I.

LE STYLE ADMINISTRATIF

Le style est la manière particulière de s’exprimer.

I.1 LES CARACTERES GENERAUX

La prééminence sociologique de l’Administration explique un certain

particularisme opératoire, un certain goût de l’intemporel qui ne sauraient
manquer de se refléter dans son style.

Le bon style administratif se reconnaîtra généralement aux

caractéristiques suivantes :

1. Une certaine tenue

On doit ici établir une différence d’avec le style des affaires et de la

correspondance privée. Le délégataire de l’autorité publique se doit d’écrire en
français ou en anglais, et sous une forme telle que le ton du document permet au
lecteur d’en identifier le caractère officiel.

Lié au sérieux et à la rigueur qui accompagnent les affaires et les

interventions de la puissance publique, ce formalisme doit faire attention au
dosage.

2. La Politesse

Indice d’une civilisation et facteur d’assouplissement des relations

sociales, la politesse du style est liée à l’exercice de l’autorité. Politesse et
courtoisie n’excluent pas la fermeté.

Les administrés doivent être tenus par la puissance publique pour des êtres
majeurs, qui jouissent de tous les droits de la citoyenneté, participent aux
charges de l’Etat et qui, en fin de compte, sont fondés à exiger une particulière
civilité.

Il y a également courtoisie au sens vertical et horizontal entre membres de

l’Administration.

Cours de rédaction administrative

1
 3. L’objectivité

Les réactions et les considérations subjectives dont adjectifs et épithètes

sont la marque prépondérante n’ont guère place dans les documents officiels.

Unité de ton avec absence de passion et de violence verbale. Cette

inhumanité dont on fait grief à l’Administration parce que l’on en ignore les
raisons.

4. L’homogénéité du style

C’est la conséquence de la nature pyramidale et hiérarchique de

l’Administration. Le recours à la première personne du singulier distingue les
documents destinés aux tiers. L’Administration s’en tient au « je », alors que
dans les affaires on utilise indifféremment le « je » et le « nous ».

La 3ème personne du singulier ou au pronom personnel indéterminé pour

les notes et comptes rendu.

De manière générale, il faut éviter le mélange de genres et de

juxtaposition de modes différents d’exposition. Au rédacteur de choisir le bon et
de s’y tenir.

5. La clarté et la concision

L’action de l’Etat doit s’exprimer avec netteté et simplicité. Les

interventions administratives doivent donc se traduire d’une façon suffisamment
claire pour être comprises par ceux qu’elles concernent et qui doivent appartenir,
aux milieux sociaux les plus variés.

Les interventions administratives doivent être assez concises pour éviter

tout flottement dans leur interprétation. Entre deux mots, il convient donc de
choisir le moindre et le plus simple.

Certains textes réglementaires ou législatifs sont souvent obscurs,

obligeant l’administration à recourir à de nouveaux textes correctifs et
interprétatifs. Il y a donc nécessité de clarifier et de préciser l’expression,
d’éviter les termes approximatifs.

Cours de rédaction administrative

2
 I.2 LES CARACTERES PARTICULIERS DU STYLE
ADMINISTRATIF

Des principes et des devoirs propres à la rédaction existent. Ils découlent

tous des droits et devoirs généraux de l’agent public énoncés dans la première
partie. Mais il n’est pas superflu, dans la quête d’une plus grande maîtrise du
domaine étudié, de présenter ici leur configuration particulière s’agissant des
écrits administratifs. Nous évoquerons ce faisant :

- la dignité ;
- le respect de la hiérarchie ;
- la responsabilité ;
- la courtoisie ;
- la confidentialité et le secret de la correspondance ;
- le respect des prescriptions liées au bilinguisme de l’Etat du
Cameroun.

