Association Win4Youth

Récépissé : N°260/22/MATDDL/DBZV/SG/DDAT/SR
Siège : 115 Avenue Felix EBOUE (Centre-Ville)
Réf : Boutique Alima
Formations, Mise en stage, Conseils, Orientations et Events
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Tél : (00242) 06 566 35 96 / 06 600 35 77
Brazzaville-CONGO

COORESPONDANCE
ET REDACTION ADMINISTRATIVE

« SUPPORT DE COURS »

La Réussite est au bout des efforts

 Avant - Propos

Ce cours à plusieurs niveaux s'adresse en particulier à des apprenants qui

visent à mieux connaître les Principes de base sur l’élaboration des
documents administratifs.
L’Association Win4Youth prépare des élites destinées à être capable de
distinguer les types des documents administratifs et maîtriser les
techniques de rédaction des documents administratifs. Elle participe
aussi à la formation des gérants de société. En outre, il fournit son assistance
pour l´amélioration des méthodes d’apprentissage en Rédaction
Administrative.

Attention ! Le simple fait de lire le présent document vous donne le droit de

l’offrir en cadeau, à vos connaissances et ami(e)s en leur demandant de
contacter le Win4Youth ou de composer le numéro suivant :
(00 242) 06 566 35 96 / 06 600 35 77 / 05 557 49 08.

Vous devez cependant respecter ces conditions pour éviter une poursuite
judiciaire ou une convocation auprès des Officiers de la Force de l’ordre :

 Ne pas l'utiliser de façon commerciale ;

 Ne pas faire de spam ;
 Ne pas l’intégrer à une chaîne de produits ;
 Ne pas le modifier.
 Ne pas le photocopier

Ecrit par
Simplice MIAMISSA
Directeur Général du Cabinet TWC
Consulting et Chargé de cours de Rédaction
Administrative à l’Association Win4Youth.
 INTRODUCTION
La matière première du travail administratif est l’information. Par
conséquent, le document occupe une place de choix et joue un rôle capital
dans la vie de l’administration.

Le document est l’un des supports privilégiés de l’information. D’autre part,

l’Administration traduit son activité dans des documents.

Par ailleurs, s’il est admis que la bonne présentation des documents est une
garantie de l’efficacité de l’activité administrative, il y a lieu de s’inquiéter de
la dégradation progressive de la qualité de ces documents dans
l’Administration publique que dans l’Administration privée.

La rédaction administrative est une réponse à cette préoccupation ou

inquiétude. Elle est en effet une étude consacrée aux techniques et au style
de rédaction des supports du travail administratif, c’est-à-dire, des
documents dans lesquels se traduit le travail administratif.

Enfin, il est admis que la rédaction administrative est en même temps une
science (université des techniques de rédaction) et un art.

Ce cours prend en compte non seulement les documents et la

correspondance mais aussi les documents d’instruction et les documents
normatifs.

1
Chapitre I : Généralités sur la rédaction des documents
administratifs

Section 1 : Définition et Classification des documents

administratifs

I.1. Définition
On entend par document administratif tout écrit produit par l’Administration
à l’occasion et pour le besoin du travail administratif.

Cette définition présente quatre critères d’identification du document

administratif :

 Premièrement, le document administratif est un écrit. Par conséquent,

un ordre ou un discours verbal ne peut être considéré comme
document administratif ;
 Deuxièmement, le document administratif, est une production de
l’Administration. En conséquence tout document produit par la
volonté d’un individu, indépendamment de l’administration, ne peut
être considéré comme document administratif ;
 Troisièmement, le document administratif est rédigé à l’occasion du
travail administratif en d’autres termes, le document administratif en
d’autres termes, le document administratif
 Quatrièmement, le document administratif est rédigé en vue de la
satisfaction d’un besoin administratif, les agents mis à la disposition.

I-2 : Classification des documents administratifs

Le message que véhiculent les documents administratifs se traduit sous trois
expressions différentes. Dans certains documents, le message est informatif,
dans d’autres le message est impératif ; dans d’autres enfin, le message est
normatif. Il existe donc trois (03) classes de document :

 Documents d’information ;
 Documents d’instruction ;
 Documents normatifs

2
I.2.1. Documents d’information
Il s’agit des documents qui servent soit à l’échange, soit à la conservation de
l’information. Ils se divisent ainsi en documents de correspondance
(exemple : Notes d’informations) ou de liaison (exemple : Fiches de liaison,
Bordereau de transmission) et en documents de conversation (exemple :
compte rendu, procès-verbal, rapport) ou de position (exemple : Registre,
Fiche).

I.2.2. Documents d’instruction ou d’injonction

Un document d’instruction est un document hiérarchique par lequel un
supérieur donne des ordres à un ou plusieurs subordonnés. Il s’agit des
documents tels que : la note de service, la Circulaire et l’Ordre de mission.

I.2.3. Documents normatifs

Un document normatif est un document administratif qui institue un type

de comportement ou de pratique ayant force de droit ou d’obligation et dont
la violation entraîne une sanction. Les documents normatifs se divisent en
actes législatifs (exemple : la Loi) et en actes réglementaires tels que : le
Décret et l’Arrêté. Il existe cependant un acte d’origine réglementaire ayant
force de loi : l’Ordonnance.

Section 2. Caractères ou Qualités des documents

administratifs
Les caractères ou qualités qui caractérisent l’administration se reflètent dans
les écrits administratifs grâce à un choix judicieux du vocabulaire et des
formulaires consacrées qui constituent le style administratif. Ce style se
reconnait aux qualités suivantes : la dignité, la courtoisie, le respect de la
hiérarchie, le sens de responsabilité, l’objectivité, la prudence, la
précision, la clarté et la concision.

2.1. La Dignité

La Dignité dans l’écrit administratif consiste à éviter les expressions

vulgaires, triviales ou obscènes ainsi que des formules du langage familier
ou du sens commun (langage populaire).

3
2.2. La Courtoisie
Dans l’administration, la courtoisie est due à tous les correspondants. Par
ailleurs, tous les usagers des services publics sont tous égaux devant
l’administration et tous dignes de respect. Par conséquent, on évitera dans
les écrits administratifs les expressions décevantes, blessantes, péjoratives,
désobligeantes, injurieuses, les refus brutaux, les ordres trop secs que la
mention des noms des tiers informateurs.

Ainsi, on ne dira pas :

 « Vous avez vraiment tort de n’avoir pas participé à cette

réunion » ; mais dire « il me paraît regrettable que vous n’ayez pas
participé à cette réunion » ;
 « Votre demande est stupide » ; mais dire que « votre demande me
paraît peu fondée » ;
 « Transmettez-moi ce dossier » ; mais dire « je vous prie de vouloir
bien me transmettre ce dossier » ;
 « Le Directeur général m’a signalé que vous êtes complice
dans… » ; mais dire « il m’a été signalé que vous seriez impliqué
dans… ».

2.3. Le respect de la hiérarchie

Le respect de la hiérarchie est indispensable au bon fonctionnement des

services. Il est le gage (garantie) de la discipline et de l’efficacité dans le
travail.

Dans les écrits administratifs, le respect de hiérarchie se traduit par l’emploi

des mots et des expressions ou formules qui marquent le respect ou la
considération des positions hiérarchiques.

Ainsi, le supérieur prie son subordonné de vouloir bien, alors que celui-ci
prie son supérieur de bien vouloir. Vis-à-vis du subordonné, le supérieur
informe, fait savoir, fait connaître, fait observer, fait remarquer,
demande l’avis, engage, ordonne, prescrit ; alors que vis-à-vis du
supérieur le subordonné rend compte, expose, propose, suggère,…

4
2.4. Le Sens de responsabilité

Le sens de responsabilité se traduit dans les documents administratifs par le

refus de l’anonymat. Tout document administratif doit être signé, sauf
lorsqu’il s’agit d’un projet. La signature doit être lisible ou tout au moins
reconnaissable. Elle doit être suivie de l’identité du signataire et dans
certains cas, surmontée de l’attache.

Par ailleurs, le sens de responsabilité proscrit (interdit) l’emploi du prénom

indéfini « on » et du « nous » de majesté qui est courant dans le style
commercial. On utilisera de préférence le pronom personnel « Je ».

2.5. La Prudence

Dans tout écrit administratif, la prudence s’impose. Les documents

administratifs engagent la responsabilité de l’administration et donc toute
négligence dans ces écrits sont imputables à l’administration. Tout jugement
mal fondé peut porter un préjudice à l’administré ou à l’administration elle-
même.

La prudence peut aussi se traduire par une certaine réserve dans les
déclarations. On évitera tout jugement et toute affirmation ayant un
caractère absolu ou péremptoire. Ce qui est décidé ne doit pas être
facilement remis en cause.

Dans certains cas, le conditionnel et les formules suivantes seront

fréquemment utilisés : il me semble que… à mon avis….

2.6. L’Objectivité

L’Objectivité dans les documents administratifs se traduira par une

expression impartiale et sereine, à l’abri de tout sentiment, de toute émotion
et d’arbitraire. On évitera les expressions telles que : En espérant une suite
favorable…/ Dans l’attente d’une suite favorable…

Les expressions telles que : « j’ai le plaisir… » ou « il m’est agréable… »,

peuvent cependant être utilisées lorsque l’auteur du document à des
rapports particuliers avec le destinataire.

5
2.7. La Précision

Si tout ce qui est aléatoire doit être exprimé avec réserve, tout ce qui est
certain doit être dit avec précision. Les documents administratifs étant des
instruments de travail, il est important qu’ils soient d’une compréhension
rapide et identique par tous dans le temps et dans l’espace et qu’ils soient
aussi d’une identification et classification rapide grâce à la normalisation.

Dans les documents administratifs, on doit éviter toute abréviation non

conventionnelle ou approximative, tout terme non accepté dans la langue
utilisée.

