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PLAN

Introduction I- Pourquoi l’audit des achats II- Le cycle achat III- L’audit du cycle achat Conclusion Bibliographie / Wébographie

INTRODUCTION

Depuis de nombreuses années les achats utilisent

des systèmes de mesure pour évaluer la

performance,

développer

des

apprécier le personnel.

stratégies,

INTRODUCTION

Les directions générales attendent des achats une contribution à la création d’avantages concurrentiels durables pour l’entreprise.

Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables traduisant la contribution des achats à la création de valeur.

I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS?

1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise 2- Le but de l’audit achat

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE

« La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services

nécessaires entreprise »

au

fonctionnement

de

toute

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE

Une

fonction

extérieur

beaucoup

plus

ouverte

sur

le

marché

Elle permet de créer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants

Une

fonction

qui

est plus

au

service des progrès de

productivité de l’ensemble des services de l’entreprise

Une fonction conjuguée à la réduction des coûts

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l’entreprise.

Nécessité d’un audit achat

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la performance des achats et ainsi contribuer de façon importante à la création de valeur.

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Définir des objectifs et mesurer les écarts.

Rendre

les

actions

visibles

pour

mieux

communiquer sur l’impact effectif des achats.

Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus juste des efforts de chacun…

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

La mesure de la performance permet de déclencher des actions pour atteindre des objectifs et tendre vers l’excellence opérationnelle.

Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur coût

II. LE CYCLE D’ACHAT

Le processus d’achat

Reconnaissance et anticipation des besoins Recherche et analyse des propositions Des fournisseurs Négociation et choix du
Reconnaissance
et anticipation
des besoins
Recherche et analyse
des propositions
Des fournisseurs
Négociation et
choix du ou des
fournisseurs
1
2
3
Le processus d’achat Reconnaissance et anticipation des besoins Recherche et analyse des propositions Des fournisseurs Négociation
Evaluation des performances Règlement 6 5 4 Suivi de la commande et de la livraison
Evaluation des
performances
Règlement
6
5
4
Suivi de la
commande et de la
livraison

Le processus d’achat

1- Reconnaissance et anticipation des besoins

- Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter?

Le processus d’achat  1- Reconnaissance et anticipation des besoins - Que dois-je acheter? - Quand

Établissement d’un plan d’approvisionnement

Le processus d’achat

2- Recherche et analyse des propositions des fournisseurs

Recherche des fournisseurs

L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation.

L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au fournisseur.

Le processus d’achat

Recueil et analyse des prépositions

Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit examiner les différentes offres et sélectionner des entreprises préliminaires dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps

Le processus d’achat

3- négociation et choix du fournisseur:

Le processus d’achat 3- négociation et choix du fournisseur:

Le processus d’achat

4- Suivi de la commande et de la livraison

La commande

Passation de la commande

Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La commande Passation de

Suivi de la commande

Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La commande Passation de

(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception, organiser une relance préventive, relance fournisseur)

Le processus d’achat

4- Suivi de la commande et de la livraison

La livraison

Réception de la livraison

Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La livraison Réception de

Contrôle quantitatif

Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La livraison Réception de

Contrôle qualitatif

Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La livraison Réception de

Signer les décharges présentées; Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui entrent ; Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas); Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition;

Le processus d’achat

5- Le règlement

La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. quand les deux contrôles de réception sont effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.

le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.

Le processus d’achat

6- Évaluation des performances du fournisseur:

Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?

Le processus d’achat  6- Évaluation des performances du fournisseur: Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?

Tableau de bord des approvisionnements

III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT

  • 1- Les procédures d’achats

    • 2- L’audit du besoin d’achat

      • 3- L’audit fournisseur

        • 4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison

          • 5- L’audit des comptes fournisseurs

            • 6- L’audit du règlement

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

La procédure d’achat est un document interne, propre à chaque entreprise, qui permet de :

  • Décrire le fonctionnement de service achat.

  • Prévoir les quantités à commander pour une période.

  • Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les moyens d’entreprise.

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Objectifs à atteindre:

Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs :

Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc)

Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs.

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Principes du contrôle interne :

La séparation des tâches

Recherche de l’exhaustivité

La réalité

L’autorisation

L’enregistrement

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

La séparation des tâches

Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur contrôle.

o

o

o

o

o

l’accord de la commande la réception et le contrôle des biens et des services le contrôle des factures l’autorisation de règlement le paiement des factures…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Recherche de l’exhaustivité

Risques :

L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir

La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir…

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Recherche de l’exhaustivité

Il

sélectionne

des

bons

de

réception

et

s’assure

de

l’enregistrement des factures correspondantes.

Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées.

Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus et les enregistrements correspondants…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

La réalité des procédures

Risques :

Enregistrement d’achats non effectués

Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,

Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

L’autorisation

Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité

Toutes les commandes sont autorisées

Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est faite par les personnes compétentes…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

L’enregistrement

Risque :

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs…etc

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Le besoin est-il clients internes ?

défini avec précision avec

les

. Enquête rigoureuse auprès de tous les services . Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS) . Signature de la synthèse par les clients internes

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

La détection

et l’identification des besoins dépendent

de procédures de planification :

Programmes de production. Standards et nomenclatures des matières. Procédures de gestion des stocks et processus de déclenchement des demandes d’achats.