1. LA DIGNITE

L’Administration est un service public œuvrant pour l’intérêt général. Ses

missions de service public la placent ainsi au-dessus des intérêts individuels.
Elle a le devoir, à travers les agents publics qui l’incarnent, de manifester ses
prérogatives de puissance publique par une dignité émanant de l’Etat, dans
toutes ses actions, et notamment par la qualité de ses écrits. L’Administration a
ainsi le devoir de s’exprimer correctement parce qu’elle représente l’Etat. Le
caractère officiel des actes et documents implique en conséquence sérieux et
rigueur. La forme doit être telle que le lecteur en identifie au premier coup le
caractère officiel. Le souci de dignité se traduit alors par l’emploi d’une langue
respectueuse de règles grammaticales, les mots étant choisis parmi ceux que le
dictionnaire a consacrés. Cela n’implique ni l’emphase, ni la redondance : par de
vulgarité, d’expressions ou formules reprises du langage familier ou populaire
(« CAMFRANGLAIS ») ; pas d’à peu près et de laisser-aller ; pas de tournures
grammaticalement douteuses ; pas de négligence.

Pas de phrases équivoques. Exemple : « il faut noter également que le

manque d’émoluments comme c’est le cas chez les fonctionnaires du
MINEFI et du Ministère de la Justice, lèse ceux de la préfectorale ». On a de
la peine à cerner dans cette phrase ce qui est visé, « émoluments » ou « le

Cours de rédaction administrative

3
manque d’émoluments ». De même, « il a frappé son chien avec une telle
violence qu’il en est mort ». « Qui est mort à la fin, le maître ou le chien » ?

L’agent public a le devoir également de traduire la dignité de

l’Administration par la considération qu’il manifeste au travers de ses écrits à
son interlocuteur (respect de l’interlocuteur).

Par dignité, le rédacteur devra éviter des pléonasmes ou tautologie : « le

but final » (le but est toujours à la fin) : « une panacée universelle » (une
panacée est déjà un remède qui guérit tout, donc universel) ; « le jour
d’aujourd’hui », « une impérieuse nécessité ».

2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

Il découle de la notion de pouvoir dit hiérarchique dans l’Administration.

C’est la technique d’exercice des compétences au sein des Administrations. Le
pouvoir hiérarchique permet à l’autorité supérieure qui le détient d’intervenir à
l’égard du comportement de ses subordonnés en prenant des mesures qui sont de
trois sortes : elle peut leur adresser des instructions qu’ils sont tenus d’exécuter
en vertu du principe d’obéissance hiérarchique, annuler leurs décisions et aussi
les réformer. Les caractéristiques du pouvoir hiérarchique au nombre de trois
contribuent à témoigner de son étendue et de sa rigueur :

- le pouvoir hiérarchique est détenu de plein droit par l’autorité

supérieure : elle en est investie, sans qu’un texte soit nécessaire. Cette
détention procède des principes généraux du droit public ;

- l’autorité supérieure peut exercer son pouvoir hiérarchique sans cause

déterminée. C’est-à-dire aussi bien pour des raisons d’opportunité que
pour des raisons de légalité ;

- le pouvoir hiérarchique peut être exercé spontanément par l’autorité

supérieure aussi bien qu’en conséquence d’une demande adéquate
émanant de tout intéressé (en conséquence de l’exercice d’un recours
hiérarchique qui a pour effet de dessaisir l’autorité subordonné).

Il découle des développements qui précèdent que le pouvoir hiérarchique

est très lié à la notion de pouvoir discrétionnaire. Mais que doit-on entendre par
pouvoir discrétionnaire ?

Cours de rédaction administrative

4
 Une autorité dispose d’un pouvoir qu’on qualifie de discrétionnaire
chaque fois que, en présence d’une situation de fait donnée, elle a la faculté de
choisir, en fonction de son appréciation propre, le sens ou la portée de la
décision qu’elle prendra ou les moyens qu’elle utilisera pour accomplir sa tâche.
Cette notion de pouvoir discrétionnaire englobe celle d’opportunité et s’oppose à
la « compétence liée », c'est-à-dire à l’obligation faite à l’autorité administrative
de prendre une décision déterminée.

Le choix peut être entre agir et ne pas agir. Il n’y a pas d’obligation pour
un ministre de prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre d’un agent
public fautif. Une autorité administrative n’a même pas l’obligation juridique de
mettre fin à une situation illégale (par exemple de prononcer l’interruption de
travaux entrepris sans permis de construction).

