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Partie 8

Les écrits
professionnels
Définition

• Les écrits professionnels . Ce sont les


écrits que tout employé d’une
entreprise d’une organisation
quelconque est appelé à produire, tout
au long de sa carrière.

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Caractéristiques de l’écrit professionnel
• La communication par l’écrit impose des contraintes
spécifiques:
• 1- Le cadre géographique et temporel :
• Dans une situation de communication orale l’émetteur et le destinataire
communiquent en temps réel et si un message n’est pas compris la rétroaction est
immédiate, chaque personne peut demander des explications ou des précisions.
Dès lors, le message supporte plus facilement l’imperfection car son contenu peut
être précisé par un jeu de questions-réponses.

Emetteur Message oral Récepteur

Rétroaction

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• La communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur
lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut
pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé. Entre
temps les malentendus, les rumeurs, les interprétations, les
inférences ont le champ libre…

Emetteur Message écrit Récepteur

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• 2- L’absence de métalangage :
• Le message orale est accompagnée de nombreuses
informations qui le complète : le ton, l’expression du visage,
la gestuelle, l’élocution, le regard, etc.
• Le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur.
Seuls les mots donnent un sens au message.

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3- Conséquences
• - L’importance du mot est supérieure aux autres types de
communications. Ils doivent être justes et précis.
• Le message doit être autonome, se suffire à lui même et ne
nécessiter aucune explication ou commentaire
complémentaire.
• Toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique
avec une rigueur quasi scientifique. La solution consiste à
préciser pour chaque idée les points suivants : Qui, Quand,
Où, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du :
QQOQCPC).
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• L’écrit est astreignant car il rend le lecteur
dépendant des mots, des phrases écrites par
l’émetteur. Le récepteur est sous dépendance. Pour
entendre et comprendre le message, il est obligé
d’écouter ou de lire ce qui est dit ou montré.

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• Cette situation de « soumission » le rend souvent
exigent et critique à l’égard de l’émetteur. Il
supporte mal, la perte de temps, l’approximation,
l’erreur, l’ennui. Il est sensible aux fautes
d’orthographe et de style, à l’imprécision... qui
peuvent être vécus comme des atteintes à sa
personne et un manque de respect... Il désire des
messages clairs, efficaces et agréables.

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La forme du message
• Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement : l’émetteur
(qui l’envoie) ; le destinataire (à qui il est destiné) ; la date de
création ; le lieu de création et l’objet (la cause). Dès lors, ils doivent
être mis en évidence dans le document. La mise en forme doit être au
service du message et le rendre facile à lire et à comprendre : 
l’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre
de temps à son lecteur,  Les fautes d’orthographes perturbent,
distraient et détournent le lecteur du fond du message. Il faut
corriger les courriers,  La mise en page et les paragraphes doivent
être aérés, pour aider le lecteur à lire et à respirer

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Le fond du message
• Le contenu du message doit être organisé en trois
temps, 1. une introduction qui prépare et met en
place le message
• 2. le développement qui formule l’objectif du
message
• 3. la conclusion qui met fin au message

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Comment choisir un type d’écrit
professionnel?

• Le choix d’un écrit professionnel dépend de la


situation :Interne ou externe , confidentielle,
légale ,etc…

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Types d’écrits professionnels
Le
compte
rendu

le
La note Écrits
professionnels procès
verbal

Le
rapport

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• Il est primordial de ne pas confondre les quatre
documents que sont le compte rendu, le procès
verbal, le rapport et la note. S’ils ont en commun
de fournir une information et le cas échéant une
preuve, cinq objectifs distincts les différencient :
• Le compte rendu témoigne
• • Le procès verbal atteste
• • Le rapport étudie et propose des solutions
• • L’analyse aide à prendre une décision
• • La note de synthèse coordonne des idées reprises
dans plusieurs documents.

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Le compte rendu
• Déf.Le compte rendu est un
écrit de nature professionnelle
qui relate avec objectivité et
fidélité les débats auxquels le
rédacteur a assisté ou des
circonstances dont-il a eu lieu.

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Le compte rendu de réunion a pour objectifs :

• 1-Informer ceux qui n’ont pas assisté au


déroulement des faits.
• 2-Proposer une notification de ces faits afin que l’on
puisse y revenir ultérieurement.
• 3-Faciliter le travail des collaborateurs dont la
mission dépend de ces faits.

