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LE PROCESSUS D’ACHAT-
APPROVISIONNEMENT
La gestion des achats-approvisionnements
Réalisé par :
Aboubakr MOUBARAK Encadré par :
Youssef EL MOKADDEM M. Fouad JAWAB
Année: 2014/2015
Plan du travail :
Introduction générale
Conclusion 2
La mission du service approvisionnement est de rendre disponible le bon produit au bon endroit
au bon moment au cout global optimum, en fournissant le niveau d’information attendu
Environnement
amont (fournisseurs)
INTRODUCTION
fabricant
Environnement
aval (clients)
3
Partie 1 :Processus achat-approvisionnement
4
Processus achat dans une entreprise privée
Négociation
5
Processus achat dans une entreprise privée
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
Expression du besoin
Identification et
Spécification techniques,
expression du besoin. Utilisateur/client Cahier des charges
1 services associés, délais
Recensement de tous interne fonctionnel
attendu
les besoins.
6
Processus achat dans une entreprise privée
7
Processus achat dans une entreprise privée
8
Processus achat dans une entreprise privée
9
Processus achat dans une entreprise privée
Fournisseur F1 F2 F3
Santé 8 7 6
financière
Compétence 8 7 7
technique
Prix/cout 6 6 5
total 39 34 29
classement 1 2 3
10
Processus achat dans une entreprise privée
Achats (+ autres
7 Négociation services concernées Réunion dans nos locaux
par l’achat ) Négociation (éventuelle) et
Validation conditions
technico/économiques
8 Choix du fournisseur Achats Informer le demandeur
12
Processus achat dans une entreprise privée
DOCUMENTS / MOYENS
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
D’INFORMATION
Éléments principaux
13
Processus achat dans une entreprise privée
SERVICES DOCUMENTS / MOYENS
N° ETAPE Éléments principaux
CONCERNES D’INFORMATION
Vérifications facture
Utilisateur/Magasin
Enregistrement Prix/conditions économiques
12 /Comptabilité Facture
facture Quantité, qualité, délais
fournisseur
respecté
Informations sur les biens ou services vendus, leurs prix TTC et leurs quantités
Identité et informations sur les parties vendeur et acheteur
Date de l’opération
Montant de la taxe sur la valeur ajoutée
Information sur les moyens qui ont permis le règlement de la
facture (chèque, espèces…etc.)
Les autres frais accessoires
14
Processus achat dans une entreprise privée
DOCUMENTS / MOYENS
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
D’INFORMATION
Comptabilité
Validation de la fournisseur Paiement fournisseurs (selon
13
facture et paiement + Achats si différence clauses contractuelles)
de montants
SAV
15
Simplification du processus
En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont
les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits,
la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour
validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des
réceptions automatiques, facturation mensuelle.
16
Processus achat version simplifiée
Validation et paiement
Enregistrement facture Réception marchandise
d’une facture mensuelle
17
Processus achat version simplifiée
DOCUMENTS / MOYENS
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
D’INFORMATION
Négociation globale,
1 contrat annuel et Achats
commande ouverte
Expression du besoin
2 Demandeur Catalogue en ligne
et choix du produit
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
Réception
marchandise directe
4 Fournisseur
dans le service du
demandeur
Enregistrement Comptabilité
5
facture mensuelle fournisseur
18
Processus achat dans le secteur public
Selon le décret n° 2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux achats public la passation
des marchés publics obéit aux principes de :
à la commande public
de des concurrents
19
Processus achat dans le secteur public
Définition
D’après l’article 3 du décret, le marché public est défini comme « tout contrat à titre
onéreux conclu entre, d’une part, un maître d’ouvrage, et d’autre part, une personne physique
ou morale appelée entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services ayant pour objet
l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de service ».
20
Processus achat dans le secteur public
Il doit comporter un
ensemble Il fait l’objet d’une
d’informations qui circulaire adressée
Cet avis comporte
permettent aux par lettre
les mêmes
candidats de bien recommandée avec
informations que
s’informer sur le accusé de réception
l’avis d’appel
marché. le même jour à tous
d’offres ouvert sauf
L’avis doit être fait les candidats que le
que dans ce cas le
au minimum 21jours maître d’ouvrage
délai est de 15 jours
avant la date décide de
d’ouverture des plis consulter.
