Le contrôle interne

A)Le circuit des achats-fournisseurs :

Le circuit achats- fournisseurs est l’un des circuits qui traite des
données répétitives qui nécessitent une bonne compréhension.

L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données

répétitives est d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure
d’évaluer la probabilité d’erreurs importantes pour l’audit dans les
informations comptables issues des traitements des données répétitives.

Cette évaluation du risque est la base de la détermination de la nature

et de l’étendue des tests de validité nécessaire sur les soldes des comptes
concernés pour détecter la présence possible de telles erreurs.

1. Objectifs du contrôle interne :

L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats-
fournisseurs doit permettre de s’assurer que :

Les séparations de fonctions sont suffisantes.

Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et
comptabilisés.
Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de
l’entreprise.
Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et
conformément à son objet.
Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont
enregistrées dans la bonne période.
Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans
l’annexe sont correctement suivis.

2. Séparation de fonctions :

Apprécier la séparation des fonctions selon la grille des tâches :

 Personnel Concerné

Fonctions
1-Déclencheur du besoin.
2-Etablissement des commandes.
3-Autorisation des commandes
4-Réception.
5-Comparaison commande-bon de
réception.
6-Comparaison bon de réception-facture.
7-Imputation comptable.
8-Vérification de l’imputation comptable.
9-Bon à payer.
10-Tenue du journal des achats.
11-Tenue des comptes fournisseurs.
12-Rapprochement des revues fournisseurs
avec les comptes.
13-Rapprochement balance fournisseurs-
compte collectif.
14-Accès à la comptabilité générale.
15-Centralisation des achats.
16-Tenue de la caisse.
17-Détention des titres.
18-Détention des carnets de chèque.
19-Préparation des chèques.
20-Signature des chèques.
21- Envoie des chèques
22-Tenue du journal de trésorerie.
23-Mise à jour du dossier permanent.
Conclusion

3- Questionnaires :
Le questionnaire du contrôle interne (QCI) est l’outil indispensable
pour concrétiser la phase de réalisation de l’Audit. C’est une grille
d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le
niveau et d’apporter un diagnostic sur le dispositif de Contrôle Interne, de
l’entité ou de la fonction auditée (dans notre cas c’est la fonction d’achat).
Ce document commence à s’élaborer dés le découpage des tâches
élémentaires pour la mise en place de l’Audit Interne. Il y aura donc autant
de QCI que de missions d’audit à réaliser.

Dans les services d’audit ayant une certaine ancienneté, ces

questionnaires sont dans les dossiers pour les missions récurrentes : il n’y
a plus qu’à les compléter et les mettre à jour, sinon il faut les créer.
Ces questionnaires permettent à l’auditeur de réaliser sur chacun
des points soumis à son jugement critique, une observation qui soit la plus
complète possible. Pour ce faire, le QCI devra se composer de bonnes
 questions à poser pour réaliser cette observation complète.
Ce questionnaire va donc être le guide de l’auditeur pour que celui-ci
puisse réaliser son programme. C’est un véritable outil méthodologique
permettant d’identifier :

Les contrôles internes mis en place pour se protéger contre les erreurs
potentielles,
Les objectifs d’audit pour vérifier qu’ils sont bien respectés.

 Dans le cas d’audit opérationnel :

Eléments Oui No N.A Réf Commentaire

n s*
L’identification du besoin
Existe-t-il un système de
déclenchement automatique des
commandes
lorsque les stocks arrivent à une
quantité minimum ?
 Si oui, les quantités minimales
sont elles revues régulièrement
en fonction des besoins réels de
la fabrication ?
Les commandes
Existe-il une liste des personnes
habilitées à engager la Société
(éventuellement avec des plafonds) ?
Les commandes de biens et de
services ne sont elles passées que sur
la
base de demandes d’achats établies
par des personnes habilitées ?
La gestion des commandes est elle
centralisée ?
Existe-il une liste des fournisseurs
autorisés pour les achats qui présente
les meilleures conditions d’achat ?
 Si oui, est-elle:
� Approuvée par un responsable ?
� Régulièrement mise à jour ?
Un exemplaire des bons de
commandes est-il communiqué :
� Au service réception
� A la comptabilité.
 Si oui, ces services s’assurent-ils
qu’ils les reçoivent tous ?
La société exerce-t-elle un
contrôle sur les cadeaux et autres
avantages
accordés aux acheteurs par les
fournisseurs ?
Existe-il une procédure de
relance des fournisseurs en retard de
livraison ? ces fournisseurs sont-ils
soumis à des pénalités ?
Les procédures de contrôle des
achats sont-elles revues
périodiquement
par les auditeurs internes ou autres
personnes indépendantes du service
achat pour s’assurer que la politique
de la société est bien appliquée ?
La réception
Existe-il un service de réception ?
Les marchandises reçues sont-
elles rapprochées des bons de
commande
en ce qui concerne :
� Les quantités.
� La qualité.
Des bons de réception sont-ils
établis systématiquement, même pour
les
livraisons sur des chantiers extérieurs
ou chez des clients, des
dépositaires ?
� Si oui, sont-ils pré numérotés ?
� Signés par le réceptionnaire ?
� Datés ?
La pré numérotation des bons est-
elle utilisée pour contrôler :
� L’exhaustivité des bons transmis à la
comptabilité, par centre de
réception ?
� L’enregistrement des mouvements
de stocks ?
Existe-il un système équivalent au
bon de réception en matière de
service ?
Les anomalies en matière de
quantité et qualité constatées font-
elles
l’objet d’un bon de retour ?
Si oui, ces bons sont-ils :
� Pré Numérotés ?
� Transmis à une personne chargée
d’obtenir les avoirs ?
La facturation et enregistrement
Les factures et avoirs sont-ils
transmis directement par le service
courrier à la comptabilité ?
Le service comptable attribue-t-il
un numéro d’ordre chronologique aux
factures et avoirs reçus avant de les
transmettre aux personnes chargées
de les vérifier ?
Si oui, garde t-il une trace de ces
numéros pour suivre le retour des
factures et relancer le service
concerné ?
Des copies de factures sont elles
envoyées au service achat et
trésorerie ?
Les doubles des factures et avoirs
sont-ils annulés, par apposition d’un
tampon « duplicata » ?

