Mme O.

BOUKHMIS: formatrice consultante

Objectif de la formation

Cette formation a pour objectif de donner à tout rédacteur les

outils et méthodes nécessaires pour une bonne maitrise de
la rédaction administrative.
introduction
 Pour comprendre ce que peuvent avoir de particulier
le style et les règles de la correspondance
administrative , il faut connaitre l’esprit qui préside à
la définition de l’administration.
DEFINITION DE L’ ADMINISTRATION

Il s'agit généralement d'un gouvernement, d'un État,

d'institutions ou d'établissements publics qui instaurent
des politiques publiques, offrent des services non
marchands ou vendent des biens et services marchands
à titre accessoires.
suite

 
L’administration est un mot qui a deux sens :
- administration, au sens de gestion d’un service, d’une
entreprise.
- administration, au sens de l’ensemble des services de l’Etat
(ministères, directions, établissements scolaires..).
C’est ce dernier sens que nous retiendrons ici et dans ce cas le
mot Administration s’écrit avec une majuscule.
SUITE

 L’administration comprend l’ ensemble des services et

des agents chargés d’assurer la marche des services
publics avec les deux volets de ce terme :
 Le volet puissance publique ,
 Le volet service public.
SUITE

la notion de puissance publique .

 L’ Etat ,la wilaya ,la commune ,dans leurs

activités ,détiennent la puissance publique et de ce

fait l’ autorité .
 les actes de l’administration sont souvent des

décisions (accord ,tutelle ,agrément), d’où une

certaine impersonnalité, une certaine solennité de ses
actes ,mais aussi la prudence de ses formules.
SUITE

 La notion de service public .

 Au delà de la notion de puissance
publique ,l’administration se distingue des autres
activités par le fait qu' elle est un service public c’ est
a dire qu' elle est au service de la collectivité et qu'
elle vise à satisfaire l’intérêt général , d’où la
neutralité, le respect la courtoisie l’objectivité ,la
rapidité dont elle doit faire preuve.
SUITE

– Cela implique pour l’administration, qu’il s’agisse des

services de l’État ou des collectivités locales (ainsi que
des établissements publics exerçant des prérogatives
de service public), un certain nombre d’obligations en
matière de transparence de son action et de respect
des droits des administrés.
Les obligations de l’administration dans
ses rapports avec les usagers:
• L'obligation de justifier ses décisions par des arguments de
droit et de fait (ce qu’on appelle "la motivation des actes
administratifs") et d’indiquer à l’administré les voies de recours
dont il dispose.
L'obligation d’accorder à l’administré le droit d’accès aux
documents administratifs
– Ce droit s’exerce sans conditions s’agissant d’un document
non nominatif, et réservé aux personnes concernées par l’acte
.
Les recours administratifs :

Comme leurs noms l’indiquent, ils s’exercent

directement auprès des services qui ont pris la
décision contestée. Il en existe deux:
le recours gracieux s’adresse directement auprès du
signataire de la décision et consiste à demander à
cette autorité de revenir sur sa décision et donc de la
modifier (ex.: demande de modification d’un refus de
congé auprès du responsable qui l’a refusé) ;
SUITE

b) le recours hiérarchique est déposé auprès de

l’autorité hiérarchique placée immédiatement au-
dessus de l’autorité n° 1, pour lui demander d’annuler
la décision de son subordonné.
SUITE

Les recours contentieux

– Ces recours s’exercent, comme leur nom l’indique,
devant les institutions contentieuses, c’est-à-dire les
tribunaux administratifs, lorsque les recours
administratifs (ou amiables) ont échoué.
SUITE

– L’organisation de la justice administrative est la

suivante :
- en première instance, le Tribunal Administratif ;
- en cas d’appel, la Cour Administrative d’Appel ;
- en dernier ressort, le Conseil d’État
SUITE

– Ces recours sont de deux sortes, selon l’objet de la demande :

• si le but de la démarche est l’annulation d’une décision, ce
recours sera appelé "recours pour excès de pouvoir" ou
"recours en annulation", et il est possible en cas
d’incompétence de l’autorité signataire, ou de violation de la loi
; ou encore de vice de forme, etc. ;
• si le but de la démarche est la recherche de dommages et
intérêts, le recours sera appelé "recours de pleine
juridiction".
Les fonctions de l’Etat
 L’Etat remplit deux fonctions sociales
essentielles :
 1. L’Etat légifère , c’est-à-dire qu' il réglemente la
conduite des membres de la société par des
prescriptions impératives auxquelles ceux-ci doivent
se soumettre
suite
 Il s’ensuit deux taches distinctes :
 L’ Etat établit cette réglementation ,
 L’Etat veille à l’exécution des règles qu’il a édictées
Suite

 2. L’ Etat fournit aux membres de la collectivité

des services ou des biens appelés parfois
prestations .
 Cette intervention de l’Etat prend les formes les plus
variées:
 L’Etat rend des services immatériels maintien de
l’ordre public ,sécurité des biens et des personnes ,
salubrité et hygiène.
suite
 L’Etat rend des services matériels: construction et
entretien des routes ,des prestations dans le domaine
de l’ assistance… on dit qu’il gère les
services publics
Les obligations de l’administration
 Assurer la continuité du service public .
 Adapter le service public aux besoins du public.
 Assurer l’égalité des citoyens devant le service
public.
 Respecter l’obligation de neutralité
Les moyens de l’administration
 L’administration est au centre de la vie de l’Etat:
 Elle participe à la réglementation de l’activité des particuliers.
 Si l’élaboration de la loi lui échappe et est réservée au
parlement l’administration en assure la publication et
l’exécution.
 Elle est amenée à prendre les mesures juridiques dans le
prolongement des textes de lois qui ne peuvent pas prévoir
tous les détails d’application.
suite
 Les mesures d’application se présenteront:
 Sous la forme générale et impersonnelle de règlement
c’est à dire de décisions prises par l’autorité
administrative et édictant une règle applicable
anonymement à un nombre indéterminé de
personnes.
 Exemple : un arrêté pris par le maire d’une commune interdisant le
stationnement de véhicules sur une voie publique.
suite
 Sous la forme d’ une décision individuelle :
 Exemple : un ordre déterminé adressé à un seul
individu: ainsi un arrêté municipal ayant pour objet
d’ordonner la démolition d’un immeuble menaçant
ruine
SUITE

 Dans l’exercice de ses missions l’administration

privilégie les relations écrites
 En effet administrer ,c’est prendre des décisions,
donner des avis, édicter des règles ,répondre à des
demandes, informer ,instruire des dossiers.
 Certains de ces actes se font oralement
 D autres sont produits informatiquement
suite
 Mais le mode de relation le plus usité reste l’écrit
 Or l’usager se plaint souvent de formulaires ou de
décisions incompréhensibles
 Quant au rédacteur administratif ,il ne sait trop
comment se garder de deux dangers opposés:
suite
 Celui de parler comme tout le monde, d’être trop
familier et celui d’employer un langage d’apparence
technique et d’être obscure
 Tout le monde admet aujourd’hui qu’ il n’y a pas de
langage administratif ;
 la langue administrative ,c’est le français le plus
clair ,le plus simple, le plus accessible possible
suite
 Celui de parler comme tout le monde, d’être trop
familier et celui d’employer un langage d’apparence
technique et d’être obscure
 Tout le monde admet aujourd’hui qu’ il n’y a pas de
langage administratif ;
 la langue administrative ,c’est le français le plus
clair ,le plus simple, le plus accessible possible
La correspondance
administrative
La correspondance
administrative  

La rédaction et la correspondance
administrative sont la mise en pratique
des activités de rédaction et de
communication dans les services de
l’administration.
SUITE

1. La correspondance est un acte précis de rédaction

réalisé par le fonctionnaire dans l’exercice de ses
fonctions, à savoir, rédiger un courrier en tant que
représentant de l’administration à l’attention d’un autre
service de son administration ou d’un partenaire de la
communauté administrative.
suite

2. La correspondance administrative est un moyen utilisé par

les services de l'administration pour transmettre ou recevoir des
messages écrits à caractère officiel, conformément à  des
usages identifiés et codifiés.

Ceci nous amène à clarifier les notions suivantes :

 La rédaction,

 Le courrier ou la correspondance .
1. La rédaction

Rédiger signifie écrire un texte d’une certaine manière ;

plus précisément c’est encore s’exprimer par écrit ou
produire de l’écrit dans un ordre voulu et selon une
forme donnée.
 
Principes de rédaction
Ces principes sont :
• la clarté,
• la concision ,
• la simplicité,
• la cohésion ,
• la cohérence.
• La clarté
«Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément.»
Boileau
Suite

La clarté de la phrase est le produit d’une pensée claire.

C’est la qualité de ce qui est facilement intelligible, de ce
qui se comprend aisément.
Plus le texte est clair, plus la lisibilité sera élevée.
Exemple à éviter:
«À quel âge les enfants changent de prix?»
Cette personne aurait dû écrire :
«À quel âge l’allocation des enfants augmente-t-elle?»
• La concision
Un texte est concis lorsqu’il exprime en peu de mots une idée ou un
ensemble d’idées.
Toutefois, il ne faut jamais favoriser la concision au détriment de la clarté.
Si le rédacteur croit qu’il vaut mieux ajouter un mot ou plusieurs mots pour
augmenter la lisibilité du texte, il doit le faire.
exemple
les problèmes de pollution de l’environnement deviennent des défis
auxquels il est urgent de s’attaquer.
Il aurait fallu écrire : …deviennent des défis urgents à relever.
La simplicité
La simplicité est la qualité de ce qui est formé de peu
d’éléments et est facile à comprendre.
Trop de divisions et de subdivisions à l’intérieur d’une
phrase risquent d’embrouiller le lecteur.
Ce même principe s’applique au paragraphe : une seule
idée principale énoncée au moyen de phrases simples
entraînera la rédaction d’un paragraphe facile à
comprendre.
La cohésion
La cohésion est la qualité de ce qui forme un tout dont les
éléments sont harmonisés.
Une phrase cohésive doit s’en tenir au thème et éviter de s’en
éloigner.
Toute digression nuit à la cohésion de la phrase et du texte.
Un texte cohésif permettra au lecteur de comprendre le
raisonnement et la progression des idées que le rédacteur a
voulu transmettre.
La cohérence
La cohérence est la qualité d’une phrase ou d’un texte
dont les idées s’accordent entre elles et sont
exemptes de contradictions.
Rien n’est plus difficile pour un lecteur que de
comprendre un point d’information qui se contredit
quelques lignes plus loin : cette situation ralentit la
lecture, nuit à la compréhension du texte et entraîne
un désintéressement.
Le courrier ou la correspondance
 Ce sont les écrits (lettres, rapports, etc.) émis et
reçus, c’est-à-dire échangés avec les différents
services et partenaires avec lesquels on est en
relation.
 La particularité de l’administration est de
communiquer d’une manière qui lui est propre ;
 l’écrit administratif se distingue de celui de la
presse, du roman, de la poésie....
SUITE

En effet, l’administration respecte un certain nombre de

règles dans sa façon d’écrire, de correspondre et de
communiquer.

Découvrons, donc cette particularité de la

rédaction administrative.
Les principes de l’écriture administrative

Les écrits administratifs ont de nombreux caractères communs ;

les principaux sont :
 L’obligation de réponse;

 Le respect de la hiérarchie;

 La responsabilité ;

 L’objectivité;

 La précision;

 L’obligation de réserve,

 La politesse et la courtoisie ;

 La clarté.
Découvrons-les !
1. L’obligation de réponse

Toute lettre doit obtenir une réponse dans un délai correct.

C’est une question de politesse. Mais c’est aussi une obligation
de service public.
Une administration peut être sanctionnée pour une absence de
réponse ou pour une réponse trop tardive.
En effet ,une non réponse peut apparaitre comme une
acceptation ou un refus.
L’administré peut obtenir des droits de recours dans le cas ou
une non réponse pourrait lui nuire (délai légal de 2 mois).
 2. Le respect de la hiérarchie

Le système administratif repose sur le respect de la

hiérarchie qui s’exprime dans la déférence avec laquelle
un subordonnée s’adresse à un supérieur hiérarchique.
Marquer le respect de la hiérarchie par l’utilisation de
certaines formules, par des nuances dans les écrits .
3. La responsabilité

L’administration, investie d’une mission d’intérêt

général, engage au travers de ses activités la
responsabilité de l’Etat et fonctionne selon les principes
hiérarchiques.
La rédaction des écrits administratifs exige une grande
attention car ceux-ci engage la responsabilité de
l’administration.
suite
L’administration se fonde sur le principe de la
responsabilité:
ses actes sont signés par les ministres ou les hauts
fonctionnaires ayant reçu délégation de signature dont l’
identité doit être parfaitement connu du public.
L’anonymat est donc exclut dans la rédaction des
documents administratifs;
toutes les lettres sont signées.
suite

Le nom du signataire et le nom du rédacteur sont toujours

indiqués (dossier suivi par…)
Les lettres sont toujours adressées à un responsable et non
à un service.
On écrit à:
• Monsieur le ministre et non au ministère.

• Monsieur le wali et non à la wilaya .

• Monsieur le président de l’APC et non à l’ APC

suite

L’emploi de la première personne du singulier y est de

rigueur: « je vous informe ».
C'est pourquoi le pronom « on » ou « nous » n’existe
pas dans les documents administratifs.
Dans l’entreprise on se trouve dans la situation
contraire car on utilise dans la plupart des cas la
première personne du pluriel « nous ».
Formules à utiliser

 Mon attention a été appelée sur…

 Il m’a été indiqué…
 J’ai été saisi…
 Un certain nombre de mes administrés. me font part…
 Il m’a été rendu compte…
Temps à employer

Employer le conditionnel comme dans les formules

suivantes:
 Dans la mesure ou cette plainte serait fondée. ..

 Des incidents se seraient produits …

4. L’objectivité

 Elle est de rigueur en matière de

rédaction administrative car il ne faut en
aucun cas :
 Interpréter les textes ,

 déformer l’esprit ,

le contenu des lois et des règlements que

l’administration est chargée d’appliquer .

4. L’objectivité

Elle est de rigueur en matière de rédaction

administrative car il ne faut en aucun cas :
 Interpréter les textes ,

 déformer l’esprit ,

le contenu des lois et des règlements que

l’administration est chargée d’appliquer .

SUITE

Vous n’écrirez pas contrairement à l’usage de l’entreprise:

 Votre lettre du 5 courant….

 Votre lettre du mois écoulé...

Mais:
 Votre lettre du 24 novembre 2017 (la précision du mois

et de l’année est indispensable).

 Indiquer toutes les références utiles.
EVITER:
 Un langage sclérosé, hérité de la
routine et d’une tradition administrative
dépassée
 Une terminologie empreinte de
préciosité qui ne crée que des
confusions.
SUITE

L’administration est au service du bien public et de

l’intérêt général.
Pour rédiger avec objectivité, il faut supprimer des
écrits toute expression subjective, émotionnelle, d’où
l’emploi de l’expression «j’ ai l’honneur».
Cependant , « j’ai le plaisir de », « il m’est agréable»
sont des expressions personnelles admises.
6. L’obligation de réserve

Le principe de responsabilité, l’obligation de courtoisie interdisent

l’erreur .
Par conséquent, les fonctionnaires doivent être prudents et ne tenir
pour certains que les faits dont l’existence leur a été clairement
démontrée.
En conséquence, vous ne devez engager la responsabilité de
l’administration que pour des faits certains et donc vous
devez vérifier leur authenticité et leur source.
7. La politesse et la courtoisie

En tant qu’agent de l’Etat, vous le représentez lorsque

vous êtes conduit à rédiger et signer un document
administratif.
Rédiger avec courtoisie et politesse signifie que le
rédacteur, agissant dans un cadre réglementaire, se
garde de faire apparaitre ses émotions par l’utilisation
de propos familiers tels que: « absurde, insensible,
stupide… ».
8. La clarté

Pour rédiger avec clarté, il vous faut être :

simple,
clair,
et concis.
Évitez d’employer des mots inconnus du lecteur et
supprimer tous les détours pompeux et lourds auxquels
les rédacteurs sont trop souvent attachés.
Les objectifs des écrits administratifs

Ils ont pour objectifs de:

 Transmettre et diffuser l’information;
 Donner et demander des renseignements;
 Donner ou transmettre des instructions;
 Constater;
 Rendre compte ;
 Emettre un avis
 produire un rapport ;
 Préparer les documents à la signature du supérieur hiérarchique.
Les écrits professionnels
Introduction
 De nos jours, rares sont les professions qui n’incluent
pas de tâches rédactionnelles.
 En effet , il est courant d’avoir à envoyer des mails ou
rédiger des documents administratifs.
 Au sein des entreprises, l’écrit professionnel constitue
d’ailleurs le vecteur principal de communication.
1. Qu’est-ce que les écrits professionnels ?

 L’écrit administratif professionnel est tout document

écrit, destiné à la communication d’informations entre
acteurs, partenaires d’un système administratif ou de
production.
 Il est dit professionnel puisqu’il est utilisé en priorité dans le
monde du travail , comme moyen de présentation, de
transmission d’informations, destiné à favoriser les activités
de l’administration ou de la production.
SUITE

 L’écrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une

information destinée:
 à la résolution de problème,

 à la négociation,

 à la suggestion,

 au conseil,

 à l’archivage, etc.
1. Qu’est-ce que les écrits professionnels ?

 Ce sont les différents types de texte que l’on peut

produire dans le cadre professionnel.
 Ils permettent de parler de l’entreprise et de son activité de
façon pratique, claire et concise.
 Les écrits professionnels ont tous des axes de
communication différents :
 Se faire connaître,
 Expliquer son activité,
suite
 Persuader ses interlocuteurs,
 Vendre ses produits ou services,

 Séduire ses clients ,

 Laisser une trace.

Par conséquent, déterminer son objectif  de communication en

amont, permettra d’adapter le fond et la forme du
message à l’interlocuteur.
suite
 Les écrits professionnels se composent :
 De documents administratifs : compte-rendu, emails, note
de service, synthèse, etc.…
 De documents commerciaux : plaquette d’entreprise,
brochure, affiches, PowerPoint de présentation, …
 De contenus web : newsletter, fiches produits, page de site,
articles de blog, …
Objectif d’un écrit professionnel
 Un écrit professionnel poursuit un objectif précis :
informer,
 faire agir,
 convaincre,
 garder une trace, etc.
 Pour atteindre cet objectif, et donc être EFFICACE, le
message doit parvenir à son destinataire,
2.Principes de base pour rédiger des écrits
professionnels

Pour rédiger des écrits professionnels, il faut au moins:

 maîtriser les bases de l’expression écrite,

 de la grammaire ,

 et de l’orthographe .

Il y va de la crédibilité , du sérieux, mais aussi de la

performance de l’entreprise.
suite
 1. C’est pourquoi, la première étape sera de revoir les bases
notamment :les règles de grammaire, d’orthographe pour
éviter des erreurs de syntaxe, de ponctuation et de
conjugaison.
 2. Ecrire des phrases courtes et simples pour plus de clarté et
une meilleure compréhension du message.
 3. Utiliser un vocabulaire précis, varié, un ton adapté à la
cible, des verbes d’action et éviter le jargon.
 4. Faire un paragraphe par idée.
suite
5. Relire le texte pour contrôler :
 le style,

 les répétitions,

 la compréhensibilité des écrits.

6. Prendre du plaisir à écrire: cela se ressentira dans les

écrits et les rendra attrayants .
7. Enfin, s’entraîner pour optimiser son style et progresser.
LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION
ECRITE

1.  Ne pas multiplier les objets, 

2. Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les
informations :
 ordre chronologique,

 du particulier au général,

 des faits aux opinions,

 des observations au diagnostic,

 de l'essentiel au détail .
Contenu du plan
1.l'introduction rappelle l'objet de la correspondance:
 courrier précédent ,

 ou affaire concernée.

2. le développement :
 fournit des explications ,

 ou expose les arguments ou la réglementation.

3. la conclusion fait apparaître:

 la décision prise,

 la solution adoptée ,

 ou une proposition énoncée clairement. 

suite
3. Tenir compte du destinataire :Il n'a pas forcément connaissance
de l'affaire. 
4. Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.
5. Choisir les arguments
 Quand il s’agit d’écrire pour convaincre ou pour faire des

recommandations, il faut commencer par lister les arguments à

développer. C'est un bon moyen :
 de ne pas en oublier,

 de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, et s’apercevoir que

certains d'entre eux sont hors sujet .

suite
6. Respecter les règles de lisibilité:
 Choisir ses mots en fonction de l’interlocuteur,

 bannir le jargon de spécialistes et les mots savants,

 donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,

 faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,

alléger les phrases ,

 veiller à l'équilibre des paragraphes, -

 si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le

faire apparaître clairement (pagination, .../...).

Suite

7. Choisir le ton juste:

 Éviter le ton affectif ou le ton péremptoire.

 8. Aller à l'essentiel :

 Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui

exige que l'on aille rapidement à l'essentiel. 

suite
 9. Citer les faits :
 Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou
qu'ils vous ont été rapportés.
 Un fait est une idée admise par tous.
 Exemple :L’ALGERIE est un pays semi aride
 Donnez des chiffres,
 des dates,
 des statistiques chaque fois que possible. 
Suite
 10.Utiliser des formules positives vos écrits gagneront en
clarté
 Exemple:
 si vous changez: « vous ne pourrez pas accéder à ce poste
avant d’avoir obtenu ce diplôme »
 en « ce diplôme vous permettra d’accéder à ce poste »

suite
 11. Limiter la redondance :
 La répétition des informations peut parfois être utile et
délibérée.
 La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un
manque de rigueur.
 En relisant le texte, supprimer les répétitions ou les
redondances.
Les conditions d’une bonne communication par écrit

 1. Le message doit être compris du destinataire :c’est la règle

de base de toute communication.
 2. Le destinataire du message doit savoir que c’est à lui que le

message est adressé ;

 à l’oral, pour établir le contact , l’émetteur du message
interpelle directement la personne à qui il souhaite s’adresser;
 à l’écrit , c’est le rôle que joue la suscription d’une lettre
Suite

 Le message, pour être compris par son destinataire, doit

respecter les règles de la langue dans laquelle il est écrit
et que le destinataire connait.
On dit que A et B disposent d’un code en commun.
B doit comprendre de quoi lui parle A (en particulier grâce à
l’introduction.)
suite
3. Écrire est un acte social
L’écrit doit tenir compte des relations existant entre l’auteur et
le destinataire du message et doit respecter certaines règles:
 vouvoiement ou tutoiement ,

 choix des formules de politesse,

 du niveau de langage etc.

