MODULE

REDACTION ADMINISTRATIVE
Master I
 PLAN DE COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

INTRODUCTION

CHAPITRE I – LES QUALITES DU STYLE ADMINISTRATIF

1 le respect de la hiérarchie
2 le sens de la responsabilité
3 l’objectivité
4 la courtoisie
5 la précision
6 la prudence
7 l’efficacité

CHAPITRE II : LA STRUCTURE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

1. Les inscriptions obligatoires

2. Les inscriptions facultatives ou circonstancielles

CHAPITRE III – LES DOCUMENTS DE GESTION COURANTE

I Les documents administratifs de correspondance

1.1. La lettre administrative générale
1.2. Les lettres administratives particulières
1.2.1. la lettre de transmission
1.2.2. la lettre d'accompagnement ou de présentation
1.2.3. le bordereau d'envoi
2. Les documents d'information interne
2.1. La note d'information
2.2. la note de service
2.3. la circulaire
2.4. le compte rendu
 2.5. le procès-verbal
2.6. le rapport
3. Les documents d'information générale
3.1. La convocation
3.2. l'avis
3.3. le communiqué

CHAPITRE IV – LES ACTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

4.1. La décision
4.2. L'arrêté
4.3. Le décret
4.4. L'ordonnance
4.5. La loi
 INTRODUCTION

Existe-t-il un style administratif ? L'Administration a-t-elle son

"jargon" comme la médecine ou la philosophie ?

Ces interrogations ont amené certains chercheurs en matière

administrative à entreprendre des travaux de recherche et d'étude sur
les écrits de l'Administration dans les bureaux et dans le Journal Officiel.
Ils ont été conduit à :

- Etablir une liste de vocables et expressions à usage

particulièrement administratif ;

- Analyser la phrase et le mode de rédaction et à conclure qu'il

existe des tournures particulièrement bureaucratique ;

- A présenter les principaux types de documents administratifs qui

ont des formes habituellement reconnues.

Il y a donc un style administratif puisque l'Administration a

généralement "une manière particulière d'écrire et d'exprimer sa
pensée", plus précisément un mode de rédaction habituel et spécifique
aux services publics.

Si les écrits dans les services publics nécessitent les mêmes

règles de base qu'une composition française (style correct, bonne
manière d'exposer les idées et d'enchaîner les arguments car "la bonne
administration commence par le bon français", ils ont cependant une
originalité.
 En effet, le langage administratif n'a pas pour but une simple
narration, mais une information motivée, une démonstration c'est-à-dire
agir à un niveau quelconque de la vie en société. C'est pourquoi, il est
indispensable que ceux qui représentent l'administration, parlent et
écrivent en son nom, sachent et maîtrisent son langage quelque soit leur
profession ou leur fonction. C'est bien l'objet de la Rédaction
Administrative qui est l'apprentissage de la présentation et la rédaction
des documents administratifs définis comme tout écrit qui sert de preuve,
de justification, d'information ou de renseignements sur les actes de
l'Administration.
Le présent module reçoit les subdivisions suivantes :

- Les qualités du style administratif ;

- La connaissance de la structure des documents administratifs ;
- Les documents administratifs courants ;
- Les textes législatifs et réglementaires.
CHAPITRE I – Les qualités du style administratif
Objectif : respecter toutes les règles et qualités du langage de
l’Administration publique dans les communications orales et
écrites ;
Les qualités du style administratif évoquées ci-dessus, au
nombre de sept, seront étudiées sous forme
d’exposé/explication et exercices d’application

L'écrit administratif se manifeste par l'emploi d'un ton particulier,

des tournures, des phrases particulières, des formules particulières qui
constituent le langage administratif. Ce dernier reflète les qualités
suivantes :
- le respect de la hiérarchie ;
- le sens de la responsabilité ;
- l'objectivité ;
- la courtoisie ;
- la prudence ;
- la précision ;
- l'efficacité.
1. Le respect de la hiérarchie
L'administration repose sur le principe hiérarchique, principe selon
lequel chaque agent est relié directement à une autorité supérieure, sous
les ordres de laquelle, il exerce ses fonctions, cette autorité ayant elle-
même un supérieur et cela jusqu'au sommet de l'appareil. Dans les écrits
administratifs, elle est constamment respectée, c'est-à-dire, l'expression
est liée à la position hiérarchique des correspondants les uns par rapport
aux autres. Ainsi, selon qu'un supérieur s'adresse à son subordonné ou
le subordonné s'adresse à son supérieur, il existe des tournures ou des
expressions appropriées.
 Quand le supérieur écrit ou s'adresse à son subordonné. Il utilise
de préférence, un des termes ou expressions ayant une connotation
autoritaire sans manquer du respect au subordonné. Ainsi, par exemple,
le supérieur :
- fait (savoir
(connaître
(observer
(remarquer
- informe
- demande
- engage
- ordonne
- envoie
- convie
- prie... de vouloir bien (différent de bien vouloir)
- attache du l'intérêt, un grand intérêt, un grand prix

Quand le subordonné écrit ou adresse à son supérieur. Il utilise les

termes ou expression à connotation de subordination ou de
considération due aux supérieurs hiérarchiques. Ainsi, le
subordonné :
- rend compte
- expose
- sollicite
- propose
- fait parvenir
- saurais gré
 2. Le sens de la responsabilité

L'une des conditions de légalité d'un acte administratif est la

compétence qui est une habilitation, à prendre un ou plusieurs actes
juridiques ou matériels. Nul agent, quelque soit son niveau dans la
hiérarchie, ne peut prendre un acte engageant l'administration, s'il n'a
pas été habilité par un acte émanant d'une autorité supérieure.
Une fois l'habilitation est établie, les autorités compétentes,
signataires de l'écrit pour le compte de l'administration, en sont
responsables du contenu.

Le style administratif doit donc, être de nature à identifier

clairement le signataire, qui assume personnellement la responsabilité
de ses actes. C'est pourquoi, tous les textes, tous les écrits administratifs
de correspondance ou d’instruction doivent être à la première personne
du singulier. Les pronoms personnels ON et NOUS qui ne permettent
pas d'identifier clairement le signataire sont à éviter. Dans tous les cas,
la qualité du signataire, c'est-à-dire du responsable, doit apparaître sans
ambiguïté, sans équivoque, dans le document.