Ainsi, on ne dira pas :

En réponse à votre lettre du mois dernier…, mais on dira « E réponse à

votre lettre n°… du …

Conformément au décret du président de la république… ; mais on dira

« Conformément au décret n°… du … »

2.8. La Concision et la Clarté

La phrase administrative se caractérise entre autres par sa longueur à cause

notamment de la complexité de l’activité administrative qu’elle tend à
traduire. Mais, la longueur de la phrase ne doit pas sacrifier la concision et
clarté qu’elles aussi contribuent à l’efficacité du document.

La clarté du document administratif résulte non seulement d’un choix

judicieux des termes et expressions, de construction et l’équilibre des
phrases mais aussi du raisonnement.

La concision consiste en l’élimination des digressions sans intérêts, des

répétitions ou des redondances et des formules ou expressions confuses ou
encore des phrases inutilement longues.

Un écrit précis, concis et clair est efficace. Il permet d’avancer le problème

traité vers la solution dans les meilleurs délais.

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Section 2 : Conditions d’une bonne rédaction administrative
 Conditions immédiates ;
 Conditions médiates ;
 Conditions concomitantes.

1. Conditions médiates
Les conditions médiates concernent la maitrise de la langue officielle utilisée
pour la rédaction, la connaissance des techniques de rédaction
administrative et l’entrainement.

1.a. La maitrise de la langue officielle

La maitrise de la langue officielle exige la correction de l’enrichissement du

vocabulaire.
En ce qui concerne la correction du vocabulaire, quelques exemples ci-
dessous de correction de langue comporte chacun une phrase formulée de
deux manières. La seconde formulation est la correction de la première.
 Nous avons creusé la question = Nous avons examiné à nouveau la
question ou nous avons soumis la question à un examen plus profond.
 Dès que la date de la réunion sera connue, je vous en ferai part =Dès
que la date de la réunion sera arrêtée, je vous tiendrai informer
 Décider tous ensemble = décider à l’unanimité
 Prévoyez d’avance les réponses = Prévoyez les réponses

Quant à l’enrichissement du vocabulaire, il sied de savoir que le style

administratif proscrit la répétition. Il faut donc éviter dans la mesure du
possible, la reprise d’un mot dans la même phrase, dans un même
paragraphe ou dans un même texte relativement court. Dans ce cas, on
utilise à préférence les synonymes.
Les mots soulignés dans chaque exemple ci-dessous sont des synonymes.
 Avant de rédiger un document, il faut ordonner ses idées ;  avant de
rédiger un document, il faut classer ses idées ;
 Le point de vue du supérieur ne prime pas nécessairement celui du
subordonné ;  le point de vue du supérieur ne l’emporte
nécessairement pas sur celui du subordonné ;

7
  Chacun expose son point de vue  chacun commente son point de
vue ou chacun explique son point de vue;
 L’Etat a recouvré toutes ses créances  l’Etat a encaissé toutes
créances ;
 Ils font usage abusif de l’expression  ils font un usage excessif de
l’expression ;
 Prévoyons à cet effet des sanctions rigoureuses  prévoyons à cet effet
des sanctions draconiennes.

1.b. La connaissance des techniques de rédaction

administrative

La rédaction administrative est basée sur un ensemble de techniques.

Certaines de ces techniques sont communes dans la rédaction de tous les
documents administratifs.
Ex : tout document administratif comporte le timbre figurant généralement à
l’angle supérieur gauche.

D’autres techniques sont particulières et concernent qu’un document

ou un groupe de documents présentant des similitudes.
Ex : une lettre administrative n’a pas la même forme qu’une loi.

Une note de service ne ressemble pas à un compte-rendu.

1.c. L’Entraînement
L’Exercice et la lecture permettent d’acquérir des automatismes qui facilitent
la rédaction de n’importe quel document.

2. Les conditions immédiates (sans intermédiaire)

Les conditions immédiates concernent la maîtrise du sujet et l’élaboration

d’un plan de rédaction.

a. La maîtrise du sujet

Un dicton populaire enseigne ‘’qu’avant de parler, il faut tourner la langue

sept fois’’. On ne peut pas commencer la rédaction d’un document sans
savoir exactement ce que l’on doit écrire et comment va-t-on le présenter. En

8
d’autres termes, se faire déjà une conception du font et de la forme du
document.

b. L’élaboration du plan

Le plan simplifie le travail et rend la lecture et la compréhension du

document plus faciles.
Le plan classique comprend une introduction, un corps et une conclusion.
L’introduction a pour objet de renseigner la lecture brièvement et clairement
sur la suite du document ; c’est elle qui ouvre le texte en une ou deux
phrases.
Le corps (développement) constitue l’essentiel du message.
La conclusion est la synthèse et l’aboutissement logique de tout ce qui a été
dit dans le corps. Comme l’introduction, la conclusion doit être brève.

3. Les conditions concomitantes

Les conditions concomitantes concernent le ton et le rythme de la phrase.
Le ton traduit la manière dont l’expression sera perçue par le lecteur. Le ton
peut être impératif, normatif ou informatif.
Ex : le Directeur Général de l’ENAM convoque … (Ton impératif) ;
Le Directeur Général de l’ENAM prie Monsieur de bien vouloir… (Ton
informatif) ;
Le Directeur Général de Win4Youth prie Monsieur de bien vouloir… (Ton
informatif)
Le Président de la République décrète (Ton normatif)
 Ton impératif : document d’instruction
 Ton consensuel : document de correspondance
Le rythme dépend des relations qui lient l’expéditeur et le destinataire.
Ex : Fraternelles salutations ! (rythme rapide)

Je vous prie de bien vouloir… (rythme lent).

4. La ponctuation adaptée
Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées comme
celles de l’Orthographe.

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  Le point (.) : Marque la fin d’une phrase c’est-à-dire l’achèvement du
développement d’une idée. Il est suivi d’une majuscule ;
 Le point-virgule (;) : Sépare et relie les parties d’une ‘’phrase
composée’’, à la suite d’une proposition ayant un sens complet, mais
aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait
nouveau);
 La virgule (,) : Sépare des éléments semblables (énumérations) ou
dissemblables (termes en opposition, propositions incises).
Elle s’utilise également devant les conjonctions de coordination : car,
mais, donc, or, et, où, hors, ni mais ne figure pas, en général devant
‘’et’’ et ‘’ou’’.
 Les deux points (:) : annoncent une explication, une énumération et
soulignent un rapport souvent de cause ou de conséquence. Ils
s’emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils
sont alors suivis de guillemets.
 Le point d’interrogation ( ?) : Il termine les phrases ou les parties de
phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.

L’administration ignore dans la correspondance les points d’interrogation

(principe de neutralité). Elle est, en effet, censée répondre aux questions et
n’avoir pas à les poser. Lorsqu’ils interrogent, les documents administratifs
le font indirectement en utilisant des périphrases telles que « la question se
pose de savoir si… »
N.B : Le point d’interrogation n’est pas nécessaire après une interrogation
indirecte.
Exemple : je me demande s’il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

 Le point d’exclamation ( !) : Formulation d’un ressenti c’est-à-dire, il

termine les phrases exclamatives et les interjections;
 Le point de suspension (…) : Par trois, ils marquent que le message
est inachevé ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.
On ne peut employer « etc. + points de suspension » ; il faut donc choisir soit
« etc. », soit « … »
 Les parenthèses : Elles isolent une explication ou une réflexion, une
réflexion, une digression ou texte principal.

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  Les tirets : Ils sont utilisés de préférence aux parenthèses en
marquant une séparation moins tranchante dans une phrase
administrative où ils jouent le même rôle.
 Les guillemets : Ils encadrent citation, isolent un terme pour le
mettre en valeur, marquent l’usage insolite d’un mot. Ils sont employés
également pour citer des titres d’ouvrages ou de journaux.
 L’emplacement des signes de ponctuation : Aucun signe de
ponctuation ne se place en début de ligne. Les parenthèses, les
guillemets ne s’ouvrent jamais en fin de ligne et ne s’ouvrent jamais en
début de ligne.
 L’alinéa : C’est la séparation que l’on établit en allant à la ligne, c’est-
à-dire en laissant incomplète la ligne en cours et en commençant la
nouvelle par un retrait.
L’alinéa correspond à une pause très marquées et s’emploie surtout quand
on passe d’un groupe d’idées à un autre.

5. Mentions des documents administratifs

Il existe deux types de mentions :
 les mentions courantes ;
 les mentions occasionnelles.

5.1. Mentions courantes

Les mentions courantes sont : le timbre et le numéro d’enregistrement, la

dénomination de l’Etat et la devise nationale (pour les services de
l’Etat), la date, la souscription, l’objet, la formule d’appel, le corps du
document, la formule de courtoisie, l’attache, la signature et l’identité
du signataire.

5.1.1. Le Timbre et le Numéro d’enregistrement

Le timbre est une mention d’identification du service émetteur du document.

Il doit faire apparaître avec précision l’origine du document en respectant la
hiérarchie des services. Le timbre est très bref si le document émane d’une
haute hiérarchie, plus complexe, s’il est produit par une instance
subordonnée.

11
Exemple : Timbre bref

COUR CONSTITUTIONNELLE
SECRETARIAT GENERAL

SERVICE DU PROTOCOLE

N°…../CC/SG-SP

Exemple 2 : Timbre Complexe

MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA POPULATION

CABINET

DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION DE LA

REGLEMENTATION ET DES RESSOURCES FINANCIERES
DIRECTION DE LA REGLEMENTATION

SERVICE DE………………..

N°…../MSP/CAB/DGARGRF/DR/S…

5.1.2. La Dénomination de l’Etat et de la devise nationale

La dénomination de l’Etat et de la devise nationale constitue une mention de

souveraineté (exclusive des services de l’Etat) qui symbolise l’autorité et la
puissance publique. De façon courante, cette mention se dispose à l’angle
supérieur droit du document administratif. Les différents vocables ou termes
de la devise nationale sont reliés par des traits d’union.

