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TECHNIQUES D’AUDIT 4 ème Année MGT

Chapitre 3 : Le contrôle Interne du Cycle Achats


fournisseurs

« Mieux acheter pour mieux vendre », mieux acheter suppose une


parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise
afin de disposer de la meilleure matière première et/ou
marchandises résultante d’une sélection antérieure des
fournisseurs.
De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour
l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne
peut être faite !
L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval
qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne
sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement
établi permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle
dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières
pour une utilisation fiable et simplifiée.

1- Objectifs du contrôle interne

L'auditeur procède à un examen des dispositifs de contrôle de


l'entreprise, il peut examiner à titre d'exemple :
• Procédures de commande, limites et autorisations
correspondantes ;
• Rapprochement entre le bon de réception et facture ;
• Autorisation de paiement des factures ;
• Annulation des originaux pour prévenir les réutilisations
éventuelles ;
• Contrôles effectués par les différents services, apprécier dans
quelles mesures ces contrôles sont de nature à détecter les erreurs
qu'un fournisseur aurait pu commettre (quantités, prix facturé,
calcul de la TVA, les ports…).

2- Les caractéristiques d’un bon contrôle interne :

A. Bons de commande :

- département achats séparés et indépendant.


- Utilisation et contrôle des bons de commande prénumérotés et
approuvés.
-Obtention des meilleurs offres et vérification des prix payés
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-enregistrement approprié des commandes en instance.

B. Bons de réception :

Un service réception séparé et indépendant.


Utilisation des bons de réception prénumérotés signés et datés et
un contrôle approprié de ces bons.
La vérification physique des marchandises reçues.

C. Facture :

Des factures reçues directement de la personne qui dépouille le


courrier.
Un traitement correct des factures qui comprend :
- Vérification des prix, des quantités reçues et de l’exactitude
mathématique.
-Vérification de l’imputation comptable, approbation finale pour
paiement.

- contrôle sur les copies des factures, annulation effective des


factures payées.
-un rapprochement périodique des comptes fournisseurs
auxiliaires avec le compte grand livre.

D. Paiement des achats :

Utilisation et contrôle des chèques prénumérotés ou d’autres


instruments de paiement, rétention des chèques annulés.
Des pièces justificatives correctement approuvées pour chaque
règlement.
Une double signature nécessaire pour les chèques ou les autres
ordres de paiement.
Des signataires de chèque indépendants des fonctions achat ou
frs et ayant l’obligation d’examiner les pièces justificatives.
Des chèques expédiés par des personnes indépendantes.
Des pièces justificatives effectivement annulées quand elles sont
payées.
Interdiction de signer des chèques au porteur.
Tenue d’un registre détaillé des effets à payer.
Rapprochement périodique du registre détaillé des effets à payer
avec le grand livre.

3- Description du cycle achats-fournisseurs 


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Les services intervenants dans le cycle « achats -fournisseurs »
sont :

Services initiateurs de la commande  : Ils émettent des « demandes


d’achats » dans des limites strictement définies, mais ils ne peuvent
les envoyer directement aux fournisseurs.
Service Achats : il établit les bons de commande sur la base soit des
demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix,
choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.
Service Réception : il s’assure de la conformité de la livraison avec
la commande.
Service Stocks : il reçoit la marchandise du service « Réception » et
fait les enregistrements correspondants.
Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont
été approuvées.
Service Trésorerie : il met la facture en paiement en s’assurant de
son approbation par les personnes compétentes.
Alors on remarque qu’il y a plusieurs services qui peuvent intervenir
dans le cycle achats/fournisseurs, mais l'énumération de ces
services reste en fonction de l'organisation et de la structure de la
société.

L'objectif de déterminer les services intervenants est de pouvoir


vérifier la séparation des fonctions l'un des principes du contrôle
interne.