3. L'objectivité

L'administration gère l'intérêt général. A ce titre, le fonctionnaire est

au service de l'intérêt général et non de l'intérêt particulier. Il doit
s'effacer devant le poste officiel qu'il occupe. Les réactions et
considérations subjectives et affectives, en un mot, les sentiments
personnels et l’expression des émotions ne sont pas de mise dans les
écrits administratifs. .
 4. La courtoisie

Le fonctionnaire écrit au nom du gouvernement et s’adresse à des

citoyens qui doivent être considérés. Il doit donc être courtois c'est-à-dire
poli avec le public. Les expressions injurieuses, péjoratives, sévères,
trop négatives, sèches, brutales ou même désobligeantes sont à éviter.
Les propos doivent être atténués, surtout si on s'adresse à une personne
étrangère à l'administration. Par exemple, un refus doit être motivé,
expliqué, d'une manière moins dérangeante pour le correspondant, sauf
s'il s'agit des injonctions relatives à l'application des lois et règlements.

5. La prudence

L'écrit administratif engage l'administration tout entière vis-à-vis du

public qui ne juge qu'elle et non l'auteur de l'acte. Toute erreur, toute
négligence, toute fausse interprétation sera rejetée sur l'ensemble de
l'administration, voire le système en place.
Par conséquent, les affirmations, les jugements et les souhaits
seront nuancés et le plus souvent exprimés au mode conditionnel, si le
moindre doute subsiste.
Il faut donc :
- tenir pour certains que les faits dont l'existence aura été
clairement démontrée ;
- éviter les jugements à caractère absolu ou universel ;
- rapporter les fait, sous réserve de confirmation, de vérification ;
- user des nuances au lieu de trancher définitivement ;
- utiliser le conditionnel chaque fois que le moindre doute subsiste
sur la véracité des faits ou des dires rapportés par la rumeur
publique, sauf si on en est témoin soi-même ;
 - prendre position qu'après avoir eu des preuves certaines,
convaincantes.

6. La précision

"Dans des manifestations écrites, l'administration n'a pas pour

objet de disserter sur un plan théorique ou spéculatif, ni de s'adresser à
une élite intellectuelle, mais de préparer ou de prendre des décisions,
c'est-à-dire d'agir à un degré quelconque sur la vie publique. Or, sous
peine de se neutraliser elle-même, l'action doit s'exprimer avec netteté et
simplicité". L'écrit administratif s'adressant à tous, doit être compris de
tous :
- fonctionnaires et élus du peuple, d'abord, chargés de
l'appliquer, commenter et expliquer aux autres ;
- les autres ensuite, qui appartiennent aux milieux sociaux les
plus variés, chez qui l'on s'attend à des réactions favorables
qu'un langage hermétique ne pourrait susciter.
L'écrit administratif doit éviter toute difficulté ou flottement dans son
interprétation. Sa compréhension passe nécessairement par sa
précision, sa clarté et sa concision. Si la prudence est normale devant
les événements et les déclarations douteux, la précision est importante
devant la véracité, l'exactitude des faits et des dires. Un texte
administratif imprécis, donc non compris ou mal compris peut :

- bloquer le service public, les destinataires fonctionnaires, élus et

autres restant inactifs devant l'occultisme du langage ;
- provoquer la lenteur, les destinataires, préférant demander et
attendre des éclaircissements ;
 - entraîner un fonctionnement défectueux du service public, les
destinataires faisant une fausse ou mauvaise interprétation.

Pour obtenir un style administratif, clair, concis et précis, il faut :

- réfléchir suffisamment, pour concevoir clairement ce qu'on a

l'intention d'exprimer
- être simple, entre deux mots, choisir le moindre et le plus
simple, le plus facile, c'est-à-dire ne pas employer des mots
savants, abstraits, vagues qui pourraient ne pas convenir au
sujet ;
- éviter les mots approximatifs, passe partout ou la périphrase ;
- exprimer sa pensée avec le moins de termes possibles, savoir
condenser et éviter l'abondance et le superflu ;
- éviter les sous-entendus ;
- éviter les abréviations et les sigles ;
- connaître le vocabulaire usuel et technique.

7. L'efficacité

Elle découle du respect strict des qualités étudiées plus haut. Elle
dépend aussi de la disponibilité, de l'application et de la conscience
professionnelle des agents publics qui doivent tout mettre en œuvre pour
ne gaspiller ni le temps des citoyens, ni celui de l'administration.
L'efficacité c'est la résolution rapide et définitive des affaires des usagers
des services publics.
CHAPITRE II : LES MENTIONS DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Objectifs :

- rédiger les différentes inscriptions qui entourent le message

dans un document administratif ;
- présenter les différentes mentions sur un document
administratif.

La méthode d’animation de ce chapitre est : exposé/explication et

exercices d’application.

Le message contenu dans un document administratif est entouré de

différentes mentions ou inscriptions dont le but est soit de donner une
précision ou un renseignement nécessaire à l'identification du document, son
origine et sa destination; soit d'attirer l'attention des différents intervenants sur
certains aspects du document

Ces mentions sont classées en deux grands groupes:

- Les mentions obligatoires

- Les mentions facultatives ou circonstancielles

I - Les mentions obligatoires.

Elles sont dites obligatoires parce que leur présence conditionne non
seulement la validité juridique du document, mais aussi la gestion pratique
du document.
 Elles peuvent être réparties en trois catégories:

- Les mentions à importance juridique

- Les mentions à importance pratique
- Les mentions à importance protocolaire.

A - Les mentions à importance juridique

Elles conditionnent la validé juridique du document. Elles doivent donc

obligatoirement figurer sur un document. Elles sont au nombre de cinq (5), à
savoir:

- Le timbre ou l'en-tête
- Le lieu et la date
- La réclame (ou la suscription)
- L'objet
- La signature.

1. Le timbre

Le timbre indique l'origine du document. Placé à l'angle supérieur gauche des

pièces administratives, il est composé de plusieurs éléments:

- L'identification du pays par la mention "REPUBLIQUE de …."

- L'administration expéditrice qui le service au nom duquel le
document est élaboré et qui en est donc propriétaire, par exemple "
MINISTERE de …"
- Le service émetteur qui est la subdivision technique particulièrement
compétent du sujet traité dans le document et qui en a instruit et
élaboré, par exemple "DIRECTION de…"
 Cette composition dépend de la provenance du document qui peut etre
un service public ou un agent public.

