Cours Comptabilité Rédaction-Administrative

Ecrits Professionnels RÉDACTION ADMINISTRATIVE
LES ECRITS
PROFEESSIONNELS
Il existe plusieurs types d’écrits administratifs qu’on peut regrouper en quatre

catégories:
1. La lettre,
2. Les documents de liaison et d’information à sens unique,
3. Les documents d’injonction et pour rendre compte,
4. Les actes administratifs.
Les documents de liaison sont:

Le bordereau d’envoi utilisé pour la transmission des documents
au sein de l’Administration.
Le message- Fax et le message- porté doivent être écrits en style
télégraphique.
Le courriel électronique.
Les documents d‘information à sens unique sont:
La note (note d’information, note d’instruction, note de service);

La convocation;
L’instruction
La circulaire.
Trois types de documents permettent de rendre compte d’un

événement ou d’une activité:
Le compte-rendu;
Le rapport;
Le procès-verba
49
Ecrits
RÉDACTION ADMINISTRATIVE Professionnels
La lettre
Définition
La lettre est un document écrits qui obéit à des codes précis qu’il faut respecter :
Dans sa forme :la présentation et la mise en page dont codifiées ;

Dans son contenu :il faut observer les étapes et les formules
obligatoires qui structurent la lettre
La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même

manière selon la personne à qui l’on écrit. Il faut différencier deux grands types
de lettres : le courrier personnel adresse à la famille ou aux amis, et le courrier
administratif ou professionnel.
Organisation de la lettre
On écrit pas une lettre à un ami comme on l’écrit à un directeur de société pour
demander du travail par exemple.
L’organisation de la lettre dans l’espace de la page et les différences
typographiques contribuent plus qu’on ne le croit à la compréhension du
message.
La présentation de la lettre a donc une grande importance puisqu’elle doit faire
ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager.
Deux sortes de lettres sont généralement rédigées dans l’Administration
 La lettre Administrative ou entre service,
 La lettre en forme personnelle
La lettre en forme administrativeest utilisée lors d’échange de

correspondance entre structures administratives, de même qu’elle est utilisée à
destination de toute personne appartenant à l’Administration.
LA LETTRE ADMINISTRATIVE OU « ENTRE SERVICE »
Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre d’une correspondance entre deux
administrations distinctes et comportant un caractère professionnel :
Exemple1 :
50
Un Directeur de Wilaya de la formation Professionnelle répond à une demande

du Wali relative à la mise en œuvre de la politique de développement du secteur
dans la Wilaya.
Exemple2 :
Un formateur effectue une demande de temps partiel ou sollicite un bilan de
compétences à son autorité supérieure (Direction) et sous couvert de son chef de
service.
Présentation
La mention « République Algérienne Démocratique et populaire » doit
figurer au milieu de la page (et non à droite) à 13 mm du bord supérieur, à moins
qu’on ne préfère l’incorporé au timbre en haut à gauche.
Le timbre est l’ensemble des mentions imprimées ronéotypes ou
dactylographiées qui permettent de déterminer clairement par quel service est
établi un document administratif. Il comprend quatre mentions allant du plus
général au particulier.
Le nom du ministère ou de la wilaya.

Le nom de la Direction, sous-direction ou service (administrations centrales),
du cabinet, du secrétariat général (s’il s’agit d’une wilaya).
Le nom de la circonscription, subdivision etc…s’il s’agit d’un service
technique.
La désignation du service ou bureau d’où la lettre émane.
La référence d’origine du document, en l’occurrence un numéro
d’enregistrement suivi des initiales du service ou du rédacteur.
La date figure en haut et à droite, à la suite du nom de la ville d’origine. Elle
doit être en principe celle du jour de la signature de la lettre.
- Lorsque le signataire ; en principe l’autorité la plus haute à son échelon :

ministre, wali, président d’assemblée populaire communale, est en même temps
l’auteur
de la lettre, le timbre fait mention seulement de l’échelon hiérarchique et du titre
de l’autorité signataire.
Exemple :
 Ministère de l’Education Nationale
 Le Ministre.
- La suscription est indiquée sous le lieu et la date. Elle comporte avec la

mention de l’autorité signataire généralement imprimée, celle du destinataire,
comme le signataire, le destinataire n’est désigné que par sa fonction.
49
Ecrits
Exemple :
 A l’attention de…….
 S/C de Monsieur le Wali de la Wilaya……
L’objet : il s’inscrit vers le milieu de la page, dans toute la largeur de celle-ci et

