Introduction a la communication écrite

dans l’entreprise
Salariés,cadres,ou
dirigeants,tous communiquent
entre eux.
Leur communication est une
des déclinaisons d’un système
global d’organisation des flux
d’information et des échanges.
En entreprises plus
qu’ailleurs ,l’information qui
est la matière de la prise des
décisions, n’est pas
donnée,mais elle est
 Définition :

• La communication écrite dans

l’entreprise peut être définie
comme la production
d’informations sur supports écrits
que cela soit au niveau relationnel
interne ou externe et comme la
création d’interface .
 Principaux moyens de la
communication écrite
1. La communication interne
• Descendante:
• Le journal d’entreprise
• La note(de service ,d’information ,d’instruction)
• La revue de presse
• Le panneau d’affichage
• La boite à idées
• Les communications électroniques.
 • Ascendante:

• Note de synthèse
• Le compte rendu
• Le rapport

2. La communication externe:
• La lettre commerciale
• VPC
 Le journal de l’entreprise
Le journal d’entreprise constitue
l’élément majeur de la
communication interne au point qu’il
se confond parfois avec elle.
Il est conçu prioritairement comme
une vecteur ou moyen d’information
destiné aux salariés.
• Il permet:
 une parfaite maîtrise du contenu
rédactionnel;
 Souple et contrôlable;
 Tonalité trop hiérarchique;
 Manque d’interactivités;
 La réduction des budgets de la
communication interne amène à
remplacer le journal interne par des
formules moins onéreuses;
 Le progrès des NTIC(messagerie,
Internet,etc.) celle-ci se posent en
substitut du journal classique.
 La note
.

pour transmettre une note d’information

information générale
note de
travail à exécuter

service

La note pour donner des ordres

modalités d’exécution note

d’une tâche d’instruction
 La note service
A- Objet et rôle de la note de service

Destinée à transmettre un ordre, la note de

service circule toujours dans le sens
hiérarchique descendant. Elle a pour but de
faire accepter l’ordre et d’en l’obtenir une
exécution correcte, dans le délai fixé .
Elle peut être mise pour demander au
personnels d’exécuter un travail, de respecter
un règlement…..
 B-B- fond
Forme

Éléments indispensable Justification

en-tête simplifié utilisation interne

service émetteur identification de l'origine de la note

date d'émission connaissance indispensable pour l'action

numéro de la note identification et classement

objet ou titre de la note prise de connaissances immédiates de l'information ou l'ordre

destinataire diffusion

signature identification précise de l'émetteur et moyen de preuve

 C- fond

• La note de service étant

l’expression d’un ordre , il est
capital que celui-ci soit donné avec
précision, elle ne doit pas être
l’objet d’explications
complémentaires
 Note d’information
• La note d’information n’est pas
comme la note de service; une
communication traduisant un acte
d’autorité. Elle a simplement un
caractère informatif
 A-Forme
A- Forme
Sur papier à en-tête, du service
émetteur de la note apparaît les
éléments suivants:
Note d’information: numéro, date,
objet ou titre, le signataire, et
destinataire
BMCE Casablanca; le14/12/06

Direction générale
Note d’information

Objet: Organisation d’un arbre de Noël

Un arbre de Noël sera organisé le 24 du mois courant à l’honneur

des enfant du personnel ayant au mois un an d’ancienneté au sein de
la banque.
A cette effet, les enfant de mois de cinq ans bénéficieront des
cadeaux qui seront soumis de la main de père Noël. Ces derniers se
retrouveront autour d’une table à laquelle seront invitées leurs
parents.
directeur général
N.BOUZHAR
Destinataire
L’ensemble du personnel
 B- fond

Son but étant d’informe,la note

d’information se concentre sur
l’information à donner,
par ,centre,pour éviter toute
déformation,
 La note d’instruction
A- définition

• La note d’instruction est un document

qui représente un guide de travail,
émanant d’une autorité supérieur ou
rédiger par le fabriquant d’un produit
ou le constructeur d’un matériel
• Elle est portée générale et demeure
valable tant qu’elle n’a pas était
modifiée ou annulée
 B- Rôle

Elle transmet des:

• Directives: la réalisation d’une tâche
• Consignes: ex: la note affichée dans
les ateliers( mettez vos casques ,
attention ...)
• Instruction: la note transmet la
procédure utilisation d’un matériel
 C- Rédaction et présentation

• Il faut souligner que dans la

pratique les trois terme:
directives

consignes

instructions
La note d’instruction est rédigée
dans un style simple, sur un ton
impératif à la tournure
impersonnelle, et ne comporte pas
d’appellation .Elle est présenté sur
un papier à en tête du service
émetteur, elle est affichée à,
proximité du poste de travail
 La revue de presse

• C’est la diffusion organisée en

interne des articles parus dans la
presse externe concernant
l’entreprise .

