La note d’information

Exercice d’application

Le 10 octobre 2023 Mr Alaoui représentant de la Sté Colgate PALMOLIVE fait Vale ses droits à la retraite à
partir de 20 mai prochain. Dans le cadre de la promotion interne, la direction du personnel propose son poste
en priorité au nombre du personnel

Mr BENNIS est chargé de rédiger cette note à partir des éléments suivants :

Les personnes intéressées devront adresser une lettre manuscrite de la candidature à leur chef de service pour
exposer leurs motivations avant le 12 novembre

Les candidats doivent être âgés de 30 ans au moins et être employés dans la Sté depuis 3 ans minimum

Les candidats retenus subiront des testes d’aptitudes et des entretiens

Le candidat définitivement choisi suivra un stage de formation de 3 semaines par un organisme professionnel
dans la région casablancaise

T.A.F

 Analyser la situation (émetteur, récepteur, objet)

 Présenter le plan de la note (idées essentielles)
 Rédiger la note

Réponse

1. Analyse de la situation

 Emetteur : direction du personnel de la Sté Colgate Palmolive et plus précisément M r BENNIS

 Récepteur : l’ensemble du personnel
 Objet : proposition d’un poste de représentant
2. Plan de la note d’information

Annoncer le départ en retraite de M r Alaoui + nature de poste vacant plus caractéristique + condition de
participation + les modalités de participation + le processus de sélection

3. Rédaction de la note
Colgate palmolive
Casablanca Casablanca, le 12 octobre
Direction du personnel

Note d’information

Objet : poste vacant d’un représentant

A compter du 20 mai prochain un salaire fixe de base ainsi qu’une commission sur chaque vente
réalisée.

A cet effet, la direction du personnel propose le poste vacant à toute personne intéressée qui devra

 être âgé de 30 ans

 Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la Sté
 Informer son chef de service avant le 12 novembre par lettre manuscrite exposant les
motivations de la demande

Les candidats retenus seront convoqués pour subir des tests et des entretiens

Enfin, le candidat sélectionné bénéficie d’une formation de 3 semaines par un organisme professionnel
à Casablanca

Le Directeur du Personnel

F.BENNIS

La note de service

Définition

La note de service est destinée à transmettre un ordre, elle circule toujours dans la hiérarchie descendante, elle
a pour but de faire connaître l’ordre donnée et d’en obtenir une exécution correcte dans le délai fixé.

Elle est adressée uniquement pour le personnel, jamais l’extérieur, elle peut concerner

L’exécution d’un travail (étude d’un dossier, préparation d’une manifestation…)

Le respect d’un règlement (ports des vêtements de sécurité)

Condition de fond et de forme :

Les conditions de fond

La note de service étant l’expression d’un ordre, elle est capitale que celui –ci soit bien ordonnée, elle ne doit
pas être objet d’explication complémentaire. Une bonne note de service doit être :

 Claire, simple, concise, précise.

 Ordonnée (les idées doivent être enchainées).
 Le ton doit être impératif.
 la note de service ne contient pas de formule de politesse et d’interpellation.
 la note doit attirer l’attention sur l’importance de l’ordre donné.
 la note doit exprimer le souhait d’être appliquée, selon la disposition énoncée.
 la note doit faire appel à la compréhension de tous.

Exercice d’application

Elément de la note justification

l’entête réduit souvent au nom de il s’agit d’un document interne

l’entreprise. Pourquoi les autres éléments ne
sont-ils pas précisés ? les précisions concernant l’adresse le
téléphone initiales

Justifier l’indication de la date et du numéro Elle permet de repérer rapidement d’où la

de la note ? note

Quel est l’intérêt de l’objet ? Pour préciser et situer rapidement le

Le nom du destinataire est souvent suivi de
l’un des indications, pour action, pour
information, quel est le sens de chacune
d’elles ?
contenu de la note
Pour action : ce sont les destinataires
changés de l’exécution des ordres
Pour information : simplement informer

Pourquoi la note ne comporte pas de La note est rarement intéressée à une seule
formule d’interpellation ? personne. C’est un document interne dans
laquel le message doit être présenté le plus
simplement possible.

