Thématique 4 : Techniques de prise de note,

Rédaction de Rapport et Ecrits Professionnels

Sous-Thème 1 : Introduction, Objectifs général et Définition de concepts
Sous-Thème 2 : Techniques de prise note
Sous-Thème 3 : Rédaction de Rapports
Sous-Thème 4 : Ecrits Professionnels
Sous-Thème 5 : Cas Pratique
Sous-thème 6 : Synthèse, Conclusion et recommandation

.
Sous-thème 1 : Introduction, Objectifs général et
Définition de concepts
1. Introduction : Pourquoi apprendre les Techniques de prise de note, la
Rédaction de Rapport et les Ecrits Professionnels ?

• Quel que soit la tâche ou les rôles d’un secrétaire ou d’un agent, ceux-ci sont subordonnées par la prise de
note, la rédaction des rapports et des écrits professionnels. Tout travailleur est appelé à prendre des notes,
rédigé des rapports ou encore écrit des correspondances. Mais la prise de note, la rédaction des rapports et
les écrits professionnels sont des documents formalisés, dont la rédaction et la présentation obéissent à des
règles strictes. Ce formalisme est en lien avec la destination d’usage de ces documents et leur finalité.

• Pour l’administration, le dicton « les paroles s’envolent, les écrits restes » a valeur de loi. Toute demande,
toutes information importante doivent être formulées dans un écrit présenté selon les normes admises.

• IL est toujours prudent de laisser une trace écrite, car l’écrit a valeur de preuve en cas de contestation.
2. Objectifs de la formation

• Savoir maîtriser les techniques de prise de notes,

• Savoir comment et quoi noter,

• Utiliser les techniques de prise de notes en fonction du contexte et des objectifs,

• S’approprier les techniques rédactionnelles pour dynamiser et rendre lisibles ses écrits,

• Acquérir des outils et fournir des points de repère pour « optimiser ses écrits professionnels »,

• Rédiger des notes de service et des comptes-rendus dynamiques et percutants.

3. Définition des termes et concepts

La Note : au sein d’une administration, a l’instar du FNDS, on n’échange pas des lettres, mais des notes. La note
peut être de diverse formes et de divers aspects, et vient en appui d’un document soumise à la signature pour
l’informer, être une analyse d’un dossier, un résumé ou la synthèse d’une réunion. Sa présentation doit obéir aux
règles communes aux autres documents administratifs avec ses caractéristiques propres.

La prise de note : On prend, en effet, des notes de façon systématique, presque spontanément chaque jour, chez soi,
au bureau, à l’école, etc. On en prend pour faire des courses, pour voyager, pour organiser un événement
(anniversaires, fiançailles, etc.). On peut prendre des notes à partir d’un discours oral (cours, exposé, conférence,
etc.), d’un écrit, d’une observation (enquête, mission, excursion, stage, etc.). On peut aussi prendre des notes à partir
de ses propres pensées (impressions, une idée, etc.). Tout porte à penser que la prise de notes est une activité des plus
banales.

Mais que veut dire la prise de notes ? : La prise de notes est une activité qui consiste, pour le noteur, à marquer ce
qu’on juge digne d’intérêt pour en garder une trace écrite. On peut noter (consigner, enregistrer, marquer, écrire pour
mémoire) une adresse, un numéro de téléphone, etc., comme on peut noter « les passages intéressants d’un livre.

Prendre des notes, c’est noter, consigner, retenir l’essentiel : « Il est déjà facile de voir que la prise de notes
doit se tenir à mi-chemin entre ce « tout » et ce « rien » : bien noter n’est pas tout noter, ni rien noter, mais
noter l’essentiel. »
3. Définition des termes et concepts (suite 1)

Le Rapport : Revenu, produit d’une chose. Compte-rendu d’une activité;

témoignage de choses vues ou entendues Récit, témoignage.

Un rapport est un document traitant d'une question importante et adressé à un supérieur

hiérarchique. Il a pour objet l'exposé de l'exécution d'une mission ou l'étude d'une
question, de faits importants survenus dans le service ou à l'école. Le rapport est différent
du compte rendu par sa rédaction plus personnelle et par sa portée plus général, plus
analytique. Il évoque un certain nombre de données objectives, les analyse, aboutit à une
conclusion et présente des propositions le plus souvent au conditionnel sur lesquelles les
supérieurs auront à se prononcer. Le rapport permet à son destinataire de prendre la
décision d'agir.

La rédaction d'un rapport répond dans la plupart des cas à une demande du manager
qui a besoin de s'informer sur une question pour prendre une décision. Toutefois, une ou
un assistant. e peut très bien rédiger un rapport de sa propre initiative.
3. Définition des termes et concepts (suite 2)

Ecrit professionnel : Les écrits professionnels sont les différents types de textes «
utiles » produits dans le contexte du travail.