Ainsi le ton d’une lettre à un supérieur , ne pourra pas être le

même que celui d’une lettre adressée par la même personne à
un proche.
 suite

4. L’adaptation au destinataire
Pour rendre son texte « acceptable » par le destinataire, l’émetteur
doit se plier à certaines contraintes de forme .
 Il doit présenter une mise en page « agréable et aérée »,

 Respecter les règles de la ponctuation,

 Et le code orthographique de la langue ,

 Il doit ensuite avoir le souci du niveau de langue approprié.

 suite

5. Les niveaux de la langue

Pour communiquer, il faut parler la même langue. Or, il y a
différentes façons d'écrire ou de parler correspondant à des
registres ou niveaux de langage différents.
On appelle « niveau de langage » l’ensemble des habitudes de
langage d’un individu donné;
ces habitudes correspondent à sa position dans la société, à son
degré de culture , ou à l’image qu’il veut donner de lui-même
Suite

Exemple:
Ainsi ,dans un milieu populaire, on dira spontanément:
J’ai bouffé que dalle au resto.
Alors qu’une personne cultivée appartenant à un milieu
social favorisé , ou surveillant davantage son langage,
dira :
 Je n’ai rien mangé au restaurant.
suite
on distingue ainsi plusieurs niveaux de langue , reconnaissables
à différents indices ,entre autres :
 Le vocabulaire : l’emploi des verbes « bouffer » ou «

manger », du nom abrégé « resto » ou du nom complet «

restaurant »
 Les tournures grammaticales :emploi sans « ne »de

l’expression argotique « que dalle »

Le choix du bon registre de langue
SUITE

 Un registre de langue 
 ou niveau de langue,
 ou encore, style est un mode d’expression adapté à
une situation d’énonciation particulière, qui détermine
notamment, certains choix lexicaux et syntaxiques ainsi
qu'un certain ton.
 On peut distinguer plusieurs genres de registres qui
désignent chacun une situation spécifique.
SUITE

 La langue française dispose généralement de quatre

registres de langues :
1. Registre familier
2. Registre courant
3. Registre soutenu
4. Registre populaire
suite
1. Le registre familier 
On retrouve le registre familier généralement :
 entre proches,

dans les situations où il y a absence des liens hiérarchiques membres de la

famille,
camarades de classe,

amis, etc.,

bref, dans des contextes informels.

suite
Ce registre est surtout employé entre personnes appartenant à
une même communauté sociale dans laquelle tout formalisme
peut être atténué.
 le recours à des termes populaires ,

 voire vulgaires,

 ou argotiques est à proscrire dans les écrits administratifs.

SUITE

 Le registre familier se caractérise par :

1. Une syntaxe simplifiée :
des phrases courtes, parfois inachevées, ou au contraire,
interminables- des phrases nominales, souvent asyntaxiques-
un grand usage de l’ellipse, des pléonasmes abusifs; etc.
Exemple : Au bureau, un de mes collègues, sa femme, elle a
eu un bébé.
Pour « La femme d’un collègue du bureau a eu un bébé»
SUITE

Glossaire des mots suivants :

 Asyntaxique = Contraire aux règles de la syntaxe (=

Partie de la grammaire qui décrit les règles par lesquelles

les mots se combinent en phrases).
 Ellipse = Omission de un ou plusieurs mots dans une

phrase qui reste cependant compréhensible.

 Pléonasme = Terme ou expression qui répète ce qui vient

d'être énoncé.
suite

2. De nombreuses abréviations  :
 Exemple :  T’es là ? / phone / p’tit dej / une deuch’…

 Pour : « Tu es là ? / téléphone / petit déjeuner / une deux

chevaux… »
SUITE

3. Un vocabulaire familier, parfois chargé de nuances affectives ou

sociales diverses :
Exemple :  Les guibolles / la frimousse ou la gueule / les quenottes…
Pour : « Les jambes / le visage / les dents… »

4. La suppression de « ne » dans la négation :

Exemple : J’ai pas bien dormi cette nuit.
◦ Pour : « Je n'ai pas bien dormi cette nuit. »
SUITE

5.Une prononciation plus rapide et marquée par l’élision de nombreux «e » muets .

 Exemple : P'pa, tu fra quoi ç’t aprèm si l’ quat’-quat’, i’ démarre pas ? ─ Chepa,
d’mande à M’man.
 Pour « Papa, que feras-tu cet après-midi si le quatre-quatre ne démarre pas ? ─
Je ne sais pas, demande à Maman. »

6. Le pronom sujet « on » à la place de nous :

◦ Exemple : Nous, on viendra.
 Pour : « Nous, nous viendrons. »
suite
2. Le registre courant 
Il correspond à un langage correct, tant du point de vue lexical
que syntaxique.
 Le registre courant c'est aussi celui que l'on emploie dans la

communication orale avec des services commerciaux ou

administratifs.
suite
Les formes et le vocabulaire du registre courant oral sont
généralement admis à l'écrit.
 C'est le langage:

 du professeur à ses élèves,

 de l’homme politique qui prononce un discours,

 du présentateur de télévision,

 du journaliste qui publie un reportage.

suite
 Le registre « courant » se caractérise par :
 Un vocabulaire correspondant à des mots compris par tout

le monde et qui paraissent neutres, c’est-à-dire pas trop

recherchés.
 Une syntaxe correcte , les principales règles de grammaire

sont respectées.
 Les phrases sont bien construites, mais sans recherche

stylistique.
Certains termes techniques sont inévitables parce qu’ils sont
les seuls adaptés à certains domaines.
 suite

3. Le registre soutenu appelé aussi « soigné » ou « recherché »

correspond à un langage réfléchi et élaboré, il n’est pas seulement
correct, mais il bénéficie d’une surveillance extrême dans le souci
de bien s'exprimer.
 Le langage soutenu est recherché dans les discours officiels

inauguration,
 meeting,

 conférence.

Il a recours à des figures de style :comparaison, allégories.

Suite

Le langage soutenu est recherché dans les discours officiels

(inauguration meeting, conférence).
Il a recours à des figures de style (comparaison, allégories).
Ainsi on dit :
une baffe ou claque (langage familier) ,

une gifle (langage courant) ,

un soufflet (langage soutenu)

Le langage administratif se situe , selon les circonstances entre le

langage courant et le langage soutenu .
Suite

Employé surtout dans la littérature et la rhétorique, ce registre utilise

principalement :
1.Des phrases pouvant être longues , avec une syntaxe souvent
complexe :
 Exemple : Je me suis tellement accoutumé ces jours passés à détacher mon

esprit des sens, et j’ai si exactement remarqué qu’il y a fort peu de choses que
l’on connaisse avec certitude touchant les choses corporelles, qu’il y en a
beaucoup plus qui nous sont connues touchant l’esprit humain, et beaucoup plus
encore de Dieu même, qu’il me sera maintenant aisé de détourner ma pensée de
la considération des choses sensibles ou imaginables, pour la porter à celles qui,
étant dégagées de toute matière, sont purement intelligibles.  (Descartes )
 Suite

2. Un vocabulaire rare :
 Exemple : Le firmament / les cieux / l’azur…

 Pour : « Le ciel… »

3. Des figures de style recherchées :

Exemple : Déjà la nuit en son parc amassait/Un grand troupeau
d’étoiles vagabondes. (du Bellay)
◦ Pour : « Déjà la nuit tombait et on apercevait les premières
étoiles. »
 Suite

4. La forme interrogative directe inversée :

 Exemple : D’où m’appelles-tu ?
 Pour : « D’où est-ce que tu m’appelles ? »

5. L’inversion du sujet après certains adverbes de

liaison (tels que : aussi, ainsi, peut-être, etc.) :
◦ Exemple : Ainsi ai-je dû écourter mes vacances.
 Pour : « Ainsi, j’ai dû écourter mes vacances. »
suite
 Le registre populaire
 Dans certains cas, le registre familier se transforme en un «

registre populaire » appelé aussi « relâché » qui prend une

allure totalement écartée de la langue standard, ce registre
est employé généralement dans les milieux moins scolarisés.
 Exemple : Ca boume ? / - Ch’ais pas trop…

Pour : « Ca va ? / - Je (ne) sais pas trop… »

 Suite

 Outre les caractéristiques notées déjà pour le registre familier, le

registre populaire se caractérise par :
 Des termes impropres.

 Des termes péjoratifs.

 Des verbes mal conjugués.

 Des mots anglais.

 Des mots tronqués.

 Des phrases brisées Etc.

Suite
 Lorsque « le registre populaire » est émaillé de mots et
d’expressions venus de la rue et des milieux de délinquance, il
peut se transformer en registre :
A . Argotique : qui consiste à transformer et créer des mots
plus amusants ou expressifs que les mots normaux. « Le
verlan » en est une variété.
Ce dernier, est un jeu de mots qui consiste à dire les syllabes
des mots à l'envers ("verlan" est d'ailleurs le verlan de
"l'envers"!)
Suite

Exemple : femme devient meuf

B)Vulgaire : les registres populaire et argotique peuvent se
transformer en « registre vulgaire » appelé aussi « trivial »
ou « grossier ».
ce dernier, est un registre socialement inacceptable, il se
caractérise par l’emploi de mots et d’expressions choquants .
Exemple : Foutez-moi le camp !
Pour : « partez ! » ou bien « laissez-moi tranquille ».
suite

Quel niveau de langue à l’écrit?

Les circonstances exigent la plupart du temps l’emploi à l’écrit
d’un niveau de langage bien déterminé.
On peut dans une lettre ,une note adressée à un proche :
 ami ,parent , collègue…adopter un langage détendu

caractérisé par le tutoiement ou l’usage de mots familiers:

 Exemple : salut Moha !
Suite

Mais c’est le langage courant qui s’imposera dans la plupart

des situations comme :
 le résumé d’un article de presse,

 un compte rendu de visite ,

 une rédaction scolaire .

suite
Enfin le langage soutenu s’imposera en certaines
occasions ou l’on souhaite marquer :
 de la solennité ,

 de la gravité :discours, lettre ,

 ou simplement quand la précision s’impose:

description littéraire.
La rédaction administrative : un acte
de communication
La rédaction administrative : un acte de communication

 La communication est un élément caractéristique de

l’administration et de l’entreprise moderne.
 Parmi les divers types de communication que l’administration

utilise avec ses partenaires, il y a la correspondance

administrative.
 Pourquoi?

La communication écrite permet de:

 Garder la trace (la preuve);« les paroles s’en vont et les écrits

restent »
suite
 Vérifier et classer les informations envoyées et reçues;
 Fixer les responsabilités des uns et des autres (et dégager la
votre);
 Prémunir les oublis et assurer la continuité puisque disponible
matériellement;
 Permettre la transmission fidèle,
 la relecture,
 et l’organisation des idées et de la pensée.
SUITE

L’administration ne
parle pas, elle écrit.
Les paroles
s’envolent et les
écrits restent !
Démarche qualité exige.
suite

Les principes
Pour communiquer il faut être au moins deux.
L’émetteur qui est important, mais le récepteur qui l’est plus
encore. Sans lui, la communication n’existe pas.
 A quoi peut servir un rapport s’il n’est pas lu, une lettre qui

n’est pas reçue ?

 Serviront-ils davantage s’ils sont effectivement lus mais

incompréhensibles ?
SUITE

Il s’agit donc de se faire comprendre du lecteur et de se mettre

à sa place.
 Parlons nous son langage, comprend-t-il les informations que

nous lui donnons?

De plus une information aussi claire soit elle nécessite qu’une
relation soit établie avec le lecteur.
Il s’agit d’associer théorie et pratique, abstrait et
concret: faites vivre pour lui les idées.
Le style administratif
Le style administratif

Dans sa définition, le style administratif renvoie au langage

administratif, usitée dans une activité de type administratif, commercial,
etc.
Questions :
y a-t-il un type de rédaction,

 un vocabulaire,

un mode de communication propre à l'administration ? 

Comment en « décoder » les règles et en comprendre les usages .

Le style administratif
 Dans son activité, l’administration produit un grand nombre d’écrits
administratifs comme :
 des rapports,

 des notes,

 des lettres,

 des procès-verbaux,

 des instructions ,

 des circulaires qui sont censés assurer la communication avec les

autres administrations, avec le public ou pour transmettre une

information au sein d’une même structure.
suite
Chacun de ces écrits a ses propres caractéristiques, mais ils sont tous
soumis à des règles communes.
L’administration publique affirme à travers ses écrits :
 Son autorité,

 sa responsabilité envers les citoyens et

- son engagement à les respecter.

C’est pourquoi les écrits administratifs sont soumis à certaines normes
du point de vue de:
 la présentation,

 du contenu du message, qui doit avoir une certaine forme et du style de

rédaction.
SUITE

Tous les documents administratifs doivent suivre un plan logique qui

permet au rédacteur de démontrer et d’argumenter et qui fonctionne
comme un guide pour le lecteur en lui facilitant la compréhension. 
C’est pourquoi un texte doit être construit en :
 chapitres,
 paragraphes,
 alinéas et phrases.
Quant aux phrases elles devraient être simples, construites à l’aide d’un
sujet, d’un verbe et d’un ou plusieurs compléments, pour que le lecteur
puisse les comprendre.
SUITE

Le style administratif il est régi par trois principes importants :

 la notion d’intérêt général dont l’administration est investie,

 la responsabilité de l’Etat que son activité engage et,

 les principes hiérarchiques selon lesquels elle fonctionne, qui

se traduisent :
• dans le vocabulaire utilisé,

• dans le contenu du message,

• et dans l’usage de certaines formules.

SUITE

 La notion d’intérêt général est importante dans

l’administration.
 Elle se réalise à travers des services publics qui ont le droit
de prendre des décisions exécutoires afin :
 d’assurer la continuité du service public,
 De l’adapter aux besoins du l’usager
 d’assurer l’égalité des citoyens et
 de respecter l’obligation de neutralité.
suite
 Toutes ces obligations se reflètent dans le style administratif
qui doit être neutre et impersonnel et doit utiliser des
formules types « passe-partout» :
 Exemples :
- « il serait opportun de »
- « il y aurait lieu de »
- « il convient de se présenter aux guichets entre 8 et 12
heures »
suite
Le principe de responsabilité de l’Etat est fondé sur
l’obligation de réparer les dommages causés aux citoyens par
les personnes publiques ou par leurs agents.
Dans les écrits administratifs, la responsabilité de l’Etat se
manifeste à travers:
 la forme,

 la signature ,

 l’obligation de réserve,

 et de discrétion professionnelle.
SUITE

 La forme doit être sobre, neutre et responsable .

 généralement on emploie la Ière personne du singulier,« je », qui
exprime l’engagement de la puissance publique,
 La Ière personne du pluriel n’est jamais employée dans les
textes administratifs. 
  La validité des documents administratifs repose sur la signature qui
doit comporter les mentions suivantes :
 la fonction du signataire,

 et

 le nom du signataire. 
suite
En ce qui concerne le contenu, un texte administratif doit:
expliquer les décisions de l’administration,
 parfois les reformuler, pour les rendre plus accessibles,

 convaincre de leur caractère obligatoire plutôt que de

contraindre,
 et concilier en cas de conflit.
Les principes de base du style administratif

Il y a lieu de rappeler les règles régissant le style administratif :

 Être courtois : éviter tout jugement de valeur.

 Être objectif : les réactions personnelles n'ont aucune place

dans les documents officiels.

 Le signataire (qui peut être différent du rédacteur) incarne

l'État ;
 il agit, par conséquent, dans le cadre des lois et règlements.
SUITE

Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, grâce aux
références faites aux textes officiels.
Être clair : L'administration ayant pour rôle de préparer ou de
prendre des décisions, il faut que l'action soit exprimée avec
clarté pour être comprise de son destinataire.
 Recherchez l'emploi de mots simples.

 Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information

nouvelle.
SUITE

 Être logique : L'écrit doit être construit comme une

démonstration suivant un plan.
 Être responsable : Le rédacteur écrit au nom de l'autorité
publique. Il emploie le "je", marque de la responsabilité
assumée.
 Employer le vocabulaire administratif : il existe un
vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du
temps le respect fondamental de la hiérarchie.
Le style commercial
 Le style commercial
Ecrire en situation professionnelle, c’est souvent:
 rendre compte de réalités diverses,
 les analyser,
 proposer des améliorations ,
 et orientations nouvelles.
Ecrire dans le cadre du travail, nécessite l’application des
codes et de normes en vigueur.
SUITE

le style commercial se caractérise par:

 l’efficacité,
 la concision,
 la précision ,
 et la courtoisie. 
1. L'efficacité

L'efficacité consiste à faire un plan de rédaction qui permet

en effet d éviter:
 les répétitions,

 les omissions,

 les longueurs ,

 et les idées décousues.

Il nous permet donc de gagner du temps et d’être très

professionnel.
SUITE

Principales étapes à suivre pour élaborer un plan:

a) Notez les idées spontanément sur papier en prenant soin de vous
limiter à l’essentiel : le principe de concision et de clarté, si important
en correspondance commerciale, oblige à éliminer tout ce qui est
superflu.
b) Classez les idées en suivant une progression logique (chronologique
ou thématique)
c) Regroupez toutes les idées qui s'apparentent; vous aurez ainsi
formé différentes catégories d’idées.
SUITE

d) Sélectionnez, pour chaque catégorie, une idée directrice et des

idées secondaires.
e) Intégrez ce schéma aux trois parties qui caractérisent tout
document écrit :
 l’introduction, ou la présentation du sujet traité;

 le développement, ou l’exposition des idées principales et

secondaires;
 la conclusion, ou la synthèse des idées analysées dans le

développement.
 2. La concision

La concision : elle concerne la construction de phrases

claires.
 Le style commercial se caractérise par des phrases courtes et
sobres.
 3. La précision
La précision : elle concerne l’incohérence dans la
construction des phrases et la chasse aux répétitions et aux
pléonasmes.
 Les répétitions dénotent un style négligé et un vocabulaire
souvent limité.
 Quant aux pléonasmes (= utilisation de deux mots qui ont le
même sens) ils constituent une faute car ils n'ajoutent rien à
l'idée exprimée par le premier mot.
 La courtoisie

Dans le domaine des affaires, comme dans toute

communication il faut  savoir agir avec tact et diplomatie.
 Comme nous aimons généralement être traités avec respect
et politesse par nos correspondants, il est normal que nous
agissions de même envers eux.
 Pour cela, il faut utiliser un vocabulaire objectif. 
Le style épistolaire
 Le style épistolaire
Le mot « épistolaire » vient du latin « epistula (ou « epistola »)
emprunté au grec « epistolé » et qui signifie « lettre ».
L'adjectif « épistolaire » caractérise tout ce qui a un rapport
avec la correspondance écrite.
On peut écrire:
des romans,
des nouvelles,
des poèmes,
ou des journaux sous forme de lettres.
SUITE

Le « style épistolaire » est un genre littéraire qui regroupe

tous les documents de correspondance écrite entre deux
personnes comme :
 la lettre,
 les romans constitués uniquement de lettres
 ainsi que le courrier électronique (les e-mail).
Les différentes sortes de textes épistolaires

 La correspondance authentique
De nombreux écrivains ont entretenu des correspondances;
• Ces lettres permettent d’en apprendre davantage sur la

biographie des auteurs,

• sur l’époque à laquelle ils vivaient,

• mais elles sont très souvent aussi l’occasion pour les

auteurs d’exposer leurs réflexions sur l’écriture et la

création.
SUITE
La correspondance fictive
 Certains auteurs ont pu choisir de donner à leur fiction la
forme d’une correspondance entre des personnages
imaginaires.
 Les lettres fictives ont ceci de particulier qu’elles ont un
double destinataire : le personnage à qui est destiné la lettre
et le lecteur.
SUITE

La lettre ouverte
Publiée dans un journal ou sur un blog, elle est souvent utilisée
pour dénoncer une situation.
Le fameux « J’accuse » de Zola en est certainement
l’exemple le plus célèbre.
Ce type d’écrit est aujourd’hui très prisé, dans les journaux
bien sûr, mais aussi tout particulièrement sur les blogs,
médiums qui permettent aujourd’hui à chacun de
s’exprimer sans avoir à passer par le filtre d’un éditeur.
L’ECRITURE
suite

L’étape «écriture» est le moment où le rédacteur

transpose ses idées en phrases et en paragraphes.

À cette étape, il devrait consacrer toutes ses énergies à

transposer en phrases, les différents concepts qui
figurent dans le plan .
LES PARTIES DU TEXTE
L’introduction

L’introduction sert à :
- présenter le sujet, (la problématique) capter
l’attention du lecteur (mise en contexte),
- énoncer le but, l’intention du document,
 annoncer les idées contenues dans le développement.

