Méthodologie de l’expression écrite

Dans le monde professionnel la correspondance écrite est une pratique

courante.
L’écris enclenche l’entretien et introduit toutes formes de projets.
Savoir rédiger est un élément essentiel dans la vie d’un professionnel.
L’art et la technique d’expression rendent la tâche du professionnel
plus aisée.

A) Les lettres :

1) Le rôle de la correspondance commerciale :

Etant un témoignage écrit, concret et probant pour les engagements
pris, la lettre demeure le mode de communication le plus efficace.
Toute entreprise est jugée par ses correspondants à travers son
courrier.
Pour cela il doit être clair, suscitant l’intérêt du lecteur.
La lettre commerciale est assujettie à des règles :
- Entretient les rapports avec les clients, les fournisseurs, les
transporteurs, les banquiers, les assureurs et les administrations.
- Intervient pour confirmer les résultats d’un entretien ou préciser
les formes d’un contrat.
 - Sert de preuve en cas de contestation car le code du commerce
stipule que tout acte commercial doit être constaté par acte
publique ou par correspondance.
- Facilite les opérations d’échange en contribuant à la recherche
de renseignements, à la passation de commande, au règlement
des opérations et intervient en cas de litige.

2) La forme de la lettre commerciale :

2.1. Code de politesse :
Il est déterminé par la situation sociale de l’émetteur et du destinataire,
illustré comme suit :
- La formule d’en-tête.
- La formule d’appellation.
- La formule d’introduction.
- La formule de conclusion.
2.2. La présentation de la lettre commerciale :
Elle doit atteindre trois objectifs :
- L’indentification rapide du message par son destinataire.
- La facilitation de la lecture du message.
- L’attraction du destinataire.

Donc elle doit être soignée, aérée, répondant aux normes suivantes :
- Une marge de 45 à 50mm à gauche
- Une marge de 20mm à droite
- Un papier de format A4 ou A5
 a) Les mentions d’identification de la lettre commercial et la
présentation du texte :
L’AFNOR recommande les dispositions suivantes :
Zone 1 : L’en- tête
Zone 2 : La suscription
Zone 3 : Les références, l’objet et la date
Zone 4 : Le texte et la signature
Zone 5 : Les pièces jointes

b) La présentation de l’enveloppe :
L’enveloppe doit être présentée de la façon suivante :
1. Partie réservée à l’affranchissement
2. Le titre du destinataire
3. L’adresse du destinataire
4. Ville et code postal

3) La rédaction de la lettre :
3.1. Le corps de la lettre :
La lettre doit être objective et claire.
Le corps de la lettre doit présenter quatre grandes parties :
- L’entrée en matière (introduction)
- Le développement
- La conclusion
- La formule de politesse
3.2. Comment commencer une lettre d’affaire ?
Trois situations peuvent se présenter à l’émetteur d’une lettre
d’affaire :
1. Première prise de contact
2. Réponse à une lettre
3. Rappel d’une lettre antérieure

a) Lettre de prise de contact :

Aborder immédiatement le sujet de la lettre
b) Réponse à une lettre :
Il faut rappeler la lettre reçue
c) Rappel d’une lettre antérieure :
Rappeler la lettre envoyée

3.3. Comment terminer une lettre d’affaire :

a) La conclusion :
La conclusion qui doit exprimer soit un vœu soit un souhait soit un
espoir, elle précède la formule de politesse et se présente comme suit :
- Attente d’une réponse
- Attente d’une confirmation ou d’une solution
- Réponse positive à une demande
- Réponse négative à une demande
- Demande de renseignements, de service
- Introduction d’une offre à un client
- Réclamation
- Excuses
 b) La formule de politesse :
Elle est assujettie à :
- La nature de la relation avec le correspondant
- Les circonstances qui motivent la lettre
- Le degré de respect, de cordialité ou de mécontentement

4) Style et vocabulaire d’une lettre :

La lettre commerciale se distingue de la lettre privée.

Elle obéit à des règles formelles :

 Clarté, précision, prudence et courtoisie

La clarté :
La lettre commerciale ne dit souffrir d’aucune ambigüité
Elle doit être rédigée avec un style correct
Une attention particulière est portée sur la ponctuation et sur la
numérotation des paragraphes
La précision :
L’exactitude est une nécessité absolue
La prudence :
La lettre commerciale est un document écrit qui peut servir de preuve
en cas de litige, imposant la réflexion, la mesure et la prudence.
La courtoisie :
C’est une règle essentielle du commerce même si l’émetteur est irrité
par le destinataire, il doit manifester de la patience envers son
correspondant

Application :
1) A quelles intentions de communication se rapportent les phrases
suivantes :Voir le fascicule

2) Dans la lettre suivante les paragraphes ont été mis dans le

désordre,
a) Retrouvez le bon ordre
b) Complétez les blancs par articulateurs suivant : Donc, or, en
conséquence, toute fois.
Voir le fascicule
 B) Le curriculum vitae et la lettre de motivation :

1) Le curriculum vitae :

Il décrit la situation intellectuelle et sociale de l’émetteur.