4- Evaluation du cycle à travers le contrôle interne

Le circuit peut être subdivisé en un ensemble d’étapes :

 Définition des besoins :

Il est indispensable pour la bonne gestion de l’entreprise de planifier


ses achats, Il faut que :
- Les utilisateurs doivent exprimer leurs besoins de manières
précise et détaillée ;
- Il faut que les prévisions d’approvisionnement soient faites de
manière régulière et pertinente ;
- La procédure de demande d’achat doit être adaptée au
fonctionnement de l’entreprise.
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 Sélection des fournisseurs :

Avant de sélectionner le fournisseur à partir les prix, la qualité,


délais de livraison et conditions de règlement, il faut que :
- L’information sur les marchés fournisseurs doit être
suffisante ;
- Les fournisseurs actuels de l’entreprise doivent être évalués
périodiquement ;
- Il est nécessaire que les critères de sélection des nouveaux
fournisseurs soient larges : Qualité, sécurité, garanties
financières, disponibilité, conditions de paiement…etc.

 Déclenchement de la commande :

Dans cette étape, il s’agit surtout, de veiller à ce que les bons


de commande soient complets : Signature, quantité et qualité des
articles commandés, délais de livraison et conditions de transport,
prix, mode de règlement…etc. Aussi les bons de commande doit
être établi sur des exemplaires pré-numérotés a partir de demande
d’achat et la quantité a demandé correspondent aux besoins de
l'entreprise.
Il faut aussi s’assurer que l’on procède à un suivi des
commandes en cours et des relances en cas de retard de livraison.

 Acceptation et traitement des livraisons (ou des services


reçus) :

Cette étape, concerne le processus de réception du bien à partir


de la livraison du fournisseur. Dès la livraison du bien ou du service,
l’entreprise doit vérifier que la livraison correspond exactement à la
commande passée au fournisseur.

Si l’entreprise n’effectue pas ce contrôle lors de la livraison, elle


risque par exemple de devoir retourner une matière non conforme
et donc de ne pas disposer de stocks suffisants pour approvisionner
à temps la chaîne de production.

En définitive, il faut qu’il y ait une procédure de contrôle des


marchandises réceptionnées en quantité et en qualité, et que la
comptabilité, l’acheteur et l’utilisateur soient rapidement informés
de la réception de la marchandise.
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 Enregistrement des dettes :

Cette étape concerne le processus de vérification et de


comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son règlement.
Il est nécessaire d’enregistrer les factures reçues des
fournisseurs dès leur arrivé, pour évité les risques en service
comptabilité comme la perte et le retards du traitement des
factures,
Également, la comptabilité rapide de la facture fournisseur
permet au service trésorerie de mieux anticiper les règlements
futurs et donc les besoins de financement.
Le service de la comptabilité fournisseur doit vérifier les
éléments figurant dans le bon de commande, le bon de livraison et le
bon de réception.

Liasse Facture = Demande d'achat Originale+ Bon de commande


Org+ Bon de reception Org

Contr.Ole ( Addition. Multiplication. Total)

Apposer le cachet BON A PAYER

 Paiement des factures chèques, ordres de virement

Ce dernier volet est effectué par la trésorerie. Après vérification


de l'original de la facture avec le bon de réception et le bon de
commande d’après le responsable, le comptable appose le timbre «
Bon à payer ».
Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le
donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la
facture est reçue en plusieurs exemplaires, le double d’un document
est indiqué dès la réception, sur les exemplaires autres que
l'original (DUPLICATA). Tous cela pour éviter le double usage de la
facture et double paiment
Le règlement de la facture, qui est effectué par virement
bancaire, est préparé par le comptable et signé par le dirigeant et le
Directeur Administratif et Financier.

5- Déroulement de la mission d’audit :

A. Phase de préparation :
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C’est la période au cours de laquelle les travaux préparatoires vont
être réalisés et ce, avant de passer à l’action. Elle se compose de 4
étapes :
 L’ordre de mission
 La prise de connaissance
 L’identification des risques
 Le rapport d’orientation

Lettre de mission :

Lorsqu’il s’agit d’une mission externe, on parle de lettre de mission,


qui est un document contractuel entre l’E/se et l’auditeur.
Société X
Ville, Le …/…/…
Adresse
Ville
Lettre de mission
Destinataire : Le directeur de l’audit interne
Copie pour information : Le directeur de ressource humain

Objet : Audit du circuit achats-fournisseurs


Dans une perspective d’amélioration continue, nous avons
l’honneur de vous charger d’un audit concernant tous les services
susceptibles d’être intéressés par le circuit achats- fournisseurs.
L’activité de notre entreprise consiste …………….
Dans l’attente d’une réponse favorable, agréez messieurs, nos
meilleures salutations.