placé bien en évidence sous le timbre et la suscription.
La référence : (des documents existants)
Elle se place sous l’objet.
Pièces jointes :
Lorsque des pièces sont annexées à la lettre, leur nombre (et quelquefois leur
nature = dossier, état, convocation…) est mentionné en bas, à gauche, sur la
première page du texte.
N° ……../…….Suscription : Précédé de M., Mme, lesRrEPUBLIREREQUction et adresse
complète du destinataire Objet: (indication Question
traitée)
Schéma
Référence : (rappel affaire d'une
se rapportant lettre administrative
Pas de formule d'appel
- Introduction ou entrée en matière -
Brève reformulation - Rappel de l'affaire ou du contexte
- Développement ou exposé - (avec choix d'un plan) Causes - Conséquences ou

Conséquences - Causes Faits - idées ou actesSuite et fin du développement ou
de l'exposéConclusion de la lettre pas de la problématique Formule de fin de
lettre Pas de formule de politesse
Cachet rond, griffe
et signature de l'émetteur
Pièces-jointes
50
Application :
Monsieur ABBAS Ahmed s'est présenté, le 08 Décembre 2018, dans vos services
solliciter un emploi de comptable, poste vacant. Au cours de l'entretien, il vous
apprend qu'il a travaillé pendant deux ans à la cimenterie de Bologhine.
Le 12 du même mois, Vous décidez de vous informer sur son cursus scolaire, ses
capacités professionnelles, son caractère, la raison qui a motivé sa démission, ainsi
qu'un avis s'il peut être chargé des fonctions de caissier. Et, enfin vous l'assurez
de l'usage des plus discrets des informations.
Travail à faire:
Rédiger la demande de renseignements.
49
Ecrits
LA LETTRE EN FORME
PERSONNELLE
Cette forme de lettre dite« interne » est utilisée dans le cadre d’une correspondance
entre l’administration et un usager, qu’il soit particulier, élu local (si l’objet n’est pas
professionnel, société ou personnalité morale, association, syndicats, entreprise
publique ou privée).
Exemple1 :
Un inspecteur d’hygiène et sécurité sanitaire répond à un restaurateur qui sollicite
une information quant à ses obligations en matière d’hygiène alimentaire.
Exemple2 :
Un chef de service de l’environnement informe un Président d’APC d’une commune
de ses nouvelles obligations en matière d’assainissement.
Présentation :
Le rédacteur :
Il est recommandé de ne pas commencer une lettre personnelle par le pronom «

Cette recommandation, toutefois s’applique difficilement aux lettres personnelles
d’affaires, surtout administratives, où la formule « j’ai l’honneur » s’impose parfois en
début de texte. Si une personne particulièrement respectable est évoquée, au cours de
la lettre, il convient d’écrire en toutes lettres Monsieur (ou Madame) précédant le
nom. Dans les autres cas on se contentera de porter le nom, l’abréviation Mr, Mme,
50
Melle.
Lorsqu’on écrit sur une feuille double, les pages seront utilisées dans l’ordre normal
1, 2, 3, 4 et non 1,3,2,4.
 Sauf dans le cas d’une lettre brève où on peut écrire sur les pages 1 et 3
par application de la règle : ne pas faire « tenir » dans une seule page la
lettre personnelle même brève.
 La signature sera toujours facile à déchiffrer et suivie du nom du
rédacteur.
 Un blanc de plusieurs centimètres est laissé entre la signature et le bas de
la page.
Les formules d’appel et de courtoisie
L’emploi de formules d’appel et de courtoisie est obligatoire dans la lettre

personnelle.
La formule d’appel est l’appellation que l’on donne à son correspondant
a)- Appellations des personnes privées :

Dans les lettres adressées à des personnes privées la formule employée est :
Monsieur, Madame, Mademoiselle (dans le doute on emploie madame de préférence à
mademoiselle).
A un chef d’établissement ou d’entreprise :

Monsieur le Directeur, Madame la Directrice.
S’il s’agit d’une société ou d’une œuvre :

Monsieur le Président, Madame la Présidente.
A un officier ministériel, à un professeur d’enseignement supérieur réputé,

Maître l’abréviation de ce terme : Me
49
Ecrits
A un médecin ;
Monsieur le Docteur.
Lorsqu’il existera entre le signataire et le destinataire des liens d’amitié ou de

confraternité professionnelle on utilisera l’adjectif cher précédé ou non du possessif
mon ou la « Mon Cher, Ma Chère » qui renforce le caractère amical de la formule et
accuse ainsi un certain caractère de familiarité. « cher collègue – Mon cher Collègue
N.B :la première lettre de ces appellations doit être en majuscule.