L’introduction devrait avoir la forme d’une pyramide

inversée.
Le développement

Le développement contient toute l’information que le rédacteur

a jugé pertinente de transmettre au lecteur.
Le rédacteur doit alors suivre l’ordre de représentation des
idées établies à la lumière des données recueillies lors de la
première étape du processus d’écriture et annoncé lors de la
dernière étape de l’introduction.
La conclusion
Le rédacteur peut conclure de différentes façons selon le type
de document qu’il a à produire et selon l’intention qu’il poursuit.
La conclusion sert à :
synthétiser, renforcer certaines idées,
donner des renseignements importants,
tirer des conclusions,
suggérer des solutions,
poser des questions.
L’organisation logique
d’un paragraphe
SUITE

Pour être comprise, la phrase doit posséder une unité de sens.

En général, un concept, une idée principale ne peut s’exprimer
en une seule phrase. Elle doit se développer en plusieurs
phrases organisées de façon à répondre à une structure
logique.
Il ne faut jamais perdre de vue que le rédacteur écrit pour être
lu et, en ce sens, il lui faut se plier à certaines exigences de son
public cible.
SUITE

Un paragraphe pour chaque idée et une idée dans chaque

paragraphe.
Il est possible que les caractéristiques du destinataire obligent
le rédacteur à expliquer ou à illustrer une idée principale de
sorte qu’il vaudra mieux, pour alléger le texte, qu’il utilise un
deuxième paragraphe d’éclaircissement.
STRUCTURE DU PARAGRAPHE

IDÉE PRINCIPALE
EXPLICATION et ILLUSTRATION
ou
ILLUSTRATION et EXPLICATION
et
CONCLUSION et TRANSITION*

*La transition sert à préparer le lecteur à l’idée

principale du paragraphe suivant.
LES TRANSITIONS
suite

À l’écrit, le rédacteur doit avoir recours aux mots de transition

pour lier les phrases et les paragraphes entre eux.
Ces mots charnières aident le lecteur à suivre la progression
des idées dans le texte.
Certaines expressions charnières peuvent servir à
introduire une nouvelle idée.

Exemples :
 Premièrement,

 en premier lieu,

 tout d’abord,

 à première vue.
Certaines expressions servent à développer ou à lier
deux idées.

Exemples
 ainsi,

 or,

 donc,

 en ce sens,

 à ce propos ,

 relativement à,
Certaines expressions servent à développer ou à
lier deux idées. (suite)

 pour ce qui est de,

 à la lumière de,
 sur ce point,
 à cet effet ,
 en outre.
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.

Exemples :
 d’autre part,

 malgré,

 en revanche,

 par ailleurs,

 néanmoins,

 cependant ,
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.(suite)

par contre,
toutefois,
sauf,
en dépit de.
L’expression «en dépit de» sert à remplacer le
«nonobstant» quelque peu recherché et surtout utilisé
dans le langage juridique.
Certaines expressions marquent un rapport de cause ou
de conséquence entre deux idées.

Exemples:
 à cette fin ,

 c’est pourquoi ,

 en conséquence ,

 par conséquent ,

 à cause de,

 pour cette raison ,

 compte tenu de ,

 étant donné ,

en effet.
Enfin, certaines expressions servent à conclure.

Exemples:
en somme ,
en dernier lieu ,
en résumé ,
en dernière analyse,
en définitive,
en fin de compte.
LES CONSTITUANTS D’UNE
PHRASE
Les constituants d’une phrase

La phrase est un assemblage logiquement et

grammaticalement organisé en vue d’exprimer une idée
complète. Elle doit répondre à certains critères :

 Elle doit avoir du sens :

Exemple :
Nous devons rédiger de façon claire et simple.
suite

Elle doit comporter l’énoncé complet d’une idée :

Exemple:
Les textes rédigés dans un style clair et simple sont
facilement compréhensibles.
Elle doit au moins contenir un sujet et un verbe :
Exemple:
Sujet Verbe
(Le fonctionnaire) (rédige).
suite
 Elle doit avoir une structure complète :
Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une phrase :
« Parce qu’il est plus simple »
Il faut écrire : « Le dépliant se lit mieux parce qu’il est plus
simple. »
Cet énoncé constitue une phrase parce que la structure est
complète.
suite
 Elle doit avoir au moins un verbe «personnel» :
Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une phrase
« Réécrire ce dépliant »
Il faut écrire :
« L’équipe des communications devra réécrire ce dépliant. »
suite

Elle doit se terminer par une ponctuation :

le point,
 le point-virgule,

 les deux points,

 le point d’exclamation:

Exemples : « Il faut trouver le mot juste. Le texte de ce

dépliant est complexe; il sera difficile à comprendre. »
LES STRUCTURES DE PHRASES À
PRIVILÉGIER DANS UN STYLE
CLAIR ET SIMPLE
I. Choisissez plus souvent la voix active : elle est
beaucoup plus directe ,que la voix passive.
 Voix active : le sujet fait l’action exprimée par le verbe
Exemple:
Le personnel du ministère rédige des textes dans un style clair
et simple.
 Voix passive : le sujet «subit» l’action exprimée par le verbe.

Exemple : Des textes écrits dans un style clair et simple sont

rédigés par le personnel du ministère.
2. Utilisez les tournures affirmatives

Les phrases négatives, c’est-à-dire celles qui contiennent une

locution adverbiale comme « ne… pas, ne… point, ne… rien,
» produisent un double effet chez le lecteur.
Une information énoncée par la négative suppose que le lecteur
doive d’abord comprendre ce qu’il ne peut pas faire pour en
déduire ce qu’il peut faire .
Le ton positif n’est-il pas plus efficace lorsque nous visons un
changement d’attitude ou de comportement?
La lisibilité des écrits administratifs
suite
Quelle que soit la chose qu’on veut dire ,
Il n’y qu’un mot pour l’exprimer ,
qu’un verbe pour l’animer ,
et qu’un adjectif pour la qualifier.
Il faut donc chercher , jusqu’ à ce qu’on les
ait découverts, ce mot, ce verbe, et cet adjectif

MAUPASSANT
Le style clair et simple : définition

L’important pour une administration ou pour une entreprise

est de transmettre l’information de manière efficace et claire.
Il est donc nécessaire que les rédacteurs s’adaptent à leurs
lecteurs:
« Écrire clairement et simplement consiste à énoncer le
message de manière à ce que la personne à laquelle il
s’adresse le comprenne immédiatement».
«…il faut utiliser des termes précis, concrets, »
A. Les techniques pour
favoriser la lisibilité
Ecrivez des phrases courtes
Utilisez une construction de phrases simples :
sujet,
verbe,
complément.
En effet, les phrases courtes favorisent la lisibilité car le lecteur
comprend ce qu’il retient en mémoire immédiate, la force du
message est donc inversement proportionnelle à sa longueur:
une séquences de 15 mots correspond à une norme générale de
compréhension de tous les niveaux culturels confondus.
Exprimez une seule idée par phrase

Veuillez à ne mettre qu’une idée par phrase. Plusieurs idées amèneront

donc plusieurs phrases dans un même paragraphe.
 N’écrivez pas :

Dans la mesure ou nous n’avons pas encore reçu le formulaire, qui devrait
d’après votre administration nous parvenir dans les prochains jours, il nous
parait légitime d’obtenir de votre administration un délai de paiement
puisque nous l’avons demandé il y a plusieurs semaines.
 Ecrivez:

Nous n’avons pas encore reçu le formulaire. Il nous parait donc légitime de
vous demander un délai de paiement
Respecter l’unité logique du texte

L’unité logique du texte est le paragraphe. Veuillez à ne pas aller à la

ligne avant la fin d’un paragraphe (celui-ci peut contenir plusieurs idées).
 N’écrivez pas :

Par pli séparé, vous nous avez fait parvenir les documents demandés.
Ceux-ci correspondent en partie à ceux demandés.
Les récapitulatifs DV5 et CF9 sont toutefois manquants.
 Ecrivez:

Par pli séparé, vous nous aves fait parvenir les documents demandés.
Ceux-ci correspondent en partie à ceux demandés. Les récapitulatifs DV5
et CF9 sont toutefois manquants.
Veillez à la ponctuation
 N’écrivez pas :
Lors des opérations de déneigement la Société
MOULOUDJI fait appel à des volontaires voire au
personnel administratif.
 Ecrivez:

Lors des opérations de déneigement, la Société

MOULOUDJI fait appel à des volontaires, voire au
personnel administratif.
Y –A-T-il DE BONS MOTS ET DE MAUVAIS MOTS ?

Certes ,oui. Ce sont des outils précieux : Choisissez les bien .

 Le plus concret :Le mot porte le sens, abstrait ou concret.

 Qu’appelons nous mot abstrait ? Un mot derrière lequel votre lecteur

risque de mettre un sens différent du votre.

EXEMPLE:
si je parle de « qualité de courrier »,s’agit il d’une lettre:
 bien présentée ,

 d’une lettre bien écrite,

 ou d’une lettre claire pour le correspondant ?

 chacun interprétera selon ses propres références .

Employez des mots courants, simples, précis

N’écrivez pas : Ecrivez:

Emoluments, Salaire,

investigation, enquête,

excessivement, trop,

désappointé, déçu,
Evitez les ambiguïtés
 Plutôt que :
Vous devez nous adresser une demande de
dégrèvement.
La requête devra être envoyée le…
Ecrivez :
Vous devez nous adresser une demande de
dégrèvement. Celle-ci devra être envoyée le…
N’abusez pas de la forme impersonnelle

L’importance pour un message, c’est d’être compris et retenu le plus

rapidement possible.
En ce sens, n’abusez pas du style impersonnel qui donne au lecteur
l’impression que le message ne lui est pas destiné et ne le concerne pas.
Dans les documents administratifs, l’utilisation de la forme impersonnelle
provient des lois et des décrets.
cette forme d’écriture s’est répandue et a fini par envahir les écrits
administratifs.
Le rédacteur doit essayer de donner un ton plus personnel afin de réduire
la distance de communication avec le lecteur.
LES TECHNIQUES POUR
ROMPRE LA MONOTONIE
les techniques pour rompre la monotonie

 Evitez de commencer toutes les phrases par « nous »

 Mettez un adjectif en tête de phrase

Exemple:
n’écrivez pas
Nous avons effectué une recherche auprès de vos services car nous étions
surpris du retard.
écrivez
Surpris de ce retard, nous avons effectué une recherche auprès de vos
services.
les techniques pour rompre la monotonie
 Mettez un complément circonstanciel de temps en tête de
phrase
Exemple :
n’écrivez pas
Nous avons évoqué mes compétences informatiques, lors de notre dernier
entretien
écrivez
Lors de notre dernier entretien, nous avons évoqué mes
compétences informatiques.
Cherchez la formulation positive.

 Rendez les phrases positives.

Exemple:
évitez :
Nous ne pourrons pas vous accorder plus de 3%
d’augmentation.
Préférez:
nous vous accordons 3% d’augmentation
 LES TECHNIQUES POUR
AMELIORER VOTRE STYLE

LES TECHNIQUES D’ALLEGEMENT

LES TECHNIQUES D’ALLEGEMENT

 Les lourdeurs sont souvent dues à l’emploi abusif des

propositions subordonnées,
 des participes passés ,
 et des participes présents.
 Il existe des procédés simples de remplacement qui
permettent d’alléger le style des écrits et d’éviter des
répétitions inutiles.
Evitez les enchâssements

Exemple:
« le dossier qui est sur mon bureau et que j’aurais du traiter
hier mais que je ne traiterai que demain puisque je pars en
déplacement et que je suis déjà en retard est urgent! »
 Comment se souvenir du début de la phrase avec toutes ces

digressions?
 Qui peut identifier l’information clé d’un tel discours ?
suite

La logique de la phrase est coupée

Le lecteur ne comprend rien et ne s’intéresse plus au
texte .
Un enchâssement est tout ce qui coupe ainsi la logique
 Proposition

« J’ai un dossier urgent sur mon bureau .J’aurais du le

traiter hier mais je pars en déplacement et je suis déjà en
retard. Je ne le traiterai donc que demain »
Eviter l’inflation verbale

 L’inflation verbale ,est due à l’idée fausse qu’il faut compliquer

les phrases pour paraitre sérieux et crédible.
 En fait le rédacteur apparait ennuyeux et incompréhensible .

 Exemple :

« La présente instruction a pour objet d’apporter des

commentaires aux textes législatifs en matière d’importation et
d’exportation et tout particulièrement sur ceux qui apportent
des modifications aux dispositions antérieurement applicables en
matière de taxe à la valeur ajoutée »
Appuyez vous sur les mots de liaison

 Ce sont les petits mots qui expliquent à votre lecteur

par quelles étapes passent votre raisonnement.
 Ils vont de :
 « Toutefois, par conséquent ,or … » ,
 à l’usage de tournures plus longues:
 « cet avantage en entraine un autre »
Les pièges à éviter
 Les tournures piégées:
 Exemples :
 Pallier à,
 Je m’excuse,
 Nous avions convenu d’un rendez vous ,
 Poser problème ,
 Solutionner;
 Moi personnellement je pense.
Préférez le mot de liaison court

 Exemple
 « nous ne vous enverrons donc ce document que le 24
décembre »est mieux que « en conséquence nous ne
vous enverrons ce document que le 24 décembre»
 Pourquoi 2 mots de liaison quand un seul suffit ?
 Exemple: « vous prétendez être toujours à l’heure
mais(néanmoins ) vous êtes en retard aujourd’hui »
 L’ÉLIMINATION DES
INCORRECTIONS
SUITE

Afin de vous permettre d’améliorer votre expression écrite,

il faut identifier les incorrections qui nuisent à la qualité
d’un message.
Les principales incorrections peuvent être répertoriées
Les néologismes;

 Les paronymes;

 Les pléonasmes;

 Les barbarismes.
1. La suppression des néologismes
Définition : Le néologisme consiste à inventer des termes nouveaux;
 à créer des mot nouveaux en les calquant sur des expressions

étrangères;
 à donner un sens nouveau à un terme ancien.

 Exemple:

 Télécharger est un mot composé du verbe charger et du préfixe télé-

qui signifie à distance ou loin. 

 Courriel est un mot formé de courrier et d'électronique comme

alternative à e-mail (anglicisme).

 Bédé est issu de BD (bande dessinée).
2. le paronyme est un mot proche d’un autre par le son, par
la forme et par son orthographe.

 Acceptation  Acception
action d’accepter Sens dans lequel un mot est
 Accident employé
Evènement fortuit qui a dans la  Incident

plupart des cas une suite Evènement peu important

désagréable  Adhésion
 Adhérence
Adhésion à un club
État d’une chose qui tient  Infirmer
 Affirmer
Déclarer nul
Soutenir qu’une chose est vraie
3. La suppression des pléonasmes

 Définition :
 le pléonasme est la répétition de mots différents mais
de sens proche.
 Il n’ajoute rien à la force de l’expression et est donc
superflu: il doit être supprimé.
 Exemple :
 monter en haut.
a. Suppression des adjectifs inutiles
Après autorisation Après autorisation
préalable

Une enquête Une enquête

approfondie
À deux reprises À deux reprises
différentes
Au grand maximum Au maximum

Seul et unique Choisissez seul ou unique

Sur et certain Choisissez sur ou certain

b. Suppression des adverbes inutiles ou des locutions
adverbiales

Doit obligatoirement Doit

Exclusivement réservé Réservé
Actuellement en cours En cours
S’entraider S’entraider
mutuellement
Collaborer, additionner, Collaborer, additionner,
comparer, réunir comparer, réunir
ensemble
Suivre derrière Suivre
c. Suppression des pronoms

Se succéder les uns Se succéder

aux autres

Se cotiser à Se cotiser
plusieurs
d. Suppression de l’accumulation de mots
invariables

Puis ensuite Choisissez puis ou ensuite

Car en effet Choisissez car ou en effet

Mais cependant Choisissez mais

Mais toutefois ou
Mais pourtant Cependant, toutefois,
pourtant

Voire même Choisissez voire ou

même
e. Suppression des expressions redondantes
Différer à une date Différer
ultérieure
Devenir par la suite Devenir
Des perspectives d’avenir Des perspectives
c’est réciproque de part et c’est réciproque
d’autre
Un délai d’une durée de Un délai
La lettre en date du La lettre du
La somme d’un montant La somme
de
4. Suppression des barbarismes
 Définition: le barbarisme est une faute due à l’altération du sens d’un
mot.
Il faut connaitre le sens exact des mots utilisés fréquemment dans
l’administration pour les employer à bon escient
Exemple:
 Alternative:

L’alternative est un choix entre deux possibilités, entre deux solutions.

On ne dit pas « être entre deux alternatives » puisqu’il y a dans le sens du
mot deux choix.
Introduction

Les règles de ponctuation doivent être rigoureusement

observées, leur connaissance et leur maîtrise vont
permettre une lecture plus aisée de vos écrits.

En raison de leur valeur, certains signes de ponctuation

ne seront pas utilisés dans l’administration qui doit
faire preuve de courtoisie et de neutralité.
suite

Pour rédiger correctement, il est important de connaître

et d’appliquer les signes de la ponctuation.
Examinons les phrases suivantes:
 « Exécution, impossible grâce »;

 « Exécution impossible, grâce »;

Nous voyons que le simple changement de place à la

virgule dans la seconde rédaction fait dire à la phrase le
contraire de la première.
La ponctuation

 Le point :Le point est par excellence le signe de ponctuation

qui permet la lisibilité des textes.
En effet, plus les phrases sont courtes, plus les écrits sont
lisibles. Le point est toujours suivi d’une majuscule.
 La virgule
La virgule, signe de ponctuation fort utilisé, permet de marquer
une pause.
 Elle sera toujours suivie d’une minuscule.
suite

 Le point-virgule
 Le point-virgule, de même valeur que la virgule, marque une pause plus
importante . Il est toujours suivi d’une minuscule.
 Les deux points
 Ils sont très utilisés dans les présentations imposées par les nouveaux
outils électroniques.
 En effet, la page d’écran conduit les rédacteurs à se servir de façon
intensive des deux points dans les présentations visualisées pour
permettre au lecteur de saisir l’information essentielle rapidement.
 Les deux points sont toujours suivis d’une minuscule.
suite
 Les parenthèses
 Les parenthèses servent à isoler une expression, une phrase

qui commente une idée.

Exemple :Il n'a pu se présenter à son entretien (et n'a même
pas pris la peine de s'excuser). 
 Les parenthèses introduisent une information, une précision,

un commentaire.
L’ensemble palatial (conseil d’Etat, Conseil constitutionnel et
ministère de la Culture) sera ouvert au public.
suite
 Les tirets
 Les tirets sont suivies d’une minuscule sauf s’ils sont suivis

d’un point.
 Le point d’interrogation

Le point d'interrogation s’emploie après une phrase exprimant

une interrogation directe. Il est toujours suivi d’une
majuscule.
Exemple: Allez-vous dimanche prochain à la D.G? Oui
 
suite

 Les guillemets
 Les guillemets (inventés par l'imprimeur Guillaume, dit
Guillemet, en 1525) permettent d'encadrer les paroles ou
écrits de quelqu'un (citation).
 exemple

« Quand je regarde l'Histoire, j'y vois des heures de liberté et

des siècles de servitude. » (Joseph Joubert)
suite
 Le point d’exclamation se place à la fin d'une phrase
exclamative ou d'une phrase exprimant la surprise,
l'exaspération, l'admiration, un ordre… L'intonation est
montante.
 Exemples:
 Que cette fleur est belle !

 Sortez d'ici immédiatement !

 Pourvu que cela lui plaise !

  Il s'emploie également après l'interjection.

Hélas ! vous ne le reverrez pas avant longtemps.
suite

 Les points de suspension:

Toujours au nombre de trois...,
 Les crochets [ ] On les utilise lorsque, à l'intérieur d'une

parenthèse, il est nécessaire d'en ouvrir une autre.