Exemple : REPUBLIQUE DU CONGO

Unité-Travail-Progrès

5.1.3. La Date
Généralement précédée du lieu d’émission, la date est une mention
d’identification du document administratif. Dans certains cas, les documents
administratifs prennent effet dès leur date de signature. La date peut donc
aussi être une mention de validité.

Exemple : la présente note de service prend effet à compter de sa date de

signature.

12
De façon générale, la date figure à l’angle supérieur droit du document, sous
l’appellation et la devise de l’Etat. La Date est constituée ainsi qu’il suit :

 le nom de la localité d’émission en toutes lettres ;

 le quantième en chiffres ;
 le mois en toutes lettres ;
 l’année en quatre chiffres.

Exemple : Brazzaville, le 10 octobre 2022

Dans certains documents, la date figure en dessous du texte ou dispositif,

sur le prolongement de la dénomination et la devise de l’Etat.

5.1.4. La suscription

La suscription est la formule d’envoi au destinataire. Elle peut être composée

de deux parties reliées par les prépositions « à » : la première indique la
qualité de l’expéditeur tandis que la seconde partie désigne la qualité du
destinataire.

Exemple :
Le Secrétaire Général

Monsieur le Ministre de la Fonction Publique

à Brazzaville

Cependant, la première composante de la souscription sera supprimée

lorsque la qualité du signataire est déjà indiquée dans le timbre ou si on
préfère la désigner à l’attache.

Dans ce cas, la suscription ne fera mention que de la qualité du destinataire.

Exemple : A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme

de l’Etat.

5.1.5. L’Objet
L’Objet est une mention d’intensification du message contenu dans le
document. Il permet ainsi d’individualiser le document afin d’en faciliter la

13
ventilation, le traitement et le classement. Cette mention doit être
suffisamment claire et concise.

Dans certains documents, le terme « objet » figure en dessous du timbre

(après le numéro d’enregistrement), dans d’autres, le contenu concernant
l’objet est relié à l’intitulé du document ou intégré dans le corps du
document.

5.1.6. La Formule d’appel

D’une manière générale, la formule d’appel est : Monsieur, Madame ou

Mademoiselle.

Pour les personnes privées comme pour les Administrations, il est cependant
d’usage de donner à ses correspondants leur titre quand ils en ont un.
Soulignons que les titres nobiliaires ne doivent pas être mentionnés dans les
formules d’appel sauf pour les Ducs et Duchesses, les Princes et
Princesses ou s’ils sont précédés des adjectifs « Mon Cher » pour les
hommes exclusivement.

Ainsi on écrire :

Monsieur le Duc, Madame la Duchesse, Prince, Princesse, Monseigneur

(pour les altesses royales), Mon Cher Baron, Mon Cher Comte, Mon Cher
Marquis, jamais on écrira : Monsieur le Baron, Monsieur le Comte,
Monsieur le Marquis.

Quelles que soient les circonstances, les appellations : Monsieur, Madame

(formule d’appel pour les épouses des souverains) ne sont jamais déplacées,
mais elles peuvent heurter la susceptibilité des personnes mal informées et
qui tiennent à leur titre.

Ainsi on écria :

a. Les Personnes Privées

- Présidents et Secrétaires généraux de sociétés, de syndicats,
d’associations :
Monsieur le Président,
Madame la Présidente,
Monsieur le Secrétaire général,

14
Madame la Secrétaire générale.
- Directeurs et directeurs généraux des établissements scolaires,
industries, commerciaux :
Monsieur le Directeur Général,
Monsieur le Directeur,
Madame la Directrice Générale,
Madame la Directrice,
Monsieur l’Intendant, Monsieur l’Econome, Monsieur le Censeur, Monsieur
le Surveillant Général, etc.
- Membres des professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers,
notaires) :
Maître,
Cette appellation « Maître » est également employée à l’égard des membres
des académies nationales ou des artistes réputés (écrivains, sculpteurs,
peintres, musiciens).
- Titulaires d’un Doctorat d’Etat :
Monsieur le Docteur, Docteur
Toutefois, en République du Congo, en France et même dans la plupart des
pays francophones, le titre de Docteur n’est accordé qu’aux docteurs en
médecine, en biologie, en art dentaire ou vétérinaire.
b. Les autorités religieuses :
- Cultes catholiques :
Le Pape, Très Saint père,
Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal,
Monsieur l’archevêque, Monsieur l’Evêque ou Monseigneur,
Monsieur le Chanoine, Monsieur l’Archiprêtre,
Monsieur le Curé, Monsieur l’Abbé.
- Les membres des ordres religieux :
Monsieur le Supérieur, Madame la Supérieure,
Mon Révérend père, Mon Père,
Ma Révérende mère, Ma Mère,
Mon Frère, Ma Sœur.
- Culte protestant :
Président d’un consistoire : Monsieur le Président
Pasteur, Monsieur le Pasteur.
- Culte islamique :
Monsieur le Grand Iman, Monsieur l’Iman,
Monsieur l’Ayatollah
- Culte israélite :
Monsieur le Grand Rabbin, Monsieur le Rabbin
- Culte orthodoxe :
Monsieur l’Archimandrite, Monsieur l’Archiprêtre
c. Les autorités politiques :
le Roi, l’Empereur : Sire
le Président de la République : Monsieur le Président de République (il
convient de ne pas donner à un Président de la République le titre pur et simple de
Président qui s’applique à des personnalités d’un rang parfois très inférieur)
les Ministres et Secrétaires d’Etat : Monsieur le Ministre, Madame le
Ministre ;
15
le Ministre de la Justice : Monsieur le Garde des Sceaux ;
les présidents, vice-présidents de l’Assemblée nationale, du Conseil
économique et social et de la Cour suprême : Monsieur le Président,
Madame la Présidente.
d. Les autorités diplomatiques et consulaires :
Monsieur l’Ambassadeur, Monsieur le Ministre (pour les envoyés
extraordinaires et les ministres plénipotentiaires),
Monsieur le Chargé d’Affaires,
Monsieur le Conseil Général, Monsieur le Consul.
e. Les autorités judiciaires et administratives :
Les autorités judiciaires et administratives sont appelées par leur titre :
Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président (pour le président
d’une juridiction), Monsieur l’Avocat Général, Le Procureur Général, le
Procureur, le Substitut, le Juge, etc.
Monsieur le Commissaire Général, le Gouverneur, le Préfet, le Sous-Préfet,
le Chef de canton, le Chef de village, le Directeur Général, le Directeur (y
compris les chefs de service et sous-directeurs), l’Administrateur, etc.
f. Les autorités militaires :
les maréchaux : Monsieur le Maréchal
les officiers généraux et supérieurs : Mon Général, Mon Colonel (y compris
les lieutenants-colonels), Mon Commandant,
les officiers subalternes : Monsieur
les officiers généraux de la marine : Amiral
les capitaines de vaisseau, frégate, corvette : Commandant.

Le possessif est exclusivement employé par les rédacteurs du sexe masculin ;

les femmes ne l’emploient pas et disent simplement :
Monsieur le maréchal, Général, Colonel, Commandant

La Formule d’appel est une mention exclusive des lettres à forme

personnelle. Elle personnalise la lettre administrative soit par rapport à
l’expéditeur (lettre d’un subordonné à sa hiérarchie portant sur un sujet
d’intérêt personnel), soit par rapport au destinataire (lettre de
l’administration à des tiers ou à ses agents). C’est le fait que la lettre
administrative est personnalisée, qu’elle comporte la formule d’appel qui est
une marque de respect. La formule d’appel correspondant à la formule de
courtoisie. Il est bon de ne pas commencer une lettre par je, sauf lorsqu’on
utilise la formule : « j’ai l’honneur… ».

5.1.7. Le Corps ou le Dispositif

Le corps ou le dispositif (contenu des documents normatifs) équivaut au

texte du document. Cette mention essentielle du document ne porterait que

16
sur un seul sujet. Les différentes idées y relatives doivent faire l’objet de
paragraphe distincts.

Par ailleurs, la rédaction du corps du document exige l’observation de toutes

les qualités du style administratif : la dignité, la courtoisie, le sens de la
responsabilité, la précision,…

5.1.8. La Formule de courtoisie ou de politesse

La formule de courtoisie ou de politesse est la phrase finale de la lettre dans

laquelle on exprime de l’affection, l’amitié, de la considération, du
dévouement ou de la déférence en outre ses sentiments que le signataire
exprime au destinataire. Ces sentiments sont, bien entendu, à nuancer selon
la situation, les rapports hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’intimité des
correspondants. Cette mention concerne particulièrement les lettres à forme
personnelle. Elle commence généralement par l’expression « je vous prie
d’agréer… » Agrée= recevoir favorablement ou « je vous prie de croire… »
Croire= tenir pour sincère. Elle contient soit « l’assurance » pour les
personnes d’un rang égal ou supérieur au destinataire de la lettre, soit
« l’expression » lorsqu’on s’adresse à une personne de rang supérieur (par
rapport à l’expéditeur), les deux formules ne sont pas équivalentes car la
formule « les assurances de … » est propre au corps diplomatique et n’est
utilisée que dans la correspondance officielle entre agents diplomatiques ;
elle nous paraît assez critiquable, mais elle est traditionnelle.

Les formules de politesse peuvent varier à l’infini ; cependant, un certain

nombre de règles doivent être respectées.

Exemple :

 Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de ma très

haute considération.
 Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages.
 Veuillez croire, Monsieur, en l’assurance de ma considération
distinguée.

17
Corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie :

Il doit y avoir corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie.

On n’assure pas un camarade ou un collègue de sa considération ou de son
respect, une personne d’un rang moindre que le sien, de ses sentiments
respectueux.

