UNIVERSITE NAZI BONI

TECHNIQUES D’EXPRESSION 2

ENSEIGNANT : Soungalo COULIBALY

Soungacoulibaly@yahoo.fr

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Objectifs généraux :

 Connaitre les moyens et les formes d’expression,

 maîtriser les techniques de rédaction des écrits fonctionnels ;

Objectifs spécifiques :

 Identifier les procédés d’expression, les types d’expression

 Employer les procédés et les formes d’expression dans les situations pratiques

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INTRODUCTION

L’Homme est un être de société. Ce qui l’amène à être constamment en situation de

communication. Et toutes les activités humaines exigent de lui une forme de communication
appropriée dans l’atteinte de ses objectifs. Par conséquent, la communication s’impose à lui
comme vecteur de transmission d’informations. Cela sous-entend que l’information et la
communication sont capitales aussi bien dans la vie courante que professionnelle. Ainsi, dans
l’optique de se faire comprendre davantage, de mieux défendre son point de vue, de
convaincre ou de persuader son interlocuteur/destinataire, de produire des écrits de qualité et
convaincants, l’Homme doit savoir communiquer. Alors, qu’est-ce que la communication ?

Etymologiquement, le mot « communiquer » provient du latin ‘’communicare’’ qui

signifie ‘’être en relation avec’’, ‘’de s’associer’’, ‘’de partager’’ et « communication » vient
de‘’communicatio’’ qui désigne ‘’le fait d’être en relation avec’’. La communication est donc
l’action de communiquer, d’établir une relation avec autrui, de transmettre quelque chose à
quelqu’un. Pour Francis Balle, elle désigne à la fois une action et le résultat.

I. Les composantes de la communication

La communication est un ensemble constitué d’acteurs, de message et de canal, de sens et de

contexte.

I.1. Les acteurs

L’émetteur et le récepteur forment les acteurs de la communication. L’émetteur est celui qui
transmet le message. Le récepteur, quant à lui, est la personne qui reçoit le message. Les
interlocuteurs (émetteur et récepteur) échangent et partagent des informations.

I.2. Le message et le canal

Le message s’appréhende comme l’information qui est transmise au cours d’une

communication. Il est aussi considéré comme le contenu de la communication des acteurs. Le
canal, c’est le moyen utilisé par l’émetteur pour transmettre le message ou l’information (le
face-à-face ; au téléphone ; par courrier,...)

I.3. Le sens et le contexte

Le sens du message renvoie au signifié du signifiant. C’est la signification qui est donnée par
les acteurs à leur message lors de la communication. Souvent, le sens du message est
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influencé par le contexte dans lequel se déroule la communication. Ainsi, le contexte se
résume au cadre, à l’environnement dans lequel les échanges se font. Pour ce faire, on
distingue le contexte spatial (c’est le lieu, là où se déroule la conversation) et le contexte
temporel (il s’agit du moment où se développent les discussions).

Les composantes de la communication développées ci-dessus peuvent être réorganisées dans

un tableau comme suit :

Bruit Parasites nuisibles

Décodage Modification des signes en significations

Message Information véhiculée

Référent Environnement du message/contexte

Langage Ensemble des signes de communication

Rétroaction Réponse du destinataire

Canal de communication Voie de circulation des messages

Encodage Transcription des idées en signes

La communication, inhérente à toutes activités humaines, renferme trois groupes de

constituants que sont : les partenaires, les aspects dynamiques et les outils structuraux. Pour
plus d’illustration, on va classer les éléments du tableau suivant les trois catégories de
constituants communicationnels.

Partenaires Aspects dynamiques Outils structuraux

Source du Environnement du message Voie de circulation des

message/information messages

Réponse du destinataire Information véhiculée Ensemble des signes de

communication
Destination de Transcription des idées en
l’information/message signes/ codes

Parasites nuisibles

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 Modification de signes en
signification

II. Communication et langage

II.1. Le langage dans la communication

Le langage est l’un des éléments essentiels de la communication. Ainsi, l’Homme use de
différentes sortes de langages pour communiquer, échanger des informations ou partager des
connaissances. En effet, on a le langage iconique, le langage verbal, le langage gestuel, le
langage sémiotique.

II.1.1. Le langage iconique

Le langage iconique peut être accepté comme le produit d’une triple relation entre trois
éléments que sont le signifiant iconique, le type et le référent. (Les panneaux routiers)

II.1.2. Le langage verbal

Le langage verbal est l’ensemble des signes verbaux permettant la communication. Il est
aussi la capacité d’exprimer verbalement une pensée ou de communiquer au moyen de signes
verbaux dotés d’une sémantique. C’est pourquoi, la langue est une des manifestations du
langage.

II.1.3. Le langage non verbal

Il regroupe les gestes, les attitudes, les expressions faciales, la tenue vestimentaire. Le
langage non verbal est l’ensemble des messages que l’on peut véhiculer sans avoir recours à
la parole.

II.1.4. Le langage sémiotique

La sémiotique est une science qui étudie les signes. Elle s’est fixée comme objectif
d’expliquer le processus de signification des signes. Raison pour laquelle, elle s’intéresse aux
icones, aux symboles, aux indices, aux images, etc.

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II.2. La typologie de la communication

La typologie de la communication dépend largement du langage employé, de la destination

de la communication et de son sens. Ainsi,

 selon le langage, deux types de communication se présentent : le verbal (discussion

faite au moyen d’une langue comme le français ou l’anglais) et le non verbal (gestes,
images) ;
 en fonction de la destination, on a la communication interne (les informations qui
circulent au sein d’un même service ou d’une même entreprise) et externe (les
commentaires positifs du service venant de son environnement) ;
 en considérant le sens, on obtient la communication ascendante (niveau supérieur : les
informations venant des directions provinciales en allant vers le ministère),
descendante (niveau inférieur : les notes d’un supérieur à son subordonné) et
transversale (même niveau : les messages d’un directeur provincial à un autre
directeur provincial. Ici, la relation hiérarchique n’est pas prise en considération).

En somme, les écrits fonctionnels que sont le compte rendu de séance, le compte rendu de
mission, la lettre de motivation, la note de service, le rapport, la circulaire, le curriculum
vitae, le procès-verbal peuvent être classés selon la destination et le sens comme suit :

Ecrits fonctionnels Destinations Sens

Lettre de motivation Interne Ascendant/Transversal

Le rapport Interne/Externe Ascendant

Le curriculum vitae Externe Transversal

Compte rendu de mission Interne/Externe Ascendant

Compte rendu de séance Interne Transversal/Ascendant

La note de service Interne Descendant

La circulaire Externe Descendant

Le procès-verbal Interne Transversal

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 III. Les enjeux de la communication

Les échanges d’informations, les partages de connaissances renferment des enjeux liés à la
réussite ou à l’échec de la communication. Quels sont, en effet, les facteurs de réussite d’une
communication ?

III.1. Les conditions de réussite d’une communication

Plusieurs éléments sont à prendre en compte et doivent être parfaitement maîtrisés pour
espérer communiquer efficacement.

III.1.1. L’écoute active

Ecouter pleinement pour mieux comprendre, sans juger, sans penser tout d’abord à la réponse
que l’on va apporter. L’exercice est bien plus ardu qu’il n’y paraît. Peu de personnes savent
réellement écouter. Or, c’est une qualité essentielle lorsqu’on est amené à encadrer des
collaborateurs.

Ecouter activement induit une totale disponibilité à l’autre et une attention sur ce qu’il dit,
non seulement avec ses mots, mais et surtout à travers ce que ses gestes, sa posture, son
langage corporel expriment.

III.1.2. L’engagement personnel des acteurs

La réussite de la communication dépend de l’engagement personnel de chaque acteur

concerné. L’engagement est la traduction de la qualité de la relation entre les
acteurs/partenaires. Alors, cet engagement doit être renouvelé et versatile en vue de
l’amélioration des relations. Pour ce faire, on doit entretenir des rapports sympathique, franc,
permanent, flexible et utile.

a) Le rapport franc

La franchise dans une relation garantit sa survie. Il faut donc se passer des idées reçues
(préjugés);

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 b) Le rapport de sympathie

Ce type de rapport exige la courtoisie et surtout l’humilité. En effet, l’humilité nous oblige à
faire des propositions et non des impositions. C’est ce qui donne à la relation plus d’intérêt et
d’engouement ;

c) Le rapport de flexibilité

Dans une relation de construction et de partage, il faut savoir faire des concessions soit en
s’écartant du cadre soit en s’adaptant à l’environnement. Cela dénote de la maturité de votre
esprit et de votre capacité d’imagination ;

d) Le rapport permanent

Ce modèle de rapport se conçoit en faisant constamment des compliments à l’autre, en lui

donnant des signes de gratitude ou d’encouragement ;

e) Le rapport utile

La relation utile demande la préparation du contenu des échanges et à s’assurer de la

disponibilité à l’écoute de l’autre. Il faut donc accorder de l’importance à autrui dans vos
rapports.