Le pouvoir hiérarchique implique ainsi une organisation de

l’administration en une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement.
De la base de la pyramide jusqu’au sommet, il existe un ensemble complexe de
rapports de subordination. Il y a ainsi :

- une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;

- une subordination hiérarchique qui s’exerce du bas vers le haut.

(confère schémas ci-après).

Cours de rédaction administrative

5
 POUVOIR POLITIQUE

CHEF DE L’ETAT GOUVERNEMENT

MINISTRE

Directions

Services

Bureaux

Administration
Agents

Cours de rédaction administrative

6
 POUVOIR ADMINISTRATIF

Directeurs

Sous-directeurs

Chefs de service

Chefs de Bureaux

Agents

Cours de rédaction administrative

7
 ETABLISSEMENT PUBLIC ADMINISTRATIF

ETAT MINISTRE DE TUTELLE

Conseil d’Administration

Directeur Général

Directeurs

Sous-directeurs

Chefs de service

Agents

Cours de rédaction administrative

8
 Le respect de la hiérarchie crée ce faisant une discipline sans laquelle
régnerait l’anarchie. Cela se traduit dans les écrits administratifs (et dans la
manière de les transmettre) par des tournures et des nuances dans la formulation
qui ont valeur de symbole pour l’unité.

Aussi, certaines expériences ou certains termes ne sont-ils utilisés que par

le supérieur s’adressant au subordonné, tandis que qu’autres sont réservés au
subordonné s’adressant à son supérieur.

APERCU DU RESPECT DE LA HIERARCHIE

Le Supérieur : informe
fait savoir à
fait connaître à
fait remarquer à son subordonné
demande l’avis de
demande à

prie
engage
prescrit à
enjoint à
convie
envoie à

Le Subordonné : rend compte à

expose à
sollicite de son subordonné
est reconnaissant à
propose
suggère à

Le supérieur demande à son subordonné de vouloir bien…

Le subordonné prie son supérieur de bien vouloir…
Le supérieur attache le plus grand prix à…..
Le supérieur attache le plus grand intérêt à….
Le supérieur prie de veiller à…..
Le supérieur prie de tenir la main à…..

Le subordonné propose et le supérieur dispose, d’où l’emploi fréquent du

conditionnel qui réserve la faculté de décision à l’autorité la plus élevée.

Cours de rédaction administrative

9
 3. LA RESPONSABILITE

En rédaction administrative, la responsabilité est de rigueur car

l’administration répugne l’anonymat. L’identité des signataires doit être connue
(Ministre, Directeurs Généraux, Directeurs, etc.…). D’où l’usage des formules :

 J’ai l’honneur…
 J’ai décidé…
 Je vous informe…

L’usage de « je » marque ainsi la responsabilité du signataire.

Le pronom indéfini (on) n’est pas employé ». Le pluriel de majesté ou de

modestie est utilisé exceptionnellement : « Nous, Sous-Préfet de SOA, arrêtons
/….il est interdit de se promener dans la journée en mini-jupe dans le périmètre
urbain de SOA… ». Son identité ici s’efface derrière la fonction de représentant
de l’Etat (modestie).

L’autorité signataire d’un document endosse la responsabilité de son

contenu même si elle n’en est pas l’auteur.

En revanche, il n’est pas d’usage de mettre nommément en cause des

personnes étrangères à l’Administration. C’est à la fois une règle de courtoisie et
l’application du principe de responsabilité. D’où les formules :

 Mon attention a été appelée sur …

 Il m’a été indiqué,
 J’ai été saisi…
 Nombre de mes administrés m’ont fait part…
 Il m’a été rendu compte…

Le signataire du document prend ainsi la responsabilité des faits ou des

renseignements dont il fait état, dans la mesure, évidemment, où ces faits, ces
renseignements, se révéleront exacts. Ce que le rédacteur sous-entend en
employant le conditionnel :

- « il m’a été indiqué que des incidents se seraient produits… »

- « j’ai été saisi d’une plainte… »
- « dans la mesure où cette plainte serait fondée… ».