Règlement
L’établissement de la traite ou bien
du chèque est il confié à une personne
indépendante(Trésorerier).
Y-a-t-il un contrôle de la traite ?
L’envoie du moyen de règlement à
la direction pour Visa avant l’envoie
aux fournisseurs.
La copie de la traite est elle
adressée au comptable ?

 Dans le cas d’audit comptable.

 Eléments Oui No N.A Réf Commentaire
n s*
ENREGISTREMENT
COMPTABLE
Toutes les factures reçues sont
classées dans un chrono.
Est-ce que les factures fournisseurs
sont rapprochées de l'ensemble "bon
de commande-bon de réception" ?
Est-ce que les factures sont
comptabilisées rapidement dés leur
réception (avant approbation des
services émetteurs pour leur
règlement) ?
Est-ce que les factures sont
contrôlées arithmétiquement par la
comptabilité fournisseur ?
La balance auxiliaire fournisseurs
est elle rapprochée de la balance
générale ?
Les comptes fournisseurs sont
suivis régulièrement (vérification de
l'absence de double comptabilisation,
vérification des règlements, contrôle
des retours et avoirs correspondants,
lettrage).
Tous les comptes fournisseurs
débiteurs sont analysés de façon
régulière (absence de double
règlement...)
La liste des réceptions non
facturées est tenue à jour
quotidiennement et sert de base à la
comptabilisation des FNP à la fin de
l'exercice.
Des procédures de cut-of
efficaces sont mises en place par
l'entreprise à la clôture de l'exercice ?
En fin d'année les factures
fournisseurs libellées en devises sont
converties au taux de clôture de
l'exercice et les écarts de conversion
sont enregistrés comptablement ?
AVOIRS
Les avoirs sont classés
chronologiquement
La comptabilité fournisseur, lors du
suivi des comptes et de la procédure
d'acceptation des factures, s'assure
que tout litige ou retour donne lieu à
l'émission d'un avoir de la part du
fournisseur
Une liste des retours n'ayant pas
encore donné lieu à la réception d'un
avoir de la part du fournisseur est
tenue à jour régulièrement. En fin
d'année cette liste permet de
comptabiliser les avoirs à recevoir.
Tous les avoirs reçus sont vérifiés
quant aux quantités et aux prix
(rapprochement bon de retour- avoir -
facture).
Les avoirs sont comptabilisés
rapidement.
En cas de contrats d'achats
spécifiques avec remises
conditionnelles, est ce qu’il existe un
suivi par fournisseur et des états issus
du système comptable permettant de
justifier la base de calcul de ces
remises.
Règlement
Est-ce que Les factures sont
transmises pour approbation aux
services émetteurs avant leur
règlement. L'accord des services est
matérialisé par une signature et un
bon à payer ?

Le règlement d'une facture est fait

d'après l'ensemble vérifié Bon de
commande - bon de réception -
facture. Existe elle La mention
"réglé le" est apposée sur la facture ?
Les rapprochements bancaires sont
faits mensuellement et vérifiés par des
responsables ?
Il existe une liste des personnes
habilitées à signer les titres de
paiement. Cette liste est mise à jour
régulièrement et communiquée au
service comptable et aux banques.
Séparation des tâches du
règlement
La personne qui émet une
commande est diférente de celle qui
reçoit les marchandises, de celle qui
comptabilise l'achat et de celle qui
émet le chèque (ou accepte la traite).
Les chéquiers sont conservés par
une personne indépendante de celle
qui émet les chèques, dans une
armoire ignifugée et sous clé.
 Toute réponse négative nécessite un commentaire.

Avec :

 O: Oui
 N : Non
 N/A : Non applicable.
 Réf : Référence.