CORRESPONDANCE DIPLOMATIQUE

1- Correspondance Diplomatique
Ensemble de la correspondance émanant de la mission diplomatique, des organisations
internationales ou du ministère des affaires étrangères et élaborée dans le cadre de leur fonction de
représentation. Elle est aussi appelée ''correspondance officielle''.

2- Courrier diplomatique
La personne, diplomate ou non, chargée de convoyer la valise diplomatique jusqu'à sa
destination. Munie d'un document officiel attestant sa qualité, la personne désignée à cette fin
bénéficie de l'inviolabilité diplomatique et de la protection de État accréditaire. Il s'agit d'une
immunité temporaire.

3- Les exigences de la rédaction administrative

- La connaissance de l'information à transmettre
- La connaissance de la structure de la rédaction administrative
-La connaissance des trois grands principes de la rédaction administrative.

4- Connaissance de l'information à transmettre

Le rédacteur doit avoir une connaissance claire et précise de l'information qu'il veut transmettre et
pouvoir l'étayer à l'aide de documents appropriés (arrêtés, décret, notes de service...)

Et une information bonne à transmettre doit présenter les caractéristiques suivantes :

a- Utile : Qui vise à satisfaire un besoin déterminé, une action directe, dont la communication
favorise une prise de décision. Il est donc important d'éliminer les détails inutiles et de faire
parvenir l'information à temps au destinataire.

b- Complète : Exhaustive. Le rédacteur doit à cet égard aborder l'ensemble du problème et fournir
tous les renseignements nécessaires.

c- Exacte : Ne doit pas est soumise à une interprétation erronée ou subjective de la part du
rédacteur, qui doit à cet effet se référer constamment aux textes et/ou documents de base.

d- Actuelle : Le rédacteur doit éviter des informations ou données vieilles ou dépassées.

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 5- Les trois grands principes de la rédaction administrative
Il s'agit du principe hiérarchique, du principe de la responsabilité et du principe de la neutralité.

6- Le principe hiérarchique
L'administration repose sur un système hiérarchique entre les différents responsables chargés de
conduire les affaires en son nom. Cette hiérarchie doit être prise en compte dans le style de la
rédaction administrative. Il se manifeste par l'utilisation des formules qui mettent en exergue la
relation qui existe entre l'expéditeur et le destinataire d'une lettre administrative.

7- Le principe de responsabilité
Dans l'administration les fonctionnaires qui exercent des fonctions d'autorité sont responsables
d'une activité, d'un établissement, d'un territoire ou d'une région déterminés. Leurs
correspondances officielles doivent exclure toutes les formules vagues et l'anonymat qui prêtent à
confusion.

8- Principe de neutralité
L'administration doit être libre vis-à-vis de ses usagers. Elle doit éviter toute discrimination entre
les administrés. Ainsi il est nécessaire que la correspondance s'adapte à tous les usagers : Non
seulement que le rédacteur doit éviter la subjectivité et la prise de position il doit aussi appliquer
scrupuleusement le règle de l'objectivité de prudence et de courtoisie.

9- Objectivité, prudence et courtoisie

La prudence exige le retour au conditionnel ou aux hypothèses consistant à émettre une large
réserve au lieu de faire des affirmations.

La courtoisie se manifeste par le respect des règles de politesse et impose au rédacteur d'éviter
des qualificatifs désagréables et péjoratifs ainsi que des termes inappropriés.

L'objectivité : étant donné que les fonctionnaires exercent leur autorité au nom de
l'administration ils sont appelés à faire fi de leur opinion personnelle et d'éviter toute prise de
position dans l'élaboration de leurs correspondances officielles.

10- La structure de la rédaction administrative.

Il s'agit du plan suivi pour l'élaboration du document administratif, l'agencement adéquat des
idées à exposer avec clarté. Il comporte obligatoirement l'introduction, le corps du sujet et la
conclusion.

11- L’introduction
Elle a pour objet de préparer le lecteur ou le destinataire, de le mettre au fait de ce qui suivra. Elle
est la présentation ou le rappel du problème objet du document administratif. Elle permet de

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renseigner rapidement et complètement toutes personnes concernées par le document (signataire,
destinataire).