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

 

Risques

 

Sources des risques

 

identifier

de

manière

Le caractère incomplet

incomplète, inexacte ou

ou obsolète

des outils

de

tardive, les besoins

 

manuels

ou

prévisibles,

 

et

prévision informatisés.

compromettre la sélection du meilleur fournisseur.

L’inexactitude ou

l’inadaptation

des

informations utilisées dans

l’identification des besoins.

Le retard de collecte ou

de

transmission

des

informations

qui

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Opération d’audit

L’examen des outils de prévision :

-délais de réapprovisionnement

-niveau de stock-outil jugé nécessaire

-niveau minimum de commande…

L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des besoins…etc

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.

Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au Vendeur.

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

L'audit

fournisseur

permet

à

une organisation,

collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de ses principaux fournisseurs.

•La qualité des produits •La qualité des livraisons

•La qualité de service •La qualité du partenariat etc

•L’absence de risque •Le respect du contrat…

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de sélection des fournisseurs Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur) Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de sélection des fournisseurs

Les systèmes d’information mis en place

La qualité des tableaux de bord mis en place

Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de bord, la qualité de la collecte des informations, et des décisions prises à l’égard des fournisseurs.

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit

de

seconde

partie

(du

client

chez

son

fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

S’assurer du niveau de qualité des prestations des fournisseurs

Choisir des critères:

La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité ...

Le

prix ;

niveau

de

prix

par

rapport à la concurrence,

stabilité des prix, conditions de règlement ... Délai ; délai moyen, respect de délais ...

Service ; service après vente ...

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Outils de sélection :

Le questionnaire d’audit

c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié.

Ex :

Excellent = 3 Adéquat = 2 Pauvre = 1 Totalement insatisfaisant = 0

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Outils d’audit fournisseurs

La grille d’analyse

 

Nature des critères

Critères

Efficacité

Efficience

Pro-activité

La relation commerciale

     

Les prix

     

La qualité technique du produit

     

Les délais

     

…etc

     

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Négociation

Les risques associés :

Obtention d’une performance insuffisante qui engendre des coûts de revient trop élevés

Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs

Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres parties prenantes internes

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Négociation

Opération d’audit :

Le système de documentation et d’enregistrement des phases successives de la négociation

Le système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de consultation…)

La

formalisation

de

la

négociation (via

le

fax,

la

commande, l’acceptation de devis…)

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Passation de la commande

Suivi de la commande

Réception de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Passation de la commande

 

Risques

 

Sources des risques

Rédiger

les

clauses

de

la

Le caractère inadéquat des

transaction

 

de

manière

documents utilisés,

leur

insuffisante normalisation, et

incorrecte

et

incontrôlable

formalisation.

par

le

réceptionnaire,

l’utilisateur, le fournisseur, le

Un circuit d’information et de documents défaillants.

personnel chargé règlement.

 

du

La méconnaissance des pratiques commerciales applicables à la transaction.

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Passation de la commande

Opération d’audit

La qualité des contacts passés par l’entreprise,

L’existence de bons de commande appropriés et pré numérotés,

L’utilisation systématique de bons de commande formalisés,

Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la passation de commande…

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Suivi de la commande

 

Risques

 

Sources des risques

Ignorer

ou

 

apprendre

L’insuffisance des procédures

tardivement

l’incapacité

 

du

et systèmes de suivi externes

fournisseur

à

faire

face

à

la

dans les relations avec les

demande.

fournisseurs.

Ne

pas réagir

à

temps aux

incidents

qui

peuvent

survenir.

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Suivi de la commande

 

Opération d’audit

 

Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les fournisseurs.

Mettre

en

place

des

procédures

internes

adaptées

aux

situations imprévues.

 

Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état de la commande…

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Réception de la commande

 

Risques

Sources des risques

 

D’accepter une livraison non

La

non

séparation

des

conforme.

fonctions

De

valider

La défaillance des

tests de

administrativement

 

une

vérification de

la qualité

des

réception

différente

de

la

biens et services livrés…

livraison

réellement

 

effectuée…

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Réception de la commande

Opération d’audit

Les réceptionnaires disposent des informations qui sont nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ;

Concevoir la procédure de réception ;

Les tests de qualité ;

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin de récupérer toute somme indûment payée ou non facturée.

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

L’audit des transactions comptables permet de déceler les erreurs de comptabilisation ou de règlement.

Une

fois

l’anomalie

identifiée,

le

dossier

de

réclamation est constitué par l’auditeur, certifié par le client et adressé au fournisseur concerné.

La mission s’achève lorsque le client a effectivement récupéré les sommes indûment payées.

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

L’audit de la conformité des contrats d’achats

S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation.

Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture.

Reconstituer fournisseurs.

le

chiffre

d’affaires

réalisé

avec

les

6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT

Risques

   

Sources des risques

 

Régler une facture

qui

ne

La

défaillance

de

la

correspond

pas

à

la

documentation permettant

livraison acceptée.

 

de

valider

le

règlement

 

demandé.

6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT

Opération d’audit

Un seul original de la facture du fournisseur circule dès sa réception et qu’il est identifiable.

Une commande annulée, ne peut être réglée ;

Les factures réglées sont identifiées…

Merci dede votre

Merci

votre attention

attention

Bibliographie & Webographie

Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel », efficacité, efficience ou sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996 X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003 Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica, 1991. Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation », 2000.

http://pagesperso-

orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm

http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html http://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-

continue/formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf

http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf