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Fiche de Procedure

Carte didentit
FIN - REC - 04.01

Rfrencement
Intitul du processus

Procdure de facturation recettes - Prestations internes via Interface PI Orion (cas du Magasin de Chimie et de son logiciel de facturation Orion)

Pilote du processus

Dpartements du contrle interne - Agence comptable et DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

Contexte du processus
(amont / aval / contraintes /
rglementation) + primtre

Cette procdure ne concerne que le Magasin de Chimie, la DI logiciels et l'Imprimerie de la DALI. Cette fiche prsente le processus de traitement des oprations de facturations internes dnommes
prestations internes (PI) par le biais de l'interface PI de Sifac sur l'exemple de la facturation Orion*. Elle dtaille les types doprations concernes, les circuits et procdures mis en place dans le cadre du
dploiement du systme d'informatique de gestion "SIFAC" . Le systme de gestion des prestations internes ainsi mis en place est un systme de gestion intgr. Il permet lmission simultane de la
facture de vente et de la facture d'achat correspondant. Ainsi, le ple prestations internes du bureau de lexcution budgtaire de la Direction des Finances traite lensemble des prestations internes de
lUniversit de Strasbourg.

Acteurs du processus

Acteurs internes

Entits/acteurs qui concourent directement au droulement du processus


Personnes concernes au sein des composantes, des units de recherche, des directions et des ples par le processus de prestations internes.
Le Ple central PI du bureau de l'excution budgtaire de la direction des finances.
Le bureau du visa des recettes de l'Agence Comptable.

Acteurs externes

Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
Identifier lenchainement des oprations, les acteurs impliqus et les responsabilits de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en uvre
Lgende (signification des formes employer pour raliser le schma)

Document papier

Contrle / dcision
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le
ct

Donnes (en entre ou en


sortie) non formalises par un
support particulier
Fichier informatique ou base de
donnes

Opration manuelle

Prparation

Traitement/tche

Traitement informatis

Dbut ou fin dun processus (si


enchainement avec un autre
processus, mentionner le nom dans la
forme)

Saisie de donnes dans une


application

Connecteur vers un autre processus


ou sous-processus, renvoi vers une
autre page

Transmission /circulation de
donnes ou dinformations

Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

Acteurs impliqus
Etapes

1 - Transmission de la demande d'achat Sifac


permettant l'mission de la facture de vente
Orion

2- Gnration d'un fichier CSV avec toutes les


factures papier Orion du mois

Contact financier
"Acheteur"

Saisie de la
commande d'achat
interne dans Sifac

Contact financier
"Vendeur"

Direction des Finances Ple central PI

Liste donnes et
Factures
Orion

Fichier CSV

Intgration fichier et
gnration des
factures de vente
dans SIFAC

3 - Intgration du fichier CSV dans SIFAC

Contrle
Visa

Apports de
correction
Non
Oui

Impression liste
factures de vente
SIFAC
6 -Prise en charge comptable par le pole central
PI

Procdure de Prise en
charge comptable

7 - Rgularisation de la commande d'achat


interne, service fait et gnration de la facture
d'achat dans SIFAC via le fichier CSV intgr
dans l'interface

Commande d'achat,
service fait et facture
d'achat

Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

Commentaires
L'acheteur saisit son bon de commande d'achat interne
et le transmet par courrier ou par mail de documents
scanns au vendeur.
Le vendeur vrifie les lments du bon de commande.
Suite la ralisation de la prestation, le vendeur met la
facture Orion rfrenant le numro du bon de
commande.

Emission de la
facture Orion

5 - Visa ordonnateur par le pole central PI et


Impression de la liste des factures de vente
Sifac

Agence comptable - Bureau


"Visa recettes"

Le vendeur gnre via le logiciel de facturation Orion un


fichier CSV.
A l'appui de ce fichier, une liste "Etat rcapitulatif du
fichier interface" de donnes ainsi que les factures
mises par le logiciel Orion sont transmises au ple
central PI de la DFI.
Aprs l'intgration du fichier CSV, le ple central PI
procde la gnration des factures de vente SIFAC.
L'utilisation de l'interface permet d'automatiser le flux
complet.

La facture d'orion** et la facture de vente SIFAC doivent


imprativement faire rfrence la commande d'achat.
Le bureau PI procde aux contrles ncessaires et
prend contact avec le vendeur le cas chant.
Les factures Orion faisant foi, les factures de vente
Sifac ne sont pas dites.
Le visa "ordonnateur" puis la liste des factures de vente
valides s'obtiennent en effectuant la transaction
ZREC022.
Cette liste ne ncessite pas de signature de
l'ordonnateur.

Le pole central PI prend en charge les factures de vente


dans Sifac. Cette prise en chargedu ct de
l'ordonnateur est exceptionnelle car le processus PI
garantie l'absence de risques.
Le ple central PI de la DFI rgularise les commandes
d'achat survenues en erreur, procde au service fait et
la facturation Sifac. Il dite la liste de dpenses

Liste des dpenses


et lot de pices

Liste des dpenses et


factures Orion
8 - Transmission de la liste des dpenses
l'agence comptable et du lot de pices l'appui
pour rapprochement, puis envoi des pices
l'acheteur pour signature par l'ordonnateur

Retour des documents et


transmission aux services
pour signature

Procdure de
Rapprochement

Liste des dpenses


signe

Fin de
procdure

Fin de
procdure

Le ple central PI de la DFI transmet au bureau


"visa recettes":
- la liste des dpenses SIFAC (par UB, sauf pour la
DIRE et le service de Valorisation)
- la liste des factures Orion**
- les factures Orion** en un exemplaire
- la liste des factures de vente Sifac (ZREC022)
- le rcapitulatif des oprations intgres de SIFAC
(vente, achat et prise en charge)
Ce lot complet permettra le rapprochement de la
vente et de l'achat par le bureau du visa recettes
de l'AC.
Aprs cette prise en charge, le Ple central PI
transmet la liste dpenses et les factures Orion
pour signature par l'ordonnateur: L'agence
comptable doit nanmoins tre destinataire d'un
original sign par l'ordonnateur.

Documentation associe

Documentation du processus
(Lister et joindre les documents : fiche(s)
de procdure, mode opratoire, notes
internes)

"Liste des factures de vente valides" Sifac et non signe par l'ordonnateur (Transaction ZREC022)
"Liste des dpenses" signe par l'ordonnateur (transaction ZISFACFITR_LIST_DEP)
"Rcapitulatif des oprations intgres dans SIFAC"
Liste des factures Orion
Fichier CSV extrait du logiciel de facturation ORION
Document Droulement Interface Orion PI Interne
* L'utilisation de l'interface PI dans Sifac concerne le magasin de chimie via ORION, mais aussi la DI logiciels et l'imprimerie.
** Cela vaut pour les trois types de factures: factures de "Orion", de la DI Logiciels et de l'Imprimerie.

Modalit dlaboration
Fiche tablie par :
DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

Fiche valide par :


Hlne Mangano

Date de validation :
03/04/2012