1.1. Le timbre d'un service public

Il ya trois catégorie de services publics :

- l'administration centrale ;
- l'administration territoriale ;
- les organismes publics autonomes

1.1.1. Le timbre de l'administration centrale

L'administration centrale est l'administration placée au siège du

Gouvernement et qui a vocation sur l'ensemble du territoire national. Son
timbre se compose comme suit:

- REPUBLIQUE du NIGER
- MINISTERE de…………..
- DIRECTION GENERALE de…
- DIRECTION de…………………
- SERVICE de ……………………
- DIVISION de ……………………

Pour ne pas surcharger le timbre et le document, l'énumération des

services techniques peut être arrêtée au niveau de la DIRECTION. Le dernier
service dans cette énumération hiérarchique est celui qui a instruit le dossier
au nom du service expéditeur et qui en détient le fond .S'il n’apparaît pas dans
le timbre, il sera inscrit dans le numéro d'enregistrement.
 1.1.2. Le timbre de l'administration territoriale

L'administration territoriale a deux composantes:

- l'administration territoriale déconcentrée composée de plusieurs

paliers emboîtés c'est-à-dire hiérarchisé, car ils sont des relais du
pouvoir central. La composition de son timbre respecte cette
hiérarchie et se présente comme suit:

REPUBLIQUE du NIGER
REGION DE…………………….
DEPARTEMENT de ……………
ARRONDISSEMENT de …
COMMUNE de …………………
DIRECTION OU SERVICE de…

Cette présentation concerne la commune dans ses compétences de

représentant de l'Etat. Si le timbre est la région ou le département,
l'énumération s'arrête au niveau concerné en ajoutant le service technique qui
a instruit le dossier pour la circonscription administrative. Par exemple, pour la
région le timbre se présente comme suit:

REPUBLIQUE du NIGER
REGION de …………………….
DIRECTION REGIONALE de…

- L'administration décentralisée ou les collectivités territoriales sont

autonomes les unes par rapport aux autres dans l’exercice de leurs
compétences reconnues par la loi. Elles sont sans liens
hiérarchiques quel que soit leur niveau ou leur nature. Ainsi, le timbre
se présente comme suit:
REPUBLIQUE du NIGER
La dénomination de la collectivité concernée
La dénomination du service technique de la collectivité concernée

Par exemple, le timbre de la commune est :

REPUBLIQUR du NIGER
COMMUNE de …………
SERVICE communal de …

1.1.3. Le timbre des organismes publics autonomes

Il s'agit des établissements publics, les hauts commissariats ou les

commissions à caractère autonome.

Pour les établissements publics, le timbre se présente comme suit:

REPUBLIQUE du NIGER
La dénomination de l'établissement
Le statut juridique de l'établissement

Par exemple, pour l'ENA, le timbre est comme suit:

REPUBLIQUE du NIGER
ECOLE NATIONALE d'ADMINISTRATION
Etablissement public de l'Etat

Pour les hauts commissariats qui ont la même structuration que le

Ministère, le timbre se présente comme suit:
 REPULIQUE du NIGER
HAUT COMMISSARIAT à …..
DIRECTION ou DEPARTEMENT de …

Pour les commissions à existence autonome, le timbre se présente

comme suit:

REPUBLIQUE du NIGER
COMMISSION de ………
SOUS-COMMISSION ou DEPARTEMENT de…

1.2. Le timbre de l'Agent Public

Le timbre de l'agent public se présente comme suit:

NOM et Prénom complet

Grade
Numéro matricule
Fonction exercée

Exemple : Monsieur Mamane MOUSSA

Instituteur, 2ème classe, 3ème échelon
Matricule n° 56 417/H
Directeur de l'école de …ou en service à…

2. Le lieu et la date

Le lieu et la date sont importants pour la détermination de la

compétence et territoriale et temporelle du document et de son signataire. Ils
ont aussi un intérêt pratique de classement et d'archivage des documents
administratifs.
 Tout document doit être daté et bien localisé. Le nom du lieu est écrit
intégralement, le jour en chiffres, le mois en lettres et l'année en chiffres. Les
abréviations ne sont pas conseillées car elles peuvent être source de
désagrément.

Exemple: NIAMEY, le 14 juillet 2023 et non NY.14.7.23 ;

Le lieu et la date sont placés à l'angle supérieur droit du document

généralement.

3. La réclame

La réclame ou la suscription est l'adresse du destinataire du document.

En effet, les documents administratifs de correspondance ou d'information ont
une adresse constituée généralement de trois éléments:

- la qualité de l'expéditeur quand il est titulaire d'une responsabilité,

Par exemple "LE MINISTRE de ……"

- la qualité du destinataire, précédée de la mention "MONSIEUR"

Par exemple, "MONSIEUR le MINISTRE de……."

Ces deux qualité sont reliés par la préposition "à".

Exemple général: Le Ministre des Finances

à
Monsieur le Ministre de la Fonction Publique
Niamey, NIGER
 Parfois, la réclame est suivie de la formule "voie hiérarchique" si le
document doit requérir l'information ou l'avis des différents intermédiaires
hiérarchiques entre l'expéditeur et le destinataire. La voie hiérarchique est
indiquée par la mention "sous-couvert" ou "s/c".

Exemple : Le Maire de Gaya

Monsieur le Ministre de l'Intérieur

S/c du Préfet de GAYA
S/c du gouverneur de DOSSO
.
La réclame est généralement placée à droite en bas du lieu et la date.

4. L'objet

L'objet exprime en deux ou trois mots le sujet traité dans le document

pour permettre au destinataire d'en imputer au service compétent sans avoir à
lire intégralement le document. Il n'y a qu’un seul objet par document ou lettre
pour un traitement conséquent et adéquat .d'ou l'importance qu'il soit bien
précis pour éviter des erreurs d'imputation et donc des conflits de compétence
entre les services composant l'institution. L’objet sert aussi de base au
classement et à l'archivage
Il faut surtout, éviter l'encombrement de l'objet.
Exemple: Objet: congé annuel

5. La signature
La signature est une marque, une empreinte ou une inscription qu'une
personne choisit et reproduit de façon constante et uniforme pour affirmer et
confirmer l'exactitude et la sincérité d'un écrit et en assumer la responsabilité.
 Dans l'administration, tout document doit être signé par le responsable
compétent pour avoir les caractères d'un acte administratif. La signature est
constituée de plusieurs éléments:

- la marque qui est une création individuelle et personnelle dont

l'utilisation et l'imitation par d'autres personnes sont strictement
interdites et punies par la loi .La marque est l'élément indispensable
de la signature dont la seule présence suffit pour valider un
document.
- l'identité complète du signataire c'est-à-dire ses nom et prénom écrits
sans abréviations
- la qualité du signataire c'est-à-dire son titre officiel
- le cachet du service dont le signataire a la responsabilité et au nom
duquel il signe.

La disposition de ces éléments est la suivante:

Qualité du signataire
La marque
Nom et prénom

Le cachet du service est placé à droite ou à gauche sans gêner la

marque.

EXEMPLE: LE MINISTRE
(La marque)
ABDOU HAROUNA
 Cependant, il ya une dérogation au principe de la signature par
l'autorité compétente: c'est la délégation de signature. Elle est définie comme
le simple transfert de la tâche matérielle de signature de l'autorité compétente
appelée le déléguant, vers un de ses collaborateurs appelé le délégataire. Le
déléguant conserve théoriquement toujours la responsabilité des actes signés
par le délégataire. C'est pourquoi, la délégation de signature est fondée sur la
confiance entre les deux parties et ne subsiste pas au départ de l'une ou de
l'autre, car elle n'est pas une délégation de compétence ou il ya une
dévolution totale de la responsabilité du déléguant vers le délégataire.

