RAPPORT DE STAGE

Secrétariat bureautique

Réalisé par : Adjabi Lydia

2021/2023
SARL BEJAIA LOGISTIQUE
Ouzellaguen
 SOMMAIRE

Dédicace…………………………………………………………………………………......02.
Remerciement ………….……………………………………………………………………03.
Introduction…………………………………………………………………………………..04.

CHAPITRE 01

Section 01 :

1. Définition du secrétariat
2. Définitions des concepts clés

Section 02 :

I. Les outils utilisés par une secrétaire

1. Les outils informatiques
1.1- le micro-ordinateur
2. Les outils bureautiques
2.1- Le téléphone
2.2- L’interphone
2.3- Le télécopieur
2.4- La machine a photocopié
II. Les tâches exécutées par une secrétaire
1. La saisie
2. Le traitement du courrier
3. Le classement
4. L’accueil des visiteurs
5. La prise des rendez-vous
6. L’organisation des missions

CHAPITRE 02
Section 01 :
1. Présentation de l’entreprise
2. Organigramme de l’entreprise

Section 02 :

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 DEDICACE

Je dédie ce travail à ma famille, mes parents, mes frères, ma sœurs, ma meilleure

amie Manissa, mon mari Ali et toute ma belle-famille.

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 Remerciement

Je ne saurai commencer ce rapport de stage sans témoigner au préalable, toute ma

reconnaissance à tous ceux qui, par leur présence permanente à mes cotes ont su me créer une
ambiance idéale pour me permettre de mener à bien cet apprentissage à professionnel du secrétariat
bureautique.
Je remercie mes très chers parents qui m’ont soutenu moralement sans relâche durant ces deux
années de formation, également mes frères et sœur.
Je tiens aussi exprimer toute ma profonde gratitude à mes responsables au sein de la SARL
Bejaia logistique Mr Cherif Maouche et Malek Hemmad pour les efforts fournis afin d’assurer ma
formation. Je remercie particulièrement :
- Mr Kamel Djebara, le directeur de la SARL BL d’avoir accepté ma candidature
d’apprentissage.
- Mr Hocine Azzoug, le directeur d’exploitation pour ses conseils pertinents et ses
encouragements.
Je remercie tout le personnel des services, et mes spéciaux remerciements :
- Mr Maouche Cherif, chef du département commercial et marketing qui ne cesse de
m’apprendre les attitudes professionnelles et sa disponibilité et son soutien tout au long de
mon apprentissage.
- Mr Hemmad Malek, chef de service ADV, pour son encadrement et son suivi pour moi
pendant mon stage.
- Mme Belkassa Fazili Sella, chargée clientèle qui m’a vraiment soutenu et aider durant mon
stage

J’associe à ces remerciements, tout le team commercial, tous ceux qui, de près ou de loin, ont
contribué au succès de ma formation et à la réalisation de ce document.

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 Introduction

La préparation et la réalisation des tâches administratives et de secrétariat peuvent êtres

complexes et prendre beaucoup de temps. Tout stage en secrétariat comporte une variété de tâches
et de responsabilités qui peuvent être difficiles à maitriser.
J’ai eu l’occasion de réaliser un stage de secrétariat qui m’a permis de développer de précieuses
compétences et connaissances.
J’ai beaucoup appris durant ce stage et j’ai acquis de nombreuses compétences. J’ai développé
des compétences en matière d’organisation, de communication et de résolution de problèmes. J’ai
également amélioré ma capacité à travailler efficacement et à respecter les délais.
J’ai particulièrement aimé travailler avec les autres membres de l’équipe et apprendre à travailler
en équipe. C’était une excellente opportunité pour moi de comprendre comment fonctionne un
environnement de travail et comment les différents processus et procédures sont mis en œuvre. Au
cours de ce stage, j’ai appris à planifier et à organiser mon travail et comment résoudre les
difficultés rencontrées.

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Chapitre 01 :
01- Définition du secrétariat bureautique :
Le secrétariat bureautique consiste à prendre en charge les tâches administratives au
sein d’une entreprise, ou dans une organisation qu’elle soit privée ou publique.
Il peut être appelé aussi assistant, les professions du secrétariat sont partout et dans
tous les secteurs ; santé ; industrie ; droit ; informatique ; logistique ;….etc. le
secrétariat ou l’assistant a pour mission d’accueillir les clients ou du public, de
seconder un directeur ou un responsable dans son travail quotidien, le rôle du
secrétaire diffère d’un secteur à l’autre qu’il travaille chez médecin ou la direction
d’une entreprise, mais il devra organiser des réunions et parfois de y assister, gérer un
agenda, prendre des rendez-vous,….Du fait de la variété de tâches confiées, le métier
de secrétaire est polyvalent, de ce fait il doit posséder une forte capacité d’adaptation.
02- définition des concepts clés :
2-1- définition du secrétaire :
Le secrétaire est un métier de bureau qui consiste à s’occuper pour le compte d’un
autre employé ou agent, de son courrier, de ses communications téléphoniques, de la
rédaction des comptes rendus de réunions, de la gestion de son emploi du temps. Le
secrétaire allège de certaines activités notamment en contribuant à l’organisation de
ses actions. Le métier de secrétaire s’articule autour de deux dimensions :
l’organisation du temps et des activités du service et la réceptivité à la fois aux
imprévus et aux interlocuteurs les plus divers.
2-2-définition de la communication :
La communication est l’action de communiquer, de transmettre, d’informer.la
communication déborde l’expression verbale et utilise de nombreux signaux mimiques
ou gestuels, des techniques nouvelles et de nouveaux supports (informatique,
téléphone mobile, numérique…) la communication permet l’échange d’informations
entre les personnes (échange interpersonnel) mais aussi à travers la société par le biais
des acteurs de la communication. Ainsi, l’entreprise dispose de moyens techniques
luire permettant de véhiculer ces informations. Elle adopte des stratégies de
communication afin de pouvoir se développer.
2-3 définitions du comportement :
Le comportement professionnel se définit comme étant la manière organisée de se
conduire qu’une personne manifeste lorsqu’elle répond à une stimulation liée à une
tâche professionnelle. Pour pouvoir répondre à cette stimulation, la personne doit
pouvoir se présenter les savoirs nécessaires, être en mesure de conceptualiser les
informations liées à l’activité et finalement avoir les connaissances nécessaires liées à
la maitrise des instruments utiles à sa tâche.

