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DESCRIPTION DU CYCLE VENTES


Lentretien avec les responsables a permis de collecter les
informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette
socit :
Les commandes sont rceptionnes par le service commercial soit
directement du client (courrier ou tlphone), soit par les
reprsentants. Le service commercial tablit un bon de
commande numrot et dat en quatre exemplaires, sur lequel
sont nots tous les renseignements concernant les marchandises
livrer et les conditions de rglement.
Les quatre exemplaires du bon de commande sont ensuite
transmis au service Magasin Expdition qui inscrit les
marchandises livrer sur son planning de livraison. Ce service
mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date
dexpdition des marchandises.
-

Lexemplaire n 1 du bon de commande est


expdi avec la marchandise
Lexemplaire n 2 du bon de commande est transmis au service
Facturation.
- Lexemplaire n 3 est class chronologiquement aprs avoir
t utilis pour mettre jour les fiches de stocks
- Lexemplaire n 4 est retourn au service commercial qui
lenregistre sur le registre des commendes puis le classe
dans le dossier client ou celui du reprsentant
Le service Facturation regroupe les bons de commande et, deux
fois par semaine, tablit laide de la liste des prix les factures de
ventes en trois exemplaires, numrots et dats du jour de leur
tablissement.
- Loriginal de la facture est envoy au client
- Lexemplaire n 2 est transmis au service Comptabilit
- Lexemplaire n 3 reste class chronologiquement au service
Facturation avec lexemplaire du bon de commande.
Le service Comptabilit enregistre, au moyen dun microordinateur, la facture dans le journal des ventes et sur le compte
individuel client. Lchance du rglement est note dans la

partie statistique du compte. Lexemplaire de la facture est


ensuite classe dans le dossier factures ventes dans lordre
numrique.
Ds rception, les rglements clients sont transmis directement
au service Comptabilit, qui les enregistre dans le journal de
banque et sur les comptes individuels clients. Tous les deux
jours, des bordereaux de remise de chques sont tablis et
dposs la banque avec les chques.
Chaque fin de mois, le service comptabilit pointe les comptes
clients ; tout client dont le rglement nest pas intervenu
lchance fait lobjet dune relance. Celle-ci est tablie en
double exemplaire :
- Loriginal est adress au client
- Le double est class alphabtiquement dans le dossier
relances clients en attente du rglement.
1 Grille danalyse
assumes :

faisant

ressortir

les

fonctions

Services assumant les fonctions


Comme Magasi Factura Compta
rcial
ns
tion
bilit
Expdit
ions
Rception des commandes
X
Etablissement
bon
de
X
commande
Mise jour planning
X
Expditions des marchandises
X
Mise jour fiche de stock
X
Enregistrement
des
X
commandes
Enregistrement des factures
X
Envoi des factures
X
Enregistrement
comptable
X
des factures
Rception rglements clients
X
Etablissement
bordereaux
X
remise de chques
Fonctions

Pointage compte client


Etablissement relances

X
X

Questionnaire de contrle interne


Oui
ou
N/A

Questions
1. les commandes sont elles
approuves par le service
Crdits
avant
quelles
soient acceptes ?
2. la
responsabilit
des
autorisations de crdits
est-elle
compltement
spare
des
autres
fonctions, particulirement
de la gestion de la
trsorerie, responsabilit
au niveau des ventes, et
fonction comptable ?

5. des factures :
- sont-elles

prpares

Faiblesses apparentes
X

N/A

Ventes des
insolvables

clients

La
comptabilit
qui
tient
les
comptes
clients
nest
pas
interroge
lors
de
lexcution
dune
commande.
X

3. des bons de livraison :


- Sont-ils utiliss ?
- sont-il utiliss pour tous
les lments qui sortent
de lentrepose ?
- sont-ils prnumrots ?
4. les bons de livraison sontils
rapprocher
des
commandes du client pour
contrle des quantits et
des dsignations, de faon
sassurer que tous les
articles livrs sont bien
ceux qui taient lobjet de
la commande ?

