LA GRILLE D'ANALYSE DES TACHES

Elle va véritablement relier l'organigramme fonctionnel à l'organigramme

hiérarchique et justifier les analyses de postes. Tous ces documents reflétant
une situation à une date donnée, il en est de même de la grille d'analyse des
tâches, qui est la photographie à un instant T de la répartition du travail. Sa
lecture va permettre de déceler sans erreur possible les manquements à la
séparation des tâches et donc d'y porter remède. Elle permet également d'être
le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun. Comment est-
elle structurée ? Comment la remplit-on ?

1 - Structure de la grille

On peut concevoir une grille pour chaque grande fonction ou chaque processus
élémentaire : chaque grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations
relatives à la fonction ou au processus concerné. Les services d'audit bien organisés, et les
cabinets d'Audit Externe, disposent de grilles préétablies mentionnant en colonne 1 et ligne
à ligne, le détail des tâches élémentaires (autant de lignes que de tâches). La qualité d'une
grille est dans ce découpage initial au cours duquel il ne faut rien omettre dans le suivi
séquentiel des opérations.

On peut ainsi préétablir des grilles d'analyse des tâches :

- pour la fonction achat,
- pour la fonction ventes,
- pour la fonction trésorerie,
- pour la fonction investissements, etc.
- pour toute fonction dont l'ensemble des tâches peut être énumérée de façon
séquentielle.

Dans la colonne 2 on indique la nature de la tâche en se référant aux grandes

catégories en principe inconciliables pour une bonne séparation ; on indique
donc s'il s'agit:
- d'une simple tâche d'exécution,
- ou d'autorisation,
- ou d'enregistrement comptable,
- ou financière,
- ou de contrôle (vérification).

1
 Les colonnes suivantes de la grille sont destinées à indiquer les personnes
concernées.

2 - Mode d'emploi

Pour chaque tâche et en commençant par la première, l'auditeur va chercher

qui l'accomplit. A chaque fois qu'il rencontre un personnage nouveau, il
indique son nom en tête d'une colonne et fait une croix en face de la tâche
concernée : remplir une grille c'est donc identifier et mettre des croix. Une
dernière colonne est toujours prévue pour les tâches non exécutées.

Illustration

Dans une PME le processus de paiement des factures fournisseurs comporte

10 opérations :
1. réception au service courrier,
2. transcription des factures reçues,
3. rapprochement factures/Bons de commande,
4. rapprochement factures/Bon de réception,
5. vérification de la facture,
6. comptabilisation,
7. ordonnancement,
8. établissement du chèque,
9. signature du chèque,
10. envoi du chèque.

Les informations recueillies par l'auditeur permettent de remplir la grille ci-

après :

Tâches
de
Resp Courrier

Gestionnaire B
Resp Achat Y

Non Réalisée
Comptable A

Pouvoir C
Fondé

………….
X

1- Réception Ex X
2- transcription Ex X
3- Rapprochement Fact/BC C X
4- Rapprochement Fact/BR C X

2
 5- Vérification Facture C X
6- Comptabilisation En X
7- Ordonnancement A X
8- Etablissement du chèque FN X
9- Signature du chèque A X
10- Envoi du chèque X

La simple lecture de cette grille élémentaire permet de déceler les faiblesses

suivantes :
1. les factures ne sont pas transcrites sur un registre à leur arrivée,
2. le responsable des achats - qui a établi la commande – effectue des tâches
de vérification/contrôle qui incombent normalement à la comptabilité.
3. le chèque ne devrait pas être établi par le comptable mais par le caissier.

Cette illustration élémentaire montre clairement :

- qu'il est extrêmement simple de décrypter une grille d'analyse de tâches,
même si elle est infiniment plus complexe que l'exemple choisi,
- que les conclusions ne peuvent être tirées que si les têtes de colonne
indiquent clairement des noms de personnes et non des intitulés de service.

Ainsi conçue, la grille d'analyse des tâches est également utilisée par les
organisateurs pour mesurer le travail de chacun. Elle est, en fait, le véritable
point de convergence entre l'individu et l'entreprise, entre l'analyse de poste du
premier et l'organisation de la seconde.