DES SERVICES INTERVENANTS DANS LE CYCLE VENTE-CLIENT

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants (ou une séparation entre différentes
personnes des tâches correspondantes à accomplir) :
1/ Service « Administration des ventes ». Distinct du service des ventes, il est essentiellement chargé du traitement et du suivi de
l’exécution de la commande clients.
2/ Service « Approbation des ventes ». Il est essentiellement chargé de donner son approbation avant le traitement de la
commande.
3/ Service « Expédition ». Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée sans autorisation correspondante. Il est souvent
souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions.
4/ Service « Facturation ». Rattaché généralement au service comptable, il prend en charge l’établissement des factures à partir
d’informations communiquées par les autres services.
5/ Service « Comptes clients ». Il enregistre les factures et doit s’assurer que le total enregistré correspond aux éléments transmis
par le service « Facturation ».

ACCEPTATION TRAITEMENT ET EXECUTION DE LA COMMANDE CLIENT 

Objectifs du contrôle interne :
Le contrôle interne doit garantir :
- Que toutes les commandes sont traitées rapidement. Cette pratique permet d’entretenir de bonnes relations avec les clients et évitent les oublis ;
- Que les conditions sont acceptables ; elles doivent être, en effet, étudiées avec soin avant d’accepter la commande.
- Que le client est solvable : La commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué. S’il s’agit d’un
nouveau client, on examine le problème de sa solvabilité si la commande est importante.
Organisation correspondant à ces objectifs
Les éléments suivants sont, en général, à la base d’une organisation satisfaisante.
a) Toute commande (téléphonique, écrite ou transmise par les représentants) est enregistrée quotidiennement et chronologiquement. Un bon de
commande est établi en plusieurs exemplaires prénumérotés.
b) Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour approbation des conditions de la commande. Celle ci est soit acceptée, soit
refusée. Ce refus ou cette acceptation est matérialisé par une mention expresse sur les différents exemplaires du bon de commande.
c) Le bon de commande est soumis à l’approbation d’une personne responsable de l’octroi des crédits. Il est souhaitable que des limites de crédits
maximum de paiement aient été fixées, soit par la direction de la société pour l’ensemble de ses crédits, soit par un responsable de rang élevé pour
chacun d’entre eux.
C’est en considération du passé du client, de la connaissance de son arriéré actuel, de ses références externes, que le responsable de l’octroi des
crédits est en mesure d’approuver les conditions de paiement notifiées sur la commande du client. La trace écrite de cette acceptation doit figurer sur
les doubles des bons de commandes destinés à contrôler l’expédition et la facturation.

FACTURATION DES VENTES
Objectifs du contrôle interne :
Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance :
- que les quantités livrées ont été correctement saisies et conforment aux quantités commandées.
- que les prix sont correctement appliqués et que différents rabais ou remises sont accordés en fonction de l’examen des contrats passés avec les
clients et les remises exceptionnelle doivent faire l’objet d’une autorisation spécifique
- que la facture est correctement établie
- que la facture est arithmétiquement correcte
Organisation correspondante à ces objectifs :
On peut décrire les éléments du contrôle interne qui permettent d’obtenir à chaque niveau la sécurité recherchée
a) Saisie des quantités livrées.  Elle peut être effectuée à partir :
- Des bons d’expéditions ou de livraison de marchandise
- Des bordereaux de ventes au comptant ;
- De documents spécifiques et propres à chaque entreprise
Les quantités livrées sont à rapprocher du bon de commande pour vérification de concordance
b) Détermination des prix a appliquer et abandons de créances.
Les prix de vente des produits ou des services tiennent compte des prix d’achats, des coûts de production, des frais généraux et de la marge
souhaitée par la direction. Il en résulte une liste des prix de ventes par article et par référence qui peut prendre plusieurs formes  : listing
informatique, catalogue ; brochure ,
Il convient que :
- Les prix unitaires soient revus périodiquement par la direction et, le cas échéant corrigés pour tenir compte de l’évolution des prix de revient et de
l’environnement, du marché
- Les prix unitaires pré listés ( détenu a l’avance ), soient effectivement appliqués aux clients sur les factures
Signalons enfin que doivent dûment autorisés par un responsable qui n’a pas accès au comptes « clients » :
- L’octroi de remise dépassant les taux ordinaires ou venant après expiration des délais prévus ; Les émissions d’avoirs
- Les extournes en pertes et profits de mauvaises créances.
c) L’établissement de la facture :
En ce qui concerne l’établissement matériel de la facture ; les éléments d’un contrôle interne minimum sont les suivants :
- Les factures sont établies en plusieurs exemplaires prénumérotés ; un ou plusieurs étant destinés au client , un autre sert à la comptabilisation sur le
journal des ventes avant d’être classé dans le dossier du client, un autre enfin étant classé dans un dossier constitué pour la suite numérique des
factures
Les factures sont constituées par l’original du bon de commande ou du bon de livraison
- Un contrôle sur la séquence numérique des bons de livraison permet de s’assurer que tous ont fait l’objet d’une facturation
d) La vérification arithmétique des factures :
Dans l’optique d’un bon contrôle interne, la vérification des calculs ( additions ; multiplication ; remises ; TVA ;) peut faire l’objet d’un double
contrôle d’exactitude. Le premier est normalement assuré par la personne qui établie les factures , quand au second , il doit relever d’une personne
indépendante de la facturation dont le rôle est de vérifier que toutes les érreurs de calculs ont été corrigées.