Exemple :
(Albert Camus [1913 – 1960] a obtenu le prix Nobel de
littérature en 1957.) 
suite
Avec des points de suspension, ils indiquent une
coupure, une modification dans un texte cité.
Exemple:
Vos enfants ne sont pas vos enfants.
Ce sont les fils et les filles de la Vie qui se désire.
Ils vous traversent mais ne sont pas de vous,
Et s'ils vous entourent, ils ne sont pas à vous […]
(Khalil Gibran, Le Prophète) 
LES MAJUSCULES
1. L’utilisation de la majuscule dans la rédaction
administrative

Mettez une majuscule Exemples

• Les titres des fonctions • Monsieur le Wali,

• Monsieur le Maire

• L’initiale du mot désignant le • Le ministère de l’Education

domaine traité par le Ministère • Le président de la République

• L’initiale du mot principal des • Le Conseil municipal

noms d’organismes, de sociétés, • La Cour des comptes
d’associations
• Les différents termes d’une • Le Directeur des Ressources
raison sociale ou des titres Humaines
commerciaux • Le Chef du Service des Ventes
• Le mot Etat dans le sens précis • Quelques petits Etats
de pays ou de gouvernement • Les chemins de fer de l’Etat
SUITE
Ne mettez pas de Exemples
majuscule

• Le titre si le nom précède le • Monsieur Khalla, ministre de

titre la Justice
• Ali Benkaddour, président du
Conseil de l’Ordre
• Les appellations ou titres qui • Nous allons désignés un
ne désignent pas une président
personne déterminée • Un monsieur est entré
• Le mot gouvernement • Le gouvernement décrète

• Dans une adresse, le nom • Monsieur Salah BALOUCHE

de famille ainsi que la ville • ALGER, ANNABA
du destinataire s’écrivent en
majuscules
2. Les principes généraux de l’utilisation de la
majuscule
Mettez une majuscule
• L’initiale du premier mot qui
débute une phrase
• L’initiale du premier mot qui suit
un point d’exclamation, un point
d’interrogation
• Les noms de peuples
• Les noms géographiques
• Les points cardinaux quant ils
désignent un pays, une région
• Les mots société, compagnie,
une firme
Exemples
• Cette proposition nous intéresse
• Ah ! Vous avez intégré notre
équipe
• Comment allez vous ? Bien,
merci
• Les Algériens, les Italiens, les
Zoulous
• Le Tell, le Djurdjura, le Sahara
• L’Orient, les nomades du Sud
• En accord avec votre Société
SUITE
Ne mettez pas de Exemples
majuscule

• Les noms des jours et des • lundi, jeudi, avril, décembre

mois

• Les adjectifs sauf les raisons • Le marché algérien

sociales • Un tissu anglais
• Les hauts plateaux sétifiens

• Les points cardinaux s’ils • Le soleil se couche à l’ouest

désignent une direction • Il se dirige vers le nord
• L’Algérie centrale
FORMULES ET
CONSEILS GÉNÉRAUX
Pour introduire une explication
Introduire Introduire des Introduire une Préciser un fait
une nouvelle explications information
idée complémentaire
• Aussi • A l’appui de • A ce propos • A titre principal
• Egalement • A l’encontre de • A cet égard • A titre
• D’ailleurs • Au cas où • Ainsi secondaire
• De plus • Dans • Notamment • A titre
• De surcroit l’hypothèse où • Par exemple accessoire
• En outre • Dans l’esprit • A ce sujet • A titre
• Ensuite de • En ce sens subsidiaire
• En second • Du point de • En d’autres • A titre
lieu vue de termes exceptionnel
• Par ailleurs • En qualité de • En effet • A titre
• Quant à • En tant que • En l’espèce d’information
• surtout • Pour le compte • En l’objet
de
• Sous forme de
Pour exprimer son opinion
Exprimer Exprimer la Exprimer la Exprimer
l’opposition restriction concession ( c’est l’alternative
l’acceptation des
arguments
adverses)

• A l’opposé • A l’exception • Bien sûr…mais • Ou

• A l’inverse de • certes • Ou….ou
• Au • Dans la • Ou au
contraire mesure où contraire
• Mais en • En dépit de • Soit…soit
réalité • Pour autant • Tantôt…
que • Tantôt
• Sans que
• Sous réserve
• Cependant
• Mais
• Toutefois
• Sans préjudice
de
Pour marquer les étapes du raisonnement

Marquer les étapes du Introduire l’expression

raisonnement du temps

• Tout d’abord • Au fur et à mesure

• En premier lieu • Dès maintenant
• Ensuite • D’ores et déjà
• En outre • Sans délai
• Par ailleurs • Sans tarder
• En sens contraire
• En revanche
Pour justifier son raisonnement
Exprimer la Exprimer la Exprimer le Exprimer la
cause condition but (= le but conséquence
est le résultat (c’est le résultat
désiré) obtenu ou
prévu)
• Dans • En • C’est • Ainsi
l’hypothèse particulier pourquoi • Aussi
• En cas de • En principe • Dans ce but • C’est
• Moyennant • Entre autres • Afin de pourquoi
• Dès lors
• supposant • Notamment • En vue de • Donc
• De surcroit • En
• sans doute conséquence
• Sous cet • Par
angle conséquent
• Sous cet
aspect
Pour préciser sa pensée
Préciser une Expliquer Exprimer une Généraliser
idée une idée, un opinion une idée
fait
• À charge de • Afférent à • À mon avis • À tous
• À compter du • De nature à • À mon sens égards
• Aux termes de • Dévolu à • Pour ma part • D’une
• Compte tenu de • Nécessaire à
• Considérant • Propre à
• En ce qui me manière
que • Susceptible concerne générale
• En cas de de • D’une façon
• Dans le cas ou • indispensable générale
• En accord avec • En tout cas
• En liaison avec • En tout état
• En raison de de cause
• En usage dans
• En vertu de
• Outre
• vu
Pour conclure

Conclure une idée, une Conclure une lettre, un

argumentation document

• A cet effet • Ainsi

• A cette fin • Aussi
• A titre de • Enfin
• A toutes fins utiles • Pour terminer
• Dans le but de • En conclusion
• Dans ces conditions • En définitive
• Da façon à • En résumé
• En conséquence
• En vue de
• Par suite
• Pour
• Tendant à
Quelques précisions
 Comment exprimer la cause et ses nuances

Parce que • Répond à la question  • Le pourvoi est rejeté

« pourquoi » « parce que » le dossier
• Donne une explication n’est pas complet
Explication
• Introduit la cause d’un fait

Puisque • Ne répond pas à la question • Il n’y aura pas de pourvoi

« pourquoi » « puisque » le dossier n’est
• Introduit la justification d’un pas complet
fait évoqué dans la première
partie de la phrase Justification

Car(=Parce • Introduisent la justification • Le pourvoi est rejeté « car »

d’une affirmation le dossier n’est pas complet
que)
En Explication
effet(=Puisque)

Comme • Introduit une cause dont • « Comme » le dossier n’est

l’effet est inévitable. Il est pas complet, le pourvoi est
placé en tête de phrase rejeté
Cause
Comment exprimer la conséquence et ses
nuances
En conséquence • Introduit une conséquence
avec une relation logique
avec la phrase précédente
Dès lors • Introduit une conséquence
qui prend appui sur un fait
souvent daté
C’est pourquoi • Introduit une conséquence
qui donne une explication à
la phrase précédente
Donc • Ils terminent une
Ainsi démonstration en montrant
Aussi le caractère logique de la
conséquence
Par conséquent • Introduit la conséquence
d’une explication donnée
dans la phrase précédente
• Vous avez dépassé le délai prévu.
En conséquence votre requête est
rejeté
• Vous n’avez pas répondu à notre
convocation, dès lors, vous avez
été déchu de vos droits
• Le recouvrement était déjà engagé,
c’est pourquoi, il était impossible
d’obtenir un délai
• Nous nous voyons donc contraint à
vous demander de régler votre
dette
• Il a omis de mettre des mots de
liaison, par conséquent, il est
difficile de comprendre sa lettre
1. Formules pour introduire une lettre, une circulaire,
une note
 Vous vous référez à une situation antérieure : vous
répondez à une demande
• J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre,
de votre requête
• J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur
de vous informer
• Vous avez bien voulu m’informer de
me faire connaitre que
• Par lettre du Rappelée en référence

• En réponse à votre lettre citée en référence

• Pour répondre à votre lettre susmentionnée

• J’ai été saisi d’une question relative à

• Vous m’avez saisi de d’une question concernant
• Il m’a été signalé

• Vous avez appelé Mon attention

1. Formules pour introduire une lettre, une
circulaire, une note(suite)
 Vous ne vous référez pas à une situation antérieure
Vous écrivez pour proposer un projet, une idée, un
problème

• De vous faire connaitre

• De vous faire savoir
• De vous signaler
• De vous informer
• De vous rendre compte
• De vous exposer
• De vous soumettre
J’ai l’honneur • De vous envoyer
• De porter à votre connaissance
• De vous transmettre
• De vous faire parvenir
• D’appeler votre attention sur
• D’attirer votre attention sur
Pour exprimer vos idées, les verbes suivants vous permet
d’argumenter dans chaque situation de communication
Formules pour exprimer vos idées dans tous les
2.
documents administratifs
 Constater  Je constate je me permets de constater
 Je note ou je me permets de noter

 Enregistrer  Je prends acte

 Je prends bonne note
 Je dois
 Informer  Je signale je me permets de signaler
 J’ajoute ou je me permets d’ajouter

 Informer  Je serais conduit à

des  Je serais amené à
 Je serais appelé à
conséquenc
 Je vous ordonne de
es  Je ne manquerais pas de

 Expliquer  Je considère je me permets de considérer

que
 J’estime que ou je me permets d’estimer que
 Confirmer  Je confirme je me permets de confirmer
 Je rappelle ou je me permets de rappeler

 3. Formules pour conclure une lettre, une note,
une circulaire
 Vous utilisez les formules suivantes :

Je vous prie
Je vous saurais gré • de vouloir bien(supérieur à un inférieur)
Je vous serais reconnaissant de • de bien vouloir

Je vous demande de • De prendre toutes dispositions pour veiller à

Je vous ordonne de • De soumettre à mon approbation
Je vous invite à • Soumettre à mon appréciation

Je vous convie à • Présenter à la signature de

Je vous enjoins de • Soumettre à la signature de
Je vous engage à • Rendre compte de

J’attache • Du prix à
• Le plus grand intérêt

Je me réserve
Je décide que
je désire que
4. Formules de politesse
 Par simple courtoisie, toute lettre débute par une
formule d’appel et se termine obligatoirement par
une formule de politesse selon le rapport
hiérarchique énoncé dans les tableaux suivants :

La formule d’appel est l’expression que l’on

utilise en début de lettre
MONSIEUR ,MADAME …
 Formules de politesse dans les relations
courantes
D’égal à égal
Je vous prie d’agréer, Madame , • Mes salutations
Je vous prie de Mademoiselle , distinguées
recevoir Monsieur, • L’expression de ma
veiller agréer considération
Veuillez recevoir distinguée
Je vous prie d’agréer Cher Monsieur, • L’assurance de mes
D’un supérieur hiérarchique
Cher ami à un inférieur hiérarchique
sentiments les
meilleurs
Je vous prie d’agréer Madame, • L’expression de mes
veuillez agréer Mademoiselle, sentiments distingués
Monsieur, • L’assurance de ma
parfaite considération
Veillez croire Madame, • À l’assurance de mes
Mademoiselle, sentiments les
Monsieur, meilleurs
SUITE

D’un inférieur hiérarchique à un supérieur hiérarchique

Je vous prie Madame, • Mes respectueuses

d’agréer, Mademoiselle, salutations
Monsieur, • Mes sentiments
respectueux et
dévoués
• L’assurance de mes
salutations
distinguées
Je vous prie de Madame,  à l’expression de mes
croire, Mademoiselle, sentiments
Monsieur, respectueux
Formules de politesse pour les personnalités
politiques

On n’écrit pas à un Chef d’Etat ou au Président de la République, eu égard

au rang social ou administratif que tient cette personne.
On peut cependant adresser sa lettre à :
 Monsieur le Secrétaire général de la Présidence de la République.

 Monsieur le Directeur du cabinet .

« Je vous prie d’agréer, Monsieur le Secrétaire général, l’expression de

mon profond respect»
«  je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur du cabinet , l’hommage de
mon respectueux dévouement»
Suite

 Chef du gouvernement ou premier ministre:

« Je vous prie d’agréer ,Monsieur le Premier ministre ,
l’expression de ma très haute considerération ».
 Le Président de l’Assemblée nationale:

« je vous prie d’agréer Monsieur le Président l’expression de ma

considération la plus distinguée ».
Formules de politesse pour les personnalités
administratives

 Exemple : Président du Conseil constitutionnel

«  je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’assurance
de ma très haute considération ».

 Exemple: Président de la Cour suprême:

« je vous prie d’agréer ,Monsieur le Président, l’assurance de
ma très haute considération »
Formules de politesse pour les personnalités
diplomatiques

Exemple : Ambassadeurs(formule d’appel :

votre excellence )
«  je vous prie de croire, Monsieur l’Ambassadeur, à l’assurance de ma
très haute considération ».
« Avec mes respectueux hommages, je vous prie de croire madame
l’Ambassadrice, à l’assurance de ma haute considération ».
 Exemple :Consul, Attaché d’Ambassade:
« je vous prie d’agréer ,monsieur le Consul l’expression de ma
considération la plus distinguée »
Formules de politesse pour les personnalités
militaires

 Exemples : Généraux (y compris les lieutenants

colonels)
«  je vous prie de croire,
Mon Général,
Mon Colonel,
Mon Commandant,
à l’assurance de mes salutations distinguées ».
Capitaines de vaisseau:
« je vous prie d’agréer, Commandant ,l’expression de ma considération
distinguée . »
Suite

 Formules de politesse personnalisées

 Avec mon meilleur souvenir: après une rencontre

 Mes meilleurs sentiments : marque le caractère courtois
d’une relation
 Mes sentiments les meilleurs: les relations sont plus
chaleureuses
 Cordialement: relations limitées ou épisodiques
 Suite

 Il est préférable de les rédiger à la main pour mieux

marquer la relation :
 Amicalement,
 Fraternellement ,
 Votre dévoué,
 Il est suggéré d’ajouter à la main au début de la lettre
 Cher ami
 Cher frère ,
 Cher collègue ,cher camarade.
Règles générales
 Une dame ou une demoiselle n’expriment pas de sentiments à
l’égard « des messieurs »
 On n’exprime ses hommages qu’à une dame, pas à une

demoiselle.
 Il est préférable d’utiliser la formule « je vous prie » aux

formules
« recevez » ou « veuillez agréer »,
 On utilisera indifféremment la formule « je vous prie de

croire ,Monsieur, (à ou en ) l’assurance de ma considération

»,
 LOCUTIONS ADMINISTRATIVES
Les locutions ci-après peuvent être
utilisées dans les rédactions
administratives
 LOCUTIONS ADMINISTRATIVES

ADDITION — de plus, par ailleurs, en outre, de surcroît, du reste,

qui plus est, de même, mais aussi, mais encore,
d’autre part
AFFIRMATION — assurément, bien entendu, bien sûr, certainement,
certes, de toute évidence, évidemment, de toute façon
BUT —afin de, afin que, à cette fin, à ces fins, à toutes fins
utiles, à l’effet de, à cet effet, dans le but de, dans
l’intention de, en vue de, aux fins de, ayant pour objet
de, à titre de, avec l’objectif de, de façon que, de
manière que, de sorte que, pour que
CAUSE —à la suite de, attendu que , étant donné que, parce
que, pour cette raison, pour la raison que, puisque,
considérant que, en considération de, eu égard à, en
raison de, compte tenu de, vu que, à partir de,
puisque, du moment où, du moment que, d’après
LOCUTIONS ADMINISTRATIVES
CONCESSION quoique, encore que, en admettant que, bien que,
malgré que, quand bien même, quand même, certes

CONCLUSION dans ces conditions, aussi, en tout cas, en tout état de

cause, en conclusion, en conséquence, par conséquent,
en définitive, en résumé, en somme, ainsi, pour
terminer, pour conclure, dès lors, finalement, donc
EXPLICATION autrement dit, ce qui revient à dire, ainsi, c’est-à-dire,
en d’autres termes, à savoir, soit, aussi ,
c’est pourquoi, de ce fait, en conséquence, par
conséquent, pour toutes ces raisons
OPPOSITION cependant, contrairement à, d’un côté/ de l’autre,
d’une part/d’autre part, en revanche, mais, néanmoins,
par contre,
pourtant, toutefois, à l’opposé, au contraire, alors que,
malgré que, or
LOCUTIONS ADMINISTRATIVES

PRINCIPE d’une façon générale, d’une manière générale, en général,

en règle générale, en principe, en tout état de cause, en
tout
cas, dans tous les cas, à tous égards

RÉFÉRENCE précité, susmentionné, susvisé, dont il est fait mention, visé

en référence, cité en référence, ci-dessus référencé, dont il
est question, en question, dont il s’agit

RESTRICTIO à l’exception de, excepté, en dépit de, pour autant que,

N/ sauf, sauf pour, sauf que, sauf si, sans que, sans préjudice
EXCLUSION de, sous réserve de, hormis, à l’exclusion de, cependant,
néanmoins, toutefois, mis à part
LOCUTIONS ADMINISTRATIVES
TEMPS/ tout d’abord, en premier lieu, en second lieu,
DELAI ensuite, enfin, actuellement, à l’avenir, à votre
meilleure convenance, aussitôt que possible,
d’abord, dans l’immédiat, dans le meilleur délai
possible, dès maintenant, désormais, dorénavant,
d’ores et déjà, sans délai, sans tarder, dans un délai
de, au fur et à mesure que, dès que les
circonstances le permettront, le moment venu,
entre-temps, une fois que, en attendant que, à
compter de, à dater de

TRANSITION au demeurant, d’ailleurs, par ailleurs, enfin, d’autre

part, du reste, en attendant, en fait, pour ce qui est
de, quant à, en ce qui concerne, en somme, or,
alors, ensuite, du reste
Les tableaux des locutions utilisées par
l’administration
Pour signature Utiliser lors de projets soumis à la signature
Pour Pièce transmise pour transmettre des informations au
information destinataire
Pour attribution Document dont on se dessaisit mais qui doit être traité
par le destinataire
En Formule suivie de la mention «  pour avis ou pour
communication étude » : le document joint doit être renvoyé à
l’expéditeur après consultation.
Pour suite à Document transmis au destinataire afin qu’il y apporte
donner une réponse.
Pour projet de Demande faite au destinataire afin qu’il prépare la
réponse réponse pour la hiérarchie.
Pour élément Transmission par le destinataire des éléments
de réponse nécessaires sur les points de sa compétence afin de
permettre à l’expéditeur de rédiger la réponse.
 VERBES A UTILISER

Les verbes ci-après peuvent être utilisés

aussi bien dans la correspondance, la
note administrative que dans la note de
service
Transmission d’une information
notifier

certifier

Connaitre/savoir Faire état de

annoncer apprendre
faire attester
manifester Informer que
notifier Avertir de
observer aviser
affirmer Avouer
indiquer Montrer
Mise en avant d’une idée

Exemples:

 Accentuer Montrer
 Affirmer Noter
 Désigner Préciser
 Faire ressortir Rappeler
 Faire valoir Recommander
 Insister (sur le fait que) Relever
 Mettre en évidence Signaler
 Idée d’adhésion
accorder Être d’accord
Assentiment
Adhérer Permettre
Admettre Plaider pour

approuver Se féliciter de
Adopter accepter
corroborer
Donner son accord
Décision
Exemples:

 Adopter une solution Octroyer

 Choisir Ordonner
 Conclure Proclamer
 DéciderPrononcer
 Décréter Régler
 Définir Résoudre
 Délibérer de déterminer à
 Déterminer Statuer
Verbes indiquant une mise en doute ou une critique

S’insurge contre S’oppose à

S’étonne que critique
S’interroge sur S’inscrit en faux
Met en doute Objecte que
Nie que Se demande si
Conteste que S’élève contre
Ne voit pas que Doute que
Ne croit pas que
Marque son désaccord
La rédaction administrative
1. Comment mettre en page ?

1.
SUITE

A savoir…
 L’organisation de votre lettre dans l’espace de la page

et les différences typographiques contribuent plus

qu'on ne le croit à la compréhension du message.
 La présentation de votre lettre a donc une grande

importance puisqu’elle doit faire ressortir des indices

visuels qui guideront et faciliteront la lecture de
l’usager.
La lettre, un espace à organiser

 1. Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une

seule page de format A4.
 2. Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page

de format A4 de la manière suivante :

• L’en tête occupe le 1/4 supérieur de la page.
• Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.
• La signature y compris, le cas échéant, des notes de bas
de page, (une citation de la loi X , des références, la mention
P. J., ) occupe le 1/4 inférieur de la page.
suite
3. Mieux vaut séparer entre elles les différentes grandes
divisions de la lettre à l’aide d’espaces suffisamment importants.
Ceci permettra à l'usager de les différencier avant même que ne
débute sa lecture.
 4. Si le corps de la lettre, du fait de la présence de tableaux

ou de citations d’articles de loi, devait occuper plus de la moitié

centrale de la page, mieux vaut renvoyer ces derniers en
annexe sur une autre page.
 SUITE
NOM DE L’ADMINISTRATION ou DE L’ENTREPRISE
Adresse

Référence du dossier : EN-TÊTE

CONTACT : destinataire 1/4 de la
adresse page

Objet :
Qualité (“Madame", "Monsieur”, )
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
CORPS DE
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________ LA LETTRE
_________________________________________________________________________________________________ 1/2 de la
_________________________________________________________________________________________________ page
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________

Signature
+ Éventuellement versions développées de sigles SIGNATU
+ Éventuellement : références de décrets, d'articles de loi, de RE
1/4 de la
règlements auxquels vous vous référez ou que vous citez dans le corps page
de la lettre
P-j
L’en-tête de la lettre

 5. L’en-tête occupe de préférence le 1/4 supérieur de la

page de format A4.
 6. Mieux vaut faire apparaître le nom et l’adresse de

l’administration ou de l’entreprise en haut à gauche de la

lettre.
 7. Veillez à préciser le lieu en haut à droite de la lettre.

 8. Veillez à préciser la date à la suite du lieu.

SUITE

 9.Le destinataire doit pouvoir immédiatement identifier son

interlocuteur, c’est-à-dire l’agent rédacteur qui est chargé du
suivi de son dossier.
 Veillez donc à introduire le nom de l’interlocuteur au-

dessous de l’adresse de l’administration, au moyen de

l’intitulé : “Dossier ou Affaire suivi(e) par…” ou encore
“Contact…”,

 En précisant le numéro de téléphone direct.

SUITE

 10. Si une référence de dossier est nécessaire, il est

préférable qu'elle soit courte, c’est-à-dire qu'elle comporte
moins de 6 caractères ou chiffres.
 Elle figurera au-dessus de “Dossier / Affaire suivi(e) par …” ou

“Contact…”, avec le numéro de téléphone.

 11. Veillez à présenter l’objet de la lettre en gras.

SUITE
NOM DE L’ADMINISTRATION ou ENTREPRISE
Lieu, date

Adresse
Référence du dossier :
CONTACT :

(ou DOSSIER, ou AFFAIRE SUIVIE PAR)

N° de tél. direct :

Objet :
Le corps de la lettre

 12. Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible,

la moitié centrale de la page de format A4.
 13. Veillez à séparer nettement la qualité du destinataire

(“Madame”, “Monsieur”, ) de l’en-tête et de la suite du texte.

 14. Pensez à ne pas abuser de la segmentation en

paragraphes.
Réservez-la à des changements importants dans votre texte :
changements de thèmes, d’idées, etc.
SUITE

 15 Veillez à utiliser des alinéas et des tirets pour

introduire les différents éléments d’une liste. Chaque
élément doit être énoncé brièvement.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter des précisions en annexe.