21
Processus achat dans le secteur public
Réception d’offres
identification Présentation sous plis fermés et
d’Achat Publicité
du besoin portant le caché de commission
la société consultés d’ouverture
Justification
des
capacités
et des
qualités des
Passation Le jugement concurrents
du marché des offres
22
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
• définition des besoins à
satisfaire par le marché public
Identification et rapport de
Le maître • préparation du dossier d’appel
1 présentation présentation du
d’ouvrage d’offres
d’achat marché
• établissement du rapport de
présentation du marché
23
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
• Etablissement d’avis d’appel
Bureau du d’offre
2 Publicité maître Avis d’appel d’offre
• Publication dans les journaux ,
d’ouvrage
internet…
24
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
Réception d’offres • Etablissement d’accusé de
Bureau du réception
sous plis fermés et Accusé de
3 maître
portant le caché de réception • fournit les informations aux
d’ouvrage
la société consultés concurrents
25
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
La
commission
commission • discussions avec les candidats
d’ouverture
de jugement dans le cadre du marché
Justification des
4 des offres + Cahier des charges négocié.
capacités et des
Bureau du • Comparaison des différents
qualités des
maître offre
concurrents
d’ouvrage
26
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
La
commission
• Sélection de l’offre le plus
de jugement Cahier des
Le jugement des optimale
5 des offres + charges/
offres • informe les candidats des
Bureau du échantillon
résultats définitifs
maître
d’ouvrage
27
Processus achat dans le secteur public
DOCUMENTS /
PERSONNES
N° ETAPE MOYENS Éléments principaux
CONCERNES
D’INFORMATION
Bureau du
• Définition des obligations des
6 Passation du marché maître Bon de commande
parties prenantes
d’ouvrage
28
Partie 2: La procédure de choix et de sélection des fournisseurs
29
les différents types de fournisseurs
Il va faire l’objet d’un contrôle approfondi des Il va faire l’objet de relations suivies, on va procéder
produits lors de la réception avant mise à dans ce cas à une homologation des ses produits et à
disposition aux services demandeurs l’homologation du fournisseur lui-même
30
LA SÉLECTION DES FOURNISSEUR
Homologation du fournisseur
Qualification du fournisseur
Evaluation du fournisseur
31
Politique d’achat et segmentation d’achat
La stratégie d’achat doit être en fonction de la typologie des biens ou des services
acheté
Marchés monopole
La spécificité des marchés fournisseurs Marchés oligopole
Concurrence forte
32
Choix des critères de sélection
Système de gestion
informatisé interne
Niveau de compétences Aptitude à l’utilisation ou
des équipes de recherche à l’évaluation vers les
Compétence en termes
de recherche techniques EDI,GPA, etc.
Aptitude à l’utilisation des
Effectifs des équipes de système e-logistiques
recherche Utilisation de Kanban
informatisés (code-barres)
33
Choix des critères de sélection
Aptitude à la flexibilité
Organisation et systèmes d’information Certification qualité (norme ISO)
Qualité du climat social
Qualité du servAptitude à s’adapter
ice après-v ente face à
l’évolution
Respect des délais annoncésde la demande
Compétence de fabrication Aptitude a liv rer en juste-à-temps
Compétitiv itéAptitude
au niv eauàdes prix pratiqués
accepter et à
Condition de règlement
réaliser deéquipement
la sous-traitance
Niveau technique des
Liv raison des quantités commandées
Performance du matériel Capacité a stocker des
Capacité en cas de besoin
équipements
Aptitude à liv rer sur un ou plusieurs sites prédéfinis
34
Procédures de sélection des fournisseurs
Définition des critères
de sélection
Appel d’offre
Nouveau fournisseur Fournisseur connu
Oui
Oui Visite d’évaluation Satisfaisant ?
Satisfaisant ?
chez le fournisseurs
Non Non
Non Oui
Satisfaisant ?
Accord avec le Accord avec le
fournisseur ? fournisseur ?
