Procédure REALISATION DE COMMANDE

LOGO MIT CHIMIE Procédure
Référence :
SARL
REALISATION DUNE AFFAIRE Date Création : Nov. 2022
Version 1.3
Page 1 sur
SOMMAIRE
1. OBJECTIFS POURSUIVIS
2. DOMAINE D’APPLICATION ........................................................................................................................ 2
2. DÉFINITIONS ET ABREVIATIONS ............................................................................................................. 2
3. DOCUMENTS DE REFERENCES ................................................................................................................. 3
4. RESPONSABILITES ....................................................................................................................................... 4
5. DIFFUSION ..................................................................................................................................................... 4
6. DESCRIPTION DE L’INFORMATION TENUE A JOUR ............................................................................ 4
 Ventes sur comptoir
 Ventes sur commande
DEVIS SAISI
DEVIS ACCEPTÉ
ACCUSÉ DE RÉCEPTION D’UNE COMMANDE
PRÉPARATION DE LIVRAISON
BON DE LIVRAISON
FACTURATION
RECOUVREMENT
BON DE RETOUR – FACTURE DE RETOUR…
BON D’AVOIR – FACTURE D’AVOIR FINANCIER…
ENQUÊTE DE SATISFACTION CLIENT
Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par DG :
Noms & Prénoms
Poste/fonction
Date et signature
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Version Modifications Date
1.0 Création de l’Information tenue à Jour IJ
1.1 Première révision de l’Information tenue à Jour IJ
INFOS STRUCTURE
2
1. OBJECTIFS POURSUIVIS
Cette procédure a pour but d’identifier et de réaliser les ventes, de l’élaboration des devis au règlement des
clients pour améliorer la fluidité des actions et renforcer la qualité des produits.
Assurer des ventes au comptoir, ainsi que des ventes sur commande en utilisant
 DEVIS SAISI
 DEVIS ACCEPTÉ
 ACCUSÉ DE RÉCEPTION D’UNE COMMANDE
 PRÉPARATION DE LIVRAISON
 BON DE LIVRAISON
 FACTURATION
 RECOUVREMENT DE FACTURES
 BON DE RETOUR – FACTURE DE RETOUR…
 BON D’AVOIR – FACTURE D’AVOIR FINANCIER…
 ENQUÊTE DE SATISFACTION CLIENT
2. DOMAINE D’APPLICATION
L’application de cette procédure concerne tous les services :
 Commercial
 Achat
 Production/Maintenance
 Logistique
 Comptabilité finances
 QHSE
 ADV
3. DÉFINITIONS ET ABREVIATIONS
3.1. Définitions
VENTE COMPTOIR
Produits disponibles aux magasins, livrables immédiatement, ne nécessitant pas de bon de commande et avec
ou sans la présence du client.
DEVIS SAISI (PROFORMA)

Dénommé « Devis saisi » sur GESCOM, il est établi en fonction du questionnaire client à la suite du passage
sur le « Dossier d’Affaire » ayant indiqué le prix de revient et/ou le coût de production réel, en fonction du
prix des matières et des disponibilités du plan de charge machine.
DEVIS ACCEPTÉ
Dénommé « Devis accepté » est édité après les négociations du service commercial et est à transmettre par ce
service commercial au client pour obtenir le « Bon de commande client ».
N.B.: Un devis final peut tenir lieu de « Bon de commande client » si il est signé par ce même client.
Ce devis final doit indiquer le résultat des négociations en :
- Prix
- Modalités de paiement
- Délais et date de livraison
- Modalités d’expédition et de livraison
À ce niveau, il n’existe aucune incidence sur les stocks magasins
ACCUSÉ RÉCEPTION D’UN BON DE COMMANDE