Formules d’appel Formules de courtoisie

correspondantes
Hommages respectueux /
Madame
respectueux hommages
Monsieur Salutations distinguées
Cher monsieur, cher ami, cher
Sentiments les meilleurs
camarade
Monsieur le Président
Monsieur le Député
Considération distinguée
Monsieur le Sénateur
Respectueux sentiments, sentiments
Autorités Supérieurs
déférents et dévoués, très haute
Monsieur le Gouverneur
considération, haute considération

Remarque : Pour les formules de politesse destinées aux autorités

supérieures (personnalités politiques et élus) :
- Ambassadeurs, parlementaires, Président du Conseil institutionnel
etc…
Je vous prie d’agréer, M……………., l’expression de ma haute considération
- Officiers supérieurs, Maires etc…
Je vous prie d’agréer, M……….., l’expression de ma considération la plus
distinguée
- Dames et Demoiselles
Je vous prie de croire, Madame/Mademoiselle, en l’assurance de ma
considération distinguée ;
Ou
Je vous prie d’agréer, Madame/Mademoiselle, l’expression de mes
respectueux hommages.

N.B. : - En aucun cas, il ne peut être porté par de sentiments pour une
femme ;
- Il sera évité les expressions recevez - veuillez agréer

18
5.1.9. L’attache et la signature

 L’attache, est la qualité ou la fonction du signataire lorsqu’elle est

indiquée juste au-dessus de la signature.

Exemple : Le Directeur Général de la santé

Signature
Prénom et Nom

 La signature, est une mention de validité du document administratif.

En effet, avant la signature, le document est soit inexistant, soit un
projet.

Dans l’Administration, le pouvoir de signer, en principe n’appartient qu’aux

autorités administratives. Il existe cependant de nombreux cas où des
documents administratifs sont signés par des agents autres que des
autorités administratives. Il s’agit des cas de :

 Signature par ordre (PO), concernant des correspondances courantes,

sous l’ordre verbal ou écrit de l’autorité ou du responsable titulaire.

Exemple :

Pour le Directeur Général

PO, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et Nom

 Signature par intérim (PI), lorsqu’en l’absence assez prolongée (6mois

au plus) du titulaire, une personne a été désignée (par un texte) pour
assurer l’expédition des affaires courantes.

Exemple :

Pour le Directeur Général

P.I, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et Nom

19
Ou Le Directeur Général P.I
Signature
Prénom et Nom

 Délégation de signature : déconcentration de la charge de signature

entre un titulaire et un collaborateur.
Exemple :
Pour le directeur Général
Et par délégation, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et Nom
 Délégation de compétence ou transfert de responsabilité, c’est la
forme ordinaire de signature.
Exemple : Le Directeur Général
Signature
Prénom et Nom

20
 Schéma d’une lettre administrative (Normalisation à titre indicatif)

…………..Tutelle……

….En-tête….

Suscription :
N°:…./….. Précédé de la conjonction
de coordination ‘’A’’, puis
de M., Mme, la fonction et
l’adresse complète du
destinataire

Objet : (indication question traitée)

Formule d’appel,

- Introduction ou entrée en matière -

Brève reformulation - Rappel de l’affaire ou du contexte

- Développement ou exposé – (avec choix d’un plan)

Causes - Conséquences ou Conséquences – Causes, Faits - idées ou actes
(instruction/conclusion)

Suite et fin du développement ou de l’exposé

Conclusion de la lettre pas de la problématique

Formule de fin de lettre

Formule de courtoisie ou de politesse

Cachet rond, griffe

et signature de
l’émetteur

21
5.2. Mentions occasionnelles

Il existe plusieurs menions occasionnelles. Mais à titre indicatifs, on peut

retenir les mentions :
 sous couvert ou sous le couvert (s/c)
 référence (réf.)
 pièces jointes (p.j)
 ampliations ou annexes.

Ces mentions ne figurent dans les documents que s’il y’a lieu. Elles ne sont
pas obligatoires.

5.2.1. Le Sous couvert (S/C)

Le Sous couvert est une mention qu’on insère dans la suscription lorsque le
document doit suivre la voie hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et
le destinataire, que cette voie ascendante ou descendante.
Exemple : le Sous-Préfet de…
à Monsieur le Ministre de …
sous couvert de Monsieur le Préfet de…
ou
Le Ministre de …
à Monsieur le Sous-Préfet de …
sous couvert de Monsieur le Préfet de …

Lorsque la voie hiérarchique doit comporter plusieurs étapes, le sous couvert

est remplacé par l’inscription –voie hiérarchique-

5.2.2. Référence (Réf.)

Cette mention est utilisée si l’on se réfère à un évènement antérieur : un

règlement, une décision administrative ou judiciaire, un entretien ou une
communication téléphonique peuvent être des supports relatifs à
l’évènement de référence. Selon les cas. La référence comportera :

 le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance

Ex. Réf. : V/L n° 020/MSP/DGS du 23 octobre 2015

 La date de la concertation ou de la communication

22
Ex. Réf. : notre concertation à l’hôtel Atlantic Palace le 08 Octobre 2015

 Le numéro d’un texte

Ex. Réf : article 221 de la loi n° 021-89 du 14 novembre 1989 portant refonte
du statut général de la fonction publique.

5.2.3. La Pièce jointe (P.J) :

Placée soit sous la référence avec la même marge, soit en bas à gauche de la
page avec la même marge que le timbre, La Pièce jointe attire l’attention du
destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre. La pièce
jointe est mentionnée quand des pièces diverses, correspondances, dossiers,
plans, photographies, etc. sont jointes à la lettre ; elle comportera soit
uniquement le nombre de pièces, soit également leur désignation succincte.

Exemple : Pièces jointes : 3 ou P.J : 3 ou bien

Pièces jointes : 3 attestations de fonction

Remarque : lorsque la mention est portée sous la référence, il est préférable

de la porter en toutes lettres. Les initiales « P.J. » seront plutôt réservés au bas
de page. Mais là encore, la formulation en toutes lettres est à l’évidence plus
courtoise et donc plus correcte que l’abréviation par les initiales.

5.2.4. Ampliations
Cette mention est utilisée lorsque des copies signés et conformes à l’original
sont adressés à d’autres services où personnes que le destinataire principal
du document.
La mention de ces destinataires ou ampliations doit être faite sur la lettre.
C’est ainsi que le destinataire principal indiqué en suscription saura que la
lettre qui lui est destinée est aussi adressé à d’autres personnes. Par
ailleurs, la mention ampliations fixe le programme de répartition du
document. C’est une part une question de courtoisie pour le destinataire
principal indiqué par la suscription, qui doit savoir que la lettre qui lui est
destinée sera connue également d’autres personnes. C’est également une
mesure de commodité à l’intention du service chargé de l’expédition du
courrier : la mention des ampliations fixe en quelque sorte son programme
de répartition du document. Cette mention est disposée à l’angle inférieur
23
gauche de la page du document ; si le document en comporte plusieurs, en
respectant la même marge que le timbre et à la hauteur de la signature. Elle
peut donc se présenter sous la forme d’une liste indiquant les noms des
différents ampliataires.

Ex :
Ampliations : Ampliations :

Directeur MSP-CAB……………………………02

Secrétaire général DRH………..…………………………01

Bureau d’ordre DP…………..…………………………01

Intéressés……………………………10

Affichage…….……………………….02

Archivage…….………………………02/18

La synergie entre des notions d’ordre général qui viennent d’être étudiées et
l’usage des formules consacrées du style administratif constituent la base
sur laquelle les administratifs en actes et en devenir doivent maîtriser pour
réaliser des performances efficaces en situation de rédaction administrative.

Section 4: Correspondance relative aux demandes de

renseignements

Afin de ne pas s’exposer à des erreurs de choix, le responsable doit,

nécessairement, se renseigner sur la ou les personne(s) susceptible(s), par
exemple, d’être recrutée(s). Il cherchera à en connaître les antécédents
scolaires et professionnels, l’expérience, la loyauté, la probité, la réputation,
la manière de servir, etc…

Remarque : Afin de mettre ces informations à l’abri de toute divulgation due

au hasard, à l’imprudence ou à une indiscrétion de la part d’autrui, il est bon
de consigner sur une feuille spéciale le nom et l’adresse de la personne sur
laquelle portent les renseignements demandés ou donnés.

24
 1. Plan d’une demande de renseignements

a. sur une personne b. sur un organisme

 Raison motivant la demande

 Détails demandés concernant
Les antécédents
 Scolaires  Solvabilité
 Professionnels dans les affaires  Expérience dans les affaires
 Caractère  Crédit (digne de foi, qu’on peut
croire)
Réputation
 Assurance d’une discrétion absolue
 Offre de services analogues
 Remerciements

2. Etude de cas pratique

Monsieur Blaise ONKA s’est présenté, le 14 Mars 2023, dans vos services
pour solliciter un emploi de comptable, poste vacant. Au cours de l’entretien,
il vous apprend qu’il a travaillé pendant deux ans à la cimenterie de
DANGOTE.
Le 16 du même mois, Vous décidez de vous informer sur son cursus
scolaire, ses capacités professionnelles, son caractère, la raison qui a motivé
sa démission, ainsi qu’un avis s’il peut être chargé des fonctions de caissier.
Et, enfin vous l’assurez de l’usage des plus discrets des informations.

Travail à faire : Rédiger la demande de renseignements.

3. Correspondances relative aux réponses aux demandes de

renseignements

Les réponses à donner aux demandes de renseignements sont extrêmement

délicates. Toute exagération dans le sens favorable ou péjoratif (sens
défavorable) peut entraîner des conséquences fâcheuses tant pour le
demandeur que pour la personne ou l’organisme faisant l’objet de ces
renseignements.
Une franchise impartiale, une grande circonspection (prudence) et
beaucoup de mesure doivent guider ceux qui sont appelés à émettre des
opinions.

25
Ils éviteront les ‘’on dit’’, ne rapporteront que des faits dont ils sont sûrs, ils
prendront garde de se laisser influencer par des sentiments personnels de
sympathie ou d’antipathie que leur inspirent ceux sur lesquels ils formeront
un jugement.
Lorsqu’ils ne seront pas en mesure de donner les informations demandées,
ils répondront en faisant connaître le motif de leur abstention, car un silence
pourrait être mal interprété.
Dans tous les cas, ils feront bien de dégager leur responsabilité en ce qui
concerne les renseignements transmis.