Signature
Dir
ecteur Générale

Prise de connaissance :

L’efficacité de cette phase réside sur la pertinence des résultats du


questionnaire de prise de connaissance et des grilles d’analyse des
tâches, mais aussi de la pertinence des informations sectorielles
collectées.

Les grilles d’analyse des taches :

Execution, Autorisation, Controle, Sauvegarde.


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Elles nous permettent d’apprécier le niveau de satisfaction de la
séparation des fonctions.
Services
Opération Courrier Achats Comptabilit Trésorerie
é
Arrivé des X
factures
Etablissemen X
t du bon de
commande
Comparaison X
facture avec
bon de
commande
Constitution X
du dossier
achat
Comptabilisa X
tion des
factures
Préparation X
avis de
paiement
Préparation X
chèques
fournisseurs
Etablissemen X
t de l’état
des
règlements

L’identification des risques :

En se basant sur les données recueillies du questionnaire du


contrôle interne et du diagramme de circulation, l’auditeur créera le
tableau de forces et faiblesses apparentées (TFFA).

QUESTIONNAIRE DE L’EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE


ACHATS-FOURNISSEURS
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Objectif 1 :
 S’assurer que tous les achats sont dûment autorisés par
l’entreprise.
Questions Oui Non Observations
- La Demande d’Achat : Est-elle pré
numérotée ?
- Est-elle signée par une personne
autorisée ?
- Représente-t-elle un achat normal
(en quantité et en genre d’articles)
pour le service demandeur ?

Objectif 2 :
 S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées
et que leur suivi permet de connaître les engagements par
l’entreprise.
Questions Oui Non Observations
- Le Bon de Commande :
Représente-t-il une demande
d’achat ?
- Est-il pré numéroté ?
- Est-il établi en quantité et en
valeur ?
- Est-il signé par responsable au vu
de la demande d’achat ?
- Est-ce que le choix du fournisseur Un fournisseur
est fait en accord avec la politique ne peut être
de l’entreprise ? ajouté dans le
fichier
fournisseur
qu’après avoir
passé une
commande
avec lui
- Les articles commandés sont-ils
bien ceux qui sont demandés ?
- Est-ce que le prix est le meilleur,
compte tenu des relations prix-
quantité et prix qualité ?
- Existe-t-il un dossier sur le
fournisseur ?
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- Est-ce que le délai de livraison
demandé est raisonnable ? Est-il
respecté ?
- Des bons de réceptions sont-ils
établis systématiquement ?
- Ces services reçoivent-elle une
copie de la commande ?
 Le magasinier ? (pour planifier
la réception)
 Le comptable ? (pour noter les
engagements)
Le service de relance ? (Pour
assurer la livraison à la date
voulue.)

Objectifs 3 :
 S’assurer que toutes les marchandises reçus sont conformes
aux commandes quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont
enregistrés sans délais.
Questions Oui Non Observations
-(Suivi de la réception) La Par les agents
conformité de la livraison avec la du département
commande est-elle contrôlée? Et approvisionnem
par qui ? ent
- Ce contrôle porte-t-il sur la
description, la quantité et la
qualité ?
- Y a t-il un responsable informé de Le responsable
la réception ? Qui ? approvisionnem
ent
- Contrôle-t-on les entrées en
magasin par un inventaire
permanent ?
- Y-a-t-il une procédure de relances
de fournisseurs en retard de
livraison ? Et comment ?