La date d’exécution est souvent mise en Inciter les destinataires à agir dans le temps
évidence pourquoi ? sans hésitation ni retard

Pourquoi la note de service (et toutes les La formule de politesse est inutile car la note
notes) ne comportent pas de formule de est un document qui émane d’une hiérarchie
politesse descendante, donc les salutations et les
 remerciements sont inutiles

N.B. : la note de service comporte des mentions de présentation indispensables, service émetteur, destinataire
pour action et pour information, date d’émission, date d’exécution numéro da la note et objet

Exercice d’application :

Vous travaillez dans la Sté COMPEMART, vous devez préparer une note de destinés aux chefs de secrétariat
(Mme Eraqi, Mr Jamal, Melle BENNIS) vous annoncez la session de formation des secrétaires sur les problèmes de
classement et de conservation des dossiers le 18, 19 et 20 mars, voulez communiquez à une réunion
préparatoire le 16 décembre à 15h dans la salle de conférence

N.B. : votre directrice Mme Lahlou vous informe que leurs présences est obligatoire
COMPEMART
Agadir Agadir, le 10 décembre 2009
s. du personnel

Note de service n°6

Destinataire : Mme Eraqi

Mr Jamal
Melle bénis
Objet : session de formation des secrétaires

Une session de formation des secrétaires sur les problèmes de classement et de conversation des dossiers et
prévue pour 18, 19 et 20 mars.

A cet effet les destinataires précités sont priés de participer à une réunion préparatoire qui aura lieu le 16
décembre à 15 heures dans la salle de conférence.

Nous vous rappelons que votre présence et obligatoire.

Chef de service personnel

M me Lahlou

Exercice application n°2 :

« Médical système » est une société de commercialisation de matériel médical ;vous êtes employés à la
direction du personnel. Votre directeur à remarqué suite à plusieurs contrôles que le parking « automobile » est
utilisé même par les personnes étrangères à la Sté.

Pour mettre fin à cette situation, afin de réserver le parking au personnel de la Sté, votre chef vous charge de
communiquer à l’ensemble du personnel par le biais d’une note de service le nouveau régime à adopter, être
muni d’une insigne spécial pour pouvoir pénétrer dans le parking.

N.b. : l’insigne sera indispensable à la direction des personnels dés le 10 décembre elle sera accordée sur
présentation de la carte grise et du permis de conduire.
Médical système
Oujda Oujda, le 2 décembre 2009
Direction du personnel

Note de service n° 15

Destinataire : l’ensemble du personnel

Objet : réservation du parking au personnel de la Sté

Suite à plusieurs contrôles il a été constaté que le parking automobile est utilisé même par les personnes
étrangères à la Sté.

A cet effet un nouveau régime doit être adopté ; être muni d’une insigne spéciale qui va être disponible à la
direction du personnel à partir de 10 décembre.

Elle sera accordée sur présentation de la carte grise et du permis de conduire.

Le directeur du personnel

I. la note de synthèse :
A. Définition :

La note de synthèse est un écrit qui a pour rôle de faire connaître un livre ou un article et d’informer
rapidement de son contenu. Elle peut récapituler deux ou plusieurs textes traitant un même thème à fin
d’aboutir à une conclusion. Elle doit indiquer les sources, le thème central.

.La note de synthèse est un document à usage interne qui fait le point sur sujet précis à partir d'une documentation

?Quel est son but

La note circule dans le sens ascendant, elle a pour but de faciliter le travail d'un supérieur hiérarchique en
.faisant à sa place la synthèse de plusieurs documents

:On doit trouver

le nom de l'émetteur -
le nom de destinataire -
la date -
le titre : note de synthèse sur…. (On précise l'objet de la note) -
les sources utilisées: (nom de la revue, date, numéro, nom de l'auteur) -

.La présentation doit être structurée avec des titres et des sous titres permettant de faire apparaître le plan

?Comment réaliser une note de synthèse

.Rechercher éventuellement la documentation relative au sujet de l'étude

sélectionner dans cette documentation les informations les plus importantes en étant attentif aux titres et -
.sous titres et surlignant les mots clés

regrouper les éléments vous permettant de construire le plan en ayant soin de ne pas recopier les -
.phrases du document mais de procéder à une reformulation des idées