Le choix de la formule d’appel exige parfois un sens aigu des nuances sinon on risque
de donner au destinataire une fâcheuse et souvent injuste opinion dès le
commencement de la lettre. La bonne éducation, le tact permettent de saisir les
nuances et de trouver facilement l’appellation initiale qu’il convient de donner à
chacun.
Autres exemples
J’ai l’honneur d’être avec le plus profond respect de votre excellence etc… « le très
humble et dévoué serviteur ».
A un chef d’Etat on présente … « l’expression de son profond respect »
A une femme âgée ou d’un rang social élevé la même formule mais avec
l’hommage de son profond respect.
A une personnalité… l’expression de sa haute considération.
A un ambassadeur… l’assurance de ses sentiments respectueux
A un wali de wilaya… L’expression de sa respectueuse et parfaite

Considération
50
Schéma d'une lettre administrative en forme personnelle
Tutelle En-Tête
N°...Suscription
Objet: (indication Question traitée)
Référence : (rappel affaire se rapportant
Formule d'appel
- Introduction ou entrée en matière -
Brève reformulation - Rappel de l'affaire ou du contexte
- Développement ou exposé - (avec choix d'un plan) Causes - Conséquences

ou Conséquences - Causes Faits - idées ou actes
(instruction/conclusion)Suite et fin du développement ou de
l'exposéConclusion de la lettre pas de la problématique Formule de fin de
lettreFormule de politesseCachet rond, griffe
et signature de l'émetteur
Pièce-jointes nombre
49
Ecrits
Application :
Suite à une annonce de la compagnie « Air Algérie » parue dans le journal
« El Moudjahid » relatif au recrutement des ingénieurs en informatique.
Travail à faire :
Faite le plan de la lettre et rédigez une demande d’emploi
50
LA
Définition
La note est un outil de travail dont le but est d’informer et de transmettre à autrui,
avec la plus grande concision, des données ou des instructions sur un point particulier.
Caractéristiques de la note
Quels sont les impératifs de la Ses impératifs sont :
note ? la clarté
la précision
la concision
Quel ton adopter pour la Le ton à adopter est celui de la plus stricte
rédaction de la note ? sobriété
Traite-on de plusieurs sujets La note ne traite que d’un seul sujet
dans une note
Qui signe la note ? La note sera signée par son rédacteur et
non par un service
La note respecte-t-elle une La note respecte la présentation
présentation particulière ? normalisée sans formule de politesse.
Qualités de la note
Style direct
Concise
Synthétique
Rigoureuse en son plan
49
Ecrits
Formes de la note
La note peut contenir des numéros de page, des nombres écrits en chiffres, de
pourcentages
Des puces délimitant les paragraphes
Des encadrés délimitant les titres des paragraphes

Comme la lettre
 Utiliser les tournures impersonnelles (donc emploi des descriptifs, des
présentatifs et du passif)

 Proscrire l’utilisation de « nous » et de « on » qui ne renvoient pas clairement
à un auteur ou à un acteur.



 On distingue trois types de notes :

 La note de service ou administrative

 La note d’information

 La note de synthèse




 Outil de travail aux usages divers, la note, utilisée dans un processus
de décision, se présente sous la forme d’un exposé clair aux idées
enchaînées avec rigueur.






50


Schéma d'une Note « Administrative « ou de Synthèse »



T u t e l l e


E
n-tête

……… ... (lie u), le .. (da te) ..

N° : 


N O T E

A l'attentio n de M.
(le cas échéant : Sous couvert S/C.

A M. 


Objet : Exemple  : Mise en servicedes actions prioritaires en 2018.