Ce document est établi à la réception du « Bon de commande client » ou du « Devis accepté » signé du client
et qui confirme par écrit les conclusions du « Devis accepté ».
Il devient un Accusé de réception du « Bon de commande client » (Bon de commande GESCOM)
L’action d’ouvrir un « Bon de commande » incrémente automatiquement les stocks « à terme » sans incidence
sur les stocks « réels ».
INFORMATIONS STRUCTURE 2
3
Ce document est établi par ADV pour le Chef Logistique afin de préparer la commande à envoyer au client
et la stocker en zone d’expédition.
Ce document sert de planification pour les véhicules, les chauffeurs, etc.
Ce document n’incrémente pas les stocks magasin.
BON DE LIVRAISON
Document édité au moment du retrait des produits car il incrémente les stocks réels.
FACTURE À COMPTABILISER ET COMPTABILISÉE

Aboutissement théorique de l’opération de ventes par transformation du Bon de Livraison en « Facture à
comptabiliser » pour envoi et/ou remise au client.
FACTURE DE RETOUR
Transformation de la « Facture à comptabiliser » émise dans le cas où les produits sont maintenus refusés.
FACTURE D’AVOIR FINANCIER

Transformation de la « Facture à comptabiliser » émise dans le cas où les produits sont refusés et que le client
accepte une déduction financière sur une prochaine commande
FACTURE D’AVOIR
Transformation de la « Facture à comptabiliser » dans le cas où un client a refusé le produit
MODALITÉS DE PAIEMENT
Les modalités de paiement sont les conditions de réglement d’une facture et comprennent 2 éléments :
− Les moyens de paiement
− Les délais de paiement
MOYENS DE PAIEMENT
Ils peuvent être
− Espèces, Chèques
− Effets de commerce, Virement
− Paiement mobile
DÉLAIS DE PAIEMENT
Ils peuvent être comptant et à terme
ÉCHÉANCES
Date indiquée sur la facture à laquelle le règlement doit intervenir.
Cette date est issue du remplissage des modalités et délais de règlement, en plein accord avec le client et la
direction générale.
LISTE DES ÉCHÉANCES

Liste qui regroupe tous les paiements devant intervenir à la date définie sur la facture.
Cette liste définie les Nº de factures payées et impayées pour chaque tiers.
Elle est issue des éléments comptables lors du règlement des factures et de leurs lettrages.
3.2. Abréviations
QHSE : Qualité Hygiène Sécurité et Environnement
RC : Responsable Commercial
RCF : Responsable Comptable & Financier
SMQ : Système de Management de la Qualité
4. DOCUMENTS DE REFERENCES
− Bon de livraison
− Facture à comptabiliser
4
5. RESPONSABILITES
Il est de la responsabilité de tous les pilotes processus de comprendre et implémenter la gestion décrite dans
cette procédure. Le Responsable Commercial est responsable de sa mise en application.
6. DIFFUSION
Tous les pilotes processus
7. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
7.1. VENTE AU COMPTOIR
Les étapes de la vente sur comptoir sont les suivantes :
Etape Acteurs Actions Destinataire
Chargé Réception du client
de Demande de confirmation de quantité disponible et de prix d’un ADV
clientèle article Chargé
Début de Négociation clientèle
ADV Confirmation des quantités et du coût de production ou du prix Chargé
Chargé de revient clientèle
clientèle
Chargé Client présent ou non
clientèle Négociation et accord sur le prix Resp comm
Chargé Édition d’une « fiche client » (ENR 72.02) pour une livraison Chargé
de d’un article existant comprenant : clientèle
clientèle Elements obligatoires
− Modalités de paiement au COMPTANT
− Ouverture d’un compte
− Date de la demande
− Référence article
− Intitulé article
− Prix unitaire HT article
− Prix unitaire TTC
− Nom du client
− Les modalités de paiement/ de livraison
Et transmission
Chargé Validation de la fiche client par le Resp comm
clientèle Transmission fiche client validée ADV
ADV Edition de la facture et bordereau de livraison CLIENT
Agent − Signature du bon de livraison ADV
ADV − Signature de la facture ADV
− Verification et paraphé par le Resp comm
ADV Remise de la facture en 3 exemplaires pour paiement à la caisse CLIENT
et le bordereau de livraison
CLIENT − Si paiement en espèces Caisse
− Si paiement par chèque, enregistrement ADV
Transmission chèque au RAF
RAF Signature de la facture et du BL pour accord client
Caissiere Enregistrement de la facture sur la caisse décentralisée trésorier
Conservation d’un exemplaire de la facture pour traitement
ADV Confie le client au magasinier concerné CLIENT
MAGASI Au vu du bon de livraison avec signature autorisée par RAF
N − Servir Client
− Informe pour contrôle quantitatif de la sortie de l’entreprise Vigile
5

