MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE BURKINA FASO

DE LA DECENTRALISATION ET DE LA SECURITE Unité – Progrès - Justice

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REGION DU Centre

Préparé et présenté par Dr YVES

ZONGO à l’intention étudiants de
l’université libre du Burkina (ULB)

Section I : les principales caractéristiques de la rédaction administrative

Paragraphe 1 : le respect de la hiérarchie

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 Paragraphe 2 : la responsabilité
Paragraphe 3 : l’objectivité
Paragraphe 4 : la courtoisie
Paragraphe 5 : la prudence

NTRODUCTION GENERALE
De nos jours, la puissance publique s’est étendue et son pouvoir s’est
renforcé. Les conséquences de son action sont si nombreuses et si importantes
qu’elle doit chercher à tout moment à perfectionner et à moderniser ses outils de
travail afin d’être efficace sur le terrain. Dans cet élan de recherche de l’efficacité
de son action au quotidien, la correspondance administrative demeure à tout point
de vue pour l’administration, un instrument privilégié d’échange et d’informations
tant à son propre sein qu’avec ses correspondants extérieurs. Pour ce faire, elle
doit soigner toutes ses correspondances parce que celles-ci portent les marques de
la puissance publique.

Paragraphe 1- Le respect de la hiérarchie

L’organisation de l’administration se fonde sur le respect de la hiérarchie. Les
diverses autorités ou les agents qui composent la structure administrative se
trouvent les uns par rapport aux autres dans des liens de subordination sans
lesquels le fonctionnement de l’organisme administratif ne pourrait être
harmonieux : Président, Premier Ministre, Ministres, Directeurs généraux,
Directeurs, Chefs de service …
Le respect de la hiérarchie se traduit dans les écrits de l’administration par des
nuances dont quelque unes ci-dessous citées :
▪ Le supérieur à son subordonné :
- il informe, il ordonne, il instruit, il prescrit, il fait savoir à, il enjoint, il
constate ;
- il est d’accord, il se trouve dans l’obligation, il souligne, il insiste, il est
conduit à …
- le supérieur prie son subordonné de vouloir bien ;
- le supérieur dispose ;

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 - le supérieur attache du prix, le plus grand intérêt à, prie de veiller à …
▪ Le subordonné à son supérieur :
- Il expose, il rend compte, il est reconnaissant à, il propose, il suggère…
- le subordonné prie son supérieur de bien vouloir ;
- le subordonné prie son supérieur d’agréer l’expression et non
l’assurance ;
- le subordonné propose ;

Paragraphe 2- La responsabilité
L’administration se fonde sur le principe de la responsabilité (actes
administratifs, contentieux, administratif). Elle manifeste cette responsabilité par la
signature de ses actes. Ceux-ci sont signés exclusivement par les organes habiletés à
le faire (le cachet faisant foi) : ministres, hauts fonctionnaires de l’Etat dont

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l’identité doit être parfaitement connue. C’est pourquoi la correspondance
administrative répugne l’anonymat. Le prénom indéfini n’a pas de place. L’emploi de
la première personne du singulier est de rigueur.
Exemple : je vous informe, j’ai l’honneur, j’ai décidé, j’informe, j’invite.

Le ‘’nous’’ de majesté bien que ‘’nous’’ peut se rencontrer. Il est réservé à

des actes empreints d’une grande solennité. On le retrouve dans les textes de
discours. Exemple : ‘‘nous avons décidé en notre qualité de gouverneur que …’’
Il n’est pas d’usage de mettre communément en cause des personnes
étrangères à l’administration. C’est à la fois une règle de courtoisie et l’application
du principe de responsabilité. Si donc on fait état dans un document administratif
de renseignement de faits, de circonstances dont on ne veut pas révéler l’origine,
on utilise la formation de type :
- mon attention a été appelée sur …
- il m’a été indiqué…
- j’ai été saisi d’une plainte …
- il m’a été indiqué que des individus …

Paragraphe 3- l’objectivité
Le troisième caractère de l’administration qui transparait dans les écrits c’est
l’objectivité. L’administration est au service de l’Etat. Aussi, l’administration sert
l’intérêt général et non des intérêts individuel ou collectif. De ce fait, elle se doit
impartiale, sereine, objective. Cette impartialité a pour conséquence de rejeter les
termes et toutes les expressions qui ont un caractère subjectif, émotionnel,
arbitraire. Il en résulte de ce fait un style froid. Ainsi, les expressions trop
subjectives sont bannies.

Paragraphe 4- la courtoisie
Le fonctionnaire comme nous l’avons déjà annoncé incarne l’Etat avec son
caractère de souveraineté, chacun sait que la politesse est la marque des rois, des
personnes de la haute classe. On comprend pourquoi l’administration doit être
courtoise. Cette courtoisie se manifeste à travers le respect de la hiérarchie et
l’absence d’éléments passionnels. Aussi, des qualificatifs désobligeants, péjoratifs
n’ont pas leur place dans le vocable administratif. On n’y trouve pas des termes

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tels que : absurdes, idiot, mais des formules souples telles : il me parait
regrettables, il me semble inopportun, il déplore.
L’administration est souvent contrainte d’opposer un refus à certaines
demandes qui peuvent avoir leur fondement. En effet, elle se trouve dans
l’impossibilité de satisfaire immédiatement ou à court terme certaines
sollicitations. Dans ce cas, elle aime entourer ses correspondances d’une voile
pudique pour ne pas briser définitivement l’espoir du requérant :il n’a pas été
possible, j’ai pris bonne note de votre désir ou de vos revendications, le moment
venu, dès que les circonstances le permettront …

Paragraphe 5- la prudence
La prudence est une des forces de l’administration. Elle découle des
principes de dignité, de responsabilité, de l’obligation d’une extrême courtoisie
interdisant l’erreur et l’étourderie. Par conséquent, le fonctionnaire avant de
rédiger un courrier doit vérifier l’inexistence ou l’exactitude des faits et leur
enchainement logique. Alors, il doit s’informer correctement à travers des canaux
surs, cette information doit être :
➢ utile : elle doit être l’expression d’un besoin réel, ressenti à la fois par
l’émetteur et le récepteur ;
➢ complète : synthèse intelligente des faits ;
➢ exactes : vérifiable, sûr, mesurable.
➢ actuelle : qui répond au besoin du moment.
Le fonctionnaire doit pour ainsi dire éviter la gratuité, les affirmations à
caractère absolu. Les faits supportés par lui le seront sous réserve d’une
confirmation.C’est pourquoi le conditionnel est très utilisé, le mode le plus utilisé
dans l’administration.
On utilisera des formules comme : à mon avis, en ce qui me concerne, il me
semble, sous réserve, sans préjudice, en tout état de cause.
Cette spécificité de l’administration qui impose à ses agents, une conduite
normative dans les écrits, leur impose une maîtrise du style administratif.