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Les types de comptes rendus

• Le compte rendu d’événement


• Le compte rendu de réunion
• Le compte rendu d’activité

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La forme du compte rendu
• • Entête simplifié car c’est un document
interne
• • Le titre est mis en évidence + l’objet pour
prendre connaissance rapidement de la
matière du compte-rendu
• • Bonne présentation pour faciliter la
lecture
• • Le plan apparent
• • Paragraphes séparés
• • Titre souligné
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Le style du compte rendu

• Objectif, et pas de remarque de


rédacteur
• Narratif
• Clair et simple

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Le contenu du compte rendu
• Le compte rendu de réunion doit: Reprendre l’objet de la
réunion,
• préciser le jour, l (heure, l’identité des personnes présents,
• Indiquer les problèmes abordés lors de réunion,
• Reprendre pour chacun des problèmes traités les éléments
de la discussion, les propositions faites, les décisions
prises, les problèmes laissés en suspens.

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Le procès verbal

• Le procès verbal est un type de compte


rendu (sténographique) qui atteste,
respecte la chronologie des faits ou des
paroles échangées et ne supprime que 10
à 20 % des faits ou des paroles inutiles.
Pour remplir sa mission d’acte
authentique, ce document comporte les
signatures de tous les protagonistes de
l’événement (réunion, visite, incident…).
Il doit être pris en charge et rédigé par
un médiateur/rédacteur qui ne
reprendra que ce qui est strictement
approuvé par l’ensemble des
protagonistes.
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Le rapport
• Le procès-verbal et le compte rendu
sont donc, avant tout, des
chroniques dans lesquelles la
relation des faits tient la place
principale. Le rapport est plus
complexe .
• Certes, il part, lui aussi, en règle
générale, de faits réels, sur lesquels
il s’appuie, qu’il présente avec le
même souci de clarté et d’objectivité
que les documents précités, mais il
ne s’en tient pas à cela.
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La structure du rapport
• la structure du document se décompose en
trois parties :
• • Introduction
• • Développement
• • Conclusion
- Cette spécificité éditoriale implique que le
rédacteur doit posséder une double
compétence : une parfaite connaissance du
domaine concerné et une bonne capacité
rédactionnelle.
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• Quelles que soient sa longueur et sa forme, ce document se
décline toujours en trois parties, selon le plan FOR :
• FAITS : Exposé de la situation (introduction)
• OPINION : Analyse, évaluation, regard critique (dévelop.)
• RECOMMANDATIONS : Propositions et solutions
(conclusions)

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La note
• - La note est un écrit, souvent très court,
traitant d’une affaire courante, utilisé au
sein d’une entreprise lorsqu’il s’agit : Soit
de donner une information rapide et
précise sur un point particulier de détail à
une ou plusieurs personnes. - Note
d’information ou MEMO INTERNE. NOTE DE
TRANSMISSION. Soit de transmettre ces
instructions, d’un échelon à l’autre d’un
service à un autre.

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• On peut rassembler les notes en 4
grands groupes :
• 1) Transmission /note d’information
• 2) Information/ note d’information.
• 3) Ordre /directive, consigne,
instruction, règlement, note de Service
• 4) Correction/ note de service

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• LA NOTE DE SERVICE – ORDRE – CORRECTION
L’ordre de service a pour objet de donner des
instructions afin que les destinataires agissent
dans le bon sens et exécutent, du mieux possible,
les ordres reçus.

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Caractéristiques de la note
• La note par sa brièveté, sa rapidité de conception et
de diffusion est un instrument enneigement
pratique pour informer, au bon moment, les bons
destinataires et ce dans les meilleures conditions

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La forme de la note
• Elle n’est pas fixe mais elle se caractérise par la
brièveté et la précision, ce qui demande une grande
justesse dans le choix des mots. Il s’agit de noter
l’essentiel souvent en une seule phrase. Il n’y aura
pas de formule de politesse .

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Le plan de la note

• Exposition de la situation
• Formulation de l’objet
• Modalités d’application

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Le contenu de la note
• Il s’agit de porter à la connaissance d’une personne ou d’un groupe,
une information susceptible de leur être utile pour la réalisation des
objectifs qui leur sont fixés ou leur permettre de connaître les
mouvements prévisionnels ou les nouvelles orientations. Il est
possible d’informer sur la vie d’entreprise ou de l’atelier ou service,
sur les problèmes de personnel, sur les résultats à obtenir.