.organiser le plan en deux parties avec titres et sous titres -

.rédiger une introduction courte permettant le de l'objet de l'étude et l'annonce du plan -

n'hésiter pas à insérer des schémas ou des tableaux qui peuvent faciliter la compréhension -

: relire votre travail en vous posant la question suivante -

?Mon travail facilite-t-il la tâche du supérieur hiérarchique à qui ma note est destinée

Exercice d’application :

A partir de vos prés acquis vous présentez une note de synthèse de classement
ISTA CHMAOU salé, le 5 mai
TSB 201

Destinataire :

Note de synthèse
Source : Technique de secrétariat
Auteur : M. BELBACHIR AZIZ

Objet : le classement

Suite à votre ordre, je vous soumets la présente note de synthèse sur le classement.

1. Rôle du classement :

Le classement est un rangement méthodique des informations en vue d’une recherche ultérieure.

Il existe une différence entre un ordre de classement et un mode de classement

 L’ordre de classement c’est comment ranger les documents

 Le mode de classement c’est comment ranger matériellement les documents

2. Les ordres de classement

On peut citer sept ordres de classements

1. Le classement alphabétique basé sur les lettres

2. Le classement numérique basé sur les numéros
3. Le classement idéologique basé sur les idées
4. Le classement chronologique basé sur les dates
5. Le classement géographique basé sur le découpage régional
6. Le classement décimal basé sur la combinaison entre le classement idéologique et le classement
numérique
7. Le classement alphanumérique basé sur la combinaison entre le classement alphabétique et numérique
3. Les modes de classement

A propos des modes de classement ils sont en nombre de 4

 Le mode vertical
 Le mode horizontale
 Le mode debout ou sur champ
 Le mode suspendu à visibilité supérieur ou latéral
 La note d’instruction
1. Définition

Dans les domaines administratifs le document écrit par lequel une autorité donne aux gens qui lui sont
subordonnée les indications, les prescriptions et les éclaircissements dont ils ont besoin pour accomplir les
missions confiées ou décision de l’autorité supérieure sont : les notes d’instructions.

La note d’instruction émane de l’autorité supérieure est représente un guide de travail. Les instructions sont
généralement utilisées dans les cas suivants :

 Réalisation d’une tâche

 Procédure d’utilisation d’un matériel
2. Les conditions de fond et de forme
a) Condition de forme

Elle est présentée sur des papiers à entête de service émetteur, elle porte un titre mais la date et la signature
sont rarement indiquées.

b) Condition de fond

En général les instructions sont données dans l’ordre chronologique d’exécution sous forme des énumérations,
elles peuvent être présentées sous forme de schémas.

N.b. : la note d’instruction doit être rédigée dans un style très détaillé et précis sur un ton le plus souvent
impératif, elles sont affichées ou classées à proximité du poste de travail de l’opérateur

3. Application :

Vous travaillez au service photographique de la Sté Maroc bureau votre chef M me Sebti vous demande d’établir
une note d’instruction relative aux transmissions d’un document d’une télécopie (fax).

Il faut noter que lors de l’utilisation du fax, on doit suivre les étapes suivantes :

 Composer le numéro du correspondant

 Contrôler l’identité du correspondant soit par l’échange téléphonique ou par l’affichage automatique de
son numéro sur le télécopieur
 Poser le document sur le télécopieur
 Appuyer sur la touche START
 Retirer le document
 Vérifier sur l’accusé si la transmission a été bien faite
Maroc bureau
Rabat rabat, le 6 mai
Service photographique

Note d’instruction relative à la transmission

D’un document par télécopieur

Lors de l’utilisation du fax, il convient de suivre les étapes suivantes :

 Composer le numéro du correspondant

 Contrôler l’identité du correspondant soit par l’échange téléphonique ou par l’affichage automatique de
son numéro sur le télécopieur
 Poser le document sur le télécopieur
 Appuyer sur la touche START
 Retirer le document
 Vérifier sur l’accusé si la transmission a été bien faite

La note circulaire
1) Définition

La circulaire administrative est un document d’information qui circule entre deux administrations, ou à
l’intérieure d’une même administration, elle n’est pas destiné au public.

