Les lettres administratives

Introduction
La lettre est un document écrit qui obéit à des codes précis qu’il faut respecter :

 Dans sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées.

 Dans son contenu : Il faut observer les étapes et les formules obligatoires qui
structurent la lettre.
La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même manière selon
la personne à qui l’on écrit. Il faut différencier deux grands types de lettres : le courrier
personnel adressé à la famille ou aux amis, et le courrier administratif ou professionnel.

I. La Lettre administrative (demande manuscrite)

Définition :
La lettre administrative est un écrit adressé par l’administration à un destinataire pour
l’informer ou pour lui faire part d’une décision.
Cet écrit peut être une réponse à une demande d’un administré ou bien l’administration
peut être elle-même à l’origine de l’écrit.

I. La forme de la lettre administrative :

On n’écrit pas une lettre à un ami comme on l’écrit à un directeur de société pour demander
du travail par exemple.
L’organisation de la lettre dans l’espace de la page et les différences typographiques
contribuent plus qu’on ne le croit à la compréhension du message.
La présentation de la lettre a donc une grande importance puisqu’elle doit faire ressortir des
indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager.
La gestion d’espace :
Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4.
Dans la mesure du possible, essayez d’organiser la page de format A4 de la manière
suivante :

 L’en tête occupe ¼ supérieur de la page.

 Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.
 La signature occupe le ¼ inférieur de la page.

II. Les parties de la lettre

Pour rédiger correctement une lettre administrative, il faut avant tout bien déterminer ce
qu’on souhaite demander ou déclarer. Il faut surtout aller à l’essentiel en évitant d’exposer
des éléments qui n’auraient rien à voir avec votre affaire. Donc pour être sûr d’être compris
du premier coup, faites simple !

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Ensuite, on va organiser la lettre en quatre parties comme ceci :

1. L’entête Il doit comporter vos coordonnées et celles de votre destinataire, et l’objet.

 Le nom et l’adresse de l’administration ou du service public en haut à gauche de la

lettre.
 Le lieu et la date en haut à droite de la lettre.
 Le nom de l’interlocuteur (Le destinataire) au- dessous de l’adresse de
l’administration.
 L’objet de la lettre en gras, à mi- distance entre la mention du nom de l’interlocuteur
et le bas de l’espace réservé à l’en- tête.

2. Le corps de la lettre Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la

moitié centrale de la page de format A4.

 La formule d’appel : Elle doit toujours comporter « Monsieur » ou « Madame »

auxquels on peut ajouter ; si nécessaire, un titre ou une fonction. Dans le doute, on
écrit « Madame, Monsieur »
 L’introduction : exposez votre situation en une phrase maximum. Elle va amener
votre demande, donc ne parlez que ce qui a un rapport direct avec votre demande.
 Le développement : écrivez ici votre demande sans rappeler la situation que vous
vivez et que vous avez déjà expliquée dans l’introduction. Vous pouvez aussi indiquer
dans ce paragraphe les pièces que vous joignez à votre demande si c’est nécessaire.
 La formule de politesse : employez une formule simple et directe. On y reprend la
formule d’appel dans des phrases type :

a. Veuillez recevoir, Madame, l’assurance de mes sentiments dévoués

b. Veuillez recevoir, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées
c. Veuillez recevoir, Madame, l’expression de ma respectueuse considération
Les sigles
NB : (nota bene)
PS :(post- scriptum)
PJ : (pièce jointe)

3. La signature
La signature est opposée dans le quart inférieur de la lettre légèrement en dessous
de son nom en faisant apparaitre la qualité de signataire e la justification de ses
pouvoirs (délégation, autorisation …)
Note : N’oubliez pas qu’une lettre doit toujours être signée !

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Remarque : Et pour être sûr que votre demande arrivera bien à son destinataire ; envoyez
toujours votre lettre administrative en recommandé avec un accusé de réception.

Lieu, date
Nom, prénom
Adresse du
L’entête

Destinataire ¼ de la page

Objet :

Monsieur, madame,
J’ai l’honneur de venir solliciter votre haute bienveillance de bien vouloir
accepter …………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
Je suis titulaire d’un diplôme de …………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….. Le corps de la
……………………………………………………………………………………………………………………………….. lettre

……………………………………………………………………………………………………………………………….. ½ de la page

……………………………………………………………………………………………………………………………….

Je vous pris de croire en l’expression de mes meilleurs sentiment.

