PARTIE II : PROPOSITION D’UN MODELE DE

CONTROLE INTERNE DES ACTIVITES

CLASSIQUES

 PROCEDURES DES VENTES- CLIENTS

 PROCEDURES DES ACHATS -

FOURNISSEURS

 PROCEDURES DE GESTION DES

RESSOURCES HUMAINES

CHAPITRE I : PROCEDURES DES VENTES - CLIENTS

SECTION I : LES OBJECTIFS PRIORITAIRES DE CONTROLE INTERNE

I- L’existence d’une bonne séparation des tâches

1. Grille d’analyse des fonctions et des tâches

Les tâches Fonctions

Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle

Démarchage des clients X

Traitement des commandes X

Examen de la solvabilité des clients X

Facturation des ventes X

Expédition des produits X

Contrôle bon de livraison/facture X

Contrôle commande / facture X

Tenue du journal des ventes X

Vérification de la continuité des numéros

des factures comptabilisées X

Edition et suivi de la liste des bons de

sortie non facturés X

Tenue des comptes clients X

Établissement de la balance clients X

Établissement de la balance clients par

ancienneté de solde X

Centralisation comptable des ventes X

Détermination des conditions de crédit X

Relevé des chèques reçus au courrier X

Tenue du journal effets à recevoir X

Détention des effets à recevoir X

Inventaire des effets à recevoir X

Accès à la comptabilité générale X

Tenue du journal de trésorerie X

Émission d'avoirs X

Approbation des avoirs X

Etablissement des relevés clients X

Envoi des relevés aux clients X

Encaissement des factures X

Comparaison des relevés avec les

comptes X

Comparaison de la balance clients avec les

comptes individuels X

Confirmation des comptes clients X

 Relance des clients X

Prolongation des conditions de paiement X

Accord d'escomptes X

Autorisation de passer en perte des

créances ou effets à recevoir X

Détention de la liste des clients passés en

pertes X

2. Séparation des fonctions

Sauf contrôles compensatoires équivalents, les fonctions suivantes doivent être séparées :
comptabilisation,
 prise et préparation des commandes
 facturation
 livraison
 autorisation des crédits
encaissement
II- Compétence et intégrité du personnel

1. Compétence

Le personnel doit être d’un bon niveau académique et/ou bénéficiant d’une bonne
expérience. En outre, la direction de la société doit envisager des cycles de formation et de
mise à jour et de recyclage du personnel.
La compétence est nécessaire pour l’exécution des procédures opérationnelles et celles du
contrôle interne. Le manque de compétence peut amener l’entreprise à la réalisation des
ventes non économiques ou qui ne s’inscrivent pas dans le cadre de la stratégie de
l’entreprise ce qui engendrera la diminution des revenus d’où la baisse de la performance de
l’entreprise.
 Vente non économique : Prix de vente < prix catalogue (fixé par la direction)
 Ventes qui ne s’inscrivent pas dans le cadre de la stratégie de l’entreprise : Vente à
crédit sans l’obtention d’une garantie.

2. Intégrité

L’auditeur doit avoir l’historique des antécédents judiciaires ou disciplinaires du personnel.

En outre il doit avoir une idée sur les éléments de train de vie du personnel. L’auditeur doit
vérifier si le personnel a une relation d’affinité ou de parenté avec l’un des clients.
Une personne qui ne prend jamais de congés ou qui essaye de centraliser le travail entre ses
mains ou qui présente un signe de manque de collaboration, elle peut être une personne
non intègre.
L’auditeur doit être conscient que la fraude dans ce domaine se consomme par entente
entre le vendeur (personnel du service commercial) et le client
Le détournement peut s’effectuer par plusieurs manières dont on peut citer :
 Par entente avec le client
 Par le non enregistrement d’une facture de vente et détournement du montant
facturé.
 Par détournement du chèque et/ou espèce relatifs au recouvrement de certaines
créances.
 Par ventes à crédit en dépassement du seuil toléré (fixé par la Direction).
 Par ventes sans facture et détournement des encaissements
 Par la constitution de remise exceptionnelle non autorisée
 Par vente à des personnes insolvables et interdites à la vente (Décision de la
Direction de la société).
En conséquence une attention particulière doit être prêtée à la moralité du vendeur et des
clients.