Oui Oui
Evaluation des fournisseurs
36
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Critères F1 F2 F3 F4
Offre de prix 2 2 3 3
37
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Travail à faire :
38
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
MÉTHODOLOGIE
Choix de l’échelle
Définition des coefficients
Application à l’exercice
Calcul du score pondéré
Choix du meilleur fournisseur
39
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
1 2 3
40
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Critères Coefficients F1 F2 F3 F4
Offre de prix 2 3 3 1 1
qualité 2 2 1 1 3
Conditionnements 1 3 3 2
de paiements 1
Garantie et 2 3 3 2
SAV 1
Image de 3 1 2 3
marque 1
41
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
qualité 2 4 2 2 6
Conditionnem
ents de 1 1 3 3 2
paiements
Garantie et 1 2 3 3 2
SAV
Image de 1 3 1 2 3
marque
Total 7 16 15 12 15
42
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Score pondéré
𝑁𝑜𝑡𝑒 × 𝐶𝑜𝑒𝑓𝑓𝑖𝑐𝑒𝑛𝑡
𝑆𝑝𝐹1 =
𝐶𝑜𝑒𝑓𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑡
43
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Critères Coefficients F1 F2 F3 F4
Offre de prix 2 6 6 2 2
qualité 2 4 2 2 6
Conditionnem
ents de 1 1 3 3 2
paiements
Garantie et 1 2 3 3 2
SAV
Image de 1 3 1 2 3
marque
Total 7 16 15 12 15
Score P (16/7) = 2,28 2,14 1,71 2,14
44
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Le fournisseur à choisir est celui qui a le score le plus élevé Qui a la meilleure offre
globale compte tenu de tous les critères et de leur coefficients
Critères Coefficient F1 F2 F3 F4
Offre de prix 2 6 6 2 2
qualité 2 4 2 2 6
Conditionnements de 1
1 3 3 2
paiements
Garantie et SAV 1
2 3 3 2
Image de marque 1 3 1 2 3
Total 7 16 15 12 15
Score P 2,28 2,14 1,71 2,14
45
Evaluation des fournisseur
Application N°1 méthode de notation
et sélection des fournisseurs
Les critères d’évaluation, retenus pour apprécier l’offre de chaque fournisseur, n’ont pas la
même importance relative : les critères « offre de prix » et « qualité » sont trois fois plus
importants que les autres critères de comparaison.
Travail à faire :
Quel fournisseur doit-on retenir?
46
Evaluation des fournisseur
Critères F1 F2 F3 F4
Offre de prix 132 000 DH 164 000 DH 88 000 DH 138 000 DH
qualité 78% des 89% des
85% des
produits produits 91% des produits
produits
répondent répondent répondent
répondent aux
aux aux aux normes
normes
normes normes
Conditionnements de paiements
comptant sur 2 mois sur 2 mois sur 1 mois
1 2 3 4
48
Evaluation des fournisseur
Critères Coeff. F1 F2 F3 F4
Offre de prix 3 3 1 4 2
qualité 3 1 2 3 4
Conditionnements de paiements
1 2 4 4 3
Garantie et SAV
1 4 2 4 3
Critères Coeff. F1 F2 F3 F4
Offre de prix 3 (3 x 3) = 9 3 12 6
qualité 3 3 6 9 12
Conditionnements de paiements
1 2 4 4 3
Garantie et SAV
1 4 2 4 3
SCORE Fournisseur 1 :
𝑁𝑜𝑡𝑒 × 𝐶𝑜𝑒𝑓𝑓𝑖𝑐𝑒𝑛𝑡
𝑆𝑝𝐹1 =
𝐶𝑜𝑒𝑓𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑡
9+3+2+4+2+2+2 12 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 + 2
𝑆𝑝𝐹1 = = 2,18 𝑆𝑝𝐹3 = = 3,18
11 11
3+3+2+4+2+2+2 6+3+2+4+2+2+2
𝑆𝑝𝐹2 = = 2,18 𝑆𝑝𝐹4 = = 3,09
11 11
51
Evaluation des fournisseur
Critères Coeff. F1 F2 F3 F4
Offre de prix 3 (3 x 3) = 9 3 12 6
qualité 3 3 6 9 12
Conditionnements de paiements
1 2 4 4 3
Garantie et SAV
1 4 2 4 3
Dans toute entreprise, chaque fonction est à la fois cliente et fournisseur d’une autre fonction.
On distingue d’une part le client interne, d’autre part le client externe ou client final
53
Le client interne
Les principaux critère entre service approvisionnement et client interne, on peut citer :
L’optimisation du transport
54
Le client externe
Le service approvisionnement doit respecter ses engagement au niveau du client externe
qui demande à l’entreprise de respecter et de réaliser le contrat.
Ses attentes sont les suivantes :
La disponibilité du produit;
55
Le facteur communication dans le processus d’approvisionnement
57
Qualification du fournisseur
Si les produits finis sont conformes aux normes en vigueur sur les produits, le fournisseur est qualifié par son client.
58
Si le fournisseur effectue plusieurs livraisons dans l’année, chaque livraison doit faire l’objet
d’une notation. Sa note annuelle finale sera égale à la moyenne arithmétique.
Total 500
59
Homologation du fournisseur
Pour chaque réception (même partielle), on calcule l’écart entre la date réelle de la livraison et la date
de la livraison prévisionnelle (contractuelle). Il s’agit de mesurer le taux de service du fournisseur (TS)
Pénaliser les livraisons en avance (coûts de stockage, surcoûts liés à la réception)
TS = 0 jours 100
0 < TS < 3 40
60
Homologation du fournisseur
Conformité qualitative 50
Conformité des conditionnements,
emballages, marquage 20
Conformité de la documentation 10
61
Homologation du fournisseur
Vérification lors du contrôle d’entrée des quantités réellement livrées par rapport au bon de
commande. Ce contrôle est exercé par le magasin.