III.1.2. La maîtrise du bruit

L’expressivité d’une communication est en partie liée à la réduction du bruit. Ainsi, qu’est-ce
qu’un bruit ? Quels types de bruit peut-on rencontrer ? et comment les réduire ?

Dans un premier temps, on peut qualifier de bruit toutes nuisances sonores gênant le
processus de communication. En d’autres mots, il s’agit de perturbations pouvant causer la
perte partielle ou totale du message. Il ne faut pas oublier, dans un second temps, le fait que
le canal qu’on utilise pour communiquer à l’oral est lui-même un ensemble de bruits. Par
conséquent, les bruits peuvent prendre plusieurs formes :

 Les bruits techniques

Ce sont des bruits liés aux conditions externes ou d’organisation lors de la transmission du
message. Lorsque le moment et le lieu sont bien choisis, le bruit est réduit.

Exemple : les cris provenant d’un micro lors d’une communication.

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Il est difficile de prévenir un tel bruit car les génies de la technique peuvent nous abandonner
à tout moment.

 Les bruits sémantiques

Ce type de bruit a un lien avec la clarté du code employé. Pour réduire ce bruit, il faut avoir
une expression claire, juste et adaptée. Il fait allusion au sens ou à la signification. Quand le
message est clair, l’explication non confuse et complète, le bruit est alors maîtrisé.

Exemple : une mauvaise interprétation du sens des mots à cause du choix inapproprié du
registre de langue.

 Les bruits sémiologiques

Les réactions, les comportements ou les agissements, les attitudes, les conduites du récepteur
et/ou ceux de l’émetteur constituent les bruits d’ordre sémiologique.

Exemple : Les réponses désintéressées d’un lecteur de roman pendant qu’on lui adresse la
parole.

 Les bruits organisationnels

Ce genre de bruit est lié au temps que prend l’information avant d’atteindre sa cible. Ce
dysfonctionnement est visible dans les services à structures hiérarchisées. Et lorsque le
message quitte le haut vers le bas, le temps pris peut constituer un handicap pour la réussite
de la communication. Aussi, le message peut-il subir une modification ou une déformation
suite aux différentes manipulations. Ce bruit est de ce fait lié directement au fonctionnement
des réseaux d’informations.

Au total, une bonne prise en compte de ces bruits et leur parfaite intégration et assimilation
par les acteurs de la communication concourent à la réussite des échanges.

III.2. Les conditions d’échec d’une communication

La communication peut souvent être confrontée à un problème d’expressivité qui provoquera

son échec. Communiquer à l’oral, c’est faire passer un message à l’aide d’un langage choisi.
Et une mauvaise appréciation de certains facteurs communicationnels s’avère désastreuse
pour le message. Qu’en est-il de ces facteurs ?

 Le cadre de référence
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Le cadre de référence peut constituer un obstacle au processus de communication dans la
mesure où le message est d’abord filtré par le cadre de référence de l’émetteur puis par celui
du récepteur. Ainsi, les interlocuteurs colorient à tour de rôle le message de leurs propres
personnalités et de leur propre point de vue. Cela pourrait donner naissance à un conflit
quand les cadres de référence ne se rencontrent pas.

 Le paralangage

Le paralangage joue un rôle très essentiel dans nos échanges d’informations. En situation
directe de communication orale, on est d’abord vu avant d’être entendu. Par conséquent, le
regard est le premier contact entre deux ou plusieurs personnes : il est la première parole, la
première communication. En plus, lorsque deux personnes se mettent à discuter, dialoguer,
elles s’observent l’une et l’autre tout au long de leurs échanges dans le but de mesurer la
portée de leurs informations ou d’apprécier l’authenticité et la crédibilité du message en
rapport à ce que la personne elle-même communique.

On peut avoir d’autres obstacles d’ordre culturel, sociologique, économique psychologique et

affectif. Il y a aussi l’absence ou l’insuffisance d’écoute à l’autre, la peur du silence, la
mauvaise préparation, etc.

La question de la communication est abordée par plusieurs théoriciens tels que Roman
Jackobson, Eric Berne et Grégory Basteson. Quelle théorie soutiennent ces chercheurs ?

IV. Les théories de la communication

IV.1. La théorie jackobsonienne

L’Américain Roman Jackobson a bâti sa théorie autour d’un schéma qui est un modèle
décrivant les différentes fonctions du langage. Ce schéma a été conçu à la suite de Karl
Bûhler dont le modèle se résumait aux fonctions émotive (expressive), conative et
référentielle. Le schéma de communication jackobsonien se présente comme suit :

Contexte

(Référence)

Destinateur Message Destinataire

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(Expressive) (Poétique) (Conative)
 Contact

(Phatique)

Code

(Métalinguistique)

Schéma de la communication de Roman Jackobson

Selon l’acception de Roman Jackobson, « le langage doit être étudié dans toutes ses
fonctions ». Dit autrement, l’on doit s’évertuer à comprendre à quoi sert le langage. Pour une
meilleure appréhension des fonctions du langage liées au schéma jackobsonien, un aperçu
portant sur les facteurs constitutifs de tout procès linguistique, de tout processus de
communication, est nécessaire.

a) La fonction expressive

Elle est relative à l’émetteur (celui qui transmet le message). Cette fonction sert au
destinateur d’informer le récepteur sur sa personnalité ou ses pensées propres. « Elle vise,
selon Jackobson à une expression directe de l’attitude du sujet à l’égard de ce dont il parle.
Elle tend à donner l’impression d’une certaine émotion, vraie ou feinte ; c’est pourquoi la
dénomination de fonction ‘’émotive’’, proposé par Marty s’est révélée préférable à ‘’fonction
émotionnelle’’. La couche purement émotive, dans la langue, est présentée par les
interjections ». Ainsi, dans un contexte de transmission de l’information, la fonction
expressive serait remplie par des méta-informations qui expriment l’état d’âme, l’état
psychologique de l’émetteur.

b) La fonction conative

Cette fonction, relative au destinataire, est employée par le destinateur pour que le récepteur
agisse sur lui-même et s’influence. C’est pourquoi elle est la fonction privilégiée par la
publicité. La fonction conative a de ce fait une expression grammaticale dans le vocatif
(l’interpellation) et l’impératif (l’exhortation).

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 c) La fonction phatique

Fonction de mise en phase, la fonction phatique permet d’établir, de maintenir ou

d’interrompre le contact physique et/ou psychologique avec le destinataire. Elle permet
également de vérifier le passage effectif de l’information. Il s’agit de rendre la
communication plus effective avant toute transmission de message important et d’en attester
sa bonne réception. Comme exemples : « Allô » ; « Entendu » ou les hochements de tête de
l’interlocuteur.

d) La fonction métalinguistique

C’est la fonction relative au code, au dictionnaire, au mode d’emploi. Toute communication

porte d’abord sur le codage du message. Ainsi, les interlocuteurs s’assurent qu’ils utilisent le
même code. Cette fonction a pour but d’expliquer le langage en utilisant le même langage ou
autre : c’est la traduction.

e) La fonction référentielle

Elle est une fonction de description de la réalité objective. Elle est véritablement employée
dans toutes les discussions dans la mesure où elles contiennent des informations. La fonction
référentielle est axée sur le monde : le contexte. Elle oriente donc le message vers ce dont
l’émetteur parle, vers le sujet sur lequel on informe, vers des faits objectifs tels que les
référents (personnes, objets, phénomènes, etc.) sans lesquels il n’y aurait pas de possibilité,
de communication.

f) La fonction poétique

Elle a pour dessein de mettre en emphase tout ce qui constitue la matérialité propre aux
signes utilisés, au code employé. Cette fonction fait du message un objet esthétique. La
poéticité du message oral est liée au niveau de langue, au ton, à la hauteur de la voix, à
l’euphonie (combinaison harmonieuse de sonorités) et à l’ordre des mots. Aussi, jackobson
ajoute-t-il l’assonance et l’allitération aux procédés poétiques de la communication. Pour lui,
toutes les répétitions amènent à porter l’attention sur la forme du message ou à choisir cette
forme ou plutôt qu’une autre. Cette fonction permet également de donner plus de valeur et
d’originalité au message et à la communication.

