COURS DE REDACTIONS

ADMINISTRATIVES

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INTRODUCTION
On entend souvent parler de correspondance administrative, de rédaction ou
encore courrier administrative.

Ces expressions (correspondance administrative, de rédaction ou encore courrier

administrative) désignent la même chose.

Soit un document (lettre, compte rendu, note de service, communiqué …)

préparé et expédié ou reçu par une administration.

Soit l’ensemble des documents à expédier (correspondance ou courrier/départ),

ou l’ensemble des documents reçus (correspondance ou courrier/arrivée.

Quant à l’expression correspondance administrative, elle peut être définie de

deux façons :

- La première acceptation désigne la façon de rédiger

- La seconde renvoie à l’ensemble des documents rédigés par
administration publique.
- La deuxième signification de l’expression correspondance administrative
permet de rapprocher les trois expressions : correspondance administrative,
rédaction administrative ou courrier administrative qui sont synonymes
lorsqu’elles désignent l’ensemble des documents rédigés par
administration.
c’est cette deuxième expressions qui sera retenue et développée en premier
lieu.

Ainsi, quelle peut être la forme de l’expression écrite de l’administration ?

Quelle est la qualité de la correspondance administrative ?

Ou quel est le caractère de la correspondance administrative ?

Dans un second temps, il s’agira de considérer son sens (l’ensemble des

documents de l’administration) qui sont les supports du message de
l’information administrative).

La forme de l’expression écrite de l’administration de l’état tient à un

ensemble de considérations que celle-ci nourrit en raison de sa nature et de sa
mission.

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Du point de vue nature, l’administration est la représentante de l’Etat
souverain. En tant que telle, ses faits, gestes et propos doivent ressembler à
ceux du souverain et en revêtir la dignité.

Quant à sa mission, c’est celle que le souverain lui confie. Il s’agit de la

gestion de l’intérêt général (satisfaction et sauvegarde de l’intérêt général).

Pour servir l’intérêt général et être perçu par le citoyen (sujet) comme
serviteur de l’intérêt général.

L’Administration devra fonctionner en tenant compte de certaines conditions

de forme dans l’expression.

Ces conditions varient selon qu’il s’agit du fonctionnement interne des

structures ou que celles-ci sont en relation avec leur environnement externe,
proche ou lointain.

Dans le fonctionnement interne, la condition de forme essentielle est le

respect de la hiérarchie (parce qu’il s’agit de relation entre supérieur et
subordonné) ; le respect de la hiérarchie garantit l’ordre de la discipline qui
conditionne l’efficacité.

Dans ses relations avec l’extérieur, la condition de forme en sera en toute

circonstance et notamment dans les écrits, le respect de la responsabilité,
l’objectivité, la courtoisie et la précision.

Les considérations de responsabilité, l’objectivité, la courtoisie et la précision

expliquent la prudence avec l’administration choisit les termes et les
formulations pour écrire. Ces considérations sont aussi le fondement de la
recherche de l’information vraie, du souci d’exactitude.

Après les soucis et les considérations qui amènent l’administration à écrire

comme elle le fait et qui sont désignés(es) par les expressions « qualité de la
rédaction » ou « caractère de la rédaction », il faut ensuite considérer les
documents qui résultent de son activité d’écrire, lesquels documents
constituent les supports de la communication, de ses messages. Ces supports
de communication se répartissent en deux catégories.

La première catégorie est celle des documents (des actes) normatifs. Ce sont
ceux qui créent la norme, la règle ou encore le droit : ce sont les actes
juridiques. (1ére partie).

Les actes qui forment cette catégorie (constitution, loi, décret, arrêté,
décision) conditionnent la prise de tous les autres (lettre, rapport, procès-
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verbal…) qui sont rédigés pour les besoins de fonctionnement et de gestion
des structures de l’Administration (IIème partie).

Ainsi, la seconde catégorie de documents est celle des actes de

fonctionnement et de gestion. Ce sont tous ceux qui sont rédigés par les
différentes et multiples structures de l’Administration publique, dans le cadre
de leur fonctionnement, pour leurs besoins, aussi bien d’échanges
d’information que de gestion. Ces besoins sont ressentis aussi bien entre
unités administrative de même hiérarchie, entre unités homologues, qu’entre
les différentes unités de l’Administration considérées d’une façon générale
d’une part et des personnes physique d’autre part. Les documents de cette
catégorie sont appelés document de fonctionnement et de gestion qualité de
la correspondance administrative.

Dans le cadre du fonctionnement d’une organisation, la qualité première

d’un écrit est d’être opérationnelle. En effet, l’écrit adressé à un
correspondant doit lui permettre d’agir immédiatement, c'est-à-dire de savoir
la suite qu’il convient de donner à la correspondance qu’il a reçue, parce que
celle-ci lui aura donné l’information complète et les indications nécessaires.
Le niveau de précision de l’écrit et la qualité de l’information qu’il donne
devront être tels que tout agent qui viendrait à prendre la place de celui qui a
reçu la correspondance, prenne celle-ci en charge et l’exploite sans avoir
besoin de précaution particulière.

Le rédacteur d’un document administratif doit avoir à l’esprit qu’il n’écrit

pas en son nom propre, mais en celui de l’état souverain. Rédigée au nom du
souverain, les écrits de l’agent représentant l’administration doivent refléter
toute la dignité dont sont emprunts les gestes, propos et écrits d’un
« seigneur ».

C’est la raison pour laquelle le rédacteur doit être constamment habité par le
souci d’objectivité, de courtoisie, de prudence, de précision et d’exactitude
ainsi que de responsabilité.

A ces caractéristiques, il faut ajouter celles relatives au respect de la

hiérarchie : lorsque les échanges se situent au sein de l’unité administrative,
les écrits portent la marque de position hiérarchique de leurs auteurs
(supérieur/subalterne).

Quelles influences de chacun de ces caractères peuvent –elles avoir sur les
écrits administratifs ?

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 La manifestation de la hiérarchie dans les écrits de
l’organisation
Les écrits du subalterne peuvent être distingués de ceux du supérieur, d’une
part par le temps des verbes d’action employés, d’autre part par des formules
propres à la relation subalterne/supérieur et vice versa.

Le supérieur affirme, décide. Il conjugue les verbes au présent ou au futur.

Exemples :

« Je vous invite à prendre toutes dispositions utiles pour… »

« Vous prendrez toutes dispositions… »

« Vous voudrez bien prendre toutes dispositions… »

Le subalterne propose, il emploie les verbes au conditionnel.

Exemples : « Pour permettre un traitement diligent des dossiers, le cabinet

devrait les repartir entre… »

« Ceux-ci pourraient/devraient être repartis entre… »

Certaines formules permettent de déterminer la position hiérarchique de l’auteur.

Dans ses écrits adressés au supérieur, le subalterne (subordonné) emploi des

verbes qui montrent sa position hiérarchique. Il en est de même du supérieur qui
s’adresse au subalterne.

Exemples :

Le subordonné Le supérieur
Rend compte à… Informé…

Propose… Ordonne…

Suggère… Enjoint…

Sollicite de … Engage, prescrit, fait remarquer…

Soumet à l’appréciation de… Prend acte…

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Le souci de la responsabilité
L’auteur d’un écrit de l’organisation doit faire preuve de responsabilité. Il
endosse au nom de l’organisation, la responsabilité des messages traités dans les
écrits qu’il signe.

Agir avec la responsabilité : agir avec compétence selon la règle et la technique

(procédure).

Autorité : exercice par décision (affirmation).

Par souci de responsabilité, le document émis par l’administration indique son

identité (timbre, numéro, date…) et l’identité de son signataire.

L’auteur de l’écrit prend la responsabilité du message par :

L’expression de son identité (la fonction, sa signature, ses nom (s) et prénom (s).

La responsabilité de l’auteur exprime aussi par :

L’emploi de la première personne du singulier dans le texte du message (je et

jamais nous) sauf en sujet réel ; jamais (on) dans aucune circonstance.

Le respect de l’anonymat des personnes étrangères dans l’organisation.

Ne pas écrire : Monsieur… m’a fait savoir que… m’a rapporté que…

Ecrire plutôt : il m’est revenu que…, il m’a été rapporté que…, j’ai appris que…

S’il n’a pas une preuve irréfutable (n’a pas vu, n’a pas entendu lui-même) de ce
qu’il rapporte.

L’agent conjugue les verbes d’action au conditionnel. Cela est à la fois un signe
de responsabilité et d’objectivité.

Pour ce dernier élément, les formules suivantes sont données à titre d’exemple :
du supérieur au subalterne :

Je vous informe qu’il m’est revenu que vous utiliserez…

Je vous informe que des administrés ont rapporté que vous vous seriez rendu
coupable de…

Je vous informe que la rumeur fait état que vous soustrairiez…

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Du subalterne au supérieur :

(J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur le fait que des rumeurs font état de ce
que des rixes se seraient produites).

(J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur le fait que des administrés disent que
le personnel du service abuserait…).

Le souci de l’objectivité
Dans ses relations avec les usagers et les tiers, le représentant de
l’administration publique doit être guidé par la légalité et la sérénité en
formulant notamment par écrit ses points de vue et ses décisions.

Les décisions et les points de vue doivent être exprimés conformément à la règle
(juridique ou administrative) et/ou de façon impartial (sans parti pris/ sans
émotion/en dehors de toute emprise sentimentale de quelque nature que ce soit).

Autrement :

L’Administration ne favorise ou defavorise personne, elle applique la règle.

L’Administration exprime ses points de vue et formule ses décisions sans

émotion, c’est-à-dire en dehors de toute emprise de la joie, de l’admiration, de la
tristesse, de la colère, de la déception…

Exemples :

Ne pas écrire Ecrire

Assuré certain que je recevrai Je vous saurai gré/je vous serais
rapidement votre réponse, je vous prie reconnaissant de me faire parvenir
de croire en mon indéfectible votre réponse dans les meilleurs délais,
attachement. je vous prie d’agréer…l’expression de
ma considération distinguée.
Vous devenez agaçant par votre Votre insistance peut être
instance! Vous n’aurez jamais compréhensible, mais je ne peux (je
satisfaction. suis dans l’impossibilité de …)

Donner satisfaction (une suite

favorable à votre requête.)

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Raisons et moyens pour l’administration de rester objective.

L’administration doit être objective pour des raisons de :

- Déontologie : Elle est au service de l’intérêt général, elle applique des

critères légaux et réglementaires.
- Matérielles : Le signataire agit en qualité (en qualité de directeur, Préfet,
Haut commissaire, chef de service…et non en son nom propre).

Le rédacteur n’est pas toujours le signataire, assez souvent, un agent

rédige un document qu’il soumet à la signature d’un autre agent dont il
relève de l’autorité : chef de service à directeur, directeur général à
ministre.

Moyens :

-Éviter les expressions arbitraires, émotionnelles, familières…

S’en tenir à la réglementation.

Administration, joie, tristesse, colère, déception, espoir, souhaits, compassion ne

doivent pas infléchir les points de vue et les décisions du représentant de
l’administration ; les sentiments doivent le cas échéant exprimés avec mesure.

Exemples :

J’ai le regret de vous faire part de…

C’est avec regret que j’ai appris…

J’ai le plaisir de vous faire retour de votre dossier revêtu de l’avis favorable
de…

Le souci de la courtoisie

Le représentant de l’administration est dépositaire d’une autorité.

Il n’est pas sur le même pied d’égalité que le citoyen usager ou tiers. C’est une
obligation déontologique que de traiter ce dernier avec égard. Il est aussi
bienséant (convenable, élégant…) que celui qui n’est pas dépositaire.

Par ailleurs, le souci de dignité et de la recherche de l’objectivité obligent le

représentant de l’administration à observer les conditions d’impartialité et de
sincérité dans les écrits. Il en résulte la nécessité d’une expression respectueuse

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à l’égard de l’interlocuteur, du destinataire des écrits afin de sauvegarder la
crédibilité de l’administration.

Le souci de courtoisie se manifeste notamment dans la formulation des refus et

des désaccords.

Ils s’expriment par des formules telles que :

Il ne m’est pas possible…

Je suis dans l’impossibilité…

Il me paraît inopportun de…

Par ailleurs, le souci de courtoisie exclut la trivialité (grossièreté) et les termes

ou expressions qui défavorisent le correspondant d’où l’emploi des
euphémismes << filles ou femmes de salles >> au lieu de << femmes
manœuvres >>, <<agent de liaison >> au lieu de << planton>>…

La courtoisie doit toujours exister dans les rapports administrateurs administrés

(éviter tout jugement de valeur).

Le souci de prudence

La recherche de l’objectivité ainsi que le souci de rester courtois, obligent le

représentant de l’administration à choisir avec prudence les mots et expressions
à employer dans ses écrits.