16. Mieux vaut utiliser pour l’ensemble du corps de la lettre, à

l’exception des tableaux et des citations d’articles de loi, les

mêmes caractères minuscules .
SUITE

17. Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la

lettre, il est préférable d’utiliser la même police de caractères
que pour le texte même.
18. Pour les citations d’articles de loi, décrets, etc., utilisez de
préférence l’italique.
19. Pensez à utiliser le gras pour mettre en relief une
information particulièrement importante ;
par exemple :une échéance ou une décision grave ou encore
une démarche urgente à accomplir.
Les tableaux

 20. Il est préférable qu’un tableau ne donne pas

d’informations nouvelles et importantes.
Il peut reprendre en les précisant des informations déjà
exposées dans le texte même. En effet, il doit faciliter la
compréhension du message plutôt que la compliquer.
21.De manière général ,évitez le plus possible d’utiliser les

tableaux.
En effet ,un tableau est difficile à lire ,le lecteur doit repérer et
identifier les différents types d’informations qu’ il contient et les
mettre en relation.
SUITE

 22. Si vous êtes obligé(e) d’utiliser un tableau, veillez à ce qu’il soit

le plus court possible.
 23. Si un tableau est court, il peut faire partie du corps de la lettre.

 24. Si un tableau est long (c’est-à-dire s’il ne permet pas au corps

de la lettre d’occuper uniquement la moitié centrale de la page),

mieux vaut le faire figurer en annexe sur une feuille à part et non au
verso de la lettre.
Ceci permettra au destinataire de le consulter au cours de sa
lecture chaque fois qu’il en ressentira le besoin.
suite
 25. Pensez à préciser la fonction d’un tableau par le biais
d’un intitulé placé au-dessus de son cadre.
De plus, il est souhaitable d’annoncer cette fonction dans le
texte même du corps de la lettre.
Veillez à présenter tout tableau de manière à ce qu’il puisse être
lu horizontalement, dans son intégralité, par le destinataire.
Autrement dit, évitez à l’intérieur d’un tableau, d’écrire dans
plusieurs sens, sur le côté, verticalement.
suite
 26. Veillez à supprimer les parties (colonnes, cadres) et
éléments d’un tableau qui ne concernent pas directement le
destinataire .
 27. Préférez les tableaux à une ou deux entrées, plus faciles à

lire que les tableaux avec un nombre d’entrées supérieur.

28. Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la

lettre, mieux vaut utiliser la même police de caractères que

pour le texte même.
Pour les tableaux qui figurent en annexe, aucune contrainte.
suite
 29. Dans la mesure du possible utiliser uniquement les
abréviations ou les sigles qui sont déjà employés dans
le corps de la lettre
Les annexes

31. Il est déconseillé de faire figurer en annexe une information

importante pour l’usager. Veillez à donner cette information,
même succinctement, dans le corps de la lettre.
32. Soyez attentif(ve) à annoncer et à présenter clairement
dans le corps de la lettre tout type de document renvoyé en
annexe.
31. Il est déconseillé de faire figurer en annexe une information
importante pour l’usager. Veillez à donner cette information,
même succinctement, dans le corps de la lettre.
suite
32. Soyez attentif(ve) à annoncer et à présenter clairement
dans le corps de la lettre tout type de document renvoyé en
annexe.
33. Veillez à placer les annexes sur une feuille à part et non au
recto de la lettre. Ceci permettra à l’usager de les consulter au
cours de sa lecture chaque fois qu’il en ressentira le besoin.
34. Veillez à faire figurer en annexe des citations d’articles de
loi ou des tableaux ou des précisions supplémentaires dès
l’instant où le corps de la lettre s’en trouverait trop allongé (plus
de la moitié centrale de la page de format A4).
suite
35. Pensez à séparer, le cas échéant, les différents documents
annexes à l’aide d’indices visuels (un espace, un encadré, de la
couleur, etc.).
De cette manière, ils peuvent être immédiatement différenciés
par l’usager avant même que ne débute sa lecture.
36. Pour tout document qui figure en annexe, mieux vaut
présenter le texte horizontalement. Evitez d’écrire verticalement
sur le côté droit ou gauche d’un encadré.
37. Pour les annexes, vous avez libre choix de typographie.
 Les documents administratifs
Par documents administratifs, il faut entendre
tous les documents auxquels recourent toutes
les administrations dans l’exercice de leur
activité, qu’il s’agisse de relations internes ou
de relations avec d’autres institutions ou avec
des usagers .
Les écrits internes à l’administration ou à l’entreprise

 Particularités de l’écrit interne

 Vous écrivez un compte rendu pour vos collègues de travail ,un
rapport pour votre direction ,une note d’information pour votre
service une circulaire pour l’ensemble du ministère…
 Vous avez en commun :
 Un langage,

 Une culture ,

 Une connaissance des dossiers et des situations.

Rappel :chapeau commun à tous les écrits

 Avant d’écrire
 Se poser des questions , préciser l’objectif,

 Définir le destinataire,

 Rechercher des idées.

 Pendant
Structurer en fonction de l’objectif : s’agit il pour vous :
 de faire savoir,

 faire agir,

 faire comprendre,
Rappel :chapeau commun à tous les écrits (suite)

 Viser la clarté :
 c’est organiser ,classer, épurer…

 Adapter son langage au lecteur : à qui écrivons nous ?

 De quelle information dispose t il ? quelle information doit

il recevoir?
 Soigner la présentation pour faciliter la lecture.

 Après
 provoquer le feed back,

 Contrôler l’efficacité de vos écrits.

Les écrits externes à l’administration ou à
l’entreprise

Les particularités des écrits externes

Ils informent ou répondent à une demande précise .
Ils véhiculent à l’extérieur , l’image de l’administration ou de
l’entreprise .
Buts
 Informer,

 Expliquer,

 Convaincre,

 Inciter à l’action
suite
destinataires :
 Des décideurs,

 Des usagers ,

 Des clients.
Les écrits externes à l’administration ou à
l’entreprise (suite)
 Codes à respecter
 Si l’écrit est une réponse à une demande, reformuler la demande
de l’interlocuteur,
 Évoquer une situation,
 Sélectionner l’information,
 Organiser le texte en deux ou trois grandes parties ,
 Permettre une lecture efficace ,
 Savoir moduler le langage en fonction du destinataire ,
 Soigner le document même s’il est urgent.
Suite

 Pièges à éviter
 Faire des reformulations floues.
 Reformuler autre chose que la demande.
 Ne pas structurer l’ensemble.
 Donner trop d’informations ou pas assez.
 Ignorer les réactions du destinataire.
Synthèse concernant tous les écrits
 Tous les écrits répondent à des règles différentes qu’il faut
respecter impérativement
 Cependant , ils ont tous quelques points communs:
 Ils s’adressent à un destinataire qui est «important »
 Ils reflètent l’image de l’administration:
 Ils doivent donc tous être rédigés avec beaucoup de soins
 Ils doivent apporter l’ information nécessaire
 Ils doivent prévoir les réactions du destinataire et le feed back
possible.
Les principaux documents administratifs
Documents - La lettre en forme personnelle
administratifs - L’e-mail
destinés à - Le communiqué
l’externe
Documents - La loi - L’avis
juridiques ou - Le décret - Le rapport
règlementaires - L’arrêté - La délibération
destinés à - La décision
l’externe - Le procès-verbal
Documents - La lettre en forme administrative
administratifs - L’e-mail
destinés à - La note (la note de service, administrative, de
l’interne synthèse)
- Le compte rendu
- Le rapport
- Le bordereau
- La circulaire
- La fiche de transmission
- L’instruction
 Le rôle des documents administratifs

Documents Leur rôle

externes
La lettre en forme Établir un contact direct avec un particulier, une
personnelle société.
Le communiqué Informer le public
de presse et l’avis
La loi Fixer des règles et des principes (autorisations …)
Le décret Aider à l’application des lois.
L’arrêté Créer des droits et des devoirs(Etat, collectivités
locales)
La délibération Rendre compte d’une discussion et d’une décision
intervenue(décisions des assemblées locales )
La décision Donner un cadre juridique à des ordres formels .
Le procès-verbal - Servir de preuve.
- Rendre compte aussi fidèlement que possible des
débats d’une assemblée ou d’une réunion
Le rôle des documents administratifs (suite)
Documents Leur rôle
internes
La lettre en Établir un contact direct d’une administration à une
forme autre administration.
administrative et
l’e-mail
La note de Donner des informations, des instructions, des
service ou ordres.
d’information
La note Aider à la prise de décision.
administrative
La note de Aider à se forger une opinion sur un thème en vue
synthèse d’une action.
Le compte rendu Transmettre des informations.
Le rapport Aider à la prise de décision.
Le bordereau Accompagner les documents entre services.
Le rôle des documents administratifs (suite)
Documents Leur rôle
internes
La fiche de Orienter un document rapidement vers son
transmission destinataire.
L’instruction Donner un ordre, créer, modifier ou abroger une
règlementation.
La circulaire Préciser les modalités pratiques d’application d’une
règlementation en vue de faciliter l’action des agents
d’exécution.
La directive Donner un ordre laissant une certaine initiative au
responsable.
Les mentions obligatoires
 Le destinataire d’une lettre administrative doit pouvoir
comprendre tout de suite de quelle autorité elle émane et à
qui il doit éventuellement répondre.
 Pour cela quelques règles sont essentielles et doivent être
respecter, à savoir :les mentions obligatoires
Quelles sont les mentions obligatoires?
 Le timbre,
 La date et le lieu,
 L’objet,
 Les références,
 Les pièces jointes,
 La suscription,
 La signature,
 Le papier à en-tête.
Le papier à en-tête

 Toute lettre envoyée par un agent administratif,

engage l’administration .
 Pour cela il faut prendre garde à utiliser un papier à
en-tête correct notamment lorsque l’administration
change d’intitulé.
Le timbre
 Définition:
Le timbre est l’ensemble des mentions qui permettent de
déterminer l’origine du document (l’expéditeur).
La situation du timbre
Elle se trouve traditionnellement dans l’angle gauche de la page
En raison du développement des chartes graphiques, dans
l’administration ,il peut apparaitre sur la largeur de la page en
haut et en bas.
Les mentions obligatoires du timbre

 Le nom de l’organisation émettrice avec son adresse

complète.
 La désignation de la direction ou du service intéressé.

 L’indication du bureau, parfois de la section de bureau ou

l’affaire a été traitée.

 Le numéro de téléphone ,

 Le numéro d’enregistrement…

 La mention : affaire suivie par…+ poste….

Les mentions obligatoires du timbre ( suite)

Remarque:
 Ne confondez pas le timbre et la charte graphique.

 La charte graphique est un symbole de

reconnaissance spécifique , sous la forme d’un « logo

» qui régit l’ensemble des entités d’une même
organisation.
La date et le lieu

Ces deux mentions sont très importantes ,car elles :

situent le document,

 précisent sa validité,

 et permettent d’avoir une connaissance précise des

documents émis.
La date portée dans le document est toujours celle du jour de

signature et non celle du jour de la rédaction du document.

La date et le lieu
Le lieu est écrit en toutes lettres ,
suivi d’une virgule,

de l’article défini ,

du jour ,

du mois écrit en toutes lettres

ainsi que de l’année civile :

Exemple
Alger, le 20 mai 2022
La date et le lieu se situent dans l’angle supérieur droit de la page.
L’objet

Cette mention permet de connaitre, dès le début de la lecture, le contenu



du document.
De classer le document méthodiquement.
L’objet s’écrit « Objet : » .
Le mot qui figure après les deux-points s’écrit toujours avec une majuscule
.
Exemple:
Objet: Demande d’emploi
L’objet se situe sous le timbre, en alignement.

Il doit être court et précis.

Les références
 Les références ( « Références » ou « Réf » ) sont un rappel des
documents antérieurs, elles permettent d’avoir connaissance de
l’ensemble du dossier, de retrouver rapidement le document
précédent et de suivre le déroulement de l’affaire traitée .
 Le mot qui s’écrit après les deux-points s’écrit toujours avec une
majuscule
Exemple
 Référence: Votre lettre du 20 mai 2022.
Les références (suite)
 Les références se placent directement sous l’objet.
Réf.
 Votre lettre du 24 avril 2022

 Décret n° 67-254 DU 14 DECEMBRE 1985

Mettez en premier les lettres, les notes, les circulaires auxquelles

vous vous référez puis les pièces (lois, décrets…) utilisées pour
la réponse.
L’usage est de citer les textes de référence par ordre
décroissant d’importance.
La formule d’appel

Il s’agit généralement de « Monsieur » ou « Madame »,suivi

éventuellement de la fonction du destinataire, mais jamais du
nom de famille.
 La formule d’appel doit être reprise telle quelle dans la

formule de politesse.
 Remarque :

 bien que la formule d’appel soit suivie d’une virgule, le

paragraphe qui suit commence par une majuscule

Les pièces jointes

Cette mention s’écrit « P.J » en majuscule et est suivie du

nombre de documents joints.
Cette mention permet d’éviter les oublis et donne au destinataire
le moyen de s’apercevoir d’une éventuelle absence des
documents joints.
 Dans la lettre en forme administrative, cette mention se place

sous les références.

 Dans la lettre en forme personnelle, cette mention se place

en bas de la page à gauche.

La suscription

Elle représente le nom du destinataire. Il est à noter que cette

mention ne se retrouve que dans trois documents
administratifs:
 la lettre en forme administrative

 La note administrative

 la lettre en forme personnelle

La suscription est par ailleurs différente selon que vous rédigez

une lettre administrative ou une lettre en forme personnelle.
La suscription dans la lettre en forme administrative

Située en haut à droite de la page, en alignement de la

date, la suscription désigne l’expéditeur par sa fonction
seulement, suivi du destinataire désigné, lui aussi,
seulement par sa fonction précédée de Monsieur,
Madame…son nom n’apparait pas.
Présentation du destinataire dans la lettre
en forme administrative
RÉPUBLIQUE ALGÉRIENNE
Wilaya d’Alger
Alger, le 5 janvier 2018
Commune d’Alger centre
Le président d’APC d’Alger
Téléphone: 023 20 12 56 (fonction de l’expéditeur)
-------------- à Alignez la suscription
avec la date
SECRETARIAT GENERAL
Monsieur le Wali d’Alger
(fonction du destinataire)
(adresse)

Objet:
La suscription dans la lettre en forme personnelle
La suscription apparait en haut de la page à
droite. Elle mentionne le nom et le prénom de
la personne à laquelle on s’adresse suivis de
son adresse .
Traditionnellement la suscription apparait en
bas de la page à gauche .
Elle peut changer de place ,lorsque la charte
graphique par son design impose un
changement de place.
Présentation du destinataire dans la lettre
en forme personnelle
RÉPUBLIQUE ALGÉRIENNE
Wilaya d’Alger
Alger, le 5 janvier 2018
Commune d’Alger centre
Alignez le
destinataire avec la
Téléphone: 023 20 12 56
date
-------------- Monsieur AOUMAR
SECRETARIAT GENERAL 25 Rue Abane Ramdane
16000 ALGER
Objet:
corps de la lettre

Bas de page
Destinataire nom et
adresse
La suscription
 La disposition des éléments de la suscription est la suivante:
Le ministère, l’administration ou la société( le cas échéant ,
suivis du répartement/service ),
prénom ,
et nom du destinataire précédés,
de la fonction,
et l’adresse,
et ensuite la date.
La suscription(suite)

Exemple:
 Ministère/Administration/Société

 Département/Service

 Madame/Monsieur Prénom Nom

 Fonction

 N°,rue

 Code postal +lieu

La mention sous couvert

La mention sous couvert est l’acheminement des informations

par voie hiérarchique.
Elle répond à la double nécessité:
 d’informer toutes les autorités hiérarchiques intéressées,

 et de leur donner la possibilité d’émettre un avis sur le sujet

traité.
Elle se présente sous les initiales de s/c de…
 Présentation de la mention sous
couvert
« sous couvert  » d’une seule Plusieurs « sous  couvert », dans
personne l’ordre hiérarchique décroissant

Le ministre de l’Education Le directeur de l’éducation d’Alger

nationale À
À Mesdames et messieurs les
Madame le chef de professeurs
l’Etablissement…
s/c de Monsieur le Recteur s/c de Monsieur l’inspecteur
d’Académie d’Académie
s/c de Mesdames et messieurs les
chefs d’Etablissements
La signature

La signature est un élément essentiel qui découle du principe de

responsabilité de l’administration engagée par le document.
Le signataire du document est l’autorité responsable .
Elle est placée sous le corps de la lettre , à droite en alignement
de la date.
La signature
1. Le signataire de la lettre est l’autorité responsable
Pour la lettre en forme personnelle:
le prénom et le nom du signataire sont précédés ou suivis de la
fonction.
Pour la lettre en forme administrative et la note :
la fonction du signataire étant mentionnée dans la suscription,
elle ne sera pas répétée dans la signature .
2. Le signataire du document n’est pas l’autorité responsable
L’autorité responsable délègue son pouvoir à des collaborateurs,
ce qui se traduit par l’emploi des expressions suivantes :
 Le signataire du document n’est pas
l’autorité responsable

La délégation La délégation de pouvoirs est donnée à une

de pouvoirs autorité administrative dans le cadre de
l’exercice de sa fonction.(ex : le ministre, le wali si
le titulaire change la délégation est maintenue ).
La délégation de La délégation de signature est personnelle et
signature provisoire. C’est un acte officiel entériné par
décret et publié au journal officiel. Elle devient
caduque si le déléguant ou le bénéficiaire change.

Le Ministre
Pour le Ministre et par délégation ,
Le Directeur du Cabinet
Signature
X…..Y……
la signature Le signataire qui a la préséance signe en bas de la
conjointe page à gauche.
La signature « par Cette signature est utilisée, lors d’actes
ordre » (PO) ou par mineurs, par un fonctionnaire autorisé à
autorisation signer à la place de son chef direct sans
délégation écrite. Le signataire fait précéder
son nom de la mention PO.
La signature par autorisation est
donnée:
- Soit de manière permanente.
- Soit de manière provisoire par le titulaire
de la délégation de signature pour faciliter
la bonne marche du service.

La signature par L’autorité responsable délègue sa signature à

ampliation des fonctionnaires chargés de la délivrance
de documents certifiés conformes à un
original. L’ampliation est un double
authentique d’un acte officiel.
Les doubles et copies

En général , le service effectue au moins trois exemplaires de

chaque lettre :
 Un original qui sera envoyé,

 Une copie qui ira au dossier correspondant à l’affaire ,

 Une copie qui va dans un classeur chronologique (appelé « chrono »

ou « journalier »).
 Les doubles ne sont classés qu’après signature et envoi de l’original .

 Ils doivent en être la reproduction fidèle ,ce qui implique qu’ils

comportent toujours la date et le nom du signataire

suite

Copie
 Une lettre appartient à son auteur et à son destinataire : la

correction veut que ni l’un ni l’autre ne la diffuse sans l’accord

de son partenaire ou tout au moins l’informer.
 aussi lorsqu’on adresse copie à un tiers ,il est conseiller de le

mentionner :
 « copie pour information à… »

 Cette règle ne s’applique pas s’il s’agit d’une transmission

interne à l’administration .
III. Les principaux documents
administratifs
Les principaux documents administratifs

 L'intrusion des nouvelles technologies de l'information et de la

communication (les NTIC et Internet) dans l'administration et
dans les entreprises influence-t-elle l'écriture du langage
administratif ? 
 Quels sont les principaux documents professionnels en
circulation dans les services officiels, et comment les
reconnaître ?  
La lettre administrative

L’administration utilise deux types de lettres dans sa

communication écrite : la lettre en forme administrative et la
lettre en forme personnelle.
 Deux types de lettres
Les caractéristiques de la lettre Les caractéristiques de la
en forme administrative lettre en forme personnelle

Est utilisée lors d’échanges entre deux  Est utilisée lors de

services publics d’Etat ou de communications avec :
collectivités territoriales ( daïras  Les administrés,
communes), des wilayas
 Les syndicats professionnels,
Est une lettre interne au service  Les sociétés, les fournisseurs.
public. Cependant, les
correspondances n’appartiennent pas
toujours au même service. A
l’intérieur d’un même service, l’usage
est d’utiliser des notes.

Elle se présente sans formule Elle se présente avec formule

d’appel et ne comporte pas de d’appel et comporte une formule
formule de politesse. de politesse.
SUITE

 Cependant les marques de politesse sont introduites par

la formule« j’ai l’honneur » qui est au moins employée
une fois soit au début ,soit dans le corps de la lettre .
 Remarque
 La lettre en forme administrative est très utilisée au sein
d’un service.
 Elle est souvent appelée note car sa présentation
rappelle celle de la note .
 Le plan de la lettre en forme administrative ou de
la lettre en forme personnelle
Les lettres répondent à deux situations de
communication qui déterminent le choix du plan.
Lettre de demande ou de
proposition
L’introduction est délicate car le
rédacteur ne peut se référer à aucune
correspondance. Il doit exprimer le motif
ou les motifs, les faits qui permettent au
lecteur de comprendre, dès la première
ligne , le but de la lettre.
J’ai l’honneur de vous informer
que les dispositions du code de la route
relatives à la sécurité des compétitions
sportives organisées sur des voies
ouvertes à la circulation publique ont
été modifiées par le décret…
Lettre de réponse
L’introduction ne pose aucun
problème puisque le rédacteur
fait référence soit à un
document, soit à un entretien
téléphonique, etc.
Vous m’avez transmis copie de la
lettre que vous a adressée le
président d’une ligue de
motocycliste relative aux
dégradations causées aux
installations du circuit de motocross
situé sur un terrain de la commune
de…
Proposition de plan de lettre en forme personnelle ou en forme
administrative
Introduction
 Lettre de demande  Lettre de réponse
ou de proposition Quel est l’objectif de
Quel est l’objectif de cette lettre ?
cette lettre?  Répondre à une

 Proposer des demande

services d’information
 attirer l’attention  Répondre à une

sur un problème réclamation

 Demander une  Répondre à une

intervention,etc. relance, etc.