− Récupère un bon de livraison signé Client
− Transmission du bon de livraison déchargé par le client ADV,
− Inscrit le mouvement sur sa fiche de stock manuelle Magasin
CLIENT Il a été livre en quantité et qualité, et contrôlé
MAGASI Récupère un exemplaire de chaque pièce signé de toutes les
N parties et transmission du BL ADV
Archive les pièces concernées dans le folio « Ventes comptoir » ADV
7.2 VENTE SUR COMMANDES

DEVIS SAISI
DEVIS ACCEPTÉ
ACCUSÉ DE RÉCEPTION D’UNE COMMANDE
BON DE LIVRAISON
FACTURATION
RECOUVREMENT
BON DE RETOUR – FACTURE DE RETOUR…
BON D’AVOIR – FACTURE D’AVOIR FINANCIER…
ENQUÊTE DE SATISFACTION CLIENT
CAS POUVANT SURVENIR LORS DU TRAITEMENT D’UNE AFFAIRE COMMANDÉE

Lorsque la totalité produit disponible magasin devient une vente comptoir
Il y’a préparartion de livraison pour la totalité des produits
ETAPE1 : Devis saisi
− Chef service commercial
− Chargé de clientèle
− ADV
− Chef de Production
− Secrétariat commercial
− Client
2.1. Définitions
Les definitions établies pour la vente sur comptoir restent les mêmes.
7.2. Abréviations
DA : Dossier d’Affaire
3. DOCUMENTS DE REFERENCES
 Questionnaire client
 Devis saisi
6
 Tableau de suivi des actions commerciales
4. RESPONSABILITES
cette procédure. Le responsable Commercial est responsable de sa mise en application.
5. DIFFUSION
6. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
6.1. Devis saisi

Chargé de la Établit les contacts prospect et/ou client afin d’établir :
clientèle  Les besoins immédiats
 Les besoins différés
Après évaluation de ces besoins, authentification formelle des
produits par le remplissage d’un questionnaire client (ENR
72.01)
Après acceptation et signature, Resp comm
transmission du questionnaire client (ENR 72.01) pour édition ADV
des « Coûts de production »
ADV Avec le questionnaire client, demande des coûts de production Resp usine
avec :
− Libellé article
− Quantités
− Caractéristiques
− Prévision du processus de fabrication
− Nécessité de matières
− Temps nécessaire par sous processus
− Date souhaitée de livraison après commande
Resp Usine Transmission coût de production pour analyse de l’affaire RC/Copie

ADV/chargé
clientèle
Resp comm Validation des prix et marges
Transmission du cout de production avec prix de vente ADV/chargé
clientèle
ADV Edition pour le DA du cout de production + prix de vente
Si elle est inexistante, création d’une référence article Chargé
GESCOM en veillant bien à la codification et au fichier clientèle
comptable correspondant
Ouverture du Dossier d’Affaire qui comprend :
− Questionnaire client
− Coût de production
Édition du devis saisi avec :
− Référence article
− Intitulé article
− Quantité demandée
− Prix propose Resp comm
Mise à jour sur la fiche article en fonction du coût de
production
7