Ne pas écrire Ecrire

Je rejette sans appel… Il ne m’est pas possible…
Je rejette définitivement… Je suis dans l’impossibilité de donner suite à…

Je refuse votre demande Je suis dans l’impossibilité de donner suite à

Je rejette catégoriquement/
votre demande/ dossier
votre demande :
J’ai le regret de ne pouvoir
- Recevoir votre demande
- Accepter votre demande
- Donner suite à votre demande
définitivement L’introduction de votre dossier/ demande ne
paraît pas opportune dans les circonstances
actuelles…
Je vous prierais de…

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Votre rapport est un tissu de sottises
Tacher d’apporter plus de soins
affaires/dossiers qui vous sont confiés
Monsieur…m’a dit que…
D’après les rumeurs qui me sont parvenus,
Vous vous êtes rendu…
Il faut réviser à tout prix cette décision.
Il m’est revenu que vous vous êtes rendu
coupable de…
Votre rapport comporte des insuffisances…
Votre rapport manque de réalisme…
aux Je vous prie de vouloir bien accorder plus
d’attention (apporter plus de soins)…
Vous voudrez bien accorder / apporter…
Il m’a été rapporté que…
Il m’a été signalé…
Il m’est revenu…
D’après les rumeurs qui me sont parvenus,
Vous vous seriez…
Il convient de faire tout ce qui est possible
pour…
Il importe de tout mettre en œuvre pour…
Il pareil particulièrement indiqué…
Il m’est revenu que vous vous seriez rendu
coupable de…

La précision dans les documents de l’administration

Cette notion renvoie à la qualité littéraire du texte. Un texte précis est un texte
qui comprend sans difficultés et revêt le même sens pour tous ceux qui le lisent.

Il est recommandé au rédacteur :

De choisir avec rigueur les termes à employer, la propreté des termes est une
condition de clarté du texte ;

De former les phrases sans équivoque ;

De veiller à la cohérence des idées dans l’agencement des phrases pour

construire le texte.

L’exactitude dans les écrits de l’administration

La notion d'exactitude recouvre deux aspects :

Pour le premier aspect, elle attire l’attention du rédacteur sur les références des
documents ou des événements sur les dates et sur l’emploi des sigles :

Tout document cité dans un écrit administratif doit être suivi par les références
(numéro, date et objet).

La date des événements doit être complète : quantième, mois, année (exemple :
10 janvier 2018 et non 10 du mois de janvier de l’année en cours.)

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L’emploi du sigle est précédé du nom qu’il représente. Pour employer AN à la
place de Assemblée Nationale, il faut avoir eu l’occasion de rencontrer le nom
de l’institution dans un premier temps.

A cette première occasion, le rédacteur écrit le nom de l’institution

<<Assemblée nationale, immédiatement après, il indique dans une parenthèse
les lettres qui représente le nom : Assemblée nationale (AN).

Dans la suite du texte, les lettres A.N suffisent quel que soit la largeur de celui-
ci.

Le second aspect de la notion d’exactitude est relatif à l’exactitude de

l’information. Il faut traiter l’information vraie. En cas de doute (information
apprise par quelqu’un), il faut rapporter l’information au conditionnel.
Exemple : des voyageurs en provenance de…rapportent qu’une partie du
tronçon…aurait été inondée à la suite de grandes pluies qui seraient tombées
dans la région.

Les règles générales de la communication écrite

Lorsque vous écrivez, veillez à :

Ne pas multiplier les objets.

Faire un plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le

plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte.
L’introduction rappelle l’objet de la correspondance.

Le développement expose les arguments ou la réglementation.

La conclusion fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée.

Tenir compte du destinataire qui n’a pas forcément connaissance de l’affaire.

Reformuler sa démarche, dans le cas d’une réponse. Replacer les choses dans
leur contexte.

Hiérarchiser les informations. Il y a toujours une hiérarchie des informations :

ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des
observations au diagnostic, de l’essentiel au détail.

Choisir les arguments. Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner,
commencez par lister les arguments que vous allez développer. C’est un bon

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moyen de pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour
vous apercevoir que certains d’entre eux sont hors sujet ou peu valides.

Choisir ses mots. En fonction de votre public, vous choisirez les mots qui font a
priori partie de son langage. Vous éviterez, en général les termes techniques.

Respecter les règles de lisibilité, c’est -à -dire :

-bannir le jargon de spécialiste et les savants

-Éviter le franglais

-Donner la signification d’un sigle dès la première utilisation

-Faire des phrases courtes et développer une idée par phrase

-Alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées

-Veiller à l’équilibre des paragraphes

-Si la correspondance comporte plusieurs pages, veillez à le faire apparaître

clairement (pagination)

Choisir le ton juste. Dans la plus part des écrits professionnels, vous devez éviter
le ton affectif. Il vous faudra à l’inverse éviter le ton péremptoire. Vous pourrez
inclure dans vos phrases des incidentes, utiliser le conditionnel, des adverbes ou
la forme interrogative.

Aller à l’essentiel .N’oubliez pas que dans un écrit professionnel, l’objectif visé
est l’efficacité qui exige que l’on aille rapidement à l’essentiel.

Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu’ils
vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque
fois que possible.

Utiliser des formules positives. Ne dites pas : notre établissement n’a eu que 20
% d’échecs au BAC, mais dites : notre établissement a eu 80 % de réussite au
BAC.

Limiter la redondance. La répétition des informations peut parfois être utile et

délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de
rigueur. En vous relisant, supprimer les répétitions ou les redondances.

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La ponctuation

La ponctuation dans la communication écrite joue un rôle primordial. En effet,

elle permet de structurer l’exposé grammaticalement et de comprendre le sens
de la phrase. L’absence de signe de ponctuation dans un texte rend celui-ci
incompréhensible.

Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées comme

celle de l’orthographe.

Les signes de ponctuation

Le point (.)

Il marque la fin d’une phrase, c’est-à-dire l’achèvement du développement

d’une idée. Il commande également une pause importante. Il se place aussi après
un mot en abrégé.

Le point virgule ( ; )

Il sépare et relie les parties ``d’une phrase composée’’, à la suite d’une

proposition et un sens ayant complet, mais ayant aussi un rapport avec la
suivante qui introduit par exemple un fait nouveau.

*Le point et Le point virgule équivalent à des stops.

La virgule (,)

Elle sépare des éléments semblables (énumérations) ou dissemblables (termes

en apposition, propositions incises).

Elle s’utilise également devant les conjonctions de coordination car, mais, donc,
or…

Elle ne figure pas en général devant ‘’et’’ et ‘’ou’’.

les deux points ( :)

Ils annoncent une explication, une énumération et souligne un rapport souvent

de cause ou de conséquence.

Ils s’emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. ils sont
alors suivis de guillemets.

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Le point d’interrogation ( ? )

Il termine, comme son nom l’indique, les phrases ou des parties de phrases dans
lesquelles se trouve une interrogation.

*Attention, l’administration ignore dans la correspondance les points

d’interrogation ( principe de la neutralité). Elle est, en effet, censée répondre aux
questions et n’avoir pas à les poser. Lorsqu’ils interrogent, les documents
administratifs le font indirectement en utilisant des périphrases telles que :’’la
question se pose de savoir si… ‘’

Le point d’exclamation ( ! )

Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

Les points de suspension (…)

Par trois, ils marquent que le message est inachevé ou interrompu, que la phrase
pourrait se poursuivre.

*On ne peut employer ‘’etc. + points de suspension’’. Il faut choisir l’un ou

l’autre.

Les parenthèses ( )

Elles isolent une explication ou une réflexion, une référence, une digression du
texte –principal.

Les tirets (-)

Ils sont utilisés de préférence aux parenthèses -en marquant une séparation
moins tranchante – dans une phrase administrative où ils jouent le même rôle.

Les guillemets (« « )

Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marque
l’usage insolite d'un mot. Ils sont employés également pour citer des titres
d’ouvrages ou de journaux.

Les espaces

On doit tenir compte non seulement des signes écrits pour marquer la
ponctuation, mais aussi des espaces laissés en blanc.

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Les blancs

Ils servent à séparer les mots. On les trouve aussi après les signes de
ponctuation, mais non avant, sauf devant le point-virgule et les deux points.

L’alinéa

C’est la séparation que l’on établit en allant à la ligne, c’est-à-dire en

laissant incomplète la ligne en cours et en commençant la nouvelle par
un retrait.
L’alinéa correspond à une pose très marquée et s’emploie surtout quand
on passe d’un groupe d’idée à un autre.
L’emploi des majuscules
La majuscule est un signal qui permet de marquer les nuances
nécessaires à la compréhension du texte : elle apporte des informations
sur l’articulation du texte, quels que soient la nature, la catégorie et le
sens du mot lui-même.
Généralités
On met obligatoirement une majuscule :
Au début d’une phrase : le premier mot d’un texte et le premier mot
après un point commencent toujours par une majuscule.
Après les points d’interrogation, d’exclamation, de suspension s’ils
marquent la fin d’une phrase.
Mais ces signes de ponctuation sont considérés comme une virgule ou
un point-virgule, si l’interrogation ou l’exclamation ne finit pas la
phrase, ils sont alors suivis d’une minuscule.
Au début d’un courrier, après la formule d’appel ; Madame,
Je vous prie de bien vouloir…
Aux initiales et aux sigles. Chaque lettre du sigle peut être suivie d’un
point, mais ce n’est pas une obligation C. R. D. P ou CRDP.
Attention ; pas de majuscule après deux points ( :).
Le nom propre et la majuscule
La majuscule apporte une véritable information, elle est donc nécessaire
quand il s’agit d’un vrai nom propre, d’un nom dérivé d’un nom de lieu
pour désigner les habitants de ce lieu et quand elle joue un rôle
nettement distinctif.
Le nom

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 Les noms de lieu : villes, villages, régions, îles, cours d’eau, mers,
montagnes, pays, rues, mouvements, et prennent une majuscule.

Les noms de personnes, c’est-à-dire le nom de famille et les prénoms prend une
majuscule. Les noms des journaux portent une majuscule .

Le monde. Substantif dérivée de lieu pour désigner les habitants prennent une
majuscule 2. Les Français mets l’adjectif dérivé d’un nom de lieu prend une
minuscule.

Le peuple français à majuscule permet de reconnaître une acceptation

particulière d’un mot. Certains noms communs prennent une majuscule quand
on leur reconnaît une signification particulière, il garde la minuscule dans les
autres cas.

Il en est ainsi pour de nombreux terre historique, institutionnel, géographique

… On dira deux. La révolution pour désigner la révolution de 1789.

Mais l'évolution a éclaté dans le pays ; l’état, le Sénat, la faculté, prendre une
majuscule quand il désigne l’institution, la personne morale.

On met d’ordinaire une majuscule aux noms désignant le domaine traité par un
ministre, un ministère…

Le ministère de l’Éducation nationale 1903 barres 2019 le président de la

République le ministre des Affaires étrangères. Mais on ne met pas de majuscule
à président, ministère…

Sauf dans les formules d’appel et de politesse. Le nom d’organisme officiel,

d’association, de société, une majuscule au premier mot.

Le Conseil supérieur de la langue française.

Le Conseil des ministres la majuscule en tant que signe de considération.

Quand on s’adresse directement à une personne par écrit, on met généralement

une majuscule. Madame, Monsieur… entre parenthèses formule d’appel,
formule de politesse, adresse, suscription. On la met au assez souvent au nom de
dignité, titres et fonctions.

Monsieur le Recteur oui, monsieur le Président, Monsieur le Préfet… un titre

honorifique a toujours la majuscule.

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Sa Majesté, son Excellence.

La majuscule de considération se met parfois aux possessifs et aux pronoms

personnels.

Sa Majesté, votre Eminence.

Les noms de fêtes prennent une majuscule.

Pâques, Pentecôte, le jour de l’An.

Mets les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule jeudi 15
janvier.

Les autres catégories de mots et la majuscule.

L’adjectif

Il prend une majuscule s’il caractérise un terme géographique il devient alors un

nom propre.

Le Mont Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas.

On met une majuscule à l’adjectif dans Premier ministre un signe de

considération.

L’article

Il prend une majuscule quand il fait partir d’un nom propre.

Le Havre, La Haye.

Visage est plus hésitant en ce qui concerne les noms de famille.

Les articles le, la, du, des, prennent généralement une majuscule.

La Fayette, Du Barry.

Monsieur de La Fontaine.

Alcide de Gasperi nom d’origine étrangère juin 1994.

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 LES DOCUMENTS DE L’ADMINISTRATION

Les documents normatifs.

Les documents normatifs ou documents juridiques sont ceux en exécution

desquels l’administration fonctionne.

Autrement, ce sont des documents sur la base desquels tous les autres
documents sont pris.

Les documents normatifs posent les normes, les règles, c’est-à-dire qu’ils créent
le droit.

Confère tableau des actes normatifs.

Tableau des actes juridiques.

