Cours de secrétariat

bureautique
Formatrice : Ursula NGNINGONE PENDI

Date : du 13 au 24 mars 2023

 Contenu du cours

Introduction

1/ Les qualités et compétences d'une secrétaire

2/ Les principales tâches d'une secrétaire

3 / La présentation vestimentaire

Conclusion
 INTRODUCTION
De l’accueil des usagers à la gestion des mails, des réunions, en passant par les tâches
administratives et budgétaires, la secrétaire est un maillon incontournable de toute
entreprise ou administration publique. Elle joue le rôle de première interlocutrice, de
filtre et d’organisatrice des plannings de sa hiérarchie.

La profession de secrétaire bureautique s’exerce aussi bien en entreprise, qu’au sein

d’un cabinet ou d’une administration, quel que soit son domaine, sa taille ou son
statut (privé ou public).
Cette formation a pour objectif non seulement de permettre aux participantes de
mieux cerner le metier de secrétaire, mais aussi de leur apprendre à développer les
aptitudes inérantes à la bonne secrétaire.
Afin de mieux appréhender le contenu de ce cours, nous l'articulerons autour de
trois axes :
 Les qualités et compétences d'une secrétaire ;
 Les principales tâches d'une secrétaire ;
 La présentation vestimentaire.
 1)Qualités et compétences de la
secrétaire bureautique
Les qualités requises pour être secrétaire bureautique sont :
• Une capacité d’organisation et de gestion des priorités
• Le sens de la discrétion
• La capacité d’adaptation
• L’esprit d’initiative
À noter : la connaissance d’une langue étrangère est appréciable dans ce secteur, surtout pour les grandes entreprises
communiquant à l'international.

Outre ses qualités organisationnelles, le secrétaire bureautique doit être en mesure de faire preuve d’une grande polyvalence, car
le métier requiert également de solides compétences administratives et bureautiques :
• connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
• maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
• savoir hiérarchiser et classer des documents
• savoir communiquer rapidement et efficacement
Organisé et méthodique, le secrétaire bureautique sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses
différents interlocuteurs. Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et les
situations de stress dans l’urgence feront de lui un collaborateur particulièrement recherché et apprécié.
 2) Les principales tâches d'une
secrétaire bureautique
• Accueil des usagers/clients
La secrétaire, étant le miroir de la structure, elle se doit donc d'avoir une très bonne
capacité d'écoute, de compréhension et de réaction.

De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages
et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont
requises.trois règles nécessaires pour un bon accueil des usagers :

Règle n°1 : Votre présentation doit être irréprochable pour lui montrer l'intérêt que
vous lui portez. Règle n°2 : Stoppez les tâches que vous avez engagées, aussi
prioritaires soient-elles. Règle n°3 : Soyez prêt, attentif et disponible pour lui à tout
moment.
 • Gestion des appels téléphoniques
Quelques bonnes pratiques pour émettre ou recevoir des appels
téléphoniques :
Les savoir-faire
• Connaître l’entreprise, les produits ou services
vendus, les différents services et le personnel.
• Organisation : se tenir prêt, préparer son
matériel.
• Savoir se présenter et présenter l’entreprise.
• Veiller à son langage, à son vocabulaire et à
son élocution.
• Savoir identifier la demande de l’interlocuteur
par le questionnement et l’écoute active.
• Mettre tout en œuvre pour apporter
satisfaction au client : proposer une solution.
• Renseigner la fiche contact.
• Garder son sang-froid et calmer l’interlocuteur
énervé.
• Prendre congé.
• Se montrer disponible.
• Sourire.
Les savoir-être
• Rester courtois quoiqu’il arrive.
• Garder un comportement
professionnel.
• Faire preuve de discrétion.
• Se montrer diplomate.
• Être chaleureux.
• Utiliser les nuances de voix pour
insister sur les points importants
ou rassurer le client.
• Conserver un débit de voix naturel
(ni trop rapide, ni trop lent) et
l’adapter à son interlocuteur.
• Faire preuve d’empathie pour
accompagner le client.
 • Gestion de l'agenda et préparation des déplacements de la hiérarchie

Pour une secrétaire, l’organisation du temps de sa hiérarchie représente une bonne partie des ses
responsabilités.
Tenir l’agenda d'un dirigeant revient à organiser son temps et son travail. Cette mission de confiance demande de
la rigueur et fait appel à toute votre vigilance et à vos capacités de négociation.

