Rédaction Administrative GRH CE

ECOLE SUPERIEURE DE COMMERCE (ESC)
Première année GRH CE
MODULE DE REDACTION ADMINISTRATIVE
Chargé de cours :
Jonas SAWADOGO
Inspecteur de Techniques tertiaires
Téléphone : 70 24 08 23 / 78 16 48 39
Unité : UE2 Intitulé du Cours : Rédaction Administrative
Classe : 1A VHA : 30H CT : 20H TD : 10H

Coefficient : 2
Objectif du cours : Maîtriser les techniques de rédaction de la correspondance administrative
CHAPITRE 1 : CADRE GENERAL DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

A. La notion d’Etat
B. L’administration
C. La fonction publique et le fonctionnaire
D. La déontologie administrative
E. L’information administrative
F. La notion de rédaction administrative
CHAPITRE 2 : GENERALITES SUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE
A. La phase de la préparation
1. La compréhension du problème, de la situation, de l’affaire ou du dossier
2. La recherche de l’inventaire des idées et des faits
3. L’élaboration d’un plan
B. La phase de la rédaction proprement dite
1. Le style
2. Le ton
CHAPITRE 3 : LES DIFFERENTS TYPES DE CORRESPONDANCES ADMINISTRATIVES
A. LES CARACTERES
1. Les éléments communs
a) Le timbre
b) La date, le lieu et l’adresse
c) L’objet
d) La signature…
2.Les éléments propres à la correspondance
a) La ou les références
b) Les pièces jointes
B. LES DOCUMENTS DE LIAISON
1.La lettre administrative entre services
2.La lettre administrative à forme personnelle
GRH-CE Rédaction administrative Page 2

3.Le télégramme officiel
4.Le bordereau
C. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION DESCENDANTES
1.La note de service
2.La circulaire
D. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION ASCENDANTES
1. La note administrative
2. Le rapport
3. Le compte rendu (CR)
4. Le procès-verbal (PV)

CHAP 1 : CADRE GENERAL DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
I. La notion d’É tat

II. L’Administration
III. La Fonction publique et le Fonctionnaire
IV. Rapports entre l’É tat et le Fonctionnaire
V. L’information administrative
VI. La rédaction administrative
I. DEFINITIONS
1. Compréhension des termes de base
Avant toute chose, il est indispensable de procéder à une définition de la

déontologie, de voir quel est son objet et si elle est nécessaire parce que c’est elle
qui guide l’action du fonctionnaire de façon permanente.
- Le métier signifie profession caractérisée par une spécificité exigeant un

apprentissage, de l’expérience et entrant dans un cadre légal ; toute
activité dont on tire des moyens d’existence.
- La morale concerne les règles de conduite pratiquées dans une société, en

particulier par rapport aux concepts de bien et de mal. Ces règles
reposent sur la distinction entre des valeurs jugées positives ou
négatives (le bien et le mal). En ce sens, son domaine se distingue de
ceux de la logique (dont les valeurs sont le vrai et le faux), du droit (le
juste et l’injuste), de l’art (le beau et le laid), de l’économie (l’utile et

l’inutile). C’est d’après ces valeurs positives ou négatives que la morale
fixe des principes d’action qu’on appelle les devoirs de l’être humain, vis-
à -vis de lui-même, ou des autres individus, ou de l’ensemble de la société,
ou d’idéaux plus élevés (la Tradition, l’Harmonie, la Paix, Dieu, etc.),
principes qui définissent ce qu’il faut faire et comment agir.
- L’éthique est l’ensemble des principes moraux qui sont à la base de la

conduite d’une personne. L’éthique est une discipline philosophique
pratique (action) et normative (règles) dans un milieu naturel et humain.
Elle se donne pour but d’indiquer comment les êtres humains
doivent se comporter, agir et être, entre eux dans leur groupe et
envers ceux qui les entourent. L’éthique invite le professionnel à
réfléchir sur les valeurs qui motivent son action et à choisir, sur cette base,
la conduite la plus appropriée. L’agent public est tenu de s’acquitter
correctement et efficacement de ses obligations et de faire preuve de
courtoisie, de rigueur, de responsabilité, de dignité, d’équité,
d’impartialité, de loyauté et de civisme dans l’accomplissement de ses
fonctions.
- La déontologie (ce mot provient du grec deon, deontos le devoir et logos le

discours) est la théorie des devoirs moraux et l'ensemble des règles de
conduite que l'homme doit respecter à l'égard de la société en général.
Dans le cadre du service, ce sont les comportements observables que
l’agent est tenu de respecter s’il veut être efficace et productif. Ces
comportements sont exprimés sous la forme d’obligations et de droits du
fonctionnaire dans la Loi 081-2015/CNT du 24 novembre 2015.
2. Objet.

La déontologie nous impose de respecter des règles de morale dans la vie
sociale, la profession et le comportement individuel :
- la vie sociale a ses propres règles fondées sur la coutume et les textes ;
- la profession a aussi ses règles fondées sur les coutumes et sur les textes ;
- le comportement individuel s'inscrit à la fois dans la vie sociale et dans la
vie professionnelle.
L'individu doit respecter les règles tant sociales que professionnelles. Celui qui
les enfreint risque d'être banni de la société, que ces règles soient écrites ou non.
L’objet de la déontologie n’est donc pas de fonder philosophiquement la notion
d’obligation, ni de comprendre en quoi un devoir est un devoir, mais
d’inventorier très concrètement les obligations qui incombent à un
professionnel dans l’exercice de sa tâche. C’est ce sens que retiennent,
aujourd’hui, aussi bien les dictionnaires spécialisés que les dictionnaires
généralistes. La déontologie, écrit par exemple Le Petit Larousse est « l’ensemble
des règles et des devoirs qui régissent une profession, la conduite de ceux qui
l’exercent, les rapports entre ceux-ci et leurs clients ou le public ».
Le concept de déontologie désigne donc l’ensemble des devoirs et des

obligations imposés aux membres d’un ordre ou d’une association
professionnelle. Elle désigne ainsi l’ensemble des règles et des devoirs qui
régissent une profession, la conduite de ceux qui l’exercent, les rapports
entre ceux-ci et leurs clients ou le public.
3. Nécessité

Qui dit règles de conduite, dit nécessité de les codifier et de les faire respecter.
La vie est inconcevable sans morale ; la déontologie est donc absolument
indispensable. Si l'on veut réaliser cette morale, on est obligé de protéger les
hommes contre les autres et contre eux-mêmes ; il en découle la nécessité de
créer des règles de conduite assorties de sanctions.
4. La déontologie dans le cadre de la profession
Etymologiquement, la déontologie est donc la science des devoirs. De ce qui

précède, on peut retenir que la déontologie du métier est donc l’ensemble des
règles et des devoirs qui régissent la profession, la conduite de ceux qui
l'exercent, les rapports entre ceux-ci et leurs clients et le public. La déontologie
du métier décrit les caractères généraux et spécifiques qui caractérisent ce
métier.
Cependant, le droit professionnel l'a reprise à son compte et elle est ainsi
devenue les devoirs qu'impose à des professionnels l'exercice même de leur
métier. Puisque toute profession impose des devoirs à ceux qui l'exercent, toute
profession a donc une déontologie.
En effet, au fur et à mesure qu'une profession s'organise, elle tend à se donner

un statut codifié, ou tout au moins des usages, précisant les devoirs de ses
membres, et ce dans le cadre des groupements et associations professionnels.
Au lieu de se définir dans l'abstrait, la déontologie essaie de trouver des
solutions pratiques et précises applicables à des cas de conflit que rencontre le
professionnel dans l'exercice de son métier. Pour les professions les plus
avancées telles que celles des secrétaires, de l'ordre médical, des avocats, des
comptables, … les formulations déontologiques ont pris la forme de textes
détaillés et autoritaires, émanant d'organes officiels de la profession.

Les ordres des médecins, des comptables, des avocats, des architectes, …
disposent de textes sur la déontologie de leur métier reconnus juridiquement.
En secrétariat, l’Association Professionnelle des Secrétaires du Burkina et bien

d’autres associations ont réussi à proposer des règles déontologiques acceptées
par tous. Mais, leur non-respect ne peut être sanctionné par ces structures parce
que n’ayant pas bien organisées encore leur profession.
D’ailleurs, beaucoup de métiers dans la Fonction Publique ne disposent pas de

règles déontologiques propres. Ces métiers sont régis par un ensemble de textes
législatifs et règlementaires. C’est pourquoi, il me parait important de
ramener la question de la déontologie du métier de tout fonctionnaire à la
déontologie administrative.
La déontologie administrative concerne l’Administration qu’elle soit Publique ou

privée, l’administration étant toute organisation mise en place pour gérer les
affaires.
La déontologie administrative édicte les règles et principes qui gouvernent le

comportement personnel que professionnel des agents.
Les fonctionnaires sont régies par la Loi n° 081-2015/AN portant Statut Général
de la Fonction Publique d’Etat du 24 novembre 2015, les travailleurs du privé
par la Loi n° 28-2008/AN du 13 mai 2008 portant Code de travail au Burkina
Faso et la Loi n° 033-2008/AN du 22 mai 2008 portant régime juridique
applicable aux emplois et aux agents des établissements publics d’Etat ;