La délégation de signature se présente essentiellement sous deux

formes dans l'administration publique:

5.1. La signature par délégation:

C'est le pouvoir de signer de façon permanente certaines catégories de

documents administratifs au nom de l'autorité compétente trop surchargée. La
signature par délégation fait l'objet d'un acte écrit et publié déterminant le
délégataire et les documents concernés par la délégation. En cas de
délégation, la signature est précédé par la mention: "POUR le ……..et par
délégation"(«pour le…"signifie au nom de.. et "et par "signifie par autorisation
de..).La signature totale se présente comme suit:

Pour le ………..et par délégation

La qualité du délégataire
(La marque)
Nom et prénom
Le cachet est celui du délégataire à placer à gauche ou à droite.
EXEMPLE : Pour le MINISTRE et par délégation
Le Secrétaire Général
(la marque)
Moumouni Amadou

5.2. La signature par ordre

La signature par ordre est, contrairement à la précédente, une

autorisation plus restreinte accordée à un collaborateur pour signer à la place
de son chef momentanément absent ou empêché, des actes déterminés de
correspondance courante de peu d'importance. En cas de signature par
ordre, la signature est précédée par la mention "POUR le………et par
ordre" La signature totale se présente comme suit:

Pour le ………..et par ordre

Le directeur Général
(la marque)
Nom et prénom
Le cachet est celui du délégataire

EXEMPLE : Pour le MINISTRE et par ordre

Le Directeur Général
(la marque)
ISSOUFOU ABDOU

B - Les mentions à importance pratique

Leur présence permet une gestion facilitée des documents administratifs

qu'il s'agisse de classement, de recherche, de ventilation ou d'identification
des intervenants dans l'élaboration des actes. Ces mentions sont au nombre
de quatre (4):
 - Les initiales du rédacteur et de l'agent de saisie
- Le numéro d'enregistrement
- Les ampliations
- La référence.

1 - Les initiales du rédacteur et de l'agent de saisie

Trois personnes peuvent intervenir dans la réalisation d'un document

administratif :

- Le rédacteur qui est le cadre ayant rédigé le document après

recherche et réflexion;
- L'agent de saisie ou le dactylographe
- Le signataire qui est l'autorité compétente pour engager, par sa
signature, le service.

Même si ,de nos jours, l'informatisation de l'activité administrative peut

confondre ces trois agents, il est important qu'ils soient identifier pour des
raisons évidentes de responsabilité et de correction éventuelle de
fond(rédacteur) ou de forme(dactylographe) du document . Et cela se fait par
leurs initiales qui sont habituellement placées au dessus du timbre. Les
initiales sont les premières lettres de l'identité complète de chaque
intervenant.
EXEMPLE: Rédacteur : MAMANE Moussa: initiales: "MM "
Agent saisie: MARIAMA ISSA : initiales : "MI"
Initiales du rédacteur et de l'agent de saisie: "MM/MI"

2. Le numéro d'enregistrement

Chaque document régulièrement et constamment écrit doit être

numéroter. Il est attribué dans une suite chronologique commencée le premier
janvier et clôturé le trente un (31) décembre et ainsi de suite. Sa composition
est telle qu'elle permet d'identifier le service technique, dans l'administration
concernée, qui a instruit et élaboré le document dont le fond du dossier y est
classé. Elle comprend :

- le numéro attribué au document dans une suite chronologique: 1..2

…52……1000……etc. .
- les initiales du service expéditeur : par exemple, le Ministère de la
Fonction Publique : MFP
- les initiales du service émetteur : EXEMPLE: le document est écrit
par le SERVICE DE CONCOURS (SC) de la DIRECTION du
RECRUTEMENT(DR) de la DIRECTION GENERALE de la
FONCTION PUBLIQUE(DGFP). Cela donne: DGFP/DR/SC

EXEMPLE GENERAL: no 52/MFP/DGFP/DR/SC

Cet exemple signifie que c'est le 52eme document du MFP dans la

catégorie concernée et relevant de la compétence de la DGFP et ses
subdivisions.

3. Les ampliations

Les ampliations représentent les services ou les personnes à qui une ou

plusieurs copies d'un document doivent être transmises, car l'expéditeur juge
qu'ils doivent être informés du contenu .On dit qu'ils sont "ampliataires". Les
ampliations servent à:

- fixer le nombre d'exemplaires à préparer;

- programmer la distribution du document par le service chargé de la
transmission du courrier;
 - éviter la voie hiérarchique, donc la lenteur administrative, le courrier
étant transmis directement à son destinataire, les différents chefs
hiérarchiques intermédiaires recevant chacun une copie du
document, surtout si la teneur du document

Dans les ampliations, les "ampliataires" sont indiqués par :

- les initiales pour les services et institutions;

- les dénominations pour les personnes morales;
- l'identité ou la qualité pour les personnes physiques.
Et en face de chaque "ampliataires", est indiqué le chiffre correspondant
au nombre d'exemplaires transmis
EXMEMPLE:

Ampliations:
PRN:……………1
AN:……………..1
PM:……………..1
MFP:…………...2
NIGELEC:……..1
USTN :…………1
ETS SADOU:…1
PCA/ENA:……..1
Intéressés:……20
CHRONO:……..2
Le "chrono" indique les exemplaires qui doivent être classés par le service
expéditeur;

3. LA référence
Lorsqu'une lettre répond à une autre ou se base sur des textes
particuliers qu'elle applique, elle doit en mentionner les coordonnées ( date
,numéro, objet, article). La référence généralement constituée du numéro
d'enregistrement et de la date de la signature du document. Sa présence sur
un document permet au destinataire de rechercher le document indiqué et de
vérifier l'information transmise. Trois catégories de référence :

- les documents courants (lettre, note de service, rapport, procès-

verbal, circulaire…etc..):la référence est constituée du numéro
d'enregistrement, plus la date.

EXEMPLE:
+ Votre lettre (V/L) no.52/MFP/DGFP/DR/SC du 20 juillet 2005
+ RAPPORT no.14/MF/DGB du 12 avril 2004
+ CIRCULAIRE no. 10 /MI/DGAT du 23 juin 2005 relative à….