Référence: Textes utilisés pour rédiger la présente note

Pièces jointes:  (en bas à gauche dans la marge)


Introduction  ou entrée en matière: (Elle représente le sujet et rappelle

lecontexte)Développement ou exposé: (Les paragraphes sont plutôt courts, en évitant lestitres,

sous titres, numéros et soulignements)Conclusion : (Elle n'est pas obligatoire, mais le cas échéant, on
insiste sur l’importance
 à donner à son application)



Pa s de f ormule de sal uta ti on (de pol it ess e)

 Cachet rond, griffe et signature










49
Ecrits




Application :
On donne à chaque destinataire les renseignements qui lui sont indispensables
pour participer à la réunion (date et heure précises, lieu de la réunion) et s’y
préparer (« ordre du jour », c'est-à-dire énumération des questions qui seront
examinées au cours de la réunion.
Travail à faire :
Rédiger la note de réunion
50
LA CIRCULAIRE
D’INFORMATION
DEFINITION
C’est un document par lequel l’entreprise ou l’administration transmet

l’essentiel d’une information, soit auprès des services soit à l’extérieur (autres
entreprises ou grand public)
En effet, il peut être utile pour les personnes concernées de trouver d’une
manière brève des informations sur un sujet qui les intéresse.
Exemples :
 Domiciliation d’effets, changement d’adresse
 Réunion de travail
REDACTION
La qualité première de la circulaire est, dans ce cas, d’informer

exactement et complètement.
La circulaire d’information doit être objective (exacte et précise), elle

explique mais ne justifie pas. Elle ne cherche pas à convaincre, il n’y a
pas d’argumentation.
La rédaction n’offre donc pas de difficultés. Il suffit d’exposer, avec

clarté et correction, la communication que l’on a à faire, en donnant
toutes les explications utiles pour en préciser le sens et la portée.
49
Ecrits
PRESENTATION DES CIRCULAIRES
- Le texte de la circulaire est présenté avec l’en-tête de la maison de

commerce, en lui donnant aussi fidèlement que possible l’apparence d’une
lettre personnelle
Au lieu d’en informer chaque correspondant par une lettre écrite pour lui, on
rédige un seul texte qui ensuite sera reproduit en autant d’exemplaires qu’il y a
de personnes.
La circulaire d’information sera d’autant plus facilement lue que par sa
présentation se rapprochera de celle d’une lettre dactylographiée.
On personnalise la circulaire en :
en la datant : soit à la main, soit au dateur (la date est alors indiquée de
la manière habituelle et elle est reproduite en même temps que le texte).
en signant chaque exemplaire à la main
en écrivant sur chaque exemplaire de la circulaire, la suscription

correspondant au destinataire.
Application :
Nous voulons informer nos fournisseurs que les lettres de change qu’ils
pourraient tirer sur nous en règlement de leur livraison devront dorénavant,
être domiciliées, non plus à la BCA mais à la BEA « Agence Amirouche »
Travail à faire :
Rédiger la circulaire d’information
50
Souvent confondu, à tort, avec le compte-rendu, le procès-verbal répond à une

nécessité juridique très précise et limitée : il doit en effet être utilisé pour
retranscrire les délibérations des instances ayant un pouvoir délibératif au sein
de certaines structures : conseils d’administration, commissions paritaires,
comités techniques paritaires, etc.…
Rédaction du procès-verbal
Le procès-verbal est toujours un document écrit.

Le rédacteur d’un procès-verbal n’a ni à imaginer, ni à raisonner ; il enregistre,
le plus objectivement possible, avec sérénité, impartialité ce qui a été dit, ce
qui a été fait devant lui ; il n’a pas à prendre parti ; il n’a pas à apprécier, ni à
commenter, ni à juger. Tout son art consiste à donner une image exacte, fidèle
et complète de ce qui s’est passé en sa présence, abstraction faite de ses
sentiments personnels.
Les constatations faites, les déclarations entendues, les termes des accords
conclus, les résolutions prises,…. sont rapportés avec une précision
scrupuleuse.
Finalité ou Conclusion
Il est d’usage que le procès-verbal soit soumis à l’approbation, et souvent à la

signature de toutes les personnes directement intéressées par sa rédaction.
Ce document prend ainsi un caractère d’authenticité que n’ont pas
nécessairement les autres documents qui peuvent relater le même évènement.
49
Ecrits
Différents types de procès-verbaux
Le type du procès-verbal est la transcription littérale de la déposition d’un

témoin lors de l’instruction d’un procès (transcription accompagnée de
l’indication des circonstances de cette déposition : lieu – jour – heure – état
civil du témoin entendu ….)
Un autre type de procès-verbal est la transcription du déroulement des

