Procédure REF : ACH-PRD-001

Date : 24/11/2023
Procédure Gestion des demandes d’achat Version : 01
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Etats des modifications :

Version Date Résumé des modifications

01 24/11/2023 Création

CHAPITRE SOMMAIRE

1 OBJET

2 DOMAINE D’APPLICATION

3 DOCUMENTS DE REFERENCE

4 DEFINITIONS

5 RESPONSABILITE

6 ORDINOGRAMME

7 DESCRIPTION

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom & Prénom SARRA AMAMI OLFA BAHRI
COMITE QUALITE +
Fonction R.ACHAT RAOUIA RMQ DIRECTEUR
KASMI
Visa

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1. OBJET :

Cette procédure définit les actions à entreprendre dès l’établissement d’une demande
d’achat jusqu’à la passation de la commande. Elle définit en plus les méthodes de
vérification du produit acheté par notre entreprise.
2. DOMAINE D’APPLICATION :

Toute opération d'achat de produit et /ou de service qui ont une incidence directe sur la
qualité de nos services.
3. DOCUMENTS DE REFERENCE :

Procédure de sélection et d’évaluation des fournisseurs Réf. :

Processus d’achat Réf. :

4. DEFINITIONS :

Produit : résultat d’activité ou de processus :

Le terme produit peut inclure les services, les matériels. Un produit peut être matériel (par
exemple, équipements, consommable…) ou immatériel (par exemple, services), ou une
combinaison des deux.
Fournisseur :
Organisme qui fournit un produit ou un service.
Sous-traitance :
L’action de confier à un tiers (fournisseur) la réalisation d’une activité soit qui fait partie de
notre activité soit qui est demandée contractuellement.

5. RESPONSABILITE :

Le Responsable Achat est le Responsable qui veille à l’application de la présente procédure.

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6. ORDINOGRAMME :

Début

Demande d’achat

Vérification budget ? Achat prioritaire ? Annulation

Non suffisant
Non

Rebudgétisassions
Oui

Suffisant

Etude des offres

Préparation de la commande

Acquisition du produit / service

Fin

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7. DESCRPTION DE LA PROCEDURE :

7.1. Demande d’achat :

Les différents besoins (biens matériels et prestations de services) sont transmis à la

fonction achats à travers une « demande d’achat ». C’est un ordre ou une instruction
invitant la fonction Achats à acquérir une certaine quantité d'un article ou un service ». Il
s'agit d'un document interne. Il n'est pas utilisé en dehors de l'entreprise.

La demande d’achat doit être exprimée sous forme d’un enregistrement dans lequel doit être
spécifié la désignation suffisante et correcte du produit à acheter.
- Les détails du produit peuvent faire inclure, selon l'applicabilité, ce qui suit :
 La référence produit
 La désignation
 La quantité avec unité
 Toute autre exigence utile
- Les détails du demandeur :
 Nom et Prénom
 Poste occupé
 Service
- Les détails sur la date du dépôt et la date de réception.

7.2. Vérification budget & priorité :

La demande d’achat, avant d’être transmise au Responsable achat, doit faire l’objet de la
vérification et de l’approbation comme suit :
- Chaque demande d’achat doit être vérifiée par le chef hiérarchique du demandeur. Les
spécifications techniques annexées à la demande d'achat doivent être, de même, vérifiées et
approuvées.
Toutefois, en cas d’absence du chef hiérarchique, l’approbation par le Directeur couvre la
vérification du chef hiérarchique.
- Le Responsable achat procède à la vérification du contenu et de la qualité des signataires
de la demande d'achat ainsi que l’exhaustivité des données d’achats spécifiés y compris les
délais. Le Responsable achat a l’autorité de faire retourner la demande d’achat jugé
incomplète.
La demande d’achat passe par une vérification de budget afin d’être soit re-budgétisé soit
annulée. Et/ou
Le Réajustement des quantités à commander.

NB : Aucune modification ou correction ne peut être effectuée sur la demande d’achat une
fois validée.

Les modifications éventuelles doivent faire l’objet d’une nouvelle demande d’achat dans
laquelle le demandeur spécifie clairement les modifications envisagées en faisant référence
à la demande d’origine ou d’une note d’information validée par le chef hiérarchique.

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7.3. Etude de l’offre :

Le Responsable achat est tenu d’entreprendre lorsque cela est applicable les actions
suivantes aussitôt que possible après l’acceptation de la demande d’achat :
 Consulter la liste des fournisseurs agréés
 Sélectionner les fournisseurs à consulter selon la classification.

7.4. Préparation de la commande :

Sur la base de la demande d’achat le Responsable Achat rédige la commande en tenant

compte de toutes les conditions spécifiées dans la demande d'achat et des remarques
éventuelles définies.

La commande doit porter les indications essentielles suivantes :

 Le numéro de la commande
 La date de la commande
 Le nom du fournisseur et ses coordonnées,
 La désignation du produit et toute spécification correspondante
 Les prix
 Le délai de livraison et les conditions de paiement (s'il y a lieu)

Envoi de bon de commande par mail aux fournisseurs tout en tenant compte de l’urgence de
l’action.

7.5. Acquisition produit / service :

Tous les produits reçus doivent subir à un contrôle quantitatif et qualitatif à la réception, la
personne qui veille la réception du produit doit garantir le bon déchargement et signe sur le
bon de livraison de fournisseur (s’il existe) et reçoit alors une facture qui désigne les
quantités et les prix , si une non-conformité a été détectée , ce dernier doit remplir une fiche
non-conformité en indiquant la décision prise afin d’être envoyée au fournisseur. Le
responsable doit être informé par toutes non-conformités détectées.
La facture doit être transféré vers le responsable achat afin d’être archivés.

7.6. PIECES JOINTES :

Demande d’achat
Liste des fournisseurs
Bon de commande
Fiche non-conformité

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