- les textes réglementaires ou législatifs (loi, décret, arrêté…)

EXEMPLE:
+ article 20 de la loi no;2002-12 du 11juin 2002
+ décret no.2003-177/PRNMI/D du 18 juillet 2003 déterminant…..
+ arrêté no.50/MI/D du 20 mai 2005 portant……….
- les dossiers du personnel
EXEMPLE: Monsieur AMADOU OUSMANE
Inspecteur du trésor
N° ; matricule 41.102-B

C - les mentions à importance protocolaire

Certains documents tels que la lettre administrative peuvent comporter

des mentions marquant une courtoisie ou une déférence (une considération,
une attention) à l'égard du destinataire dans plusieurs cas :
 - la lettre adressant une requête ou une sollicitation à l'exclusion de tout
style à connotation autoritaire;
- la lettre émanant d'un service public et destinée à un fonctionnaire à
titre personnel ou à une personne extérieure à l'administration;
- la lettre émanant d'un fonctionnaire écrivant à titre personnel, mais
adressée à un chef administratif;
- toute lettre émanant d'un service public ou d'un fonctionnaire et
adressée à une autorité administrative envers laquelle l'expéditeur veut
marquer une grande déférence.

Le caractère protocolaire est marqué par deux mentions:

- la formule d'appel
- la formule de politesse

1. La formule d'appel

Elle est inscrite au début du message contenu dans la lettre. Le

destinataire fait l'objet d'un appel par "MONSIEUR", "MADAME" ou
"MADEMOISELLE" lorsqu'il est un simple administré.

Lorsque le destinataire a un titre officiel, semi-officiel ou simplement

professionnel, il est ajouté à la mention précédente.

EXEMPLE: MONSIEUR le DIRECTEUR

MONSIEUR LE MINISTRE
MONSIEUR LE PREMIER MINISTRE
MONSIEUR LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE
MONSIEUR LE COMPTABLE
MAITRE (officier ministériel)
 La formule d'appel est donc simplement constituée de la qualité
officielle précédée de la mention "Monsieur"," "Madame" ou "Mademoiselle".

2. La formule de politesse

Elle est inscrite à la fin du message Elle exprime la considération due

aux citoyens, aux administrés, aux partenaires de l'administration et aux
autorités administratives et politiques.

La formule de politesse comprend trois éléments

- une locution verbale dont voici quelques exemples:

+ Veuillez agréer,
+ Veuillez croire,
+ Je vous prie d'agréer,
+ Je vous prie de bien vouloir croire,

- la reprise de la formule d'appel placée une virgule

Exemple: Veuillez agréer, Monsieur le MINISTRE,

- le complément de la locution verbale exprimant ce que le signataire

veut manifester à l'égard du destinataire;

EXEMPLE: Veuillez agréer, Monsieur le MINISTRE, l'expression de

ma considération distinguée

De façon générale et simple, la formule de politesse a deux orientations:

- A l'adresse des chefs hiérarchiques (tout subordonné est obligé de

considérer) et des autorités administratives et politiques (toute
personne est tenue de considérer). Dans ces cas, la considération ou
 la déférence est obligatoirement due. Elle est donc simplement
exprimée, il est demandé au destinataire d'agréer. La formule de
politesse est la suivante :

Veuillez agréer, Monsieur le MINISTRE, l'expression de ma

considération {distinguée
{très distinguée
{la plus distinguée--

- A l'adresse des personnes extérieures à l'administration ou des

responsables hors de sa hiérarchie à qui la déférence n'est pas en principe
obligatoirement due. Si malgré tout elle est exprimée, le destinataire est
assuré et il lui est demandé de croire. La formule de politesse est alors la
suivante:
Veuillez croire, Monsieur le Ministre, l'assurance de ma
considération {distinguée
{très distinguée
{la plus distinguée
Ces deux présentations sont conformes à l'esprit intégral de service
public et de l'intérêt général qui fondent l'administration publique.

II - Les mentions facultatives et circonstancielles

Les documents administratifs peuvent dans certaines circonstances et à

la décision de l'expéditeur, porter certaines mentions particulières qu'on peut
classer en groupes :

- Les mentions qui rappellent l'obligation de discrétion du destinataire

et des intervenants intermédiaires ;
- Les mentions qui attirent l'attention du destinataire ou des
intermédiaires sur des points particuliers du document transmis.
 Ces mentions, généralement présentées sous forme de cachet, sont
portées sur le document même ou parfois sur l'enveloppe.

A Les mentions relatives à la discrétion

En principe aucune indiscrétion ne doit être commise au sujet du

contenu d'un document administratif, ni par le rédacteur, ni par le signataire, ni
par le destinataire encore moins par l'agent de saisie. Plusieurs mentions sont
inscrites pour rappeler aux uns et aux autres leur obligation de discrétion.

1 La mention "Personnel"

Elle est apposée sur un document qui doit transmettre à son destinataire
indiqué sans faire l'objet du circuit et du traitement ordinaires du courrier. La
transmission peut être faite à partir soit du bureau d’ordre, soit du chef du
service.

2 La mention "confidentiel"

Elle rappelle à tout agent public son obligation de respecter le secret

professionnel. La mention est apposée sur un document dont la divulgation du
contenu pourrait causer un préjudice aux personnes concernées par
l'information contenue dans le document.

3 La mention "Secret"

Elle est apposée sur un document dont la divulgation du contenu

pourrait causer du tort à l’image, au prestige, aux intérêts des institutions ou
gêner leurs actions. Cette mention est généralement sur des documents
contenant des informations sensibles relatives notamment à la sécurité
nationale ou à des mesures gouvernementales impopulaires.
 4 La mention "diffusion restreinte"

Elle apposée sur un document dont l'expéditeur demande qu'il soit

communiqué qu’à des personnes déterminées sinon il va inscrire "Large
diffusion".

B - Les mentions attirant l'attention du destinataire ou des

intermédiaires

1 la mention "URGENT"

Elle est apposée sur un document qui demande au destinataire de

traiter le dossier avec diligence.

2 La mention "RAPPEL"

Elle indique au destinataire qu'une réponse est toujours attendue d'une

précédente sur le même objet et invite à y répondre sur la base
éventuellement, des renseignements à nouveau fournis.

3 La mention "Vu et transmis le …"

Cette mention correspond à la voie hiérarchique et inscrite par les

différents chefs intermédiaires par qui transite le document. Ils indiquent par
leur paraphe qu'ils ont pris connaissance du contenu du document qui passe
sous leur couvert vers sa destination. IL peut arriver que cette mention soit
complétée par un avis qui, même défavorable ne doit arrêter la progression du
document.
 4 La mention "VISA" ou "VISE le…"

Cette mention est indiquée par une autorité dont l'autorisation ou

l'approbation est requise dans le circuit de validation d'un dossier et qui est
différente de l'expéditeur ou de l'initiateur. Par exemple, le Ministre des
finances doit viser les documents financiers d'exécution du budget de l'État.

5 La mention "Pièces jointes"

Elle attire l'attention du destinataire sur les documents annexes transmis

avec le document principal. Ces documents doivent être nommément cités
avec indication du nombre d'exemplaires.
EXEMPLE: Pièces jointes:
Rapport d'activité: 2 .
CHAPITRE IV : LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DE GESTION
COURANTE
Objectifs :
- identifier les différentes typologies des documents administratifs ;
- rédiger les documents administratifs courants.