En cas de demande d’emploie, il accompagne une lettre de
candidature.
1.1. Présentation :
Ne pas confondre le CV avec la lettre qui doit l’accompagner
Il s’agit de fiche technique quant à la lettre, cette dernière est courte et
complètement rédigée
1.2. Les rubriques du CV :
Il comporte les rubriques suivantes :
a) Les renseignements de l’état civil :
Etant indispensable elle comporte :
- Nom, prénom, date de naissance, situation de famille, adresse,
situation vis-à-vis du service national.
b) La formation :
Elle comporte les études accomplis et les diplômes obtenus
c) L’expérience professionnelle :
Importante pour le recruteur car elle comporte ce que vous avez déjà
fait et les différents emplois occupés. Elle doit être précise et exacte.
 d) Les stages :
Elle concerne les stages et formations éventuels accomplis, ils doivent
être énumérés avec précision
e) Les langues :
Les langues étrangères étudiées doivent être énumérées ainsi que le
niveau de leurs maitrises
f) Les références :
En sus des études, des stages et des activités professionnelles, cette
rubrique comporte le nom de quelques personnes (dix au maximum)
susceptibles de donner un avis favorable sur l’émetteur

2) La lettre de motivation :

- Toute demande d’emploi passe par la rédaction d’une lettre de

motivation.
- Cette lettre accompagne le CV et doit être rédiger soigneusement
car elle reflète :
 La personnalité de l’expéditeur :
Elle est l’élément clé qui influence le recruteur pour
départager les candidats.
Elle doit être : Accrocheuse sans être agressive
Brève sans être bâclée
Retient l’attention et éveille la curiosité
2.1. L’utilité de la lettre de motivation :
Elle doit apporter des précisions utiles qui complètent le CV

2.2. Les types de lettres de motivation :

La lettre de motivation doit être adaptée à son destinataire :
- Réponse à une petite annonce
- Envoi spontané d’un dossier de candidature
- Envoi de lettre de prospection

2.3. La structure d’une lettre de motivation :

Elle doit se limiter à quatre paragraphes :
- 1 - Motif de la lettre
- 2 - Expériences antérieures et exposé des compétences
- 3 - Annonce du CV
- 4 - La formule de politesse

2.4. Rédaction de la lettre de motivation :

a) La présentation :
Le papier doit être du même grammage que celui du CV
La disposition :
- Respect des marges
- Séparation des paragraphes
- Le soin de l’écriture
Les mentions indispensables :
- L’entête en haut à gauche
- La date et le nom du destinataire
- La signature placée en espacé après la dernière ligne du texte

b) style et vocabulaire :
- Courte et concise comprenant des mots bien choisis et appropriés

- Phrases courtes
- Absence de mots vagues
- Absence du jeu
- Absence de termes pessimistes
Application :
Réponse à l’annonce d’offre d’emploi(Voir le fascicule page : 21)
 C) La note :

- Brève communication
- Présente un intérêt d’information sur un point particulier
- Elle se différencie de la lettre car elle ne comporte ni appellation
ni formule finale et écrite avec un style impersonnel

1) La note de service :

- Moyen de communication le plus éprouvé par les destinataires

- Cible l’ensemble ou une catégorie du personnel
- Son objectif est de transmettre une information en relation avec
l’activité des destinataires (consignes et autres…)
- Sa spécificité est de ne pas tenir compte de la réponse de
l’interlocuteur
- Sa présentation :
 Plus dépouillée qu’une lettre puisqu’il s’agit d’une note interne :
- mention : note de service n°
- service émetteur
- destinataires
- objet
- texte
- signataire de la note
Modèle d’une note : Voir le fascicule page 23.
A retenir que :
- Le contenu : en terme simple et compréhensible
- Le ton : à l’impératif
- La rédaction : en style impersonnel et sans formules de politesse

2) La note d’information :

- L’objectif : transmettre une information sans directives

- Le contenu : objectif et clair
- La présentation : identique à la note de service

3) La note de synthèse :

- La cible : le demandeur généralement

- L’objectif : document de référence soutenant une réflexion ou
une prise de décision
- Le contenu : clair et objectif
- La présentation : identique aux autres notes
 4) L’objectif de l’envoi des notes :

Un supérieur à ses subordonnés Un subordonné à ses supérieurs

 Les convoquer  Leurs demander des

 Les mettre en garde
 Leurs communiquer une
information ou des
instructions
instructions
 Leurs communiquer les
résultats de l’analyse d’un
dossier
 Les mettre en garde sur les
répercutions d’un fait

5) Formulation :

a) Formule introductive :

- Références
- Objet de la note
- Situation motivant la note

b) Formule conclusive :

- Responsabilité du destinataire en éveillant sa conscience

professionnelle et en lui demandant de faire preuve de fermeté
dans l’application des consignes

Application 1 : Voir fascicule page 25.