Toute sanction liée au non-respect de la déontologie tirera son fondement de
l’une des lois ci-dessus citées.
Il me semble important d’étudier donc le cadre général de cette déontologie

pour mieux la comprendre et surtout cerner son environnement.
II. LA NOTION D’ÉTAT
L'État (du latin status, être debout) désigne la personne morale de droit
public qui, sur le plan juridique, représente une collectivité, un peuple ou une
nation, à l'intérieur ou à l'extérieur d'un territoire déterminé sur lequel elle
exerce le pouvoir suprême, la souveraineté (principe de l'autorité suprême,
attribut essentiel de l'É tat).
L'É tat est la forme la plus élaborée de la vie commune d'une société humaine. Il
exerce son pouvoir par le biais du gouvernement. L'É tat dispose d'un certain
nombre de monopoles comme l'utilisation légitimée de la contrainte physique
(pour faire respecter la loi), la collecte des impô ts...
Il y a lieu de rappeler que, par extension, l'É tat désigne également l'ensemble
des institutions et des services qui permettent de gouverner et d'administrer
un pays : ministères, directions, préfectures, administrations déconcentrées ou
décentralisées.
La Constitution est la Loi fondamentale d’un Etat qui définit les droits et les
libertés des citoyens ainsi que l’organisation et les séparations du pouvoir
politique (législatif, exécutif, judiciaire). Elle précise l’articulation et le
fonctionnement des différentes institutions qui composent l’Etat (Conseil
constitutionnel, Parlement, Gouvernement, Administration, …).
La Constitution se situe au sommet du système juridique de l’Etat dont elle

est le principe suprême. Elle est appelée Loi Fondamentale parce
qu’aucune autre loi n’est au-dessus d’elle ; toutes les autres lois, décrets,
arrêtés, … sont d’ailleurs élaborées en respectant l’esprit et la lettre de la
Constitution. Elle peut prendre la forme d’un texte unique ou d’un
ensemble de lois.

La Constitution peut alors permettre de :
 garantir à chacun le respect de ses droits, les droits fondamentaux des

citoyens ;
 définir les différents organes de l’É tat selon le principe de la séparation
des pouvoirs (Législatif, Exécutif et Judiciaire) afin de permettre
l’équilibre des différents pouvoirs.
Le pouvoir législatif, le pouvoir exécutif et le pouvoir judiciaire sont les trois

pouvoirs constituant un É tat.
Dans un É tat, le pouvoir exécutif ou l'exécutif désigne le pouvoir chargé

d'exécuter les lois, de définir les règles nécessaires à leur application et de gérer
les affaires courantes de l'É tat.
Au Burkina Faso, comme dans la plupart des É tats, le pouvoir exécutif est
détenu par le Président de la République, le Premier ministre, les présidents
d’institution et le gouvernement.
Le pouvoir législatif est en général chargé de voter la loi, consentir l’impô t (le
budget de l'É tat en découle) et de contrô ler l'action du pouvoir exécutif. Il est
exercé au Burkina Faso par les Députés (Parlement ou Assemblée Nationale ou
Conseil National de Transition sous la transition).
Le pouvoir judiciaire quant à lui a pour rô le de contrô ler l'application de la loi

et sanctionne son non-respect. Ce pouvoir est confié aux juges et aux magistrats,
qui se fondent sur les textes de lois (qui sont rédigés par le pouvoir législatif) et
les textes règlementaires (qui sont rédigés par le pouvoir exécutif) pour rendre
des décisions.
Toutes les institutions de l’Etat découlent de ces trois pouvoirs. Les institutions
du Burkina sont entre autres : la présidence du Faso, le premier ministère, le
parlement, la Haute Cour de Justice, le Conseil Economique et Social, le Conseil

Constitutionnel, le Médiateur du Faso, le Conseil Supérieur de la Communication,
l’Autorité Supérieure de Contrô le de l’Etat, l’Autorité Nationale de lutte contre la
fraude, la Commission de l’Informatique et des Libertés, la Cour des Comptes, …
En résumé, les conditions d’existence d’un Etat sont :
- l’existence d’un territoire dont les frontières sont reconnues par la

Communauté internationale : le territoire constitue la base matérielle
sur laquelle le gouvernement peut exercer son activité
- l’existence d’une population permanente : c’est la collectivité humaine
organisée qui est à la base de l’institution étatique ;
- la souveraineté et l’indépendance de ce territoire : Ce sont elles qui
matérialisent l’intégrité physique du territoire :
- l’existence et la séparation des pouvoirs ;
- la défense de l’intérêt général ;
- l’existence d’un gouvernement qui n'est subordonné à aucun autre ;
- une capacité d'entrer en relations avec les autres états. ...
III. L’ADMINISTRATION : MOYEN D’ACTION DE L’ÉTAT
Dans le contexte qui nous intéresse, le mot administration peut revêtir deux
sens différents.
- Du point de vue fonctionnel (définition fonctionnelle),

l’administration se définit comme étant l’ensemble des activités dont le
but est de répondre aux besoins d’intérêt général1 de la population (ordre
public, marche des services publics, etc.), tels qu’ils sont définis à un
moment donné par l’opinion publique et le pouvoir politique. Il s’écrit
alors avec un petit « a ». L’administration peut alors signifier gestion,
conduite, le fait de faire marcher une affaire publique par une application
de méthodes et de processus qui assurent l’efficacité de l’action. On
parlera ainsi de bonne ou de mauvaise administration d’un établissement
commercial, scolaire, etc.
1
L’administration assure des services considérés comme utiles à la société et non rentables . Ils peuvent ê tre non rentables par nature
ou parce qu’on considè re qu’ils ne doivent pas ê tre entiè rement ou uniquement fondé s sur le principe de rentabilité (ex : l’enseignement).
L’inté rê t gé né ral a donc un pé rimè tre variable et dé pend de la dé finition qu’en font la population et les pouvoirs politiques à un moment
pré cis.

- Du point de vue organique (définition organique), le mot désigne
l’ensemble des personnes morales (É tat, collectivités territoriales,
établissements publics…) et physiques (fonctionnaires, contractuels…) qui
accomplissent ces activités. Le mot administration s’écrit alors avec un
grand « A ».
Au total, On appelle administration ou administration publique l’ensemble

des services chargés d’assurer le fonctionnement d’un Etat, d’une collectivité
territoriale ou d’un service public, et qui sont financés principalement par des
prélèvements fiscaux autorisés par le vote d'un budget.
L'administration publique se divise en :
 Administration d'É tat, elle-même subdivisée en :

 Administration centrale (Ministères sous l'autorité de Ministres) ;
 Administration déconcentrée (Services sous l'autorité des préfets de
région ou de département) ;
 Administration locale décentralisée (sous l'autorité d'élus locaux : maires,
présidents de conseil général ou de région).
L’administration dispose de différents types de moyens pour assurer ses

missions d’intérêt général : des moyens juridiques (ex : prérogatives de
puissance publique, clauses exorbitantes de droit commun pour les contrats
administratifs…), des moyens matériels (ex : le domaine public des personnes
publiques comme les routes, les bâ timents publics…), des moyens humains
dont la fonction publique.
IV. LA FONCTION PUBLIQUE ET LE FONCTIONNAIRE
L’administration a pour objectif essentiel de satisfaire l’intérêt général et la

fonction publique est un des moyens dont elle dispose pour y parvenir.
La fonction publique est un ensemble de personnes travaillant, sous certaines

juridictions ou dans un cadre intergouvernemental, au sein des administrations
publiques. Une personne travaillant dans la fonction publique est appelée
fonctionnaire.

Mais au sens strict, les fonctionnaires ne représentent qu’une partie des agents
de l’administration qui emploie des agents publics titulaires (fonctionnaires) et
des agents non titulaires (agents contractuels, vacataires).
Il existe plusieurs fonctions publiques dont les plus importantes sont : la

fonction publique d’É tat (Institutions, Ministères, Haut-Commissariats,
Préfectures), la fonction publique territoriale (régions, communes), la fonction
publique hospitalière, la fonction publique universitaire et la fonction publique
parlementaire (députés, agents du parlement).
A ces fonctions publiques, il faut ajouter les statuts particuliers comme celui de
la magistrature.
Selon l’Article 77 de la Loi 081-2015 portant Statut général de la Fonction