1ère partie du développement:

 1ère partie du développement:

4 types de situation de rédaction pour le développement
Cette partie répond à la question:
1. une situation exposée dans l’ordre chronologique.

2. une situation exposée dans l’ordre thématique.

3. Un exposé de la loi et l’application de la loi,

4. Une proposition puis un exposé des arguments dans l’ordre thématique

(dans ce cas, il est préférable de présenter les arguments dans un ordre

croissant en gardant le plus important pour la fin car le dernier argument
devra emporter l’adhésion de votre destinataire, de votre lecteur).
2ème partie du développement:

Cette partie répond à une ou deux

questions

Qu’est-ce que j’attends du Qu’est-ce que je propose au

destinataire ? destinataire ?

- l’adhésion aux solutions - Des solutions possibles

proposées (avantages ou inconvénients de
- Des actions à mener chacune d’elles)
- La prise en compte des ordres ou - Des actions à mener
des instructions - Des ordres ou instructions
suite

Formule de conclusion
Une phrase qui donne le ton de la lettre
Formule de politesse
Une formule de politesse seulement pour la lettre en forme
personnelle
L’email

Devenu le nouveau moyen de transmission de l’information en

raison
 de sa rapidité d’exécution,

 d’envoi ,

 et de réception,

 l’e-mail respecte cependant les normes de présentation et

d’écriture de tout écrit.

Les informations essentielles de l’e-mail:

1. A : adresse e-mail du destinataire imposé par l’administration

2. Cc : adresse e-mail des destinataires en copie
Remarque : la date et l’heure d’envoi s’inscrivent automatiquement sur
le document. Aucune falsification de ces deux informations ne pourra
donc se faire.
3. Fichiers joints: signalés par un trombone à la droite de l’objet
Lors de l’envoi de fichiers, l’e-mail, qui n’est autre qu’une lettre
d’accompagnement, sera bref, clair et précis.
Il respectera pourtant les règles de présentation et de rédaction de tout
document professionnel.
L’objet

Observez les quatre règles suivantes pour rédiger l’objet:

règle 1: remplissez toujours la ligne objet

Règle 2: remplissez toujours la ligne objet avec des mots
précis
Règle 3: apportez une valeur ajoutée à la ligne objet
Règle 4: évitez tout familiarité dans la ligne objet
Règle 1
 La ligne objet doit toujours être remplie
N’oubliez pas le principe de base, le nombre d’e-mails reçus est
en constante augmentation.
Le correspondant est donc obligé de faire un tri dans la lecture
des mails.
Si votre objet n’est pas explicite, il aura peut-être tendance à le
lire en dernier.
 Règle 2

 La ligne objet doit toujours être remplie avec des mots précis
Pour rédiger l’objet:
 Utilisez les titres pleins qui permettent de cerner avec précision le

but de l’e-mail
 exemple

Commande :( titre vide aucune information précise )

Commande: n° 125 du 25 mars 2022 : titre plein informations
exhaustives qui facilitera l’action du destinataire.
suite
 Utilisez les techniques journalistiques et posez les questions clefs :
QQOQCCP (qui, quoi, ou, quand, comment, combien, pourquoi?).
Ces questions vous permettront de rédiger l’objet avec précision:
Quel est le sujet traité ? Une commande
quand? Du 21 mars 2022
Laquelle ? N° 854 DSX
De quoi? Rames papier 21 X 29,7
La réponse à ces questions vous permet d’apporter les précisions
indispensables pour capter l’attention du destinataire.
Règle 3
 La ligne objet doit toujours apporter une valeur ajoutée
 En interne

Vous répondez à un e-mail en gardant l’objet initial.

Parce que dans la plupart des cas, votre réponse suivra
directement le message reçu. La référence du sujet traité, la
date et l’heure sont mentionnées sur le document.
Les message viennent s’inscrire les uns à la suite des autres
sous les même références de dossier.
Suite
 En externe
Vous apporterez une valeur ajoutée à l’e-mail.
Parce que votre lecteur reçoit beaucoup de e-mails. Or, l’objet lui permet
de se rappeler ou d’être informé des le premier coup d’œil de l’intérêt à
l’ouvrir. Soyez aussi précis et explicite que possible.
Votre premier objectif est que votre message soit lu.
exemple
Re: commande
Écrivez plutôt : réponse à votre mail du …. Relatif à la commande
n°…. du….
Règle 4

 Evitez toute familiarité lorsque vous rédigez

dans le contexte du travail
 Coucou…
 C’est moi…
 C’est encore moi …
La rédaction du message

 La formule d’appel
 En externe:
le message sera toujours précédé d’une formule d’appel. Celle-ci,
bien que différente que celle de la lettre, restera respectueuse:
Bonjour Madame,
Bonjour Monsieur,
Cher Maitre,
Cher confrère
Suite

 La formule d’appel
 En interne:

Dans l’e-mail interne, la formule est souvent supprimée

lorsque, deux agents échangent plusieurs fois par jour
des e-mails, ils l’emploient en général au premier
contact de la journée pour la supprimer dans les e-
mails suivants.
suite

Le développement
En interne et en externe: le développement se déclinera
sur un modèle identique:
Passé: raisons qui amènent l’écrit

Présent: exposé de la situation (historique, argumentation)

Futur: actions, propositions, suggestions

suite

L’e-mail respectera les normes de présentation et de rédaction

de tout écrit professionnel, à savoir:
 Phrases courtes (sujet+ verbe+ complément);

 Vocabulaire simple précis;

 Phrases positives;

 Ponctuation à bon escient;

 Explication des sigles.

Suite

 La formule de conclusion
 En externe

La formule de conclusion est une phrase qui donne le ton au

message et qui fait le lien entre la fin du développement et la
formule de politesse.
 En interne

La formule de conclusion permet de terminer le message de

façon courtoise.
Suite
 La formule de politesse
 En externe:

Comme la formule d’appel, elle est plus simple, plus directe .

Elle est toujours respectueuse:
Cordialement, très cordialement, amicalement.
 En interne:

Comme pour la lettre en forme administrative, il ne faut pas

mettre de formule de politesse.
suite
 La signature:
Bien que non manuscrite, la signature est nécessaire, elle marque la
politesse.
Salah BOUMENDIR
S. BOUMENDIR
Elle peut être suivie de la fonction :
Salah BOUMENDIR
Chef de service
Pour renforcer sa crédibilité, vous pouvez la faire suivre de votre numéro
de téléphone et de votre adresse mail.
LA NOTE ADMINISTRATIVE DANS LA
FONCTION PUBLIQUE
La note administrative dans la fonction
publique

La note est un outil de travail dont le but est

d’informer et de transmettre à autrui, avec la
plus grande concision, des demandes ou des
instructions sur un point particulier.
 Deux types de notes internes au sein de la
fonction publique

La note de service
La note administrative
appelée aussi note
d’information

Destinataire Destinataire
Un service ou plusieurs Un supérieur hiérarchique
services
Son objectif Son objectif
Transmettre : Permettre à son destinataire de
 Soit des informations, prendre connaissance d’un dossier
 Soit des instructions, sans avoir à consulter et étudier
l’ensemble des documents qui le
constituent

Leurs caractéristiques
La note ne comporte ni formule d’appel, ni
formule de politesse
 Présentation de la note
Emetteur
Timbre
Lieu d’origine et date
- Nom de l’administration
émettrice
- Adresse complète
- Désignation du service
- bureau du service Libellé:
- Tél. Poste - fax Note à l’attention de
Objet

Réf. : documents utilisés pour

l’élaboration de la note (décrets,
lois…)
P.J: (ou en bas de page)
Pas de formule d’appel

CORPS DE LA NOTE

Pas de formule de politesse

Grade du
signataire
Signature
Prénom et nom
 La note de service
L’appellation « note de service » « regroupe la note d’information et la
note d’instruction.
Son objectif est de:
 transmettre des ordres ,consignes ,

 de donner des directives concernant une décisions ,

 de demander des informations

Les caractéristiques de la note de service

 Le texte est concentré sur l’information ou l’instruction à donner

 La formulation est impersonnelle

 Le document s’adresse à un ou plusieurs services.

Le plan de la note de service

Le plan adopté est un plan en entonnoir ou l’information la plus

importante se trouve au début de document.
L’objet de la note précède le motif qui a nécessité sa rédaction.
Les directives à suivre sont exposées dans un ordre logique, le plus
souvent chronologique.
La formule de conclusion appelle :
 à l’attention ,

 à la compréhension,

 à l’implication des intéressés ou destinataires.

La note administrative
Les caractéristiques de la note administrative
 Le document est rédigé à partir d’un dossier d’au moins deux

documents exclusivement administratifs.

 Le rédacteur fait part de ses réflexions et donne son avis.

 Le document s’adresse, en règle générale, à un seul destinataire : le

responsable hiérarchique.
 Le plan de la note administrative

 Le document est logiquement structuré selon un plan présentant:

 Un objet

 Une introduction

 Un développement

 Une conclusion éventuelle

Suite

L’objet résume le sujet à traiter

L’introduction annonce le plan adopté pour traiter le sujet.
Le développement se compose de deux parties:
 Une première partie descriptive consacrée à l’analyse des

données, des problèmes, des causes.

 Une deuxième partie dégageant les conséquences, les

solutions à envisager, les divers points de vue.

La conclusion n’est pas obligatoire.
 Le compte rendu

Le compte rendu est un document administratif interne

qui a pour objectif de permettre aux participants de
disposer d’un aide mémoire et de renseigner les
absents.
Il expose des faits constatés par une personne ou relate
des évènements dans la plus stricte impartialité
 On distingue trois formes de comptes rendus
de réunion

Le compte Le compte Le compte

rendu rendu rendu
chronologique synthétique synoptique

Le compte rendu s’adresse à plusieurs

destinataires en vue d’information.
Les mentions obligatoires du compte rendu
 Le timbre,
 Le lieu, la date,

 L’heure d’ouverture de la réunion,

 L’ordre du jour,

 Le président de la réunion,

 Le secrétaire de réunion,

 Les présents,

 les absents,

 Les représentés,

 La clôture de la réunion,

 La signature du rédacteur.
La prise de position dans un compte rendu

Le compte rendu de réunion demande

de la part du rédacteur une totale
impartialité lors de la retranscription
des propos.
En effet, le rédacteur n’est que le
rapporteur des propos émis.
Le compte rendu chronologique
 Son objectif : mettre en valeur des interventions
individuelles et de présenter l’opinion de chaque participant à
une réunion sur un sujet.
Le compte rendu retranscrit environ 50 % des propos émis. Sa
rédaction est un style direct à la troisième personne du singulier
du présent.
Monsieur X propose de…
Madame Y suggère de…
Le plan du compte rendu chronologique

Le plan du compte rendu chronologique est un plan linéaire, qui suit

l’ordre des interventions. Cependant, le plus souvent un regroupement des
interventions relatives à un même thème est effectué.
Le plan chronologique, linéaire permet de décrire les faits:
 Selon une progression chronologique (passé, présent, futur) :

 Autrefois;

 Aujourd’hui;

- Selon un positionnement dans l’espace;

 En Algérie;

 Dans le monde.
Le vocabulaire du compte rendu chronologique
 La richesse stylistique d’un compte rendu se traduit par
l’emploi d’un vocabulaire précis qui permet de mieux traduire
la pensée des participants à une réunion.

 Mettre en valeur une opinion :

Appeler l’attention, attirer l’attention, dégager, envisager, faire
allusion , faire apparaitre ,faire remarquer, mettre en lumière ,
noter , penser que préciser , ajouter , proposer ,
s’étonner ,souhaiter, souligner, suggérer.
Le vocabulaire du compte rendu chronologique
 Expliquer, informer :
Aborder (telle question, tel point), analyser, citer, constater,
déclarer, dire, étudier, exposer, faire connaitre ,montrer,
résumer.
Assurer, défendre :
Acquiescer, affirmer que, approuver, appuyer, confirmer,
défendre, donner son assentiment exprimer sa préférence ,
intervenir, plaider pour privilégier , faire prévaloir, proclamer,
se déclarer d’accord, témoigner de l’intérêt pour.
Le vocabulaire du compte rendu chronologique

 Craindre :
Déplorer, émettre des réserves, formuler des remarques
redouter, regretter que, reprocher, s’inquiéter de.

 S’opposer:
Contester, désapprouver, infirmer, marquer son désaccord ,
nier ,objecter ,refuser de s’associer, réfuter ,répondre,
rétorquer, s’élever contre, se plaindre de…
Le compte rendu synthétique
 Son objectif :
 L’objectif de ce compte rendu est de mettre l’accent sur les faits et les
conséquences relatifs à un sujet.
 Il facilite au lecteur la lecture puisque le travail d’analyse et de synthèse
est déjà effectué .
 La rédaction du compte rendu synthétique
Le compte rendu synthétique retranscrit environ 30% des propos émis .
Il sera rédigé de façon impersonnelle
Exemple :lors de la réunion du 1er mars , il a été constaté que …
Le plan d’un compte rendu synthétique

 Le plan du compte rendu synthétique suit un ordre

thématique faisant apparaitre des titres et des sous titres .
 Les thèmes abordés ne sont pas obligatoirement retranscrits
suivant la chronologie de la réunion mais suivant leur ordre
d’importance .
Suite

1.Le plan par catégories:

Il permet d’analyser le contenu d’une réunion sous différents aspects.
Ordre du jour :
Point 1

Point 2

Point 3…

Selon le sujet , les thèmes seront différents.

Thème 1
Thème 2
Thème 3
Suite

2. Le plan analytique:
Il permet d’établir un constat ,d’analyser les causes d’envisager,
les solutions, d’émettre des objections ,des limites aux solutions
Faits,
Causes ,
Conséquences,
Solutions (propositions).
Le compte rendu synoptique
 L’objectif du compte rendu synoptique
 Il propose une vision d’ensemble d’une situation: des faits et

des actions à mener. Il permet de visualiser rapidement

l’ensemble d’une réunion.
 Il demande l’utilisation d’un vocabulaire précis pour éviter les

interprétations.
 La rédaction d’un compte rendu synoptique

Le compte rendu synoptique retranscrit environ 20% des

propos émis .Il se présente sous la forme d’un tableau de 3 à
4 colonnes maximum.
Le compte rendu synoptique
Le plan du compte rendu synoptique
Le compte rendu synoptique suit un plan thématique .
Les thèmes abordés , lors d’une réunion , peuvent être
retranscrits selon leur ordre d’importance et non selon leur
chronologie .
Cependant , dans les réunions, ou le sujet est d’analyser un
problème ,il sera plutôt utilisé un plan analytique
Le compte rendu synoptique
Le choix des titres
 Le titre

 Capte l’attention du lecteur,

 Structure le compte rendu ,

 Permet une lecture rapide et sélective.

 Il existe deux types de titres :

suite
 Les titres vides qui énoncent l’objet du texte , de la
réunion, mettent en évidence la structure du compte rendu
et les thèmes traités .
Exemple : les nouvelles installations de la crèche
 Les titres pleins qui présentent l’idée principale du texte

Exemple : les nouvelles installations de la crèche ont permis

d’engager du personnel .
Les titres pleins captent l’attention du lecteur ; ils permettent de
comprendre le point de vue développé et d’effectuer une
lecture rapide et sélective .
La cohérence des titres
 Pour faciliter la lecture ,les titres doivent toujours garder la
même forme grammaticale.
Si un titre contient un verbe conjugué, tous les titres
doivent contenir un verbe conjugué .
 Exemple :

 le journal interne fédère le personnel

 Le journal interne transmet des informations

suite
Si un titre n’a pas d’article , les autres titres n’ont pas d’articles:
 Exemple:

 Evolution de l’écriture

 Évolution de l’orthographe

Si un titre a un article ,les autres ont un article :

 L’évolution de l’écriture

 L’évolution de l’orthographe

Ces principes simples facilitent la lecture et donnent au texte une certaine

fluidité
Procès-verbal
 Le procès-verbal est un témoignage écrit et formel à
caractère authentique de ce qui selon la jurisprudence , a été
fait ,dit ou constaté.
 Il est soumis à une forme réglementaire .Il est destiné à
servir éventuellement de preuve devant les juridictions du
droit public ou privé .
 Le P V peut être établi par d’autres personnes que les
fonctionnaires de l’Etat ,à différentes occasions ,dans des
domaines variés .
suite
 Lors d’assemblées statutaires ou réglementaires, le document
rédigé est un compte rendu appelé PV.
 Il constitue une preuve de ce qui a été dit et du respect des
formalités obligatoires.
 Par ailleurs ,le PV des commissions est soumis à une
approbation par la même assemblée lors de la réunion
suivante
Les caractéristiques du procès-verbal

 La rédaction du PV
 En raison de son caractère authentique elle doit être très
précise .
 Elle se présente sous la forme d’un exposé objectif de
faits précis et exacts.
 Le destinataire du procès-verbal
 Le PV s’adresse à plusieurs personnes en vue d’une
information .
Les mentions obligatoires du PV
Le timbre
Les participants

 Le lieu et la date
les excusés

L’heure d’ouverture de la séance

les absents
L’ordre du jour et les représentés
Le président de la séance

L’heure de clôture de la séance

Le plan du procès-verbal
Le plan du procès-verbal comporte 3 parties
1.L’entrée en matière qui fixe la nature et l’objet du PV:
 Date ,

 heure et lieu,

 Objet,

 Mention de la nature du document (procès-verbal)

 Énumération des personnes présentes ,excusées , absentes ou

représentées, suivies éventuellement de leur titre ou

qualité( pour les PV d’assemblées)
Suite

2.Le développement qui relate avec précision les faits

constatés
 Les faits constatés,

 questions traitées (inscrites ou non à l’ordre du jour)

 Les conséquences ,

 les solutions proposées et /ou adoptées.

 Le développement peut prendre la forme:

 D’une transcription littérale des faits constatés et des

débats
suite

3.La conclusion qui résume les faits constatés ou les

différents points traités

 Dans le cas d’une réunion, la conclusion se borne à préciser l’

heure de la clôture de la séance et à mentionner l’épuisement
des questions portées à l’ordre du jour
Les différents types de procès-verbaux
Selon la destination du procès-verbal on distingue :
 Le PV d’enquête d’un agent ,d’un officier de police, le

constat d’un huissier,

 L’acte authentique d’un notaire ,

 Le procès-verbal d’affaires ,fréquent dans la gestion des

sociétés et des associations (assemblées générales, conseil

d’administration etc. )
 Le PV administratif rédigé par un fonctionnaire

représentant son administration

Le rapport

 Document administratif, le rapport sert à préparer le

futur en proposant une solution à un problème.
 Il est en principe rédigé par un subordonné à
l’attention d’une autorité supérieure habilitée à
prendre la décision.
Les caractéristiques du rapport
 Le destinataire du rapport
Le rapport s’adresse le plus souvent , à un responsable hiérarchique
 Les mentions obligatoires
 Le timbre

 La date

 L’objet: celui ci indique le sujet du rapport

 Le ou les destinataires

 Les références: documents auxquels se référent le rapport

 La présentation du rapport respecte la norme en vigueur dans

l’administration .
Suite

 Le rédacteur du rapport
Le rédacteur prend position puisqu’il va par sa démonstration
argumentée :
 tenter de faire adhérer le destinataire ,

 au bien-fondé des idées émises

 et à la solution proposée.
Suite

Plan du rapport
Le rapport suit un plan analytique
 L’introduction

Elle annonce brièvement et clairement la question Le rédacteur du

rapport pose les termes et les limites de la question qu’il va
aborder.
 Le développement qui comprend en général trois parties:

L’exposé ou sont énoncées les données objectives ,les faits, les

procédures ,la situation;
suite
L’examen ,partie critique et constructive ,élément essentiel du
rapport dont l’élaboration et la rédaction sont très importantes.
L’examen sera conduit comme un raisonnement mathématique à
partir d’une argumentation rigoureuse ;
Les propositions découlent du raisonnement et de la démonstration;
 La conclusion
Clairement formulée elle rappelle brièvement que la ou les solutions
proposées permettent de résoudre efficacement la question initiale
Suite

 Les différents types de rapport

 Le rapport d’accident
 Le rapport relatif aux résultats d’enquête
 Le rapport de situation
 Le rapport de stage
 Le rapport de conseil d’administration
 Le rapport d’activité.
La circulaire

 De portée collective la circulaire, document non

réglementaire , a pour objectif de préciser les
modalités pratiques d’application d’une réglementation
en vue de faciliter l’action des agents d’application
Les caractéristiques de la circulaire
 Le destinataire de la circulaire
 La circulaire s’adresse à tous les agents administratifs afin qu’ils puissent
appliquer les directives émises.
 La présentation de la circulaire
 La circulaire est soumise aux règles de la présentation administrative
 Les mentions obligatoires d’une circulaire
 Objet
 Date
 Émetteur( timbre)
 Destinataire
 signature
Suite