épreuves d’examen.
Le Procès-verbal d’une réunion générale des actionnaires d’une société
Le Procès-Verbal de Réunion (ou de délibération)
Il est établi par un (ou des) participant (s), il permet de légitimer les décisions
prises au cours de la réunion. Il doit comporter un certain nombre d’éléments
comme : nom, date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui s’est réunie,
nom et qualité des participants, ordre du jour…
S’agissant d’instances ayant voix délibérative, les réunions comportant des

votes sont soumises à des conditions de quorum.
Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé par les participants. La
plupart du temps en début de la séance suivante.
Le Procès -Verbal de Constatation
Il fait la description d’un fait ou d’un évènement qui pourrait être

ultérieurement contesté. C’est sur la base de procès-verbaux de constatation
que des actions en justice peuvent être intentées.
Documents officiels, les procès-verbaux doivent être archivés
chronologiquement par catégorie dans un dossier réservé à cet effet.
N.B:
Le Secrétaire de séance est la personne chargée de rédiger le procès-
verbal.
50
TRAME TYPE D'UN PROCÈS-VERBAL
(Tutelle)
(En-tête)
Procès-verbal de la …………..
Le……… (date) à…….(heure)..…,s'est tenue à ………(lieu)……..sous la présidence de M

(nom, prénom et fonction) la (objet : réunion/assemblée)
Etaient présents:
MM . (n om et fo nction )
Etaient absent(s) excusé(s)/non excusé(s)
M ou MM(nom et fonction ou qualité)
L'ordre du jour est le suivant:
Point A, B et C
divers
(Pour le développement) Chacun des points de l'ordre du jour est repris dans
l'ordre (plan chronologique) et développé.
(Pour la conclusion) Dans les procès-verbaux, comme dans les comptes rendus de
réunion, il s'agit souvent d'une phrase type rappelant que tous les points inscrits à l'ordre
du jour ont été abordés.
L'ordre du jour étant épuisé (ou plus aucune autre question n'étant soulevée) la séance
est levée à……. (heure).
La prochaine réunion aura lieu le ….(date)..à ….. (heure)……………………….
à…………….(endroit).
Le Secrétaire de séance, Le Président
49
Ecrits
Application :
Vous avez été désigné en qualité de secrétaire de séance lors de la réunion du
comité Directeur de la chambre des arts et métiers de Blida ; sachant que:
a- La réunion a eu lieu le 12 Décembre 2018 à 9 heures 30 au siège du CFPA de
Ain-Naajda
b-Mr AISSAOUI Hakim est le Président de la chambre des arts et métiers et
que Mr BOURAOUI Ahmed est le Directeur du CFPA Ain-naadja
à)o Etaient présents:

Mr MEZIANI Ali, vice-président de la chambre des arts et métiers
Mrs DJEZZAR, A. NAFOUSSI , M. BELKHODJA, T. CHERIFI,et
O. CHENIF, et Mme M. BAIRI et Mlle S.N. BOUDJEMA,
membres
Etaient absents:
MR. M. BOUTALEB, excusé,
D. ABBES, non excusé
Ordre du jour prévu:
1. Présentation pour approbation du procès-verbal de la réunion

précédente;
2. Etude du problème de la médecine du travail:

 Moyens
 Création d'un Centre interentreprises artisanal;
 Démarches complémentaires à entreprendre pour mieux
connaître les conditions d'adhésion;
3. Travaux préliminaires pour la participation à la foire;

4.
5. Informations sur les pourparlers avec le comité d'organisation et
déréalisations que le Président escompte pour l'année.
Travail à faire :
Rédiger le procès-verbal de cette séance de travail de ce Comité Directeur.
50
Le
rapport



 Définition

 C’est un document écrit, de taille variable dont la fonction est de
proposer une action, à partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse
d’une situation.
 C’est un document par lequel un fonctionnaire subordonné rend compte
à une autorité supérieure en lui proposant des solutions.

 D’un évènement
 D’une situation
 D’un problème quelconque.


 Rédaction d’un rapport

Préambule ou introduction
 rappeler le contexte
 préciser le problème mais ne pas énoncer le résultat.