Application 2 : Voir fascicule page 25.
 D) Le procès-verbal :

Document officiel qui rend compte de la façon la plus objective d’une

assemblée, d’une réunion ou d’un événement.
Il doit recevoir l’approbation des personnes présentent pour son
authentification.
Il permet de conserver un témoignage écrit et officiel de l’événement.

1) Types de procès-verbaux :

a) Procès-verbal sélectif :
La sélection des informations doit être faite avec discernement afin de
conserver toutes les données utiles.
Les faits importants dont retenus en fonction des besoins des
destinataires.
b) Procès-verbal centré sur la décision :
Seules les propositions sont rapportées et les décisions, les échanges et
les discussions qui les ont précédés ne sont pas retenus.
c) Procès-verbal littéral ou exhaustif :
Les propos et les faits sont retransmis intégralement suivis des noms et
titres de fonction des participants.
 2) Structure du procès-verbal :

La présentation du procès-verbal n’est pas standardisée. Elle peut

varier d’un organisme à un autre :
- Titre, lieu, la date et l’heure de l’assemblée
- Listes des personnes présentes et membres absents
- Ouverture de la séance
- Election d’un président et d’un secrétaire de séance
- Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente
- Résumé des débats relatés selon un plan chronologique ou un
plan thématique
- Les propositions et les décisions
- Date, lieu et heure de la prochaine séance
- Levée de la séance
- Signature du président et du secrétaire

3) Conseils pour la rédaction du procès-verbal :

3.1. Prise de notes pendant la séance :

- Notes brèves et complètes

- Liste d’émergement
- Représentation
 3.2. Rédaction du procès-verbal :

- Style impersonnel
- Style neutre
- Mode et temps employés : présent de l’indicatif
- Niveau de langue : doit être soutenu
- Désignation des participants : nom et fonction
- Objectivité : faire abstraction de ses impressions personnelles
- Pas de conclusion : faire abstraction de conclusion, d’avis ou de
jugements personnels

Application :
Exercice 1 : voir fascicule 2, page 6.
Exercice 2 : voir fascicule 2, page 6.
 E)Le compte rendu :

Il s’agit d’un écrit organisé autourd’un certain nombre de points

Il rend compte de la façon la plus fidèle d’une situation particulière :
- Entretien
- Mission
- Etat d’avancement d’une recherche ou de travaux
- Colloque, Réunion, Séance de travail etc…

1) BUT :
Informer autrui : Relater des faits et informer les personnes
intéressées par une activité à laquelle elles n’ont pas participé.
Conserver des traces pour soi : conserver des données d’une
entrevue ou d’un entretien téléphonique.
Conserver des traces pour la mémoire collective : compte rendu de
réunion.

2) Types de comptes rendus :

- Compte rendu exhaustif ou littéral :

Retransmission intégrale des faits
- Compte rendu résumé ou sélectif :
Retransmission des faits importants qui intéressent les destinataires
 - Compte rendu centré sur les décisions :
Sont rapportées uniquement les décisions ainsi que les échanges
et les discussions qui les ont précédées.

3) Structure du compte rendu :

Le compte rendu comprend les parties suivantes :

A- Un exposé par la désignation de l’activité (le cadre et les
circonstances)
-énumération des participants
-lieu de l’activité
-date de l’activité
-objet de l’activité

B-Un développement consacré à la narration des différentes étapes

selon un plan chronologique ou thématique.
Les paragraphes peuvent être présentés avec des titres ou une
numérotation décimale.