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Pour terminer, la théorie de l’Américain Roman Jackobson est une approche purement
linguistique. Elle est la mieux partagée et évoque clairement la différence entre le message
émis et le message reçu.

IV.2. La théorie bernienne

Eric Berne est un chercheur et théoricien américain d’origine canadienne. Sa théorie se fonde
sur l’analyse transactionnelle qui donne une large place à l’interaction communicationnelle.
Cette approche est une des méthodes de la psychothérapie issue de la psychanalyse. Elle a
pour objectif l’amélioration des relations interpersonnelles qui constituent l’essentiel de la
vie.

La communication interpersonnelle est impactée, selon Berne, par trois états qui définissent
le mieux la personnalité de l’homme. Il s’agit de :

-L’état parent ;
-L’état adulte ;
-L’état enfant.
 L’état parent

Les parents influencent généralement les normes et valeurs sociales, les comportements et
actes admis et proscrits. Dans cet entendement, on a deux types de parents :

Le parent normatif qui impose, juge critique, dirige et souvent dévalorise les
actes et comportements des membres de la famille.
Le parent bienveillant, lui, il aide, prend en charge, protège les enfants. Dans
cet état, l’enfant s’adapte aux normes, aux valeurs et comportements établis
par ses parents. Il est un enfant soumis.
 L’état adulte

La communication dans cet état centrée sur la recherche d’un équilibre entre les pulsions de
l’état enfant et les normes de l’état parent. L’enfant, en ce moment précis, prend le contre-
pied de ses parents, se révolte. Il est qualifié d’enfant rebelle.

 L’état enfant

L’état enfant se distingue par la spontanéité des actes des enfants. A ce stade, l’enfant libre
exprime avec spontanéité ses envies, ses désirs et ses émotions.

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IV.3. La théorie de Palo Alto

Le zoologue, anthropologue et ethnologue, Grégory Bateson propose une approche

systémique dans le champ des relations humaines. Selon lui, la communication est
directement rattachée au comportement des individus. Ajoute-t-il, il n’y a pas de « non-
comportement ». Le silence et l’inaction sont un comportement. Et par conséquent, la
communication est permanente. Elle est un message qui est à la fois un contenu et une
relation.

La communication a quatre grands principes à l’école de Palo Alto. On a :

a) Le principe de deux niveaux de sens dans un message : l’information ou le contenu

(Je vais à Ouagadougou) et la relation entre les individus (J’ai choisi la couleur rose
plutôt que celle noire en connaissance de cause).
b) Le principe de dualité dans la communication d’un message : digital dans la mesure
où la communication est liée à un langage et à un code. Il est donc capital que les
interlocuteurs aient un même code ; analogique où la gestuelle, la mimique, sont plus
intuitifs et restent compréhensibles sans le dictionnaire.
c) Le principe de la ponctuation des échanges : personne n’a tort et l’essentiel est de
comprendre que chacun ponctue sa communication pour le maintien du système dans
cet équilibre.
d) Le principe de la méta-communication : c’est une communication sur propre message
au niveau du contenu ou au niveau de la relation. (si je t’invite, c’est que je ressens
quelque chose pour toi).

Au total, on retient que la théorie de communication de Roman Jackobson est axée sur
l’information. Celle de Eric Berne met l’individu au centre et l’école de Palo Alto met
l’accent sur la relation.

V. Les écrits fonctionnels

Les écrits fonctionnels sont une preuve de la continuité des affaires publiques dont la
maîtrise concoure nécessairement à une vie socioprofessionnelle radieuse.

V.1. La note de service

La note de service est un document hiérarchique par lequel un supérieur donne à

l’ensemble ou à une partie de ses subordonnés des informations ou des instructions à
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 caractère permanent ou temporaire, relative au service. Elle peut être prise aux différents
niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à l’attention de ses subordonnés. La note de
servie est élaborée pour :

a) Permettre la diffusion d’une information ;

b) Porter à la connaissance de chefs de service et/ou des agents une nouvelle
réglementation ;
c) Susciter des initiatives dans le service.

La note de service doit être claire et sans ambiguïté pour éviter les risques de mauvaises
interprétations aux agents concernés. Elle doit aussi exprimer l’autorité du signataire d’où son
style indirect et impersonnel.

Lorsque la note de service a un contenu vaste et que cela affecterait sa clarté, son contenu
peut dans la mesure du possible être divisé en titres et sous-titres et en alinéas soigneusement
numérotés.

V.1.1. Les éléments constitutifs de la note de service

- le timbre ;

- la mention « note de service » en lettres capitales ;

- l’objet (éventuellement suivi des mentions Réf : ou PJ :) ;

- le texte de la note (introduction + développement + conclusion) ;

- l’attache ;

- le paraphe ;

- les prénoms et nom du signataire ;

-mention des destinataires éventuels ;

- éventuellement « pour diffusion » ou « pour affichage ».

V.1.2. La présentation de la note

Si les présentations sont variables selon les entreprises, l’en-tête d’une note doit
classiquement apporter les renseignements utiles à sa fonction à savoir :

15
- La dénomination du service émetteur (en général, en haut, à gauche).

- Le lieu et la date d’émission doivent être portés soit au-dessus de la signature, après le
texte, soit en haut et à droite du document comme on le fait pour une lettre.

- La référence, le titre et la destination peuvent être présentés de deux manières : *Première

possibilité :

- la référence est placée sous le timbre ;

- le titre NOTE DE SERVICE est parfois saisi en caractères d’imprimerie ;

- l’objet est placé à la marge.

* Deuxième possibilité :

- le titre NOTE DE SERVICE, saisi parfois en caractère d’imprimerie, comporte la référence

et l’objet ; ce qui revient à dire que la référence n’est plus placée sous le timbre et que l’objet
n’est plus à la marge ;

- les destinataires peuvent être désignés sous le titre NOTE DE SERVICE ; l’indication des
destinataires peut être assortie de l’intérêt de la note (information, attribution,
transmission…).

- La mention « objet » peut être suivie du thème abordé. La désignation « objet » pourra être
supprimée et le contenu intégré à la mention précédente sous la forme :

« Note concernant… » ;

« Note concernant les horaires de travail. » ;

« Note concernant la livraison des marchandises de… ».

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V.1.3. L’exemple illustratif

Ministère de l’Education Nationale et de la BURKINA FASO

Promotion des Langues Nationales unité-Progrès-Justice

Secrétariat Général

Direction Régionale des Enseignements Bobo-Dioulasso, le 02 janvier 2022

Post-Primaire et Secondaire

Direction Provinciale des enseignements

Post-Primaire et Secondaire du Houet

N°2022-002/MENAPLN/SG/DREPS/DPEPS/HBS

NOTE DE SERVICE

Objet : Heures de service

Il a été constaté que de nombreux enseignants arrivent en retard ou abandonnent leur classe
sans motif. Une telle pratique est de nature à compromettre dangereusement les fautifs et à
ternir l’image du système éducatif burkinabè.

En rappel, les heures d’ouverture et de fermeture des services publics aux termes du décret
n°75- 426/PRES/MFPT/DFP du 24 octobre 1975 modifiant les horaires de travail des
administrations du secteur public sont fixés du lundi au vendredi comme suit :

matin : de 07 heures à 12 heures; soir : de 15 heures à 18 heures.

Aussi, et pour éviter les situations désobligeantes, les retards ou sorties doivent être justifiées
auprès du supérieur hiérarchique direct qui en apprécie.

Le Directeur Provincial des

Enseignements Post-Primaire et

Secondaire

17
 Signature

Koumatchama OUATTARA

EXERCICE 1 : Ecrire une note d’information au personnel du ministère des sports et des
loisirs sur l’utilisation abusive du téléphone public dans les bureaux.

V.2. La circulaire

C’est un document administratif hiérarchique d’instruction, d’ordre interne et à destination

collective, adressé par une autorité supérieure à des autorités, des chefs de services ou
responsables subordonnés, en contexte de gestion décentralisée. Elle a portée plus large que
la note de service. La circulaire est dite interprétative quand elle éclaircit des points obscurs
et résout les éventuelles difficultés, l’interprétation d’un règlement, en clarifie les modalités
pratiques d’application, facilitant ainsi le travail des acteurs chargés de son exécution. Elle
assume donc une fonction explicative et a une portée permanente.

La circulaire peut aussi être adoptée dans des circonstances autres que l’application d’un
texte réglementaire nouveau, pour orienter la conduite pratique de l’action administrative face
à des situations concrètes ou à des éléments de faits nouveaux. Dans ce cas, elle est qualifiée
d’exécutoire et a une portée temporaire, dans la mesure où elle intervient de manière
circonstancielle.