Cours de rédaction administrative

10
 Le principe de responsabilité conduit aussi dans certaines administrations
à développer la pratique de la griffe. Le supérieur signataire de l’écrit ne le fait
qu’après l’apposition sur celui-ci des griffes de ses subordonnés ayant préparé
l’acte. Cette griffe est alors généralement apposée sur le timbre du service,
chacun le faisant à côté de la mention de sa sous-structure. Cette formalité
participe également de la responsabilité des agents à divers échelons, dans la
mesure où l’autorité supérieure se réserve le cas échéant le droit de recourir à
une action récursoire.

4. L’OBJECTIVITE ET LA PRUDENCE

Les agents publics doivent faire preuve dans les écrits d’objectivité et de
prudence.

L’Administration est en effet au service du public. Elle sert non des

intérêts particuliers, mais l’intérêt général. Elle se doit donc d’être impartiale,
sereine, objective. Tous les termes, toutes les expressions ayant un caractère
subjectif, arbitraire ou émotionnel doivent être rejetés des écrits administratifs.

On n’écrira donc pas dans les lettres administratives entre services :

 Je vous annonce…
 Votre honorée du…
 Il m’est agréable…
 Dans l’attente de vous lire…
 Espérant…
 J’ai le plaisir…

On écrit au nom de l’Etat, du service, pour le Ministre ou le Directeur

Général. La fonction est indépendante de la personnalité. La continuité de
l’Administration implique que les affaires dont elle a à connaître se manifestent
dans une durée débordant par principe l’existence individuelle du rédacteur. Le
souci d’objectivité conduit à la prudence.

La prudence caractérise le rédacteur administratif. Les agents publics ne

devront tenir compte pour certains que les faits dont l’existence leur aura été
clairement démontrée. Les jugements énoncés par un fonctionnaire ne devront
pas avoir, sauf exception, un caractère absolu et universel ; les faits rapportés

Cours de rédaction administrative

11
par lui le seront le plus souvent sous réserve de confirmation. L’on utilisera alors
le conditionnel.
La prudence, qualité inséparable du sens des responsabilités, de
l’objectivité et de la courtoisie, se justifie dans l’écrit administratif pour les
raisons ci-après : (le signataire) :

- Il engage la responsabilité de toute l’Administration ;

- Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée par
le public à l’ensemble de l’Administration, voire au gouvernement ;
- La mesure prise par un agent public doit pouvoir être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative ;
- Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à
la personne qui en est l’objet ;
- Il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se
ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction de données
nouvelles.

L’agent public doit de ce fait exprimer son loyalisme à travers les écrits
administratifs, c'est-à-dire s’abstenir de trahir son administration ou l’Etat.

On n’écrira pas : je rejette définitivement votre demande.

Mais : il ne m’est pas possible dans les circonstances actuelles de donner une
suite favorable à votre demande.

Les formules ci-après seront utilisées pour exprimer la prudence :

 à mon avis ;
 en ce qui me concerne ;
 pour ma part ;
 il me semble ;
 d’une manière générale ;
 sous réserve que ;
 sans préjuger ;
 en tout état de cause ;
 notamment ;
 cependant ;
 toutefois ;
 etc.

Cours de rédaction administrative

12
 Par ailleurs, le principe de légalité, qui implique que tout acte de
l’Administration ait pour base le droit, doit guider l’agent public en termes de
support objectif et prudentiel.

5. LE RESPECT DU BILINGUISME AU CAMEROUN

Il existe une obligation de respecter le caractère officiel du bilinguisme

au Cameroun. Les écrits peuvent être rédigés indifféremment dans les deux
langues officielles du Cameroun, à savoir le français et l’anglais, mais avec
l’obligation de reprendre dans les deux langues la mention de l’Etat et de la
devise ainsi que le timbre du service.