Sa fonction est d’aider à l’application des textes de loi c’est pourquoi une des missions de circulaire est de
clarifier le texte juridique et de mettre son contenu à la portée de ceux qui vont assurer l’application :

o Informer sur les dispositions légales à prendre : contenu de la loi, les arrêtés
o Décrire toutes les modalités d’application qui permettront aux textes de loi de devenir effectif

Exemple : la loi prévoit que

En application de la loi, il convient de…

 2) Analyse de texte de loi

L’objectif de l’analyse et la mise en évidence des points d’information à retenir. L’étude doit permettre de
préparer deux types d’information :

 Quelles modalités d’application préconisent-ils ?

 Quelles innovations ou modifications ? les textes de loi introduisent ils ?
3) Rédaction de document
Mention obligatoires

o Indication de l’administration responsable de la diffusion du document et du bureau qui l’émet

o Objet du circulaire
o Énumération des textes de loi concernés
o Mention des destinataires

Plan du document

Le plan respecte la démarche logique

o Quelles sont les dispositions légales ?

o Comment les faires appliquer ?
 le comptes rendu
a. Définition
Le compte rendu est un document par lequel on porte à la connaissance de l’autorité dont on dépend
une information que l’on détient, c’est le récit ou l’exposé plus au moins de fait d’événement de
travaux auxquels le narrateur a assisté activement ou non.

Le compte rendu transmet une information sans jugement ni commentaire

Le compte rendu est normalement destiné à l’autorité dont en dépend immédiatement

Le compte rendu porte sur une information que l’on connaît et que l’autorité ignore, ne connaît pas, il
peut être spontané mais dans la plupart des cas, il est provoqué par l’autorité

b. L’emploi du compte rendu

C’est un document nécessaire car l’autorité ne peut ni diriger ni commander, il ignore ce qui se passe
dans le secteur qu’il doit animer. Dans le compte rendu le subordonné met en œuvre de :

L’intelligence : l’événement vaut-il la peine d’alerter l’échelon supérieur

La loyauté : elle importe que le divers niveaux de hiérarchie travaille en confiance

Or il faut parfois rendre compte des faits que l’on préférerait tenir cachés

Le sens de responsabilité : il ne faut pas abuser de l’emploi des comptes rendu pour des faits mineurs.
Ceci reflète pour le subordonné une crainte des responsabilités et la peur de prendre des décisions.

Les principaux types de compte rendu

on distingue :

Le compte rendu d’événement ou fait : ex. : accident de travail incident dans le fonctionnement d’une
machine, coupure prolongée d’électricité qui a empêchée d’effectuer un travail

Le compte rendu d’événement ou de fait : ex. : est un témoignage rédigé après l’événement, le plus
rapidement possible afin d’avoir présent à l’esprit, les circonstances de cet événement

Le compte rendu de réunion

Le compte rendu d’activité

1_analyse des comptes rendu de réunion

Définition

Il raconte ce qui se fait ou se dit pendant la réunion

Le compte rendu d’une réunion peut être plus au moins long, à ce sujet on distingue :

Le compte rendu in-extenso ou littéral : qui reproduit intégralement les paroles prononcés. C’est le cas
des C.R des débats du parlement

Le compte rendu analytique qui est un résumé plus au moins essentiel des opérations de la réunion

Le compte rendu détaillé (forme mixte) : transcription in-extence des interventions les plus
importantes, les autres éléments de la réunion sous résumé

Condition de fond et de forme du compte rendu :

Condition de forme :

mentions justification

Entête simplifié Car c’est un document interne

Ville Pour situer le compte rendu
Date d’émission Critère de classement
C.R de la réunion du Pour identifier le document
Titre Pour informer le lecteur sur l’objet du
C.R
Personnes présentes à la réunion et à la Pour déterminer avec précision les
Sté + qualité occupé à la réunion et à la personnes ayants participés à la réunion
Sté Détermination exacte du début de la
Séance ouverte à…….. (l’heure) réunion
Détermination de l’objet de la réunion
Ordre du jour Détermination de la fin de réunion
Pour ordonner un caractère authentique
Séance levé à …h au document
Signature du président de la réunion et
de la secrétaire qui à rédigé le C.R
Condition de fond :