Rédigée au style direct et personnel (emploi de je/vous), la circulaire doit avoir un contenu
assez clair et précis pour éviter tout risque de mauvaise interprétation. Elle doit être de ton
courtois et ferme qui dénote de l’autorité et de l’administration.

V.2.1. La structure de la circulaire

La structure de la circulaire comporte les éléments habituels du document administratif. On

note néanmoins que :

* la suscription portant la mention de l’autorité expéditrice et de celle des destinataires ;

Exemple :

Le Ministre de la justice

18
 A

Mesdames et Messieurs les Procureurs de tribunaux

* la circulaire s’annonce par son titre suivi du N ° d’ordre, du sigle d’identification du service
rédacteur et de la date. La date est présentée comme dans la note, cependant peut être intégrée
au titre ;

Exemple :

CIRCULAIRE N°32/MJ/ du 06 janvier 2020. N’oubliez pas de reprendre la date juste avant
la signature.

* l’objet peut être isolé ou intégré au titre à l’image de la présentation de la note ;

Exemple : CIRCULAIRE N° 32/MENAPLN/SG du 06 janvier 2020 relative aux

évaluations

*la conclusion obéit généralement aux formules telles que :

+J’en appelle une fois de plus à votre esprit de collaboration,

+J’attache du prix au respect des présentes instructions.

19
V.2.2. Mise en page et exemple illustratif

KJ/NL

MINISTRE DE L’EDUCATION NATIONALE BURKINA FASO

ET DE LA PROMOTION DES LANGUES Unité-Progrès-Justice

NATIONALES

***********

SECRETARIAT GENERAL

Circulaire N°45/MENAPLN du 06 janvier 2020

Le Ministre

Messieurs/Mesdames les chefs d’établissement

Objet : Emploi de langue française dans les établissements

Réf : circulaire n°06/MENAPLN du 04décembre 2006

PJ : Loi N°....portant.....

Dans une circulaire citée en référence, j’ai fixé les orientations auxquelles doivent
se conformer vos établissements afin de respecter la règle constitutionnelle selon laquelle
la langue française est la langue officielle de notre administration.

La loi n°.....du.......relative à l’emploi de la langue française comme langue

d’enseignement dans les établissements public et privé a réadapté notre Droit afin de tirer
toutes les implications législatives de ce principe constitutionnel. L’article premier rappelle
et réaffirme que le français est la langue des services publics et par ricochet la langue

20
 d’enseignement dans les établissements.

Je souhaite que vous ne perdiez pas de vue les instructions contenues dans la circulaire
du 4décembre 2006. Il convient à cet effet que vous arrêtiez très rapidement les mesures
spécifiques à l’enseignement de chaque discipline que je vous ai demandées d’élaborer.

J’attache du prix au respect des présentes instructions.

Ouagadougou, le 06 janvier 2020

Signature

Soumaila GAFO

Ministre de ................................

Chevalier de l’ordre des palmes académiques

V.3. La lettre de motivation

La lettre de motivation est une lettre de candidature. Elle a pour dessein d’exprimer les
motivations d’un candidat vis-à-vis d’un poste auquel il postule. Il a en effet pour objectif de
convaincre l’employeur qu’il est le candidat idéal (mieux indiqué) pour ledit poste ou emploi.
Elle fait partie des pièces du dossier de candidature et vient en complément du curriculum
vitae en montrant en quoi certains points du profil du candidat pourraient apporter beaucoup à
l’entreprise.

V.3.1. Les règles de rédaction et le contenu de la lettre de motivation

La rédaction de la lettre de motivation a des obligations :

* La présentation de la lettre doit être soignée. Le document doit être exempt d’erreurs de
mise en page, de fautes d’orthographe et grammaticales, etc. ;

21
* Le destinataire (s’il est connu, on précise son titre : Monsieur le Directeur ; ou dans le cas
contraire Madame ou Monsieur).

* Le contenu de la lettre doit avoir une précision et une concision ;

* La lettre doit comporter les coordonnées essentielles (contacts du demandeur, date et objet,
signature) ;

* La lettre de motivation expose (présente) la personnalité et les qualifications du candidat,

en ayant pour boussole le poste sollicité : si la candidature est mécanique (spontanée), son but
immédiat est de décrocher l’emploi. Ainsi, la présentation de la personnalité et des
qualifications doit être suffisamment attirante et accrochante pour susciter l’intérêt du
destinataire. Le candidat doit montrer tout l’intérêt qu’il accorde à l’entreprise et par ricochet
au poste en compétition ou en jeu ;

* Aussi, si la lettre répond-elle à une offre d’emploi, il faut mentionner, avant la présentation,
la source de l’information pour justifier la lettre ;

* Le ton et le style doivent être positif et simple et surtout correct.

Il faut éviter, dans la lettre de motivation, de :

+ demander un poste qui n’existe pas quand la candidature est mécanique/spontanée ;

+ manifester des ambitions salariales ou d’imposer un horaire, si toutefois cela n’a pas été
mentionné dans par l’appel d’offre ;

+ utiliser le pronom personnel « je » de façon abusive ;

+ Employer le conditionnel. Le présent de l’indicatif est mieux indiqué.

V.3.2. La mise en page de la lettre de motivation

Yves Ouattara

BP : 20 Bobo-Dioulasso, le 06 janvier 2020

Tel : 60.60.60.00

22
Yvesouattara@gmail.com A

Monsieur le Directeur Général de

DAFANI

ORODARA

Objet : Candidature au poste de Directeur de marketing

Monsieur le Directeur Général,

Votre entreprise dont l’envergure et le rayonnement sont à présent indiscutables

fait partie des meilleures du pays, même de la sous-région.

Les cellules d’assistance et de promotion, cependant dans leur ensemble,

traversent de nos jours des périodes de concurrence acharnée, du fait certainement de
la mondialisation des services. Vous devez donc avoir le souci de vous développer
efficacement et de vous faire mieux connaitre, d’où la nécessité pour vous d’avoir à
votre appui un Directeur de marketing dynamique, doté de véritables compétences en
stratégies marketing pour une vente remarquable des produits et aussi d’organiser la
vie financière de l’entreprise.

Je suis non seulement titulaire du Master en marketing et de gestion, mais aussi la

longue et riche expérience professionnelle dont je suis imbu, les relations que j’ai pu
nourrir dans le pays et dans la sous-région lors de ma carrière, mon abnégation au
travail que mes différents anciens employeurs ont appréciée, font de moi le Directeur
marketing capable de donner un souffle nouveau à votre entreprise et de l’imposer aux
consommateurs à l’échelle sous régionale.

Si mon profil est le vôtre, je me mets à votre entière disposition pour un entretien
qui vous apportera toutes les précisions sur mes capacités de leader marketing.

Dans l’attente d’une suite favorable, je vous prie Monsieur le Directeur Général
de recevoir mes salutations les plus respectueuses.

Signature

23
 Yves OUATTARA

V.4. Le curriculum vitae

Document autobiographique, le cv renseigne l’employeur sur les qualifications, le profil, les

expériences du candidat postulant à un emploi. il accompagne et accrédite la lettre de
motivation ou de candidature et fournit des informations relatives à :

 L’état civil du demandeur d’emploi ;

 Son parcours de formation (Primaire-secondaire-universitaire) ;
 Ses expériences professionnelles ;
 Ses capacités.

Le cv est obligatoirement sincère, daté et signé de son auteur au bas de la dernière page.

Le cv doit comporter toutes les informations nécessaires et susceptibles de valoriser le

candidat. (Mentionner les postes et responsabilités occupés ou assumées pour les anciens et
les différents stages effectués pour les débutants ; évoquer la possession du permis de
conduire si vous en avez ; les voyages d'études ; les bains linguistiques ; la maîtrise de l’outil
informatique, etc.)

Exemple de curriculum vitae

Etat civil

ESSOUMA Fidèle

Né le 17 février 1987 à Nadiagou

Burkinabè

Marié et père de deux enfants

24
Service National de Développement : dispensé

BP 0257 Bobo 01

Cel : 57 00 00 01

E-mail : essoufidele@gmail.com

Formations scolaire et universitaire

2011-2012 : Maîtrise en Lettres modernes de L’Université de Ouagadougou ;

2010-2011 : Licence en Lettres modernes de l’Université de Ouagadougou ;

2009-2010 : DEUG II de Lettres modernes de l’Université de Ouagadougou ;

2008-2009 : DEUG I de Lettres modernes de l’Université de Ouagadougou ;

2007-2008 : Baccalauréat série A4 au Lycée Ouezzin COULIBALY.