ADV Transmission du devis saisi RC/chargé Commenté [S1]:
clientèle
Resp comm Vérification et confirmation des prix et des marges
Signature du devis saisi pour accord de proposition Chargé
Remise du devis saisi clientèle
Chargé de Proposition du devis Client
clientèle Entrée en négociation
Transmission des données pour enregistrement ADV
ADV Enregistrement des données de l’affaire avec :
− Date
− Nom du client
− Nom du chargé de clientèle
− Type de contact (Prospect ou recouvrement)
− Ouverture du dossier d’affaire (oui ou non)
− Les besoins exprimés par le client en quantité
− L’existence du coût de production et ses retombées sur
l’affaire :
o Prix de production total
o Estimatif de vente à un % donné
o Indication de la fourchette de prix de vente
o Proposition de prix de vente
Chargé de Négociations avec le client
clientèle N.B. : les prix révisés doivent obligatoirement être :
− Agréés par le Res comm
− Donner l’édition de nouveaux devis saisis
ADV Informer en cas de modifications sur la commande Chargé
clientèle
ETAPE 2 : DEVIS ACCEPTÉ
− ADV
− DAF
− Client
2.2 Définitions
Les definitions établies pour la vente sur comptoir restent les mêmes.
Abréviations
3 DOCUMENTS DE REFERENCES
o Devis accepté
8
o Tableau de suivi des actions commerciales
4 RESPONSABILITES
cette procédure. Le Responsable ADV est responsable de sa mise en application.
5 DIFFUSION
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
6.2. Devis Accepté

Chargé de La négociation se termine et les accords de la négociation ont
clientèle porté sur tous les éléments suivants :
o Prix
o Modalités de paiement
o Dates et délais de livraison
o Modalités d’expédition et de livraison
Transmission des derniers éléments de la négociation pour
édition du dernier devis saisi ADV
ADV Présentation du dernier devis saisi Resp comm
Res comm Vérification et confirmation des prix et des marges
Signature du devis saisi pour accord de négociation
Remise du devis saisi Chargé
clientèle et
ADV
ADV Édition du devis accepté avec, en plus des renseignements
précédemment édités dans le devis saisi :
 Modalités de paiement
 Modalités de livraison
Transmission du devis accepté
Chargé de
Archivage du devis accepté dans le DA (dans l’attente du bon
de commande ou de la signature du devis accepté clientèle
CLIENT
Chargé de Transmission du devis accepté dans l’attente du bon de CLIENT
clientèle commande ou de la signature du devis accepté
Transmission de l’information pour enregistrement sur le ADV
tableau de suivi des actions commerciales (reporting
commercial)
N.B. : Un devis accepté signé du client tient lieu de bon de
commande
ETAPE 3 : BON DE COMMANDE
− ADV
− DAF
− Client
9
2.2 Définitions
Les definitions établies pour la vente sur comptoir restent les mêmes pour la vente sur commande.
Abréviations
 Devis accepté signé du client
 Bon de commande personnalisé du client
 Mail d’un client
 Accusé réception du bon de commande GESCOM
 Tableau de suivi des actions commerciales (reporting commercial)
4 RESPONSABILITES
5 DIFFUSION
6 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
6.1 Bon de commande

Chargé de Réception du « Bon de commande client », du devis final signé
clientèle par le client ou de la copie d’un mail envoyé par un client
N.B. : Des commandes verbales ou téléphoniques sont
acceptées qui donnent lieu à une ouverture de bon de commande
GESCOM ; Dans ce cas, l’intitulé de la référence du document
sera le Nº de l’accusé de réception de commande GESCOM
Transmission du Bon de commande client, du devis accepté ADV

signé ou du mail pour traitement
ADV Transformation du « Devis accepté » en A/R Bon de commande
Édition de la préparation de fabrication avec :
− Le nom du client
− Le Nº du bon de commande
− La date de livraison demandée par le client
− Les indications techniques portées sur le BC ou A/R du BC
Sur l’accusé réception du bon de commande, inscription en ligne
libre :
− Quantité initiale commandée
− Nº de la préparation de fabrication
Impression de l’A/R du bon de commande
Transmission du dossier au service comptabilité avec :
− Accusé de réception du bon de commande
RAF
− Préparation de fabrication
− Coût de production
10

