Cycle Achats-Fournisseurs

Encadré par: Réalisé par:

Pr. BIKHZAZEN Nahid CHOUGRAD Hidaya
KAIZAR Chaimae
LAATMANI Boutaina
MAKADIR Sanaa
 Ordre de mission

À
Monsieur le directeur d'audit Interne
Objet: Mission d'audit du cycle Achats- Fournisseurs

Par la présente, Alpha vous confie une mission d'audit ayant pour but d'examiner ses
procédures d'achats d'une durée de 10 jours , à compter du 02/11/2020 jusqu'au
15/11/2020. Tout en priant le Directeur des achats de bien vouloir mettre à votre
disposition les différents documents et informations utiles pour l'acheminement de
votre mission .
Le rapport final doit être présenté à la Direction Générale le 16/11/2020.
Direction Générale
 Programme de la mission

Etapes Tâches Responsable Période Temps

Etape 1 Questionnaire de prise de Ahmed NACIRI Du 02/11/2020 au 2 jours
connaissance 04/02/2020
Etape 2 Diagramme de circulation des Omar BELHCEN Du 04/11/2020 au 1 jour
documents 05/11/2020
Etape 3 Questionnaire d'évaluation du Maria Du 05/11/2020 1 jour
contrôle interne BENOMAR au 06/11/2020
Etape 4 Tableau d'évaluation (des Latifa KHALIL Du 06/11/2020 au 2 jours
Faiblesses Risques et 10/11/2020
Recommandations)
Etape 5 Feuille de révélation et Noureddine Du 10/11/2020 au 2 jours
d'analyse des problèmes MOUSTAIN 12/11/2020
Etape 6 Rapport final de mission Faysal KAMAL Du 12/11/2020 au 2 jours
16/11/2020
 Questionnaire de prise de connaissance

Questions Oui Non Observations

Le marché et l'environnement de l'entreprise connaît-il un Le nombre des clients ne cesse d'augmenter

développement? X

X Oui, en effet l'entreprise occupe plus que 42% de la part de

Si oui, ce développement est–il favorable ou pas? marché .

Oui, cependant on peut toujours constater des rebus et des

X mécontentements de la part des clients par rapport aux
Les produits procurent-ils une satisfaction aux clients?
produits proposés

Existe-il une relation permanente entre le magasin et le X On a constaté que le besoin est détecté par le service
service production? utilisateur chose qui peut engendrer une rupture de stock
 Grille de séparation des fonctions

Besoin Confirmation Commande Réception Enregistrement Paiement

Production X X

Achat X
Magasin X
Comptable X X
Direction
Achat
 Diagramme de circulation des documents
Comptable Utilisateur Service Achat Magasin Fournisseur

Identificati
Consultati
on du
on stock
besoin

Si stock
insuffisant
Diagramme de circulation des documents
Comptable Utilisateur Service Achat Magasin Fournisseur

Demande Demande
Demande
d'achat d'achat
d'achat

Bon de Bon de
commande commande

Confir
matio
n
Bon de Bon de
Bon
Bondede Bon de
commande commande
commande
commande commande

Bon de
commande
 Diagramme de circulation des documents
Comptable Utilisateur Service Achat Magasin Fournisseur

Récept Livrais
ion on

Stocka
ge
Bon de
livraison
Bon de
livraison Facture
Facture

Bon de
Signat
livraison
ure BL
 Diagramme de circulation des documents
Comptable Utilisateur Service Achat Magasin Fournisseur

Facture
Facture

Enregist
rement
F Compar
aison
Contrôle BC/DA/
Mt F/BC F
 Diagramme de circulation des documents
Comptable Utilisateur Service Achat Magasin Fournisseur

Traite Traite

Enregist
rement Encaisse
décaisse ment
ment
 Questionnaire d'évaluation du contrôle interne

Questions Oui Non Observations

Identification du besoin:
Le responsable stock détecte-t-il un besoin? X Le service production a identifié le besoin constaté .

Si oui, existent-t-ils des critères sur lesquels le X Les éléments de sélection du besoin sont absents
responsabLe se base pour la sélection du besoin?

La demande d'achat est-elle automatiquement X Le chef magasinier établit deux exemplaires de

établie? la demande d'achat

Même si le service utilisateur est celui qui a détecté le

Le service utilisateur confirme-t-il le document reçu? X besoin , ce dernier n'a reçu aucune demande d'achat.