Expériences professionnelles

2016-2019 : Directeur commercial de la société BKF-Production à Bobo-Dioulasso ;

2013-2015 : Agent commercial de la société BKF-Production à Bobo-Dioulasso ;

2012-2013 : Agent commercial de Orange-Burkina à Bobo-Dioulasso.

Langues

Français : Très bien à l’écrit et au parlé ;

Anglais : Bien à l’écrit tout comme au parlé :

* Trois mois de bains linguistique au Ghana

* Six mois de formation intense à l’Ambassade des Etats-Unis au Burkina Faso.

Divers

Titulaire de permis de conduire catégorie C,

Membre de l’association burkinabè pour le Bien-être de la femme (ABBF).

Je soussigné, déclare que les informations ci-dessus citées sont vraies et sincères.

Bobo-Dioulasso, le 28 octobre 2019

25
 Signature

Fidèle ESSOUMA

V.5. La demande d’emploi

La demande est une sollicitude qui renvoie au verbe « demander ». Ce verbe signifie vouloir
quelque chose ou être en quête de quelque chose. L’emploi, quant à lui, est un terme qui
désigne ici un travail, un métier ou un poste.

L’expression « demande d’emploi » est de ce fait liée à la missive de contact qu’un

demandeur envoie à une entreprise avec l’intention de déposer sa candidature pour saisir une
opportunité d’emploi. Cela signifie que l’intéressé contacte l’entreprise parce qu’il voudrait y
travailler.

V.5.1. Les constituants de la demande d’emploi

Avant de postuler à une offre d’emploi, le demandeur doit se munir d’un dossier de
candidature complet. Ce dossier comportera impérativement :

 Un curriculum vitae ;
 Une lettre de motivation ;
 Les attestations obtenues ;
 Le diplôme requis pour le poste à pourvoir ;
 D’autres pièces justificatives.

L’ensemble de ces documents est protégé par une feuille de demande bien élaboré à cet effet.
Et cette dernière est par la suite enfouie dans une chemise cartonnée.

26
V.5.2. La mise en page de la demande d’emploi

TRAORE Kèlètigui BURKINA FASO

Cel : 77968383/78464962 Unité-Progrès-Justice

Bobo-Dioulasso, le 18 novembre 2019

Objet: candidature au poste de caissier

Monsieur le Directeur Général de

la Bank Of Africa

Ouagadougou

Monsieur le Directeur Général,

J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance ma candidature au poste de caissier de

banque au sein de votre institution.

En effet, je suis titulaire d’un BTS en finance/comptabilité. J’ai aussi acquis assez
d’expériences en la matière grâce aux différents stages effectués respectivement à Coris
Bank et SGBB. Mon dynamisme et mon dévouement à la tâche apporteront, j’en suis
certain, un nouveau souffle à votre entreprise.

27
 Ci-joint à ma demande :

- Mon curriculum vitae ;

- Ma lettre de motivation ;

- Une photocopie légalisée de mon diplôme (diplôme exigé) ;

- Une photocopie simple de mes attestations de stage.

Espérant vivement pouvoir rejoindre votre équipe en juillet, je me tiens à votre

disposition pour toute information complémentaire et vous prie d’agréer, Monsieur,
l’expression de mes sentiments distingués.

Signature

KèlètiguiTRAORE

V.6. Le compte rendu

Le compte rendu est un écrit par lequel le rédacteur rend compte de faits dont il a été témoin,
rapporte des activités qu’il a réalisées ou auxquelles il a participé. Un compte rendu doit être
objectif, sans opinion ni conclusion personnelle du rédacteur, mais également détaillé et aussi
exact que possible. Il relate fidèlement ce qui s’est passé. Il est un document qui informe,
décrit. Il n’interprète pas. Sa réalisation est motivée par :

 L’ordre du supérieur qui a confié une mission ; dans cette circonstance, il est
admis que le rédacteur du compte rendu exprime son sentiment au travers d’un
bilan sommaire de cette mission ;
 L’usage du service qui veut que soit gardée trace écrite de toute mission
particulière comme de l’activité générale ;
 Des dispositions réglementaires qui fixent la périodicité des comptes rendus
d’activité (s).

V.5.1. La typologie des comptes rendus

Suivant leurs formes et leurs destinataires, on recense deux catégories de comptes rendus : les
comptes rendus hiérarchiques et les comptes rendus de réunions.

V.5.1.1. Les comptes rendus hiérarchiques

28
Les comptes rendus hiérarchiques se caractérisent par leur sens ascendant et sont élaborés
pour relater un fait ou une situation à un supérieur et pour en garder une trace écrite. Ils
regroupent les comptes rendus d’activités (rapport détaillé et chronologique permettant au
supérieur de s’informer du fonctionnement de ses services et à l’agent de justifier ses
activité), les comptes rendus de missions et les comptes rendus d’accidents.

V.5.1.2. La présentation et l’illustration d’un compte rendu hiérarchique

Le document doit être clair, concis et précis. Il a un style narratif. Il se compose d’une
introduction, d’un développement et d’une conclusion.

L’introduction précise les circonstances de la question présentée et les motifs du compte

rendu ou l’objet de la mission.

Le développement quant à lui relate les faits et peut être illustré par des graphiques et
tableaux.

La conclusion fait le résumé des points présentés ou une appréciation générale de la situation.

MINISTERE DE L’ELEVAGE ET DES BURKINA FASO

RESSOURCES ANIMALES Unité-Progrès-Justice

SECRETARIAT GENERAL

DIRECTION REGIONALE DES HAUTS-BASSINS Bobo, le 06 janvier 2020

N° 56/MERA/DREHBS A

29
 Monsieur le Directeur Régional

de l’élevage des Hauts-Bassins

COMPTE RENDU

De la mission de contrôle effectuée dans la province

du Houet par M. Yacouba Zoungrana, Ingénieur en élevage

J’ai l’honneur de vous rendre compte de la mission que j’ai effectuée suite à vos
instructions du 02 au 04 mai 2019 dans la province du Houet.

J’ai été assisté dans cette visite par M. Ismael Zaba, technicien d’élevage chargé de la
santé des bovins qui m’avait indiqué les zones affectées à visiter en occurrence : Fô, Dawèra
et Dorona.

Dans les trois villages parcourus, nous avons pu évaluer le cheptel à huit mille bovins et
vingt-deux mille ovins et caprins. Si le reste du bétail semble n’avoir pas trop souffert de la
saison sèche et récupère relativement bien grâce aux premières pluies, il n’en est pas de
même pour les bovins pour lesquels les éleveurs nous ont signalé de nombreuses pertes en
têtes et un déficit des mises-bas comparativement à cette période de l’année 2018.

La rareté des pluies de la dernière saison pluvieuse et le mauvais état des pâturages que
nous avons pu constater laissent redouter des moments très difficiles si les pluies
commençantes ne se poursuivaient pas.

Dans la zone de Dorona, le bétail que nous avons examiné, constitué d’ovins et de caprins,
présentent une meilleure physionomie en raison de la nourriture complémentaire fournie par
les résidus de culture, mais le nombre en est beaucoup réduit.

Un rapport plus précis et illustré de cette mission vous sera soumis dans les jours à venir
après l’exploitation judicieuse et approfondie des notes que j’ai recueillies au cours de cette
visite.

L’Ingénieur d’élevage

Signature

Yacouba ZOUNGRANA

V.5.1.2. Le compte rendu de séance

30
Le compte rendu de séance a un sens transversal. Il existe deux formes de comptes rendus de
séance : l’intégral et l’analytique.

Le compte rendu intégral se caractérise par sa stricte fidélité au déroulement de la réunion :

restitution des faits dans leur chronologie, leur relation des échanges en faisant parler
directement les participants, suivant le mot des débats. Difficile est ce type de compte rendu
dans la mesure où il exige une rapidité extrême dans la prise de notes. Pour le réussir, il faut
une prise de notes sténographiques ou par l’enregistrement au magnétophone.

Le compte rendu analytique est, comparativement au compte rendu intégral, bref et objectif
tout en préservant l’essentiel des conversations.

EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’une réunion dont avez été le (la) secrétaire de
séance ou tout simplement à laquelle vous avez assisté.

EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’une activité que vous avez menée ou tout
simplement à laquelle vous avez assisté.

EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’une mission que vous avez exécutée ou à laquelle
vous avez pris part.