Le narrateur se contente de raconter qu’il a vu ou entendu sans prendre partie. C'est-à-dire sans
donner ces propres remarques ou propositions

Rédaction :

Un C.R de réunion comprend :

Un exposé qui indique les circonstances de la réunion ex : la réunion du 15 avril s’est tenue à 16 h
dans la salle de conférence n°1. Elle a été présidé par Mr x, était présent Mr x, y, z

Etait absent Mr v, w

Le développement qui rappelle les faits dans l’ordre chronologique est parfois dans l’ordre logique,
c’est la partie la plus longue du C.R

La finale qui indique que la réunion vient à son terme ex : l’ordre du jour étant épuisé, le président
déclare la séance levée à 18h, la prochaine réunion aura lieu en principe le 20 avril

Application :

Vous travaillez à la Sté sonna Maroc vous avez assisté à une réunion en tant que secrétaire de séance.
à partir de la prise de note ci-dessous vous rédigez le C.R correspondant

Ordre du jour : les problèmes actuels de trésorerie

Présents : Mr Alaoui (chef de service, comptabilité) Mr SOULAMI (chef service contentieux (juridique)

Absents : Mr Lahlou (chef service vente)

ouverture de la séance à 14 h

Directeur général : rappel l’ordre du jour+ la Sté doit prendre des dispositions pour le règlement des
créances

Alaoui : le service comptabilité enregistre un nombre important de retard, d’erreurs dans la facturation
et le règlement, ainsi qu’un grand retard dans le règlement + nombre de client pour sa part de 34
% depuis l’année 2003

SOULAMI : le nombre de litige enregistré par le service contentieux et de 50% à 2003

Président : mettre en place une organisation qui a pour but d’informatiser le contrôle de recouvrement
des créances et d’accélérer le travail de distribution des lettres de rappel
Séance levé à 15h30 min

 Date de la prochaine réunion le 30 mars

CORRIGE
SONA Maroc
Rabat rabat le 16 mars 2023

Compte rendu de la réunion de 15 mars 2005

Les problèmes actuels de la trésorerie

Président : Mr Alaoui
Etait présent : Alaoui chef de service contentieux
Etait absent : Lahlou chef service de vente

Séance ouverte à 14h

Ordre du jour : étude des problèmes actuels de trésorerie

Après lecture de l’ordre du jour, le président estime que la Sté doit prendre des dispositions pour le règlement
des créances.

Mr Alaoui déclare que le service comptabilité enregistre un nombre de plus en plus important d’erreurs dans la
facturation et le règlement, et un grand retard dans ce dernier, il ajoute que le nombre de client pour sa part a
augmenté de 34% depuis l’année 2003.

Mr SOULAMI quant à lui, annonce que le nombre de litige enregistré par le service contentieux est de 50%
supérieur à 2003.

En conclusion Mr ourdiri propose de mettre en place une organisation qui a pour but :

D’informatiser le contrôle de recouvrement des créances

D’accélérer le travail de distribution des lettres de rappel

L’ordre du jour étant épuisé, Mr OUARDIRI remercie les présents, fixe

La date de la prochaine réunion le 30 mars et déclare la séance levée à 15h30min

Directeur général secrétaire

OUARDIRI ?
 LE RAPPORT

Introduction :