Acte ou Définition Autorités Forme
Document ou compétentes pour
Texte ou l’adopter
Mesure
constitution Acte qui détermine la forme de l’état et Au Burkina-Faso, le Acte (document) écrit
organise l’exercice des fonctions de l’état, peuple par la voie de intitulé constitution
prévoit aussi toute institution de décision ou référendum.
consultative jugée nécessaire dans la gestion Modifié par la même
de l’état et l’exercice de ses fonctions. Les voie ou par
mesures modificatives de la constitution, les l’Assemblée
jugements du conseil constitutionnel et la nationale après un
constitution forment la famille des actes vote au 3/4
mesures constitutionnelles

Mesure (Texte/document /Acte) de portée Le parlement (au

générale impersonnelle adoptée par l’organe Burkina-Faso,
législatif. Loi ordinaire, loi de règlement, loi l’Assemblée
Loi de finances, loi d’habilitation, loi organique nationale) sur
forment la famille des actes législatifs. proposition du
gouvernement (projet Acte intitulé loi
de loi ou à l’initiative
du parlement lui-
même (proposition
de loi) .
L’ordonnance qui
appartient à cette
famille des lois est
prise par l’exécutif.
Acte juridique de portée générale et Président du Faso en
impersonnelle d’une autorité administrative qualité de Président
les décrets arrêtés et les décisions de portée du conseil des Arrêté
générale et impersonnelle constituent la Ministres, Premier
famille des actes règlementaire (création et Ministres, chef du
organisation d’une structure. Définition de la gouvernement,
procédure d’une opération…) Ministres, chef de
département
règlement ministériel (ou son

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 décret représentant).
Directeur général
d’entreprise décision
publique, Président
de conseil de
collectivité locale,
Président
d’institution.
a) Acte juridiques particuliers(ou Président du Faso en Décret
subjectifs) d’une autorité sa qualité de
Président du conseil
administrative (avancement,
des Ministres,
attribution d’un avantage…) Premier Ministres Arrêté Mesures
(ou son unilatérales
Acte individuel représentant).
Directeur général décision
d’entreprise
publique, Président
de conseil de
collectivité locale,
b) Acte juridiques bilatéraux Ministres (ou son Contrat( bo Mesures
régissant les relations de représentant). n de
Directeur général
l’Administration Publique avec commande,
d’entreprise
un partenaire privé ou public en publique, Président lettre de bilatérales,
vue de la fourniture de biens( de de conseil de commande contractuelles
produits) ou de la prestation de collectivité locale marché
service au profit de la première. public

Les documents de gestion et de fonctionnement

Les documents de communication interne

Ce sont des documents utilisés dans la relation entre supérieur et subordonnée

au sein d’une administration.

Il y a des documents du supérieur adressée au subordonnée et appeler pour cela

document de communication descendante. Ces documents du supérieur
constituent des mesures administratives relatives au fonctionnement de l’unité à
exécuter par les subordonnées. Ils sont aussi appelé les documents d’injonction.

Il s’agit de la note de service, de la circulaire, de l’instruction et de la directive.

Il y a aussi les documents des subordonnées adressée au supérieur.

Ceci est soumettre à l’appréciation des supérieurs des informations, des idées de
projets.

Ils sont appelés document ascendant ou document d’information et d'être et

d'être il s’agit de la note technique, du compte-rendu que du rapport.

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À côté du compte-rendu, message il sera évoqué le cas du verbal.

La note administrative définition certains documents administratifs d’ordre

interne c'est-à-dire c’est-à-dire qui circule à l’intérieur d’une même unité
administrative qui traite d’une affaires courantes. Elle est destinée à un supérieur
hiérarchique ou à un autre service, soit pour résumer des dossiers pour des
documents, soit pour faire le point sur une question à expliquer, voir donner
pour donner des indicateurs sur un travail à réaliser point la note à pour but de
clarifier une question ou de provoquer des instructions.

Dans la mesure où elle est dessinée à l’information, la note doit être breve et
concis.

Elle doit résumer de façon synthétique l’ensemble de la question, logique.

Elle doit se situer le problème, exposer clairement les arguments ou les faits, les
discuter et conclure en proposant des solutions au problème évoqué.

Il existe plusieurs types de note administrative.

La note de service est couramment utilisée afin d’informer tout ou partie du

personnel d’une disposition officiel concernant l’organisation du service. Une
note de service peut le fonctionnement général d’un service et elle s’adresse
alors à l’ensemble du personnel du service ; s’adresser à une partie du personnel.

La note de service doit être transmise par une voie hiérarchique descente ; elle
peut seulement amener de l’autorité supérieure, mais aussi des personnes qui a
différents niveau de la hiérarchie, en Russie une délégation d’autorité à l’égard
des personnes placées sous leur commandement.

La note explique explicative reprends un sujet déjà traité et y ajoute des

explications.

Elle sert à donner aux dessinateurs des précisions qui leur permettront d’Alger
d’agir.

La note est impérative, plus direct et plus sèche que la note explicative, constate
des erreurs ou des manquements.

La note de synthèse d’informations, de réflexion consiste à rédiger un document

clair, précis et cohérent à partir des informations diverses, provenant des

Page 20
sources différentes, voire contradictoire. Les décisions sont souvent prises à
partir de note de synthèse.

Venant du supérieure, la note prends, Soit la valeur et la forme d’une note de

service soit a pour objet une explication ou une instruction.

Venant du subordonné et adressée au supérieur, le premier soumet à

l’appréciation du second :

Une information reçue ;

Une brève réflexion sur un sujet donné ;

Une synthèse de dossier ;

Un document préparé par ou sous la responsabilité du subordonné. Dans ces

derniers cas la note de service et un document de présentation (note de
présentation).

La présentation de la note administrative.

La note obéit aux règles communes aux autres documents administratifs.

Les mentions habituelles figurent nom, objet, préférence, seul le libellé de la

suscription change.

Il comporte le mot NOTE suivi de destinataire qualifié par son titre.

Formule de présentation la note à l’attention de…

Page 21
 a) Note de service

Commune de……….. BURKINA FASO

Service de………………. Unité- Progrès- Justice
No 202.. - /1 ……………. Bobo, le……………………………..

Note de service

Objet………………….

Texte………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Le chef de service

Signature
Prénoms et nom

Note technique
Venant du supérieur (rare sur cette forme), il s’agit d’une note d’information ou
d’explications

b) Note de service

Page 22
Timbre Pays
No 2023/10/MEFP/SG/DGI Devise

Date………………

Note pour M/Mme……………………….Fonction

Objet………………….

Texte

Lieu et date
Fonction
Signature
Prénoms et nom

Venant du subordonné, il s’agira d’une note de présentation / de synthèse de

réflexion

Page 23
Timbre Pays
No Devise

Date………………

Note à l’attention de M/Mme……………………….Fonction

Objet………………….

Texte

Lieu et date
Fonction
Signature
Prénoms et nom

Exemple de note technique du Bureau d’Etude (BE) du Gouvernorat

au Gouverneur de la région des Hauts Bassins
Page 24
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION BURKINA FASO

TERRITORIALE DE LA DECENTRALISATION Unité – Progrès – Justice

ET DE LA SECURITE

---------------

REGION DES HAUTS BASINS

-----------------

GOUVERNORAT DE BOBO BoBo-Dioulasso le 13 mars 202….

-----------------

CABINET

N°202.. /MATDS/RHBS/GB/CAB/BE

NOTE

A l’attention de Monsieur le Gouverneur

Objet : Demande de récépissé de reconnaissance.

J’ai l’honneur de soumettre à votre appréciation, la présente note relative à une

demande de récépissé de reconnaissance de l’association de santé sans frontières
pour faire avancer l’Afrique (ASFAA) par une demande en date du 13 mars
2020, madame Christiane présidente de l’ASFAA, avait sollicité auprès de
votre haute bienveillance un récépissé de reconnaissance de ladite association.

Une lenteur a cependant, été constatée dans le traitement du dossier.

Ladite demande pour connaître un traitement favorable, devrait au préalable

requérir l’avis des services techniques de la santé, au vue de ces objectifs
poursuivis par l’association.

Et c’est le 13 mars 202…, que le dossier nous est revenu avec le visa de la
direction régionale de la santé. ASFAA est une association qui poursuit les
objectifs suivants :

Page 25
 - contribuer à la mise en œuvre de la politique sanitaire nationale (PSN) en
matière de lutte contre les maladies courantes telles que le paludisme, les
maladies de diarrhée, la tuberculose et les Infections Sexuellement
Transmissibles (IST) ;
- contribuer à la sensibilisation, au dépistage et à la prise en charge du
diabète sucré et de ses facteurs de risque ;
- promouvoir la scolarisation des jeunes filles et des enfants orphelins ;
promouvoir l’accès des populations aux médicaments essentiels
génériques etc.

À l’examen, le présent dossier est conforme aux dispositions de la loi portant

liberté d’association et est constitué de :

- une demande manuscrite à 500 francs CFA ;

- trois (3) statuts signés et authentifiés ;
- trois (3) règlements intérieurs signés et authentifiés ;
- trois (3) procès verbaux signés et authentifiés ;
- la copie légalisée de la carte nationale d’identité burkinabè de chacun des
dix (10) membres dirigeants de l’association.

En ce qui concerne le fond, l’organe dirigeant de l’association est composée de

milieu estudiantin et des professionnels de la santé.

Les attributions des membres sont bien définies.

L’association est non confessionnelle, ni raciale, elle est apolitique et à but non
lucratif. Elle a son siège de Bobo, chef lieu de la région des Hauts Bassins. Le
siège de l’association peut être transféré dans toute autre localité de la région.

Au regard de la conformité du dossier, une suite favorable pourrait être accordée

à cette requête.

Telle est, Monsieur le Gouverneur, la substance de la présente note technique

que je soumets à votre appréciation dans l’attente de vos instructions.

Page 26
 Le compte rendu.

Le compte rendu est un document administratif d’information. Il est un exposé

écrit détaillé, circonstancié de faits, d’événements, de travaux, de discussions
auxquelles le rédacteur a assisté et donc il a pu avoir connaissance des
témoignages écrits ou verbaux.

Les comptes rendus peuvent être classées en trois catégories :

1 -le compte-rendu de réunion : il est destiné à permettre à ceux qui ont

participé à la réunion d’avoir par écrit et sous une forme condensée, le contenu
de ce qui c’est discuté au cours de la réunion, ainsi que les décisions qui ont été
prises.

Le compte-rendu décrit donc des faits écoulés. C’est un document qui résulte
du contenu d’une réunion ou d’une activité. Le compte-rendu est à la fois la
mémoire individuelle et la mémoire du groupe en cas de nécessité, on peut se
référer pour vérifier ce qui s’est passé.

Il peut être exhaustif (intégral ou total) ou sélectif.

Le compte-rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu

d’une réunion ou d’un débat.

C’est peut-être par exemple la retransmission intégrale d’une conférence, d’un

discours.

Le compte-rendu sélectif, note les décisions prises lors d’une rencontre et

intègre des informations les plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en
fonction d’un objectif et des besoins du destinateur.

2-Le compte-rendu de mission ou d’activité : il met en relation les détails faits

par un subordonné à son supérieur, de la mission qu’il a été chargée
d’accomplir.

Le compte-rendu d’activité est motivé soit par l’usage. C’est un devoir

d’informer l’autorité qui est le résultat d’une action qu’elle a ordonnée soit par
les dispositions légales, réglementaires ou statutaires, dans le cas le compte
rendu mensuel d’activité pour certains services.

Page 27
3-Le compte rendu d’accident : il met en relation circonstanciée un accident
survenu dans le service soit à une personne, soit à la machine ou à un véhicule.

Ce document est important car il sert à établir des droits à l’indemnisation,

lorsqu’il s’agit d’un accident de personne, soit à préciser les responsabilités.

La présentation d’un compte-rendu

Les mentions obligatoires :

- le timbre : il mentionne le nom de l’institution au sein de laquelle s’est

tenue la réunion ;
- Le titre mentionne la nature de la réunion, avec un sous-titre, les mots
compte-rendu, suivi de la date de la réunion.

Exemple : COMMISSION D’ATTRIBUTION DES LOGEMENTS DES

CITES : Compte-rendu de la réunion (ou séance) du 8 juillet 2019

- Le prologue est la phrase liminaire rapide l’objet, le lieu et l’heure de la

Réunion, le nom et la qualité des membres présents ou absents.

Exemple de la commission d’attribution des logements des cités tenues

L’an deux mil dix sept, le vingt juin s’est tenue dans la salle de conférence du
centre de gestion des cités sous la présidence de Monsieur… en vue de………

Assistaient à la réunion… …

Étaient excusés………

Étaient absents………

- L’ordre du jour : il sera brièvement rappelé.

- Le projet d’arrêté ou d’amendé : J’ai l’honneur de soumettre à votre
appréciation, la présente note relative au projet d’arrêté portant création,
attribution, composition et fonctionnement de la commission technique
régionale restreinte de réflexion pour la Création d’éco-villages dans la
région des Hauts Bassins.

Le compte-rendu proprement dit il rappelle les faits marquants et les résolutions

prises à l’occasion des débats.

Page 28
Comment relater les débats ?

En général les débats doivent être relatés de manière aussi succincte que
possible.

On ne mentionne que les interventions d’un certain intérêt.

Les discussions longues et confuses seront évoquées par une formule générale.

Exemple : Un échange de vue auquel participait M….… a eu lieu sur le

problème de…….

Le compte-rendu est un document qui rapporte objectivement des faits ou une

situation sans parti pris, ni interprétation, ni conclusion ou proposition
personnelle. Il constitue une source d’information fiable.

Comment relater les décisions prises ?

Si des décisions sont prises, il s’agit d’indiquer les conditions dans lesquelles le
vote a été acquis majorité simple, majorité qualifiée (des 2/3, unanimité, vote à
main levée, à bulletin secret, par consensus…)

Exemple : la Commission a décidé à la majorité absolue de suspendre les

attributions de logements jusqu’à la remise en parfait état des locaux.

- La levée de séance

Elle doit être indiquée brièvement, de la manière suivante, l’ordre du jour étant
épuisé, la séance est levée à……. (heures et minutes).

Le compte rendu de réunion est signé par le ou la secrétaire de séance et le ou la

président (e).

Pour le compte rendu d’activités ou de mission, celui-ci comporte le timbre du

service auquel le rédacteur appartient. Il est adressé une copie de l’autorité
administrative chargée de prendre la décision définitive, lorsque la commission
n’a qu’un caractère consultatif.

Le titre est présenté de la manière suivante :

Page 29
 COMPTE RENDU DE MISSION/D’ACTIVITES

De Monsieur/ Madame (nom et qualité)

Pour la période du ………….au ……………

Le texte du compte rendu est rédigé en tenant compte de l’ordre chronologique

des activités.