V.5.1.3. Le compte rendu d’accident

Les responsables hiérarchiques, les chefs d’entreprise, les assureurs, etc., sont les
destinataires privilégiés du compte rendu d’accident. Il leur est utile pour en déterminer les
circonstances exactes et, ultérieurement apprécier les responsabilités, le respect des règles,
prendre des mesures préventives, ou encore pour déterminer des taux de remboursements de
frais ou de versements d’indemnités. Dans l’immense majorité des cas, il est lu par quelqu’un
qui n’était pas présent au moment des faits. Simple récit chronologique des événements, il
doit comporter les renseignements suivants :

- l’identité des victimes (état civil, qualification professionnelle…) ainsi que celle des
témoins, de façon que le destinataire puisse, si besoin est, approfondir l’enquête ;

- les circonstances exactes de l’accident : il ne s’agit pas seulement du lieu, de la date et de

l’heure précise, mais aussi de tout élément appartenant au contexte et dont la mention peut
avoir un rapport avec ce qui s’est produit, par exemple l’état de la chaussée pour un accident
31
automobile, les machines en fonctionnement autour d’une victime en cas d’accident de travail
;

- le déroulement chronologique des faits (des croquis, des photographies… peuvent faciliter
et préciser cette relation). Inutile de rappeler que la plus grande précision est de mise, compte
tenu des enjeux ;

- les conséquences de l’accident seront précisées ; elles peuvent être divisées en deux
catégories : conséquences humaines (blessures, chocs, appel à un médecin, soins sur place ou
transport en centre hospitalier) ou matérielles (détérioration ou destruction de véhicule, de
machine, d’objet quelconque).

Il est impératif de rappeler l’exigence d’objectivité. Il n’entre pas dans le domaine de

compétence du rédacteur de présenter un jugement personnel, de proposer une explication
des faits ou de suggérer une solution susceptible d’éviter le renouvellement d’un tel incident.
Le compte rendu est totalement objectif, s’en tient aux faits, rien qu’aux faits. Ses qualités
majeures sont donc la précision et la rigueur de données.

Ce compte rendu doit être daté et signé de son auteur.

Ministère de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale BURKINA FASO

Secrétariat Général Unité – Progrès – Justice

Ecole Nationale de Service Social Gaoua, le 07janvier 2020

N° 88-011/MASSN/SG/ENSS Le Directeur Général

Monsieur le Président du Conseil

d’Administration

COMPTE RENDU de l’accident du 31 décembre 2019

J’ai l’honneur de vous rendre compte de ce qui suit :

32
Le 31décembre 2019, je revenais à bord de la voiture de service de la réunion du Conseil
d’administration de l’Ecole tenue du 26 au 30 décembre à Ouagadougou. De type 4X4 et de
marque HITHLANDER, le véhicule a été acquis en 2017 et immatriculé sous le numéro
minéralogique 11 AA 4063 BF. C’était le chauffeur Amadou CAMARA qui conduisait.

Aux environs de 16 heures et à quelques cinquante mètres du PK 37 sur l’axe Pâ-Gaoua, un

troupeau de bœufs traverse la route de la droite vers la gauche. Malgré les klaxons du
chauffeur, le berger n’a pas réagi et un taureau s’est redressé contre le nez du véhicule. Le
chauffeur tente de l’éviter en freinant brusquement le véhicule qui perd sa trajectoire. Il prend
la brousse et s’immobilise contre un rocher situé à environ dix mètres de la rive gauche de la
route. Le choc est si violent que la vitre des portières avant et les phares se brisent, seuls
dégâts à déplorer.

Sorti indemne, je constate que le chauffeur s’est évanoui et saigne du front et du bras gauche.
Paniqué, le berger prend la clé des champs. Trois passants en provenance de Broum-Broum
accourent. A l’aide d’une pompe de vélo, ils parviennent à réanimer le chauffeur. L'un de ces
passants, du nom de Ollo SOME et ancien chauffeur du Projet de développement intégré du
Sud-Ouest, démarre la voiture et nous conduit à l’hôpital de Gaoua. Promptement, les agents
de santé s’occupent du blessé. Ils déclarent que la perte de connaissance est due à la douleur
causée par de nombreuses égratignures bénignes. Après le pansement des plaies du chauffeur,
nous sommes soumis à des examens radiologiques qui ne décèlent rien d’anormal.

Le surlendemain 02 janvier 2020 et sur mes instructions, le garage Cinq sur Cinq est saisi par
le Directeur des affaires financières de l’école pour les réparations.

Signature
Ampliations : Karim KOUDOU

Haut-commissariat/Poni

SG/MASSN

33
Le rapport

Compte rendu et rapport sont parfois confondus dans le langage courant ; cependant, si des
points communs de fond et de forme sont indéniables, ils se différencient fondamentalement
par leur objectif, et par conséquent, par leur structure.

Le rapport est un document écrit, un document d’information ascendante traitant d’une

question importante (mission, activité…) qu’on adresse la plupart du temps à un supérieur
hiérarchique soit à titre de compte rendu, soit en vue de provoquer des instructions ou des
réactions. Il se définit comme l’analyse d’une situation, suivie d’une argumentation qui
débouche sur des propositions de solutions adaptées au problème posé. Sa fonction est de
faciliter la prise de décision par la proposition de solutions concrètes, convaincantes. A. Un
objectif principal et un rôle annexe non négligeable

A l’instar du compte rendu, le rapport va décrire un contexte ou une série d’événements, mais
il y adjoindra une analyse réfléchie d’une situation non satisfaisante afin de proposer des
solutions aux problèmes rencontrés. Son rédacteur devra s’impliquer directement car il lui
sera demandé non seulement de décrire un état de choses (travail objectif), mais également de
l’analyser et de proposer des mesures concrètes (réflexion subjective motivée). En d’autres
termes, la différence du rapport avec le compte rendu tient au fait qu’il ne se contente pas de
raconter les faits et les événements comme ils se sont passés ; dans le rapport, on peut
commenter les faits, les critiquer, faire des propositions à même de solutionner la situation ou
le problème relaté.

Les besoins du destinataire peuvent être variés :

- mise en place de mesures préventives : à la suite d’un accident ou d’un incident, l’entreprise
cherchera à en comprendre les causes afin d’éviter leur récurrence ; l’auteur sera donc amené
à proposer des dispositions concrètes répondant à cet objectif (par exemple rapport consécutif
à un accident de véhicule).

- bilan d’une situation, du fonctionnement d’une machine, d’un service ou d’un organisme,
d’une politique menée depuis un certain temps. Dans ce cas, c’est en général une
insatisfaction plus ou moins diffuse qui suscite le besoin d’une analyse approfondie qui
débouchera sur des propositions de réformes (par exemple la chute des ventes d’un produit).

34
- préparation à une décision : si un responsable sait qu’une réforme doit être engagée, que
des priorités doivent être définies, il cherchera à s’appuyer sur une étude réfléchie de la
situation et diverses suggestions de solution avant de prendre sa décision (par exemple :
restrictions budgétaires envisagées imposant des choix de développement de services ou
renouvellement d’un parc machines).

- analyse d’une crise ou d’un conflit interne à l’entreprise : la recherche d’une issue
acceptable à une situation bloquée suppose l’étude du contexte, des éléments déclencheurs et
des intérêts respectifs des parties en présence afin de pouvoir proposer des mesures positives
(par exemple : conflit social au sein d’une entreprise en crise). Si le fait d’apporter une ou
plusieurs solutions constitue bien le rôle principal du rapport, il existe une fonction annexe
qui doit être d’autant moins négligée qu’elle met en cause la carrière de son auteur et qu’elle
est instaurée officiellement dans certaines entreprises : la valorisation auprès de sa hiérarchie.
En effet, un rapport clair et proposant des solutions innovantes est un outil d’appréciation de
son rédacteur par ses responsables. Il y démontrera ses qualités d’observation, d’analyse, de
synthèse, d’inventivité et d’expression : n’est-ce pas le meilleur moyen d’attirer l’attention
sur ses compétences ?

Comment rédiger un rapport ?

Le rédacteur doit renseigner le lecteur sur le sujet qu’il va traiter, définir les tâches qui lui ont
été confiées, rappeler les faits qui ont motivé la rédaction du rapport. Un rapport doit être :

- bref : il faut éviter les détails inutiles ;

- précis : le rédacteur doit indiquer clairement ce qu’on lui demande de faire ;

- complet : le rédacteur doit dire tout ce qu’on lui demande de faire. Dans la rédaction du
rapport, on pourra adopter l’ordre suivant :

- les faits : le rédacteur évoque, (énonce, précise) ce qu’il a fait, vu, entendu, découvert ou
observé. Ces faits ou ces informations doivent être vérifiées avec soin ;

- les conséquences : après avoir raconté les faits, le rapporteur doit trouver les conséquences
possibles : positives ou négatives ;

- les solutions : après avoir compris le problème posé, le rédacteur doit apporter des
propositions, suggérer des solutions.