Resp maint
et prod
RAF Étude du dossier sur les critères suivants pour accord :
− Ressortir la situation du compte du client
− Pour les clients non contractuels, confirmer ou infirmer les
délais de règlement de ces commandes
Après accord ou refus, transmission du dossier dument rempli et explicité ADV
ADV Confirmation de la réalisation à faire
Transmission de la préparation de fabrication, contre signee en la production
2exepmlaires pour accord
Récupérer 1 exemplaire signé de la production pour décharge
Intégration de l’accusé réception Bon de commande client au
DA
Intégration de la préparation de fabrication dument signée au
DA
Transmettre l’information et le Nº de l’A/R de bon de
commande
Enregistrement des nouvelles données sur le tableau de suivi des ADV
actions commerciales (reporting) avec :
− L’aboutissement de l’affaire avec transformation en :
ADV o Bon de commande confirmé
− L’inscription du nº de l’accusé réception du bon de
commande GESCOM
− La date de demande de livraison
Chef Évalue et estime ses besoins en :
production − Matières, Moyens personnels, Moyens de production
Si des changements sont intervenus, définit une nouvelle date de
production et Informer de cette date de production ADV
ADV À réception du mail indiquant la nouvelle date de livraison,
− Effectue le changement de la date sur l’A/R du bon de
commande Chargé
− Transmet l’information clientèle
Chargé Informe le client de sa nouvelle date de livraison
clientèle Obtient ou non son accord sur la nouvelle date de livraison
Si le client n’est pas d’accord
− Abandon de l’affaire
Si le client est d’accord
− Poursuite de la commande
Magasin Bon d’entrée visé par
-si produits manufactures magasinier, RU et R QHSE
- si produits négfoce magasinier, appro et QHSE
Bon d’entrée transmis à
ADV/Achats
ETAPE 4 : PREPARATION DE LIVRAISON
− ADV
− Secrétariat commercial
11
− Chef logistique
− Service gardiennage
− Client
2.2 Définitions
Abréviations
Accusé réception du bon de commande GESCOM
4 RESPONSABILITES
5 DIFFUSION
6.1 Préparation de la livraison

ADV À réception du bon d’entrée des articles en magasins et le bon
de transmission
− Vérification sur la fiche article des commandes en cours
− Vérifie sur le bon de commande la date de livraison rectifiée
par la production
− Information donnée de l’entrée en magasins de la totalité ou
d’une partie du bon de commande émis par email le
− Entrée en stock des articles avec leur coût de revient chargé
respectif clientèle
Chargé − Informe son client de la possibilité de livrer ou de récupérer CLIENT par
clientèle ses articles commandés email
− Informe de la date de livraison souhaitée par le client ADV
ADV − Émet une préparation de livraison pour les articles à livrer
avec :
o Date de livraison souhaitée par le client
o Référence des articles à préparer pour une livraison
o Intitulé des articles à préparer pour une livraison
o Quantité et/ou poids des articles à préparer pour une
livraison
Transmet la préparation de livraison
Récupère la décharge de la préparation de livraison signée Sce
logistique
Chef Fait préparer la commande par un magasinier pour transfert des
logistique articles en zone de transit
12