Objectif 4 :
 S’assurer que les factures et les avoirs sont contrôlés avec les
bons de réception pour les quantités et la qualité, et avec les
bons de commandes pour les prix et conditions de paiement
Questions Oui Non Observations
-(Enregistrement des factures) En
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fait-on une vérification avec le bon
de commande et le bon de
livraison ?
- Ces vérifications sont-elles
indiquées sur les factures ?
- Le responsable du service
comptabilité approuve-t-elle les
factures (appuyées des bons de
commande et bons de réception)
avant d’ordonnancer le paiement et
l’imputation comptable ?
- L’imputation comptable, est-elle
vérifiée systématiquement ou par
sondage ?
- Est-ce que le traitement
comptable de la TVA sur la facture
est correct ?

Objectif 5 :
 S’assurer que les paiements par caisse sont justifiés et dûment
autorisés.
Questions Oui Non Observations
- le paiement Est-il fait au
fournisseur dans des conditions
normales ? Tant pour le délai que
pour la méthode ?
- Est-ce que le chiffre d’affaires
total avec ce fournisseur est
compatible avec sa surface
financière ?
- En dehors des opérations de
petite caisse, toutes les dépenses
sont-elle faites sous forme de
chèques, effet de commerce ou
virement bancaire ?
- A-t-on annulé les pièces
justificatives après paiement ?
(Fin questionnaire)

Tableau de force et faiblesse apparentes

TFFA
Taches Objectifs Risques
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Séparation des Séparation des Détournement
fonctions, taches de la
réception et marchandise,
comptabilisatio (càd faire
n éloigner)
Recensement Rationaliser les Engagements
et suivi des
achats des achats
besoins réels sans rapport
de l’entreprise avec les
besoins réels
de l’entreprise
Envoi des bons Suivi des
de commandes commandes
aux
fournisseurs

Rapport d’orientation :

Ce document décline 3 objectifs de l’auditeur :

 Objectifs généraux : ils reflètent les principaux objectifs du


contrôle interne, dans ce cas l’auditeur doit s’assurer de la
bonne application de la procédure du contrôle interne au sein
de la fonction des achats. Il doit veiller à l’identification
complète, exacte et au moment opportun des besoins et
compromettre la sélection du meilleur fournisseur.
 Objectifs spécifiques : Il matérialise de façon concrète les
dispositifs du contrôle interne au niveau de réception de la
marchandise, contrôle les montants dans les BC.
 Champ d’action : les différents services magasin réception
comptabilité.

B. Phase de réalisation :
Comporte trois étapes principales.
 La réunion d’ouverture
 Le programme d’audit
 Le travail sur le terrain

1- La réunion d’ouverture :
Première contact avec l’audité.
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2- Le programme d’audit :

C’est un document interne et contractuel qui permet de répartir les


tâches entre les différents membres de l’équipe d’audit.

3- Le travail sur le terrain :

Dans cette étape les auditeurs procèdent à des observations et des


tests pour affiner le questionnaire du contrôle interne et établir les
feuilles de révélations et analyses des problèmes (FRAP).
Ces FRAP doivent être préparées par les auditeurs, validées par les
audités (responsable des achats) et approuvées par le chef de
mission, en débutant le travail par des observations qui
constitueront un constat, puis la recherche de leurs causes, ensuite
l’élaboration des recommandations et enfin, la précision des
problèmes.

Département
Section achat
FRAP N : X
Problème : Etablissement de bon de commande
 La commande se fait par téléphone
Constat :
 Le constat des fournisseurs se fait par téléphone ou par fixe.
 Le non établissement du bon de commande qu’après la
réception de la marchandise.
Cause :
 Relation de confiance entre le fournisseur et le demandeur.
 Absence de contrôle
Conséquences :
 Risque de non satisfaction des commandes
 Risque d’envoyé une marchandise non conforme
Recommandations ;
 Obligation de produire le bon de commande
Etablit par : Validé par  : approuvé
par :

C. Phase de conclusion :

1- Le rapport d’audit :
Il communique aux principaux responsables pour action et à la
direction pour information les conclusions de l’audit concernant la
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capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission en
mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer
des actions de progrès.
2- Recommandations :
L’état des actions de progrès communique régulièrement à la
direction les suites données aux recommandations formulées par
l’audité et éventuellement les résultats obtenus par des actions
correctives des audités.