C- Une finale annonçant les évènements à venir puis la fin des

travaux.
- Le compte rendu doit être signé par le rédacteur.
- Le compte rendu peut être signé aussi par le président de
l’assemblée en cas d’un compte rendu de réunion.
 4) Différences et similitudes entre le P.V et le C.R :

Le P.V et le C.R visent un même objectif :

Rendre compte fidèlement et objectivement. Néanmoins
certaines différences les caractérisent :

Compte rendu Procès-verbal

- Moins officiel que le PV - Rédiger par une personne

- Pas de rigidité dans la
description des faits
- Etabli par une personne
qui a assisté et pris part
aux débats
qui n’intervient pas dans
les débats
- Doit recevoir
l’approbation des
personnes présentes

5) Conseils pour la rédaction :

Mode Temps Forme :

- Rédaction à l’indicatif présent et à la forme impersonnelle

Style impersonnel :
- Il s’agit d’informer sans prise de parti en utilisant la troisième
personne du singulier ou du pluriel et adoptant la forme
impersonnelle.
Niveau de langue :
- Adoption d’un langage correspondant à l’écrit par le choix d’un
vocabulaire correct même si le débat est passionné.

APPLICATION / VOIR LE FASCICULE (2) PAGE 10

 F)Le compte rendu critique :

Son contexte est la présentation d’un texte (ouvrage) accompagné

d’un jugement ou d’une critique.

1) Ses éléments :

- Notice bibliographique de l’ouvrage

- Présentation de l’auteur et de l’ouvrage
- Critique de l’ouvrage

2) Objectifs :

- Rendre compte de l’ouvrage

- Rendre justice à l’ouvrage
- Rendre raison de l’ouvrage

3) Conseils pour la rédaction :

- Attirer immédiatement l’intérêt du lecteur

- Se baser sur la pertinence concernant les renseignements sur la
vie de l’auteur
- Choisir certains aspects pour la critique
- Inclure des références et des citations
- Sa présentation ou sa critique
- Opter pour un commentaire clair
 G) Le rapport :

Il s’agit de l’analyse d’une situation déterminée, de la formulation de

propositions, d’un avis ou de recommandations

1) Eléments du rapport :

- La lettre de transmission.
- Pages liminaires :
 Page de titre
 Remercîments
 Sommaire
 Table des matières
 Liste des tableaux
 Liste des figures
 Liste des abréviations et des sigles
- Le corps du texte :
 Introduction
 Le développement
 La conclusion
- Pages annexes :
 Les annexes
 L’appendice (bibliographie)
 Index
 2) Types de rapport :

- Rapport d’information
- Rapport d’analyse et de recommandations

3) Caractéristiques du rapport :

- Le rapport s’appuie sur une situation

- Le rapport établit des conclusions basées sur l’analyse des faits
- Le rapport émet un avis personnel
- Le rapport est basé sur une démonstration rigoureuse des faits

4) Importance du destinataire :

- Nécessité de connaitre la responsabilité et la personnalité du

destinataire pour modeler son écrit
- Nécessité de connaitre les exigences et les besoins en
informations de son destinataire
- Nécessité d’élaborer le document de façon efficace

5) Caractéristiques du rédacteur :

- Le rédacteur doit bien maitriser les règles de la communication

écrite
- Le rédacteur doit présenter tous les points de vue
 - Le rédacteur doit être capable de décrire la question et d’en
donner une vue globale et complète

6) Etapes du travail :

6.1. Préparation :

- Définition précise du sujet

- Elaboration d’un plan provisoire
- Collecte des informations
- Analyse et sélection des données
- Organisation matérielle des données

6.2. Structuration :

- Elaboration d’un plan détaillé

- Structure du rapport :
 Introduction
 Développement
 Conclusion
6.3. La rédaction :

- La rédaction du rapport
- La révision du rapport :
 le contenu
 la forme

6.4. La présentation :

La présentation est basée la vérification sur les aspects suivants :

- présence d’une lettre de transmission
- présentation attrayante de la page de titre
- disposition aérée du texte
- hiérarchisation des titres
- exactitude des renseignements
- présentation correcte des tableaux
- bon ordre des annexes et appendice (bibliographie)

7) conseils pour la rédaction :

7.1. La lettre de transmission :

Elle introduit le sujet et rappelle les objectifs

7.2. Le plan :
Il s’agit d’adopter le plan qui convient le mieux à la logique du sujet
7.3. La langue et vocabulaire :
Le rapport doit être rédigé avec un vocabulaire neutre et correct

7.4. Le style et le ton du rapport :

Le style et le ton doivent être parfaitement adaptés au contexte et au
destinataire du rapport

7.5. La formulation :
Le rédacteur n’utilise le terme « je » que s’il parle en son nom seul.
Autrement il est recommandé d’employer le terme « nous » en prenant
soit d’accorder adjectifs et participes au masculin singulier si c’est un
homme ou au féminin singulier si c’est une femme.
Il faut conserver la même formulation tout au long du rapport

7.6. Emploi du conditionnel en cas de recommandations.

7.7. Liens :
Les transitions sont essentielles

7.8. Développement et conclusion :

Chaque partie du développement participe à la solidité du tous et
contribue à préparer la conclusion finale