III- La stratégie et la politique marketing sont adéquates

Les moyens suivants permettent d’avoir l’assurance que la stratégie et la politique marketing
sont adéquates :
 Facteurs clés de succès : Les facteurs clés de succès commercial doivent être identifiés
pour guider les politiques et stratégies de l’entreprise en matière de conception de
produits, de production, de ventes, de service aux clients et de marketing.
 Connaissance du marché, vigilance commerciale : Périodiquement, l’entreprise doit
entreprendre des études de marché permettant d’identifier les principales tendances et
les principaux changements au niveau de la structure de la demande, des attitudes, du
comportement et des préférences de la clientèle. Ces études doivent permettre à
l’entreprise de se positionner et d’avoir une idée sur les tendances de goût des clients
ainsi que sur l’état de la concurrence. Le personnel de la société doit identifier les
concurrents afin de pouvoir identifier leurs actions commerciales.
 Plan marketing : La direction commerciale doit élaborer un plan marketing pour l’année
à venir et doit procéder périodiquement à l’évaluation des actions entreprises. Le plan
marketing doit notamment intégrer la formation du personnel aux politiques de
l’entreprise. -Culture de service et satisfaction client : Les procédures, mesures et
comportements doivent assurer que l’entreprise focalise sur l’écoute, le service et la
satisfaction du client. Les procédures doivent permettre de s’assurer de la satisfaction
du client. Les entreprises de grande taille disposent généralement d’une unité ou d’un
 service consacré à la recherche de la satisfaction des clients avec un maximum
d’efficacité.
 Autres moyens :
 Actions publicitaires
 Force de vente et réseau de distribution
 Service après-vente
 Incitation des clients par les prix et les facilités de paiement

IV- Politique de crédit à la clientèle est appropriée et correctement contrôlée

Le contrôle interne doit assurer que la politique de crédit à la clientèle est appropriée et
correctement contrôlée. Afin d’atteindre cet objectif les procédures mises en œuvre dans
l’entreprise doivent permettre :
 La définition de délais de règlement par client ou par catégorie de client et/ou par
famille d’article.
 L’établissement de la liste des clients autorisés à bénéficier de délais de règlement.
Cette liste doit mentionner les plafonds de crédit par client.
 La mise à jour systématique des conditions de crédit à la clientèle et ce dans les cas
suivants :
 dans le cadre de la politique générale de la société qui varie selon les conditions du
marché et le positionnement des concurrents
 dans le cadre de l’identification d’un client mauvais payeur ou ayant des antécédents
de retard de règlement avec l’un des concurrents.
 dans le cadre de l’introduction d’un nouveau client ou d’une nouvelle catégorie de
clientèle - L’établissement des instructions relatives à la constitution des dossiers
crédit à la clientèle. Ces dossiers doivent contenir toutes les informations relatives au
client et sa situation financière ainsi que les garanties reçues pour se couvrir contre le
risque non-paiement. Ces instructions doivent prévoir qu’en cas d’absence de l’un
des éléments du dossier, la vente à crédit ne peut pas être conclue et sera par
conséquent non validée.

V- Des outils appropriés pour la gestion des ventes

Le contrôle interne a comme objectif d’assurer que les outils de gestion des ventes sont
appropriés. Afin d’atteindre cet objectif l’entreprise doit se doter du matériels et logiciels
appropriés pour la réalisation, le suivi et le contrôle des ventes.
Exemple :
 Logiciel de gestion de la base de données des clients (Livraison, facturation et
paiement)
 Logiciel de gestion des effets à recevoir
 Logiciel de gestion des impayés et des contentieux clients
  Logiciel de facturation (références des produits, taux de remise, taux de la TVA et prix
intégré au niveau de la base de donnée du logiciel)
 Logiciel de contrôle et identification des produits à la sortie
 Caisses enregistreuses etc

VI- Un système de contrôle et suivi budgétaire adéquat

Le contrôle et le suivi budgétaire approprié est l’un des objectifs prioritaires du contrôle
interne.
L’établissement correct des budgets des ventes est leur confrontation avec les réalisations
permet d’identifier les écarts anormales et de lancer les investigations nécessaires. Les
écarts à dégager entre le budget et les réalisations des ventes peuvent être expliqués par les
situations suivantes :
 Le budget n’est pas correctement établi (objectif trop élevé ou inversement)
 Le changement au niveau de la conjoncture économique et au niveau de la
répartition des parts de marché
 Perte accidentelle de clients
 Les réalisations des ventes (les ventes comptabilisées) abritent des erreurs ou des
omissions. - Des manœuvres frauduleuses pour augmenter indûment les budgets ou
les ventes réalisées (ou inversement).
 En définitif un système de contrôle et de suivi budgétaire des ventes permet
d’assurer la cohérence générale des ventes.

