THEME :

APPORTS THEORIQUES LES NOTES =

DE SERVICE / D’INFORMATION

La note de service est un document écrit interne qui émane d'un supérieur hiérarchique et qui transmet un ordre
ou des consignes qui seront parfois complétées par des modalités d'application. Elle est toujours descendante.
Elle a un caractère obligatoire.

La note d'information est un document écrit interne qui émane d'un supérieur hiérarchique ou d'une personne
de même niveau hiérarchique, vers un niveau inférieur équivalent ou supérieur. Elle transmet une information
liée au fonctionnement interne de l'entreprise. Elle a un caractère informatif.

A. Formalisme externe : la présentation

Il n'existe pas de norme de présentation. Il est possible d’adopter le même formalisme que pour le courrier.
Doivent cependant figurer :
— un en-tête simplifié ;
— la date ;
— le nom et la fonction de l'émetteur ;
— le nom des destinataires ;
— parfois l'indication du motif de la transmission : pour attribution et pour information ;
— un titre (la note de service sera souvent complétée par un numéro afin d'en faciliter le classement) ;
— un objet ;
— la signature de l'émetteur (pas obligatoire sur la note d'information).

B. Formalisme interne : la rédaction

 Les notes ne comportent ni titre de civilité, ni formule de politesse.
 La note de service est rédigée avec un ton direct et impératif qui doit exprimer sans ambiguïté le caractère
formel des instructions. L'émetteur s'exprime souvent en son nom et les phrases sont souvent rédigées à
la première personne du singulier.
 La note d'information est rédigée avec un ton neutre et impersonnel. La forme passive et le style indirect
sont très souvent employés.

REMARQUE :
Les notes sont couramment transmises par courriel et leur rédaction est par conséquent concise et informelle.

C. Le plan standard (voir aussi document complémentaire / note d’information) :

On doit retrouver dans tous les cas :
- Introduction : rappel du contexte,
- Développement : détail des éléments objet de la note,
- Conclusion : rappel du caractère impératif ou informationnel (éventuellement date ou
action au plus tard).
Pour aider à la rédaction :
o Qui, et à qui ? Réfléchissez bien au positionnement de chaque acteur de la situation.
o Pourquoi ? Expliquez les faits qui motivent la note ou la prise de décision, évitez les motivations
floues.
- Exemple : A « Les vacances d’été approchent… », préférez « Pour évitez les difficultés du
mois d’août de l’année passé… ».
o Quoi ? Détaillez les mesures prises.
- Exemple : un tiers de l’effectif devra être présent
o Comment ? précisez les opérations à effectuer.
- Exemple : déposer les dates, rappeler les ordres de priorité
o Quand ? Indiquez la date de prise d’effet ou de rendu du travail.
o Où ? Formalisez le lieu de restitution.
- Exemple : Date ultime des dépôts des congés avant le ../../N, bureau de Gggg HHH.
 TIMBRE Evreux, le XX mai NNNN

De Mlle, Mme, M XXXX

Statut du sujet (chef de service des colis)
A Mlle, Mme, M XXXX
Statut du sujet (directeur général)
Suivi dossier : S/C de Mlle, Mme, M XXXX
Mlle, Mme, M XXXX
Tél. : 02 …….. Statut du sujet (directeur expéditions)
Courriel :……….

Note de service
Ou
Note d’information OU

à l’attention de : personne du sujet

Références : Demandeur/Rédacteur + code enregistrement (03/09)
Objet : thème général de la note de synthèse

PAS DE CIVILITE = SAUF SI BESOIN SPECIFIQUE / RELATIONNEL ENTREPRISE

Introduction : rappel du contexte,

Développement : détail des éléments objet de la note,

 Faire des paragraphes clairs et visibles / idée clé.

Conclusion : rappel du caractère impératif ou informatif (éventuellement date ou action au plus tard).

Obligatoire / N. de service Le chef de SERVICE

Facultative / N. d’info°
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Généralement = statut + Prénom et NOM Aaaaa DDDDDDD