12- Corps du sujet

Il porte sur l'examen de l'affaire ou de la question. Quant au fond, c'est à ce niveau que
commence la rédaction proprement dite. Il est généralement composé de deux ou trois parties afin
que le plan s'impose facilement et clairement au lecteur.
Le rédacteur doit mette en application les trois règles suivantes :

a- La règle de l'équilibre entre les différentes parties : Il faut éviter les développements
disproportionnés d'une partie à une autre.

b- La règle de l'intérêt croissant : oblige le rédacteur à exposer les faits, les idées et les
arguments en commençant par ce qui est le moins pertinent pour terminer par les plus décisifs et
susceptibles de convaincre le destinataire.

c- La règle de la transition entre les différentes parties : Le rédacteur se doit de réaliser une
bonne transition par une ou deux phrases permettant de respecter l'unité et la progression du
développement même lorsqu'on change de thème.

13- La conclusion
Elle est l'aboutissement du travail du rédacteur aussi doit-elle arriver le plus naturellement
possible. Tout comme l'introduction, elle doit-être brève, claire, précise afin de permettre au
destinataire de connaître la position de l'administration sur la question à l'ordre du jour.

14- Les caractéristiques du style administratif

a- La tenue du style administratif

Le style administratif se distingue du style des affaires et de la correspondance privée à travers le
sérieux et la rigueur qui doivent entourer les affaires et les interventions de la puissance publique.

b- Le sens de la politesse
La rédaction administrative doit être marquée dans tous les cas par la politesse et la courtoisie. Ceci
n'exclut nullement la fermeté qui sied à l'exercice de l'autorité. L'administration étant par définition
au service de la communauté, il est de son intérêt de manifester du respect aux administrés.

c- L'objectivité
Elle se caractérise par l'absence de passion, de la retenue, la neutralité et une prudence mesurée.

d- L'homogénéité
Elle est une constance du style administratif du fait de la nature pyramidale et fortement hiérarchisé
de la fonction publique. Cette homogénéité se traduit bien souvent par l'utilisation de la première
personne du singulier dans les documents destinés aux tiers.

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e- La clarté et la concision
Elles sont nécessaires à la bonne expression administrative et sont intimement liés à la nature
même des documents administratifs. En effet l'administration n'a pas pour objet de disserté sur un
plan théorique ou spéculatif ni de s'adresser à un élite intellectuel mais de préparer ou de prendre
des décisions. C'est pourquoi elle doit s'exprimer avec netteté et simplicité pour ce faire facilement
comprendre des citoyens et administré et surtout de ses agents il doit appliquer des décisions.15-

15- Les différents types de correspondance diplomatique

- La note verbale
- La lettre diplomatique
- La lettre collective
- La lettre identique
- L’aide mémoire
- Les lettres de créances
- Les lettres de rappel
- Les lettres de récréance
- La demande d’agrément
- Les lettres de cabinet
- Les pleins pouvoirs
- L’ultimatum

16- La note verbale

Elle est probablement la plus utilisée en matière de correspondance diplomatique aussi bien pour les
affaires administratives courantes que pour les questions politiques de grande importance ou pour
conclure des accords internationaux entre États.

- Echangée entre les structures (représentation diplomatique, ministre des affaires étrangères ...)

- Ecrite sur papier à en-tête, rédigée dans un style impersonnel à la troisième personne

- Numéro d'enregistrement en haut sous le timbre, pas de signature mais paraphée

- Porte le sceau officiel de la structure qui l'émet
- La réclame formule de politesse, formule de courtoisie.

17- La lettre diplomatique

Tout comme la note verbale, la lettre diplomatique est aussi une forme de correspondance
diplomatique couramment utilisée. Elle sert à conclure des accords internationaux (d’échange de
lettre) ou à indiquer l'intérêt porté à une affaire.

-Rédigée à la première personne du singulier et sur papier à en-tête de l'autorité signataire

-Échangée entre les autorités et non entre les structures
-Sa présentation et sa rédaction obéissent aux règles usuelles de la correspondance administrative.