• Elle a deux buts :

1. Informer les salariés des opérations
de l’entreprise ayant eu un
retentissement médiatique.

2 . Sensibiliser les salaries a

l’ensemble des activités de
l’entreprise en leur procurant une
ouverture sur les enjeux de celle-ci.
 Panneau d’affichage

• Le panneau est un moyen d

information qui permet de
prévenir,sensibiliser,ou informer les
salaries d’une entreprise.

• Sa principale caractéristique est

de ne pouvoir délivrer qu une
information sommaire.
• Le panneau d affichage doit être :

• Visible
• Lisible
• Régulièrement renouvelé
 Matérialisée par une urne
servant à introduire des suggestions
Ou interrogations

Objectifs:
Boite à idées -Remonter
anonymement les
suggestions.
-Établissement d’un
dialogue entre la
hiérarchie et les salariés.
 Les tendances récentes

• Le journal électronique
• L’agence d’information
• Autres communications électronique
 Le journal électronique

• Panneau lumineux • Objectif:

d’information.
-Délivrer des
• Journal vidéotex. informations
brèves
 L’agence d’information

• Née au début des 80’ dans

les entreprises possédant
de multiples implantations;
• Permet de diffuser une
information instantanément
à un ensemble de sites
nationaux et internationaux.
 Autres communications électroniques

• Ensemble des informations diffusables

informatiquement.

•Formules intranet: •Forums de

discussion :
Banque de données
interne à l’Entreprise Permettent de
offrant la possibilité •Messageries travailler ensemble
d’échange et électroniques: sur un même projet
dialogue Permettent d’adresser en utilisant un
du courrier à un ou logiciel commun à
plusieurs destinataires plusieurs personnes
 La note de synthèse
A- définition
La note de synthèse est un écrit qui
a pour but:
• L’infirmation rapide sur le contenu
d’un article ou d’un ouvrage
• La récapitulation de deux ou
plusieurs textes traitant le même
thème
 B- Forme
Elle porte un titre et doit indiquer ses sources:
• Le titre de l’article
• Le nom de la revue de l’ouvrage
• Le ou les noms des auteurs
• La date et le numéro de parution de la revue
ou du journal
• Numéro de l’édition
• le nom de l’éditeur
 C- fond

• Le plan de la note de synthèse ne

suit pas obligatoirement celui du
texte de base mais il correspond à
l’enchaînement logique des idée
du destinataire
 C- rédaction de la synthèse

• Lecture de l’article ou de l’ouvrage

• Analyse: relevé des idée principales de
chaque paragraphe
• Prise de note sur une fiche de lecture
• Élaboration d’un plan adapté au souci
du destinataire
• Résumé de chaque paragraphe en
quelques phases
 Le compte rendu

• Le CR est essentiellement le récit,l

expose plus ou moins détaille de faits
ou d évènements auquel le narrateur
a assiste activement.
 Il en existe deux types :

De réunion
• CR
D’activité
 Le compte rendu de réunion

• Son but est de garder trace de ce qui a été dit

ou décide.
• Il doit préciser :
le service concerne,la date et heure de début
et fin,les personnes présentes et
absentes,l’ordre du jour et les décisions
prises pour chaque point
• Il est rédigé souvent par le secrétaire de
séance qui se contente de raconter ce qui il a
entendu ou vu sans prendre partie
(objectivité) .
 Le compte rendu d’activité

• Son rédacteur est charge de présenter

la synthèse de l activité de l’entreprise
pendant une période écoulée.
• Il peut renforcer ses propos a l aide de
chiffres pour expliquer les évolutions
de l’activité.
• Le rédacteur peut introduire ses
propres remarques.
• Le CR d’activité comporte :

- une introduction : qui constitue une

entrée en matière avec précision de la
date de référence.

-un développement : qui décrit l’activité.