La méthode d’animation est essentiellement basée sur des exercices

pratiques de rédaction des documents courants.

Les documents administratifs de gestion courante peuvent être répartis

en trois catégories :

- Les documents administratifs de correspondance ;

- Les documents administratifs d'information interne ;
- Les documents administratifs d'information générale.

I - Les documents administratifs de correspondance

Qui dit correspondance, dit échange d'informations, une relation

symétrique entre deux ou plusieurs personnes ou services. Le document
administratif de correspondance par excellence est la lettre administrative qui
a une double origine :

- elle émane d'un service public et signée par un fonctionnaire dans

l'exercice de ces fonctions. Dans la lettre ne comporte pas les
mentions à caractère protocolaire, elle dite à forme purement
administrative;
- elle émane d'un fonctionnaire écrivant à titre personnel et non en tant
que titulaire d'une fonction, mais adressée à une autorité
administrative .Elle est dite lettre administrative à forme personnelle
 Contrairement aux autres documents, qui ne franchissent guère les
limites des administrations, la lettre administrative elle permet d'établir un
contact direct et lointain entre les correspondants. Il convient donc de lui
apporter un soin particulier à sa rédaction et à sa présentation, car le plus
souvent une administration est appréciée par la façon dont elle écrit .Deux
catégories de lettre administrative peuvent être distinguées:

- la lettre administrative générale qui traite de tout sujet pour mettre

en relation deux ou plusieurs partenaires à travers la ville, le pays ou
le monde;
- la lettre administrative particulière, diverse et nombreuse, et qui
remplit une fonction spécifique.

1 - La Lettre Administrative Générale

Elle a un seul objet pour faciliter le traitement par le service compétent

Le corps de la lettre un texte qui peut être relativement long et doit donc être
organiser notamment en lui donnant les trois partie d'une rédaction ordinaire à
savoir l'introduction ,le développement et la conclusion.

a L’introduction

Elle se situe dans le passé ou il ya toujours une raison qui motive

l'écriture d'une lettre (une réponse à une lettre reçue, un entretien
téléphonique ou d'un désir de rechercher une information) .L'introduction
rappelle pour le destinataire le contexte général de l'objet de la lettre à écrire.
EXEMPLE :

- En réponse à votre lettre n°…….du…….vous m'avez demandé de

….;
- Dans le cadre de la sensibilisation sur les méthodes contraceptives,
mon département ministériel organise du ….au …..2005
- Suite à notre entretien téléphonique du …. relatif à……..

Dans les lettres à caractère impératif, un style plus direct est admis et
employé.

EXEMPLE:

- Je tiens à porter à votre connaissance que ……….

- Il m'a été donné de constater que…………………
- I l m'a été demandé que ………………………….

b Le développement

Après l'introduction qui rappelle une situation à peu prés passée, il ya

toujours quelque chose à dire maintenant .Le développement expose, analyse
la situation présente et marque les points essentiels pour la compréhension
parfaite ce qui va être demandé au destinataire.

Le développement est la plus longue de la lettre, d'ou l'importance

d'organiser les idées et de tenir une logique dans la rédaction. En outre,
chaque mot ayant un sens, il faut être sûr que son emploi convient bien à la
situation décrite. En particulier, certains mots généralement invariables doivent
faire l'objet d'une attention particulière dans leur utilisation car ils expliquent
une situation, mais pas une autre. En voici quelques exemples :
 - l'opposition : au contraire, par contre, en revanche, or ;
- la conséquence : donc, ainsi, c'est pourquoi, en conséquence ou par
conséquent ;
- la cause ou la justification : car, en effet, parce que, puisque, en fait ;
- la restriction: mais, cependant, toutefois, pourtant, néanmoins;
- l'aboutissement : en tout état de cause, en définitive ;
- l'addition: et, aussi, également, en plus, en outre, par ailleurs, encore
- l'adhésion : certes, bien entendu, bien sûr, sans doute

c La conclusion

Elle est l'énoncé de ce que l'on attend du destinataire chez qui, très
souvent, l'expéditeur souhaite qu'il agisse ou réalise quelque chose dans le
futur.

La conclusion est la partie essentielle de la lettre. En effet, elle contient

le message à transmettre, l'information à donner, la demande à faire , l'ordre
ou l'instruction à exécuter…Pour que soit réalisée l'action telle que souhaitée
par l'expéditeur la conclusion doit être d'une grande précision.

B Les lettres administratives particulières

Contrairement à la lettre administrative générale, les lettres particulières

ont une fonction spécifique notamment celle de transmettre ou d'accompagner
un document ou une valeur quelconque. Elles servent également à marquer
les traces d'envoi et de preuves de réception. Il s'agit de :

- la lettre de transmission ;
- le bordereau d'envoi:
- la lettre d'accompagnement ou de présentation;
- la lettre d'accusé de réception.
 1 La lettre de transmission

Elle accompagne un document ou un dossier quelconque. C'est une

courtoisie qui incite à écrire une lettre complète pour les motivations suivantes:

- la présentation du document avec quelques explications brèves ;

- le motif de l'envoi qui explique au destinataire pourquoi le document
ou la valeur lui est transmise;
- des éventuelles observations le cas échéant, par exemple pour une
simple information ou si une action lui est demandé à la suite de
l'étude.

La lettre de transmission doit être systématiquement écrite si l'envoi

concerne une autorité administrative ou un chef hiérarchique car elle facilite
l'examen rapide du document grâce aux motivations ci-dessus.

2 Le bordereau d'envoi ou le BE

Le BE est un document récapitulatif utilisé pour la transmission des

pièces entre services, chaque fois que celles-ci ne nécessitent pas des
commentaires particuliers qui justifieraient la rédaction d'une lettre de
transmission. C'est pourquoi, il est en principe présenté sous forme de tableau
composé en colonnes réservées au numéro d'ordre des pièces, leur
nomenclature, leur nombre, le motif de l'envoi et des observations s'il ya lieu.

Généralement, pour la transmission d'une valeur, le BE est établi en

trois (3) exemplaires :
- un (1) pour le destinataire ;
- un (1) pour le classement au service expéditeur;
- un (1) exemplaire est signé par le destinataire et retourné à
l'expéditeur pour preuve de réception.
 3. La lettre d'accompagnement ou de présentation

Lorsque l'on transmet à une autorité un document complexe ou

volumineux, il est important et pratique de lui présenter sous forme de lettre
d'accompagnement dont les intérêts sont les suivants :

- la présentation du document sous forme de résumé ;

- des commentaires adaptés sur les principaux aspects surtout
techniques du document, en particulier ceux qui intéressent l'autorité
destinataire ;
- la présentation du motif de l'envoi à l'autorité en question.

