables avec date de
péremption.
En effet, quel est l’intérêt de stocker en magasin des denrées périmées ?
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Aménagement / stockage
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Stockage sur palette 1/3

Pour le stockage sur palette on
limite la hauteur de stockage, ce qui
permet :
 De sécuriser la marchandise
(écrasement, aération)
 D’éviter les accidents à la
manutention et pendant le
stockage
 De vérifier la marchandise
(inventaire, contrôle sanitaire)
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Stockage sur palette 2/3

On utilise toute la surface

de la palette ce qui permet :
 D’optimiser l’espace de
stockage
 D’éviter les accidents
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Exemple de gestion des stocks de nourriture

Toujours entreposer sur

palette, limiter la
Hauteur des piles à 2 m
pour la stabilité et éviter
l’écrasement des produits
(grains, farines, etc.) et
des emballages.
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Le gerbage des unités logistiques

Ne pas coller les palettes au sol pour permettre de gerber toutes les
palettes sans risques pour les palettes voisines.
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Système d'allocation vs Requisition

 Système de réquisition (ou PULL)

 Système d'allocation (ou PUSH)

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Système d'allocation vs Requisition

 Système de réquisition (ou PULL)

Dans ce système, c'est le personnel qui reçoit les produits
qui détermine les quantités à livrer (recevoir).
= PROGRAMME

 Système d'allocation (ou PUSH)

Dans le système d'allocation, c'est le personnel qui livre
les produits qui détermine les quantités à livrer.
= URGENCE
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2. La gestion administrative
Gestion de
stocks
GESTION PHYSIQUE GESTION ADMINISTRATIVE
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Les impératifs de la gestion administrative

des stocks

Connaître exactement la quantité en stock de chaque article ;

Maîtriser et contrôler les entrées / sorties de stock ;
Maîtriser et contrôler l’organisation de l’entrepôt ;
Réaliser correctement les inventaires.
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Les règles à respecter

Avant de pouvoir gérer administrativement votre stock, il vous faut d’abord :

 Réaliser un inventaire.
 Utiliser une codification pour chacun des articles stockés. Voir manuel
 Avoir tous les outils permettant la gestion administrative de la
gestion du stock (fiche de stock, fiche de pile, rapport de pertes, rapport
de destruction, etc…).

Ces règles peuvent bien sûr être adaptées aux spécificités de certains
programmes ou situation d’urgence.
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La gestion administrative des stocks:

Par la bonne tenue des fiches de stocks, on doit entendre :

 La tenue d’une comptabilité précise des entrées/sorties,

 La tenue d’une comptabilité précise des quantités entreposées au
moyen de fiches de stock (ou lot) & des fiche de pile des stocks.
 La tenue d’une comptabilité précise des articles et ressources
logistiques propre au lieu de stockage tels que sacs vides,
palettes, ficelle, balance.
 La rédaction & l’émission de rapports d’information réguliers sur
base quotidienne, mensuelle, trimestrielle.
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Les tâches administratives

Les principales tâches administratives à réaliser propres à l’entrepôt

sont :
 La mise en place de procédures opérationnelles de reception et
d’expedition,
 La mise à jour des fiches de stock & des fiches de lot,
 La réalisation des inventaires à la fréquence choisie par co log,
( le binome admin log est à privilégier)
 L’assistance aux missions d’audit et autres procédures de
vérifications de stock,
 La mise en place de procédures pour la donation ou le
déclassement des articles.
 La connaissance et la mise a jour de la valorisation financière du
stock ( assurance et depreciation, amortissement)
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Le contrôle de stock (docs ONG/Bailleurs)

 Le contrôle de stock est l’ensemble des outils qui permette de réconcilier le

stock physique (dans l'entrepôt) avec les rapports & les registres d’état de
stock.
 Le contrôle des mouvements de marchandises d’un point à un autre
nécessite l’utilisation de documents variés et un grand nombre d’ONG et/ou
d’organisations Internationales développent leurs propres modèles pour
qu’ils soient adaptés à leur procédures.

 De même, les bailleurs de fonds (ou sièges) exigent des rapports réguliers
concernant les niveaux des stocks et leurs mouvements; ces rapports sont
réalisés à travers l’analyse des rapports ou documents suivants (à minima) :
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Les documents

Outils de suivi et contrôle:

+ Bon de réception / Bon d’expédition
+ Fiche de stock (consommable)
+ Fiche de pile
+ Fiche d’identification (équipement)
+ Rapport d’inventaires (outils informatiques ou non)
+ Certificat de donation
+ Certificat de destruction
+ Rapport de perte / ou vol
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Les bons de reception / bons d’expedition