Le procès-verbal

Définition

Le procès-verbal enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne

comporte ni jugement ni point de vue de son rédacteur.

Il enregistre un fait, un événement dont la trace doit être conservée dans l’intérêt
d’une communauté.

Le procès verbal de réunion, établi par un (ou des) participant (s), permet de
garder une trace de ce qui s’est dit.

Il pourra servir de référence en cas de litige ultérieure.

Il doit comporter un certain nombre d’éléments comme les nom, date, lieu de
réunion, nom de la collectivité qui s’est réunie, nom et qualité des participants,
ordre du jour. …Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé par les
participants.

Le procès-verbal de constatation fait la description d’un fait ou d’un événement

qui pourrait être ultérieurement contesté.

C’est sur la base de procès-verbaux de constatation que des actions en justice

peuvent être intentées.

Document officiel, les procès-verbaux doivent être archivés chronologiquement

par catégorie dans un dossier réservé à cet effet

Page 30
Le procès-verbal est un acte écrit, rédigé par un magistrat ou un agent de
l’administration dûment mandaté, qui rend compte de ce qu’il a fait, entendue
ou constater dans l’exercice de ses fonctions.

Il est une forme particulière de compte-rendu, mais ayant une force probante ( à
la différence du compte-rendu). Il constate, relate, authentifie des événements ou
des situations internes à l’administration ou susceptible d’être opposées à
l’administration.

Le procès-verbal diffère du compte-rendu sur les points suivants :

L’auteur du procès-verbal est toujours mandaté pour le genre de missions donc il

doit rendre compte ; le mandat général ou spécial ;

Le procès-verbal est présenté suivant des règles strictes que celles exigées pour
un compte-rendu ;

Le procès-verbal, à la différence du compte-rendu a une force probante et ne

peut être écarté pour raison de scepticisme (doute) ou de divergence de point de
vue ; il fait foi jusqu’à preuve de contraire, preuve qui ne peut être apportée que
par un autre procès-verbal.

Les catégories de procès-verbaux

Il existe deux catégories des procès-verbaux :

- Les procès-verbaux administratifs (PV) : ils sont dressés par des

titulaires du pouvoir administratif et par des agents de l’administration
dans l’exercice de leurs fonctions, lorsqu’il y a lieu de préciser des
responsabilités, de constater des droits de tiers ou de fixer des résolutions
prises à l’occasion de la réunion de conseil.

Il existe une grande variété de procès-verbaux administratifs, généralement

adaptés aux nécessités les services de l’administration : Le Maire, le haut-
commissaire, le préfet adresse des PV soit en tant que officier de police
judiciaire (OPJ), soit en tant qu’agent de l’administration.

L’agent de police ou de gendarmerie dresse des PV de constat d’accident.

Il y a également les PV utilisés par le ministère des Finances, l’inspection de

travail, les PV de passation de service, de constatation de dégâts…
Page 31
Les procès-verbaux judiciaires : ce sont ceux dressés soit par un magistrat
(exemple : à l’interrogatoire d’un inculpé où la déposition d’un témoin) soit par
un officier de police judiciaire, lorsqu’il constate une infraction.

Présentation d’un procès-verbal de réunion :

Dans la pratique, la plupart des procès-verbaux sont établis sur des formulaires
spéciaux où les mentions indispensables sont imprimées pour éviter des oublis.

Toutefois, un procès-verbal peut être rédigé sur un papier libre. Dans ce cas, il
faut que toutes les mentions habituellement prévues soient présentes : le
timbre, le titre (PV de…), L’objet, la date en toutes lettres, l’heure, le lieu,
l’identité et la qualité du rédacteur. Le texte du procès-verbal est terminé par la
formule « En foi de quoi, j’ai dressé le présent procès-verbal pour servir et
valoir ce que de droit/ En foi de quoi, le présent procès-verbal est dressé pour
servir et valoir ce que de droit ». Le procès-verbal de réunion peut être rédigé
sur un formulaire. Il se présente comme suit :

Timbre du service Pays……………….

ou de la collectivité devise……………..

Procès verbal de la réunion

INTRODUCTION
l’an deux mil vingt et un le……………à……………s’est tenue la réunion de………………
Président de la séance…………………..
Secrétaire de séance……………………..
Liste des participants ; absents ………….
Ordre du jour.
Mentionner le cas échéant s’il s’agit d’une réunion à huis clos

DEVELOPPEMENT
Relation des débats ;
Mention des incidents éventuels ;
Décisions prises, recommandations………..

CONCLUSION
Ainsi fait et passé les jours, mois et an que dessus,
Signature de tous les membres participants
Le rédacteur du Procès verbal en principe ne pratique pas au débat
C’est un observateur qui a pour rôle de restituer ce qu’il a entendu, sans commentaire, ni
jugement (il est neutre).

Page 32
Le rapport
Définition

C’est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d’une
question importante en lui proposant des solutions. C’est un document qui sert, à
partir de l’étude d’un problème ou de la langue d’une situation, proposer une
action.

Il se différencie de la note qui expose toujours brièvement des affaires courantes

comme du compte-rendu et du procès-verbal qui se borne à décrire c’est qui
s’est passé. Le rapport s’appuie sur des faits, événements ou action décrits pour
dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de donner un avis
motivé et de conseiller une action.

Le rapport requiert des qualités de synthèse, de précision et de clarté comparable

à celle de la note rendue ou du compte-rendu

Présentation du document

On trouve les mentions habituelles des autres documents administratifs :

timbres, dates et lieux, objet, référence. Il arrive parfois que l’on trouve l’objet
du rapport incorporé dans le titre.

Exemple : Rapport à l’attention de Monsieur le Recteur sur la préparation de la

rentrée académique ou estudiantine.

Schéma

Le rapport est structuré et présente un plan logique avec une introduction, un

développement et une conclusion:

- L’introduction pourra comporter la référence aux faits ou aux instructions

qui sont à l’origine du document. Un véritable exposé peut être nécessaire
pour bien connaître l’objet du rapport. Néanmoins, l’introduction doit être
la plus concise possible.
- Le développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque cas
particulier, pourra indiquer les conséquences de ces faits et examiner
diverses solutions possibles.
- La conclusion exposera éventuellement des propositions de décision.

Page 33
Le rapport se termine souvent par une formule d’usage appelant la décision du
destinataire.

Exemple : Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais

reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le présent rapport revêtu de votre
approbation.

Différents types de rapports:

- rapport d’activités ;

- rapport d’opportunité

- rapport d’évaluation pédagogique, d’inspection, de jury…

Les Qualités requises

Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et proposer des
solutions recevables.

Le rédacteur relatant des faits ou des idées doit d’abord s’efforcer de produire
un document objectif qui est fondé que sur des données vérifiés et tenues pour
exactes. On n’affirme rien qu’on ne puisse s’y fier justifier, complet en
n’omettant aucun aspect de la question traitée, et synthétique un examen les
différentes données de la question pour les présenter sous la forme d’un exemple
cohérent.

Le rapporteur doit toujours viser à l’efficacité, c’est-à-dire rédiger un document

utile au destinateur.

Dans la mesure du possible, il répond aux questions Qui ? Quoi ? Où ? Quand ?

Comment ? pour aboutir à des propositions nettes et claires.

Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du

rédacteur, le destinateur doit pouvoir à sa lecture, se prononcer sans difficultés
sur une des solutions proposées.

Les différents types de rapports :

Il existe plusieurs types de rapports : le rapport périodique, le rapport de

présentation, le rapport d’inspection, de rapport d’évaluation.

Page 34
 1) le rapport périodique :

Les services des administrations ou des collectivités locales sont amenés à

élaborer des rapports concernant le déroulement des activités du personnel et les
résultats obtenus pendant une période donnée. Cette période peut-être le mois, le
trimestre, le semestre pour l’année. Dans ces derniers temps, de rapport fournit
un véritable bilan de l’activité du service, une analyse des résultats et des
propositions pour l’avenir

2) le rapport de présentation

Il s’agit d’un rapport accompagnant des objets d'arrêtés ou de décrets, dans

lequel, l’auteur expose les raisons pour lesquelles il soumet à la signature des
autorités supérieures tel ou tel projet de texte. Ce rapport comporte une
description et une augmentation en faveur d’une mesure à caractère
réglementaire ou législatif. Il indique les résultats attendus.

3) le rapport d’inspection

Il s’agit d’un rapport établi par un fonctionnaire d’encadrement à l’occasion

d’une visite dans le service d’un des subordonnés. Ce rapport a pour but en
principe, de relever les erreurs commises dans la gestion du service. Il signale
toutefois, mais de façon succincte les points qui ne soulèvent pas de problèmes
particuliers.

Ce rapport doit servir de guide pour l’établissement de note d’instructions

(éventuellement) plus explicites, afin d’attirer l’attention sur les erreurs à éviter.
Le rapport d’inspection doit être conçu comme un moyen de formation et de
perfectionnement et non comme un moyen de sanctions (souvent stérile).

Présentation d’un rapport

1)- sur une question donnée :

Page 35
 Timbre du service Pays………………………

N° …………………. Devise……………………

Rapport…………………………….

Monsieur le …………………………..

Sur ………………………………..……….

Introduction

Développement

Exposé des faits, argumentations, commentaires et Propositions

Conclusion

Résumé, Demande de conduite à tenir (éventuellement)

Lieu et date

Fonction

Signature

Prénoms et nom

2) le rapport de suivi-évaluation

Le rapport de suivi évaluation peut-être présenté sous forme de tableau. Chaque

activité de l’opération ou du programme est présenté.

Dans la pratique, les administrations qui recourent à ce type de rapport le

présentent en cinq (5) colonnes où figurent :

- le numéro d’ordre de l’activité ;

- les objectifs ;
- les résultats attendus ;
- les résultats atteints ;
- les écarts (positifs ou négatifs enregistrés).

Page 36
Tableau tel que pratiqué
N° d’ordre Objectifs Résultats attendus Résultats atteints Ecarts

Page 37
Rapport en conseil des ministres (cas réel)

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION BURKINA FASO

TERRITORIALE ET DE LA Unité-Progrès-Justice

DECENTRALISATION

-------------------------------------------------

SECRETARIAT GENERAL

-------------------------------------------------
DIRECTION GENERALE DE LA DECENTRALISATION

---------------------------------------------------------------------

Ouagadougou, le………………….

RAPPORT EN CONSEIL DES MINISTRES

SON EXCELLENCE, MONSIEUR LE PRESIDENT DU FASO

PRESIDENT DU CONSEIL DES MINISTRES

OUAGADOUGOU

Objet : Dissolution du conseil Municipal de ………….

Excellence Monsieur le Président,

Page 38
J’ai l’honneur de soumettre à votre haute appréciation, ainsi qu’à celle du
conseil des ministres, le présent rapport relatif à la dissolution du conseil
Municipal de ………..

La proposition de dissolution dudit conseil est consécutive à la crise qui mine

depuis décembre 20….. ledit conseil, paralysant ainsi son fonctionnement.

Exposé des faits

En décembre 20…., un groupe de dix-huit conseillers municipaux sur les vingt

et sept (27) que compte le conseil, a demandé la démission du Maire. Il est
reproché au maire de graves et lourdes entraves au développement de ….

Les griefs sont formulés en huit (08) points :

……………………………………… ;

………………………………………. ;

Le Maire, ayant rejeté ces accusations, les conseillers ont, par lettre en date du 5
janvier 20…., rendu leur démission du conseil municipal.

Jusqu’à ce jour, la situation est restée bloquée compromettent gravement la

gestion de la municipalité.

Les motifs et les justifications du projet de dissolution du conseil municipal en

vue de juguler (arrêter) la crise, plusieurs actions ont été menées :

- médiation des autorités coutumières et autres personnes ressources ;

- missions du ministère et interventions des autorités administratives
locales ;

Lesdites missions ont permis à mon département de suivre sur le terrain,

l’évolution de la crise.

Aux plans politique, économique et social l’existence d’impacts sur les rapports
de la commune avec ses partenaires au développement et enfin, la crise constitue
une régression de la politique de la décentralisation en cours dans notre pays.

Malgré ces initiatives, aucune des parties à la crise n’est prête à faire des
concessions. Le conseil municipal ne peut plus délibérer valablement faute de
quorum. Le budget 20… n’a pas été approuvé et l’autorité de tutelle a
simplement reconduit le budget de l’exercice précédent. L’activité politique est

Page 39
devenue malsaine et la cohésion sociale est fortement éprouvée. Cette crise qui
s’enlise et perdure est donc de nature à compromettre gravement le
développement économique et social de la commune, voire de la province de …

En effet, certains partenaires sont à l’attente de la résolution de la crise.

Monsieur le Président,

Mon département a toujours eu le souci de respecter le droit des collectivités

locales à rappeler plus haut et édicté par la loi n°040/98/AN du 03 août 1998
portant orientation de la décentralisation au Burkina Faso, force est de
reconnaître que face à cette crise qui paralyse le fonctionnement régulier des
organes et la vie même de la commune, il est nécessaire et urgent de trouver une
solution qui sauvegarde les intérêts majeurs de la collectivité dans une
application conséquente de la loi. C’est pourquoi je propose :

- la dissolution du conseil municipal de … ;

- son remplacement par une délégation spéciale présidée par l’autorité de
tutelle en l’occurrence le préfet du département de … qui sera chargé de
gérer la commune jusqu’à nouvel ordre.