La lettre de présentation est donc relativement longue élaborée pour

faciliter la lecture et la compréhension du document par l'autorité .En effet à
défaut de lire l'ensemble du document, le destinataire peut au moins être édifié
par la lettre et donner suite rapidement au motif de l'envoi.

4. La Lettre d'accusé de réception

Toute correspondance administrative doit avoir une réponse complète,

adéquate et immédiate. A défaut, si la lettre n'est pas une requête, le
destinataire est tenu de rassurer son correspondant de la réception de
l'information et éventuellement présenter ses gratitudes .La lettre d'accusé de
réception est obligatoirement établie et expédiée en cas de réception des
valeurs (un chèque ou des bons d'essence) C'est une question de bon sens
et de responsabilité.

II LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS D'INFORMATION INTERNE

Ils sont élaborés et échangés à l'intérieur d'un service ou d'une
administration pour donner soit des informations, soit des instructions. Ils
peuvent donc être répartis en deux catégories :
 - les documents à caractère informatif;
- les documents à caractère impératif.

A Les documents à caractère informatif

1. La note d'information

Elle se présente sous forme de note individuelle ou nominative pour

donner des informations ou des avis, ou fournir des réponses sur un dossier
précis. Elle peut être élaborée à la demande d'un chef, soit à l'initiative de
l'agent subordonné.
Lorsqu'elle est écrite à la demande d'un supérieur, elle prend le titre
suivant:

"NOTE à l'intention de M…………….relative à ………"

Lorsqu'elle est écrite à l'initiative propre d'un cadre désireux d'attirer

l'attention de son supérieur sur un aspect d'un domaine dont il est
responsable, le document prend le titre suivant:

" NOTE à l'attention de M…………….relative à ……….."

Lorsqu'elle est adressée à un collègue ou à un subordonné, elle prend

le titre suivant:

" NOTE pour M………….relative à ……….. "

2. Le compte-rendu

Le compte-rendu est un document émis à tout échelon et adressé au poste

immédiatement supérieur. Il informe le chef sur un sujet en relatant purement
et simplement ce qui est vu, fait, dit, constaté ou observé dans une
circonstance déterminée avec la participation active ou non du rédacteur. Il
informe le chef en rapportant les faits tels qu'ils sont. Il est par conséquent une
description simple, objective, sans prendre partie, sans commentaires, sans
interprétations des faits décrits et sans formulation des conclusions
personnelles .Le compte-rendu est une "image d'une parfaite adéquation avec
le réel ".

Il ya deux catégorie de compte-rendu:

2. 1 Le compte-rendu systématique.
C'est le compte-rendu hiérarchique, celui que chaque cadre élabore
pour informer périodiquement et régulièrement son supérieur hiérarchique .Il
peut adopter des appellations diverses:

- compte-rendu de mission
- compte-rendu d'accident ou d'incident
- compte-rendu d'activités
- l'état
- la situation
- ………………………………………

Le compte-rendu est toute description d'une situation et adressée à un

poste supérieur pour simplement informer.

3. 2 Le compte-rendu de réunion

Le compte-rendu est la relation essentiellement synthétique des

délibérations ou des débats d'une réunion, faite par un subordonné pour en
informer son supérieur qui n'y a pas participer. Il a la structuration suivante:

- le timbre du service ou de l'agent émetteur

 - le titre "compte-rendu" suivi de la nature de la réunion
- l'introduction qui précise la date, l'heure, le lieu de la réunion ainsi
que la liste des participants avec la mention des absents (excusés ou
non);
- l'ordre du jour qui présente les questions qui seront discutées au
cours de la réunion
- la formule d'ouverture de séance qui synthétise les civilités et
protocole prononcés ou présentés avant le début proprement dit de
la réunion. Il peut s'agir des discours, salutations, remerciements, les
personnalités et institutions présentes à la cérémonie d'ouverture;
- le texte du compte-rendu qui rassemble la synthèse des débats sur
chaque point de l'ordre du jour. Il est la partie relativement la plus
développée du document.
- La formule finale qui constate l'épuisement de l'ordre du jour et
l'heure de la levée de séance

Exemple: L'ordre du jour étant épuisé, le Président a levé la séance à 10

heures.
- La signature du rédacteur sa qualité, ses nom et prénom ainsi que la
date et le lieu de la rédaction du compte-rendu.
Exemple: Fait à Niamey, le 10 mai 2005
Le directeur de …………..
(Signature)
Nom et prénom.

3 LE PROCES-VERBAL

Au sens strict, le procès-verbal est un document établi par un officier

public relatant ce qu'il a vu, fait, entendu, constaté dans l'exercice de ses
fonctions. C'est un document réputé exprimé la vérité jusqu'à preuve de
contraire car il est dressé par un officier public habilité, assermenté
commissionné. En outre, la loi pénale punit tout agent public qui dresse un
faut procès-verbal. C'est pourquoi, sa rédaction est soumise à des règles
strictes et à certaine solennité (importance) :

- le rédacteur souligne, en style personnel, sa qualité, ses nom et

prénom et parfois le mandat qui l'a qualifié pour dresser le procès-
verbal;
- la fin du document prend une tournure solennelle: "en foi de quoi,
j’ai...(ou nous...) établi le présent procès-verbal et signé"; le terme
"foi" soulignant la fidélité à la réalité ou la vérité.
- Le procès-verbal est signé par le verbalisateur et les personnes
concernées après lecture faite, ce qui lui confère une force juridique.

Au sens large, le procès-verbal est un compte-rendu dûment authentifié

dont le contenu peut être générateur des droits pour les personnes
concernées. Il utilise le formalisme emprunté du PV au sens strict.

Dans les deux sens, le PV

- rapporte exactement ce qui est vu, entendu, constaté fait ou observé;

- acquiert une force probante par une procédure contradictoire de
certification des faits, le serment ou l'habilitation légale;
- il n'est pas adressé à un supérieur.

Comme pour le compte-rendu, il ya deux catégories de PV.:

4 1 Le procès-verbal administratif

Il est dressé par les agents de l'administration à l'occasion des certains

événements ou des circonstances en relation avec l'exercice de leurs
fonctions. Chaque administration est habilitée à dresser un PV dans certains
aspects de ses compétences :

- le PV de réception;
- le PV d'enquête;
- le PV de conciliation ou de non conciliation;
- le PV de saisie;
- …………………………………………….