Ces documents sont utilisées pour enregistrer les

informations concernant les transferts et/ou
déplacements de stock d’un magasin à un autre ou en
provenance d’un fournisseur ou d’un partenaire.
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Bordereaux de réception / d’expedition
REQUISITION AND ISSUE VOUCHER
REQUISITION AND ISSUE VOUCHER Requisition and Issue Voucher No.:
Date: Ship to:
Requisition and Issue Voucher No.:
Date: Ship to:
REQUISITION AND ISSUE VOUCHER
REQUISITION ISSUE
Requisition and Issue Voucher No.:
Date: Ship to: REQUISITION ISSUE
Article Quantity Quantity Shipped Received
on Hand Requested REMARKS
Article Quantity Quantity Shipped Received
on Hand Requested REMARKS
REQUISITION ISSUE

Article Quantity Quantity Shipped Received

on Hand Requested REMARKS

REQUISITION
REQUISITION Requested by: Date:
Requested by: Date:
Approved by: Date:
Approved by: Date:
REQUISITION
Requested by: Date: ISSUE:
ISSUE: Approved by: Date:
Approved by: Approved by:
Date: Date:
Shipped by: Date:
ISSUE: Shipped by: Date:
Approved by: Date: RECEIPT:
RECEIPT: Received by: Date:
Shipped by: ReceivedDate:
by: Date:

RECEIPT:
Received by: Date:
(make 4 copies)
(make 4 copies)

(make 4 copies)
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La fiche de stock
1 FICHE DE STOCK
=
1 REFERENCE
=
1 N° DE LOT
=
1 DATE D’EXPIRATION (Si périssable)
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Comment remplir la fiche de stock

 Indiquer l’unité utilisée pour le comptage des l’articles (kg, litres, mètres,
pièce…)
 Mise à jour la sortie ou l’entrée du produit (ne pas attendre !)
 Ne pas utiliser le correcteur sur une fiche de stock, ni gratter à l’aide d’un
couteau : si une erreur est commise, rayer la ligne proprement avec un stylo.
 Lorsqu’un item est entamé puis remis en stock (rouleau de plastic sheeting,
corde), créer une nouvelle fiche de stock et adapter l’unité de mesure
(mètres par exemple)
 Indiquer le code standard s’il existe.
 Marquer d’une ligne rouge chaque nouvel inventaire.
 Archiver les fiches de stocks complètes.
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La fiche de stock
FICHE DE STOCK N°
Article :……………………………………………… ………………….
Stock Maximum :…………………………………. N° du produit
………………………
Niveau de commande :…………………………………
Stock Minimum : …………………………………………………………………

TRANSACTION STOCK DISPONIBLE

Date Référence de la Quantité reçue Quantité livrée Ajustements Quantité

transaction disponible
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La Fiche d’identification
Il s’agit de la carte d’identité du matériel immobilisé
 Description : (Marque, Modèle, Année de mise en service, N°de série)

 Caractéristiques techniques (puissance, énergie, consommation, etc.

 Identification des accessoires nécessaires à l'utilisation
(consommables, pièces détachées)

 Origine :
 N°de commande, date d’arrivée, fournisseur, valeur d’origine,
financeur,
 Conditions d’importation.
 Affectation : (comprendre la localisation géographique et l’affectation au programme) :
 Date, durée, lieux / Responsables + Remarques
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La Fiche d’identification
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L’inventaire

 L’inventaire permet de faire un état des lieux précis à un moment donné et

d’identifier les écarts entre le stock théorique (fiches de stock) et
le stock physique (marchandises)
 Il est important de réaliser un inventaire régulier. Le minimum obligatoire
est un inventaire annuel.
 Tout inventaire physique doit être suivi d’un rapport comparant le stock
théorique et physique et remis au propriétaire de stock ainsi qu’aux
département financier : Les écarts doivent ensuite faire l’objet de
rectification dans le cas d’erreur voire être justifiés par des documents
officiels.
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La fiche d’inventaire
MOIS
BASE
INVENTAIRE DE STOCK MENSUEL

ARTICLE BAILLEUR N° PROGRAMME REF FICHE DE STOCK SOLDE THEORIQUE SOLDE PHYSIQUE DIFFENRENCE COMMENTAIRES

DATE
SIGNATURE
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L’attestation d’affectation finale

Quel que soit la destination, une attestation d’affectation finale accompagnera

les équipements. Ce document sera détaillé à travers la liste des biens
(désignation et quantité) faisant l’objet de l'affectation :

• la valeur nominale,
• La date de l’affectation,
• La signature du responsable de l’organisation “donatrice”,
• La signature du représentant de l’organisation recevant le materiel,

Chaque équipement sera accompagné de l’ensemble des documents retraçant

son “historique” d’utilisation (factures, certificat de vente, certificat de
réparation, maintenance, etc…)