Publique d’Etat, « le chef du gouvernement est le premier responsable de la
fonction publique. Il délègue ses pouvoirs au ministre en charge de la fonction
Publique ».
Selon l’article 103 de la Loi 081, tout fonctionnaire est placé dans l’une des
positions suivantes :
- Activité
L'activité est la position du fonctionnaire qui exerce effectivement les fonctions

afférentes à son emploi ou toute autre fonction qui lui a été attribuée au sein
d’une administration centrale ou déconcentrée de l’Etat.
Est également considéré comme en position d'activité, le fonctionnaire placé

dans l’une des situations suivantes :
 congé annuel,
 autorisation d'absence,
 congé de maladie,
 congé de maternité,
 congé pour examen ou concours,

 période de stage.
Le temps passé dans les situations ci-dessus est valable, dans les conditions
prévues au présent titre, pour l'avancement d'échelon et entre en ligne de
compte dans le minimum d'ancienneté exigée pour prétendre à un avancement
de classe ou à un concours professionnel.
- Mise à disposition
La mise à disposition est la position du fonctionnaire qui, place auprès d’un

autre département ministériel, d’une institution ou d’une organisation syndicale,
continue de bénéficier, dans son emploi, de ses droits à l’avancement et à la
retraite.
La décision de mise à disposition est prise par l’autorité compétente à la

demande :
 du ministère ou de l’institution bénéficiaire,

 du ministère ou de l’institution dont relevé le fonctionnaire,
 de l’organisation syndicale bénéficiaire,
 du fonctionnaire lui-même.
- Détachement
Le détachement est la position du fonctionnaire qui, placé hors de son

administration d'origine, continue de bénéficier dans son emploi d’origine, de
ses droits à l'avancement et à la retraite.
Le fonctionnaire détaché est soumis à l'ensemble des règles régissant la fonction

qu'il exerce par le fait de son détachement.
Le détachement d'un fonctionnaire ne peut avoir lieu que dans les cas suivants :
 détachement auprès du Parlement ;

 détachement auprès des établissements publics de l'Etat, des
sociétés d'Etat et des sociétés d'économie mixte ;
 détachement auprès des collectivités territoriales ;
 détachement auprès des autorités administratives indépendantes
dotées de l’autonomie financière et de la personnalité juridique ;
 détachement auprès des organismes internationaux ;
 détachement auprès des entreprises et organismes privés reconnus
d’utilité publique ;
 détachement pour exercer une fonction publique ou un mandat
public, lorsque la fonction ou le mandat comporte des obligations
incompatibles avec l'exercice normal de l'emploi ;
 détachement pour exercer un mandat syndical.
- Disponibilité,
La disponibilité est la position du fonctionnaire qui, placé hors de son

administration d'origine, cesse de bénéficier dans cette position, des droits à
l'avancement et à la retraite.
Elle est accordée par arrêté du ministre en charge de la fonction publique et à la

demande de l'intéresse.
La mise en disponibilité ne peut être accordée que pour :
 accident ou maladie grave du conjoint ou d'un enfant,

 convenances personnelles,
 exercer une activité dans une entreprise privée,
 élever un enfant de moins de cinq ans,
 suivre son conjoint,
 exercer un mandat syndical.

La disponibilité pour accident ou maladie grave dument constatée du conjoint
ou d’un enfant ne peut excéder deux ans. Elle est renouvelable.
La disponibilité pour convenances personnelles ne peut excéder deux ans, mais

elle est renouvelable jusqu’à concurrence d’une durée de huit ans au maximum
dans la carrière du fonctionnaire.
La disponibilité pour exercer une activité dans une entreprise privée peut être
accordée dans les conditions suivantes :
 qu’il soit constaté que cette mise en disponibilité est compatible

avec les intérêts de l’administration ou le fonctionnaire travaille,
notamment que l’intéressé n’ait pas eu, au cours des cinq dernières
années, à exercer un contrô le sur l’entreprise ou à participer à
l’élaboration de marchés avec elle ;
 que l’intéressé ait accompli au moins cinq années de services
effectifs dans l’administration.
La durée de la disponibilité pour exercer une activité dans une entreprise privée
ne peut excéder deux ans mais elle est renouvelable jusqu’à concurrence d’une
durée totale de dix ans au maximum dans la carrière du fonctionnaire.
- Sous les drapeaux.
Le fonctionnaire est placé dans la position dite sous les drapeaux s’il est :
 incorporé dans une formation militaire pour y accomplir son service

national ;
 appelé à accomplir une période d'instruction militaire ;
 rappelé ou maintenu sous les drapeaux.
Dans cette position, le fonctionnaire continue de bénéficier de ses droits à
l’avancement et à la retraite.
V. RAPPORTS ENTRE L’ÉTAT ET LE FONCTIONNAIRE

Les fonctionnaires travaillent au service de l’intérêt général et sont donc
astreints à des règles strictes dans l’exercice de leurs fonctions.
Au terme de la Constitution et des lois suivantes :
- la Loi n° 28-2008/AN du 13 mai 2008 portant Code de travail au Burkina

Faso ;
- la Loi n° 033-2008/AN du 22 mai 2008 portant régime juridique
applicable aux emplois et aux agents des établissements publics d’Etat ;
- Loi n° 004-2015/CNT portant prévention et répression de la corruption au
Burkina Faso ;
- la Loi n° 081-2015/CNT portant statut général de la fonction publique
d’Etat 24 novembre 2015,
- le Décret n° 2015-1260/PRES(TRANS)/PM/MEF portant code d’éthique et
de déontologie de la commande publique,
- la Loi n° 025/2018/AN du 31 mai 2018 portant Code Pénal.
le profil du travailleur au privé comme au public est décrit avec précision. Ces
textes permettent de débarrasser de l’administration des parasites qui sont
nuisibles et qui porte atteinte au bon fonctionnement du service public ainsi
qu’à l’a réalisation du service de l’intérêt général.
Les devoirs du travailleur peuvent être résumés comme suit :
 Le devoir de loyauté : La loyauté constitue le fondement du devoir de

fidélité de l’administration auprès du gouvernement burkinabè.
L’obligation de loyauté peut être ainsi considérée comme le prolongement
du devoir de l’administration d’agir de bonne foi.

 Le devoir de probité : le fonctionnaire ne doit pas utiliser les moyens du
service à des fins personnelles, ni avoir d’intérêts dans les personnes
morales de droit privé (ex : entreprises) que ses fonctions l’amènent à
contrô ler. Cela implique une obligation de désintéressement personnel au
profit de l’intérêt général. Il ne doit non plus utiliser les subordonnés dans
des activités autres que celles prévues pour eux par les textes.
 Le devoir de patriotisme : Le patriotisme désigne le dévouement d'un

individu envers son pays qu'il reconnait comme étant sa patrie. Le mot
patrie désigne étymologiquement, le pays des pères.
 L’obligation de se consacrer entièrement à ses fonctions 2 : un

fonctionnaire ne peut en aucun cas cumuler ses fonctions avec une autre
activité, privée ou publique. Il existe néanmoins des exceptions, par
exemple pour les activités d’enseignement.
 Le devoir d’obéissance : l’agent doit obéir à l’ordre de la loi et au

commandement du supérieur hiérarchique. Ce dernier exerce le pouvoir
hiérarchique conféré par les textes sur les agents qui lui sont
subordonnés. Son contrô le porte aussi bien sur les actes que sur les
comportements des subordonnés. Néanmoins, le fonctionnaire doit au
contraire refuser d’obéir à un ordre lorsqu’il est manifestement illégal et
contraire à un intérêt public.
2
Article 58 : Est puni d’une peine d’emprisonnement de cinq ans à dix ans et d’une amende de trois cent mille
(300 000) à un million cinq cent mille (1 500 000) francs CFA, tout agent public exerçant des activités
commerciales ou lucratives autres que la commercialisation de ses productions agro-pastorales non
industrielles, littéraires, scientifiques et artistiques. En outre, la confiscation des moyens de ce commerce ou
activité lucrative est prononcée.

 Le devoir de sanctionner ou de provoquer la sanction des abus,
négligences ou manquements commis par des agents placés sous vos
ordres ou avec lesquels vous travaillez. Lorsque l’agent public estime que
l’ordre ou les instructions sont illégaux, réguliers et contraires à l’éthique
ou relevant de la forfaiture ou sont en contradiction avec les textes en
vigueur, il informe les autorités administratives ou judiciaires
compétentes. En outre, l’agent dénonce auprès de son supérieur
hiérarchique toute violation des textes commis par un autre agent.

 Le devoir de rendre service gratuitement : A l’exception de l’hospitalité
conventionnelle et des cadeaux mineurs d’une valeur inférieure à un seuil
de 35 000 F fixé par décret3 pris en Conseil des ministres, le fonctionnaire
ne doit, en aucun cas, solliciter, exiger ou accepter des tiers, directement
ou par personne interposée, des dons, présents, gratifications ou autres
avantages quelconques de quelque nature que ce soit pour les services
qu’il est tenu de rendre dans le cadre de ses fonctions ou en relation avec
celles-ci.
3
La question des dons, cadeaux et avantages en natures accordés aux agents publics est régie par les articles 31,
32, 33 et 67 de la loi portant prévention et répression de la corruption du 03 mars 2015. Ces articles sont
complétés par le décret n° 2016-514/PRES/PM/MJDHPC portant fixation du seuil des dons, cadeaux et
avantages en nature non soumis à déclaration et les modalités de remise à l’autorité publique des dons, cadeaux
et autres avantages en nature non soumis à déclaration.
Principe : Il est interdit aux agents publics de recevoir des dons, cadeaux et tous autres avantages en nature
dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de leur fonction. Mais au-delà de ce principe, il y a des exceptions.
L’article 2 du décret portant fixation du seuil des cadeaux… fixe la marge de tolérance de la valeur des dons et
cadeaux offerts à l’agent public à trente-cinq mille (35.000) francs CFA. Toutefois, il est interdit à un agent public
de recevoir plus d’un cadeau mineur émanant d’une même personne au cours de la même année. Si le cadeau
dépasse 35 000 F et vous n’avez pas la possibilité de refuser, il faut informer le supérieur hiérarchique et l’ASCE
LC pour la gestion de la destination finale dudit cadeau.