Non

Il ny a pas de bons de
livraison.
Le service commercial
tablit
un
bon
de
commande

la
rception
des
commandes

Le service magasinexpdition expdie les


marchandises
avec
loriginal du Bon de
commande tabli par le
service commercial

X
Risque
derreur
numrotation.

de

pour tous les ventes


- sont
elles
prnumrotes ?

6. un contrle est-il fait pour


sassurer quil existe des
bons de livraison pour
toutes les factures et
inversement ?

7. les
factures
sont-elles
rapproches
des
avis
dexpdition pour contrle
des
quantits
et
dsignations,
afin
de
sassurer que tous les
articles livrs ont bien t
factures ?

X
X
X
X

8. un contrle est-il fait pour


sassurer que toutes les
factures sont enregistres
et que tous les numros
de factures font lobjet
dun suivi comptable ?
9. les
factures
font-elles
lobjet de contrles au
niveau :
- des tirages ?
- des totalisations ?
- des conditions ?
- des prix ?

N/A

Le bon de commande
est vis par le service
expdition quand la
marchandise
est
expdie,
puis
est
transmis au service
facturation
Aucun contrle nest
effectu
aprs
la
facturation entre bon
de
commande
et
facture

Contrle non effectu


au niveau du Service
facturation
mais
lenregistrement
au
journal des ventes est
fait
par
ordre
numriques
Risques derreurs au
niveau notamment des
calculs arithmtiques.

N/A

10. les livraisons partielles


sont-elles sujettes aux
mmes procdures que les
ventes
normales,
y
compris limputation au
niveau de linventaire des
cots des marchandises ?

11. les
ventes
diverses
suivent-elles les mmes
procdures que les ventes
normales par exemples,
ventes
dquipement,
dchets, rebuts et ventes
au personnel ?

Le service commercial
tient un registre des
commandes
mais
celles-ci ne sont pas
valorises

12. des rcapitulatifs des


ventes sont-ils prpars,
indpendamment
des
documents tablis par le
dpartement
comptable
qui peuvent tre utiliss
en tant qulment de
contrle
des
ventes
enregistres

3 Feuille dvaluation du systme


Rf

Faiblesses apparentes
releves
Le service commercial
qui
enregistre
les
commandes
clients
dcide des conditions
des rglement

Effets possibles

Incidences sur les


tats financiers
Oui /
Non

Certains
clients
peuvent avoir des
dlais de rglement Oui
suprieur
aux
conditions normales
de
lentreprise.
risque de difficult
de recouvrement

Le service commercial Risque


Oui
ne
contrle
pas
la dinsolvabilit
des
solvabilit du client
clients.
Mauvaise
gestion.

Les bons de commandes Risque


ne
sont
pas attribution

derreur. Oui
dun

Les
clients
dbiteurs
dun montant
important
peuvent faire
lobjet dune
provision
Evaluation
des
provisions
pour
crances
douteuses

Incidence sur
le
programme
daudit des
comptes
Vrifier
les
comptes
clients
dbiteurs.
Contrler les
provisions
pour
crances
douteuses.
Vrifier
les
clients
par
anciennet et
contrler
lvaluation
des
provisions.

Recommandatio
ns au client

La direction doit
fournir une liste
des
conditions
clients. Elle doit
tre avise pour
les
oprations
spciales

Le
service
commercial
devrait avoir la
liste des clients
et
aviser
la
direction en cas
dincertitude sur
lopportunit de
la livraison
Erreur dans Vrifier
le Les
bons
de
les recettes pourcentage commandes

prnumerots : on na
pas la certitude que tous
les bons de commande
ont t honors

meme numro
deux
bons
de
commandes
diffrents

Le
service
magasin
expdition
qui
est
responsable
de
la
conservation des stocks
est aussi charg de la
tenue des fiches de
stocks. Il y a cumul de
fonction