En général plus long que les autres documents internes, le rapport est un texte dans lequel après avoir analysé,
exposer, étudier des faits situation, une documentation en formule des suggestions.
on propose des solutions, ainsi le rapport donne les informations puis propose des salutations, il prépare les
décisions des responsabilités
Les sujets des rapports sont très variés, en voici quelque exemples :
 Rapport sur la nécessité de modifier l’organisation actuelle d’un service
 Rapport sur la situation de la concurrence dans une région déterminée
 Rapport sur l’adoption d’un nouveau procédé de fabrication ou de nouvelles méthodes de classement
N.B : le rapport est rédigé soit à la demande d’un supérieur hiérarchique soit à l’initiative de l’employé, mais il
est toujours transmit à un supérieur hiérarchique
Les principaux types de rapport
A_ rapport d’activité
Il décrit l’activité de la société au cours de l’exercice écoulé, les résultats obtenus, les difficultés rencontrées,
décisions prises… et évoques les perspectives d’évolution
Ex : rapport annuel d’une entreprise, rapport d’activité d’une association
B_ rapport de stage ou de visite
Comme dans un compte rendu, le rapporteur relate ce qu’il a constaté mais en plus il justifie les appréciations
qu’il est amené à formuler et à proposer éventuellement une modification.
Ex : rapport relatif à un stage de formation
Rapport de visite d’une entreprise
C_ rapport de mission, ou d’étude
C’est le type de rapport le plus fréquent, il consiste à analyser un problème et à proposer une solution pour le
résoudre.
Ex : rapport relatif à la réorganisation d’un service, d’une tâche, étude d’une situation, d’un matériel
Structure générale d’un rapport

Le rapport se présente en deux parties inégales en longueur et en importance.

1er partie : elle constitue le corps de rapport, on distingue 3 étapes
L’exposé ou l’introduction+ développement+ conclusion
A_ l’exposé
Il sera semblable à un énoncé, bref, concis, il pose le problème et l’objectif visé. Il oblige le rédacteur à définir
exactement le problème qu’il doit traiter, il renseigne tout de suite le lecteur sur l’objet du rapport qu’il va
développer
Ex : j’ai l’honneur de vous exposer après les résultats de l’enquête, même à l’intérieure du service expéditeur à
la suite des incidents survenus le 15 mars, les mesures envisagées afin de mettre fin aux problèmes constatés
par cette enquête
B_ développement
C’est la partie la plus longue, il contient toutes les explications, les justifications, toutes les argumentations
relatives au sujet traité.
C’est lui qui constitue le fond de rapport, c’est dans cette partie qu’on doit clarifier le sujet pour le lecteur. En
développement on doit utiliser « nous », en développement il n’existe pas le plan type, l’ordre à suivre est en
fonction du sujet traité.
Quelques exemples
1_ rapport relatif à la réorganisation d’un service
 Description de l’organisation actuelle
 Analyse critique de cette organisation
 Projet de réorganisation
2_ rapport relatif à l’étude d’un nouveau matériel
Présenter le matériel (principe, description, schéma, plan…)
Examiner logiquement des avantages et les inconvénients de ce matériel
3_ la conclusion
Elle doit être très brève, elle propose des salutations d’un problème et parfois elle indique comment mettre en
œuvre les solutions proposées
Ex : il serait convenable de…
Dans ces conditions nous sommes d’avis que
Pour ces motifs, il parait nécessaire de

Présentation d’un rapport

Entête simplifié date+ville

Destinataire
Objet : rapport relatif à
Expose
Développement utilisation titre ou sous titre si possible
Conclusion
Nom+ qualité
Signature
 Tableau comparatif des documents administratifs :

Secteur privé Secteur public

Message Tout écrit bref en style É crit succinct sur formulaire et destiné à être diffusé
télégraphique inscrit sur un post-it, par transmission rapide.
un formulaire, un cahier de
transmission.
De nos jours, c’est le plus souvent un courriel.
Courriel Message transmis par réseau numérique.
Télécopie Moyen de transmission électronique de documents.
Lettre Document le plus couramment Document rédigé en forme personnelle (je) dont
utilisé pour communiquer par écrit, l’émetteur est la plus haute autorité en place dans
la lettre se décline en de un établissement. La lettre sert à communiquer avec
nombreuses spécialités (lettre de d’autres organismes du secteur public, des
vente, lettre de motivation, lettre de entreprises et des particuliers.
réclamation…).
Lettre Lettre extrêmement brève accompa- Annonce et présente de façon synthé- tique un
d’envoi gnant l’envoi d’un autre document. document plus volumineux qui lui est joint.
Remplace le bordereau lors d’un envoi de documents
vers le secteur privé.
Notification Le secteur privé utilise une lettre. Information transmise par voie hiérarchique à une
personne pour l’informer d’une décision qui
l’intéresse à titre individuel.
Bordereau S’utilise pour l’expédition d’objets, Formulaire comprenant trois colonnes :
d’envoi pas de documents. « désignation des pièces », « nombre de pièces » et «
observations1 ». Il sert à diffuser au sein de
l’administration des écrits concernant une même
affaire.
Son double, renvoyé, sert d’accusé de réception.
Note Document rédigé en communication interne.

