Manuel d'audit

Nom du client Cabinet : Exercice

Sujet QUESTIONNAIRE COMPREHENSION DES PROCEDURES SIGNIFICATIVES :
GESTION DES ACHATS

Questions Réf Oui Non Commentaires

1- Structure de service des achats :

1. Le service achats est-il indépendant :

- de la comptabilité générale ?
- de la comptabilité fournisseurs ?
- de la trésorerie ?
- du service réception ?

2. Le personnel du service achat fait-il l’objet d’une

enquête périodique de bonne moralité ?

2- Expression des besoins d’achat :

1. Etablit-on un budget des achats ?

2. Le budget des achats est-il régulièrement comparé aux

réalisations ?

3. Les achats de biens ou de services sont-ils

commandés seulement sur la base de demandes
d’achat établies par des personnes habilitées (tel que
le chef de service) ?

3- Choix des fournisseurs :

1. Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il est fait

référence pour le choix des fournisseurs ?

2. Ce fichier est-il constamment mis à jour ?

3. les achats courants sont-ils effectués auprès de

fournisseurs dont la liste est approuvée par la
direction générale?

4. Cette liste est-elle régulièrement revue pour

déterminer si les prix payés ne sont pas au-dessus du
marché ?

5. Les achats non courants font-ils l’objet d’appels à la

concurrence (au moins au-dessus d’un certain
plafond) ?

6. Une personne indépendante du service des achats

examine-t-elle parfois les critères de choix des
fournisseurs et la validité des conditions acceptées ?

7. La société effectue-t-elle périodiquement des appels

d'offres consultatifs ?

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8. Le service des achats collecte-t-il suffisamment de

devis auprès des fournisseurs pour tous les achats ?

9. Le choix du fournisseur s'effectue-t-il sur la base d'un

tableau comparatif des prix et qualités ?

10. Les achats sont-ils effectués systématiquement

auprès d'assujettis à la TVA ?

4- Commandes aux fournisseurs :

1. Des bons de commandes sont-ils systématiquement

établis ?

2. Ces bons de commandes sont-ils :

- Prénumerotés ?
- Etablis en quantités et en valeurs ?
- Signés par un responsable, au vu de la
demande d’achat ?

3. Si des bons de commande datés sont utilisés, se sert-

on de la séquence chronologique pour identifier les
retards d’exécution ?

4. Utilise-t-on une série de bons de commande pour les

achats des biens et service d’exploitation et une série
de bon de commande pour les achats
d’investissements ?

5. Tient-on un cahier de suivi des commandes permettant

de connaître à tout moment les commandes non
encore livrées, celles qui le sont partiellement, celles
qui sont
réalisées. Celles qui sont annulées ?

6. Les commandes en cours sont-elles régulièrement

évaluées pour déterminer les engagements pris par
l’entreprise ?

7. Y-a-t-il une procédure de relance des fournisseurs en

cas de retard de livraison ?

5- Réception des commandes :

1. Le service réception reçoit-il un exemplaire des bons

de commande passée mentionnant les quantités et
qualités ?

2. Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des

bons de commande en ce qui concerne :
- les quantités ?
- la qualité ?

3. Des bons de réception sont-ils établis

systématiquement ?

4. Si oui, sont-ils :
- Prénumerotés ?

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- signés et datés par le réceptionnaire ?

5. Les bons de réception sont-ils explicites sur les

qualités et les quantités reçues ?

6- Retours et réclamations :

1. Les marchandises ou emballages retournés aux

fournisseurs font-ils l’objet d’un bon de retour
prénuméroté ?

2. Les autres réclamations faites aux fournisseurs font-

elles l’objet d’un bon de réclamation prénumeroté ?

3. Les bons de retour et les bons de réclamation sont-ils

transmis aux personnes chargées d’obtenir les avoirs
?

4. Si oui, ces personnes se servent-elles de la

prénumerotation pour vérifier qu’elles reçoivent tous
les bons de retour et bons de réclamation ?

5. Sait-on à tout moment quels sont les retours et les

bons de réclamation en cours ?

6. Est-il procédé régulièrement à une tenue des retours

et des réclamations non recoupés avec des avoirs ?

7- Réception des factures fournisseurs :

1. Au bureau d'ordre :
- enregistre-t-on les factures et avoirs reçus sur le
cahier de courrier arrivée ?
- procède-t-on à la numérotation séquentielle
interne des factures et avoirs ?
- indique-t-on la date de réception sur la facture
ou l’avoir ?
- les originaux de factures et des avoirs sont-ils
identifiés à l’aide d’un tampon «original » ?
- les doubles de factures et des avoirs sont-ils
identifiés à l’aide d’un tampon «duplicata » ?

2. les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils

directement transmis du service courrier au service
comptable ?
8- Comptabilisation :

1. Le service comptable utilise-t-il les séquences

numériques des documents suivants pour s’assurer qu’il
reçoit toutes les informations nécessaires :
- bons de commande ?
- bons de réception ?
- bons de retour et bon de réclamation ?
- factures et avoir reçus ?

2. Le service comptable se sert-il de la séquence

numérique des factures et avoirs reçus pour vérifier qu’ils
sont tous comptabilisés ?

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3. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils vérifiés

pour :
- les quantités, qualités, prix et conditions de
paiement avec les bons de commande
- les quantités et qualités avec les bons de
réception ou de retour ?
- les bons de réclamation ?
- l’exactitude arithmétique ?
- les remises et bonifications dues ?
- les taxes : TVA et droit de consommation ?
- ou tout autre justificatif pour les services et
frais annexes.

4. Ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ?

5. Le responsable du service comptabilité ou financier

approuve-t-il les factures (appuyées des bons de
commande et bons de réception et autres pièces du
dossier) avant d’ordonnancer le paiement et
l’imputation comptable ?

6. Si des factures sont envoyées aux services utilisateurs

pour approbation :
- sont-elles accompagnées des pièces
justificatives ?
- la comptabilité garde-t-elle trace de ces
envois ?
- les services utilisateurs sont-ils régulièrement
relancés ?

7. L’usage de photocopie comme pièce justificative est-il

interdit ?

8. Procède-t-on régulièrement à un examen des bons de

réception non rapprochée d’une facture, des factures
non rapprochées d’un bon de réception, des
commandes anciennes apparemment non livrées ?

9. Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?

10. Etablit-on une balance mensuelle fournisseurs ?

11. Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de

comptes à la société :
- ces relevés sont-ils comparés avec les soldes
des comptes en comptabilité ?
- les différences sont-elles recherchées et
apurées ?
- ces ajustements sont-ils approuvés par un
responsable ?

12. La comptabilité est-elle en mesure d’identifier :

- les bons de réception non facturés et les
factures en instance d’approbation pour
évaluer les charges à payer ?
- les bons de retour ou demandes d’avoirs non
rapprochés d’avoir pour évaluer les produits à

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recevoir ?
- les bons de commande non honorés pour :
• évaluer les engagements en cours ?
• rechercher les passifs non enregistrés
pour services reçus ?

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9- Paiement :

1. La facture n’est payée qu’au vue d’un bon à payer et

de l’original de la facture ?

2. Le bon à payer est-il délivré par le service responsable

par écrit ?

3. Le bon à payer est-il établit après approbation des

différents contrôles ?

4. La procédure donne-t-elle l’assurance que les avoirs

sont bien pris en compte avant tout paiement ?

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