Risque
de Oui
dtournement
des
marchandises et de
dissimulation
des
dtournements

Les factures ne sont pas


prnumerots : le n est
mis au moment de
lmission

Risque de perte de Oui


la facture, si deux
factures portent la
mme n il peut
arriver quune seule
soit transmise la
comptabilit

si
ces
marchandise
s
ont
t
expdies
sans facture
corresponda
nte
Risque
derreur dans
la
determinatio
n des stocks.
Consquence
s
sur
le
rsultat.
Omission de
comptabilisat
ion
de
recettes.
Consquence
s
sur
le
rsultat

de
marge
brute
par
rapport
aux
exercices
prcedentes

doivent
etre
tablis sur des
liasses
prnumerotes

Si
possible
controler
la
marge brute
par catgorie
de
marchandises
. Contrle de
certains
fiches
de
stock
Contrle
marge brute.
Contrle
journal
des
ventes.
Rapprocher
factures
et
bons
de
commande
du
service

Faire effctuer la
mise jour des
fiches de stock
par
le
srvice
comptabilit ou
le
service
facturation

Les
factures
doivent
tre
tablies sur des
liasses
prnumerots

Les factures ne portent


pas
la
date
de
lexpdition
des
marchandises.
Impossibilit de contrle
des chevauchements en
fin
de
mois
(fait
gnrateur TVA) et de
fin dexercice (rgularit
du bilan)
Les factures, une fois
tablies ne sont pas
compares
avec
les
bons de commande

Erreur
dans
les Oui
dclarations de TVA.
Risque
domission
des factures la fin
de lexercice. retard
de rglement

Le service comptabilit
qui
enregistre
les
factures et tient les
comptes clients a accs
aux
rglements
des
clients. De plus ce
service provoque les
relances clients : il y a

Risque
de Oui
dtournement
des
rglements et de
dissimulation
de
ceux-ci
par
manipulation
des
comptes clients

Risque
dcarts Oui
entre
quantits
livres et quantits
factures

magasin
Attente la Pointage des
rgle
derniers bons
dindpenda de
nce
des commande
exercices.
classes avec
Les de TVA les factures.
sont faux
Vrification
de TVA
Incidence sur Effectuer un
le rsultat
sondage sur
les
factures
et bons de
commande
classs
au
service
facturation
Incidence
Faire
un
sur
le rapprocheme
rsultat, les nt entre le
recettes et la journal
des
TVA
ventes et le
registre des
commandes
tenus par le

Faire porter la
date de livraison
sur les factures
et les dater au
jour de livraison

Les
bons
de
commande
et
les
factures
pourraient tre
tablis par le
service
commercial
Mettre en place
un
systme
denregistremen
t
et
de
totalisation des
rglements
clients
ds
louverture
du

cumul de fonctions
Pas de contrle pour
sassurer que toutes les
factures
sont
enregistres

service
commercial
Omission de factures Oui
mme si elles sont
enregistres
numriquement sur
le journal des ventes

Incidence sur
le
rsultat,
les recettes
de la TVA.

Faire
un
rapprocheme
nt entre le
journal
des
ventes
et
registre des
commandes

Pas de contrle effectus Risque derreur de Oui


sur les calculs ports sur calcul du prix de
les factures, ni sur les vente
prix, ni sur les conditions

Comptes de
recettes
et
de rsultats
minors
ou
majors

Oprer
quelques
contrles sur
factures
importantes

Pas de double contrle


de
lenregistrement
comptable de toutes les
factures

Incidence sur
Faire
les recettes, contrler sur
le rsultat, et un mois les
la TVA
factures
comptabilise
s et celles
classes par
le
service

Risque
domission Oui
ou
de
double
comptabilisation des
factures

courrier
avant
transmission la
comptabilit
Il faut donner la
mme numro
la facture et au
bon
de
commande.
Faire effectuer le
cumul par
le
service
facturation
Demander
au
service
comptabilit de
contrler
systmatiqueme
nt calculs des
prix
Faire
totaliser
par le service
facturation
les
factures tablies
mensuellement

Le service commercial
nadresse pas daccus
de
rception
de
commande pour toute
commande reue par
tlphone

Risque de litige avec Oui


le client sil y a une
livraison
non
conforme

Comptes
clients.
Provision
pour litiges

facturation
Demander et
examiner les
litiges
en
cours

Adresser
pour
chaque
commande prise
par
tlphone
une confirmation
au
client
concern