Cette décision repose sur les dispositions légales ci-après :

- les articles 205 et 240 de la loi n°014-2001/AN du 03/07/2001 portant

code électoral ;
- les articles 110 et 111 de la loi n°042/98/AN de la 06/08/98 portant
organisation et fonctionnement des collectivités locales.

Veuillez agréer, Excellence Monsieur le Président du Faso, l’expression de ma

très haute considération.

Le Ministre

Signature

Prénoms et nom

Page 40
MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE BURKINA FASO

ET DE L’APHABETISATION ET DE LA Unité-Progrès -Justice

PROMOTION DES LANGUES NATIONALES

(MENA/PLN)

*******

REGION DE………………………………………..

********

DIRECTION REGIONALE DE L’EDUCATION

PRESCOLAIRE, PRIMAIRE ET NON FORMELLE

(DREPPNF)

********

Rapport de conseil régional de direction

L’an deux mil dix-huit et le 1er juin s’est tenu dans la salle de réunion de la
mairie de………., le conseil de Direction Régionale de l’Education Préscolaire,
Primaire et Non Formelle (DREPPNF) de …..(Région) a consacré à la
préparation de l’examen du Certificat d’Etudes Primaires (CEP) et de l’entrée en
sixième de la session de 202… sous la présidence de Monsieur ……………
Directeur Régional.

Etaient présents à la rencontre, les Directeurs(trices) Régionaux(ales) de

l’Education Préscolaire, Primaire et Non Formelle (DPEPPNF), les Chefs de
Circonscriptions d’Education de Base (CCEB) présidents de jury, les
gestionnaires de différentes structures, les chefs de services internes de la

Page 41
DREPPNF, et les partenaires sociaux sont l’ Association des Mères Educatrices
(AME), l’ Association des Parents d’Elèves (APE), les syndicats représentés par
le Syndicat Nationale des Travailleurs de l’Education de Base (SYNATEB),
Après l’accueil et la mise en place des participants, la séance a débuté à 9 H 10
minutes par le mot de bienvenue de monsieur le Directeur(trice) régional(e) qui,
auparavant a demandé une minute de silence à la mémoire des nôtres qui nous
ont quitté au cours de l’année.

Il a exprimé toute sa reconnaissance et sa gratitude aux participants pour le

travail abattu au quotidien malgré les nombreuses préoccupations, ce qui
témoigne de l’esprit d’équipe qui prévaut au sein des différentes structures avant
d’indiquer que l’organisation des examens scolaires fait partie de l’une des
priorités du MENA/PLN. Cette organisation nécessite la mobilisation d’un
certain nombre de moyens à savoir humains, matériels et financiers d’où la
convocation des acteurs à ce conseil pour échanger sur les difficultés qui
peuvent entachées la bonne organisation afin de les minimiser, voir les résorber.
Il a terminé ses propos en invitant tous les participants à une franche
participation afin de réussir les examens scolaires du primaire de la session
202….

A l’issue de ce préambule, le chronogramme proposé a été adopté par les

participants : il s’articulait autour des points suivants :

- présentation des données statistiques du CEP 202…. ;

- dispositions règlementaires ;
- Organisation pratique et informations diverses.

Conformément au chronogramme issu des Termes De Références (TDR), après

le mot introductif de monsieur le/la DREPPN, les informations administratives
ont été portées à l’endroit des participants par le chef de service de la Régie
d’Avance avant de procéder à la vérification des présences. Il faut noter que tous
ont répondu à ce conseil. C’est ainsi que le Chef de service des Examens et
Concours (C/SEC), abordant le premier point de l’ordre du jour a procédé à la
présentation des données statistiques du CEP de la session 202…. I1 ressort que
la région compte un effectif total de : 36927 candidats dont 19384 filles et 915
écoles. Le nombre de salles de classe retenu pour l’examen est de 768 avec 2119
surveillants, 1968 correcteurs, 258 secrétaires. La comparaison de la synthèse
des données statistiques venues des Circonscriptions d’Education de Base
(CEB) avec les données à jour apportées par les CCEB a donné lieu à quelques
Page 42
corrections pour actualisation. Après quelques questions suivies d’échanges par
rapport à l’administration des épreuves, la pause est intervenue.

A la reprise la parole a été donnée au Chef de service de la Gestion des

Ressources Financières et Matériels(C/SGRFM) pour une présentation sur les
dispositions règlementaires. La situation du budget de l’examen sur la base des
textes y afférents, il ressort que pour ce qui est de la région, le budget est de
527 820 650 francs.

Comme difficultés, l’insuffisance des prises en charges pose un sérieux

problème car la mise en application de protocole d’accord entre le
gouvernement et les syndicats concernant l’augmentation du taux de correction
par copie et de la prise en compte de certaines disciplines à part entière lors des
épreuves sportives et orales amène à faire une rallonge budgétaire qui arrive
tardivement. Il a aussi relevé la divergence d’interprétations des textes par les
acteurs sur la double administration.

D’autres informations relatives à différentes rubriques de dépenses, à

l’harmonisation des pièces judiciaires, à la répartition des fournitures pour les
examens, aux critères de répartition du carburant de la supervision et des erreurs
à éviter ont été livrées aux participants. Il a terminé en invitant les DPEPPNF
(Directeurs/trices Provinciaux/les) à faire parvenir à la DREPPNF la liste de leur
agents superviseurs au niveau provincial et a profité rappeler leur profil. A la
suite du Chef de service de la Gestion des Ressources Financières et
Matériels(C/SGRFM), Monsieur le Directeur régional a informé l’assemblée
qu’une note sera prise pour mieux encadrer l’organisation des examens scolaires
pour les sessions prochaines.

Il a ajouté que les présidents de jury doivent veiller à ce que les épreuves
sportives ne soient pas administrées entre 11 heures et 15 heures.

Autres dispositions pratiques exposées par le Chef du service des Examens et

Concours a surtout concerné :

- les difficultés de complications, comme exemple : fille-garçon et non

garçon-fille ;
- assister les responsables du service des Examens et Concours(SEC) par
les Chefs de Circonscriptions d’Education de Base(CCEB) pour avoir des
états numériques fiables ;
- augmenter la police lors de la saisie pour une bonne visibilité ;
Page 43
 - les différents modes de calcul du nombre de salle, des correcteurs, des
secrétaires et même des effectifs par salles ;
- Communiquer les effectifs des candidats dès le début de l’examen pour
synthèse et acheminement au niveau ;
- déposer les résultats du CEP dès leur publication au plus tard le 11 juillet
202.. afin de permettre la tenue du secrétariat régional du 18 au 27 juillet
202… ;
- prendre soin des procès-verbaux (remplissage de PV aux stylos) et vérifier
les totaux des notes ;
- respecter les barèmes de notation pour les épreuves physiques et orales.

Prenant la parole à son tour, le chef de service (Nouvelles Technologies de

l’Information et de la Communication (NTIC), a fait une brève démonstration
sur l’utilisation de Guide d’EPS (GUIDEPS) car certains éprouvent des
difficultés. Cette démonstration a été saluée par tous et chaque président de jury
a été doté d’un manuel guide pour l’accès à ce logiciel. La parole a été ensuite
donnée aux syndicats qui par leur porte-parole le représentant du SYNATEB a
exposé leurs préoccupations. Elles étaient entre autres :

- la mise en application du protocole d’accord entre gouvernement et

syndicats ;
- la question des affectations ;
- les frais de transport et d’hébergement des candidats pris en charge par les
communes ;
- l’organisation de l’examen blanc régional ;
- le respect des textes régissant l’organisation du CEP.

Le président régional des parents d’élèves prenant la parole à la suite des

syndicats a loué cette initiative qui selon lui est première pour eux d’être invités
à une telle rencontre. Il a ensuite félicité l’ensemble des participants pour le
travail qu’ils abattent quotidiennement pour le meilleur devenir des enfants afin
de les interpeller à rester toujours vigilant à l’endroit des enseignants indélicats
qui s’absentent permanemment.

Les derniers intervenants ont été les chefs de services internes de la DREPPNF.
Le chef de service des ressources humaines (C/SRH) a évoqué la situation
d’avancement des agents en parlant d’une liste d’agents n’ayant pas de notes et
les invite à les faire acheminées pour saisie. Il a ajouté que toutes les notes

Page 44
parvenues au service des ressources humaines (SRH) ont été saisies. Ensuite ce
fut tour du chef de service des Examens et concours’ (C/SEC) de parler de
l’organisation de l’excellence régionale le 14 juillet prochain. L’intervention du
chef de service de la gestion de ressources financières et matérielles
(C/SGRFM) a porté sur le reliquat des indemnités des examens de 202.. qui
n’est toujours pas disponible. Il a aussi apporté des éclaircissements en ce qui
concerne le mode de paiement des indemnités des épreuves sportives et orales
pour la session de 202.. avant de parler des procédures qu’il faut entamer pour
l’électrification de nos structures et la prise en charge des factures par l’Etat. Le
chef de service des Etudes et de la planification (C/SEP) a rappelé les DPEPPNF
d’un certain nombre de documents attendus à son service pour synthèse. Le chef
de service des Archives et de la documentation (C/SAD) a demandé la
multiplication des documents (les différents actes) au niveau des différentes
structures pour les enseignants.

Pour terminer, Monsieur/Madame le Directeur régional a procédé à la

récapitulation de la rencontre en insistant sur les points saignants.

C’est sur ces notes aux environs de 14h30mn qu’il a remercié tous les
participants et a émis le vœu que chacun regagne son poste sain et sauf, et que la
session 202.. de l’examen du CEP et du concours d’entrée en 6 ème se déroule
bien et a clos le conseil de Direction ouvert à 9 h 10 mn.

……….., le 06 juin 202….

Les secrétaires de séance Le président de séance

Signature signature

Noms et prénoms Nom et prénoms

Page 45
MINISTERE DE L’EDUCATION BURKINA FASO

NATIONALE DE L’ALPHABETISATION Unité-Progrès-Justice

ET DE LA PROMOTION DES LANGUES

NATIONALES (MENA/PLN)

*****************

REGION…………………

********* ……, le 13 juin 202…..

DIRECTION REGIONALE DE L’EDUCATION

PRESCOLAIRE, PRIMAIRE ET NON FORMELLE

N°202 …… /MENAPLN/R…./DREPPNF

RAPPORT………….

Monsieur le secrétaire Général

Objet : organisation du concours direct de

recrutement sur mesures nouvelles des

Instituteurs Adjoints Certifiés (I.A.C) 202...

La Direction régionale de l’Education préscolaire, primaire et non formelle des

……(Région) a pris part en collaboration avec la Direction Régionale de la
Fonction Publique du Travail et de la Protection Sociale (DRFPTPS) à

Page 46
l’organisation du concours direct de recrutement des IAC sur mesures nouvelles
de 202…. La tenue pour première fois de ce concours dans la région a
représenté pour la direction régionale un grand défi qu’elle a relevé non sans
quelques insuffisances. De la réception des dossiers en passant leur validation
jusqu’au déroulement des épreuves, recevez dans ce rapport la situation sur le
déroulement des activités liées au concours des IAC 202...

Les phases de réception des dossiers, de saisie ainsi que celle de la validation se
sont déroulées du 28 avril au 11 mai 202... Les dossiers ont été réceptionnés
dans la salle de réunion de la DREPPNF. Les agents de la DREPPNF et ceux de
la DRFPTPS commis à cette tâche n’ont relevé aucune difficulté liée à cette
activité.

La saisie des dossiers dans la base électronique ainsi que leur validation se sont
également effectuées sans difficultés majeures. Nonobstant tous ces aspects
positifs, quelques insuffisances ont marqué le déroulement du concours
intervenues le 03 juin 202… dans trois centres de composition retenus à cet
effet. Les écoles primaires publiques……,….. et ….. ont été retenues pour
accueillir les candidats.

Le premier point à souligner est sans doute le choix des centres de composition.

En effets les tables-bancs des écoles primaires, adaptés à la taille des petits
enfants n’offraient pas aux candidats des assises confortables pour leur
composition.

Il est à noter en plus que certaines salles de classes retenues se sont avérées peu
ou mal éclairées.

Concernant les activités des membres des centres de composition, ceux-ci ont
déploré la non mise à disposition du secrétariat du matériel nécessaire à
composition la veille du concours. (enveloppes, colles, craies, feuilles de
compositions, brouillons, intercalaires …)

Durant le déroulement du concours, il a été déploré quelques insuffisances parmi

lesquelles ont peu retenir :

- l’insuffisance d’intercalaires dans tous les centres de composition ;

- l’absence de carburant et les moyens de communication pour les
superviseurs ;

Page 47
- absence de prise en charge du personnel d’appui pourtant prévu comme
organisateurs de l’activité ;
- disparité entre les prises en charge du groupement de la gendarmerie qui a
sécurisé les épreuves la veille du concours.
On peut retenir que l’organisation du concours direct des IAC sur mesures
nouvelles dans la région de…………… a été un succès dans l’ensemble.
Toutefois, quelques difficultés observées surtout lors de la phase de
composition ont été relevée.
Ces difficultés pourraient être facilement aplanies pour les sessions à
venir si la commission chargée de l’organisation prenait en compte les
suggestions suivantes :
- prévoir le déroulement des épreuves dans les établissements secondaires
de la ville qui offrent des infrastructures plus adaptées aux candidats ;
- retenir des salles bien éclairées pour accueillir les candidats ;
- mettre à la disposition des membres du jury le matériel la veille de la
composition ;
- prévoir du carburant et les moyens de communication pour les
superviseurs ; …
- prévoir les prises en charge du personnel du groupement de la
gendarmerie chargé de la sécurisation des plis ;
- relever le taux de prise en charge en phase avec le taux servi lors des
autres concours de la fonction publique ;

Et enfin prévoir le matériel nécessaire aux candidats en nombre suffisant

(feuilles de composition, intercalaires, brouillons …).