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 NB : Dans les usages diplomatiques certaines lettres sont utilisées dans les circonstances
particulières. C'est le cas de :

- la note collective : c'est une forme solennelle de communication de correspondance

diplomatique. Elle est adressée à un gouvernement par plusieurs ambassadeurs étrangers pour
présenter en commun des préoccupations. Elle est soit établie en un exemplaire signé de tous les
représentants concernés ou alors rédigée en termes identiques mais signée et envoyée séparément
mais mutuellement ; et de

- la note identique : Chaque mission envoie sa note. Si le fond est toujours identique la forme
quant à elle peut varier mais elles ne sont présentées mutuellement.

18- L'aide mémoire

Ce type de correspondance est réservé à un usage bien précis et limité. C'est le moyen de
communication utilisé par le gouvernement pour exprimer des faits ou une situation juridique. Il
contient l'exposé succinct des raisons justifiant la position d'un État à propos d'une question donnée.

- Rédigé à la troisième personne du singulier sans formule particulière

- Ne comporte ni formule de courtoisie ni formule d'appel encore moins la réclame. -Il n'est pas
signé et ne porte pas de sceaux

L'aide mémoire en tant que correspondance diplomatique est à distinguer de l'aide-mémoire à usage
interne.

19- Les lettres de créance

C'est le document par lequel un chef d'État nomme son représentant auprès d'un autre. Il est
signé par le chef d'État et contresigné par le ministre des affaires étrangères. Ce document attestant
de la qualité du chef de mission nouvellement nommé, est remis en personne par ce dernier à son
haut destinataire au cours d'une cérémonie solennelle organisée à cette fin.

20- Les lettres de rappel

Les lettres de créance sont généralement accompagnées des lettres de rappel du prédécesseur du
nouvel ambassadeur. Émanant du chef de l'État et du MAE elle annonce la fin de la mission de
l'ambassadeur en poste avant le nouveau.

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 21- Les lettres récréances
Il s'agit de nouvelles lettres de créance à certains usages très peu répandus. Elles sont présentées
à la requête de l'État accréditant lors du décès du souverain. Le décès d'un chef d'État non couronné
pour la fin du mandat présidentiel n'oblige pas les chefs de missions diplomatiques à présenter de
nouvelles lettres de créance.

22- Les lettres de cabinet

Elles attestent de la qualité du chef de mission qui ne porte pas de titre d'ambassadeur ou celui
de représentant auprès d'une organisation internationale. Leur contenu et leur style sont moins
solennels comparées aux lettres de créance. Elles sont généralement signées par le MAE de l'État
accréditant et adressées et remises à son homologue de l'État accréditaire.

23- Les pleins pouvoirs

C'est le document dont est muni le représentant d'un État appelé à signer un traité au nom de cet
État ou à agir en son nom dans le cadre d'une conférence internationale. C'est un genre de mandat
délivré par les autorités compétentes à un représentant de cet État et l'autorisant donc à négocier
et/ou à conclure une convention internationale ou bien à prendre part à une conférence.

24- La demande d'agrément

Préalablement à la nomination d'un diplomate à un poste de chef de mission, il est d'usage de
soumettre à l'approbation de la puissance étrangère concernée la personne pressentie à travers une
requête officielle : c'est la demande d'agrément. Elle se fait soit par lettre diplomatique ou note
verbale appuyée du CV de la personne.

25- L’ultimatum

C'est un document énonçant les exigences qu'un gouvernement est décidé à faire prévaloir par tous
les moyens y compris notamment par le l'usage de la force si celle-ci ne sont pas satisfaites dans un
délai donné.

26- Les définitions

- La Date : Elle couvre l’énoncé du lieu du quantième du mois et de l’année.

- La réclame : C’est l’indication en tête d’une lettre du nom et du titre du destinateur.

- L’appel : C’est le titre officiel du destinateur que l’on place au début de la correspondance pour
interpeler la personne à qui l’on s’adresse.

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- Le traitement : C’est la manière dont-on traite dans le corps d’une lettre la personne à qui l’on
s’adresse.

- La courtoisie : C’est la formule de politesse à la fin d’une correspondance officielle.

- La souscription : C’est l’indication du nom et du signataire

- La suscription : C’est la reproduction de la réclame ; nom et titre / sur l’enveloppe

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