 L’obligation de neutralité et de réserve : le fonctionnaire doit assurer,
de manière impartiale, ses fonctions à l’égard de tous les administrés dans
les mêmes conditions, quelles que soient leurs opinions religieuses ou
politiques, leur origine, leur sexe, et doit s’abstenir de manifester ses
opinions. Le principe de neutralité du service public interdit au
fonctionnaire de faire de sa fonction l'instrument d'une propagande
quelconque. La portée de cette obligation est appréciée au cas par cas par
l'autorité hiérarchique sous contrô le du juge administratif. A l'inverse, les
fonctionnaires investis d'un mandat politique ou de responsabilités
syndicales disposent d'une plus grande liberté d'expression. La réserve n'a
pas trait uniquement à l'expression des opinions. Elle impose au
fonctionnaire d'éviter en toutes circonstances les comportements portant
atteinte à la dignité et aux intérêts de l’Etat et à la considération du service
public par les usagers.
 Le devoir d’information publique : Les fonctionnaires ont le devoir de

satisfaire aux demandes d'information du public dans le respect des règles
mentionnées dans les textes juridiques. En outre, Le fonctionnaire est au
service de l’Etat. Il est tenu, à l’égard des usagers, d’agir avec courtoisie,
politesse et diligence.
 L’obligation de discrétion professionnelle et de respect du secret

professionnel : le fonctionnaire ne doit pas divulguer des informations ou
des documents dont il a eu connaissance à l’occasion de ses fonctions, sous
peine de sanctions disciplinaires ou pénales selon le cas. L’agent qui a
cessé ses fonctions veille à se comporter de façon à ne pas tirer
d’avantages indus de sa charge antérieure. Même après la cessation de ses

fonctions, l’agent public demeure soumis à la confidentialité des
informations qu’il a obtenues pendant l’exercice de ses fonctions.
 Le devoir de moralité, y compris en dehors du service : un fonctionnaire

ne doit pas choquer par son attitude (alcoolisme, scandale public…), ni
porter atteinte à la dignité de la fonction publique.
 La foi en Dieu : Croire en Dieu et au vrai Dieu est une conduite

socialement très appréciée. Les dons de Dieu en matière professionnelle
sont immenses et vous permettent de bénéficier de l’accompagnement du
tout puissant ainsi que de trouver les solutions à tous les obstacles de la
vie.
Les droits du fonctionnaire sont entre autres :
 droit d’être entendu et droit de se défendre : Aucun fonctionnaire ne

peut être sanctionné sans que ce dernier ait eu l’occasion de se faire
entendre et de se défendre.
 droit à la rémunération : tout travail mérite salaire. Le versement du
salaire du travailleur est une obligation pour l’Etat.
 droits sociaux : Les droits sociaux peuvent être définis comme l'ensemble
des droits dont bénéficie un citoyen dans ses relations avec les autres
individus, avec des groupes ou avec l'Etat. Mais ils ne peuvent être réalisés
que si les pouvoirs publics fournissent des prestations permettant de les
garantir tout au long de la vie du citoyen. De manière plus restrictive, les
droits sociaux désignent les prestations à la charge de l'employeur ou de
la collectivité en lien avec le contrat de travail ou les dispositifs
d'assurance de la Sécurité sociale. Ils peuvent englober d'autres droits
élaborés plus récemment comme le droit à l'éducation ou le droit au
logement.
 droit aux congés : C’est une autorisation accordée à un salarié de cesser
le travail ; période pendant laquelle il y a interruption de travail à
l'occasion d'une fête, de vacances, d'une maladie, etc. : Un congé de
maladie.
 droit à la protection : Indépendamment de la protection qui lui est due
en vertu de la loi pénale et des lois spéciales contre les menaces, outrages,
injures, diffamations ou attaques de quelque nature que ce soit dont il
peut faire l’objet, l’administration est tenue de protéger le fonctionnaire
contre les actes préjudiciables dont il est victime en raison, a l’occasion ou
dans l’exercice de ses fonctions. L’administration est tenue de réparer, le
cas échéant, les dommages qui en résultent, selon des modalités précisées
par décret pris en Conseil des ministres.
 liberté d'opinion politique, philosophique ou religieuse : Les textes
législatifs et règlementaires de notre pays garantissent à chaque citoyen le
droit d’exprimer librement ses opinions sur la marche générale de l’Etat,
sur la vie autour de lui. On adhère ou crée les partis politiques librement.
Ce citoyen a le droit d’exprimer librement ses positions philosophiques ou
religieuses. Aucune discrimination n’est acceptée dans notre pays en
dehors de celle dite positive.
 droit syndical : Etymologie : grec "sun", avec, et "dike", procès, justice.
C’est le droit d’appartenir ou de créer un syndicat qui est une association
de personnes ayant pour but de défendre les intérêts professionnels et
économiques de ses membres (employés, ouvriers, cadres, patrons,
professions libérales).
 droit de grève : Ce droit est accordé à un fonctionnaire pour exprimer son
mécontentement et se faire entendre lorsque le dialogue est rompu.
La grève est la cessation collective et concertée du travail par les salariés

d'une administration en vue d'appuyer des revendications
professionnelles. Afin de ne pas être considéré comme illicite, le
mouvement des salariés doit remplir plusieurs conditions.
 droit à l’ouverture d’un dossier personnel : Le dossier du personnel est
l’ensemble des documents relatifs à un fonctionnaire conservé à la DRH de
son ministère et à la fonction publique. Les documents proviennent de
l’intéressé ou sont produits par l’administration. Il est en général conservé
de manière confidentielle sous forme papier et sous forme électronique
pour l’archivage. L’objectif du dossier du personnel est de conserver en un
unique endroit les données relatives à chacun des membres quel que soit
son statut (salarié, bénévole, vacataire…).
 droit à une carte professionnelle : C’est la pièce d’identification du
salarié délivrée après l’opération d’enregistrement biométrique.
 droit à la formation permanente, à un recyclage périodique de
connaissances : l’évolution technologique ainsi que les questions liées au
management ont amené le législateur à imposer à l’administration le
recyclage périodique des agents de l’Etat. De même, un agent a le droit de
faire de la formation continue s’il estime que cela lui permet d’être plus
efficace.

De ce qui précède, nous pouvons affirmer que la liberté d'opinion est garantie
aux fonctionnaires suivant les dispositions de la Constitution4 et de la loi 081.
Aucune distinction, directe ou indirecte, ne peut être faite entre les
fonctionnaires en raison de leur sexe, leurs opinions politiques, syndicales,
philosophiques ou religieuses, de leur origine, de leur âge, de leur
patronyme, de leur état de santé, de leur apparence physique, de leur
handicap ou de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou
supposée, à une ethnie ou une race. Toutefois, des distinctions peuvent être
faites afin de tenir compte d'éventuelles inaptitudes physiques à exercer
certaines fonctions. De même, des conditions d'â ge peuvent être fixées
lorsqu'elles résultent des exigences professionnelles, justifiées par l'expérience
4
EXTRAIT DE LA CONSTITUTION DU 2 juin 1991
Article 1 :
Tous les Burkinabè naissent libres et égaux en droits. Tous ont une égale vocation à jouir de tous les droits et de
toutes les libertés garantis par la présente Constitution.
Les discriminations de toutes sortes, notamment celles fondées sur la race, l’ethnie, la région, la couleur, le sexe,
la langue, la religion, la caste, les opinions politiques, la fortune et la naissance, sont prohibées.
Article 2
La protection de la vie, la sû reté, et l’intégrité physique sont garanties.
Sont interdits et punis par la loi, l’esclavage, les pratiques esclavagistes, les traitements inhumains et cruels,
dégradants et humiliants, la torture physique ou morale, les sévices et les mauvais traitements infligés aux
enfants et toutes les formes d’avilissement de l’Homme
Article 3
Nul ne peut être privé de sa liberté s’il n’est poursuivi pour des faits prévus et punis par la loi.
Nul ne peut être arrêté, gardé, déporté ou exilé qu’en vertu de la loi.
Article 4
Tous les Burkinabè et toute personne vivant au Burkina Faso bénéficient d’une égale protection de la loi. Tous
ont droit à ce que leur cause soit entendue par une juridiction indépendante et impartiale. Tout prévenu est
présumé innocent jusqu’à ce que sa culpabilité soit établie. Le droit à la défense y compris celui de choisir
librement son défenseur est garanti devant toutes les juridictions.
Article 5
Tout ce qui n’est pas défendu par la loi ne peut être empêché et nul ne peut être contraint à faire ce qu’elle
n’ordonne pas.
La loi pénale n’a pas d’effet rétroactif. Nul ne peut être jugé et puni qu’en vertu d’une loi promulguée et publiée
antérieurement au fait punissable. La peine est personnelle et individuelle.
Article 6
La demeure, le domicile, la vie privée et familiale, le secret de la correspondance de toute personne sont
inviolables. Il ne peut y être porté atteinte que selon les formes et dans les cas prévus par la loi.
Article 7
La liberté de croyance, de non croyance, de conscience, d’opinion religieuse, philosophique, d’exercice de culte, la
liberté de réunion, la pratique libre de la coutume ainsi que la liberté de cortège et de manifestation sont
garanties par la présente Constitution, sous réserve du respect de la loi, de l’ordre public, des bonnes mœurs et
de la personne humaine.
Article 8
Les libertés d’opinion, de presse et le droit à l’information sont garantis. Toute personne a le droit d’exprimer et
de diffuser ses opinions dans le cadre des lois et règlements en vigueur.

