N OTION S DE C OR R ESPON DA N C E AD MIN ISTR ATIVE

I - V OC AB U L AI R E

La lettre de convocation : pour une runion peut prendre la forme

personnelle ou administrative :

Lieu exact, date, heure

L'objet
Prsidence
Personnes invites et leur qualit
Dlais suffisants

Le compte-rendu :
Analytique : c'est--dire qui rappelle l'essentiel des dbats
Intgral : reproduction intgrale des dbats

Le procs-verbal : il constitue un acte qui fait foi.

Le rapport : manire de rendre compte une autorit responsable d'une
question importante en lui proposant des solutions ou actions.
La note : expose brivement les affaires courantes.

Le compte-rendu : dcrit ce qui s'est pass, diffrent avec le rapport qui doit
reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et propose des solutions.

Le communiqu : une autorit politique ou administrative fait connatre au

public les rsultats d'une tude, d'une information qu'il est intressant de
communiquer aux administrs. Voie crite, parle, tlvise, affiches. Exemple :
conditions dans lesquelles s'est effectue la rentre scolaire.

L'instruction : mane gnralement du 1er ministre, d'un ministre ou d'un

secrtaire d'Etat.

La directive : document utilis par une autorit militaire ou par le conseil

europen.

La circulaire : adresse aux services dconcentrs par un responsable

d'administration centrale. Elle prcise la manire d'appliquer les lois et rglements.
Elle doit tre claire, prcise et ne peut pas donner une orientation contraire aux
textes qu'elle explique : lois, dcrets.

La note de service : document interne au service. Elle est utilise pour

transmettre des instructions l'intrieur d'un service selon une hirarchie
descendante du suprieur vers les subordonnes. Elle doit tre brve, concise.

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Utilise pour prciser le fonctionnement d'un service, pour informer de la nouvelle

rpartition des tches.

Le bordereau d'envoi ou de transmission : il doit comporter toutes les

indications habituelles de la correspondance :

Timbre, lieu d'origine,

tlphone, affaire suivie

date, suscription, objet, rfrences,

- pour attribution : le destinataire devra traiter le dossier

- pour information : le destinataire prend connaissance du document
simplement
- pour suite donner : le destinataire traite
- pour avis : le destinataire donne son avis sur l'affaire qui lui est
soumise
- pour lments de rponse : le destinataire doit rdiger une note

II - L A LE TTR E AD M I N IS TR ATI V E
Elle est utilise :
- soit entre services d'une mme administration
- soit entre services d'administrations diffrentes
- soit entre l'administration et un particulier
Elle comprend :
- l'introduction
- le corps du sujet
- la conclusion

Introduction : entre en matire qui permet de reformuler

clairement les questions poses en termes administratifs.
Le corps du sujet : c'est la partie la plus importante :

dveloppement de la rponse d'une faon logique

traiter un thme la fois
faire des paragraphes en allant la ligne
la conclusion devra tre brve et rpondre la question pose
Le style administratif : caractre officiel de la rdaction :

rdaction sans faute

viter les plonasmes : rptition de termes ayant le mme sens,
exemple : achever compltement, collaborer ensemble
objectivit et neutralit
la politesse : "je vous serais oblig de bien vouloir", "je vous laisse
le soin de prendre contact"

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le "nous" et le "on" sont proscrire, on crit la premire

personne du singulier "JE"
phrases bien construites : sujet, verbe conjugu, complment
une lettre administrative ne peut rester dans le vague. Les
rponses doivent tre en conformit avec les textes.
La hirarchie : respect de la hirarchie :

Le suprieur :

fait connatre
fait savoir
informe
fait remarquer
prie
ordonne
convie
fait observer

Le subordonn :

suggre
est reconnaissant
rend compte
sollicite son suprieur

Responsabilit - Objectivit : chaque gestionnaire signant des

documents est responsable : son identit doit tre connue, pas
d'anonymat.
Prudence : ne pas certifier sans preuve, toujours se reposer sur des
textes rglementaires
Prcisions : sigles (les crire en toutes lettres)

Les diffrentes parties de la lettre administrative :

- timbre ou attache : direction, division, service
- suscription
- on n'crit jamais directement un fonctionnaire mais l'autorit
responsable :
Exemple :
Le principal du collge X

Monsieur le recteur
s/c de Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie
Autre exemple :
Madame X
Infirmire
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Monsieur le Recteur
s/c de Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie
s/c de Monsieur le Proviseur

Pourquoi ? Deux justifications :

- information des diffrents chelons de l'administration de ce qui se
passe dans les circonscriptions
- elle permet l'chelon intermdiaire de donner ventuellement un
avis propre, clairer l'autorit suprieure

Objet et rfrence : gauche

La signature :
- par dlgation : acte officiel (arrt)

Pas d'acte
officiel

- par autorisation : pouvoir signer un certain nombre de documents

aprs accord oral
- par ordre : absence de toute dlgation crite utilise en l'absence
ou empchement, autorisation plus restreinte que "par autorisation"

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