Pour l’administration, l’écrit professionnel est l'échange d'écrits entre les hommes
et/ou les services de l'appareil administratif ou encore l'ensemble des écrits de
l'appareil administratif. Elle a ses règles d'organisation et de fonctionnement. Elle suit un
cheminement particulier de l'expéditeur au destinataire. C'est ce qui explique que toute
correspondance administrative n'est jamais envoyée directement à l'intéressé comme c'est
le cas d'une lettre personnelle. Elle doit être acheminée par la voie hiérarchique
c'est-à-dire par l'intermédiaire des supérieurs hiérarchiques.
Sous-Thème 2 :
Techniques de prise Notes
1. Qui est concerné par la prise de notes
Tout le monde est appelé à prendre des notes, que ce soit :
• Un directeur,
• Un chef de service,
• Un secrétaire,
• Un agent.
Ceci dans plusieurs situations, que ce soit :
• Lors d’une réunion,
• D’une conversation téléphonique,
• Lors d’une formation,
• Ou encore des consignes et orientation de la hiérarchie.
2. Fondamentaux
La prise de notes est une technique qui permet de résumer l'essentiel d'un discours
oral ou écrit.

C’est un outil précieux pour faciliter la synthèse et la compréhension des propos

énoncés lors d’un cours ou d’une conférence. Lors d’une prise de parole, les
orateurs peuvent atteindre, en moyenne, une cadence de 250 mots par minute.

Il est difficile de relever les 250 mots en une minute… Surtout quand la vitesse
moyenne de prise de notes manuscrite est de 30 mots par minute et de 41 mots
en moyenne pour une saisie au clavier.
3. Principe pour des prises de notes optimales

 Quelle que soit la méthode choisie, la prise des notes se doit d’être bref !
C’est-à-dire prendre en compte que l’essentiel, sans construction des phrases.

 Des abréviations peuvent être choisi, mais celles qui peuvent être comprises
et reproduire facilement à la relecture de la notre.

 Attention !! La note prise doit toujours conserver le sens premier. Certains

mots et expressions sont primordiaux et ne peuvent être retirés ou contractés.
4. Les outils de prise de note

Ils varient en fonction des préférences:

4.1. Outils classiques
 Outils classiques : Stylos et support à papiers.
 Outils numériques : ordinateurs, tablettes,
smartphones, etc.

 Les notes manuscrites sont considérées par certains comme archaïques. Elles restent cependant
très simples d’utilisations et pratiques.
 Evitez les stylos à 4 couleurs, car ils génèrent des pertes de temps. Choisissez un stylo à encre
effaçable pour ne pas vous porter le correcteur à tout bout de champ.
 Pour le support, utilisez un bloc-notes, un cahier ou un classeur. Pensez à numéroter et agrafer vos
pages, si vous avez des feuilles indépendantes.
4. Les outils de prise de note (suite)

Que ce soit les stylets (stylo sans mine, utilisé sur des
écrans tactiles) ou même les claviers, les avantages des
4.2. Outils numériques outils numériques de prises de notes sont nombreux :
transcription accélérée, correction facilitée, relecture plus
agréable, etc.
Assurez-vous d’avoir suffisamment de batterie ou d’être branché sur secteur. Évitez
d’ouvrir plusieurs applications/logiciels à la fois. Surtout si votre appareil a des
performances limitées.
Enfin, le choix de l’outil dans la prise de notes est très important. Il doit rendre vos
rédactions agréables et fluides. Dans le cas contraire, vous perdrez plus de temps à
essayer de « dompter » votre instrument.
Adoptez-en un pour son efficacité et sa simplicité, non pour sa diversité de fonctions
qui pourraient compliquer son utilisation.
Et ne changez pas d’application régulièrement : une bonne prise de notes demande à
avoir des automatismes. Ceci s’acquiert par la répétition.
4. Les Techniques de prise de notes

 Anticiper la réunion ou l'événement ;

 Sélectionner l'outil de prise de notes adéquat ;
 Choisir la méthode la plus adaptée au contexte de prise de notes ;
 Utiliser des abréviations ;
 Avoir recours à des termes simples et directs ;
 Mettre en évidence les informations uniques.
4. Conditions pratiques d’une bonne prise de notes
Il faut :
 Écrire seulement au recto ;
 Dater les pages ;
 Indiquer les circonstances de la prise de notes (réunion, exposé, conférence, enquête, séminaire, etc.) ;
 Aérer la mise en page (laisser des espaces blancs entre les paragraphes et les parties) pour se repérer
facilement dans les notes. Ce procédé favorise largement la mémoire.
 Sauter une ligne en passant d’une idée à l’autre ;
 Laisser un double espace blanc entre les parties ;
 Chaque paragraphe ne doit contenir qu’une idée et une seule ;
 Laisser une marge suffisante (à droite ou à gauche) pour pouvoir ajouter ultérieurement des informations
en relation avec les notes ;
 Si l’on prend des notes à partir de l’oral, laisser de l’espace pour compléter un élément qui a échappé au
cours de la prise de notes ;
 Numéroter les pages de notes, les sources, références des citations.
4. Conditions pratiques d’une bonne prise de notes

On doit être capable de restituer le contenu du document de départ à partir des notes
relevées ;
La quantité d’information retenue doit être inférieure à celle du document de départ.

 Noter les phrases suivantes en style télégraphique, de manière à ne retenir que

l’essentiel, en utilisant des abréviations, signes, dessins, symboles ;
 Supprimer les articles ;
 Supprimer les verbes et employer des signes ;
 Supprimer ce qui est inutile pour le sens ;
 Traduire le texte sous forme de notes : il s’agit de retrouver le plus fidèlement
possible à partir des notes le texte original ;
 Même exercice à partir d’un enregistrement audio ou vidéo. NB. L’écoute ne
doit être faite qu’une seule fois.