ou l'ancienneté, requises par les missions que les fonctionnaires sont destinés à
assurer.
Par ailleurs, il est important de relever que les règles déontologiques applicables
aux agents publics de l’Etat se fondent sur des principes de base et sur des
valeurs.
A. les principes de base
Ces principes participent de la bonne gouvernance. Ce sont :
 La transparence : elle est basée sur la libre circulation de l’information

notamment les actes et procédures à l’intention des clients mais aussi des
agents ;
 L’équité : elle consiste à créer un environnement de travail permettant à

chacun d’améliorer ou de préserver ses conditions de vie. Elle vise à créer
les conditions d’un égal accès aux prestations des différents services publics
;
 La responsabilité : l’agent, quel que soit son rang dans la hiérarchie, est
responsable de ses décisions et de ses actes ainsi que de l’utilisation
judicieuse des ressources et de l’information mises à sa disposition. Il est
tenu de rendre compte de sa gestion et en retour ses collaborateurs doivent
être en mesure de lui en demander.
B. Les valeurs
Les valeurs fondamentales sont :
 La compétence : l’agent s’acquitte de ses tâ ches avec professionnalisme,

efficacité et efficience. Il met à contribution ses connaissances, ses
habiletés et son expérience dans l’atteinte des résultats visés ;

 L’intégrité : l’agent se conduit de manière juste et honnête. Il évite de se
mettre dans une situation où il se rendrait redevable à quiconque qui
pourrait l’influencer indû ment dans l’exercice de ses fonctions. Il
s’abstient de toute activité contraire à l’éthique et à la morale, notamment
le détournement de deniers publics, la corruption, le favoritisme et le
trafic d’influence ;
 Le respect : l’agent fait preuve de courtoisie, d’écoute et de discrétion à

l’égard des personnes avec lesquelles il entre en relation dans l’exercice de
ses fonctions, y compris ses collègues de travail. Il reste soumis au respect
des lois et règlements, décisions et directives.
 L’esprit de sacrifice : dans l’exercice de son emploi, l’agent consent par

lui-même de fournir un effort supplémentaire en dehors de toute
contrainte normative et sans contrepartie financière ou matérielle, dans
l’intérêt du service ou dans celui des clients ;
 La tolérance : la relation professionnelle entre l’agent, ses collaborateurs

et ses clients doit être basée sur l’écoute, la compréhension et
l’acceptation de l’autre dans sa différence culturelle, socioprofessionnelle,
intellectuelle, politique et religieuse. Il doit cultiver quotidiennement la
retenue, le dépassement de soi et la solidarité dans ses rapports avec les
tiers dans le cadre de son service.
 La conscience professionnelle : application à bien faire son travail

associé au sentiment de la dignité de son métier ; honnêteté, soin que l'on
apporte à l'exécution de son travail.

D’autres valeurs sociales telles la discrimination positive et le respect du genre
sont également prises en compte.
VI. L’INFORMATION ADMINISTRATIVE
On entend par information administrative tout message que l’Administration a à

transmettre à un correspondant, interne ou externe. L’information
administrative est la matière même de la communication administrative. Elle a
des critères de définition précis :
 la certitude et la vérifiabilité
Toute information transmise par l’Administration doit pouvoir être certaine et
se vérifier a posteriori par le destinataire ; elle demande donc à être
soigneusement vérifiée et assurée par l’émetteur, avant toute transmission ;
 l’exactitude
A la vérification, le destinataire de l’information administrative ne devrait pas
constater qu’elle est fausse, tronquée ou approximative ;
 l’utilité
L’information administrative est utilitaire en ce qu’elle vise toujours à guider
une action, à résoudre un problème, à répondre à une sollicitation, etc.
 la nécessité
Une information ne doit être transmise par l’Administration (ou à
l’Administration) que si elle est nécessaire ;
 la suffisance
L’information administrative doit être complète quelles que soient son étendue
et sa complexité. Sa formulation doit être telle qu’elle se comprenne par elle-
même ;

 la précision
L’information administrative doit être clairement définie et précisément
formulée, de sorte à écarter tout risque de confusion ou de mauvaise
interprétation.
VII. LA REDACTION ADMINISTRATIVE
La rédaction administrative est la production par l’Administration des textes par

lesquels elle entre en communication. De même, un particulier qui écrit à
l’Administration fait de la rédaction administrative.
La rédaction administrative obéit à des règles plus ou moins spécifiques de

composition et peut de ce fait être considérée comme un genre littéraire à part
entière.
Les principes fondamentaux de la rédaction administrative s’analysent à

travers les caractéristiques du langage administratif.
Ces principes sont :
1. La dignité
L’Administration représente l’Etat. A ce titre, elle doit manifester la dignité et la

respectabilité de celui-ci dans toutes ses actions, particulièrement dans ses
écrits. Ces valeurs de dignité et de respectabilité se traduisent par la
considération que l’on porte à l’interlocuteur non seulement à travers le ton,
mais aussi par la correction du langage :
- pas de vulgarité, pas de formule familière ou populaire ;

- respect des normes de fonctionnement de la langue française ;
- pas de négligence dans la mise en page des documents.
2. Le respect de la hiérarchie
L’Administration est un rangement pyramidal de différentes catégories d’agents,

entre lesquels on peut identifier trois types de rapports :
- des rapports d’autorité qui vont du haut vers le bas ;
- des rapports de subordination qui vont du bas vers le haut ;
- des rapports d’égalité entre les agents au même niveau de l’échelle

hiérarchique.
L’Administration exige la reconnaissance de ces rapports avec autrui ou à

l’intérieur de l’administration et leur manifestation dans les écrits
professionnels, par un choix judicieux des mots et expressions. Selon que l’on
s’adresse à un supérieur hiérarchique, à un subordonné ou à un égal, on
s’exprimera différemment.
Exemples :
Expressions avec connotation hiérarchique :
a. de supérieur à subordonné : b. de subordonné à supérieur

- Je tiens à vous faire savoir que… hiérarchique
- J’ai l’honneur de vous faire remarquer
- J’ai l’honneur de vous exposer…
que…
- Je vous serais obligé de bien vouloir…
- J’attache du prix à une prompte
- Je vous saurais gré de bien vouloir…
exécution de…
- Il me semble qu’il conviendrait de…
- Je vous prie de croire à l’assurance de…
- Je vous prie de bien vouloir agréer…
- Veuillez agréer…
Expressions sans connotation hiérarchique

Entre égaux ou d’un supérieur hiérarchique qui, par courtoisie, atténue la relation
d’autorité
- J’ai l’honneur de vous informer que…
- Je vous suggère de…
- Je vous serais obligé de…
- Je vous prie d’agréer…
La règle du sous-couvert de la voie hiérarchique est aussi une marque du respect

de la hiérarchie ; elle répond à la nécessité d’abord de tenir informées toutes les
autorités hiérarchiques intéressées par une affaire, ensuite de leur permettre de
formuler leurs avis.
3. Le sens des responsabilités
Un document produit par l’Administration l’engage aux yeux du public, il la fait

responsable. L’agent signataire du document administratif, même s’il n’en est
pas lui-même l’auteur, en porte et en assume la responsabilité. La
reconnaissance de cette responsabilité s’exprime à travers :
- l’usage de la première personne du singulier Je dans toute correspondance. (Le

nous se rencontre généralement dans la correspondance des sociétés
commerciales constituées de plusieurs associés ; il se retrouve dans certains
textes réglementaires ou dans des procès-verbaux, sous ses formes de pluriel de
majesté ou de modestie) ;
- le rejet de la forme impersonnelle, sauf quand celle-ci s’impose pour permettre

de rester objectif ou pour éviter de faire état d’informations dont il ne
conviendrait pas de révéler l’origine.
Exemple :
Au lieu de : Dire plutôt:

- Il est porté à votre connaissance… Je porte à votre
connaissance… ;
- le rejet du pronom indéfini “on’’

- la signature (paraphe manuscrit + prénom et nom dactylographiés) ;
4. L’objectivité
L’Administration se veut impartiale, sans passion, objective. La rédaction

administrative devrait donc éviter tout mot ou expression à caractère subjectif,
personnel, émotionnel : souhait, espoir, admiration, impatience…
Exemples :
Au lieu de : Dire
. Dans l’espoir d’une réponse… . Je vous prie de bien vouloir…
. Je vous serais reconnaissant . Je vous serais obligé de… Je vous saurais

de… gré de…
. Je suis au regret de ne . Je suis vraiment désolé…

pouvoir…
5. La courtoisie
Ce caractère du langage administratif se fonde sur le principe que

l’Administration a un devoir de respect envers ses agents et ses usagers
extérieurs. La courtoisie se manifeste par le rejet de tout qualificatif désagréable,
de toute violence verbale, même dans le blâ me.
Exemples :
Au lieu de : Dire
. Votre travail a été bâclé… . Votre travail ne parait pas avoir

bénéficié de tous les soins requis.
. Votre demande est ridicule… Votre demande ne me parait pas
fondée…
. Transmettez-moi le dossier…