0,85< TS <0,95 10
TS < 0,85 0
62
Homologation du fournisseur
Si :
Emballage et conditionnement conforme et en bon état.
20
Marquage correct
Marquage incomplet 15
Emballage détérioré 5
Si :
Documentation complète et conforme aux exigences 10
Documentation incomplète 5
65
Homologation du fournisseur
Délai du SAV 35
Dépannages 20
66
Homologation du fournisseur
67
Homologation du fournisseur
68
Homologation du fournisseur
Si :
le stockage, par le fournisseur, des pièces de rechange
critiques 25
69
Homologation du fournisseur
Si :
Le fournisseur est prêt à « dépanner » le client sans trop de
difficulté (ou le fournisseur n’a pas été sollicité à ce niveau) 20
70
Homologation du fournisseur
71
Homologation du fournisseur
Si :
Les offres sont complètes, documentées et clairement
50
exposées
72
Homologation du fournisseur
Si :
Les bons de livraison sont complets et conformes aux livraisons
faites 20
73
Homologation du fournisseur
Si :
Les factures sont envoyées dans les délais et sont conformes
30
aux bons de commande
74
Homologation du fournisseur
75
Homologation du fournisseur
Si :
Le fournisseur « tient » son prix contractuel 30
76
Homologation du fournisseur
Si :
Les hausses sont toujours justifiées par le fournisseur 30
77
Homologation du fournisseur
Si :
Surcoût en % du montant de la commande Note attribuée
0 40
< 5% 20
Entre 5 et 10% 5
78
Homologation du fournisseur
Conformité documentation
x X x x
Réactivité aux demandes
x x
d’intervention
Délai du SAV x x
Dépannages x
Qualité des offres x x
Qualité des bons de livraison x
Qualité des factures x x
Respect du prix contractuel x
Capacité à justifier une hausse x
Coût global d’acquisition x 79
Partie 4 : Exemple du processus achat-approvisionnement dans l’entreprise
80
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
vv
Besoins prévisionnels Besoins dépannage
Stockage et Distribution
Besoins exceptionnels
Règlement
Demande d’achat
exceptionnelle
Marchandise conforme ?
Description du processus :
Expression de besoin:
Le déclenchement du processus commence par la réception d’un besoin par l’utilisateur pour
l’entretien ou le dépannage d’une installation ou selon le calendrier des prévisions.
Les besoins sont exprimés par le biais des demandes de marchandise ou sur l’état de
prévision, accompagnées des justifications détaillées afin d’éviter leur retour pour complément
d’information
82
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
Description du processus :
A la réception des expressions de besoins formulées par les services demandeurs, la section
approvisionnement procède à la vérification, analyse et approbation du besoin.
83
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
Le traitement et la répartition des besoins par la section approvisionnement sont faits suivant les
natures d’Achat
Besoins prévisionnels,
Besoins exceptionnels
Saisie des expressions des besoins se fait conformément aux instructions de travail et selon, la
nature d’Achat
Validation des demandes d’achats :
La validation du besoin et création dossier demande d’achat se font après contrôle et
approbation de la demande d’achat.
84
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
85
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
Les livraisons de marchandise doivent faire l’objet de l’établissement d’un compte rendu de
réception CRR
86
Procédure achat/ approvisionnement a l’office chérifien de phosphates
87
Procédure achat/ approvisionnement a l’ONCF
Dossiers
sélecti
onnés
commission
offres sous plis fermés et portant le caché
d’ouverture et
de la société consultés
de décision SSL
88
Procédure achat/ approvisionnement a l’ONCF
Réception
Réception
quantitative
qualitative
vérification ( Contrôle
des donnés technique)
de BLF, la
commande
Fournisseur
, la quantité
réceptionné
entreposé
e et la Exemplaire provisoirement au
nature du de BLF
cachet secteur réception
matériel
Reçu conforme-en
quantité sous réserve BLF+ n ° de casier
de la réception
qualitative 89
Le processus d’achat-approvisionnement correspond à une démarche qualité dans
l’entreprise. Une telle démarche permet de vérifier si un fournisseur est capable de livrer un
Conclusion
produit conforme et que le produit acheté correspond aux exigences d’achat spécifiées.
Les systèmes d’homologation, de qualification ou d’évaluation peuvent varier en fonction
des activités. Néanmoins le principe reste identique dans de nombreuses entreprises
90
Bibliographie/webographie
91
Merci pour votre attention
92