Voici quelques conseils :

• Mettez-vous d’accord avec lui dès le départ sur ses souhaits en matière de gestion de ses rendez-vous. Vous
gagnerez du temps et de la tranquillité d’esprit.
• Faites un point rapide de l’agenda si possible tous les jours avec lui.
• Planifiez à l'avance le temps consacré à l'étude des dossiers et aux tâches de fond. Il est préférable que les
rendez-vous s'intercalent entre ces plages que le contraire.
• Intégrez dans les rendez-vous le temps de déplacement et aussi les éventuels débordements.
• Essayez de lui garder un peu de temps pour lui permettre de gérer les imprévus qui se présenteront
nécessairement ou tout simplement de souffler entre deux rendez-vous
• Notez toutes les informations utiles : un rendez-vous doit préciser : le lieu, les coordonnées des interlocuteurs
ainsi que les informations indispensables au bon déroulement.
 • Organisation des réunions
Pour organiser une réunion la secrétaire doit:

• Créer un ordre du jour clair

Un ordre du jour est un excellent outil qui garantit que les réunions restent cadrées, se déroulent à l’heure et
couvrent tous les sujets nécessaires. Cependant, les ordres du jour ne doivent pas se cantonner à une liste de
choses à discuter. Ils devront aussi donner le contexte et la raison pour laquelle tel ordre du jour doit être discuté.

• Classer les sujets par ordre de priorité

Sur votre ordre du jour, mettez en évidence les éléments prioritaires de façon à être sûr de les aborder en
premier. Ainsi, si un sujet prend plus de temps que prévu, vous pouvez laisser de côté les éléments moins
importants et les traiter au prochain CoDir. Et les sujets importants seront traités en priorité.

• Définir un objectif pour chaque ordre du jour

Indiquez si chacun des points nécessite de prendre une décision lors du CoDir ou s’il s’agit simplement d’en
discuter ensemble.

• Envoyer l’ordre du jour à tous les participants

• Comme toute réunion, il est important de disposer d’un compte-rendu. Cela peut se faire grâce à une prise de
note efficace.
 • Rédaction des comptes rendus des réunions
Le compte rendu de réunion est un document professionnel. Ce document permet de rapporter
des faits, des activités et des propos échangés dans le cadre d'une réunion. Il permet également de
rendre compte des décisions prises, et de leur suivi dans le temps.
En votre qualité de secrétaire de séance, vous allez rédiger la synthèse de la réunion. Afin de
restituer une mémoire exacte de ce qui a été dit, vous devrez rendre le plus fidèlement possible les
propos tenus lors des débats. C’est-à-dire que vous ne pourrez pas laisser votre propre ressenti
interférer dans votre synthèse. Restez parfaitement impartial.
Les propos devront être accessibles à toute personne qui n’était pas présente. Employez les
termes en usage dans vos réunions. Allez à l’essentiel, ne faites pas de longues phrases.
Éléments indispensables pour rédiger un compte rendu :
• Les date, lieu, et heure auxquels s’est tenue la réunion ;
• La liste des personnes présentes ;
• La liste des personnes absentes, excusées ou non ;
• L’ordre du jour qui a été prévu ;
• Les différents points qui ont été abordés ;
• Les décisions qui ont finalement été adoptées. Vous pourrez également préciser les étapes à
franchir, les délais à respecter, les compétences à déployer et les acteurs des actions à engager.
• Rédaction et gestion du courrier
Au sein d'une organisation, la gestion du courrier c'est la
collecte, le tri et la distribution des écrits de l'intérieur et
de l'extrérieur de la structure.
De ce fait, tout decuments entrant ou sortant (lettre,mail,
note etc)devra être traçable grâce à son enregistrement,
son classement et son archivage. Le classement se fait par
catégorie ou genre, par ordre de priorité et/ou d'arrivé.
Pour ce qui est de la rédaction du courrier(physique), la
secretaire doit le rédiger par ordre de son patron.Ensuite
le saisir , l'imprimer, et le faire signer par le chef, le
transmettre et l'enregistrer dans un registre avant de
classer la copie préalablement faite.
3) la présentation vestimentaire

En tant que secrétaire de direction, il est important que vous portiez des
vêtements qui vous permettent de vous présenter sous le meilleur jour
possible. Cela signifie que vous devez éviter de trop dévoiler votre corps
et porter plutôt un style qui met en valeur votre silhouette.
La présentation vestimentaire doit être sobre, classique. Le port de
cravate est plutôt conseillé pour les hommes. Eviter les jeans, les
collants, les pantalons en cuirs, les bijoux trop voyants, les maquillage
trop prononcés pour les femmes.
 Conclusion
Au terme de cette formation, il apparaît que le metier de
secrétaire requiert des exigences de fond (le savoir et le
savoir faire) et des exigences de forme (le savoir être)
L' Objectif de cette formation visait à permettre aux
participantes de faire corps avec le metier de secrétaire
bureautique.
Il appartient désormais aux participante que vous êtes
d'être des ambassadrices de ce noble metier partout ou
vous le ferez valoire
FIN