Introduction

La vie professionnelle est une somme de

renseignements ou de directives que l’on
reçoit ou donne, qui mérite d’être traitée,
exécutée, rappelée à bon escient pour
une exploitation efficace.
La note est un document interne destiné à un
supérieur hiérarchique ou à un autre service. Pour
résumer un dossier ou faire le point sur une
question, à un subordonné pour donner des
indications (instructions) de travail. Elle peut
également accompagner un document pour
l'expliquer.
 La note se de finie comme « une courte indication
recueillie par écrit et qui permet de se rappeler
quelque chose ».
Ex : Je n'ai pas pris une seule note pendant le cours.
Autrement dit, la note se définie aussi comme «
une communication écrite, information donnée, en
particulier dans un contexte administratif »
Ex : Faire circuler une note de service.
Elle comporte le timbre, l’objet, la référence, la
suscription : "note à l’attention de..." suivi du
destinataire qualifié par son titre. Traitant d'une
affaire courante, la note a pour but de clarifier une
question ou de provoquer des instructions. Elle se
caractérise par sa brièveté et sa concision
Une note est un message écrit
interne à l’organisation qui établit
une communication le plus souvent
descendante (de la hiérarchie vers
les échelons subalternes). Il existe
essentiellement deux types de
notes : la note d’information
(note ordinaire) et la note de
service (ou note d’instruction).
I – La note ordinaire (note d’information)
Sous cette appellation générique on
entend par note ordinaire (note
d’information), le document de
correspondance interne, d’usage
fréquent à l’occasion du traitement
des affaires courantes du service.
Son objectif selon les cas est de :
Son objectif
Transmettre des informations,
Demander ou envoyer des
renseignements,
Faire la synthèse d’un dossier,
Garder trace écrite d’un échange
verbal antérieur.
La note ordinaire s’emploi
indifféremment entre collègues, de
supérieur à subordonné et de
subordonné à supérieur avec une
nuance de forme de « une » « note
pour ». Ces notes peuvent être
nominatives.
 En ce qui concerne la présentation, la
note n’a pas de forme particulière. On y
trouvera néanmoins le timbre du
service, le lieu et la date,
éventuellement un numéro
d’enregistrement.
 L’objet de la note ordinaire peut être
intégré au titre.
 La note ordinaire ne comporte ni
formule d’appel ni formule de
courtoisie.
I – la note de service
Les notes de service (note d’instruction):
Elles sont destinées à transmettre un ordre
dans l’ensemble hiérarchique descendant.
La note de service a pour but de faire
accepter l’ordre donné et d’en obtenir une
exécution correcte dans le délai fixé.
La note de service donne ou rappelle des
consignes, décrit un processus, une
procédure. L’émetteur est un supérieur
hiérarchique, le récepteur est tout ou une
partie du personnel. Le message est
normalement suivi d’une mise en exécution
(caractère obligatoire d’application).
 Les mentions de la note
Une note comporte toujours :

❶ l’en-tête simplifié de l’entreprise ;

❷ la mention « Note d’information » ou « Note

de service » (titre), suivie d’un numéro d’ordre ;

❸ les coordonnées de l’émetteur (nom, service,

fonction, etc.) ;
❹ les coordonnées du ou des destinataires
(nom, service, etc.), suivies de la mention
« Pour information » ou « Pour exécution »
selon les cas ;
❺ le lieu et la date d’émission ;
❻ la désignation de l’objet ;
❼ la qualité du signataire, prénom (ou initiale)
et nom du signataire.
Dans quel cas émet-on une note de
service ? Une note de service peut être
émise pour demander aux personnels :

L’exécution d’un travail (étude d’un

dossier, préparation d’une
manifestation,…) ;
Le respect d’un règlement (utilisation
d’un parking, port de vêtement de
sécurité, crédit maximal accordé aux
clients,…)
Lorsque vous voulez écrire un document officiel, qui soit

bref pour informer un ou une collègue, plusieurs

collègues ou même une personne de niveau supérieur d'un

événement quelconque, c’est une note ou une note de

service que vous devriez écrire et non un memo*. Pour les

correspondances non officielles, vous pouvez écrire un

courriel.
Notez que plusieurs organisations commencent à utiliser
le courriel comme mode de communication officielle.
Peut-être la note ou la note de service disparaîtront-elles
un jour. De plus en plus, les personnes utilisent le courrier
électronique pour envoyer leurs notes ou notes de service.
Elles ne devraient pas faire partie du courriel, mais plutôt
y être jointes.
1 - La différence entre note et
note de service
L’expression note de service devrait être utilisée
pour une lettre interne que vous envoyez à une
personne ou des personnes de niveau hiérarchique
moins élevé. Par contre, si vous envoyez cet écrit à
une personne occupant un poste de même niveau
ou de niveau supérieur, vous devez utiliser le mot
note ordinaire.
Notez que cette distinction tend à
disparaître. Vous pouvez utiliser le
mot note dans tous les cas. Sachez
que le format d'une note ou une note
de service est sensiblement le même
2 - Le but d’une note ou d’une
note de service
Pour quelles raisons devriez-vous envoyer

une note ou une note de service? Vous

pourriez, entre autres, en rédiger une si

vous aviez à annoncer :

 La fermeture d’un parc de stationnement

 Un problème de boîtes vocales

 Une interruption du serveur Web

 Un problème électrique

 Une nouvelle personne embauchée

 Un nouveau programme d’études