UNIVERSITE AMADOU MAHTAR MBOW

Ecole supérieure des Mines, de la Géologie et de l’Environnement

EC – Rédaction administrative
Licence 2

Chapitre III : La lettre administrative

Ecrite par l’administration publique, la lettre administrative revêt plusieurs formes. Sa rédaction
et présentation obéissent à des normes et règles.

I. Les formes de lettre administrative

Il existe deux formes de lettre administrative : la lettre administrative en forme personnelle et
la lettre administrative en forme administrative.

1. La lettre en forme personnelle (agent)

- Utilisée lors de la communication avec les personnels particuliers, les agences, les
associations, les fournisseurs, les sociétés, l’administration décentralisée (collectivités
territoriales) ;
- Utilisée, à titre personnel, par les administrés (les agents) pour des motifs personnels
(demande d’autorisation d’absence, demande de congé,…). Utilisée également par
l’administration pour répondre aux administrés, aux agents.
- Utilisée lors de la communication avec une administration étrangère ou une organisation
internationale.
- se présente avec une formule d'appel (Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur,…) et
comporte une formule de politesse (Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur,…).

2. La lettre en forme administrative

- utilisée lors des échanges entre deux services publics d'état (de ministère à ministère ;
de ministères à services déconcentrés de l’Etat au niveau régional ou départemental).
La lettre en forme administrative est une lettre interne au service public. Cependant les
correspondants n'appartiennent pas toujours au même service. À l'intérieur d'un même
service, l'usage est d'utiliser des notes.
- se présente sans formule d'appel (Monsieur, Madame, Monsieur le Ministre,...) et ne
comporte pas de formule de politesse (Monsieur, Madame, Monsieur le Ministre,...).
Toutefois, les marques de politesse peuvent être introduites par la formule «J'ai
l'honneur» qui est au moins employée une fois soit au début, soit dans le corps de la
lettre.
 en forme personnelle en forme administrative
Formes
• à destination de toute personne • lors d’échanges de correspondances
n’appartenant pas à l’administration entre des structures administratives

Eléments • entre deux services si on veut insister • à destination de toute personne

sur le caractère personnalisé et appartenant à l’administration
courtois du courrier
Timbre  dans l’angle supérieur gauche, parfois au centre
 permet d’identifier l’administration dont émane le document
Lieu – Date  angle supérieur droit – lieu (ville), suivi de la date d'expédition (en entier)
 sous le lieu et la date  sous le lieu et la date
Adresse  ou en bas, à gauche de la page  indication de l’autorité qui adresse
 prénom, nom du destinataire la lettre
Suscription  sa fonction ou sa qualité  intitulé et adresse du destinataire
 Émetteur  adresse (numéro, rue, code postal (autorité responsable et non une
 Récepteur et ville) personne privée)
 faire apparaître la marque de la
voie hiérarchique (S/C)
Objet  figure à gauche
 mention succincte de la question traitée (un objet par lettre)
Référence  sous l’objet
 rappel des faits antérieurs (documents, appels téléphoniques, etc.) auxquels se
reporte le rédacteur
Formule d'appel OUI NON
Formule de OUI NON
politesse
Pièces jointes  leur nombre est porté au bas de la
première page du texte à gauche
 les pieces sont jointes en annexe
Ampliation Placée au bas, à gauche, l’ampliation apparaît généralement sur la lettre en
administrative.
Placée sous le corps du texte, au bas du document, à droite, par le détenteur de
l’autorité ou un autre signataire :
 signature par délégation : pouvoir prévu par un arrêté pour une durée déterminée
ou permanente (« Pour …………. et par délégation »)
Exemple : Pour le Maire et par delegation
Le Secrétaire municipal
 signature par autorisation : pouvoir donné à une personne désignée pour une
Signature catégorie de pièces (lettres, bordereaux…) relevant de son service ; (« Pour
………. et par autorisation »)
Exemple : Pour le Ministre et par autorisation
Le Directeur des Ressources humaines
 signature par ordre : fonctionnaire qui signe certains documents courants
malgré la présence de son chef. (« Pour …………. et par ordre »)
Pour le Directeur general et par ordre
Le Directeur adjoint
 Signature par interim : pouvoir intervenu en cas de remplacement à un poste dont
le titulaire, momentanéùent empêché, est encore en fonction ; (« Pour ………….
et par intérim »).
 II. La rédaction de la lettre
La rédaction de la lettre administrative obéit à des normes et règles. Elle comporte une partie
introduction, suivie du développement et de la conclusion.

 L'introduction
Elle expose ou présente, de manière brève et complète la question ou le problème à traiter en :
- résumant les idées essentielles ;
- reprenant l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du
problème soulevé.

 Le développement
Il examine sur le fond l’affaire, la question ou le problème soulevé dans l’introduction. Sur
la base d’une argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi
sur les faits réels, le développement :
• expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins
importants à ceux qui justifient la décision) ;
• est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions qui permettent
de respecter l'unité et la progression ;
• respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs),
correct (poli, d'une bonne tenue).

 La conclusion
Elle fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de
l'administration. (Par exemple : une réponse soit affirmative, négative ou en attente).
III. La présentation de la lettre