3 .2. Le procès-verbal de réunion

Le PV de réunion ou de séance est le document officiel unique de

séance, alors qu'il peut y avoir autant de compte-rendu que de participants,
chacun rendant compte à son supérieur ou à la structure qui l'a mandaté. Il est
entouré des conditions de forme et de procédures particulières propres à
renforcer son autorité et sa force probante. Rédigé en style impersonnel et
narratif, le PV de réunion ou de séance a à peu près la même structuration
que le compte rendu :

- le timbre;
- le titre "procès-verbal" suivi de la désignation de l'objet;
- la date et le lieu de la séance présentés de façon solennelle, c'est-à-
dire en toutes lettres;
Exemple: "L'an deux mil cinq et le jeudi vingt juillet, s'est réunie la
commission……"
- l'identité et la qualité du Président de séance;
- l'identité et la qualité du secrétaire de séance qui est chargé de
dresser le PV;
- la liste des participants avec la mention des absents excusés ou non
;
- l'ordre du jour de la réunion;
 - la formule d’ouverture (civilités et protocole)
- la lecture et l'approbation du PV de la séance précédente, s'il s'agit
d'une série de réunion;
- le corps du PV qui est la synthèse des débats sur chaque point de
l'ordre du jour;
- la formule finale qui constate l'épuisement de l'ordre du jour et l'heure
de la levée de séance
- le lieu et la date de la rédaction du PV
- les signatures de tous les participants sinon celles du Président et du
Secrétaire de séance au moins.

4 LE RAPPORT

Le rapport est un document par lequel un cadre ou un responsable

expose à un supérieur, un problème qu'il aura étudié, en vue de provoquer
une décision dont il n'a pas le pouvoir d'en prendre. Si le compte-rendu est
une narration objective des faits, le PV est une relation authentique ou
authentifié des faits, le rapport est une relation interprétative des faits, une
véritable démonstration de façon à informer, édifier et à convaincre le
décideur. Le rapport est ainsi tourné vers l'action en ce sens qu'après avoir
étudié la question, il formule des propositions et envisage des hypothèses de
solutions possibles;

Le rapport est un document important de la vie administrative car la

plupart des actes et interventions de l'Etat est réalisée sur la base d'un
rapport. Il peut être soit court, soit long ou même volumineux, mais tous
doivent être exhaustifs sur la question.

Le rapport est donc un document relativement long qui impose

l'organisation des idées à travers un plan et une logique dans la présentation
pour être saisi, compris et accepté dans les propositions ou suggestions faites
au décideur.

De façon générale, comme l'auteur est amené à exposer, peser,

analyser et juger les données qu'il rapporte, le rapport est un texte qui a trois
grandes orientations:

- une première partie: information, exposé, constat, description simple,

objective et exhaustive de la situation ou du domaine à étudier ;
- une deuxième partie : réflexion, analyse, critique, questionnement et
réponse pour comprendre les interactions entre les données du la
situation étudiée;
- une troisième partie : suggestions, propositions ; c'est la partie
créative et productive qui doit être rédigée dans la simplicité et la
grande précision.

La présentation physique du rapport est simple :

- le timbre ;
- le titre "rapport" suivi de l'objet;
- l'identité et la qualité de l'auteur
II Les documents administratifs à caractère impératif
- .
1. La Note de Service

La note de service est un document interne à chaque service quelque

soit sa taille ou son niveau dans la hiérarchie de l'administration concernée
(une direction, une cellule, une section, un bureau…). Elle émane toujours
d'un supérieur hiérarchique. Elle contient les prescriptions d'un chef à
l'adresse de l'ensemble de ses subordonnés, relatives soit à l'application d'une
décision supérieure, soit à l'organisation et au fonctionnement du service placé
sous sa responsabilité, soit à la gestion des moyens affectés au service.
Ces prescriptions sont impératives, donc rédigées en style autoritaire
direct ou indirect. Elles ont aussi un caractère permanent jusqu'à leur
annulation ou leur modification par une autre note de service .La note de
service est une sorte de "décret" pour chaque chef.

2. La circulaire

La circulaire est un document administratif à caractère impératif

(dictatorial, explicatif et interprétatif.

Elle est adressée par une autorité administrative supérieure (chef d'État,
Ministre, Maire..) aux autorités ou services subordonnés.

La circulaire a donc une portée large tant par son contenu que sa
destination. Contrairement à la note de service qui est établie dans chaque
servie, la circulaire est adressée à plusieurs services.

III LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS D'INFORMATION GENERALE.

Ils portent l'information à des destinataires internes et extérieurs au

service.

1 La convocation

Les services qui ont des rapports permanents et directs avec les
administrés, peuvent envoyer un "mot" leur demandant de se présenter au
service pour "affaire les concernant" ou pour tout autre motif expressément
déterminé : c’est la convocation que presque tous les services utilisent
généralement présentée sous forme de petits imprimés. Elle doit être rédigée
de façon claire, brève et courtoise. Elle doit également comporter toutes les
indications nécessaires à l'orientation facile de l'administré (date, heure, lieu,
bureau, personne responsable à demander, motif …)

La convocation est aussi relative à une réunion .Dans ce cas, elle est
une lettre administrative qui doit comporter toutes les indications nécessaires
à la présence effective des participants, à la tenue et à l'efficacité de la
réunion;

- le lieu : pays, ville, rue, numéro de l'immeuble, l'étage, numéro de

porte de la salle de réunion et indication de table ;
- la date : année, mois, jour, heure précise ;
- l'ordre du jour ;
- les documents afférents à chaque point de l'ordre du jour ;
- les moyens de transport conduisant au lieu de la réunion.

2 L'AVIS

L'avis est un document par lequel une autorité ou un responsable porte

une information à la connaissance du public principalement par voie
d'affichage. L'avis est donc destiné à un public relativement restreint, celui qui
peut avoir accès au tableau d'affichage. L'information véhiculée par l'avis est
essentiellement temporaire ou circonstancielle. La rédaction de l'avis
commence par la désignation des personnes concernées par l'information.

Exemple: - Il est porté à la connaissance du personnel que………….

- Les agents dont les noms suivent sont informés que…
 3 LE COMMUNIQUE

Le communiqué est un document par lequel une autorité administrative

porte une information ou une décision à la connaissance du public par voie de
presse (radio, TV, journaux, Internet). Le communiqué est toujours officiel et
bénéficie d'une large publicité car il peut concerner l'ensemble de la population
d'ou l'importance qu'il soit précis, compréhensible et courtois. La rédaction du
communiqué commence par l'indication de l'origine de l'information.

Exemple :

- Le Ministre des Finances a l'honneur d'informer…………..

- Le Directeur de ……………………….communique:…..
 Références bibliographiques :

JACQUES GANDOIN : rédaction administrative ; Armand

Colin,1996 ;

ROBERT CATHERINE : Le style administratif ; collection Albin

Michel ;

JOSEPH CHANTRAIGNE : rédaction administrative, ENA- NIGER ;

DAGOUL Malam N’goudo : Rédaction Administrative et technique ,

tome I : les actes administratifs, ENA 1988 ;
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