 Le rédacteur d’une circulaire

 La circulaire émane du chef suprême de l’administration :le
Premier ministre, les ministres .
 Le plan de la circulaire
 La circulaire est une reformulation synthétique de décrets et
de lois .
 elle adopte donc le plan des textes et des lois qui en sont à
l’origine.
L’instruction
 L’instruction de portée collective comme la circulaire , a un
caractère contraignant puisqu’elle fixe les prescriptions
établissant pour les services les règles, les mécanismes et les
modalités d’application des textes législatifs et réglementaires.
Comme la circulaire , l’instruction n’est pas un texte
règlementaire
Les caractéristiques de l’instruction
 Le destinataire de l’instruction
 L’instruction s’adresse à tous les agents administratifs
 La présentation de l’instruction
 L’instruction est soumise aux règles de présentation administrative
 Les mentions obligatoires
 Émetteur
 Numéro d’enregistrement
 Date
 Objet
 signature
suite
 Le plan de l’instruction
 Le plan répond aux questions suivantes :
 1.de quoi s’agit ‘il ?
 Présentation d’un objet très détaillé
 2 . Quelle est la loi qui régit la prise de décision?
 Rappel du contexte juridique, des lois
suite
 3 . Quels sont les faits ?
 Rappel des faits qui ont conduit à la décision dans l’ordre
chronologique
 4. quelle est la conclusion apportée par l’analyse des
faits et par l’étude des lois ?
 Exposé de l’instruction
Le bordereau
 Le bordereau se désigne communément par « bordereau
d’envoi» ou « bordereau de transmission » .
 C’est un document simple pour véhiculer les pièces
d’administration à administration ou de service à service .
 Il constitue un accusé de réception qui sera renvoyé à
l’expéditeur
Les caractéristiques du bordereau

 La présentation du bordereau
Ce document se présente de plus en plus sous la forme
d’une simple feuille ou d’une demi page à laquelle sont
attachées les pièces jointes .
Le texte est réparti en trois colonnes :
 la désignation des pièces ,

 L’indication du nombre de pièces

 Les observations
suite
 Les mentions obligatoires
 Le timbre
 La suscription mentionnant le service expéditeur et le service
destinataire
 La date
 La signature
 Le but du bordereau
 Le but du bordereau sera mentionné dans la colonne des
observations et sera précisé à l’aide de locutions suivantes :
La fiche de transmission
 La fiche de transmission permet d’orienter très rapidement le
document vers son destinataire .
 A la différence du bordereau, elle ne permet pas d’en
conserver la trace
 Avec le développement du courrier électronique ,la fiche de
transmission , réalisée sur support papier , permet au
destinataire , sans avoir recours à la messagerie de contrôler
la circulation des informations Cependant ce document est en
voie de disparition
Les locutions utilisées dans l’administration
 Pour signature :utilisation de cette locution lors d’un projet
soumis à la signature
 Pour information :pièce transmise pour transmettre des
informations à un destinataire
 Pour attribution: document dont on se dessaisit mais qui doit
être traité par le destinataire.
 En communication : formule suivie de la mention « pour avis
ou pour étude » :le document joint doit être renvoyé à
l’expéditeur après consultation.
suite
 Pour suite à donner : document transmis au destinataire afin
qu’il prépare la réponse pour la hiérarchie
 Pour élément de réponse : transmission par le destinataire
des éléments nécessaires sur les points de sa compétence afin
de permettre à l’expéditeur de rédiger la réponse
JE VOUS REMERCIE POUR VOTRE
AIMABLE ATTENTION
Structurez vos écrits administratifs
 Structurer son raisonnement est indispensable au rédacteur
pour accomplir deux phases distinctes de son travail:
 1. Tout d’abord ,analyser des données et tirer des idées ;
 2. puis classer ces idées et en faire la synthèse pour
trouver la réponse à une question ;
 Ensuite communiquer cette réponse en sélectionnant et en
articulant ses idées de la manière la plus logique et la plus
convaincante possible.
Suite

 1. Structurer pour mieux comprendre

 Pour comprendre et retenir des idées ,le cerveau humain les
regroupe selon une certaine logique.
 Le cerveau travaille par association et enchainement de
concepts .Lorsqu'il est confronté à une longue liste
d’informations, le cerveau humain va automatiquement
chercher à les structurer en ensembles homogènes d’éléments
proches ou semblables.
suite
 1.2 structurer pour mieux retenir
 L’ expérience montre qu’il est plus est plus facile de mémoriser des
éléments lorsque le nombre de notions est relativement faible.
 Ainsi la mémoire à court terme est limitée en moyenne à 5 éléments
sans liens entre eux .
 Ce nombre augmente quand ces éléments sont liés logiquement;
 Le regroupement de lettres en mots fait passer la mémorisation de 5 à
17 mots en moyenne .Le regroupement améliore donc la mémorisation
car le cerveau mémorise des catégories d’informations .
suite
 1.3 Structurer pour mieux maitriser l’information.
 Ainsi ,pour mieux comprendre et pour mieux retenir ,nous
structurons instinctivement les informations que nous
recevons.
suite
 La communication
Durant la phase de communication, le rédacteur s’efforce de
mettre au point une structure qui permettra au destinataire
 De comprendre plus facilement le raisonnement du rédacteur

et ses priorités .
 Mieux retenir les idées énoncées

 Le rédacteur doit ordonner ses idées de manière ce qu’elle

s’enchainent et se complètent
Suite
2.Structurer pour mieux analyser
 2.1 Structurer les données

 Cette étape va permettre de mettre de l’ordre dans les informations

dont le rédacteur dispose.

 Un travail de synthèse s’impose afin de dégager l’idée maitresse

 Celle ci résume la masse d’informations initiales .

 Comme si l’on pouvait dire:

 « en bref ce qui compte, c’est… » ou

 « En résumé ,toutes ces informations amènent à penser que…

suite
 Consolider la structure
 Pour parachever la structure d’une communication, il y a trois
règles à observer:
 1. Organiser les groupes, La clarté d’un document dépend en
grande partie de l’ordre dans lequel les idées sont énoncées.
 2. Chercher l’efficacité avant tout,
 3. Vérifier la cohérence de la structure finale.
1. Organiser les groupes (suite)

Ordonner les idées à l’intérieur de chaque groupe:

Plusieurs critère sont possibles :
 Ordre de taille :population ,PNB ,effectif, volume des ventes…

 Ordre d’importance: président ,directeur général ,directeur

général adjoint directeur de division…,

 Ordre de priorité : en premier la recommandation la plus

urgente ou celle qui a le plus d’impact …

 Séquence chronologique :production ,emballage ,livraison…

 Séquence géographique :pays du Maghreb ,de l’union

européenne…
suite
 2. Chercher l’efficacité avant tout
 Plus une communication est claire et directe plus elle est
efficace.
 Ainsi convient-il de:
 Formuler tous ses arguments uniquement en fonction de
l’objectif .
 Sacrifier les détails au mieux les mettre en annexe ;
L’argumentation et ses outils
L’argumentation et ses outils

• Un argument permet de
justifier une idée, de prouver
son bien-fondé ou au
contraire de la réfuter. Il est
Qu’est-ce qu’un la preuve que ce que l’on
écrit est vrai et juste.
argument ? • Un argument peut être :
- Un fait,
- une idée
• Cependant, pour prouver le
bien fondé de ses
arguments, il faut faire la
différence entre les faits et
les opinions.
Etablir la différence entre un fait et une opinion.

 Qu’est ce qu’un fait ?

 C’est une réalité admise par tous.
 C’est une réalité objective .
 Exemple :les algériens sont des maghrébins .
 Qu’est qu’une opinion ?
 Un jugement qui n’engage que son auteur
 Une opinion est par nature subjective car elle porte sur
quelque chose ou quelqu’un un point de vue personnel
 Exemple: L’ALGERIE est le plu beau pays d’AFRIQUE .
Typologie des arguments
 Les arguments les plus fréquemment utilisés sont:
 Les arguments par la règle de justice
 La règle de justice ,qui impose de traiter les choses
semblables de la même manière et de réserver à des choses
différentes un traitement différent .
Suite
Le genre et l’espèce
1. argument par le genre :

Celui-ci consiste à attribuer à une espèce les propriétés du genre dont elle

fait partie .
Par exemple,
 pour montrer qu’ on ne peut faire une confiance absolue à un dirigeant

politique quels que soient son charisme et sa compétence, on fera appel «

au genre humain » dont il fait partie
« Tout ministre qu’il soit, ce n’est après tout qu’un homme avec ses

faiblesses et ses défauts »

suite
 2. l’argumentation par l’espèce:
 Inversement celle-ci mettra en évidence la spécificité de
l’individu, qui lui permet d’être différent des autres éléments
du même genre :
 Exemple
 « ne perdez pas de vue que ce ministre a toujours fait preuve
de qualités exceptionnelles et qu’il a toujours géré son
département avec une compétence rare »
Suite
 3.Argument à pari :
 Celui-ci est invoqué pour demander que deux éléments

semblables soient traités de la même façon.

 Cet argument est le plus souvent invoqué pour lutter contre

les situations d’exception et les traitements discriminatoires:

 Exemple

« si les hommes ont le droit de vote ,les femmes doivent

également l’avoir: ce sont des citoyens à part entière . »
suite
 4. L’argument à contrario, par contre, considère
que les éléments distincts doivent recevoir un
traitement distinct :
 « le vol est la soustraction frauduleuse de la chose
d’autrui L’occupation illicite d’un immeuble n’est donc
pas un vol puisqu’elle n’entraine aucune soustraction
suite
 5. Les arguments par la proportion
 L’argument à fortiori construit un rapport hiérarchique entre

deux éléments pour justifier que la règle applicable au plus

petit soit également appliquée au plus grand.
 Cet argument ,très fréquent ,utilise la hiérarchie quantitative

ou qualitative:
Exemples :« si le meurtre est puni de telle peine , l’assassinat
doit être sanctionnée plus lourdement encore . »
« qui vole un œuf vole un bœuf. »
Suite
 6. L’argument à minori ,moins fréquent et plus
délicat à manier, considère que ce qui vaut pour le
plus vaut pour le moins:
 Exemple:
 « la compagnie aérienne permet d’emporter 30 kg de
bagages sans surtaxe. Je ne devrai donc pas payer de
supplément pour cette petite valise »
Suite
 7. L’analogie est une ressemblance établie entre deux ou
plusieurs réalités différentes.
 Le raisonnement par analogie ,part de cette ressemblance
pour conclure à une autre ressemblance .
 Le plus souvent l’analogie correspond au schémas suivant:
 L objet A a les propriétés a ,b, c, d .
 L’objet B a les propriétés a, b, c .
 Donc l’objet B a également la propriété d
SUITE
 Plus il y a de points communs déjà constatés entre l’objet A et
l’objet B plus l’analogie sera pertinente, et vice-versa .
 Par exemple:
 l’argument selon lequel « telle substance chimique doit être
nocive pour l’homme puisqu’elle l’est pour des rats de
laboratoires . » est généralement admis par les scientifiques
du fait que les réactions physiologiques constatées chez le rat
sont dans de nombreux cas identiques à celles du corps
humain.
Suite
 8. L’argument par l’exemple :
 permet d’établir la valeur d’une réalité ou d’un comportement
par une énumération de cas particuliers :
 Exemple :tel comportement est admissible puisqu’il est celui
de X ,de Y et de Z .
 La faiblesse de cet argument est évidente D’abord le recours à
un cas particulier prouve seulement la réalité d’un cas
particulier !ensuite ce n’est pas parce qu’un comportement est
généralisé qu’il est pour autant opportun et défendable
suite
 9. L’argument par le modèle valorise une action une
thèse ou un comportement en faisant référence à une
vedette ,un héros ,un modèle de vie ,cet argument table
sur le besoin d’imitation du modèle.
 Exemple :actrice de cinéma pour le savon lux ou le cow-
boy Marlboro .
suite
 10 .L’argument d’autorité a pour but de justifier une
thèse en se basant sur la qualité de celui qui l’a émise .
 Le fait avancé à titre de preuve est l’opinion d’une personne
ou d’un groupe ,présentés comme savants compétents qui
vont garantir la véracité de la thèse énoncée .
 Par exemple: « Freud » , « Einstein » , «Aristote »
 Les proverbes ,maximes et adages ,sont une forme
particulière d’argument d’autorité.
suite
 Ils tirent leur force persuasive aussi bien dans leur anonymat que dans
leur ancienneté .Ces deux caractères leur donne l’apparence de la vérité
 L’argument par le proverbe peut être contré par un autre proverbe .

 On trouvera sans difficulté le proverbe qui contredit clairement celui qui

est avancé .
 Il suffit de comparer!

 « prudence est mère de sureté » / « qui ne risque rien n’a rien » ;

 « qui dort dine »/« l’appétit vient en mangeant »

 « tel père tel fils »/« à père avare fils prodigue »

« les contraires s’attirent »/ « qui se ressemble s’assemble » .

Quelques outils de
l’argumentation
Utiliser des connecteurs logiques

- Première étape : d’abord, tout d’abord, en premier

lieu, premièrement …
– Deuxième étape : ensuite, puis, en second /
deuxième lieu, deuxièmement …
– Troisième étape … : en troisième lieu,
troisièmement …
– Dernière étape : Enfin, finalement, pour finir, pour
terminer, pour conclure …
L’expression de la cause
Prépositions :
A cause de,
en raison de ,
grâce à + un nom
Exemples : 
A cause de / En raison de la pluie, les récoltes sont mauvaises.
Grâce à l’ensoleillement, les raisins ont atteint leur maturité à temps.
–
Conjonction de coordination :

car + un verbe
Exemple : La récolte fut mauvaise car la pluie n’a pas cessé.
suite
Conjonction de subordination :
parce que,
puisque,
comme,
étant donné que + un verbe à l’indicatif
Exemples : La récolte sera mauvaise parce qu’ / puisqu’il ne
cesse de pleuvoir.
Comme / Etant donné que la pluie n’a pas cessé, la récolte fut
mauvaise.
L’expression de la conséquence
Conjonction:
 donc,

alors,

par conséquent,

en conséquence + un verbe à l’indicatif

Exemples :
Durant toute l’année, la pluie n’a pas cessé de tomber, donc les récoltes sont
mauvaises.
Comme la pluie est tombée en abondance cette année, alors / par conséquent les
raisins ont atteint leur maturité plus tôt que prévu.
Cause et conséquence sont étroitement liées. La cause engendre la conséquence.
L’expression du but
–Préposition
pour + nom
Exemple : Il cultive pour l’argent.

– Prépositions
pour,
afin de,
dans le but de + un infinitif
Exemples :
Il cultive donc / afin de / dans le but de gagner de l’argent.
suite
– Conjonctions de subordination :
pour ne pas,
de crainte de,
de peur de + un verbe à l’infinitif (Utilisées pour éviter un
événement)
Exemples : Il cultive pour ne pas / de peur de / de crainte de vivre dans la
misère.
Conjonction de subordination :
pour que, afin que+ un subjonctif
Exemples : Il cultive pour que / afin que sa famille s’alimente.
Classer les arguments et établir le plan du
développement
 Regrouper les arguments
 Une fois réunis tous les éléments de réflexion dont on dispose
,un premier travail consiste à regrouper les arguments
suivant un principe d’organisation logique:
 par exemple :les« avantages de la jeunesse » peuvent
faire l’objet des regroupements suivants:
 1. Avantages d’ordre physique:
 On est généralement en pleine possession de ses moyens
physiques,
 jeunesse et beauté sont souvent synonymes…
suite
 2. Avantages d’ordre intellectuel et psychologique
 On jouit de toutes ses facultés intellectuelles,
 On ne pense pas à la mort ni à la maladie ,
 Tout est nouveau, le monde est à découvrir ,
 On n’est pas confronté aux responsabilités souvent lourdes ,
 Le fait d’avoir « la vie devant soi » autorise bien des espoirs
suite
 3. Avantages d’ordre relationnel
 On se fait plus facilement pardonner ses erreurs ,qu’il est
toujours possible de mettre sur le compte de l’inexpérience ,
 On va volontiers vers les autres .
 remarque
 Ce travail sera plus facile si on a pris soin de numéroter
préalablement les idées .Ces regroupements d’arguments et
d’idées permettent la cohérence de chacune des partie du
développement
suite
 4. Etablir le plan
 A ce stade de la recherche ,on doit s’être informé sur la
question examinée :il convient à présent de trouver l’ordre
(disposition) dans lequel on présentera au lecteur les résultats
de sa réflexion ,dans un développement organisé en parties
bien distinctes pour être convaincant.
 On établit un plan détaillé ,qu’on ne perdra jamais de vue
pendant la rédaction .
 Ecrire le texte argumentatif: Les divisions du texte
suite

 L’introduction
 On ne doit jamais supposer connu du lecteur la question
examinée dans le développement: l’introduction a précisément
pour but de la lui exposer et de lui permettre de comprendre
le cheminement intellectuel que l’on propose de suivre .
suite
 Une fois le sujet défini ,un court paragraphe annonce
le plan du texte:
 Selon quelle méthode ,
 dans quel ordre la question sera-t-elle abordée ?
 La taille ,
 l’importance ,
 la chronologie…
suite
L’introduction doit demeurer « ouverte » on ne doit pas y
introduire d’éléments de réponse :ceux-ci n’apparaissent que
dans le développement et la conclusion .
 Toutes les pistes de réflexion annoncées dans l’introduction

doivent figurer dans le développement

Suite
Le développement
Il expose les idées et arguments dans l’ordre défini par le plan, lequel ne
doit jamais être perdu de vue: on évite ainsi toute digression dans des
domaines hors sujet .
A l’intérieur des parties du développement , chaque idée ou argument fait
l’objet d’un paragraphe distinct .
On passe de l’un à l’autre grâce à un mot de liaison .
Chaque paragraphe ne contient qu’une idée , qui doit être complètement
développée afin de ne pas se retrouver répétée ailleurs .
Suite
 La conclusion
 Elle exprime dans toutes ses nuances le jugement précis que
l’auteur de l’argumentation s’est fait sur la question examinée
 La conclusion résume , de préférence en une seule phrase
toutes les « conclusions partielles » que chaque partie du
développement a établies elle ne doit pas faire apparaitre des
idées qui n’auraient pas été présentées et justifiées dans le
développement .
Suite
Attention
 Il vaut mieux rédiger en dernier l’introduction et la

conclusion qui ne peuvent prendre forme que quand le

contenu du texte est définitif, et doivent être
particulièrement soignées
une introduction claire met le lecteur dans de bonnes
dispositions car elle lui facilite l’entrée dans le développement
et une conclusion de qualité le laisse après sa lecture
convaincu de la solidité de l’argument.
La formule de politesse
 La formule de politesse consiste en une seule
phrase et reprend obligatoirement la formule
d’appel.
 Elle tient compte du rapport hiérarchique
entre l’expéditeur et le destinataire.
LA PRÉÉCRITURE
Description générale

Il s’agit de fournir aux participants des stratégies

de préécriture , pour un style clair et simple.
L’étape «préécriture» est le moment où le rédacteur
s’interroge, réfléchit et rassemble des données sur
son public cible.
Cette étape permet d’organiser la pensée dans le
but de dresser les grandes lignes du texte.
Cet exercice intellectuel n’est pas une perte de
temps; au contraire, il fait épargner temps et
énergie lors des étapes ultérieures du processus
d’écriture.
Description générale

Il s’agit de fournir aux participants des stratégies de

préécriture , pour un style clair et simple.
L’étape «préécriture» est le moment où le rédacteur s’interroge,
réfléchit et rassemble des données sur son public cible.
Cette étape permet d’organiser la pensée dans le but de dresser
les grandes lignes du texte.
Cet exercice intellectuel n’est pas une perte de temps; au
contraire, il fait épargner temps et énergie lors des étapes
ultérieures du processus d’écriture.
 Avant d’écrire

Connaitre les objectifs

En fonction de l’objectif
Choisir:

Plan présentation mots phrases intérêt

humain
SUITE

Écrire est une activité mentale fort complexe.

Au cours de cette démarche d’écriture, le
rédacteur doit mobiliser ses connaissances,
ses habiletés de scripteur ainsi que ses
stratégies de rédaction.
suite

En effet, « L’écriture est avant tout un instrument de

création, d’exploration .
Avant d’être un produit, c’est un processus, grâce
auquel chacun de nous peut entrer en contact avec
son expérience, de la réalité, sa compréhension des
événements…»
Les étapes du processus d’écriture

La préécriture est la première étape du processus d’écriture. Au cours de cette

étape, vous devrez vous interroger et rassembler des données sur :
 Le sujet de la communication; (la problématique)
 Les caractéristiques du destinataire;
 Les besoins du destinataire;
 Le genre de document à rédiger;
 Le ou les buts visé(s) par le document;
 Les informations essentielles à transmettre;
 Les informations secondaires à transmettre;
 La façon dont ces informations seront ordonnées.
SUITE

Le rédacteur doit tout d’abord rassembler l’information

sur le sujet qu’il a à traiter.

 Consulter les écrits antérieurs les plus récents.

 Consulter d’autres spécialistes en la matière.
SUITE

Le rédacteur doit ensuite chercher à connaître les caractéristiques et les

besoins du destinataire.
 Qui lira ce document?

le supérieur hiérarchique ,un homologue ,tout le personnel?

 Dans quel objectif ?

 informer, résoudre un problème ;refuser une demande.

 Quelles sont leurs capacités de lecture?

 Ont-ils besoin d’être informés, d’être renseignés sur une démarche, de

faire valoir leurs droits, d’identifier des responsables ?

SUITE

Il est essentiel que le rédacteur effectue une recherche sérieuse sur les
caractéristiques et les besoins du lecteur.
En plus de lui fournir des indices sur les structures de phrases et les
mots à privilégier, cette recherche lui permettra de trouver le ton
approprié au public pour lequel il écrit.
Le rédacteur doit s’interroger sur le but du document à rédiger.
 Le document vise-t-il à informer, à motiver, à convaincre ou à

dissuader?
 Est-ce que le lecteur devra passer à l’action après avoir lu le

document?
SUITE

Le rédacteur doit s’interroger sur la nature du

document à rédiger.
 Quel genre de document a-t-il l’intention de produire?

 Sera-t-il bien adapté au public cible?