Planifie la mission de livraison à date en prévoyant et réservant :
o Un véhicule de livraison
o Un chauffeur
o Le temps de la mission
o Les kilométrages de la mission
o Vérification en zone transit des articles en
quantité et qualité ADV
o Confirme la possibilité de livrer en dates et
heures
En cas de possibilité de livrer en dates et heures
o Émarge la préparation de livraison
En cas d’impossibilité de livrer en dates et heures
o Propose et inscrit une nouvelle date ou heure
pour la livraison sur la préparation
o Émarge la préparation de livraison avec les
changements préconisés
o Transmet la préparation de livraison
o pour information vers le client
Après accord de toutes les parties sur les nouveaux éléments,
attente de date et heure de la livraison
ADV
ETAPE 5 : BON DE LIVRAISON
− ADV
− DAF
− Chef logistique
− Client
2.2 Définitions
Abréviations
DOCUMENTS DE REFERENCES
Accusé réception du bon de commande
Préparation de livraison
13
3 RESPONSABILITES
4 DIFFUSION
5.1 Bon de livraison

Chef À date et heure de livraison
logistique  Le véhicule MIT ou client est disponible
 Le chauffeur MIT ou client est disponible
 Les articles sont chargés dans le véhicule MIT ou
client en presence du
Chauffeur rt
 Les contrôles qualitatifs ont été réalisés vigile
 Les contrôles quantitatifs sont réalisés
Transmission de la préparation de livraison
ADV
ADV Transformation de la Préparation de livraison en Bon de
livraison
Édition du bon de livraison
Validation par
ADV, vigile
Validation du
RAF /contrôle
gestion
Transmission du bon de livraison C. logistique
Chef Transmission du « Bon de livraison » au chauffeur chauffeur
logistique Contrôle du chargement final et signature des quantités et
qualité sur le bon de livraison
Dans le cas d’une livraison MIT
− Récupération du bon de livraison signé valant
acceptation des marchandises (3 exemplaires) chauffeur et
− Transmission d’un exemplaire client
Dans le cas d’un retrait client ADV
− Remise du Bon de livraison pour signature après
acceptation des marchandises
− Récupération du bon de livraison client signé (3
exemplaires)
− Transmission d’un exemplaire (original) et
Client
− Les 2 autres exemplaires sont conserves à
− ADV/logistiq
N.B. : Tout défaut est immédiatement traité par la procédure ue
de non-conformité (PRO 83.01).
Il est à préciser à chaque client qu’une marchandise acceptée
ne pourra pas être retournée passé un délai de 3mois après la
livraison sous peine de se voir refuser le retour client.
ADV
ADV Intégration du bon de livraison au DA
Transmission des données
ADV Inscription des données sur un rapport journalier de ventes : RC
o La date réelle de livraison RAF
14

o Les modalités de paiement DG
ETAPE 6 : FACTURE A COMPTABILISER
L’application de cette procédure concerne tous les services:
− Responsable Administratif financier RAF
− Comptable
− Comptable chargé de la trésorerie
− Contrôle de gestion
2.2 Définitions
Abréviations
Facture à comptabiliser GESCOM
Tableau de suivi des actions commerciales
4 RESPONSABILITES
cette procédure. Le Responsable administratif et Financier RAF est responsable de sa mise en application.
5 DIFFUSION
6.1 FACTURE A COMPTABILISER

o
comptabili Mise à jour des factures à comptabiliser comptabilité
te
SI Mise à jour de la GESCOM chaque vendredi
Il est impératif d’avoir une décharge de la facture remise au client avant de l’intégrer dans le dossier
d’affaire.
Important : dans tous les cas (acceptation du produit ou non), une « facture à comptabiliser » est à émettre
à la suite d’un « bon de livraison », signé ou non.
Très important : il est absolument interdit d’éditer des factures « excel », même en cas de coupure du système
sauf dérogation spéciale du directeur general
15
ETAPE 7 : RECOUVREMENT DES FACTURES
− Responsable commercial
− ADV
− DAF
− Chef logistique
− Client
2.2 Définitions
Abréviations
Facture à comptabiliser GESCOM
Tableau de suivi des actions commerciales
Liste des échéances
4 RESPONSABILITES
cette procédure. Le Responsable Commercial RC est responsable de sa mise en application.
5 DIFFUSION
6.1 RECOUVREMENT DES FACTURES

comptabilité Édition et Transmission mensuelle de l’état de créances clients DG/DGA
RC /ADV
CG/Chargé
clientèle
− Planning des encaissements
Chargé − Effectue le suivi de la facture en fonction des échéances
clientèle − Transmet la liste des échénaces aux commerciaux
ADV − Jour J - 10
Relance téléphonique, email, whatsapp
− Jour J + 10
16

