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Procédure de gestion
des Achats

Rédaction Propriétaire du Vérification Approbation

processus
Nom

Fonction

Date
Visa
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Table des matières

1. Objet........................................................................................................................................................ 3
2. Domaine d’application ........................................................................................................................... 3
3. Définitions et abréviations ..................................................................................................................... 3
4. Responsabilités ....................................................................................................................................... 3
5. Déroulement de la procédure - Logigramme......................................................................................... 4
6. Historique des modifications ................................................................................................................. 5
7. Annexes ................................................................................................................................................... 5
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1. Objet
Cette procédure dite Achats définit les modalités suivant lesquelles des produits, biens ou services,
sont acquis auprès de fournisseurs externes pour satisfaire des besoins exprimés par des clients
internes de l’entreprise.

2. Domaine d’application
Cette procédure concerne la structure Achats et Approvisionnements et tout autre service
exprimant un besoin d’achat donné.

3. Définitions et abréviations

Acronyme Définition
BDD Base de données
BC Bon de commande
BL Bon de livraison
BR Bon de réception stock
CDC Cahier des charges
CF Comptabilité et Finances
DA Demande d’achat
DIPCC Dispositif interne de passation des contrats et commandes
Demandeur Toute personne habilitée à exprimer un besoin dûment formalisé par une
Demande d’achat
DG Direction générale
FPF Facture pro-forma
Scrabble ERP Achat et Stock
Signataire Personne détenant le pouvoir de signature des contrats et/ou commandes
TCO Tableau comparatif des offres

4. Responsabilités
Structure Achats et Approvisionnements.
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5. Déroulement de la procédure - Logigramme

Quoi ? Qui ? Comment ?

Magasinier Sous forme de BC interne envoyé par courrier.

Expression d’un besoin d’achat

Acheteur L’Acheteur établit dans Scrabble une demande d’achat pour chacun des besoins
Etablissement DA exprimés par les services des 03 entreprises du Groupe.

Acheteur L’Acheteur examine la pertinence du besoin en fonction de sa destination, du stock

disponible et du budget alloué.
Etude conformité DA Modification DA

Approbateur/ Sur la base de l’examen du besoin, l’Approbateur demandera l’annulation ou la

Approbation Non Modification ou Acheteur modification de la DA.
Annulation DA L’Acheteur prendra en charge l’orientation qui sera donnée.
DA ? annulation DA ?

Oui

Acheteur L’Acheteur vérifiera le montant approximatif de l’achat pour procéder au lancement

Montant Achat Non de la consultation en conformité avec le DIPCC.
> 500 KDA?

Oui
Acheteur L’Acheteur lancera la consultation en fonction du DIPCC. Certains achats nécessitent
Lancement consultation Min 3 Lancement consultation Min 1 l’élaboration d’un CDC, des déplacements chez le Fournisseur, etc.
Fournisseurs Fournisseur

Réceptionnaire Le Réceptionnaire enregistrera les offres reçues et les transmettra à l’Acheteur pour
Réception des offres traitement.

Evaluation des offres/TCO et présélection du Evaluateur En fonction du DIPCC, l’Evaluateur procédera à l’évaluation des offres et à
Fournisseur à retenir Modification évaluation l’élaboration du TCO et proposera à l’Approbateur le Fournisseur à retenir.

Validation de l’évaluation Non Modification ou annulation Annulation/relance de la Approbateur L’Approbateur s’assurera que le DIPCC a été respecté, procédera à l’examen de
des offres? évaluation ? consultation l’évaluation et notifiera à l’Evaluateur, conformément au DIPCC, le résultat de cet
examen. L’Acheteur opérera en fonction de ce résultat à savoir revoir l’évaluation,
annuler ou relancer la consultation ou poursuivre le processus d’achat.
Oui

Existence dans la BDD des Non

Fournisseurs, articles et
modalités de paiement?
Acheteur Si la validation de l’évaluation est approuvée, l’Acheteur éditera le BC sur Scrabble
après s’être assuré de l’existence dans la BDD de toutes les informations nécessaires
Oui Création sur Scrabble des qui concernent le Fournisseur et l’Article notamment les coordonnées du
Fournisseurs, articles et Fournisseurs, les noms et codes articles, les modalités de paiement, etc.
Edition du BC sur Scrabble modalités de paiement

Signataire Le Signataire procède à la validation et à la signature du BC sur Scrabble.

Validation et signature du BC

Acheteur Après validation et signature du BC sur Scrabble, l’Acheteur procède à l’impression

Impression et notification du BC au Fournisseur Bien ou Service? Bien du BC et sa notification au Fournisseur.
Service

Mode paiement? Cash

Acheteur Si paiement à la livraison, l’Acheteur fait une demande de chèque au service CF
A terme
Demande de chèque accompagnée d’un exemplaire du BC et de la FPF.

Acheteur L’Acheteur programme l’opération d’enlèvement de la marchandise ou de début

Programmation de l’exécution des prestations Programmation deA l’acquisition
terme de la marchandise d’exécution des prestations.

Acheteur/Démarcheur L’Acheteur/Démarcheur procède à l’enlèvement de la marchandise, remet le

Enlèvement marchandise auprès du Fournisseur chèque au Fournisseur et récupère les pièces justificatives notamment l’original de
et sa remise au magasinier la facture définitive, le BL et l’accusé de réception du chèque. Si écart de quantité,
l’Acheteur/Démarcheur en informe l’Acheteur.
Acheteur/Démarcheur L’Acheteur/Démarcheur dépose la marchandise chez le magasinier contre la
Réception de la marchandise sur site
récupération d’un BR signé par ce dernier.

Non Acheteur Dans le cas d’écart de livraison par rapport au BC, l’Acheteur notifie au Fournisseur
Non une réclamation en mentionnant la quantité qui reste à livrer ou toute autre
Conforme? Lancement procédure de réclamation Conforme?
réserve éventuelle en lui notifiant un délai pour livrer la quantité manquante ou
pour lever les réserves.
Oui Oui
Réceptionnaire/ Si le Magasinier n’exprime aucune réserve, il procèdera à la signature du service
Attestation de service fait BR signé Entrée au Magasin Magasinier fait au verso de la facture et à l’emmagasinage de l’article à l’emplacement qui lui
est réservé. A la réception de cette facture, l’Acheteur procèdera à l’édition du BR
sur Scrabble. Idem pour le service fait concernant les travaux.

Acheteur L’Acheteur procède à l’ordonnancement de la facture en remettant au service CF le

Ordonnancement facture, envoi dossier dossier de paiement à savoir l’original de la facture définitive, le BR, une copie du
de paiement à la CF, suivi des BC ainsi que l’accusé de réception du chèque par le Fournisseur pour permettre la
obligations post-livraison et classement régularisation du chèque avancé ou le virement bancaire correspondant.

Fin de processus
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6. Historique des modifications

Version Date Modification

00 01/10/2020 Création

7. Annexes

N° Annexe Modèles de documents

Annexe 01 Demande d’achat
Annexe 02 Demande d’offre
Annexe 03 Rapport d’évaluation des offres
Annexe 04 Bon de commande
Annexe 05 Bon de réception
Annexe 06 Réclamation de manque de livraison
Annexe 07 Demande de chèque
Annexe 08 Ordre de service
Annexe 09 PV de réception provisoire
Annexe 10 PV de réception définitive