Note Document interne à une unité ou à un service, destiné à fournir ou à rappeler des consignes
de service de fonctionnement sur une question précise.
Compte Témoigne de façon neutre d’un événement.
rendu
 Secteur privé Secteur public
Procès- Atteste que des faits se sont bien déroulés tels que consignés.
verbal
Rapport Expose et analyse des faits, puis propose des solutions au problème engendré par ces
faits.
Mémoire* Rapport rédigé sur l’initiative de son auteur.
Analyse Exploite, en corrélation avec la situation actuelle, un document. Sans le résumé
complètement, elle en fait apparaître le motif et les grandes lignes et propose, le cas
échéant, la marche à suivre pour le traitement ou l’application du texte analysé.
Synthèse Exploite les pièces d’un dossier, en corrélation avec un cas, un problème ou une
requête. La synthèse se conclut, si la requête le mentionne, par une pro- position de
solution.
Circulaire Lettre reproduite à plusieurs exem- Document signé par un ou plusieurs mi-
plaires et adressée à plusieurs per- nistres (dans ce second cas, il est publié au
sonnes à la fois. Journal officiel), fournissant aux fonc-
tionnaires concernés les prescriptions
nécessaires à l’application d’une loi.
Directive Document émanant d’une haute autorité exposant aux subordonnés les buts à
atteindre et les idées fondamentales devant conduire leur action.
Décision Dans le secteur privé, l’équivalent de la Document exprimant la volonté d’un haut
« décision » s’exprime dans une lettre, responsable, fondée sur le règle- ment et/ou
mais celle-ci est expédiée en un rapport, au sujet d’un individu ou d’un
recommandé avec accusé de groupe.
réception
(LRAR).
Rédaction des écrits professionnels :

Mail, compte-rendu de réunion, lettre de motivation ou encore article web… Quel que
soit le métier que vous pratiquez, les écrits professionnels font partie intégrante de
votre environnement de travail. Ils sont vecteurs d’information, jouent un rôle de
mémoire et aident à comprendre des idées ou des situations.

Mais s’ils servent tous un objectif commun de communication, ces écrits possèdent
chacun leurs spécificités et leur public cible. Bien les maîtriser, et s’assurer que le
message passe !
1- L’Email :

Vidéo à voir, scanner le code QR

:

Le mail est une façon de communiquer d’une extraordinaire simplicité, rapidité et

efficacité. Il est devenu le moyen le plus couramment employé pour les échanges
professionnels en tous genres. Parce que le mail (ou email ou courriel) est moins formel
que la lettre, on oublie parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’usage.

Ainsi même si le style d’un mail est plus convivial, voire plus léger, que celui d’une
lettre professionnelle, il n’en reste pas moins un écrit de travail. C’est pourquoi, il doit
respecter certaines règles de rédaction.

La règle la plus importante est toujours la même en termes d’écrits de travail : c’est le
« profil » du destinataire qui détermine les choix rédactionnels.
 a. L’objet du
mail : de 5 à 7
mots
maximum

L’objet est le texte

que lira en premier
votre destinataire.
Et pour cause, c’est
la seule ligne qui
apparaît quand on
ouvre sa
messagerie !

L’objet est donc à

soigner. Il doit
être explicite, clair et
bref, en lien avec le
but du courriel
(informer, aviser,
inviter, inciter le
destinataire à agir). Il
doit permettre à
votre destinataire de
tout de suite
comprendre de quoi
il s’agit.

« Demande d’informations »
« compte rendu du séminaire des cadres »
« candidature pour un stage »
Exemples :
« annulation de la formation sécurité du 23 mars »
« invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin 2016 »
« demain : coupure informatique de 8h à 10h00 »

À noter :

 Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables.
 Un mail n’a qu’un seul objet.