-une conclusion : qui fait part de

quelques suggestions.
 Le rapport

• Objectif:
• Définition:
Rendre compte de la réalisation
Document interne qui rapport le d’une étude ou d’une mission.
résultat d’une
observation,d’une recherche
ou d’une enquête.
 Rapport

• D’étude: • De synthèse:
Se développe en -Fait le point sur un sujet
plusieurs pages et est déterminé
rédigé à la demande de
-S’apparente à la note de
la personne qui a confié
synthèse sauf qu’il
l’étude ou la mission.
débouche sur un avis.
 Partie:2

LA
CORRESPONDANCE
 DEFINITIONS
• La correspondance est un échange de courriers
généralement prolongé sur une longue période. Le
terme désigne un courrier personnel plutôt
qu’administratif
• La correspondance est la communication par
échange de lettres. La lettre est un "écrit que l'on
adresse à quelqu'un pour lui communiquer ce qu'on
ne peut ou ne veut lui dire oralement" et c’est aussi
"un écrit sur feuille de papier, adressé
personnellement à quelqu'un et destiné à être mis
sous enveloppe pour être envoyé par la poste ". La
lettre participe de deux statuts : elle est un substitut
de l'oral et elle est de caractère privé.
 SES COMPOSANTES
• La correspondance est un dialogue, il faut
deux locuteurs pour la produire (il n'y a pas
correspondance si une seule personne tient
la plume). Mais c'est un dialogue différé, un
échange communicationnel caractérisé par
l'absence de l'interlocuteur. C'est de ce trait
propre que dérive la forme que prennent
l'énonciation et les manifestations de la
subjectivité dans le genre épistolaire. Ce
qui est propre à la lettre est que sa fonction
communicative est inscrite dans le texte.
La lettre est une forme de discours où la
subjectivité est fortement marquée. La figure du
destinateur est toujours présente; il ne peut pas
ne pas dire "je", toute lettre étant écrite par
quelqu'un qui doit se manifester dans le texte.
Le destinateur n'a aucune possibilité de se
cacher dans une narration historique à la
troisième personne. Sa présence est marquée
par la signature, ancrage textuel du sujet qui est
aussi la marque du genre épistolaire.
 PARTICULARITÉS
• Une des particularités consiste dans le fait
que les localisations spatio-temporelles
ont comme point de référence le lieu et le
temps de l'encodeur seulement. Leur
décodage est difficile pour le récepteur,
qui ne peut les interpréter correctement.
• Exemple:("Pendant que je t'écris...", "Le
bureau sur lequel je t'écris...").
• La lettre peut aussi comporter des
références au temps et au lieu du
destinataire ("Tu liras cette lettre..." ou "Tu
es en train de lire ces lignes et tu
penses..."). L'assomption de la distance
produit la coprésence d'un temps double
et d'un double lieu de référence, temps et
lieu du destinateur et temps et lieu du
destinataire.
• SUPPORT EDUCATIF:la correspondance est
depuis de nombreuses années un support
éducatif privilégié pour l’apprentissage des
langues étrangères
• SUPPORT AFFECTIF et INFORMATIF:c’est le
cas des correspondants de guerre qui écrivaient
des lettres durant la guerre a leur familles. Avec
le temps ses lettres sont devenues précieuses
car elles sont devenues une source
d’information sur la nature des conflits.
 LA LETTRE COMMERCIALE
• Définition : c’est le support de communication des
entreprises : Accord de vente, de livraison, de paiement, de
facturation, de présentation de l’entreprise, recrutement,.
tous les domaines d’activités de l’entreprise nécessite
l’usage d’une correspondance commerciale
• La rédaction d’une lettre commerciale fait appel à des
notions de droit plus ou moins complexes, voir à des
connaissances approfondies. Les grandes entreprises ne s’y
trompent pas en se dotant d’un service juridique efficace.
Les petites et moyennes entreprises doivent trouver d’autres
moyens moins onéreux : sollicitation du comptable de
l’entreprise, embauche d’une secrétaire de direction car au
sein de l’entreprise un soin particulier doit être apporté à
cette correspondance
 VPC
• VPC ou vente par correspondance est un mode de vente
ou ni l’acheteur ni le vendeur ne se rencontrent.
L’ensemble de la transaction; de la commande au
payement se fait a distance.
• la vente par correspondance s'effectue à distance sans
que le client n'ait eu de contact « physique » ou en face-
à-face avec un représentant commercial contrairement a
la vente traditionnelle qui s'effectue dans un point de
vente, magasin, boutique, commerce, et autres
appellations.
• Très répandue en informatique; car les magasins ont
rarement en stock l’incroyable nombre de produits du
marché.