Eléments de gestion des achats

Données d’entrée :
Spécifications techniques des produits
Spécifications demande d'achat
CR visites et consultation Fournisseurs
Produit livré
Factures fournisseurs
Critères d'évaluation
Liste fournisseurs homologués

Données de sortie
Commandes fournisseurs
Réceptionner une livraison
Règlement de Facture
Liste Fournisseurs actualisée

Fonction Achat et fonction approvisionnement

Rôles et responsabilités des deux fonctions
Différences et complémentarités
Politique et gestion des stocks
Les coûts du stock et leurs incidences sur la rentabilité
Définir la gestion des stocks et ses indicateurs essentiels
Les différentes politiques de gestion des stocks
Le rôle de l’Acheteur dans la définition d’une politique de stocks
Classification des stocks
L’analyse ABC
Gestion économique du stock actif
Quand, combien et comment commander ?
La mise en place d’un stock de protection
Coûts de rupture : définition et estimation pratique
Comment commander ? Notion de « lot économique »
Périodicité de commande et plan d’approvisionnement
Evolution des relations avec les fournisseurs «internes» et «externes»
Vers une gestion logistique globale :
stock/flux
Pilotage, suivi et contrôle des fournisseurs
Le traitement des litiges
La négociation d’un délai

Processus d'achat
  L'organisme doit assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d'achat
spécifiées. Le type et l'étendue de la maîtrise appliquée au fournisseur et au produit
acheté doivent dépendre de l'incidence du produit acheté sur la réalisation
ultérieure du produit ou sur le produit final.

 L'organisme doit évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude

à fournir un produit conforme aux exigences de l'organisme. Les critères de
sélection, d'évaluation et de réévaluation doivent être établis.

 Les enregistrements des résultats des évaluations et de toutes les actions nécessaires
résultant de l'évaluation doivent être conservés

Préselection des Fournisseurs

Rechercher les fournisseurs potentiels, Pré évaluation, Résultats satisfaisants, Lancer les
consultations, Etudier les propositions, Choisir le fournisseur, Fournisseur sélectionné
Evaluer les Fournisseurs :
visites fourniseurs, Liste des fournisseurs agréés, Qualité des livraisons, Critères et méthode
d'évaluation, Etablir l'indice de performance de chaque fournisseur, Classer les fournisseurs
par ordre de mérite decroissant, Actualiser la liste des fournisseurs homologués, Diffuser la
liste des fournisseurs homologués, Informer les fournisseurs de leur classement, actualiser
Liste des fournisseurs homologués
Organiser les achats
Définir les spécifications techniques à respecter, Définir les produits et services à acheter,
Définir les volumes, les délais et les coûts à respecter, Etablir et valider le Dossier d'Achat,
Vérifier la présence des données d'achat nécessaires, Etablir le BC pour le dossier d'achat
complet.
Demande d’achat
Le demandeur indique, dans le dossier d'achat joint à la demande d'achat, l'ensemble des
exigences techniques, éventuellement financières et d'assurance qualité nécessaires.
Traitement de la demande
Après s'être assuré de la présence des éléments nécessaires, le Responsable des achats établit
les dossiers de consultation.
Dans tous les cas, la formulation du besoin est à la fois la plus complète et la mieux adaptée
aux capacités des sous-contractants.
Les consultations sont effectuées prioritairement auprès des sous-contractants et fournisseurs
agréés par (Sté) ou des sous-contractants et fournisseurs imposés par le client.

Rédiger et contole la commande

Fournisseur sélectionné, Demande de prix documentée, Négocier avec le fournisseur, Rédiger
et valider la commande, Suivre la commande, Organiser le suivi des engagements, Bon de
Commande enregistré.
Réceptionner les produits achetés
Bon de livraison, Contrôler la nature de la livraison, Si constat détérioration apparente ou
produits non-conformes, Isoler les produits et alerter le chef de service Achats, Sinon
Réceptionner les produits, Stocker les produits,
Demande de règlement des fournisseurs
Produits réceptionnés Facture fournisseur, Vérifier la facture du fournisseur, Enregistrer la
facture fournisseur, Etablir demande de paiement, Solder la commande, Payer le fournisseur.
Classement et archivage
Les dossiers et documents d'achat sont classés et archivés par le Responsable des achats
suivant les dispositions définies dans la procédure.

Analyse des données

L'analyse des données doit fournir des informations sur

  Le niveau de satisfaction des commandes précédentes;

 la conformité aux exigences relatives au produit;

 les caractéristiques et les évolutions des processus et des produits, y compris les
opportunités d'action préventive;

 les FOURNISSEURS.

4.4 - Gestion des commandes

Les commandes ou lettres d'intention reçues par (Sté) peuvent être, soit directes, soit
faire suite à une offre.

Toute commande ou intention de commande fait l'objet d'une revue de contrat.

A l'issue de cette revue de contrat le Responsable Commercial émet un accusé de

réception confirmant au client l'acceptation de la commande par (Sté).

4.5 - Revue de contrat

A réception d'une commande ou lettre d'intention, le Responsable Commercial

vérifie que les exigences du client (prix, délais, spécifications techniques ...) sont
définies et documentées de façon adéquate et que toute différence entre la
commande et l'offre a fait l'objet d'une solution. Il vérifie par ailleurs l'aptitude de la
(Sté) à exécuter la commande.

Le Responsable Commercial soumet la vérification de la partie technique au bureau

d’étude et méthodes. Les écarts constatés sont enregistrés sur le compte rendu de
revue de contrat et donnent lieu à une négociation complémentaire avec le client
jusqu'à l'obtention d'un commun accord sur les termes du contrat.
Les revues de contrat font l'objet de comptes rendus enregistrés dans le dossier
d'affaire.

Compte rendu de revue de contrat 04 04/01 CRC

4.6 - Avenant au contrat

Seules les demandes de modification ou d'avenant écrites sont prises en compte par
......

Les modifications ou avenants demandés par le client relatifs à une commande ou

lettre d'intention préalablement acceptée par (Sté) sont traités par le Responsable
Commercial ayant procédé à la revue de contrat de l'affaire initiale et selon les
mêmes dispositions.

Le traitement de l'avenant est enregistré sur un nouveau compte rendu de revue de

contrat.