Le responsable confirmation est-il désigné et sa X La confirmation du besoin est assurée par le service de
signature est-elle connue par les responsables ? production .
 Questions​
Traitement des commandes :
Y'a t-il une séléction des fournisseurs ?
Quels sont les critères de choix des
fournisseurs ?
​A chaque réalisation d'un bon de commande,
est-ce qu'un exemplaire de ce dernier est
envoyé automatiquement aux parties
concernées ?
Réception
L​ a marchandise est-elle reçue par un
responsable indépendant de la commande ?
​Est-ce qu'un contrôle qualitatif et quantitatif
sont réalisés lors de la réception d'une
commande?
Un rapprochement du bon de commande ,
bon de livraison a-t-il eu lieu ?
E​ st-ce que les intervenants magasin , service
achat et comptabilité ont reçu le Bon de
livraison?
Oui ​ Non ​ Observations​
Oui,les fournisseurs sont sélectionnés à partir
X de 3 critères .
Le délai de livraison , le délai de paiement et
sans oublier le prix de vente
​Un exemplaire de bon de commande est
envoyé systématiquement au fournisseur , au
​ ​X service d'achat et au comptable. Cependant,
aucune copie n'a été envoyée au magasinier.
L​ a réception de la commande se fait par le
​X ​ chef magasinier
​La commande est stockée sur le champ par le
​ ​X responsable magasinier et ainsi elle ne fait
objet d'aucun contrôle
Le bon de livraison est récupéré par le
X fournisseur sans que le magasinier en fasse
une copie
​ ​X L​ e Magasinier envoie au fournisseur le bon de
livraison sans en faire des copies
 Questions​​ Oui ​ Non ​ Observations​​

​Facturation et enregistrement
Le comptable reçoit-il directement la facture
originale ? ​ X​ Le chef magasinier reçoit la facture

Est-ce que la facture fait objet d'un contrôle

de la part du comptable et du responsable ​ X​ Absence de calcul arithmétique
achat?

​ vant l'enregistrement est-ce que la

A Faute de ne pas avoir le bon de livraison , le
facture est rapprochée au bon de livraison? ​ ​X comptable enregistre la facture sans effectuer
aucun rapprochement

Paiement
Le paiement est-il réalisé par une personne
indépendante de la comptabilité? X La traite est enregistrée et établit par le comptable

Est-ce que le mode de paiement est X Le paiement est réalisé par une traite expédiée par
convenable? voie postale
Le moyen de paiement est-il approuvé par
le directeur financier ou bien le directeur X Aucun des deux directeurs n'a reçu la traite
général?
Est-ce qu'on peut constater une
distinction entre la traite originale et la X La traite originale est envoyée par le comptable au
copie? fournisseur sans en faire une copie
 Tableau d'évaluation du système
Faiblesses Risques Recommandations
Gestion des encours et des stocks non
R1 Identification d'un besoin par le service maîtrisé ( surstockage ou rupture de Le responsable de stock doit identifier le
utilisateur stock ) besoin en question

R2 Stocks non contrôlés en permanence Non identification de la rupture du stock Contrôle et suivi permanents des stocks via
l'inventaire
Envoi du bon de commande par le Le service d'achat confirme la demande
R3 service achat au service utilisateur pour Risque de perte de temps et induction d'achat qui est établie par le responsable
confirmation de coûts supplémentaires stock

Critères généraux d'achat sont fixés par Non optimisation des achats et Le service finance , achat, magasin et
R4 le Directeur général détournement de fonds production doivent tous impérativement
approuver les différents critères de choix

Contrôle quantitatif et qualitatif de la

R5 Aucun contrôle de la marchandise lors Absence de conformité entre la marchandise sur la base d'un bon de
de sa réception marchandise commandée et celle reçue commande

R6 Absence de contrôle de la facture Absence de preuve de paiement, non- Rapprochement des documents , facture,
conformité de la facture bon de commande et bon de livraison
 Faiblesses ​ Risques​ Recommandations​

E​ nvoi de la copie de la facture au ​ bsence de preuve (risque de

A L​ a facture doit être archivée au niveau du
R7 comptable litige avec la direction générale service comptable
des impôts )

R8 ​ ucun rapprochement entre la

A ​ on-conformité de la facture à la
N ​ approchement entre la facture, bon de
R
facture et le bon de livraison réception commande et bon de livraison

R9 ​ lassement inadéquat de la facture

C ​Suivi non pertinent de l'opération L​ a facture et le bon de commande doivent
et le bon de commande être classés par date de paiement

E​ nregistrement de la facture sans ​ on réalité des

N E​ nregistrement de la facture doit avoir lieu
R10 aucun contrôle enregistrements( risque après le contrôle
d'enregistrement fictif)
​ ucune copie du bon de livraison
A ​ ontrôle inefficace et absence de
C ​ écupération d'un exemplaire du bon de
R
R11 n'est récupéré auprès du justificatif livraison et l'envoi d'une copie aux services
fournisseur concernés

R12 ​ bsence de séparation entre

A ​Détournement de fonds L​ e paiement doit être effectué par un
enregistrement et paiement trésorier

