LES PAPIERS DE TRAVAIL

1- QUOI ? qu’est ce ?

Les Papiers de Travail sont la matière première que l'auditeur produit pour :
- documenter et consigner chacune de ses constatations et conclusions,
compiler les faits et réflexions ayant valeur de preuve et d'argument ;
- constituer une base commune en vue d'un travail d'échange,
d'enrichissement, de réflexion et d'émulation entre les membres de
l'équipe.

En effet, l'auditeur n'accorde qu'un crédit limité à sa mémoire et préfère

soumettre sa réflexion à la discipline intellectuelle qu'exige l'écrit. Il évitera de
bâtir son travail uniquement autour de confrontations orales pouvant générer des
idées trop générales, superficielles, voire erronées.

2- QUAND ? à quelle occasion ? sujet ? moment ?

L'auditeur produit des Papiers de Travail à tout instant, depuis le moment où il

prépare sa mission jusqu'à son Rapport. Il les établit, précise Larry Sawyer (The
Practice of Modem Internal Auditing) :
- comme recueil des informations qu'il obtient,
- pour identifier et documenter les faiblesses qu'il relève,
- pour aider la progression ordonnée de sa mission,
- comme matériau lors des discussions avec les audités,
- pour étayer son rapport,
- pour valider ses conclusions et recommandations,
- comme base de la supervision de l'avancement et des résultats de la
mission,
- comme matériau de référence pour d'autres missions.

En pratique :
- les Papiers de Travail doivent être établis quotidiennement au fur et à
mesure de l'avancement de la mission ;
- leur diffusion et lecture au sein de l'équipe doit être la plus rapide
possible;
- leur support est de plus en plus fréquemment électronique.

3- COMMENT? quel est le mécanisme de la mise en oeuvre ?

Pendant l'élaboration des Papiers de Travail, deux principes doivent guider

l'auditeur : productivité et qualité.

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3.1. Productivité

Aucun Papier de Travail n'est gratuit : l'auditeur doit pouvoir associer chaque
Papier de Travail à un objectif de contrôle défini dans le Programme de
Vérifications, ou à un objectif du Plan d'Approche.

Tous les papier de travail sont donc non seulement indexés, mais aussi
référencés et cross-références.

Le classement des Papiers de Travail doit permettre un accès direct et rapide à

l'information désirée, aussi bien pour le superviseur que pour l'auditeur lui-
même; en outre, une fois sorti d'un dossier, un Papier de Travail doit pouvoir
être reclassé sans recherche, et donc être indexé et comporter un numéro de
mission. Un système d'indexation simple et souple génère un gain de temps en
simplifiant la revue des dossiers, ainsi qu'en préparant efficacement les phases
de synthèse, de rédaction et de discussion du Rapport.

Un même Papier de Travail doit pouvoir être utilisé pour plusieurs tests ou
analyses, par exemple plusieurs analyses sur une même population. Une
utilisation astucieuse de copies de documents peut dans certains cas éviter des
retranscriptions fastidieuses en vue de préparer un test.

Les documents établis lors des missions antérieures (organigramme, diagramme

de circulation ...) peuvent être repris à l'occasion d'un nouvel audit.

L'utilisation de symboles («tick-marks») de couleur doit permettre la

matérialisation et la visualisation rapides des contrôles effectués : vérification
mathématique, rapprochement,... Ils doivent être expliqués par une légende.

La rédaction d'un Papier de Travail doit être soignée, mais il ne s'agit pas d'un
exercice littéraire. Un style dépouillé, voire télégraphique, est conseillé, à
condition qu'il n'enlève rien à la précision et à la clarté du texte.

Il est plus commode d'établir les Papiers de Travail au crayon. Toutefois il faut
veiller à ce que toute modification rétroactive (après l'établissement du Papier de
Travail, ou a fortiori après l'émission d'une FRAP) laisse trace de la version
précédente. Il est conseillé d'aérer les Papiers de Travail pour faciliter la lecture
et permettre les compléments.

3.2. Qualité

Le Papier de Travail est un des produits finis élaborés par l'auditeur. Ses
principales qualités sont la concision, la précision et l'exhaustivité. C’est une

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responsabilité majeure de l'auditeur que d'élaborer des papiers de travail clairs,
lisibles et complets.

Le Papier de Travail n'est pas un document anonyme. Il constitue l'expression la

plus tangible de la qualité du travail fourni par l'auditeur et de son niveau
d'expérience. Il est donc signé et daté par celui qui l'a émis.

Les Papiers de Travail ne doivent pas être chargés d'informations superflues ou

inutiles. Un bon Papier de Travail n'est pas non plus seulement une collection
plus ou moins organisée d'informations, mais doit marquer une progression dans
la réflexion et l'avancement de la mission.

Chaque Papier de Travail doit susciter des idées ou interrogations nouvelles. Il

est pratique de les consigner sur une liste de points à suivre.

Les Papiers de Travail de l'auditeur sont systématiquement revus par le Chef de

Mission (ou l'auditeur en charge, ou le binôme, selon l'organisation du service)
c'est une garantie de la qualité du travail effectué. Les observations ou questions
émises par le Chef de Mission font l'objet d'un Papier de Travail appelé «note de
supervision» ; chaque note de supervision est indexée et fait référence à un
Papier de Travail ; l'auditeur répond de préférence sur une nouvelle feuille qui
fera référence à la note de supervision.

4- ATTENTION ! pièges et ficelles

Un dossier bien organisé, des Papiers de Travail construits et référencés,

confèrent plus d'assurance à tout auditeur en phase de discussion et laisse une
impression favorable aux audités sur le sérieux des travaux effectués. Il est
conseillé par exemple, pour parer à toute question pertinente des audités, de
référencer le projet de Rapport, sur les exemplaires audit, aux Papiers de
Travail, ce qui permet un accès immédiat aux dossiers de travail.

Les Papiers de Travail sont pour la plupart établis sur des pré-imprimés de
papier coloré :
- la couleur permet de distinguer au premier coup d’œil les documents
produits par l'auditeur des copies reçues des audités ;
- la pré-impression comporte des emplacements pour y porter le nom (ou
les initiales) du rédacteur, le nom ou le n° de la mission, l'objet, la date
d'établissement et celle de l'action (exemple : compte rendu le 27/6 de
l'interview du 24/6). le type (exemples : Feuille de Couverture, compte
rendu...), les numéros d'index, de référence et de cross-référence, ainsi
que les références des notes de supervision et de leurs réponses.

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Les documents de taille réduite (exemples : bande additionneuse, carte de
visite ...) seront collés ou attachés aux Papiers de Travail.

Il est bon de distinguer, sur un même Papier de Travail, les faits des
commentaires ou opinions, par des artifices graphiques ou de mise en page.

Les Papiers de Travail doivent être conservés en lieu sûr et leur diffusion limitée
à l'équipe en charge de la mission. En fin de mission il est d'usage de rassembler
les originaux et de détruire les copies. Tout Papier de Travail d'une section
abandonnée doit être conservé (et comporter la justification de cet abandon).