Présentation des faits ou situations
L’analyse de la situation ou diagnostic
49
Ecrits
Rappel des contraintes

Des solutions possibles à la proposition d’action
Différents types de rapport
Rapport d'activité, de stage, de mission

Rapport d'étude, d’inspection, de jury
-Rapport pédagogique, …………
Etude de quelques types de rapport
Type Exemple Rôle

Ce rapport décrit l’activité
Rapport général Rapport annuel d’une de l’entreprise au cours de
d’activité entreprise, d’une l’exercice écoulé : résultat
association... obtenus ; difficultés
rencontrés ainsi que les
solutions possibles.
Comme dans un compte-

Rapport de stage, Rapport relatif à un stage rendu le rapporteur relate
de formation, à une visite ce qu’il a constaté mais en
de visite, d’entreprise, à un travail plus il justifie les
particulier demandé dans appréciations qu’il est
le cadre du travail. amené a reformulé et
de mission. propose éventuellement
des modifications
50
Rapport d’étude de
marché, du matériel, une Il consiste à analyser un
situation de la problème et à proposer une
Rapport d’étude
réorganisation d’un solution pour le résoudre.
service.
Application :
Votre Directeur vous a demandé de lui soumettre des propositions en vue de
promouvoir l'agent le plus méritant de votre service.
Travail à faire :
Rédiger la réponse sous forme de rapport.
49
Ecrits
LE COMPTE
RENDU
Définition
C’est un document qui constitue un but ou une partie du contenu d’une réunions
ou d’une activité.
Finalité d’un compte rendu

Informer les personnes extérieures : Il permet de connaître ce qui s’est passé,
quelles sont les décisions prises lors d’une réunion à laquelle vous n’avez pas
assisté. Garder la trace d’une réunion ou d’une activité.
Organisation du document
Information
Etre fidèle et objectif (se contenter de constater les faits)
Présentez ce qui a été dit et non vos impressions sur ceux qui l’ont dit.
50
Présenter ce qui a été dit ou fait et non ce que vous pensez.
Déroulement du compte rendu

Quelle que soit la façon dont seront classées les informations ; plan
chronologique ou thématique, le document se déroulera comme suit :
 L’origine de la réunion ou de l’activité.

 Il s’agira de répondre aux questions
Tutelle suivantes :
Qui ?Où
En-tête ?Quand ? Pourquoi ?
(Lieu), la……(date)………………
N° ……/………. Présentation type d'un compte rendu

Suscription
Objet : du compte rendu
Introduction ou entrée en matière
Conclusion
Cachet, griffe et signature
49
Ecrits
Application :
Votre entreprise a réalisé et réceptionné un établissement ou annexe de

formation à la Pointe Pescade, pour répondre à un besoin en personnel
qualifié, six mois sont passés sans qu'aucune action de formation ne soit
lancée.
Le Directeur vous charge de mener une enquête, sur place, sur les raisons
pour lesquelles cet établissement ou annexe rencontre des difficultés pour le
recrutement et le lancement du premier groupe.
Pour orientation, quelques données du problème :

 Région déshéritée, jeunes non informés
 Population méfiante avec un tempérament réservé
 Renseignements peu favorables sur l'actuel responsable
 Etat de santé précaire
 Manque de connaissances suffisantes

 N'a pas su faire valoir sa personne
 Après constats, vous promettez de regagner le temps perdu.
50
Travail à faire :
Rédiger le compte rendu en tenant compte des orientations.
ETUDE COMPARATIVEENTRE
LE RAPPORT ET LE COMPTE RENDU
LE COMPTE RENDU
Le compte rendu est essentiellement le récit, l’exposé, souvent détaillé et
circonstancié, de faits, d’opérations, d’évènements de tout ordre, de discussions,
de travaux,…. auxquels le rédacteur a assisté, activement ou non, ou qu’il a pu
connaître indirectement d’après des documents écrits, des témoignages de tiers.
LE RAPPORT
- Le rapport est un document beaucoup plus complexe.
Certes, il part, lui aussi, en règle générale, de faits réels, sur lesquels il s’appuie,
qu’il présente avec le même souci de clarté et l’objectivité que les documents
précités, mais il ne s’en tient pas à cela.
CONCLUSION
- Bien que les deux termes soient couramment employés l’un pour l’autre
actuellement, il faut souligner que le compte rendu se limite aux seuls faits dont
le rédacteur a été le témoin, alors que le rapport contient souvent des éléments
de solution au problème traité.
49
Ecrits
- Le procès-verbal et le compte rendu sont donc, avant tout, des chroniques dans
lesquelles l’exposé des faits tient la première place.
Comparons
Compte rendu Rapport
Informe, Expose les problèmes
Fidèle et objectif Personnel part d’objectivité
Non signé Signé
Rédigé à l’indicatif Propose des solutions
Rédigé par une personne L’attente de l’approbation