SECTION II : PROCEDURE DE TRAVAIL : CYCLE VENTES - CLIENTS

I- L’existence d’une bonne séparation des tâches

1. Grille d’analyse des fonctions et des tâches

La procédure du cycle ventes - clients est composée des étapes suivantes :

 Réception de la commande client et programmation de la livraison
 Livraison
 Facturation
 Enregistrement des factures clients
 Suivi du recouvrement des factures clients
 Règlement des factures clients et comptabilisation du règlement
I. Phase de la réception de la commande client et programmation de la livraison
N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

L’objectif du contrôle interne est d’assurer que  Les commandes reçues des clients doivent être correctement matérialisées par :
les commandes clients sont correctement  un bon de commande envoyé par le client
centralisées.  par une convention signée entre la société et le client
 par un bon de commande établi par la société et signé par le client (avec
cachet).
 par un registre ou fichier de suivi des commandes tenus par la société
 par un e-mail
1  par la validation de la confirmation de la commande du client sur le site Internet
 Le service commercial doit s’assurer que les bons de commandes comportent une
identification précise des articles commandés.

L’objectif du contrôle interne est de s’assurer  Le service commercial doit étudier la solvabilité du client.
que les commandes clients sont  Le service commercial doit consulter l’état des factures non encore réglées par le
correctement autorisées à être acceptées par client
les sociétés.  les commandes reçues des clients doivent être étudiées et validées par une
personne dûment habilitée à effectuer cette tâche. Cette personne doit étudier la
capacité de l’entreprise à satisfaire la commande reçue du client. Pour ce faire, cette
2
personne doit :
 identifier les articles commandés
 identifier les délais de livraison exigés par le client (pour apprécier la possibilité
de satisfaire la commande)
 identifier les prix mentionnés au niveau du BC (pour les rapprocher avec la liste
des prix)
  consulter son plan de production (disponibilité en terme de temps)
 identifier la possibilité de satisfaire la commande du client (en terme de temps,
de matière première et de main d’œuvre), le cas échéant doit programmer le
recours à la sous-traitance.
 autoriser la commande à être programmer par la confirmation au client et par la
signature de la commande (Mention : commande autorisée à être livrée ou
programmée à la production)
NB : En cas de non approbation du prix et/ou des délais mentionnés au niveau du bon de
commande, une négociation doit être entreprise avec le client afin de rectifier les termes
de la commande et ce, afin d’établir un bon de commande définitif.

Les prix et les réductions accordés doivent être autorisés soit dans le cadre d’une
L’objectif du contrôle interne est de s’assurer politique commerciale générale, soit par un responsable hiérarchique habilité lorsqu’ils
que les commandes clients sont conformes aux ont un caractère exceptionnel.
3 politiques commerciales de la société en terme
de prix, réduction (remise rabais ristourne), délai
de livraison et modalité de paiement.

II. Phase de livraison

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit s’assurer que les  La livraison doit être soigneusement préparée en termes des articles à les livrer et des
livraisons s’effectuent dans le délai moyens de transport à utiliser. En outre, le client doit être avisé de la date et de l’heure
convenu et conformément à la commande de livraison.
client.  La livraison doit faire l’objet d’un document approprié. Le document qui matérialise les
livraisons est le « Bon de livraison ». Le bon de livraison doit être :
1  Pré-numéroté
  Daté
 Etabli en nombre d’exemplaire suffisant :
client comptabilité
Dossier client (avec décharge) souche
 Porter référence du bon de commande
 Mentionner le code, montant, quantité et indication précise des articles à livrer
 Le bon de livraison doit être contrôlé par une personne indépendante préalablement à
la livraison, notamment en le rapprochant avec le bon de commande et les quantités à
livrer.
 Dans le cas où les marchandises seront transportées par une personne externe à la
société, un document de prise en charge de la marchandise par le transporteur doit
être dûment signé par ce dernier. En outre ce document de prise en charge doit
comporter un accusé de réception du client.
 En cas de transport maritime ou aérien des marchandises, une police d’assurance doit
être contractée pour couvrir le risque de perte ou de détérioration des produits.
 Le bon de livraison doit porter l’évidence de la réception des articles par le client
(décharge du client).
III. Phase de facturation