4. Plan de lettres réponses aux demandes de

renseignements
Bons Mauvais Renseignements
renseignements Renseignements évasifs
Remerciement pour la confiance accordée
Renseignements Aucun renseignement
Raison à l’appui
Expérience (professionnelle ou sur celle demandée) Regret de ne pouvoir
Conseils donner de
Responsabilité dégagée renseignements.
Espoir de pouvoir rendre
Discrétion demandée
service une autre fois
F o r m u l e de s a l u t a t i o n

5. Etude de cas pratique

Pour cet exercice, considérer que vous êtes le responsable du personnel à la
cimenterie DANGOTE et que vous ayez reçu la lettre, le 20 Mars 2023, relative à la
demande de renseignements concernant M. Blaise ONKA, ancien employé dans vos
services.
Cet agent vous a laissé l’image d’un employé ponctuel, et consciencieux. De même
que sa conduite a été exemplaire et honnête. Sa démission était due au fait qu’il n’a
pas trouvé où loger car il venait de se marier, donc, il a préféré se rapprocher de ses
parents qui habitent dans votre ville.

Travail demandé :
Répondre à la lettre que vous reçue, en tenant compte des éléments donnés.

26
Chapitre II : Rédaction des documents d’information

Section 1 : Documents de correspondance

1.1. Lettre à forme personnelle
La lettre à forme personnelle est rédigée lors que :
 un agent s’adresse à la hiérarchie ou à une autorité administrative au
sujet préoccupation d’intérêt personnel ;
 l’administration répond ou écrit à un agent sur un sujet concernant
particulièrement ce dernier ;
 l’administration de l’Etat s’adresse à une administration étrangère ou
internationale.
La lettre à forme personnelle se distingue entre autres par l’existence des
formules d’appel et de courtoisie.

Lettre à forme personnelle d’un agent à sa hiérarchie

Jacques MANOU Brazzaville, le 2 mai 2006

Comptable Principal
en service à la Direction
Générale du Trésor à
Brazzaville
A
Monsieur le Directeur Général
du Trésor
à Brazzaville

Objet : Mutation

Monsieur le Directeur Général,

Pour des raisons de convenance personnelle, j’ai l’honneur de solliciter
auprès de votre bienveillance ma mutation dans une Direction
départementale du Trésor, de préférence dans le département de la Likouala.

Je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le Directeur général,

l’expression de mon profond respect. /-

Jacques MANOU

27
 Lettre à forme personnelle d’un agent à sa hiérarchie

Antoine KADIE Abidjan, le 20 Septembre 2006

Attaché Administratif, Chef
du bureau des pensions,
Direction de la prévoyance
Sociale et des pensions

A
Monsieur le Ministre de la
Fonction Publique
Sous couvert de Monsieur le
Directeur de la Prévoyance
Sociale et des Pensions

Objet : Autorisation d’absence en vue d’un concours

Réf : Décret n°65-16 du 14 Janvier 1965

portant modalité d’application du Statut
général de la Fonction Publique, article 26.

Monsieur le Ministre,

J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance une autorisation

spéciale d’absence de trois jours pour me permettre de me présenter aux
épreuves écrites du concours d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale
d’Administration qui se dérouleront les 3, 4 et 4 Octobre prochains.
Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression
de mon profond respect. /-

Antoine KADIE

28
  Structure-type de la Lettre à forme personnelle d’un
administrateur public à un agent

TIMBRE Dénomination officielle de

l’Etat et Devise Nationale
N° d’enregistrement

Suscription

Objet :
Référence (Réf.) :
Pièces jointes (P.J) :

Formule d’appel,
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________
Formule de courtoisie

Signataire Attache (fonction du)

Signature

L’identité du signataire

29
  Lettres à forme personnelle d’un administrateur public à un agent

MINISTERE DE L’ECONOMIE DES REPUBLIQUE DU CONGO

FINANCES ET DU BUDGET Unité*Travail*Progrès
---------------
DIRECTION GENERALE DU TRESOR
---------------
DIRECTION DE GESTION DU Brazzaville, le
PERSONNEL
---------------

N°_________/MEFB/DGT/DGP
Le Directeur Général

A
Monsieur Jacques MANOU
comptable Principal en service à
la Direction Générale du Trésor.

Objet : Mutation
Réf. : V/I du 2 mai 2006

Monsieur,
Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité pour des raisons de
convenance personnelle votre mutation dans une Direction départementale,
de préférence, dans le Département de la Likouala.
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que par le jeu de vacances de
postes, seul le Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un
poste correspondant à votre qualification, qui pourrait vous être attribué.
En conséquence, veuillez me faire connaitre dans les meilleurs délais
votre acceptation de cette éventuelle mutation.
Veuillez agréer, monsieur, l’assurance de ma considération distinguée. /-

Emile DOSSOU

30
 MINISTERE DES AFFAIRES REPUBLIQUE DU CONGO
ETRANGERES ET DE LA Unité-Travail-Progrès
COOPERATION ******
******
CABINET
****** Brazzaville, le
N°______/MAEC-CAB

Le Ministre

Monsieur,
Vous avez bien voulu m’adresser un message de félicitation à l’occasion de
ma reconduction au poste de Ministre des Affaires Etrangères et de la
Coopération.
J’en suis très sensible à cette marque d’intérêt et vous en remercie vivement.
Je vous prie de croire, Monsieur, à l’expression de ma considération
distinguée

Basile IKOUEBE

Monsieur le Responsable du Collectif

des Etudiants de l’Ecole Nationale
Moyenne d’Administration (ENMA),
Filière Diplomatie : 1ere année, en
stage au Ministère des Affaires
Etrangères et de la Coopération

-BRAZZAVILLE-

31
REPUBLIQUE TUNISIENNE Tunis, le
_________
MINISTERE DE
L’EDUCATION NATIONALE
_________
DIRECTION DE
Le Ministre de l’Education
L’ENSEIGNEMENT
Nationale
SUPERIEUR
_________
RB/SA A
N°_____/MEN/DES/SP Monsieur Ali B.
Professeur au Lycée
Bizerte, sous couvert de
Monsieur le Proviseur du
Lycée de Bizerte

Objet : Changement d’affection

Réf. : Votre lettre du …..

Monsieur,
Par lettre citée en référence ci-dessus, vous avez sollicité pour
des motifs d’ordre familial et de santé, votre affectation dans un lycée du
Gouvernement de Sousse et de préférence au lycée de Ksar Bellal.
J’ai l’honneur de vous faire connaître que, par le jeu de vacances
de postes, seul le lycée de Mahdia disposera de la prochaine rentrée d’un
poste correspondant à votre qualification et qui pourrait vous être attribué.
En conséquence, vous voudriez bien me faire connaitre dans les
meilleurs délais et au plus tard le …. Votre acceptation de cette affectation
éventuelle.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de ma considération
distinguée. /-

Pour le Ministre et par

délégation, le Directeur de
l’Enseignement secondaire

Abdelouahab YABOUB

32
 MINISTERE DE L’ECONOMIE REPUBLIQUE DU CONGO
DES FINANCES ET DU Unité*Travail*Progrès
BUDGET
********
DIRECTION GENERALE DU Brazzaville, le
TRESOR
********
DIRECTION DE GESTION DU
PERSONNEL
Le Directeur
********
A
N°_____/MEFB/DGT/DGP
Monsieur Jacques MANOU
Comptable Principal
A la Direction Générale du
Trésor à Brazzaville

Objet : Mutation
Réf. : V/I du 2 mai 2006

Monsieur,
Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité des raisons de
convenance personnelle votre mutation dans une Direction Départementale,
de préférence dans le Département de la Likouala.

J’ai l’honneur de vous faire connaître que par le jeu de vacances de

postes, seul le Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un
poste correspondant à vote qualification, qui pourrait vous être attribué.

En conséquence, veuillez me faire connaitre dans les meilleurs délais

votre acceptation de cette éventuelle acceptation.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’assurance de ma considération

distinguée. /-
.

Emile DOSSOU

33
  Lettre à forme personnelle d’une personne morale privée à une
administration publique

ASSOCIATION WIN4YOUTH
(AW4Y)
DIRECTION GENERALE

Brazzaville, le 24 février 2022

N/Réf. : 334/AW4Y/PR/2019
Le Président
A
Monsieur le Directeur général
de la Caisse Nationale de la
Sécurité Sociale (CNSS)
Brazzaville

Objet : Demande de stage

Monsieur le Directeur Général,

Il est de plus en plus admis qu’une formation de type professionnelle soit
complétée par un séjour sur le terrain afin de mieux appréhender
l’enseignement théorique acquis à l’école.
C’est pour cette raison que je me permets de vous adresser cette demande
de stage en vue de permettre à notre étudiant(e) ……………. détenteur d’une
attestation de fin de formation en Administration des Entreprises,
d’approfondir ses connaissances et d’acquérir une pratique professionnelle
au sein de votre Administration.
A la fin du stage, vous voudriez bien délivrer une attestation de fin de
stage à l’étudiant (e).
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur Général, l’assurance de ma
profonde gratitude.

Bonacchy Simplice MIAMISSA

34
 1.2- Lettre entre services ou lettres administratives
La lettre entre services est une correspondance qui est échangée entre deux
administrations de l’Etat au sujet des préoccupations liées au service.