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I. Les outils utilisés par une secrétaire
1- Les outils informatiques :
1.1- L’ordinateur :
L’ordinateur est une machine de traitement de l’information, obéissant à des programmes formés
par des suites d’opérations arithmétiques et logiques. L’ordinateur est l’élément le plus important
dans la réalisation des tâches des secrétaires. Savoir utiliser un ordinateur est aujourd’hui une des
compétences nécessaires à toute secrétaire.
2- Les outils bureautiques :
2.1-Le téléphone :
Le téléphone est en premier lieu l’outil de communication vocale qui le usité au secrétariat, il
permet d’assurer une meilleure communication avec les différents partenaires et il sert a éviter les
longs déplacements inutiles, secrétaire passe une grande partie de son temps au téléphone ; elle
réceptionne des appels téléphoniques et elle se charge ensuite de les transmettre aux
destinataires. De même le patron utilise également le téléphone pour confier une tâche à sa
secrétaire, lui demander des renseignements, ou lui donner des instructions.
2.2-L’interphone :
L’interphone est réservé à l’usage interne, il permet de communiquer d’un bureau à un autre sans
avoir se déplacer et sans utiliser le téléphone ; il permet aussi de relier deux bureaux qui sont
proches l’un de l’autre, par exemple le bureau de la secrétaire et celui du patron.
2.3-Le télécopieur :
Le télécopieur est un procédé de télécommunication associant la téléphonie et la numérisation
d’image qui permet de transmettre des informations et la numérisation écrites ou graphiques.
La télécopie, couramment appelée FAX est d’une grande utilité au secrétariat, elle permet une
grande rapidité de transmission des messages. Son avantage est le fait que les secrétaires ne soient
pas obligées d’interrompre le travail qu’elles effectuent pour emmètre ou transmettre des
messages, il est également possible au secrétaire de choisir de transmettre le fax en différé et aussi
ils ne sont jamais éteints au cas où ils recevraient des messages.
2.4-La machine a photocopié :
La machine a photocopié est très utilisée. C’est un appareil de reprographie permettant de
produire un document rapidement et à faible cout lorsque le nombre d’exemplaire à reproduire est
relativement peu élevé.
II. Les tâches exécutées par une secrétaire :
1. La saisie :
La saisie est l’une des tâches les plus importantes pour une secrétaire en premier lieu
pour effectuer le travail rapidement surtout en ce qui concerne les courriers urgents et
qui demandent un suivi par plusieurs agents ou bien pour les envoyer à d’autres
entreprises , et l’efficacité qui demande une concentration pendant la communication
avec l’ordinateur et aussi pour éviter le gaspillage du temps causés par les fautes de
concentration.

2. L’enregistrement du courrier :
Toutes entreprises reçoit et envoie quotidiennement un nombre important de documents :
lettre, bordereau, messages, etc.
L’ensemble de ces documents est appelé courrier.

a) Le courrier arrivé : à la réception courrier, la secrétaire doit contrôler les documents

et la date, le vérifier, le trier, et l’enregistrer dans des registres en précisant la date, le
service émetteur, puis la présentation au chef de la division pour annotations et
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 directives à exécution suivant la nature de chaque correspondance. Une fois signé, il
est expédié aux services concernés.
b) Le courrier départ : ce courrier est destiné a l’extérieur, il comprend tous documents
et correspondances qui concernent les services de l’entreprise et les autres services de
l’extérieur, avant son départ le courrier doit être enregistré dans un registre appelé “
courrier de départ″ qui porte le numéro d’ordre, la date, l’objet, le destinataire.
L’enregistrement du courrier est très important parce qu’il utilisé comme moyen de
preuve, permet une vérification rapide et facilite le classement.
3. Le classement :
Les secrétaires utilisent des chronos, des boites d’archives, des chemises,… les doubles
des correspondances et autres documents en fin de traitement pour les classer ;
a) Classement numérique : les documents sont classés par numéros.
b) Classement chronologique : les documents sont classés par ordre d’arrivée, des plus
anciennes au plus récentes.
c) Classement alphabétique : les documents sont classés par ordre de succession des
lettres de l’alphabet.
d) Classement géographique : le classement se fait par zones géographiques, pays,
régions ou département.
e) Classement thématique : le classement se fait par sujet ou par thème.

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