désignée
Rédigé au conditionnel
Rédigé par un subordonné à son

supérieur.
50
LE BORDEREAU
D’ENVOI
Définition
Cet imprimé est destiné à l'acheminement des pièces d'un service administratif à
un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui
justifieraient la rédaction d'une lettre d'accompagnement.
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et
comporte un tableau en 3 colonnes (voir schéma).
Présentation
Colonne degauche : Désignation des pièces à transmettre;
Colonne centrale : Nombre de pièces transmises ou à transmettre;
Colonne de droite : Pour les observations qui peuvent être portées, à savoir;
Pour information (à toutes fins utiles) : le destinataire n'est pas acteur
49
Ecrits
mais spectateur bien qu'il n'ait pas à intervenir, il conservera les dites
pièces;
Pour attribution (ou pour action): Les destinataires devient acteur

et plusieurs cas se présentent:
a- Pour attribution et suite à donner: Le destinataire doit

donner une suite (réponse à rédiger, réunion à organiser,) sans
rendre compte à l'expéditeur;
b- Pour attribution et avis: Le destinataire doit donner un avis

motivé en retour sur le dossier que lui a soumis l'expéditeur;
c- Pour attribution et éléments de réponse: Le destinataire doit

fournir sous forme de note ou de lettre les informations
nécessaires à l'expéditeur afin qu'il puisse traiter l'affaire;
d- Pour attribution et retour de pièces: Signature, correction,

avec le cas échéant, un délai précis.
50
En-Tête
Nom ou raison sociale, adresse

Complète,
Schéma d'un bordereau d'envoi
télé.. Fax…
N ° ……/ ………
Suscription (destinataire)
Bordereau d'envoi
N°DésignationObservation
Date : ……………………………………….
Signature :
49
Ecrits
LA CONVOCATION
La convocation est un document destiné à convier une ou plusieurs personnes à

une réunion. Il prend la forme d'une lettre administrative à forme personnelle ou
d'une note.
Il comporte :
 L’objet de la réunion,
 L’ordre du jour,
 La date et l’heure,
 Le lieu exact,
 L’indication de la personne qui présidera,
 Les personnes invitées.
Il peut indiquer les travaux préparatoires à exécuter ou les documents à apporter.
On convoque de supérieur à subordonné, sinon on invite.
50
LES ACTES ADMINISTRATIFS
Plus simplement, un acte administratif est la trace écrite de la manifestation de

la volonté de l’Administration publique, laquelle crée ou modifie une situation
juridique;
Il en existe de deux types, les actes administratifs unilatéraux et bilatéraux
Actes Administratifs Unilatéraux

Ces actes se subdivisent en actes réglementaires et en actes législatifs.
La hiérarchie des normes impose la conformité de la norme inférieure à la
norme supérieure. Le respect de cette hiérarchie conduit à la règle du
parallélisme des formes et à la théorie de l’acte contraire selon laquelle un acte
ne peut être défait que par un acte de même niveau.
Actes Règlementaires
 Les actes réglementaires sont:
 La décision,
 L’arrêté (individuel ou réglementaire);
 Le Décret
Actes législatifs
49
Ecrits
 L’on peut citer: l’ordonnance et la loi.
On distingue plusieurs sortes de loi:
 la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la

constitution,
 La loi organique, qui organise le fonctionnement des
institutions sur les bases posées par la constitution,
 La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines
de la vie nationale.
 L’ordonnance est un acte législatif pris par un chef d’Etat:
 Lorsque la constitution le prévoit.

 Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement
dissous.
Actes Administratifs Bilatéraux
 Il s’agit des contrats entre l’Administration et les personnes

relevant du secteur privé.
On peut citer:
 Les contrats conclus avec les « contractuels

d’administrations »,
 Le Bon de commande administratif;
 La lettre-commande;
 Le marché.
50
LE COURRIEL
Sur cet exemple, les trois éléments de base d'un courriel :

1. L'adresse e-mail du correspondant (Exemple : ordi-senior@ordi-
senior.fr ).
2. L'objet : quelques mots pour situer le contenu au destinataire.
3. Le texte du courrier : c'est vous qui décidez !
Quelque que soit le logiciel utilisé pour gérer vos messages, vous retrouverez
toujours ces éléments de base.
Ces trois éléments saisis, on peut envoyer le courriel (bouton Envoyer).
Eléments d’un courriel
Spécificités d’un courriel
Adresses destinataires multiples