35
Exemple illustratif

UNIVERSITÉ NOTRE DAME DE L’ASCENSION BURKINA FASO

SECRETARIAT GENERAL Unité-Progrès-Justice

BOBO-DIOULASSO

Bobo Dioulasso, le 17mai 2021

Le Secrétaire Général

Monsieur le Président de l’Université

Notre dame de l’Ascension

RAPPORT DISCIPLINAIRE

OBJET : Sanction positive en faveur de Monsieur Dimitri KABAKOUROU enseignant de

Stratégies marketing, matricule 5869528J.

J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que Monsieur Dimitri

KABAKOUROU, enseignant de Stratégies marketing dans mon établissement depuis le 15
octobre 2020 s’est montré disponible à suivre les étudiants jusqu’au terme de leurs études.
Ainsi, il manifeste une diligence incommensurable dans le domaine du suivi des étudiants
dont il a la charge.

Pour ne relater que ses derniers dévouements, je relèverais notamment sa ponctualité,

son assiduité dans l’établissement, son sérieux et sa rigueur dans la préparation et la
présentation des cours. Les brillantes prestations sont son quotidien. Et je ne taris
d’appréciations positives voire de propos élogieux à son égard.

En outre ce personnage de tempérament calme et pondéré ne se prive pas d’organiser

des séances supplémentaires de cours et sans désintéressement au profit des étudiants dont le
niveau mérite un réajustement.

36
 Cette dernière volonté fait suite à d’autres bonnes actions qu’il pose habituellement. De
façon générale, il se montre compréhensif et bien attentif aux sollicitations des étudiants.

Quelle qu’en soit la situation, son comportement est fort honorable et me paraît mériter une
reconnaissance sans faille. A toute fin utile, je me permets de vous proposer de prendre à son
endroit une décision de distinction.

Je me tiens à votre disposition pour compléter, le cas échéant, le présent rapport, au cas
où vous estimeriez que cet enseignant mérite une meilleure distinction.

Kantigui TASSOUMA

EXERCICE : Le rapport disciplinaire

Il est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour signaler
le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une sanction. Mais ce rapport
possède son contraire. En tant que chef de service, rédigez à l’attention de l’autorité
supérieure un rapport pour signaler le caractère exemplaire de l’activité de l’un de vos
subordonnés en vue de le proposer pour une promotion ou une distinction.

CHAPITRE II. LES MOYENS ORAUX DE LA COMMUNICATION

I. LES PRINCIPES DE L’EXPOSE ORAL

A priori nous sommes tous capables de nous exprimer. Cependant, nous ne vérifions pas
souvent les impacts que nous créons sur nos interlocuteurs. Ils peuvent être différents en
fonction de nos personnalités, des situations et du contexte que nous rencontrons. La
communication est moins spontanée que nous voulons bien le croire. En effet, la matière
verbale se construit, s’oriente et se façonne au même titre que l’artiste façonne la matière.
Elle nécessite de notre part une réelle prise de conscience et une volonté d’aboutir à nos
objectifs afin d’optimiser nos relations.

I.1. PREPARER ET PLANIFIER L’EXPOSE

37
A. Choisir le titre

Choisissez un titre concis, fidèle et représentatif du sujet que vous allez traiter. Préférez un
titre accrocheur qui réveille la curiosité. Pour le rendre attractif, utilisez la forme interrogative
ou une formule provocante.

B. Délimiter les contenus

Commencez par faire l’inventaire de la matière à disposition pour traiter votre sujet.
Sélectionnez ensuite les contenus en fonction du public, du temps à disposition et des
objectifs de votre exposé.
Ne cherchez pas à être exhaustif par rapport à votre sujet. Préférez la mise en valeur
d’un point de vue personnel, de résultats pertinents, de convictions fortes ou de
contributions originales.

C. Formuler les objectifs

 Les objectifs résument l’idée force ou le message essentiel que vous souhaitez
transmettre à votre public. Que doit-il retenir à la fin de votre exposé ? Les objectifs
représentent la colonne vertébrale de la communication et aident ensuite à construire
l’exposé.
 Dans un congrès, les objectifs se rapportent à la contribution scientifique ou rendent
compte d’une pratique.

D. Organiser l’exposé Introduire le sujet

 L’introduction doit être brève (1à 2 minutes). Elle est censée délimiter le sujet et les
contours de votre intervention. Commencez par saluer votre public et établir le
contact. L’introduction doit ensuite indiquer les objectifs de l’exposé ainsi que le plan
de présentation. C’est aussi l’occasion d’expliciter les idées forces qui vont être
développées au cours de l’exposé.
 Motivez aussi votre auditoire en annonçant les perspectives et les bénéfices apportés
par votre intervention.

E. Construire le sujet

38
  Organisez une chronologie et une structure entre les notions abordées.
L’enchaînement la plus logique consiste à procéder du simple au complexe, des
généralités vers les détails pointus. Faites ressortir les notions essentielles ou les
principaux résultats ;
 Mettez bien l’accent sur l’apport personnel et méfiez-vous des conceptualisations trop
longues qui font ombre au sujet central. Evitez aussi l’exposé encyclopédique ;
 Pensez « structure narrative » pour rendre le développement plus attractif.

F. Conclure

 Pour terminer l’exposé, faites une synthèse des idées forces ou de vos
arguments clés. Indiquez les éléments de réponses que vous pouvez apporter à
vos questions de recherche ou hypothèses. Mentionnez les nouvelles pistes de
réflexion ou les retombées.
 N’oubliez pas de remercier le public de son attention.

Le manque de temps est l’ennemi classique du conférencier. Répétez l’exercice avant sachant
qu’en réalité cela demandera toujours plus de temps. Surveillez aussi le temps qui passe
pendant votre intervention.

I.2. S’EXPRIMER EN PUBLIC

Notre vie nous prépare en général beaucoup mieux à participer à une discussion qu’à donner
un exposé. Il faut donc apprendre et apprivoiser les habiletés de communication. Soyez
attentif au fait que plus de 50% de votre message passe par votre attitude envers les
participants. Par conséquent, ne lisez jamais de texte, mais parlez aux gens. Parlez fort, pas
trop vite, avec expressivité (intonation et rythme).

La voix

 Libérez votre énergie.

 Ne redoutez pas quelques secondes de silence.
 Evitez la répétition de mots inutiles Heu ! Alors ! Bien ! N’est-ce pas ! etc.

Le regard

39
 Etablissez un contact visuel avec les participants. Les regarder, si possible chacun, en
alternant aléatoirement.
Evitez de regarder le plafond, le sol, vos documents, l’écran de votre ordinateur, ou
toujours les mêmes personnes.

Le corps

 Adoptez une position stable, solide et calme. Restez toujours bien face au public.
 Evitez les balades et les bougeottes inutiles ou de tourner le dos au public en voulant
montrer des informations projetées au tableau.

Les gestes

 Montrez ce que vous dites en utilisant un pointeur, un index ou une baguette.

Appuyez vos propos par des gestes et mouvements appropriés.
 Evitez autant que possible les gestes répétitifs comme de manipuler sans cesse un
stylo, de remuer les clés dans la poche, ou encore de remettre en place sans arrêt une
mèche de cheveu rebelle. Les gestes d’auto contact ne sont pas recommandées.

II. LA PREPARATION ET LA CONDUITE DE REUNION

Dans la vie professionnelle, syndicale, civique, les réunions doivent être préparées et
conduites de façon plus rigide, plus codée. Que vous participez à la réunion d’un conseil
d’administration, à l’assemblée de la société de chasse, à celle des membres d’un syndicat,
vous pourrez vous inspirer du système d’organisation présenté ci-dessous.

II.1. Préparation de la réunion

 Ne pas négliger la préparation matérielle : - retenir la salle à l’avance ; - la choisir en

fonction du nombre de participants ; - y faire disposer les tables et les chaises en
triangle, en demi-cercle ou d’une autre façon (en fonction du nombre des participants,
des rapports hiérarchiques, des travaux prévus) ; - y faire placer un tableau de
conférencier, c’est-à-dire un chevalet sur lequel sont placées de grandes feuilles de
papier (on pourra, à l’avance, préparer des croquis, noter un plan, etc.) ;
 Assurer la préparation intellectuelle de la réunion.