Je vous prie de bien vouloir me
transmettre le dossier
6. L’obligation de réserve et de discrétion professionnelles
Tout rédacteur d’un texte professionnel doit respecter les valeurs éthiques de
réserve et de discrétion. Celles-ci se traduisent par :
- l’obligation de ne pas divulguer certaines informations dont on a eu

connaissance lors de l’examen d’un dossier ;
- l’interdiction de citer la personne qui a attiré l’attention sur un problème.
Les tournures impersonnelles peuvent aider à rester discret dans l’expression.
Au lieu de : Dire :

. J’ai appris par Mme Sanou que… Mme . Il me revient que…
Sanou m’a signalé que… . Il m’est revenu que
On m’a dit que…
L’obligation de réserve et de discrétion est souvent mise en évidence par

l’apposition sur le document de certaines mentions comme confidentiel, très
confidentiel, très secret, etc.
7. La prudence
Théoriquement, l’Administration n’a pas droit à l’erreur. La rédaction du

document administratif oblige donc à beaucoup de prudence ; elle doit toujours
laisser la possibilité de revenir en arrière, de réviser les décisions si des données
nouvelles survenaient. Les affirmations, les jugements et souhaits doivent être
nuancés, le plus souvent formulés au conditionnel.
Exemples :

Au lieu de : Dire :
. Je rejette définitivement votre . Dans l’état actuel, il m’est impossible

demande d’examiner favorablement votre
demande.
. Je vous recevrai la semaine . Dans la mesure du possible, je vous
prochaine recevrai la semaine prochaine.
8. La précision et l’exactitude
Le document administratif est un outil d’organisation du travail, il est donc

nécessaire qu’il soit à la fois précis et exact, afin d’écarter toute possibilité de
mauvaise interprétation ou de confusion. Cette recherche de précision et
d’exactitude explique que le document administratif porte toujours ces mentions
permettant de l’identifier et de retrouver ses antécédents : date, numéro
d’enregistrement, objet, références, identités du signataire et du destinataire.
La date est à porter de façon claire, précise et entière :
. Le quantième en chiffres, le mois en lettres minuscules, l’année en chiffres, sauf

dans le procès-verbal ;
. Les références seront complètes ;
. On évitera les sigles non d’abord explicités par l’appellation complète ;
. Lorsque l’on se réfère à un texte réglementaire, on expose brièvement la partie

utile, celle sur laquelle on fonde son argumentation : article, alinéa…
9. La clarté et la concision
Cette caractéristique se réalise par le choix du mot juste, les phrases ni trop
courtes, ni trop longues, plutô t bien formulées et qui vont droit à l’essentiel ; le
lecteur doit trouver rapidement tous les éléments qui lui sont utiles. Ce sont ces
traits de clarté et de concision qui confèrent son efficacité à l’écrit professionnel.
10. L’homogénéité
Le caractère homogène du document administratif découle du respect par tout
rédacteur des 9 autres normes de rédaction ci-haut énumérées. L’homogénéité
du langage administratif cache la personne du rédacteur et affirme la supériorité
et la permanence de l’Administration.

CHAP 2 : GENERALITES SUR LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
I- LA PHASE DE LA PRÉPARATION
1. La compréhension du problème, de la situation, de l’affaire ou du

dossier
2. La recherche de l’inventaire des idées et des faits
II- LA PHASE DE LA RÉDACTION PROPREMENT DITE
1. Le style
2. Le ton
I- LA PHASE DE LA PRÉPARATION
On ne se lance pas dans une rédaction sans une préparation minutieuse,

sans réflexion, sans revenir souvent sur ce que l’on a écrit. Les meilleures
improvisations sont, sans paradoxe, celles que l’on a longuement préparées.
1. La compréhension du problème, de la situation, de l’affaire ou

du dossier : connaître, reconnaître et comprendre
La première condition pour bien écrire est d’abord, comme l’affirme

Goethe5, d’avoir quelque chose à dire. Cela semble une évidence. Pourtant,
bien des rédacteurs commencent une lettre ou un rapport sans savoir ce
qu’ils vont y mettre. Il s’agit donc, au départ, d’avoir une parfaite
connaissance du dossier, une idée claire des réponses à y apporter, ou, plus
généralement, de la suite à y donner.
5
Johann Wolfgang von Goethe, né le 28 aoû t 1749 à Francfort et mort le 22 mars 1832 à Weimar, est un
poète, romancier, dramaturge, théoricien de l'art et homme d'É tat allemand, passionné par les sciences,
notamment l'optique, la géologie et la botanique, et grand administrateur.

2. L’inventaire des idées et des faits : rassembler les éléments
Le plus souvent, les lectures et les recherches porteront sur des

événements, sur des articles doctrinaux, sur des décisions de jurisprudence,
sur des textes législatifs ou réglementaires, sur des statistiques, sur des
exemples choisis à l’étranger, etc. Au fur et à mesure des investigations, le
problème que l’on se propose de traiter prendra une forme plus précise à la
fois dans son ensemble et dans ses particularités.
On s’aidera de notes prises au fur et à mesure des recherches, en

mentionnant à la fois les idées ou les faits, et les sources de chaque
document. Ainsi, ayant accumulé les matériaux, il faudra que se précisent
nettement l’utilisation que l’on veut en faire, le parti que l’on va prendre, la
situation à laquelle on entend aboutir. On sera alors prêt à aborder la
troisième opération, l’établissement du plan.
Tout texte administratif, même très court, doit être structuré suivant un
plan logique qui en facilite la compréhension. Le plan permet la
démonstration, l’argumentation, et la conduite du lecteur vers une
conclusion voulue.
C’est un travail essentiel, car c’est de lui que découlent en grande partie la
valeur et la portée de la rédaction.
Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet

et une conclusion. Ceci, on ne le répétera jamais assez, est valable même
pour une simple lettre même courte. On peut proposer la structure
standard ci-après :

a- L’introduction
Elle a pour objet de préparer, de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de

ce qui va suivre, en une ou deux phrases. Dans la rédaction administrative,
l’introduction a une importance particulière, car elle doit comporter un
certain nombre d’éléments indispensables (dates des correspondances
antérieures, objet de ces correspondances, etc.).
Elle est toujours nécessaire pour exposer ou rappeler brièvement au

destinataire ou au signataire les données principales de l’affaire à traiter.
Cependant, si l’introduction doit être substantielle, elle doit en même temps

être brève, claire, précise. Il faut sans cesse se répéter que ce qui n’est pas
utile à la bonne compréhension doit être éliminé.
b- Le corps du sujet
Sans prétendre, comme on le fait dans certaines institutions, que l’on ne

peut penser –donc exposer- qu’en deux parties, il est certain que le corps du
sujet doit se diviser en deux, trois ou quatre parties (maximum), afin que le
plan s’impose facilement et clairement à l’esprit du lecteur. Il faut
également, dans la rédaction du corps du sujet, mettre en application les
principes suivants :
- l’équilibre entre les diverses parties,

- le respect de la loi de l’intérêt croissant, en présentant d’abord les
faits ou arguments les moins importants, pour terminer par ceux qui
sont décisifs. On part du général vers le particulier.
- Se fonder sur la chronologie des faits.
Le développement doit :
 Enoncer les éléments divers selon un ordre logique

Exemple :
a. Exposer des difficultés

b. Recenser leurs causes
c. inconvénients de chacune).
c- La conclusion
Comme l’introduction, elle doit être brève. Elle doit tirer les conséquences
de ce qui est dit dans le corps du sujet : décision, attente, etc. Cette
conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme car le
lecteur reste toujours sous l’impression des dernières phrases.
Le destinataire ne doit pas avoir de doutes sur :
 Ce qu’on lui demande de faire ;

 Le bien-fondé de ce qui lui est proposé ou la décision qu’il doit
prendre ;

MINISTERE DES TRANSPORTS BURKINA FASO
------------ Unité – Progrès- Justice
SECRETARIAT GENERAL
------------- Ouagadougou, le 20 septembre 2012
DIRECTION GENERALE
DES TRANSPORTS
-----------------
DIRECTION DES TRANSPORTS TERRESTRES
---------------
SERVICE DE LA LEGISLATION
----------------
N° 2012 – 142/ MT/SG/DGT/DTT/SL
Le Directeur Général
Monsieur Ali PODA

Directeur Général de
CONFORT VOYAGE
Objet : Contrôle de véhicules
Référence : Arrêté n° 112/MT/SG/DGT du 15 mars 2012

Pièces jointes : 3 formulaires
Monsieur,
En application de l’arrêté cité ci-dessus en référence, relatif au contrôle des véhicules

affectés au transport public et de marchandises, j’ai l’honneur de vous informer que l’inspecteur
chargé de cette mission se présentera à vos bureaux le lundi 3 novembre 2012 à 7 heures 30
minutes.
Vous voudriez bien lui présenter les véhicules de votre parc et lui remettre, dûment remplis
et certifiés exacts, les formulaires d’inventaire ci-joints en triple exemplaires.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.
Pascal B. ZANGRE