R13 ​Envoi de la traite par voie postale ​ erte de document et absence de

P ​ écupération de l'accusé de réception après
R
preuve de paiement avoir donné la traite au fournisseur
R14 ​Absence de contrôle hiérarchique ​Détournement de fonds ​Signature de la traite par le directeur
Matrice des risques
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°1
Problème : Le besoin est mal identifié
Constat : Le service utilisateur qui a identifié le
besoin
Cause : Non-respect du principe de séparation des
tâches (utilisation inadéquate des procédures) et
Inconscience du responsable quant à l'importance de
l'enregistrement des procédures
Conséquence: Rupture de stock qui a causé un arrêt
au niveau de la production
Recommandations : Le responsable du stock qui doit
identifier le besoin
N°2
Problème : Absence de suivi permanent des stocks
Constat : Le niveau du stock des matières n'est
contrôlé par le magasinier qu'après alerte du
service fabrication
Causes : Négligence et non gestion des stocks
Conséquence: Contrôle difficile et non
détection de rupture des stocks
Recommandations : Le magasinier doit assurer une
surveillance permanente de l'état des
stocks ( par exemple par l'instauration d'un
logiciel )
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°3
Problème : La demande d'achat est envoyée par
le responsable stock au service initiateur afin
d'être confirmée
Constat : Le service fabrication a confirmé le
besoin identifié par le S. utilisateur
Cause : Procédures complexes
Conséquence: long processus, perte de temps,
risque d'omission ou d'erreur
Recommandations : Confirmation de la demande
d'achat
N°4
Problème : Aucune surveillance lors de la réception
des marchandises
Constat : Réception et stockage de la marchandise
sans contrôle du chef magasinier
Cause : Celui qui commande la marchandise n'est pas
celui qui la reçoit
Conséquence : La commande n'est pas conforme à la
réception
Recommandations : Nécessité pour le magasinier de
surveiller les marchandises livrées au niveau de la
quantité et la qualité
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°5
Problème : La facture n'est pas contrôlée
Constat : Absence de rapprochement entre la
facture, le bon de commande et le bon de livraison
par le chef magasinier
Cause : Absence de professionnalisme
Conséquence : La facture n'est pas conforme
lors de sa réception
Recommandations : Nécessité du rapprochement
entre la facture, le bon de commande et le bon
de livraison
N°6
Problème : Absence de la facture authentique
Constat : Une copie de la facture est envoyée par le
magasinier au comptable
Cause : Les procédures sont non respectées
Conséquence : Problème avec le fisc à cause de
l'absence des pièces justificatives, risque de
retard ou non enregistrement de certaines
opérations
Recommandations : Le comptable doit recevoir la
facture authentique, et les autres intervenants des
copies
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°7 N°8
Problème : Aucun rapprochement entre la Problème : Contrôle inadéquat de la facture.
facture et le bon de livraison Constat : Le comptable n'effectue aucun contrôle des
Constat : Le rapprochement de la F au BC et à opérations avant de passer à l'enregistrement.
la DA par le service acheteur Cause :Absence du BL dans l'archive du service
comptabilité.
Cause : Absence de traçabilité du BL au niveau
du service achat Conséquences: Non-conformité de la facture à la
livraison;
Conséquence: Non-conformité de la F lors de sa
réception Non réalité des enregistrements.

Recommandations : Rapprochement de la facture Recommandations : Le comptable est tenu de vérifier

le fond et la forme de la facture avant de passer à
au BL et au BC...
l'enregistrement tout en la rapprochant au BL.
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°9
Problème : Non séparation des fonctions
enregistrement et paiement.
Constat : Le comptable effectue
l'enregistrement et établit la traite.
Cause : Absence du poste trésorier
Conséquences: Surcharge de travail,
détournement de fonds.
Recommandations : Séparation des fonctions via
le recrutement d'un trésorier qui sera chargé
de l'émission des traites.
N°10
Problème : Envoi de la traite par voie postale.
Constat : Le comptable transfère la traite au
fournisseur par voie postale.
Cause: Insousciance du comptable
Conséquence: Perte de documents, problèmes
avec l'administration fiscale et absence de
preuve de paiement.
Recommandations : Récupérer un accusé de
réception de la part du fournisseur.
 Feuilles de Révélation et d'Analyse des Problèmes
FRAP N°1 FRAP N°2 FRAP N°3 FRAP N°4 FRAP N°5 FRAP N°6

FRAP N°7 FRAP N°8 FRAP N°9 FRAP N°10 FRAP N°11

N°11
Problème : Absence d'intervention du Recommandations : Avant l'envoi de la
directeur général traite, celle-ci doit être contrôlée et
Constat : La traite est envoyé par le comptable signée par le directeur
au fournisseur sans signature du DG
Cause : Non-respect des procédures de la part
du comptable
Conséquence : Risque de détournement de
fonds
Conclusion