Il faut :
40
- élaborer en petit comité un ordre du jour cohérent,

- envoyer les convocations et cet ordre du jour suffisamment à l’avance pour qu’un
premier feed-back fonctionne (suggestions des participants, inscription d’un autre
point à l’ordre du jour, etc.).

S’il y a lieu, préparer ou faire préparer un ou plusieurs projets de motions ; - dans tous les
cas, accorder aux participants un temps suffisant entre la réception de la convocation et la
réunion : ils pourront ainsi étudier l’ordre du jour, préparer une documentation, prévoir leur
intervention, etc.

II.2. Conduite de la réunion

Si vous êtes simplement participant, vous aurez deux grands rôles à assumer :

- écouter autrui avec vigilance et prendre quelques notes ; - intervenir. Vous pouvez
également être choisi comme président de séance, assesseur, secrétaire, dès le début de la
réunion. En effet, dans certaines assemblées, un vote intervient au début de la réunion pour le
choix de ces responsables.

Le président de séance doit :

au début de la séance, présenter l’ordre du jour, le commenter brièvement, suggérer

les grands thèmes de discussion et obtenir rapidement, à mains levées, l’accord de
l’assemblée pour ces orientations ; - pendant la séance, distribuer la parole à tous, sans
discrimination, ramener au sujet les participants qui ont tendance à s’en éloigner,
faire respecter le temps de parole, assurer le droit de réponse, rappeler à l’ordre les
participants un peu trop passionnés, voire discourtois, de temps à autre faire le point ;

à la fin de la séance, présenter la synthèse claire, précise, brève de la discussion

générale. Pour assumer ce rôle, les qualités des animateurs sont évidemment
nécessaires.

Les assesseurs ont pour tâche d’assister le président de séance, de le relayer. A vrai dire, leur
rôle est souvent purement honorifique.

Le secrétaire de séance prend des notes de façon à aboutir à un compte rendu rédigé dont les
participants pourront prendre connaissance. Ce travail est difficile, fastidieux, surtout si l’on

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ignore la sténographie. Il est donc conseillé de désigner deux ou trois secrétaires qui pourront
se relayer puis élaborer en commun le compte rendu.

III.L’ENTRETIEN DE RECRUTEMENT

Avant et après le premier entretien de recrutement

Les entreprises ont compris que leur existence et leur développement dépendent en partie de
la qualité du personnel. On comprend qu’une sévère sélection s’opère (il peut y avoir 20 000
candidatures pour 200 postes). Le recrutement se déroule en plusieurs phases. Les étapes du
recrutement avant le premier entretien - Du côté du recruteur

 Le Consultant extérieur ou le responsable du recrutement de l’entreprise rédige, en

collaboration avec le demandeur, l’annonce à passer dans la presse ou sur Internet.
Cette phase de travail en commun est importante car l’annonce qui vise à côté de la
cible compromet l’opération.
 A la réception des lettres, le courrier est trié et une première sélection des dossiers
s’effectue. Les candidats retenus sont convoqués par courrier pour un entretien. - Du
côté du candidat
 Le candidat repère une annonce dans un journal ou sur Internet. Cette annonce
présente brièvement les activités de l’entreprise, précise le profil exigé (âge, niveau
d’études, expérience professionnelle…). Elle demande que soient envoyés une lettre
et un curriculum vitae.
 Le candidat s’exécute et reçoit, s’il a réussi à intéresser son interlocuteur, une lettre
de réponse lui précisant de prendre contact par téléphone.
 Le candidat téléphone. Il se présente et note le rendez-vous fixé.

Les étapes du recrutement après le premier entretien - Du côté du recruteur Le responsable

présente au chef d’entreprise demandeur les dossiers restant en lice. Il convient d’une
entrevue entre chacun des sélectionnés et le futur supérieur hiérarchique.

 Au cours de ce second entretien, le supérieur hiérarchique, après avoir lu le dossier

du candidat, pose à son tour une nouvelle série de questions.

Exemples : « Pourquoi avez-vous répondu à notre annonce ? » « Quelle a été votre

performance la mieux réussie ? »
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  Si le candidat franchit cette épreuve avec succès, il sera engagé dans l’entreprise ; et
avant de prendre des fonctions, les conditions d’intégration seront mises au point au
cours d’un troisième entretien. - Du côté du candidat
 Si le candidat passe le cap du premier entretien et fait partie du petit groupe de
sélectionnés, il aura à rencontrer son supérieur direct. Il est possible que des
questions pièges tentent de la décontenancer : par exemple des questions d’ordre
professionnel : « de quelle formation aurait-il besoin ? » Dans ses réponses, le
candidat doit se montrer motivé pour le poste, combatif.
 Si le candidat est engagé, il se voit remettre un rapport le concernant. Le rapport
contient les conditions d’intégration à l’entreprise et le mode de coopération attendu
avec son supérieur.

OBTENIR UN ENTRETIEN

Qui recrute ? 20% des entreprises font actuellement appel à des cabinets extérieurs pour
sélectionner leurs cadres. D’autres entreprises ont leur propre responsable de recrutement. De
toute façon, le premier interlocuteur du candidat n’est donc presque jamais son futur chef.

La lettre et le curriculum vitae A la lecture de ces deux éléments du dossier, les agents ou les
responsables du recrutement effectuent déjà une première sélection. Il est donc nécessaire
d’apporter un soin tout particulier à la rédaction du curriculum vitae et de la lettre envoyée en
réponse à une annonce.

La lettre : Le candidat doit démontrer une connaissance du secteur d’activité ou du poste

recherché. Son objectif n°1 est bien sûr d’obtenir un rendez-vous. Comment faire ? Il faut
intéresser, voire intriguer son interlocuteur, lui donner envie de vous rencontrer, par
conséquent mettre en valeur un profil positif.

Si vous ne recevez pas de réponse au bout de dix jours, ne craignez pas de relancer
l’entreprise par un appel téléphonique.

CONCLUSION

En définitive, la communication occupe une place importante dans toutes les activités
sociales et professionnelles. Il ressort donc de notre réflexion que pour une bonne, parfaite et
harmonieuse intégration de l’individu dans la vie socio-professionnelle, la maîtrise des
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techniques de communication est indispensable. Elles permettent aux futurs citoyens de
savoir communiquer à la fois à l’oral et à l’écrit pour se faire une place respectable dans la
société et dans son nouvel emploi. C’est ce qui a justifié l’enseignement des différentes
techniques de communication telles que la lettre de motivation, le curriculum vitae, la
demande d’emploi, etc. Du reste, elles faciliteront, à bien des égards, les missions qui seront
confiées à ces futurs bâtisseurs d’un Burkina prospère et meilleur.

La note de service

Questions :

1) A quoi sert ce document ?

2) Comporte-t-il de titre de civilité et de formule de politesse ?

3) Déterminez l’émetteur, le récepteur et le timbre qui y sont contenus.

4) Quel est le titre honorifique utilisé dans ce document ?

EXERCICE 2: La note de service

Vous êtes Directeur (Directrice) Général (e) d’une importante société de la place. (Le nom de
cette société est à préciser). Ayant constaté que de nombreux agents jettent les sachets
plastiques, peaux de bananes, emballages divers, papiers utilisés hors des poubelles installées,
vous rédigez une note de service pour leur rappeler qu’une telle pratique salit constamment
les lieux, compromet dangereusement les fautifs et ternit l’image des services.

Vous tâcherez de leur indiquer l’emplacement des poubelles destinées au recueil des ordures
et objets usagés de la société dont vous assumez la direction et de leur signifier que dans le
souci d’éviter des situations désobligeantes, les agents sont priés de jeter les restants
d’aliments, sachets usagers, papiers inutiles… dans les récipients affectés à cet effet.

Le procès-verbal

EXERCICE 1: Répondez par vrai ou par faux aux propositions sur le procès-verbal :

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-Le secrétaire de l’assemblée est responsable de la prise de notes et de la rédaction finale du
procès-verbal. -Le procès-verbal a pour but d’informer avec exactitude et objectivité. -Le
rédacteur ne doit ni exprimer son opinion ni porter de jugement. -Le procès-verbal est
toujours rédigé au présent du conditionnel. -Il est signé par le secrétaire de séance et non par
le président de séance.

EXERCICE 2:

Vous êtes délégué(e) par le chef de service financier dont vous relevez pour la réception du
matériel commandé par l’entreprise qui vous emploie. Afin que l’entreprise en garde la trace,
allez-vous produire un compte rendu, un rapport ou un procès-verbal ? Citez deux
caractéristiques de cet écrit qui justifient votre choix.

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