Relance par courrier
− Jour J +30
Relance par courrier Email
- Jour J + 60
Relance par courrier recommandé
− Jour J + 90
Relance par courrier recommandé (preparation au contentieux)
- Jour + 120
Relance par courrier recommandé (contentieux)
Tous les recouvrements seron enregistrés et transmis à
Toutes les demandes de paiement doivent être accompagnées de

la documentation utile à la facilitation du règlement : Comptabilité
et caisse
− Extrait de compte
− Facture déchargée
− Bon de livraison déchargé
Tous ces documents sont trouvables :

client
− Au Dossier d’Affaire DA
− À la comptabilité
ETAPE : CAS D’UN REFUS DU PRODUIT LIVRÉ OU PRODUIT RETOURNÉ
− ADV
− RAF
− Chef logistique
− Client
2.2 Définitions
Abréviations
FNC retour client
Bon de livraison
Bon de retour manuel
Facture à comptabiliser
17
Facture de retour à comptabiliser
4 RESPONSABILITES
cette procédure. Le Responsable Comptable et Financier RCF est responsable de sa mise en application.
5 DIFFUSION
6.1 cas d’un refus du produit livré ou produit retourné

Logistique Transmission à ADV du refus d’acceptation de la livraison Chargé
par : clientèle
− « Bon de livraison » non signé et accord par Sce qualité
− « Bon de retour manuel » signé par production
À l’acceptation du retour ou du refus de livraison
Logistique Cas de client retourné avec un produit conforme

- Constat du retour avec l’ADV, la qualité, la production
- Emission ettTraitement dune fiche de non conformité FNC
au plus tard 24H
- Régularisation dans GESCOM par l’
Cas de client retourné avec un produit non conforme
- Constat du retour avec l’ADV, la qualité, la production ADV
Logistique - Emission dune fiche de non conformité FNC au plus tard
6jours
- Mise en oeuvre des actions de correction et correctives QHSE
ADV/sce - Régularisation dans GESCOM par l’ Client
concerné
ADV Édition du Bon de retour GESCOM qui incrémente le retour en

stock réel
Incrémenter la FNC dans le DA avec des plans d’action et
propositions commerciales pour résolution avec le client
1) Le client persiste dans le refus de la marchandise :
Transformation de la « Facture à comptabiliser » en « Facture
de retour »
a. Avec l’accord client, ce «Bon de retour » peut être
transformé en « Facture d’avoir ».
2) Le client accepte le produit en l’état
Transformation de la « Facture à comptabiliser » en « Facture
comptabilisée » et retour au chapitre « cas de l’acceptation
du produit livré »
ETAPE :CAS D’UN REFUS DU PRODUIT LIVRÉ OU PRODUIT RETOURNÉ-ANALYSE DE

L’AFFAIRE
18
L’application de cette procédure concerne tous les services:
− ADV
− R QHSE
− Chef logistique
− Client
2.2 Définitions
Abréviations
FNC retour client, si concerné
Coût de production
Bon de livraison
Bon de retour manuel, si concerné
Facture à comptabiliser
Facture de retour à comptabiliser, si concerné
7 RESPONSABILITES
cette procédure. Le Responsable administratif et Financier RAF est responsable de sa mise en application.
8 DIFFUSION
6.1Analyse de l’affaire