Signature

Signature

¼ de la page

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Quelques conseils pour une bonne rédaction :

 Ne pas multiplier les objets ;
 Faire un plan : ordre chronologique, de l’essentiel au détail ;
 L’introduction rappelle l’objet de la correspondance (courrier précédent ou
affaire concernée) ;
 Le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la
réglementation ;
 Choisir ses mots : Vous éviterez en général les termes trop techniques ;
 Respecter les règles de lisibilité :
 Donner la signification d’un sigle dès la première utilisation.
 Veiller à l’équilibre des paragraphes.
 Faire des phrases courtes et développer une idée par phrase.

Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect

fondamental de la hiérarchie.

Les formules et les expressions à employer :

Les formules introductives
J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lette du ……
Comme suite à votre lettre du…, à votre demande du …
En réponse à votre lettre du …, à votre demande du…
Par votre communication téléphonique du …
Formule de demande
On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l’emploi des verbes :
 Informe
 Fai savoir à
 Fait observer à
 Demande à
 Prie de vouloir bien
 Sollicite de
 Propose de
 Prie de bien vouloir
Formules d’exposition (termes précis)
J’ajoute/ je précise / je considère
Je constate/j’estime /je note
J’observe /je précise / je rappelle
Je signale/je souligne
Ces verbes à l’infinitif sont souvent précédés de : je me permets de ; je crois devoir ; je ne
peux que ….
Mots de liaison pour introduire les paragraphes successifs
Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :

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 D’une part …, d’autre part
 En premier lieu …, en second lieu …
 Non seulement …, mais …
 Tout d’abord …, ensuite …, enfin…
 Par ailleurs …, en outre …

II. La lettre de motivation

1. Définition
La lettre de motivation est un élément obligatoire pour toutes candidatures à un
stage, un emploi ou une formation. C’est un accompagnement et une explication et
non une répétition de votre CV.
2. Objectif
C’est de susciter l’intérêt du lecteur et de lui donner l’envie de vous rencontrer pour
établir un entretien.
3. Les types de lettre de motivation : Il existe deux types de lettre :

Une lettre spontanée que vous pouvez envoyer sans savoir si l’entreprise
recrute ou pas.
 Une lettre pour répondre à une annonce (parue dans un journal ou affichée
dans un bureau de recrutement).
Les deux types ont les mêmes parties sauf le contenu du corps de la lettre qui diffère.

a. La lettre spontanée Le corps est divisé en quatre parties :

 L’introduction : Son objectif est de capter l’intérêt du lecteur en parlant des
caractéristiques du poste qui vous intéresse et en citant des informations que vous
avez obtenues sur l’entreprise.
 Le développement : Il doit donner envie au lecteur de vous rencontrer en parlant de
vous –même, de vos qualités et compétences (pensez à illustrer vos propos avec des
chiffres).
 Proposition d’entretien (de rencontrer) : préciser que vous êtes prêt pour une
rencontre pour avoir plus d’informations sur vous.

Exemple : Je reste disponible pour un entretien

Je me permettrais de prendre contact avec vous….

 Conclusion :
Vous terminez votre lettre par une formule de politesse pour remercier le lecteur d’avoir pris
le temps de lire votre lettre.

Exemple : Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Je vous prie de croire, Monsieur, en ma considération distinguée

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b. La lettre pour répondre à une annonce

 Introduction : Intéressez votre lecteur en utilisant une phrase accrocheuse, en

résument les critères essentiels de l’offre.
Exemple :
Votre annonce citée en référence a retenu toute mon attention.

 Vos motivations : Parlez de ce qui vous intéresse dans l’offre à laquelle vous
répondez, faites le rapport entre vos connaissances de l’entreprise et votre
expérience.
Exemples :
J’aimerais mettre mon expérience au service d’une entreprise comme la vôtre.
J’ai eu l’occasion d’apprécier la qualité des services de votre entreprise, ce qui me
donne envie de rejoindre votre équipe.

 Les apports : Citez vos points forts, vos qualités, les expériences qui peuvent
intéresser l’entreprise. Donnez des exemples précis de ce que vous savais faire.

 Conclusion : Proposition de RDV et terminez par la formule de politesse.

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Lieu, date
Prénom NOM...............................................
Adresse
Tel
E – mail
..........................................................Monsieur Directeur de l’entreprise…
...................................................................Adresse

Objet :

Monsieur,
Introduction ……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Développement ………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Les motivations ………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Proposition d’entretien ……………………………………………..................................
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Conclusion ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………....
…………………………………………………………………………………………………

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