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Le style de rédaction de la note
• Sans détour (direct) •
• Il représentera une orientation précise (diriger)
• La décision retenue sera cohérente (ordre)
• Elle sera argumentée et justifiée (instruction).

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Exemple 1-La note de service
• Fond :
• La note de service est utilisée pour faire
passer une information officielle auprès
des destinataires qui sont souvent les
membres d’un service (d’où son nom).
Cet écrit sera archivé. Il devient un texte
de référence au cours de la vie de
l’entreprise, C’est la raison pour laquelle
il est numéroté. (Au même titre qu’une
loi)

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• Forme:
• Le document doit impérativement faire apparaître
•  La nature du document : Note de service
•  Un numéro de référencement qui permettra son archivage,
•  l’émetteur (qui l’envoie),
•  le destinataire (à qui il est destiné),
•  la date de création,
•  le lieu de création,
•  l’objet (la cause). Dès lors ils doivent être mis en évidence dans le
document.

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Exemple 2 La note d’information:
• Fond:
• Ce document est utilisé pour
diffuser une information auprès
d’une ou plusieurs personnes.
Á la différence de la note de
service, cette information n’a
pas la même importance, il
n’est pas forcément archivé.

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• Forme
• Le document doit faire apparaître
•  La nature du document : Note d’information
•  l’émetteur (qui l’envoie),
•  le destinataire (à qui il est destiné),
•  la date de création,
•  le lieu de création,
•  l’objet (la cause). Dès lors ils doivent être mis en
évidence dans le document.
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Constat
• En conclusion, il est intéressant de s’arrêter un instant sur les
techniques modernes de communication qui risquent de modifier les
notes de service. Déjà, le support papier de la note disparaît au profit
de l’informatique. Les notes et instructions de service peuvent être
communiquées, à leurs destinataires, par le biais NTIC. L’absence de
support papier ne fait que confirmer l’absolue nécessité de respecter
les règles évoquées ci – avant. En effet, le fait que l’information
apparaît à l’écran, puis disparaît, nécessite une forme simple et
facilement mémorisable.

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La messagerie instantanée
• Fond :
• La messagerie instantanée tend à prendre le pas sur
les Mel. Elle permet une conversation directe sous
forme de messages écrits en temps réel. La
généralisation des réseaux sociaux contribue à ce
développement. Attention, il tend à substituer à l’écrit,
une conversation informelle écrite sans archivage. Il
faut donc les réserver pour des situations de la
réactivité et qui ne nécessitent pas de traces.
Attention, ce n’est pas un réseau social d’amis, il ne
doit pas devenir un lieu de « papotage ».

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• Forme :
• Entête : Emetteur, date et heure sont indiqués par
le logiciel Pas de mise en forme particulière, C’est
un support instantané, pratique et informel. Eviter
cependant le langage SMS codé, vous restez dans
un cadre professionnel…

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Remarque
• Il faut faire attention au style trop direct et familier
et aux fautes d’orthographes qui font toujours
mauvais effet.
• Le côté informel de l’échange ne doit pas vous faire
oublier que vous êtes dans un cadre professionnel.

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Le Mail (Courriel)
• Fond :
• Il convient à toutes les communications qui
n’exigent pas de formalité particulière. C’est la
raison de son large succès dans les entreprises entre
les cadres et les salariés. Il doit être rejeté pour les
communications officielles ou doublées d’un courrier
plus formalisé de confirmation. Attention : Ils
doivent être archivés et classés pour pouvoir être
imprimé en cas de litige. Dans ce cadre, il est
essentiel d’utiliser un logiciel adapté (Outlook ou
autres)

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• Forme :
• Entête : Emetteur, destinataire, l’objet, la date est
indiquée par le logiciel Pas de mise en forme
particulière, C’est un support quasi instantané,
pratique et relativement informel dans lequel les
formules de politesse sont réduites au strict
minimum (Bonjour, Cordialement)

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Attention
• Au style trop direct et familier et aux fautes
d’orthographes qui font toujours mauvais effet. 
pour les Mels importants, il est possible de leur
attribuer un niveau d’importance pour attirer
l’attention du destinataire et l’inciter à le lire  pour
savoir si un message a été lu, il est possible de
demander un accusé réception au message.

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