L’organisation du concours direct de recrutement sur mesures nouvelles des

I.A.C. session de 202… s’est bien déroulée dans l’ensemble. Les phases de
réception des dossiers, de leur validation, de saisie et d’administration des
épreuves se sont déroulées sans difficultés majeures. Toutefois, quelques
suggestions sont formulées afin de parfaire l’organisation des prochaines
sessions.

Signature

Page 48
Les documents de communications réciproques

Ce sont des documents échangés soit entre une structure administrative

appartenant à des hiérarchies différentes (Ministère, Institution à Institution à
Ministère …), soit entre structures de l’administration et personnes physiques ou
morales du secteur privé (étrangère à l’administration).Ces documents sont la
lettre et le bordereau.

La notion de réciprocité dans l’échange de ces documents tient à ce que, en

principe, les structures qui échangent sont un rapport d’égalité ou plus
exactement, dans un rapport déchargé de toute connotation hiérarchique.

L’absence de connotation hiérarchique est toutefois atténuée lorsque l’échange

par lettre (notamment) a lieu entre le premier ministre et les chefs de
départements ministériels ou entre le président du conseil des ministres d’une
part, le premier ministre d’autre part, le premier ministre d’une part et les chefs
des départements ministériels d’autre part.

Page 49
 BORDEREAU D’ENVOI

N° 202../01/E/F/DG

LA DIRECTRICE GENERALE

MONSIEUR LE DIRECTEUR REGIONAL

DES RESSSOURCES ANIMALES ET

HALIEUTIQUES

HAUTS – BASSINS

BORDEREAU D’ENVOI

SOMMAIRE NOMBRE DE OBSERVATIONS

PIECES
Rapports de Stage des Elèves :
TOTAL
Nom et prénoms 01

BOBO-DIOULASSO LE … /…/202..

Reçu à…..………..…..le……../…../202…

Par M…………………………………………...…(nom et prénoms)

Signature et cachet de l’agent du service destinataire qui a reçu le

Page 50
La lettre

La lettre est un document écrit par lequel son auteur demande ou communique
plusieurs informations (mais de préférence, une information par lettre)
étrangères entre structures administratives ou entre celles-ci et les personnes
physiques ou morales étrangères à l’Administration, la lettre peut porter sur des
questions diverses (peut avoir des objets divers).

Il y a des lettres ayant pour objet une simple information du destinataire. Il y en

a qui invite les destinataires soit à participer à un événement, soit à prendre des
mesures pour prévenir une situation, soit à fournir un service ou à livrer des
produits.

Dans certaines circonstances, la lettre exprime l’engagement de son auteur dans

une situation. D’une façon générale, la lettre porte toutes les questions pouvant
intéresser l’action de l’administration : lettre d’information, de notification, de
déclaration, d’explication, de transmission, de notification, de déclaration, de
transmission, de demande, d’invitation, de convocation …

Caractéristiques de la lettre administrative

La lettre administrative présente deux (02) caractéristiques :

a)- il s’agit du formalisme avec lequel le texte de la lettre administrative est

rédigée.

Il est rédigé dans un style qui utilise un vocabulaire et des expressions propres
à l’administration. Exemple :

« J’ai l’honneur …. »

« Je vous saurai (s) gré … »

« Je prie de vouloir … »

« Une prompte réaction … » …

Page 51
b) – les mentions qui figurent dans la lettre et accompagnent son texte.

Il faut distinguer la lettre échangée entre structures de l’appareil gouvernemental

au sens strict (premier ministre et départements ministériels) de celle échangée
entre ces premières structures et d’autres structures de l’Administration publique
et des personnes physiques ou morales du secteur privé.

La distinction se manifeste au niveau des mentions qui accompagnent le texte de

la lettre (voir la présentation de la lettre administrative).

Présentation de la lettre administrative

Timbre Pays et Devise

Numéro lieu et date (ici ou en bas)

L’expéditeur (fonction seulement)

Destinataire (fonction seulement)

Objet

Référence

Pièces jointes

- Formule d’appel (hypothèse de relation Administration –

personnes physiques ou morales étrangères à l’administration).

La formule de politesse serait : Monsieur … Madame …. Mademoiselle …

Monsieur le …

Texte :

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………….……………………………………………………………………………………….
Page 52
………………………………………………………………………………………………………………..

- Formule de politesse (chaque fois qu’il y a formule d’appel, il y a

formule de politesse)
 La Lettre à forme personnelle

La lettre en forme personnelle est destinée à une personne n’appartenant pas à

l’administration, sont mentionnés :

- le timbre ;
- le lieu d’origine ;
- la date et le numéro d’enregistrement.

Cependant, elle ne présente ni objet, ni références.

Elle débute par une formule d’appel : Monsieur, Madame, Mademoiselle, et se

termine par une formule de politesse : veuillez agréer, monsieur, madame,

mademoiselle, l’expression de ma considération distinguée …

Numéro (année-N°/sigles des administrations ou lieu et date (ici ou
services technique mention née dans le timbre
en bas)

Timbre : nom de l’administration émettrice.

S’il s’agit d’un Ministère, il est porté l’application du Ministère, plus
le cas échéant, les structures techniques d’exécution

Objet : évocation, dans une formule L’expéditeur (fonction seulement suscription)

Aussi brève que possible, de la question A
Destinataire (fonction ou nom/ destinataire
traitée dans la lettre
et adresse

- Formule d’appel (hypothèse de relation Administration personnes physiques ou

morales étrangères à l’administration).

La formule de politesse serait : Monsieur …. Madame …. Mademoiselle … Monsieur le ….

- Texte :

Introduction

Développement
- Formule de politesse (chaque fois qu’il y aPage
formule
53 d’appel il ya formule de politesse)

Nom et prénoms plus éléments complémentaires

 Conclusion

Ampliation Lieu et date (ici ou en haut à droite)

Signature

Remarques : les menions références (réf), Pièces Jointes (P J), Ampliation sont
portées dans les mêmes circonstances que dans le cas de la lettre à forme
administrative. La formule de politesse reprend le nom ou la fonction du
destinataire

La lettre à forme administrative

La lettre en forme administrative est utilisée lors d’échanges de correspondance

entre des structures administratives, de même qu’elle est utilisée à destination
de toute personne appartenant à l’administration.

Elle comporte les éléments suivants :

Le timbre figure dans l’angle supérieur gauche du document. Il a pour objet

d’identifier l’administration dont émane le document.

Exemple : région des Hauts Bassins

Gouvernorat de Bobo-Dioulasso

Secrétariat Général

Le lieu d’origine et la date figurent dans l’angle supérieur droit.

Exemple : Bobo, le 20 juin 202….

La souscription figure sous le lieu et la date

Exemple :

Le gouverneur de la région des Hauts Bassins (émetteur)

Page 54
 A

Monsieur le Directeur Régional de …. (Destinataire)

NB : la lettre en forme administrative n’est jamais adressée directement à un

fonctionnaire subordonnée, mais à l’autorité responsable.

Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie

hiérarchique.

Exemple : Monsieur le Gouverneur de ….

Monsieur le maire de la commune de …

S/C de Monsieur le Haut-commissaire de la province de …..

« Affaire suivie par … » cette mention permet au correspondant de connaître

son interlocuteur. Elle figure sous le timbre, ainsi que le numéro de poste et le
numéro d’enregistrement.

L’objet figure à gauche. C’est la mention très succincte de la question traitée.

Exemple : invitation à l’atelier de présentation du projet …

Rappel : une lettre ne traite que d’un objet.

La référence se place sous l’objet. C’est un rappel des documents antérieurs

auxquels se reporte le rédacteur.

Exemple : votre lettre n°2018 – 015/MATDS/RHBS/HC du 18 mai 2018

Rappel : ne pas multiplier les références.

Les pièces jointes : leur nombre est porté au bas de la première page du texte à
gauche.

Joindre en annexe les documents auxquels on se réfère si ce sont des textes

anciens ou peu diffusés ;
Page 55
La signature : soit le détenteur de l’autorité signe, soit il s’agit d’une autre
signataire. Dans ce dernier cas, plusieurs cas de figure se présentent :

- la signature par délégation : cette mention ne peut être utilisée que

lorsque le signataire possède bien ce pouvoir et uniquement dans les
domaines prévus par un arrêté. La délégation peut être donnée pour une
durée déterminée ou permanente. La signature est précédée et suivie des
indications de titre et de patronyme de l’intéressé.

Exemple : Pour le gouverneur et par délégation le secrétaire général

N.B. : le titre ne doit pas apparaitre s’il est déjà mentionné dans la
souscription.

- la signature par autorisation est le pouvoir donné à une personne de signer

une catégorie de pièces (lettre, bordereaux …) relevant de son service.

Exemple : pour le gouverneur et par autorisation

Exemple : pour le gouverneur et par autorisation le conseiller technique

- la signature pour ordre est usitée ou sollicitée par le fonctionnaire qui

signe à la place de son chef direct, momentanément empêché ou absent.

Page 56
 Pays et devise
Timbre
Lieu et date (ici ou en bas)
Numéro

L’expéditeur (fonction seulement)

(souscription)

A
Objet
Destinataire (fonction et adresse)
Référence
(souscription)
Pièces jointes

Pas de formule d’appel

Introduction

Développement

Conclusion

Lieu et date (ici ou en haut à droite)

Pas de formule de politesse

Ampliations

Signature

Nom et prénoms plus éléments

Page 57 complémentaire
d’identifications
La circulaire

Définition

Un même document, note ou lettre, peut être adressé individuellement à

plusieurs personnes. Ce document, qui permet à l’information de ‘’circuler est
appelé circulaire. Les caractéristiques attachées à la lettre s’appliquent
également à la circulaire.

Spécificité de la circulaire

Son texte doit s’adresser à la fois à tous et à chacun. Le traitement de texte

permet aujourd’hui ce genre d’exploit ou texte en autorisant des textes de
portée générale dans lesquels on peut insérer des informations différentes selon
les diverses catégories de destinataires

Exemple

Exemple de formules utilisées dans les correspondances

Formules introductives

- j’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre

- j’ai l’honneur de vous faire connaître que
- j’ai été saisi de,
- j’ai été tenu informé de,
- vous m’avez signalé que.

Formules d’exposition (termes précis)

Page 58
 - Ajouter – confirmer – considérer
- Constater –estimer –noter
- Observer –préciser – rappeler
- Signaler –souligner

Ces verbes sont souvent précédés de : je me permets de, je crois, je ne peux que
… formules d’exposition (termes plus souples)

- Prendre note - se trouver appelé à – il a entendu que

- Ne pas douter que – ne pas ignorer que – ne pas manquer de termes
généraux
- Aborder un point – aboutir à une solution – abroger une loi
- Accéder à un poste –accepter une solution –accorder une autorisation
- Ajourner une réunion – allouer une indemnité – annuler une réunion
- Apprécie le bien-fondé de -appuyer une requête – assurer la diffusion
- Attacher du prix à confirmer les termes de – constater un fait
- Décider que – délivre, une copie – différer la mise en application

Formules pour introduire des paragraphes successifs

- D’une part …, d’autre part

- En premier lieu …, en second lieu
- Non seulement …, mais
- Tout d’abord … ensuite… enfin
- Par ailleurs.

Formules de conclusion (locution impersonnelles)

- Il convient de – il vous appartient de

- Il y a lieu de – il est nécessaire, souhaitable, opportun de
- Il importe de.

Formules de conclusion (locutions impératives)

- Décider que – demander que – convier à

- Engager à inviter à -prier de

Formules de conclusions insistantes

Page 59
 - Attacher du prix à- de prier de veiller à l’application – je vous serais
obligé de

Quelques fautes à ne pas commettre :

Expressions incorrectes Expressions correctes
De par Par
Suite à Comme suite à
Par lettre susvisée Par lettre visée, rappelée en référence
Je vous annonce J’ai l’honneur de vous rendre compte
Nous avons convenu de nous revoir Nous sommes convenus
Par contre En revanche
Dans le but de Afin de
Postuler à un emploi Postuler un emploi
Baser sur Fonder sur
Contacter quelqu’un Prendre contact avec quelqu’un
Solutionner un problème Résoudre un problème
Je vous serai gré Je vous saurais gré
Demander à ce que Demander que
Informer de ce que informer que.

Le bordereau d’envoi

Définition

Ce document est destiné à l’acheminement des pièces d’un service administratif

à un autre, chaque fois que cette transmission n’implique pas de commentaires
qui justifieraient la rédaction d’une lettre d’accompagnement.