Ici, le germe service a une portée générale. Il peut s’agir d’un échange entre
deux directions générales ou entre deux ministères. (cf. cas concrets)

APPELATOION DE
Initiales du
L’ETAT
rédacteur
Devise Nationale 1.
Timbre du service
Lieu et date

N° d’enregistrement Réclame ou
souscription

Objet :

Référence : (s’il y a lieu)

Pièces jointes : (s’il y a lieu)

Corps

de

la

lettre

Ampliation Attache et Signature

(S’il y a lieu) Identité du signataire

35
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE REPUBLIQUE DU CONGO
---------------------- Unité-Travail-Progrès
MAISON MILITAIRE -----------
-------------
CABINET
-------
N°___________/PR/MM/CAB Brazzaville, le

Le Directeur de Cabinet
A
Monsieur le Directeur de l’Ecole
Nationale Moyenne
d’Administration –Brazzaville-

Objet : A/R de la demande de stage

Référence : V/L N°038/METPFQE/DGAS/DDETP-B/ENMA/DS du 18 janvier 2012

Sur instruction du Chef de la Maison Militaire du Président de la

République, j’ai l’honneur de bien vouloir vous donner une suite favorable,
en réponse à votre lettre ci-dessus référencée, par laquelle vous sollicitez la
réception à la grande chancellerie des ordres nationaux, des étudiants
finalistes de l’Ecole Nationale Moyenne d’Administration (ENMA), au titre de
l’année scolaire 2011-2012, pour un stage pratique du 1er mars au 30 avril
2012.

Cependant, je vous demande de vous rapprocher des services de la

Grande Chancellerie des Ordres Nationaux, sis à l’ex-station de Radio
Congo, pour examiner les modalités pratiques du déroulement dudit stage.

Colonel Ignace IBARA

Copie : Au GCON « A titre d’info »

36
 MINISTERE D’ETAT DES REPUBLIQUE DU CONGO
TRANSPORTS ET DES Unité-Travail-Progrès
PRIVATISATIONS CHARGE DE LA -------------
COORDINATION DE L’ACTION
GOUVERNEMENTALE
---------------------- Brazzaville, le
CABINET
---------
2148 : 81 10 70 / 81 53 78
Fax : 81 10 58 / 81 10 60

N°___________/PR/MM/CAB
MINISTERE D’ETAT

A
Monsieur le Ministre de la
Fonction Publique et de la
Réforme de l’Etat.

Brazzaville

Je vous demande de me proposer des éléments de réponse concernant

le dossier des diplômés externes de l’Ecole Nationale d’Administration et de
Magistrature (ENAM) et de l’Ecole Nationale Moyenne d’Administration
(ENMA), en marge de l’audit que vous comptez réaliser sur les recrutements
déjà effectués à la fonction publique.

Isidore MVOUBA

37
MINISTERE DE L’ECONOMIE DES REPUBLIQUE DU CONGO
FINANCES ET DU BUDGET Unité-Travail-Progrès
-------------------- ---------------
CABINET
-------
DIRECTION GENERALE DU Brazzaville, le
BUDGET
-----------------------------

N°__________/MEFB/CAB/DGB

Le Ministre

A
Monsieur le Secrétaire Général du
Gouvernement –Brazzaville-

Objet : Transmission du projet de Budget

P.J : Trente (30) exemplaires du projet de Budget exercice 2006

J’ai l’honneur de vous faire parvenir ci-joint en trente (30) exemplaires,

pour examen et adoption à la prochaine réunion du Conseil des Ministres, le
projet de budget exercice 2006.

Pour le ministre et par et

par délégation, Le Directeur
Général du Budget.

Alain PAMBA

38
 MINISTERE DU TRAVAIL, DE REPUBLIQUE DU CONGO
L’EMPLOI ET DE LA SECURITE Unité * Travail * Progrès
SOCIALE
*******
OFFICE NATIONALE DE L’EMPLOI Brazzaville, le
ET DE LA MAIN-D’ŒUVRE
*******
DIRECTION GENERALE LE DIRECTEUR GENERAL DE
******* L’OFFICE NATIONALE DE L’EMPLOI
DIRECTION DE L’EMPLOI ET DE ET DE LA MAIN-D’ŒUVRE
LA MAIN-D’ŒUVRE
*******
N_________ /MTESS/ONEMO/DG/D A
EMO Monsieur le Directeur de l’Ecole
Nationale Moyenne d’Administration
(ENMA)

Brazzaville
______

Objet : Réponse à votre lettre du 21 mars 2006

En réponse à votre correspondance n°175/METP-DGAS-DDETP-

ENMA-D du 21 mars 2006, par laquelle vous sollicitez un partenariat pour le
25eme anniversaire et la journée « portes ouvertes » de l’Ecole Nationale
d’Administration (ENMA), j’ai l’honneur de vous informer que je marque mon
accord sur la remise des deux prix ou récompenses à donner aux meilleurs
stagiaires de la filière « Gestion scolaire » de cette école.

André NYANGA-ELENGA

39
1.3. La Note administrative
La note est un écrit de correspondance courant et utilisé à l’intérieur d’un
même service ou d’une même administration, entre deux fonctionnaires et
portant sur une problématique d’ordre professionnelle. Elle se caractérise
par sa brièveté et sa concision.
Cet écrit, plus communément, appelé note dans l’administration, peut-être :

- une note de synthèse : de portée générale, elle est construite sur une
analyse et/ou une synthèse ;
- une note administrative ou note hiérarchique : de portée plus
technique, elle est construite sur une analyse et/ou une synthèse d’un
problème (affaire/dossier), pour aider un supérieur hiérarchique à la
décision.
NB : La Note administrative comporte rarement la formulation de propositions.

La présentation de la note (de synthèse ou administrative) est proche de la

lettre administrative en forme administrative et contient la mention pour une
note adressée à un :

- Supérieur hiérarchique : Note à l’attention de M ……………………….

- Collègue : Note à M………………………………
- Subordonné : Note pour M. ………………….

Attention ! Il est entendu que le destinataire sera identifié par Monsieur ou

Madame et sa fonction ; Le corps de la note peut être agrémenté de titres, sous
titres, d’alinéas …

40
Trame type d’une note (de synthèse ou administrative) (à titre indicatif)

………………………………… Tutelle ……………………………..

… En-Tête …. …..Date….

N°…/…

Suscription

NOTE
A l’attention de M.
………………………
(le cas échéant : Sous couvert S/C).
A M. …………………………………
Pour M. ……………………………..

Objet : Exemple : Mise en œuvre des actions prioritaires en 2O23.

Référence : Textes utilisés pour rédiger la présente note
Pièces jointes : (en bas à gauche dans la marge)

Introduction ou entrée en matière : (Elle représente le sujet et rappelle le

contexte)
Développement ou exposé : (Les paragraphes sont plutôt courts, en évitant
les
titres, sous titres, numéros et soulignements)
Conclusion : (Elle n’est pas obligatoire, mais le cas échéant, on insiste sur
l’importance à donner à son application).
Pas de formule de salutation (de politesse)

Cachet rond, griffe et signature

41
 Informations complémentaires

 Le courrier électronique (message – messagerie électronique) se

substitue au mail et à l’e-mail (abréviation de électronic mail) ces deux
termes ont été empruntés à l’anglais.

Dans le cadre juridique, il reste à savoir si le code civil reconnaît que l’écrit
sur support électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur
support papier, sous réserve que puisse être dûment identifié la personne
dont l’écrit émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de
nature à garantir l’intégrité.
La confidentialité du courrier électronique reste limitée. En effet, un message
expédié est relayé par divers ordinateurs vers un serveur de courrier où, il
est entreposé jusqu’à ce qu’il soit lu.
Tout au long du trajet, il peut avoir été copié par des opérations
automatiques visant à faire des copies de sécurité.

 La hiérarchie

L’administration est une structure pyramidale (succession d’autorités selon

une échelle organisationnelle dans une même administration ou secteur),
elle se caractérise par un respect de la hiérarchie, à titre d’exemple, vous
lirez, ci-après, quelques incidences sur le style administratif et les formules
utilisées :
Le supérieur Le subordonné
Informe Rend compte
Fait savoir à Expose
Fait connaître à Porte connaissance à
Fait observer à Se permet de faire observer à
Fait remarquer à Se permet de faire observer à
Note Ne peut noter
Observe -
Constate Se permet de constater
Précise Se permet de préciser
Rappelle Se permet de rappeler
Demande l’avis de Sollicite l’avis
Demande à Sollicite de
Prie Est reconnaissant à
Prescrit, ordonne Propose à
Enjoint à Suggère à, invite à
Signale à Croit de voir signaler

42
L’expression très administrative (J’ai l’honneur) bien que contestée et moins
utilisée, continue malgré tout de caractériser la correspondance
administrative en apportant une certaine solennité. Exemple de formulation
(J’ai l’honneur) par le supérieur et le subordonné

Le supérieur Le subordonné
de vous faire remarquer de vous rendre compte
de vous faire observer d’attirer votre attention sur
de faire savoir de porter à votre connaissance
de vous faire connaître de vous proposer

43
 Note administrative d’un agent à sa hiérarchie

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT REPUBLIQUE DU CONGO

TECHNIQUE ET PROFESSIONNEL DE LA Unité_Travail_Progrès
FORMATION QUALIFIANTE ET DE __________
L’EMPLOI
__________
DIRECTION GENERALE DE Brazzaville, le
L’ADMINISTRATION SCOLAIRE
__________
DIRECTION DEPARTEMENTALE DE
L’ENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET
PROFESSIONNEL DE BRAZZAVILLE
__________
ECOLE NATIONALE MOYENNE
D’ADMINISTRATION
__________
N°________ /METP/DGAS/DDETP.B/ENMA

NOTE A LA HAUTE ATTENTION DE MONSIEUR LE DIRECTEUR

GENERAL DE L’ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL

__________

Après la phase théorique des enseignements du 1er semestre, les étudiants

de l’ENMA inscrits en 2e année ont été mis en stage dans différentes
administrations publiques et privées depuis le 1er mars 2002.

Malheureusement, ceux de la filière Diplomatie n’ont pas été reçus, sous

prétexte que la fermeture de cette filière serait exigée par l’Administration
des Affaires Etrangères depuis quelques années.

Aussi, souhaiterai-je votre intervention en vue de débloquer cette situation.