6. LA CONFIDENTIALITE ET LE SECRET DE LA
CORRESPONDANCE

Toute correspondance est par essence confidentielle, aucune indiscrétion

ne doit être à son sujet ni par l’expéditeur, ni par le destinataire.

A cet égard, il est discourtois de communiquer à tiers copie d’une

correspondance sans que le destinataire en soit informé. Si l’affaire traitée
implique que des tiers reçoivent copie de la correspondance, il en sera fait
expressément mention soit dans le corps de la lettre, soit, in fine, après la
signature.

Le destinataire d’une lettre ne pourra de son côté la communiquer à des

personnes autres que celles qui sont, en raison de leurs fonctions, habilitées à la
connaître. Toutefois, si le signataire tient au respect de cette règle, il fera
apposer, en haut et à gauche de la première page, la mention « confidentiel » sur
une lettre entre services et la mention « personnel » sur une lettre personnelle.
Ainsi, le destinataire, propriétaire de la lettre qui la reçoit, sera dûment averti
que le signataire désire que celle-ci ne soit pas communiquée à des tiers.

Mais même en l’absence de cette mention qui lui donne un caractère

impératif, il n’est pas d’usage qu’une lettre soit communiquée à un tiers, soit par
le signataire, soit par le destinataire. Cette règle découle des principes qui
régissent la courtoisie élémentaire, le secret professionnel et la propriété des
correspondances.

Cours de rédaction administrative

13
 Des précautions supplémentaires devront être prises en cas de secret
défense. Il s’agit d’écrits visant à assurer la protection de toute information
civile ou militaire intéressant la défense nationale et la sûreté de l’Etat.
Certains écrits, voire des textes réglementaires font ainsi au Cameroun
l’objet de diffusion restreinte. La mention « diffusion restreinte » doit appeler de
façon expresse l’attention du détenteur sur la discrétion qui s’impose dans la
conservation et le traitement du document.

S’agissant du secret-défense, les correspondances portent l’une des trois

mentions ci-après selon leur importance :

- Très secret défense ;

- Secret défense ;
- Confidentiel défense.

7. LA COURTOISIE ET LE RESPECT DES REGLES

PROTOCOLAIRES

L’agent public a également le devoir d’être courtois dans l’écrit

administratif. L’absence de passion, l’objectivité a pour conséquence la
courtoisie. L’Administration est au service des administrés qu’elle a le devoir de
satisfaire, dans le cadre des lois et règlements. Les signataires des documents
administratifs incarnent l’Etat, c'est-à-dire le souverain, et chacun sait que la
politesse est la marque des rois et des personnes de haute distinction. Il ne sera
par conséquent pas fait usage de qualificatifs désagréables, péjoratifs ou de
vocables triviaux comme absurde, idiot, insensé, stupide.

Même lorsqu’elle oppose un refus, l’Administration doit demeurer

courtoise :
 il ne m’a pas été possible, pour le moment…
 il ne m’a pas été possible, dans les circonstances actuelles…

Par courtoisie, l’Administration fait appel aux euphémismes :

 les délestages d’électricité plutôt que les coupures ;
 le marché parallèle plutôt que le marché noir ;
 les auxiliaires familiales plutôt que les femmes de ménage ;
 les économiquement faibles plutôt que les pauvres
 les personnes déplacées plutôt que les réfugiées ;
 les files d’attente plutôt que les queues ;
 l’exécuteur des hautes œuvres plutôt que le bourreau.

Cours de rédaction administrative

14
 Dans les écrits administratifs, les agents publics se doivent aussi de
respecter les règles protocolaires, l’appellation et les titres des différentes
autorités :
Monsieur, Madame, Excellence, Mon Révérend, Monseigneur, etc.

De même, le décret n°76-424 du 16 septembre 1976 fixe les règles de

protocole à observer en matière de cérémonies publiques, préséances, honneurs
civils et militaires. Le respect scrupuleux des dispositions de ce texte permet à
l’agent public rédacteur ou organisateur d’éviter les récriminations qui ne
manquent pas dans ce domaine dans les cérémonies publiques (bien que ce texte
nécessite une remise à jour).

Cours de rédaction administrative

15