Présentation du document

- Les mentions habituelles de la correspondance administrative figurent sur

ce document (timbre, lieu d’origine et date, suscription, objet référence,
affaire suivie par … et ; numéro d’enregistrement),
- Un texte scindé en 3 colonnes :
Page 60
- Une colonne pour l’indication du nombre de pièces. Elle est intitulée
« sommaire » ; « désignation des pièces » ; « nature des pièces » ;
« analyse » ou « intitulé ». elle porte la liste des documents à transmettre
(intitulé du document suivi des références : lettre/compte rendu n°… du
…. relative à …
- Une colonne pour la désignation des pièces (qui doit être suffisamment
détaillé) : elle est intitulée « nombre de pièces » ou « quantité » elle porte
ainsi donc le nombre de documents à transmettre. Si un document est
transmis en plusieurs exemplaires, quatre (04) par exemple, la colonne
porte la fraction ¼.
- Une colonne pour les observations. Elle porte une expression aussi brève
que possible le motif de la transmission.
- Exemple :

« Suite à votre demande » ;

« Pour exploitation et retour » ;

« A tout fin utile » ;

« Pour attribution »…

Le recours au bordereau est surtout utile

- Lorsque la transmission comporte plusieurs pièces, le double du

bordereau permet au service expéditeur de conserver une trace des
documents transmis,
- Dans le cas d’un envoi conjoint, d’éviter les confusions en regroupant les
documents ayant trait au même objet,
- Lorsque la pièce transmise est un original, le double du bordereau permet
de situer rapidement le détenteur de la pièce en question.
- Dans la colonne ‘’observation’’, les mentions suivantes peuvent être
portées : - copie à … : indiquant la liste des destinataires
- Pour attribution : dans ce cas, l’expéditeur se dessaisit définitivement
des pièces et le destinataire doit statuer sur l’affaire. Eventuellement peut
figurer la mention : en vous priant de bien vouloir me tenir informé de
votre décision ou de la suite donnée à cette affaire.
- Pour information : le destinataire n’a pas à intervenir, mais peut conserver
pour son information les pièces qui lui sont transmises

Page 61
- A toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non à
l’affaire
- En communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le
document à l’expéditeur après en avoir pris connaissance
- Pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner une suite, mais
ne rend pas compte
- Pour avis : le destinataire doit donner un avis motivé sur l’affaire qui lui
est soumise pour signature ou pour visa : transmission à une autorité
hiérarchique qui devra signer le document ou y apposer son visa
- Pour éléments de réponse : le destinataire devra fournir sous forme de
note ou de lettre les informations nécessaires au service expéditeur afin de
lui permettre de rédiger la réponse à une question posée.

Remarque : du subalterne au supérieur, les expressions doivent laisser

percevoir la position du subalterne. Exemples :

« pour compte rendu »

« en exécution de vos instructions » il est préférable de ne rien porter en
observation que de tenir des expressions telles que « pour attribution » le
subalterne ne peut imputer une question à traiter au supérieur.
« pour information ». le supérieur est sensé déjà informé sur les
questions que le subalterne soumet à son appréciation.». Le subalterne ne
peut pas donner des instructions au supérieur pour acheminement d’un
document ou d’un pli.

Schéma couramment utilisé dans l’Administration :

Timbre Pays et devise

Bordereau récapitulatif N° / SIGLES

Des pièces ci-jointes adressées à …………………………………………………………

Lieu et date

Sommaire Nombre de pièces observation

Total ………………………..

Fonction du signataire
Page 62
 Signature

Nom, prénom et élément

d’identification

BURKINA FASO

Société

…..

N° ---------------/SIGLES de la société

L’expéditeur

A monsieur/ Madame ………

Sommaire Nombre de pièces observations

Total …………………………… Leu et date

Reçu à …….., le ……. Par … (nom et

Lieu et date
prénoms et cachet
Page 63
Reçu à…………..le…………….
Signature de l’agent du service
Signature
Par…………nom et prénoms et cachet
Destinataire qui a reçu le BE
Nom, prénoms et éléments
Signature de l’agent du service destinataire qui a reçu le BE
Les mentions « reçu à … le … par … « portées au bas du tableau et sur la
partie gauche de la page comme dessus, sont requises chaque fois que
l’expéditeur souhaite un accusé de réception. Pour ce faire, le Bordereau
d’Envoi est envoyé en deux copies que le destinataire traite en indiquant le lieu
et la date de réception ainsi l’agent qui l’a reçu. Une des copies ainsi traitée est
renvoyée à l’expéditeur.

Les documents de communication unilatérale avec l’extérieur.

Il s’agit de documents par lesquels l’administration donne une information à tout

ou partie de l’opinion publique ; information concernant surtout
l’administration ;

- donne un témoignage ;
- invite ou ordonne à un ou plusieurs citoyens à se rendre auprès d’elle ;
- fait parvenir un ou plusieurs documents à un ou plusieurs citoyens.

Ces documents sont :

- L’attestation ou le certificat
- La notification ;
- Le communiqué ;
- La convocation.

A) l’attestation et le certificat

L’attestation

Page 64
Elle est écrite comme un témoignage donné le plus souvent par écrit. On atteste
un fait. L’encyclopédie « universalise » définit le certificat comme étant un écrit
privé ou administratif faisant foi d’un événement particulier. Il doit être signé
par une personne compétente sous peine d’invalidité.

Ces deux documents sont de nature semblable et présentent souvent la même

forme rédactionnelle.

Cependant, dans certaines administrations, chacun de ces documents revêt une

forme et un contenu spécifiques. Dans ces cas, chaque administration intéressée
dispose parfois d’un modèle de fiche pré – imprimée dont il suffit de remplir les
passages vides avant la signature de l’autorité habilitée.

De ces types de certificats, on peut retenir :

- Le certificat d’origine ;
- Le certificat de mise en consommation ;
- Le certificat de vie ;
- Le certificat de résidence ;
- Le certificat d’hérédité ;
- Le certificat d’aptitude ;

En matière de compatibilité publique, on parle parfois « certification ».

Cette certification est assimilable à la constatation du service fait. Elle revêt

plusieurs formes suivant la nature du service.

Exemple :

 Certifié la fourniture et la consommation immédiate ;

 Certifié la fourniture faite et la prise en charge au livre-journal inventaire
sous le n°…..
 Certifié les réparations faites ;
 Certifié le transport effectué ;
 Certifié le service fait ;
 Certifié l’occupation du bâtiment de Monsieur
Ces certificats sont suivis de la signature du bénéficiaire de la présentation et de
la date, avant le mandatement et le payement.

Page 65
Présentation de l’attestation et du certificat

1- L’attestation

Timbre BURKINA FASO

Unité-Progrès-Justice

N°

ATTESTATION

Je soussigné, (prénoms, nom, fonction) atteste que le nommé ……..

En foi de quoi, la présente attestation a été établie pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à …………, le ………

Signature et cachet

2- Le certificat

Timbre BURKINA FASO

Unité-Progrès-Justice

N°

CERTIFICAT DE ………..

Je soussigné, (prénoms, noms fonction) certifie que le nommé ……….

En foi de quoi, le présent certificat a été établi pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à …………. le …………..….

Signature
Page 66
Certificat ou attestation

Timbre Nom du pays

Devise

N°

Attestation/Certificat

Je soussigné, atteste que ……. / certifie que……………………………

En foi de quoi, la présente attestation/le présent certificat a été établi(e) pour servir
et valoir ce que de droit.

Fait à ……. le ……

Fonction

Signature

Nom et prénom

Page 67
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION BURKINA FASO

TERRIORIALE ET DE LA DECENTRALISATION Unité-Progrès-Justice

---------------------------------------------------------------

REGION DES HAUTS BASSINS

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PROVINCE DU HOUET

------------------------------- Bobo, le 15 avril 202….

DEPARTEMENT DE BOBO

N°2009-156/MATD/RHBS/PH/DB

CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE

-------------OOOO-------------------

Je soussigné, le préfet de département de Bobo, certifie que Monsieur …………

Mlle N° ……….. Instituteur (trice) principal (e ) affecté à l’école de …………
suivant décision N° ………. En date du …….. En qualité de Directeur a pris
service le ………..

En foi de quoi le présent certificat de prise de service a été établi pour servir et
valoir ce que de droit.

Signature

Ampliations :

-Gouvernorat RHBS
-Haut -commissariat du Houet Prénoms et NOM
-DRPENF/ HBS
-DPPENF / Houet Secrétaire Administratif

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 -CEB de ………..
-Solde
-Intéressé-Archives et chrono

B) - La notification

Une notification est la communication d’une décision individuelle ou collective

adressée à l’intéressé (e) ou deux intéressés. Exemple : notification d’une
nomination, d’une sanction, d’une autorisation.

La notification se fait généralement par voie administrative. La preuve de la

notification est apportée au moyen d’un récépissé.

La notification s’oppose à la publication des décisions réglementaires. Celle –

ci est prouvée au moyen d’un certificat de publication, établi par le directeur de
l’organe de presse d’annonces légale, établi par le Maire ou le Haut-
commissaire.

Modèle de notification

L’an ………….le………….je, (fonction), soussigné, certifie avoir laissé à

Monsieur/Madame………….copie de la décision/lettre N°………… en date du ………par laquelle

Monsieur le Ministre, Monsieur le Haut-commissaire ou Monsieur le Maire…………a

autorisé………..a défendu………..a interdit………..a prescrit……..

Et enfin que tout le surnommé n’en ignore, je lui ai laissé, en parler comme il est dit ci-dessus, copie
de la dite (décision ; lettre) et de la présente notification dont il a été donné récépissé (ou dont il a
refusé de donner récépissé) dont acte a (lieu).
Les jours, mois et an que dessus.
Signature + cachet
Nom, prénom

L’ordonnance n°91-0051/PRES du 26 aout 1991, portant composition,

organisation et fonctionnement de la cour suprême, prévoit en son article 218,
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un cas de notification officielle ; « si par suite de refus comptable et des
héritiers, ou pour toute autre cause, la notification de l’arrêt ne peut atteindre son
destinataire, la chambre des comptes adresse l’arrêt à la préfecture du dernier
domicile connu ou déclaré »

Le préfet fait notifier l’arrêt par un agent administratif.

En cas de notification à personne, l’agent administratif se fait délivrer un

récépissé par le destinataire et adresse un procès-verbal de la notification.

Ce procès-verbal et le récépissé sont adressés à la chambre des comptes. Il existe

d’autres situations pour lesquelles la notification, bien que n’étant pas exigée par
la loi, parait indispensable.

Exemple : ordre de réquisition consécutif à une grève (l’usage de cahier de

transmission est admis).

C) Le communiqué

Le communiqué est un document par lequel une autorité politique ou

administrative porte à la connaissance du public soit :

Les travaux et les résultats d’une conférence ou d’une réunion ;

Les conditions d’une étude ou d’une enquête portant sur un objet donné.

Les renseignements que la population a intérêt à connaitre : l’heure d’ouverture

et de fermeture des bureaux, modalités de distribution d’un titre quelconque ;
précautions à prendre en certaines circonstances.

Le contenu du communiqué peut être porté à la connaissance du public par le

procédé traditionnel de l’affiche. Mais le communiqué est, chaque fois que cela
est possible, diffusé par les médias. Le communiqué n’est pas soumis à des
règles de présentation particulières.

On notera cependant qu’il doit être :

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 précédé d’une mention indiquant son origine, telle que « le maire de
…….. », « Le Préfet de …… a l’honneur de porter à la connaissance du
public……. »

« Le Maire……ou le Préfet communique…… »

 rédigé très brièvement les termes concis et précis

 signé par son auteur et, selon le cas par l’autorité supérieure surtout
lorsqu’il doit être diffusé par les médias.
Il est fréquent qu’une autorité fasse des communiqués publics sous la forme
d’une « conférence de presse ».

Dans ce cas, il est souhaitable que soit distribué aux journalistes présents, un
communiqué résumant l’essentiel des déclarations officielles faites.

D) l’avis

L’avis est un document administratif par lequel l’autorité administrative

porte à la connaissance de son personnel ou du public une information. Il est
un document d’information temporaire généralement destinée à l’affichage :
avis pour une conférence, une réunion (concernant un nombre très élevé de
participants), pour des travaux pour un recrutement.

Certains types sont ainsi standardisés, tels que les avis de vente aux enchères,
les avis d’enquêtes par exemple.

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 Présentation d’un avis.

COMMUNE DE…….. Burkina-Faso

SERVICE Unité-Progrès-Justice

AVIS DE (RECRUTEMENT……….)

Il est porté à la connaissance du public………….

Ou

Le Maire……porte à la connaissance du public qu’il sera procédé le …………à un recrutement de …….

Pourront prendre part au concours (conditions de candidature)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

La date limite de dépôt de candidature est fixée………………………………………………………………

…………, le ………………………………………….

E- la convocation ou la lettre de convocation

La convocation peut être individuelle ou collective. La lettre de convocation

elle, prend toujours la forme individuelle, même si plusieurs personnes sont
concernées.

Exemple de convocation à caractère individuel : convocation par le maire d’un

chef de ménage concerné par un déguerpissement, convocation d’une veuve par
le service social de la municipalité, convocation par le service domanial du
titulaire du permis urbain d’habiter n°……….du lot……

Exemple de convocation à caractère collectif : convocation par le Maire des

membres d’une commission spécialisée.

Présentation générale

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 La convocation ordinaire comporte le timbre du service, la date le numéro
d’enregistrement et le titre « convocation » en gros caractères

La formule consacrée de la convocation fait ressortir :

L’identité de la personne (ou des personnes) convoqués (s)

Le lieu, la date l’heure de la convocation ;

Le motif (ou l’ordre du jour

(Ou la mention « affaire le concernant »)

Cette formule est recommandée pour les réunions lorsque les destinataires sont
des subordonnées.

Elle peut s’adresser également à un administré lorsqu’on choisit délibérément de

ne pas exprimer une trop grande courtoisie eu égard au sujet de la convocation.