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

1 Le contrôle interne doit s’assurer que toute marchandise  Toutes les livraisons doivent être rapidement facturées. Il existe des
livrée ou toute prestation effectuée fait l’objet d’une logiciels de gestion des ventes qui permettent d’éditer de manière
facturation régulière et sans retard. automatique une facture une fois que le bon de livraison a été validé.
Ces logiciels permettent d’établir une facture pour plusieurs bons de
livraison (Exemple : Facturation automatique tous les 10 jours ou à la fin
du mois).
 La facture doit être appropriée. Elle doit :
 Etre Pré numérotée
 Etre Datée
 Etre établie conformément à la
réglementation en vigueur (Comporter toutes les
indications prévues par la réglementation en vigueur)
 Etre établie en nombre d’exemplaire suffisant :
client
comptabilité
 Dossier client (avec décharge)
souche
 Porter référence au don de commande et au bon de livraison
 Mentionner le code des produits, le prix, les quantités et indication
précise des articles vendus
 Mentionner prix hors TVA
 Mentionner les différentes réductions (Rapprochement réductions

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

facturées/ Réductions autorisées)
 Mentionner le taux de la TVA et le montant de la TVA
 Etre conforme aux articles livrés (Rapprochement BL/FACTURE)
 Etre conforme aux prix pratiqués par la société (Rapprochement
Liste des prix (Catalogue) / FACTURE)
 Etre conforme aux termes convenus avec le client (Rapprochement
convention signée (ou offre)/ FACTURE)
 La facture doit être communiquée au client sans retard. Avant que la
facture soit envoyée au client, il est important qu’elle soit vérifiée par
une personne indépendante (service contrôle facturation). Ce contrôle
est effectué sur le plan documentaire (BC, BL et liste des prix) et sur le
plan arithmétique.
 La réception effective de la facture par le client doit être matérialisée par
sa signature et cachet sur la copie de la facture (décharge du client).
IV. Phase d’enregistrement des factures clients
N° Objectif
Le contrôle interne doit s’assurer que toutes les factures
relatives à l’activité de l’entreprise sont correctement et
intégralement comptabilisées.
1 factures
Moyens à mettre en œuvre
 Le service comptabilité doit contrôler la facture sur le plan documentaire
(BC, BL, Liste des prix) et sur le plan arithmétique.
 Le service comptabilité doit vérifier les conditions de forme de la facture
 Le service comptabilité doit vérifier la bonne application du taux de TVA
et des différentes taxes fiscales.
 Le service comptabilité doit vérifier la correspondance entre la date de
facture et la date de livraison avec l’exercice comptable concerné.
 Le service comptabilité doit contrôler la séquence numérique des
 Le service comptabilité doit contrôler la séquence numérique des bons
de livraison
 S’il s’agit d’un nouveau client le service comptabilité doit correctement
créer un compte client (le compte doit indiquer de manière claire le nom
ou la raison social du client)

V. Phase de suivi du recouvrement des factures clients
N° Objectif
Le contrôle interne doit assurer que les factures
clients sont correctement suivies pour assurer
leur recouvrement dans les meilleurs délais.
1 matérialisés par un document approprié comportant la décharge du client.
 Une fois les contrôles nécessaires ont été effectués le service
comptabilité doit comptabiliser rapidement et correctement la facture
vérifiée.
Moyens à mettre en œuvre
 La fonction recouvrement doit être systématiquement et rapidement informée
des factures émises et des règlements effectués.
 La fonction recouvrement doit tenir une base de données fiable et
constamment mise à jour pour effectuer les recouvrements clients (Fiche client,
balance par âge, échéancier etc).
 La fonction recouvrement doit mettre en œuvre des procédures adéquates pour
effectuer les recouvrements clients (Relance des clients, envoi de fax, envoi d’e-
mail, envoi de lettre recommandée avec accusé de réception, des réunions avec
le client etc).
 Les recouvrements des créances par le service recouvrement doivent être
 La fonction recouvrement doit transmettre le dossier client au contentieux en
cas d’échec de phase précontentieuse.
 La fonction recouvrement doit rendre compte périodiquement de ses activités
  Le service financier doit envoyer périodiquement les relevés de compte aux
différents clients (et doit exiger une confirmation de solde de la part du client).
Ceci permettra d’identifier tout recouvrement non déclaré par le service
recouvrement.
VI. Phase règlement des factures clients et de comptabilisation du règlement
N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit assurer que  Un échéancier des créances doit être constamment mis à jour et confronté avec les soldes
les règlements des factures clients comptables.
s’effectuent dans les délais convenus  Les règlements reçus des clients doivent être correctement rattachés
et sont correctement comptabilisées aux factures correspondantes.
1  Les règlements reçus des clients doivent être rapidement versés en banque.
 L’état des règlements reçus ainsi que les documents relatifs doivent être rapidement
transmis à la comptabilité.
 Le service comptable contrôle les pièces de règlement et procède à l’imputation du
règlement au niveau du compte client approprié