Il est possible d'envoyer un courriel (le même, bien sûr) à plusieurs destinataires.
Les adresses sont saisies à la suite, séparées par des points-virgules (;).
Exemple :lila@chezmoi.fr; ali@chezlui.fr; malika@chezelle.fr
Il est même possible (cela dépend du logiciel de messagerie utilisé) de créer des
listes de destinataires, pour des envois en nombre.
Destinataires en copie : (Zone Cc)
49
Ecrits
Il est possible d'adresser une copie du courriel à une (ou plusieurs) autre(s)
personne(s), dont adresse(s) mentionnée(s) dans la zone Cc.
Le destinataire saura que le courriel a été adressé en copie, et à qui.
Destinataires en copie invisible: (Zone Cci)

Il est possible d'adresser une copie du courriel à une (ou plusieurs) autre(s)
personne(s), dont adresse(s) mentionnée(s) dans la zone Cci.
Le destinataire ne saura pas que le courriel a été adressé en copie, ni à qui.
Cette rubrique est souvent masquée, car peu usitée.
Mise en page du texte du courriel :

Selon le logiciel de messagerie utilisé, de nombreuses options sont possibles
pour soigner la présentation des courriels :
 Choisir une police de caractères (forme des lettres)
 Taille des caractères,
 Couleur de l'encre, couleur de l'arrière-plan,
 Papier peint (l'équivalent de nos papiers à lettres
personnalisés),
 Ajout d'une signature personnalisée,
 Ajout de photos, avec ou sans légende...
Et cette liste est loin d'être exhaustive !
Adjonction de pièces jointes :
On peut également ajouter sous forme de pièces jointes, toutes sortes de fichiers
à un courriel :
 photos,
 vidéos,
 musique,
 documents divers (textes, feuilles de calcul, diaporamas, etc.)
Particularité des pièces jointes : elles sont envoyées d'abord sur le serveur de
votre messagerie ; elles seront ensuite téléchargées à la demande du destinataire.
50
Ceci évite la surcharge des réseaux, et des boites à lettres électroniques
Résumé
La rédaction bien conçue contribue activement à sa prospérité. Elle
est la relation écrite entre Administratifs et d’autres services, entre
une personne et une administration ou encore entre personnes.
La correspondance considérée comme messagère auprès des

correspondants d'une administration ou d'une entreprise, la lettre
doit inspirer confiance. Elle le fera grâce à son aspect extérieur, la
célérité apportée à répondre. Quant au fond, on y appréciera le
sens administratif traduit en un style soigné, bien adapté aux
circonstances.
C'est encore la lettre qui remplacera la personne et dans tous les
cas confirmera tout entretien téléphonique de quelque
importance.C'est elle qui touchera le destinataire à son adresse,
dans son bureau, son atelier ou son magasin où elle ne risque pas
de trouver porte close.
Il convient, cependant, de ne pas passer sous silence les

insuffisances de la correspondance. Il est vrai que rien ne vaut un
entretien verbal face à son interlocuteur et dont toute la lettre n'est
que le faible reflet sous l'effet de l'absence du ton, du regard et du
geste. Il est, en outre, bien problématique de prévoir et mesurer
toutes les réactions du lecteur alors qu'au cours d'un échange de
vues verbal les interlocuteurs peuvent se plier à l'évolution de
l'entretien avec tous ses aléas.
Enfin, la correspondance permet de constituer des

monographies des affaires ou d'opérations traitées et garantit de
ce fait un contrôle efficace, une vue nette des relations avec
l'extérieur.
49
Ecrits
Synthèse
1. Quelles sont les questions posées avant de rédiger un compte
rendu ?
2. comment se fait la présentation d’un rapport ?
3. Citez les rapports les plus courants ?
4. Comment peut-on reconnaître un rapport et un compte rendu ?
Travail à faire : Rédaction
Objet 1 :
Nommé secrétaire de séance d'une réunion technico-pédagogique, vous en
établissez le procès-verbal.
Objet 2 :
Vous participez à une réunion sur les problèmes d'internat rencontrés par les
stagiaires au sein de l’établissement.
Vous êtes chargé d'en faire le compte-rendu.
50
49

Cours Comptabilité Rédaction-Administrative

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N.B :la première lettre de ces appellations doit être en majuscule.

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