Convocation à personne

COMMUNE DE……. Burkina-Faso

SERVICE DE…. Unité-Progrès-Justice

CONVOCATION

Le médecin-chef du service d’hygiène prie M……………….gérant de la buvette…. de bien vouloir se présenter dans le
service le ….……à …………heures, pour une affaire urgente le concernant.

Fait à……, le……………………….

Signature

Prénoms et nom

Page 73
La convocation à réunion

Une présentation particulière

La convocation à réunion doit être faite soit :

 sous forme de lettre entre service

 ou la forme d’avis.

En tout état de cause, elle doit impérativement mentionner le lieu exact, la date,
l’heure et surtout l’ordre du jour.

L’ordre du jour doit être communiqué en temps utile (c’est-à-dire dans un délai
raisonnable).

Dans une présentation pertinente (liste des questions à débattre, sans oublier le
cas échéant « les questions diverses ».

S’agissant particulièrement des organes délibérants, les réunions statutaires

prévoient toutes les conditions précitées.

Les délais de convocation ne peuvent être qu’en cas d’urgence manifeste.

Remarques

La convocation doit porter en annexe, le cas échéant des dossiers ou des

documents à examiner. La lettre de convocation est recommandée lorsque l’on
s’adresse à des autorités, des personnalités d’un certain rang, à des élus locaux
ou en général à des personnes sur lesquelles aucune autorité hiérarchique n’est
exercée.

Dans le cas de la lettre de convocation, le titre CONVOCATION est remplacé

par « objet : convocation à …… »

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Le rapport : forme d’expression écrite

Le rapport est la forme la plus élaborée de l’expression écrite. C’est un

document traitant d’une question importante, adressé par un subordonné à une
autorité hiérarchique supérieure.

Au sein du ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation, le

rapport est généralement établi pour répondre à une demande d’avis présentée
par un Préfet ou pour présenter à l’autorité supérieure un programme de travaux,
un projet, un budget.

Des rapports sont aussi établis à la suite de missions d’inspection.

Le rapport est avant tout un document d’informations et de propositions.

Deux traits caractérisent le rapport : l’un de forme, l’autre de fond.

 Sur la forme, un trait d’impersonnalité : le rapport est un acte de fonction,

dans lequel la personnalité de l’auteur et celle du destinataire sont
effacées ; c’est le service qui parle plutôt que l’agent.

Aussi dans un rapport, on utilise des formules impersonnelles telles qu’il

convient ou il apparaît ou bien s’il émane d’un groupe de travail, le
groupe de travail constate…, propose etc.…

 Sur le fond, c’est une pièce suggestive et démonstrative.

L’auteur du rapport analyse des faits, en réalise des commentaires te

propose une ou plusieurs décisions à l’autorité responsable. Aussi la
rédaction d’un rapport doit faire l’objet d’une étude spéciale et
particulièrement approfondie.

Le rapport comprend un intitulé « rapport »… et se décompose

généralement en trois grandes parties : l’introduction, le développement,
la conclusion.

L’introduction

Elle motive le pourquoi du rapport et annonce les grandes lignes du

développement. Elle doit permettre à la personne à qui est destiné le
rapport de connaître en quelques lignes la cause et l’objet du document.
Elle doit contenir l’indication brève.

Le développement
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 C’est la pièce maîtresse du rapport. Trois éléments essentiels doivent se
trouver dans ce développement.

a) Description de faits précis, de renseignements certains empruntés à

des sources matérielles.
b) Des raisonnements fondés sur ces données. A ce stade il faut se
référer suivant les cas aux textes, aux dispositions réglementaires etc.
…
c) Des solutions possibles avec des appréciations sur leurs avantages et
inconvénients en faisant figurer en dernier la proposition qu’on
privilégie. Lorsque le sujet est complexe, il faut diviser le
développement élémentaire qu’il ya de questions élémentaires
indépendantes.

La conclusion

Elle doit être une récapitulation de l’énoncé dans le développement en précisant

les conditions de sa mise en œuvre ou un échéancier ou une date. Le rapport se
termine, parfois, par une formule par laquelle l’auteur demande au destinataire
de se prononcer sur la proposition formulée.

Le plan

La bonne tactique pour rédiger avec facilité !

1) Définir l’objectif de votre correspondance.

Quel est le problème posé ? Quelles sont ses données exactes ? Quelles
difficultés se présentent ? Que souhaite votre correspondant ? De quels
renseignements a-t-il besoin ? Pourquoi réclame-t-il ? Quelles sont les
préoccupations ? Quelles sont ses intentions ?

D’un autre côté, vous pouvez avoir reçu les instructions rapides pour le rapport
ou la note qu’on vous demande de rédiger ; dans ce cas aussi, la réflexion
s’impose : pourquoi cette note ? A qui est-elle destinée ? Quelles sont ces
préoccupations du signataire ? Dans quelles optiques dois-je traiter l’affaire ?...

2) Etudier l’affaire

Il ne suffit pas de préciser les questions qui se posent. Avant d’aborder la

rédaction, encore faut-il savoir ce que l’on veut exposer.

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D’où la nécessité de bien connaître l’affaire. Cela suppose tout un travail de
réflexion, d’information, d’étude, une accumulation de matériaux (textes
réglementaires, ouvrages ou livres etc.…)

Une conversation avec le supérieur hiérarchique ou des collègues peut

permettent d’orienter le rédacteur. Si l’affaire est très complexe, une réunion de
travail groupant quelques personnes bien choisies, peut être très utile.
Progressivement se préciseront les connaissances, les idées et se dégageront les
éléments d’une solution.

3) Bâtir un plan
L’introduction a une grande importance. Elle répond à la question : de quoi
s’agit-il ? C’est l’indication du problème posé. Elle doit être brève (une,
deux ou trois phrases) mais comporter les éléments suffisants pour que le
signataire et le destinataire comprennent sans avoir à rechercher d’autres
informations, le sujet qui va être traité.

Le développement : c’est le corps de la lettre. Lorsqu’on a posé le problème

(introduction) il faut évidemment se garder d’aller immédiatement à la
solution sans avoir discuté, exposé les raisons.

Certains rédacteurs débutant ont cette tendance et après l’introduction

écrivent une phrase de ce genre : il est important de donner satisfaction à
votre demande car…

Cette façon de faire est à proscrire (interdire), elle est illogique, affaiblie
l’argumentation et donne au destinataire l’impression que la décision a été
prise a priori (avant) de conclure, il faut augmenter et c’est là que seront
utilisés les matériaux assemblés au cours de l’étude de l’affaire.

Un développement clair se divise en deux ou trois parties. Deux de

préférence : un exposé des données puis une discussion pour aboutir à la
conclusion.

La conclusion : c’est l’aboutissement logique du développement.

Elle consiste à définir les conséquences tirées de l’argumentation

développée.

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La conclusion présente une grande importante car c’est elle qu’attend le lecteur.
Elle doit être brève, nette et précise. Si elle est négative on se devra de
l’énoncer sans brutalité.

4) Se relire et se corriger

C’est une étape également très importante. Elle permet d’enlever les expressions
et mots superflus, d’alléger le style, d’éviter les répétitions.

Règles typologiques

Les majuscules

Important dans un texte, l’utilisation abusive et intensive des majuscules et à

éviter.

Majuscule obligatoire :

*début d’une phrase

* titre d’ouvrage ou de périodique ( le Code Pénal, Le Journal Officiel…)

*nom propre prénom patronyme et pseudonymes

* nom de fête (Noël, Pentecôte. Ramadan…)

* nom des peuples, habitants de régions et de villes (Les Lyonnais, les Belges,
Européens).

*Noms de lieux, villes, régions, pays, îles, montagne, cours d’eau, mers ( la
Région Provence Alpe Côte d’Azur )

*nom de société syndicats, entreprises, associations (l’Association Sportive,

Culturelle et d’Entraide de l’Equipement ASCEE).

*Etat prend toujours une majuscule lorsqu’il désigne la personne morale du droit
public exemple le rôle de l’État… Un conseiller d’État… sinon, il prend une
minuscule (l’état-major, l’état civil… )

*les noms des organismes et des institutions d’État à caractère unique (c’est-à-
dire dont la compétence s’étend à tout le territoire d’un pays) sont des noms
propres.

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 *le premier mot nécessaire à l’identification portera une majuscule, ainsi que
l’adjectif qui le précède :

- la République française.

- le Gouvernement

- le Parlement

- le Conseil constitutionnel

- le Conseil des ministres

- la Cour des comptes

- le Conseil d’État

*l’Assemblée nationale

*la Préfecture de police

*Les noms des organismes (dont un certain nombre du même type existent dans
l’organisation administrative du pays) sont des noms communs des espèces. Ils
sont individualisés soit par un nom propre, soit par un terme de spécialisation
qui joue le rôle d’un nom propre soit par un terme de spécialisation qui joue le
rôle d’un nom propre et comme tel, prend la capitale.

* le Ministre de l’écologie, du l’énergie, du développement durable et de

l’aménagement du territoire

* le Ministère de l’intérieur

*la Préfecture de l’Isère

*la Direction départementale de l’équipement de l’Isère

*le Conseil général de l’Isère

*les fonctions et titres civils ou administratifs s’écrivent de façon suivante :

- le président de la République, le premier ministre, le ministre, le préfet, le

directeur etc.…
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Cependant si l’on s’adresse à l’une de ces personnes, le titre doit être considéré
comme incorporé à la formule de civilité et prend une majuscule. Ainsi, on écrit
dans l’adresse, la formule d’appel ou la formule de politesse :

Monsieur le Ministre

Monsieur le Préfet, Monsieur le sous-préfet

Monsieur le Président

Monsieur le Maire

Dans le corps d’une lettre, on écrit ces titres sans majuscule

- le préfet (et non pas Monsieur le Préfet).

- le président du conseil général et non pas Monsieur le Président du
Conseil Général).
- le maire (et non pas Monsieur le Maire).

Remarque :

* les noms de jours, de mois ne prennent pas de majuscule lundi 16 septembre.

*La majuscule s’utilise après le point d’interrogation après le point
d’exclamation, les points de suspension, mais après deux points.

Les sigles s’écrivent en lettres capitales sans un point séparateur :

DDE (et non pas D.D.E) CETE, DIR, SNCF, PLU…

Certains signes se prononcent comme des mots ordinaires (ou acronyme). Seul
le premier caractère prend une capitale Benelux…

Chaque sigle employé dans un courrier doit avoir été développé la première fois
où il a été employé (ex : la commission administrative paritaire (CAP) a donné
un avis favorable à la demande de mutation de Monsieur X…

Ponctuation :

*Le Point, la virgule, sont collés au mot qui les précède ;

* Les deux points, le point virgule, le point d’exclamation et le point

d’interrogation : mettre un espace avant et après ;

*Pas de majuscule après les deux points, ni après le point virgule ;

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*Pas de virgule, avant une parenthèse ou un tiret ;

*les points de suspension vont toujours par trois(…) Et sont collés à la dernière
lettre du mot qui les procès ;

*Les parenthèses sont collées au mot encadré (sans espace)

Le rapport

Le rapport est la forme la plus élaborée de l’expression écrite. C’est un

document traitant d’une question importante, adressé par un subordonné à une
autorité hiérarchique (supérieur).

Au sein du Ministère de l’Administration Territoriale, le rapport et

généralement établi pour répondre à une demande d’avis présentée par un préfet
ou pour présenter à l’autorité supérieure (Haut commissaire, Gouverneur…) un
programme de travaux, un projet, un budget. Des rapports sont aussi établis à la
suite des missions d’inspection.

Le rapport est avant tout un document d’information et de proposition.

Deux traits caractérisent le rapport l’un de forme, l’autre de fond, est un acte de
formation, dans lequel la personnalité de l’auteur et celle du destinataire sont
effacées, c’est le service qui parle plutôt que l’argent.

Le schéma de trois types de lettres

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Page 82
Un tableau de note présentant les caractéristiques afin de les différencier :

Caractéristiques des notes de service et d'information

. Note de service Note d'information
Brève communication d'un ordre au Communication d'une
sein d'un service ou d'un information au sein d'un
Définition
établissement service ou d'un
établissement
* Transmettre un ordre, une
directive, une décision, Transmettre une
Fonction éventuellement rappeler des faits information qui n'est pas
l'expression d'un ordre
* Demander une information
Supérieur hiérarchique ou
Emetteur Supérieur hiérarchique personne de même niveau
hiérarchique
Une ou plusieurs personnes d'un même service, d'une même
Destinataires
catégorie professionnelle
- Longueur très variable
selon le sujet
- Si long, il devra être
-La note de service est courte
structuré avec un plan mis
-Elle traite d'un seul sujet
en évidence
Rédaction -Le style est concis
- Le style est indirect et
- Ton ferme plus ou moins
concis
impératif
-Ton neutre
- Vocabulaire clair et précis
- Vocabulaire clair et
précis
Présentation Les notes contiennent toujours :
- un en-tête réduit avec l'indication du service émetteur
- un titre comprenant les mots " note de service" ou " note
d'information"
- un objet qui peut être dans le titre
- la date
- l'indication des destinataires
- une signature accompagnée du nom et de la qualité du
signataire

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* contiennent éventuellement :
- un numéro indiqué dans le titre, permettant son classement
- la fonction des destinataires
- des indications sur l'objet de la diffusion qui peut être très
différent selon les destinataires " pour attribution" , " pour
information" , " pour affichage"

* ne contiennent pas :
- de titre de civilité
- de formule de politesse

La disposition est variable d'un service à l'autre mais constante

à l'intérieur d'un même service.

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