II- LA PHASE DE LA RÉDACTION PROPREMENT DITE
1. Le ton
Ayant établi le plan, il faudra encore, avant d’aborder la rédaction proprement

dite, réfléchir au ton qu’il convient d’employer selon le sujet traité, les personnes
à qui l’on s’adresse, les circonstances.
Suivant qu’on a choisi d’être léger ou sérieux, on adoptera le vocabulaire, le

rythme, le style qui conviennent. La grammaire aussi joue son rô le : c’est grâ ce à
elle que l’on déterminera le « temps » le mieux approprié ; ce sera soit le présent
de narration, soit le passé composé. Le passé simple est de moins en moins
employé, sauf dans le style littéraire ; il a l’inconvénient de paraître quelque peu
prétentieux et d’offrir des sonorités insolites. On s’abstiendra donc d’y recourir.
Après avoir déterminé le ton qu’il convient d’adopter, et qui est intimement lié à
l’expression du texte, il faudra s’efforcer de choisir un rythme (lent ou rapide) de
phrase correspondant aux intentions de la pensée que l’on veut développer.
2. Le style
Il faut se persuader de la nécessité de bien-écrire. Cela conduit nécessairement

aux principes et aux règles de la bonne rédaction, c’est-à -dire celle qui :
- respecte le style, l’expression, la syntaxe, le vocabulaire et l’orthographe ;

- n’altère pas l’image de marque du service public ;
- est accessible à tous et ne comporte par conséquent que des tournures et
un vocabulaire que chacun peut comprendre.
Le style administratif repose obligatoirement sur un certain nombre de

fondements et de principes et l’écrit administratif doit respecter les règles
orthographiques et grammaticales, autant d’exigences dont le rédacteur ne peut
faire l’économie d’aucune, sous peine de ternir l’image de la puissance publique.

Les principaux fondements du style sont : la dignité, le respect de la hiérarchie,
le sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la précision et l’exactitude,
la clarté et la concision, l’efficacité et l’homogénéité.
Ils constituent des normes de rédaction qui s’imposent à tout rédacteur

administratif et doivent transparaître de tout document administratif.
Il faudra également choisir entre le style direct et le style indirect, les deux
formes peuvent d’ailleurs être mélangées, sans inconvénient et même avec
avantage. Il en est de même pour la forme personnelle et la forme
impersonnelle.
Le pluriel de majesté ne sera employé que dans les actes solennels ou dans des
ouvrages dogmatiques.
Certains procédés faciliteront parfois l’exposé, par exemple, la prétérition : c’est

le fait de parler d’une chose en déclarant qu’on ne veut pas en parler6.
6
Pour ne rien dire au sujet de

CHAP. 3 : LES DIFFÉRENTS TYPES
DE CORRESPONDANCES ADMINISTRATIVES
I. LES CARACTÈ RES

2. Les éléments propres à la correspondance
II. LES DOCUMENTS DE LIAISON
1. La lettre administrative entre services
2. La lettre administrative à forme personnelle
3. Le télégramme officiel
4. Le bordereau
III. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION DESCENDANTE
1. La note de service
2. La circulaire
IV. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION ASCENDANTE
1. La note administrative
2. Le rapport
3. Le compte rendu (CR)
4. Le procès-verbal (PV)
La lettre administrative est un document d’information et de communication,

assez couramment utilisé par l’Administration dans ses échanges avec ses
correspondants. On distingue deux types de lettres : la lettre à forme
personnelle et la lettre entre services.
I. LES CARACTÈRES D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS

a- L’appellation officielle de l’État suivie de la devise du pays
La mention pays/devise se place d’ordinaire sur la même ligne que le 1 er élément

du timbre, décalée vers l’angle droit. Les mentions timbre et pays/devise sont
les marques du caractère officiel du document administratif.
L’appellation officielle de l’É tat, suivie de la devise nationale placée en dessous,

figure sur la plupart des documents administratifs. Mais son absence n’enlève en
rien à la qualité de la lettre. Cette mention figure en haut de la première page de
la lettre :
- soit à droite de la feuille, au-dessus de la date ;

- soit centrée au milieu de la ligne, à égale distance des deux bords latéraux
et à trois interlignes du bord supérieur de la feuille ;
- soit à gauche de la feuille, au-dessus du timbre.
Sur un document émanant des plus hautes autorités de l’É tat, elle est le plus
souvent centrée au milieu de la ligne.
b- Le timbre
C’est l’indication de la structure (le service) de provenance du document. Par

exemple, le timbre d’un ministère se compose du nom du ministère, de la
direction générale, de la direction et du service initiateur du document. Il se
place à l’angle supérieur gauche de la 1ère page.
Mention d’identification du service émetteur de la lettre, il est l’essentiel de l’en-

tête imprimé. Il est plus souvent moins complexe selon la position dans la
hiérarchie du service émetteur.

c- La suscription ou réclame ou vedette
C’est la formule d’envoi du document au destinataire. Elle consiste en

l’indication du nom et/ou de la qualité ou titre professionnel de l’expéditeur
(quand ceux-ci sont portés), suivie du nom et/ou de la qualité ou titre
professionnel du destinataire introduit par la préposition « A ». La suscription se
place en haut, à droite, sous la date.
On peut ajouter sous la suscription, une autre mention, en caractères

minuscules : « A l’attention de Monsieur X, A titre d’information de …», lorsque
l’agent chargé de traiter l’affaire est nominativement connu. Cela accélère la
transmission du courrier dans le service destinataire.
d- Le « sous-couvert »
Cette mention « sous-couvert de » ou « sous le couvert de », parfois abrégé

« S/C » vient s’ajouter au-dessous de la suscription, lorsque le document doit
suivre la voie hiérarchique intermédiaire, descendante ou ascendante.
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, la formule générale à

utiliser est « Sous (le) couvert de la voie hiérarchique ».
e- La signature
« Signer, c’est toute une affaire, et quelquefois un moment pénible. C’est

l’instant où l’on s’engage, où l’on prend la responsabilité de ce qu’on vient
d’écrire, où l’on mesure ce que cela vaut. » (Jean GUEHENNO)
La signature est l’un des éléments essentiels des documents administratifs : elle
constitue la condition même de la validité des actes administratifs. Elle se
compose du paraphe, des prénom et nom du signataire, éventuellement
précédés de la qualité de celui-ci7. La signature se place au bas du texte,
excentrée vers la droite. Elle est une condition d’authenticité et de validité
juridique du document administratif. Le titre de distinction honorifique, s’il
existe, accompagne le nom sous le paraphe.
La marche des services publics exclut l’anonymat et implique la responsabilité

personnelle des administrateurs. Un document, un acte administratif non signé
ne saurait produire d’effets et doit être considéré comme inexistant.
Pour être valable, la signature doit être de l’autorité compétente, c’est-à -dire
celle à qui la compétence a été attribuée par la loi et les règlements, cette
compétence s’exerçant dans des conditions précises.
Dans l’Administration, le pouvoir de signature est dévolu seulement au Chef de

l’Etat qui en est le dépositaire. Ne pouvant signer toutes les correspondances
administratives, il fait délégation aux autorités administratives (ministres, chefs
de circonscriptions administratives déconcentrées et de collectivités
décentralisées, chefs de services publics, etc.) de le faire à sa place. La signature
fait partie des prérogatives des autorités administratives que leur reconnaissent
les textes réglementaires. Cependant, pour des raisons de disponibilité de
l’autorité et pour éviter que soit bloqué le fonctionnement de l’Administration,
des dispositions de transfert du pouvoir de signature existent :
- La signature par ordre (P/O)
L’autorité qualifiée pour signer un document peut, pour une raison ou pour une
autre, donner un ordre verbal ou écrit à un de ses agents de signer ce document.
La qualité de l’expéditeur qui figure dans la suscription ou en en-tête reste bien
7
La qualité du signataire est en gras, son prénom et nom en gras et souligné.

celle de l’autorité titulaire, mais la signature sera celle de l’agent qui a reçu
l’ordre de signer. L’attache se formule ainsi qu’il suit :
Pour le… (Qualité de l’autorité titulaire) et par ordre,… (Qualité de l’agent

signataire).
L’ordre, verbal ou écrit, est ponctuel, il ne confère pas un droit de signature

permanent.
La signature par ordre engage la responsabilité du titulaire qui a donné l’ordre.