Pour respectueuse note. /-

Le Directeur de l’ENMA

Roger Marcel OKANA

44
Section 2 : Les documents de conservation de l’information

Chapitre I : Le bordereau d’envoi ou de transmission

Le Bordereau d’envoi ou de transmission est un document destiné à

l’acheminement de pièces au sein de l’administration (entre deux services
administratifs) dès lors que cette transmission n’implique pas de
commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre administrative
d’accompagnement.
Le bordereau reprend les mentions habituelles de la correspondance
administrative (en-tête, suscription, lieu et date, apposition des cachets,
griffe et signature) et comporte un tableau composé de trois colonnes
principales.

1. Présentation
 Colonne de gauche : Désignation des pièces à transmettre ;
 Colonne centrale : Nombre de pièces transmises ou à transmettre ;
 Colonne de droite : Pour les observations qui peuvent être portées, à
savoir :
- Pour information (à toutes fins utiles) : le destinataire n’est
pas acteur mais spectateur bien qu’il n’ait pas à intervenir, il
conservera les dites pièces ;
- Pour attribution (ou pour action) : Le destinataire devient
acteur et plusieurs cas se présentent :
a. Pour attribution et suite à donner : Le destinataire doit donner une
suite (réponse à rédiger, réunion à organiser, …) sans rendre compte à
l’expéditeur ;
b. Pour attribution et avis : Le destinataire doit donner un avis motivé
en retour sur le dossier que lui a soumis l’expéditeur ;
c. Pour attribution et éléments de réponse : Le destinataire doit fournir
sous forme de note ou de lettre les informations nécessaires à
l’expéditeur afin qu’il puisse traiter l’affaire ;
d. Pour attribution et retour de pièces : Signature, correction, avec le
cas échéant, un délai précis.

45
2. Schéma d’un bordereau d’envoi (à titre indicatif)

………………………………… Tutelle ……………………………..

… En-Tête ….

N°…/…

Suscription

Titre : Bordereau d’envoi

Désignation des pièces Nombre Observations

Cachet rond, griffe

et
signature

46
3. Le Rapport
Le rapport est une relation d’idées ou de faits. Utilisé à l’intérieur d’un même
service ou d’une même administration, entre un collaborateur ou un agent et
son supérieur hiérarchique. Contrairement au compte rendu, le rapport n’est
pas une simple description des faits car, au-delà de la description, le rapport
peut contenir des observations, des critiques, des remarques ainsi que des
propositions ou suggestions.

En résumé, le Rapport est un document permettant le compte rendu détaillé

ou l’étude d’un problème (affaire ou dossier). Il contient une analyse critique,
une synthèse et des propositions se traduisant par une prise de positions du
rédacteur (différence avec la note administrative) ; c’est, donc, un outil de
travail au service d’une responsable hiérarchique pour l’aider à prendre une
décision à froid, c’est-à-dire avec le recul et la réflexion nécessaires.

N.B : Le Rapport doit être précis, complet, solidement construit et argumenté.

Dans le rapport, il y a lieu de tenir compte des points de vigilance

importants:

 Absence de parti pris : l’objectivité et la neutralité doivent prévaloir,

sans jugement de valeur ;
 Absence de passivité : le rédacteur doit s’impliquer en étant source
de proposition
 Absence de servilité (état d’esclavage) la recherche de solutions dans
l’intérêt du collectif doit primer et dépasser les intérêts individuels.

La présentation du rapport est proche de la lettre administrative en forme

administrative. En d’autres occasions, ce sera l’exposé d’une question
rapportée, avec un plan préalablement annoncé (chronologique, logique), ce
document comporte une introduction, un développement et une conclusion.
Le Rapport est une exposition de faits objectifs avec communication des
sources d’information.
L’utilisation du style administratif.
En résumé, les caractéristiques essentielles du rapport sont :
 dans la forme : l’impartialité

47
  dans le fond : la suggestion à provoquer ou la démonstration à
établir. Un rapport doit avant tout aboutir à une conclusion dans
laquelle on propose ou préconise une solution. C’est là sa marque
essentielle qui le distingue du Procès-verbal et du Compte rendu.

3.1. Le plan du rapport :

 Entrée en matière ou introduction

Rappeler la mission dont le rapporteur a été ou est chargé ou la question

mise à l’étude ;
 Développement :

a)- Exposer les idées en toute clarté et sincérité ;

b)- En toute impartialité, formuler une appréciation personnelle ;

 Conclusion :

Proposer une solution qui découle logiquement de la question étudiée

Dans le plan du rapport, il faut retenir :
1. Rôle de l’introduction : Situer la problématique dans un contexte
général et/ou historique.
2. Rôle du développement : Valoriser un élément ou un argument avec
le choix des observations retenues et des réflexions critiques.
3. Rôle de la conclusion : Engager le rédacteur (témoin et juge) en terme
de bilan.

Remarque : Le but du rapport est de renseigner et de mettre à même de

remplir leur mission ceux qui doivent prendre des décisions en connaissance
de cause, au mieux des intérêts dont ils sont chargés.

48
 4. la structure type d’un Rapport (à titre indicatif)
…………..Tutelle………

….En-tête…. ...Date….

Suscription :
Précédé de la conjonction
de coordination ‘’A’’, puis
de M., Mme, la fonction et
l’adresse complète du
destinataire
Objet : (indication question traitée)
Référence : Le cas échéant

a. Introduction
- J’ai l’honneur…
- Comme suite à …
b. Développement (Si plusieurs questions différentes sont traitées
dans le rapport, chacune d’elles sera reprise dans une partie
construite sur le même schéma. On n’oubliera pas de ménager
des liaisons d’une partie à l’autre.)
- Exposé des faits
- Raisonnement et commentaire
- Propositions

Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente (parties,

sous-parties) en fonction de son volume.

c. Conclusion

Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long

rapport) et s’il y a lieu demande d’instructions.

Qualité, Signature, Prénom et

Nom

Etude de cas pratique :

Votre Directeur vous a demandé de lui soumettre des propositions en vue de
promouvoir l’agent le plus méritant de votre service.

Travail à faire : Rédiger la réponse sous forme de rapport.

49
4. Le Procès-verbal :
Le Procès-verbal est un document administratif relatant officiellement ce qui
a été dit ou fait dans une réunion ou une assemblée.
En d’autres termes, c’est le compte rendu formalisé d’une assemblée
statutaire ou règlementaire qui constitue alors une preuve de ce qui a été
dit, et du respect des formalités obligatoires (quorum, majorité, notes).
Il est rédigé de façon rigoureuse selon des règles strictes. Son objectif est de
servir de référence, son rôle est de faire foi.

a. Quand rédiger un procès-verbal ?

Le P.V. est obligatoirement rédigé après chaque réunion officielle, c’est-à-dire

prévue par des textes règlementaires, et pour relater les séances des
instances ayant un pouvoir de décisions (délibérantes).
Exemple : Réunions des commissions mixtes et paritaires, conseils, comités
… autres réunions certaines assemblées, commissions diverses.

b. Qui établit le P.V. ? Le procès-verbal est toujours établi par un

secrétaire de séance. Celui-ci est désigné soit parmi les participants à
la réunion soit un assistant désigné à l’occasion.
c. Comment est approuvé le P.V. ? Dans la plupart des cas, pour être
valable, le P.V. doit être approuvé par l’ensemble des participants, à la
majorité absolue, généralement lors de la séance suivante.
d. Qui signe le P.V. ? La règle administrative oblige les institutions à
mettre en place un registre spécial appelé registre de délibérations sur
lequel sont consignés tous les P.V. sous forme manuscrite et signés
par les participants après approbation.

Ensuite, des extraits sont tirés du registre sur feuilles volantes. Ces extraits
sont signés par le président et le secrétaire de la séance et transmis à
chaque membre concerné par la réunion ou l’assemblée.

2.1. Présentation descriptive d’un procès-verbal : En tant que document

officiel, il obéit à une structure déterminée :
 En-tête (identification du service) ;

50
  Au milieu, le titre du document (P.V. avec indication précise de la date)
 Préambule précisant en toutes lettres la position complète dans le
temps et dans l’espace de la réunion.
 Désignation des membres présents et éventuellement absents (excusés
et non excusés) avec indication de leur qualité en séance, secrétariat
compris. Cette indication est importante quand la règle du quorum
doit intervenir dans la prise de décisions
 Ordre du jour.
 Rédaction chronologique et ordonnée des diverses interventions, avec
indications du déroulement des scrutins ; utilisation du présent de
l’indicatif.
 Conclusion du P.V. indique la date de la prochaine réunion ou
assemblée et précise l’heure à laquelle la séance a été levée.
 En bas à droite : le visa de l’autorité responsable (le plus souvent le
président de séance).
 En bas à gauche : authentification du secrétaire de séance.

Remarque : Le P.V sera, donc, sincère, clair, simple et fidèle de ce qui s’est
dit à l’exclusion de toute appréciation personnelle.

La structure type d’un procès-verbal de réunion ou d’assemblée

(à titre indicatif)

…………..Tutelle………

….En-tête…. ...Date….

Procès-verbal de la Commission Paritaire

Séance du ……………………………..

Le………….(date)…..……à……(heure)……,s’est tenue à……(lieu)……………

sous la présidence de M …… (nom, prénom et fonction) la (objet :
réunion/assemblée)
ou

51
Le …………….(date)…………….. à ……… (heure)………. Se sont réunis à
………… (lieu)….. les membres de/du (instance concernée) sous la
présidence de M... (nom, prénom et fonction).

Etaient présents :
MM. ………. (nom et fonction)…………………….
ou

Etaient présents :
- Représentants de l’administration :
MM. …….. (nom et qualité) …………. …………………………………………………..
- Représentants du personnel :
MM. ………… (nom et qualité) ……..…………………………………………………….

Etaient absent(s) excusé(s)/non excusé(s)

M ou MM. ………..(nom et fonction ou qualité)……………………………………….

M. (nom ou le Président) souhaite la bienvenue à tous les membres (le

cas échéant) après avoir vérifié que le quorum est atteint (si besoin
calculer le quorum). Il ouvre la séance.

Avant la lecture de l’ordre du jour, M. … (nom et qualité ou fonction)….