Il ne faut pas oublier que chaque type de document

(note, guide, rapport, dépliant etc.) commande une
structure et une façon d’écrire particulière.
SUITE

Le rédacteur aborde ensuite la recherche des idées sur le

sujet.
À partir du moment où le rédacteur connaît son sujet, il
peut avoir recours à des techniques pour trouver des
idées et les ordonner.
Exemple:
Le remue-méninges ou brainstorming suivi du plan et des
rédactions successives.
Les techniques de préécriture

Après s’être bien documenté sur le public cible, le

rédacteur doit franchir différentes étapes avant d’être
prêt à élaborer son premier brouillon.
 1re étape : le remue-méninges (inventaire des idées).

 2e étape : la sélection et l’ordonnance des idées.

 3e étape : l’élaboration d’un plan .

1re étape : Le remue-méninges

Le remue-méninges (brainstorming) est l’activité «par

laquelle, à partir du moment où l’on connaît son sujet,
on découvre les idées sur le sujet en exprimant
spontanément toutes celles qui nous viennent à l’esprit
sans les évaluer ».
 2e étape : la sélection et l’ordonnance
des idées

Une fois l’inventaire terminé, le rédacteur peut passer à

la sélection des idées afin de déterminer lesquelles sont
pertinentes.
Certaines idées contenues dans l’inventaire seront
supprimées parce qu’elles sont hors-sujet, alors que
d’autres mériteront d’être subdivisées parce qu’elles
sont trop globales.
SUITE

Après avoir complété le tri des idées, vous pouvez

commencer à leur donner un ordre d’importance en
fonction du sujet à traiter et des autres informations
recueillies sur le public cible .
Une évaluation des idées retenues lors de la sélection
vous permettra ensuite de commencer à les ordonner
selon leur importance et leur pertinence.
3e étape : l’élaboration d’un plan .

Pour vous aider à disposer les idées et à les organiser

selon leur importance, vous devez élaborer un plan.
Pour entamer la rédaction du texte le plus vite possible,
plusieurs rédacteurs ont l’habitude de faire un plan
dans leur esprit.
Certains réussissent à le retenir mentalement, surtout si
le texte à produire ne contient que quelques idées
principales à transmettre.
Le plan linéaire
Le plan linéaire

Le plan linéaire est sans doute la façon la plus connue

et la plus rationnelle de classer et d’ordonner les idées.
Une fois le remue-méninges fait, le rédacteur se
retrouve avec une série d’idées en vrac.
Il s’agit maintenant de classer ces idées selon leur lien
de parenté, de dégager celles qui lui paraissent plus
fortes (les idées principales) de celles qui servent
davantage à illustrer, à renforcer et à expliquer les
idées principales (les idées secondaires).
SUITE

Il s’agira ensuite de disposer ces idées dans un

ordre logique et aussi définitif que possible.

Commencez d’abord par écrire les idées principales.

Chacune d’elles sera le titre d’une partie du plan.
Les idées secondaires, elles, viendront se greffer à
l’une ou l’autre de ces idées principales.
Les rédactions successives

Pour faire ressortir le plus d’idées possible, il ne faut

pas qu’il fasse intervenir son jugement.
Il doit écrire rapidement sans se soucier pour l’instant:
 de l’ordre de ses pensées,

de la qualité de son style,

 du respect des règles de la syntaxe.

L’ECRITURE
suite

L’étape «écriture» est le moment où le rédacteur

transpose ses idées en phrases et en paragraphes.

À cette étape, il devrait consacrer toutes ses énergies à

transposer en phrases, les différents concepts qui
figurent dans le plan .
LES PARTIES DU TEXTE
L’introduction

L’introduction sert à :
- présenter le sujet, (la problématique) capter
l’attention du lecteur (mise en contexte),
- énoncer le but, l’intention du document,
 annoncer les idées contenues dans le développement.

L’introduction devrait avoir la forme d’une pyramide

inversée.
Le développement

Le développement contient toute l’information que le rédacteur

a jugé pertinente de transmettre au lecteur.
Le rédacteur doit alors suivre l’ordre de représentation des
idées établies à la lumière des données recueillies lors de la
première étape du processus d’écriture et annoncé lors de la
dernière étape de l’introduction.
La conclusion
Le rédacteur peut conclure de différentes façons selon le type
de document qu’il a à produire et selon l’intention qu’il poursuit.
La conclusion sert à :
synthétiser, renforcer certaines idées,
donner des renseignements importants,
tirer des conclusions,
suggérer des solutions,
poser des questions.
L’organisation logique
d’un paragraphe
SUITE

Pour être comprise, la phrase doit posséder une unité de sens.

Il en va de même du paragraphe, mais ici, nous parlerons davantage de
cohérence sémantique.
En général, un concept, une idée principale ne peut s’exprimer en une
seule phrase.
Selon la densité qu’elle possède, l’idée doit se développer en plusieurs
phrases organisées de façon à répondre à une structure logique.
Il ne faut jamais perdre de vue que le rédacteur écrit pour être lu et, en
ce sens, il lui faut se plier à certaines exigences de son public cible.
SUITE

Un paragraphe pour chaque idée et une idée dans chaque

paragraphe.
Il est possible que les caractéristiques du public cible obligent le
rédacteur à expliquer ou à illustrer une idée principale de sorte
qu’il vaudra mieux, pour alléger le texte, qu’il utilise un
deuxième paragraphe d’éclaircissement.
STRUCTURE DU PARAGRAPHE

IDÉE PRINCIPALE
EXPLICATION et ILLUSTRATION
ou
ILLUSTRATION et EXPLICATION
et
CONCLUSION et TRANSITION*

*La transition sert à préparer le lecteur à l’idée

principale du paragraphe suivant.
LES TRANSITIONS
suite

À l’oral, les transitions s’effectuent en partie grâce à l’intonation

et au langage non verbal de celui qui parle.
À l’écrit, le rédacteur doit avoir recours aux mots de transition
pour lier les phrases et les paragraphes entre eux.
Ces mots charnières conduisent le lecteur à travers les
méandres du raisonnement de l’auteur et l’aident à suivre la
progression des idées dans le texte.
Philippe Pigallet, auteur de «Écrire, mode d’emploi », dit qu’ils
sont des «clignotants» extrêmement pratiques.
Certaines expressions charnières peuvent servir à
introduire une nouvelle idée.

Exemples :
 Premièrement,

 en premier lieu,

 tout d’abord,

 à première vue.
Certaines expressions servent à développer ou à lier
deux idées.

Exemples
 ainsi,

 or,

 donc,

 en ce sens,

 à ce propos ,

 relativement à,
Certaines expressions servent à développer ou à
lier deux idées. (suite)

 pour ce qui est de,

 à la lumière de,
 sur ce point,
 à cet effet ,
 en outre.
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.

Exemples :
 d’autre part,

 malgré,

 en revanche,

 par ailleurs,

 néanmoins,

 cependant ,
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.(suite)

par contre,
toutefois,
sauf,
en dépit de.
L’expression «en dépit de» sert à remplacer le
«nonobstant» quelque peu recherché et surtout utilisé
dans le langage juridique.
Certaines expressions marquent un rapport de cause ou
de conséquence entre deux idées.

Exemples:
 à cette fin ,

 c’est pourquoi ,

 en conséquence ,

 par conséquent ,

 à cause de,

 pour cette raison ,

 compte tenu de ,

 étant donné ,

en effet.
Enfin, certaines expressions servent à conclure.

Exemples:
en somme ,
en dernier lieu ,
en résumé ,
en dernière analyse,
en définitive,
en fin de compte.
LES CONSTITUANTS D’UNE
PHRASE
Elle doit avoir du sens :

La phrase est un assemblage logiquement et

grammaticalement organisé en vue d’exprimer une idée
complète. Elle doit répondre à certains critères :

 Elle doit avoir du sens :

Exemple :
Nous devons rédiger de façon claire et simple.
Elle doit comporter l’énoncé complet d’une idée :

 Exemple:
Les textes rédigés dans un style clair et simple sont
facilement compréhensibles.

Elle doit au moins contenir un sujet et un verbe :

Exemple:
Sujet Verbe
(Le fonctionnaire) (rédige).
Elle doit avoir une structure complète :

 Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une
phrase : « Parce qu’il est plus simple »
Il faut écrire : « Le dépliant se lit mieux parce qu’il est plus
simple. »
Cet énoncé constitue une phrase parce que la structure est
complète.
Elle doit avoir au moins un verbe «personnel» :

 Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une phrase
« Réécrire ce dépliant »
Il faut écrire : « L’équipe des communications devra réécrire
ce dépliant. »
Elle doit se terminer par une ponctuation forte :

 le point,
 le point-virgule,

 les deux points,

 le point d’exclamation:

Exemples : « Il faut trouver le mot juste. Le texte de ce

dépliant est complexe; il sera difficile à comprendre. »
LES STRUCTURES DE PHRASES À
PRIVILÉGIER DANS UN STYLE
CLAIR ET SIMPLE
I. Choisissez plus souvent la voix active : elle est
beaucoup plus directe ,que la voix passive.
 Voix active : le sujet fait l’action exprimée par le verbe
Exemple:
Le personnel du ministère rédige des textes dans un style clair
et simple.
 Voix passive : le sujet «subit» l’action exprimée par le verbe.

Exemple : Des textes écrits dans un style clair et simple sont

rédigés par le personnel du ministère.
LA PRÉÉCRITURE
Description générale

Il s’agit de fournir aux participants des stratégies

de préécriture , pour un style clair et simple.
L’étape «préécriture» est le moment où le rédacteur
s’interroge, réfléchit et rassemble des données sur
son public cible.
Cette étape permet d’organiser la pensée dans le
but de dresser les grandes lignes du texte.
Cet exercice intellectuel n’est pas une perte de
temps; au contraire, il fait épargner temps et
énergie lors des étapes ultérieures du processus
d’écriture.
Description générale

Il s’agit de fournir aux participants des stratégies de

préécriture , pour un style clair et simple.
L’étape «préécriture» est le moment où le rédacteur s’interroge,
réfléchit et rassemble des données sur son public cible.
Cette étape permet d’organiser la pensée dans le but de dresser
les grandes lignes du texte.
Cet exercice intellectuel n’est pas une perte de temps; au
contraire, il fait épargner temps et énergie lors des étapes
ultérieures du processus d’écriture.
 Avant d’écrire

Connaitre les objectifs

En fonction de l’objectif
Choisir:

Plan présentation mots phrases intérêt

humain
SUITE

Écrire est une activité mentale fort complexe.

Au cours de cette démarche d’écriture, le
rédacteur doit mobiliser ses connaissances,
ses habiletés de scripteur ainsi que ses
stratégies de rédaction.
suite

En effet, « L’écriture est avant tout un instrument de

création, d’exploration .
Avant d’être un produit, c’est un processus, grâce
auquel chacun de nous peut entrer en contact avec
son expérience, de la réalité, sa compréhension des
événements…»
Les étapes du processus d’écriture

La préécriture est la première étape du processus d’écriture. Au cours de cette

étape, vous devrez vous interroger et rassembler des données sur :
 Le sujet de la communication; (la problématique)
 Les caractéristiques du destinataire;
 Les besoins du destinataire;
 Le genre de document à rédiger;
 Le ou les buts visé(s) par le document;
 Les informations essentielles à transmettre;
 Les informations secondaires à transmettre;
 La façon dont ces informations seront ordonnées.
SUITE

Le rédacteur doit tout d’abord rassembler l’information

sur le sujet qu’il a à traiter.

 Consulter les écrits antérieurs les plus récents.

 Consulter d’autres spécialistes en la matière.
SUITE

Le rédacteur doit ensuite chercher à connaître les caractéristiques et les

besoins du destinataire.
 Qui lira ce document?

le supérieur hiérarchique ,un homologue ,tout le personnel?

 Dans quel objectif ?

 informer, résoudre un problème ;refuser une demande.

 Quelles sont leurs capacités de lecture?

 Ont-ils besoin d’être informés, d’être renseignés sur une démarche, de

faire valoir leurs droits, d’identifier des responsables ?

SUITE

Il est essentiel que le rédacteur effectue une recherche sérieuse sur les
caractéristiques et les besoins du lecteur.
En plus de lui fournir des indices sur les structures de phrases et les
mots à privilégier, cette recherche lui permettra de trouver le ton
approprié au public pour lequel il écrit.
Le rédacteur doit s’interroger sur le but du document à rédiger.
 Le document vise-t-il à informer, à motiver, à convaincre ou à

dissuader?
 Est-ce que le lecteur devra passer à l’action après avoir lu le

document?
SUITE

Le rédacteur doit s’interroger sur la nature du

document à rédiger.
 Quel genre de document a-t-il l’intention de produire?

 Sera-t-il bien adapté au public cible?

Il ne faut pas oublier que chaque type de document

(note, guide, rapport, dépliant etc.) commande une
structure et une façon d’écrire particulière.
SUITE

Le rédacteur aborde ensuite la recherche des idées sur le

sujet.
À partir du moment où le rédacteur connaît son sujet, il
peut avoir recours à des techniques pour trouver des
idées et les ordonner.
Exemple:
Le remue-méninges ou brainstorming suivi du plan et des
rédactions successives.
Les techniques de préécriture

Après s’être bien documenté sur le public cible, le

rédacteur doit franchir différentes étapes avant d’être
prêt à élaborer son premier brouillon.
 1re étape : le remue-méninges (inventaire des idées).

 2e étape : la sélection et l’ordonnance des idées.

 3e étape : l’élaboration d’un plan .

1re étape : Le remue-méninges

Le remue-méninges (brainstorming) est l’activité «par

laquelle, à partir du moment où l’on connaît son sujet,
on découvre les idées sur le sujet en exprimant
spontanément toutes celles qui nous viennent à l’esprit
sans les évaluer ».
 2e étape : la sélection et l’ordonnance
des idées

Une fois l’inventaire terminé, le rédacteur peut passer à

la sélection des idées afin de déterminer lesquelles sont
pertinentes.
Certaines idées contenues dans l’inventaire seront
supprimées parce qu’elles sont hors-sujet, alors que
d’autres mériteront d’être subdivisées parce qu’elles
sont trop globales.
SUITE

Après avoir complété le tri des idées, vous pouvez

commencer à leur donner un ordre d’importance en
fonction du sujet à traiter et des autres informations
recueillies sur le public cible .
Une évaluation des idées retenues lors de la sélection
vous permettra ensuite de commencer à les ordonner
selon leur importance et leur pertinence.
3e étape : l’élaboration d’un plan .

Pour vous aider à disposer les idées et à les organiser

selon leur importance, vous devez élaborer un plan.
Pour entamer la rédaction du texte le plus vite possible,
plusieurs rédacteurs ont l’habitude de faire un plan
dans leur esprit.
Certains réussissent à le retenir mentalement, surtout si
le texte à produire ne contient que quelques idées
principales à transmettre.
Le plan linéaire
Le plan linéaire

Le plan linéaire est sans doute la façon la plus connue

et la plus rationnelle de classer et d’ordonner les idées.
Une fois le remue-méninges fait, le rédacteur se
retrouve avec une série d’idées en vrac.
Il s’agit maintenant de classer ces idées selon leur lien
de parenté, de dégager celles qui lui paraissent plus
fortes (les idées principales) de celles qui servent
davantage à illustrer, à renforcer et à expliquer les
idées principales (les idées secondaires).
SUITE

Il s’agira ensuite de disposer ces idées dans un

ordre logique et aussi définitif que possible.

Commencez d’abord par écrire les idées principales.

Chacune d’elles sera le titre d’une partie du plan.
Les idées secondaires, elles, viendront se greffer à
l’une ou l’autre de ces idées principales.
Les rédactions successives

Pour faire ressortir le plus d’idées possible, il ne faut

pas qu’il fasse intervenir son jugement.
Il doit écrire rapidement sans se soucier pour l’instant:
 de l’ordre de ses pensées,

de la qualité de son style,

 du respect des règles de la syntaxe.

L’ECRITURE
suite

L’étape «écriture» est le moment où le rédacteur

transpose ses idées en phrases et en paragraphes.

À cette étape, il devrait consacrer toutes ses énergies à

transposer en phrases, les différents concepts qui
figurent dans le plan .
LES PARTIES DU TEXTE
L’introduction

L’introduction sert à :
- présenter le sujet, (la problématique) capter
l’attention du lecteur (mise en contexte),
- énoncer le but, l’intention du document,
 annoncer les idées contenues dans le développement.

L’introduction devrait avoir la forme d’une pyramide

inversée.
Le développement

Le développement contient toute l’information que le rédacteur

a jugé pertinente de transmettre au lecteur.
Le rédacteur doit alors suivre l’ordre de représentation des
idées établies à la lumière des données recueillies lors de la
première étape du processus d’écriture et annoncé lors de la
dernière étape de l’introduction.
La conclusion
Le rédacteur peut conclure de différentes façons selon le type
de document qu’il a à produire et selon l’intention qu’il poursuit.
La conclusion sert à :
synthétiser, renforcer certaines idées,
donner des renseignements importants,
tirer des conclusions,
suggérer des solutions,
poser des questions.
L’organisation logique
d’un paragraphe
SUITE

Pour être comprise, la phrase doit posséder une unité de sens.

Il en va de même du paragraphe, mais ici, nous parlerons davantage de
cohérence sémantique.
En général, un concept, une idée principale ne peut s’exprimer en une
seule phrase.
Selon la densité qu’elle possède, l’idée doit se développer en plusieurs
phrases organisées de façon à répondre à une structure logique.
Il ne faut jamais perdre de vue que le rédacteur écrit pour être lu et, en
ce sens, il lui faut se plier à certaines exigences de son public cible.
SUITE

Un paragraphe pour chaque idée et une idée dans chaque

paragraphe.
Il est possible que les caractéristiques du public cible obligent le
rédacteur à expliquer ou à illustrer une idée principale de sorte
qu’il vaudra mieux, pour alléger le texte, qu’il utilise un
deuxième paragraphe d’éclaircissement.
STRUCTURE DU PARAGRAPHE

IDÉE PRINCIPALE
EXPLICATION et ILLUSTRATION
ou
ILLUSTRATION et EXPLICATION
et
CONCLUSION et TRANSITION*

*La transition sert à préparer le lecteur à l’idée

principale du paragraphe suivant.
LES TRANSITIONS
suite

À l’oral, les transitions s’effectuent en partie grâce à l’intonation

et au langage non verbal de celui qui parle.
À l’écrit, le rédacteur doit avoir recours aux mots de transition
pour lier les phrases et les paragraphes entre eux.
Ces mots charnières conduisent le lecteur à travers les
méandres du raisonnement de l’auteur et l’aident à suivre la
progression des idées dans le texte.
Philippe Pigallet, auteur de «Écrire, mode d’emploi », dit qu’ils
sont des «clignotants» extrêmement pratiques.
Certaines expressions charnières peuvent servir à
introduire une nouvelle idée.

Exemples :
 Premièrement,

 en premier lieu,

 tout d’abord,

 à première vue.
Certaines expressions servent à développer ou à lier
deux idées.

Exemples
 ainsi,

 or,

 donc,

 en ce sens,

 à ce propos ,

 relativement à,
Certaines expressions servent à développer ou à
lier deux idées. (suite)

 pour ce qui est de,

 à la lumière de,
 sur ce point,
 à cet effet ,
 en outre.
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.

Exemples :
 d’autre part,

 malgré,

 en revanche,

 par ailleurs,

 néanmoins,

 cependant ,
Certaines expressions servent à opposer deux
idées.(suite)

par contre,
toutefois,
sauf,
en dépit de.
L’expression «en dépit de» sert à remplacer le
«nonobstant» quelque peu recherché et surtout utilisé
dans le langage juridique.
Certaines expressions marquent un rapport de cause ou
de conséquence entre deux idées.

Exemples:
 à cette fin ,

 c’est pourquoi ,

 en conséquence ,

 par conséquent ,

 à cause de,

 pour cette raison ,

 compte tenu de ,

 étant donné ,

en effet.
Enfin, certaines expressions servent à conclure.

Exemples:
en somme ,
en dernier lieu ,
en résumé ,
en dernière analyse,
en définitive,
en fin de compte.
LES CONSTITUANTS D’UNE
PHRASE
Elle doit avoir du sens :

La phrase est un assemblage logiquement et

grammaticalement organisé en vue d’exprimer une idée
complète. Elle doit répondre à certains critères :

 Elle doit avoir du sens :

Exemple :
Nous devons rédiger de façon claire et simple.
Elle doit comporter l’énoncé complet d’une idée :

 Exemple:
Les textes rédigés dans un style clair et simple sont
facilement compréhensibles.

Elle doit au moins contenir un sujet et un verbe :

Exemple:
Sujet Verbe
(Le fonctionnaire) (rédige).
Elle doit avoir une structure complète :

 Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une
phrase : « Parce qu’il est plus simple »
Il faut écrire : « Le dépliant se lit mieux parce qu’il est plus
simple. »
Cet énoncé constitue une phrase parce que la structure est
complète.
Elle doit avoir au moins un verbe «personnel» :

 Exemple :
On ne peut pas considérer l’énoncé suivant comme une phrase
« Réécrire ce dépliant »
Il faut écrire : « L’équipe des communications devra réécrire
ce dépliant. »
Elle doit se terminer par une ponctuation forte :

 le point,
 le point-virgule,

 les deux points,

 le point d’exclamation:

Exemples : « Il faut trouver le mot juste. Le texte de ce

dépliant est complexe; il sera difficile à comprendre. »
LES STRUCTURES DE PHRASES À
PRIVILÉGIER DANS UN STYLE
CLAIR ET SIMPLE
I. Choisissez plus souvent la voix active : elle est
beaucoup plus directe ,que la voix passive.
 Voix active : le sujet fait l’action exprimée par le verbe
Exemple:
Le personnel du ministère rédige des textes dans un style clair
et simple.
 Voix passive : le sujet «subit» l’action exprimée par le verbe.

Exemple : Des textes écrits dans un style clair et simple sont

rédigés par le personnel du ministère.