ADV Transmission de demande d’analyse DA à la production Production
Analyse de l’affaire en différentiel du calcul de coût de
Chef production et explication des points forts et points faibles de
production l’OF en production
− Heures réelles opérateurs effectuées pour OF
− Machines réelles employées
− Coût réel des matières utilisées
− Quantité réelle de matières utilisées pour OF
19

Resp Édition de l’analyse de l’affaire et ouverture de la FNC, si besoin
QHSE Étude de la FNC et création de la FAPC
Transmission « Analyse de l’affaire » à
Transmission de l’analyse pour traitement avec points forts et
ADV
points faibles pour chacune de leur activité
− Délais de livraison (SLOG) Sces
o Quantité livrées (SLOG) concernés
o Qualité des produits livrés (SQ)
o Prix des produits et marge réalisée (S.C)
o Délai de paiement de la « Facture comptabilisée »
o Rentabilité et solvabilité du client (SFACT)
Rédaction de plan d’action pour chaque élément à améliorer
o Par Client
 Délais
 Modalités et mode de paiement
 Modalités d’expédition et de livraison
o Par Produit
 Prix
 Qualité
Tous les
− Application des plans d’action
depts/sces
concernés
ADV Inscription des plans d’action, des points forts et faibles au RCF
Transformation du DA en « Affaire récurrente » pour visibilité
vers commerciaux
Clôture du DA et archivage
Tramsmission du reporting des operations commerciales
réalisées en devis,BC, BL, factures.
Le rableau de reporting des actions commercale est transmis
chaque jour

Procédure REALISATION DE COMMANDE

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Procédure REALISATION DE COMMANDE

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

LOGO MIT CHIMIE Procédure

Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par DG :

Noms & Prénoms

HISTORIQUE DES MODIFICATIONS

Version Modifications Date

1.0 Création de l’Information tenue à Jour IJ

1.1 Première révision de l’Information tenue à Jour IJ

DEVIS SAISI (PROFORMA)

ACCUSÉ RÉCEPTION D’UN BON DE COMMANDE

FACTURE À COMPTABILISER ET COMPTABILISÉE

FACTURE D’AVOIR FINANCIER

LISTE DES ÉCHÉANCES

Etape Acteurs Actions Destinataire

7.2 VENTE SUR COMMANDES

CAS POUVANT SURVENIR LORS DU TRAITEMENT D’UNE AFFAIRE COMMANDÉE

ETAPE1 : Devis saisi

 Tableau de suivi des actions commerciales

Etape Acteurs Actions Destinataire

Resp Usine Transmission coût de production pour analyse de l’affaire RC/Copie

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 2 : DEVIS ACCEPTÉ

o Tableau de suivi des actions commerciales

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 3 : BON DE COMMANDE

Etape Acteurs Actions Destinataire

Transmission du Bon de commande client, du devis accepté ADV

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 4 : PREPARATION DE LIVRAISON

Etape Acteurs Actions Destinataire

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 5 : BON DE LIVRAISON

Etape Acteurs Actions Destinataire

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 6 : FACTURE A COMPTABILISER

Etape Acteurs Actions Destinataire

ETAPE 7 : RECOUVREMENT DES FACTURES

Etape Acteurs Actions Destinataire

Etape Acteurs Actions Destinataire

Tous les recouvrements seron enregistrés et transmis à

Toutes les demandes de paiement doivent être accompagnées de

Tous ces documents sont trouvables :

ETAPE : CAS D’UN REFUS DU PRODUIT LIVRÉ OU PRODUIT RETOURNÉ

Facture de retour à comptabiliser

Etape Acteurs Actions Destinataire

Logistique Cas de client retourné avec un produit conforme

ADV Édition du Bon de retour GESCOM qui incrémente le retour en

ETAPE :CAS D’UN REFUS DU PRODUIT LIVRÉ OU PRODUIT RETOURNÉ-ANALYSE DE

Etape Acteurs Actions Destinataire

Etape Acteurs Actions Destinataire

Vous aimerez peut-être aussi