Sollicite l’attention de l’auditoire pour préciser (l’objet).

Le président (ou les membres participants à la réunion/l’assemblée)

a/ont désigné M. ……(nom et qualité ou fonction) ….. secrétaire de
séance.

Puis, Monsieur le président soumet à l’approbation le Procès-verbal de

la séance précédente du … (date)….. qui est adopté à l’unanimité.

L’ordre du jour est le suivant :

Point A
Point B
Point C
Questions diverses
(Pour le développement) Chacun des points de l’ordre du jour est repris
dans l’ordre (plan chronologique) et développé.

52
(Pour la conclusion) Dans les procès-verbaux, comme dans les comptes
rendus de réunion, il s’agit souvent d’une phrase type rappelant que
tous les points inscrits à l’ordre du jour ont été abordés.

L’ordre du jour étant épuisé (ou plus aucune autre question n’étant
soulevée) la séance est levée à …… (heure) …….
La prochaine réunion/assemblée aura lieu le ……….. (date)….…….. à …
(heure)….. à ……………….(endroit)………………….

Le Secrétaire de séance, Le Président,

N.B: Le Secrétaire de séance est la personne chargée de rédiger le procès-

verbal.

Les étapes de rédaction du Procès-verbal de réunion sont presque les mêmes

que celles du compte rendu de réunion.

Cependant, les points de différences essentielles entre ces deux documents

administratifs sont indiqués ci-après.

 La dénomination : Procès—verbal
 La formule solennelle d’introduction :

Ex. l’an deux mille vingt-deux et le 27 janvier, s’est tenu dans la salle des
conférences de l’Association Win4Youth à 10 heures, le conseil
d’administration du Cabinet Together We Can Consulting, sous la
direction de Monsieur Simplice MIAMISSA, Directeur général dudit
cabinet.

 La formule pré-finale : ex. l’ordre du jour étant épuisé, la séance est

levée à 15 heures.
 La formule finale : Ex. En foi de quoi le présent Procès-verbal est
établi pour servir et valoir ce que de droit.
 Plusieurs signataires : le Procès-verbal doit être signé par au moins
deux personnes.

53
Etude de cas pratique :
Vous avez été désigné en qualité de secrétaire de séance lors de la
réunion du comité Directeur de la chambre des arts et métiers de Poto-
Poto.
a. Données du problème, sachant que :
- la réunion a eu lieu le 12 Décembre 2O23 à 9 heures 30 au siège
de la Mairie de Poto-Poto ;
- M. Bonacchy MIAMISSA est le Président de la chambre des arts et
métiers et que M. Rhodes MATINOU est le Maire de Poto-Poto ;
b. Etaient présents :
- M. Duval MOUDIMBA, vice-président de la chambre des arts et
métiers,
- Deo-Gracias DIATHO, membre,
- Chansca MATA, membre,
- Fied OBAMI, membre,
- Ludo NDIBA, membre et O. CHENIOUNI, membre.
- Mme Naomie Doriane, membre
- Mlle Elvina GALEBAYE, membre
c. Etaient absents :
- M. Blaise KEBANAYO, excusé
- D. REBIBES, non excusé.
d. Ordre du jour prévu :
- Présentation pour approbation du procès-verbal de la réunion
précédente;
- Etude du problème de la médecine du travail :
- Moyens mis ;
- Création d’un Centre interentreprises artisanal ;
- Démarches complémentaires à entreprendre pour mieux connaître
les conditions d’adhésion ;
- Travaux préliminaires pour la participation à la foire ;
- Informations sur les pourparlers avec le comité d’organisation et
des réalisations que le Président escompte pour l’année.
TAF : Faire une proposition de procès-verbal de cette séance de travail
de ce Comité Directeur.

54
5. Le Compte rendu

Le compte rendu est un document administratif synthétique (qui réalise une

synthèse), qui ne compile (qui ne rassemble) que les idées essentielles ; il est
l’exposé de travaux, d’opérations ou d’évènements par une personne
présente y ayant participé ou non.

Le Compte rendu est aussi défini comme la relation de l’exécution d’une

tâche ou mission confiée.

Il est rédigé de façon simple, sans règles précises, mais peut faire l’objet
d’une présentation type lettre administrative en forme administrative.

Le compte rendu de réunion compte à lui, est établi à la suite d’une

réunion ; il reprend les débats et les conclusions y relatives.

Il existe donc trois formes de compte-rendu :

- le compte rendu analytique,

- le compte rendu intégral et
- le compte rendu synoptique (sous forme de tableau).

Le compte rendu intégral ou ‘’In exteso’’ se caractérise par la reprise en

style direct des différentes interventions en suivant le mot à mot des débats,
en faisant parler les participants.

Ex : Le Président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je

donne la parole à Monsieur TATY qui va vous exposer le premier point inscrit
à l’ordre du jour.

Le compte rendu analytique consiste à citer les propos des participants en

les nommant mais on ne les faisant pas parler directement.

Ex : Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le

président déclare la séance ouverte et donne la parole à Monsieur TATY qui
fait le point des travaux de son service sur la première question inscrite à
l’ordre du jour.

Le corps du compte rendu de réunion de réunion comprend un prologue et

un développement.

55
Le prologue est constitué d’au moins quatre (4) éléments : il s’agit d’une
phrase introductive qui rappelle la date, l’heure, le lieu, le président et l’objet
de la réunion, cette phrase est suivie de la liste des présences et le cas
échéant de la liste des absences dans l’ordre de présence ou dans un autre
ordre (alphabétique par exemple) ; cette liste reprend l’identité et la qualité
de chaque membre et peut préciser au besoin si le participant à voix
délibératoire ou consultative. Lorsque la liste est trop longue, elle sera
annexée au compte rendu.

La liste des présences est suivie de l’ordre du jour.

Le développement du compte rendu se fait conformément aux points inscrits

à l’ordre du jour.

Le Compte rendu se termine par une formule finale (stéréotypée) qui est le
dernier paragraphe du corps.

Ex : l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 13heures.

N.B : La date du compte rendu, est la date de l’établissement ou de signature

du compte rendu.

Ex : Fait à Brazzaville, le 3 février 2016.

56
 Présentation type d’un compte rendu (à titre indicatif)

…………..Tutelle……..

….En-tête…. ….Date…

N°:…./…..

Suscription

Objet : (du Compte rendu)

- Introduction ou entrée en matière -

- Développement ou exposé – (avec choix d’un plan)

(Selon le plan chronologique ou logique)

Conclusion de la lettre pas de la problématique

Formule de fin de lettre

Cachet rond, griffe

et signature de
l’émetteur

57
6. L’Attestation et le Certificat
L’Attestation et le Certificat sont des documents de conservation de
l’information qui ont pour rôle de porter un témoignage au profit d’un agent
ou d’un citoyen, dans le cadre des situations administratives ou civiles.

Exemple d’attestation :

SENAT REPUBLIQUE DU CONGO

_______ Unité-Travail-Progrès

DEUXIEME SECRETARIAT
_______

CABINET
_______

N°________/S/DS/CAB

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

Le Directeur de Cabinet du deuxième Secrétaire du Sénat par Intérim,

soussigné, atteste que Monsieur Jacques MOKOLO nommé Conseiller
Politique et Diplomatique du Deuxième Secrétaire du Sénat par note
n°140/… du 5 mai 2017 a effectivement pris ses fonctions le 7n mai 2017.

En foi de quoi, la présente attestation lui es établie pour servir et valoir ce

que de droit.

Fait à Brazzaville, le

Ampliation
Sénat/Cab ………………. 06
SG/Sénat ………………. 01
SGA/Sénat ………………. 01
DFARH/Sénat ………………. 01
Com. Per. /Sénat ………………. 06
Groupes/Part ………………. 03 Emmanuel POUPET
Intéressé ………………. 02
Archives ………………. 02/22

58
Chapitre 3 : Rédaction des documents d’instruction
La Note de Service

La Note de Service est un document d’instruction par lequel un supérieur

hiérarchique transmet ou donne des ordres à un ou plusieurs subordonnés.
Il s’agit d’un document hiérarchique à caractère impératif.

Exemple de Note de service

MINISTERE DU TRAVAIL REPUBLIQUE DU CONGO

******* Unité*Travail*Progrès
CABINET
*******
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
******* Brazzaville, le
N°______/MT/CAB/DRH

NOTE DE SERVICE
Portant affectation de certains agents à la Direction Générale du Travail
____________________________

Les agents dont les noms et prénoms suivent, intégrés à la fonction publique
et mis à la disposition du Ministère du Travail par décret n° …./…./…. du
….. sont affectés à la Direction Générale du Travail en complément
d’effectifs. Il s’agit de :

N° Noms et Prénoms Grades

1 BOUNKOUTA David Professeur Certifié du Lycée
2 NGAMI KABI Arthur Professeur Certifié Adjoint
3 ONTSOMA William Secrétaire d’administration
4 SIKANGUI NGALA E. Administrateur des SAF
5 ADZABI Nancy Administrateur des SAF adjoint
La présente note de service prend effet à compter de la date de signature.
Fait à Brazzaville, le

Ampliations
La Direction des Ressources
MT/CAB………….….. 02
DGT/SB………….….. 01 Humaines
DRH ………………….. 01
Intéressés……………..05
Archives ………….….. 02/11 Bénédicte BIDOUNGA
La Circulaire

59
La Circulaire est aussi un document d’instruction. Mais, elle est forcément
adressée à plusieurs subordonnés ou destinataires. (cf. cas concrets).

Chapitre 4 : Observation des documents normatifs

Les documents normatifs sont des actes réglementaires et législatifs

instituant des types de comportements ayant force de droit ou d’obligation.

Les principaux documents à observer sont :

- la loi : le texte législatifs ;

- le décret : texte réglementaire ;
- l’arrêté : texte réglementaire

60
 Après utilisation de votre support, vous avez peut-être des remarques, témoignages
ou des suggestions à formuler.

Nous vous remercions de bien vouloir nous en faire part en nous adressant ce coupon
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