Dans tous les cas, le signataire signe sous le contrôle et la responsabilité du
titulaire de la compétence.
- La signature par délégation (P/D)
On parle de délégation de façon générale quand une autorité administrative

transfère une partie de ses pouvoirs à un de ses collaborateurs par arrêté ou par
décret. On distingue la délégation de pouvoir et la délégation de signature.
 La délégation de pouvoir : elle est anonyme et se fait au profit d’un

poste, pas d’un individu. Cela veut dire que la délégation n’est pas liée à
la personne qui occupe le poste, mais au poste lui-même, quel qu’en soit
l’occupant. Par exemple, le ministre donne délégation au chef du service
financier de… La délégation de pouvoir est permanente, elle existe tant
que le poste existe. Le délégant ne peut plus exercer les pouvoirs
délégués, sinon on assisterait à un excès de pouvoir.
 La délégation de signature : au contraire de la délégation de pouvoir, la

délégation de signature est nommément donnée, elle est faite à la
personne de l’agent et non au poste qu’il occupe. Par conséquent, cette
délégation prend fin le jour où cet agent n’est plus à son poste. La
délégation de signature ne dessaisit pas le délégant, celui-ci continue
d’exercer la compétence déléguée, en même temps que le délégataire.
L’attache d’une signature par délégation se présente comme suit :
Pour le… (Qualité de l’autorité délégante) et par délégation (P/D), le… (Qualité
du délégataire).
La délégation (de pouvoir ou de signature) est écrite ; le délégant doit

préalablement prendre un acte pour préciser les domaines de compétence dans
lesquels la délégation est donnée et désigner le délégataire. La délégation évite
la concentration des pouvoirs entre les mains d’une seule personne et par
conséquent les lenteurs administratives.
La signature par délégation engage la responsabilité du délégant à moins de faire

la preuve de sa non culpabilité. Dans tous les cas, le signataire signe sous le
contrôle et la responsabilité du titulaire de la compétence.
- La signature par intérim (PI) :
La signature par intérim répond au principe de continuité de l’Administration et

du service public. En effet, l’absence du titulaire d’un poste ne doit pas bloquer
les activités de ce poste. Pour ce faire, l’autorité compétente (le supérieur
hiérarchique généralement) prend un acte pour désigner un autre agent qui sera
chargé d’assurer le déroulement normal des activités du poste pendant l’absence
de son titulaire. On dit que cet agent assure l’intérim ou qu’il est l’intérimaire.
Une signature par intérim se présente ainsi :
. Le… (Qualité du titulaire du poste) par intérim
. Paraphe
. Prénom et nom
Ou
. Le… (Qualité de l’agent intérimaire) chargé de l’intérim

. Paraphe
. Prénom et nom
Ou
. Paraphe
. Prénom et nom
. … (Qualité du titulaire) Intérimaire
La signature par intérim engage la responsabilité de l’intérimaire.
NB : dans un document signé par ordre, par délégation ou par intérim, la qualité
de l’expéditeur dans la suscription reste celle de l’autorité titulaire du poste.
f- Le numéro d’enregistrement
C’est le numéro extrait du registre « départ » du service émetteur. C’est le

numéro de classement du document dans la chronologie annuelle des
documents produits par le service. Il se compose généralement de l’année
d’émission, du n° chronologique et des sigles du timbre, séparés par des barres
obliques. Le numéro se place normalement sous le timbre, mais aussi parfois
sous la date.
Exemple : n° 2020-0001/MATD-CS/SG/DGLP/DLP/SI
Le n° d’ordre est placé d’ordinaire sous le timbre, mais il est souvent énoncé en
même temps que la nature du document.
Exemple : Circulaire n° 2012-71/MATDS…

g. Le lieu d’expédition et la date
Cette mention indique le lieu et la date d’émission du document. Dans certains

textes, elle se place en haut, à droite, sous la mention pays/devise (si celle-ci y
est portée) ; dans d’autres, elle se place au bas de la page, décalée vers la droite,
au-dessus de l’attache. Elle comporte :
- le nom de la ville, en toutes lettres,

- le quantième en chiffres (et non le jour de la semaine),
- le mois en toutes lettres,
- l’année en quatre (4) chiffres.
h. Les initiales du rédacteur et de la secrétaire
Cette mention est surtout utile pour le service émetteur au cas où des
corrections doivent être apportées soit sur le fond, soit sur la forme. Il est alors
facile de les faire apporter par le responsable de l’erreur. Elle devrait être exigée
par tout supérieur de ses collaborateurs dans les lettres entre services.
Ici intervient la notion de responsabilité des agents vis-à -vis de leur supérieur
hiérarchique (responsabilité interne uniquement), qui dispose là d’un moyen
d’appréciation de la qualité du travail de ses collaborateurs. Cette mention est
placée au-dessus du timbre, mais on la trouve parfois sous le timbre. Elle
comprend les initiales du rédacteur séparées de celles de la secrétaire par une
barre ou un point.
i. L’objet
C’est un bref énoncé du contenu du document. Il est souvent énoncé en même

temps que la nature du document.

Exemple : Procès-verbal de la réunion de concertation avec les partenaires…
Mention très brève de la matière traitée dans le document, elle se place au-
dessus du corps de la lettre et donc sous le timbre et le numéro
d’enregistrement, mais quelques lignes plus bas que la suscription.
L’appellation « objet » soulignée et en toutes lettres, est portée sur le cô té

gauche de la feuille en respectant la marge prévue pour le corps de la lettre.
L’objet permet au destinataire de situer d’un coup d’œil le contenu de la lettre et
de faciliter la ventilation du courrier et son classement. La formule ne devrait
donc pas couvrir plus d’une ligne et demie.
j. Le cachet
Encore appelé tampon, il est utilisé pour valider la signature. En ce moment, il

authentifie et officialise le document. Il existe le cachet du service pour
l’ensemble des agents et le cachet du chef de service pour le patron.
2. Les éléments propres à la correspondance
a. La référence
C’est la mention de référence à un document ou à un événement antérieur. Elle

facilite la recherche et relie la lettre à ses antécédents (lettre, tout autre
document, texte législatif ou réglementaire, décision, visite, entretien, etc.). La
référence se porte sous l’objet quand celui-ci est isolé. Elle peut aussi être
énoncée directement dans le préambule.
Exemple : Par lettre du 20 juin2009, vous avez sollicité…
La référence comporte, selon le cas :

- le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance à laquelle on
répond ;
- la date de la conversation ou de la communication ;
- le numéro du dossier cité ;
- le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire cité.
b. La mention « Pièces jointes » ou « PJ »
Cette mention a pour but d’attirer l’attention du destinataire sur les documents
annexes transmis avec la lettre. Elle indique soit uniquement le nombre de
pièces, soit également leur désignation succincte. Elle est :
- placée sous la référence ;

- sous le mot « objet » s’il n’y a pas de référence ;
- incorporée au développement, en introduction ou avant la conclusion ;
- située en bas à gauche de la page, si cette place n’est pas occupée par les
ampliations.
c. Les ampliations
C’est la mention des destinataires particuliers (ampliataires) auxquels des

copies conformes à l’original sont adressées. Le nombre d’exemplaires reçus par
chacun d’eux est également indiqué. Il s’agit de personnes ou de services autres
que le destinataire principal. Cette mention répond aux soucis ci-après :
- une question de courtoisie pour le destinataire principal ;

- une mesure de commodité à l’intention du service chargé de l’expédition
du courrier.
Elle se place en bas à gauche de la dernière page, à la hauteur de la signature.
Remarque : La mention « Ampliations » ne figure pas, en principe, dans une

lettre personnelle.

d. Les mentions circonstancielles à caractère exceptionnel
Elles sont classées en trois (3) groupes :
- Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire :
 la mention « urgent », placée sous le timbre

 la mention « rappel » ou 2è rappel » ou « DERNIER RAPPEL », placée
sous le timbre.
 la mention « A l’attention de Monsieur … », sous la suscription à titre
d’exécution pour les notes de services ;
 la mention « A l’intention de Monsieur… », sous la suscription à titre
d’information pour les notes d’information ;
 la mention « Vu et transmis le … », placée dans la marge gauche de la
lettre au regard du corps de celle-ci et appuyée de la date et de la
signature ou du paraphe du responsable ; cette dernière mention
répond à la mention « sous-couvert » et indique que les autorités
intermédiaires ont pris connaissance du document transitant sous
leur couvert. Elles peuvent y ajouter un avis, mais ne peuvent en
aucun cas arrêter la correspondance.
 la mention « Visé le … » ou « VISA », apposée dans la marge de la
lettre. Cette dernière mention est utilisée lorsque le document doit
obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son
expédition. C’est le cas notamment lorsque le document doit avoir
des incidences dans un domaine relevant de l’autorité dont le visa
est requis. Le visa paraphé de cette autorité extérieure sera donc
apposé avant signature du document par l’autorité signataire.
- Les mentions relatives au caractère confidentiel de la

correspondance
Certains documents appellent une discrétion particulière. Cette exigence est

signalée par l’une des mentions suivantes, portées sur la lettre et/ou sur

l’enveloppe, pour indiquer que le contenu de sa correspondance ne doit pas être
divulgué.
« Personnel », « Confidentiel », « Confidentiel défense », « Diffusion restreinte »,
« Secret », « Très secret », « Secret défense ».
- Les mentions relatives à l’acheminement postal
Ces mentions se placent sous le timbre et sur l’enveloppe.
. La mention Recommandé : le document est à remettre en main propre au

destinataire par les services postaux.
. La mention Recommandé avec Accusé de Réception : le service des postes doit

renvoyer à l’expéditeur la carte d’accompagnement du document, signée et
datée par le destinataire à la réception.
. La mention Pli Recommandé : le document lui-même, plié et fermé sur trois

cô tés par des agrafes est envoyé sans enveloppe, en recommandé. Cette
formule est utilisée quand on craint la mauvaise foi du destinataire qui peut
prétendre avoir reçu une enveloppe vide.
. La mention Express ou Par Porteur Spécial : elle est utilisée quand il y a

urgence dans l’acheminement du document. Celui-ci sera porté au destinataire
dès réception par le service postal du lieu d’arrivée, même en dehors des heures
habituelles de distribution.

SO/TL
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION BURKINA FASO
ET DE LA DECENRALISATION Unité - Progrès – Justice
------------ ----------
CABINET
N° 2012-34/MAD
Ouagadougou, le 24 juin 2012
Le Ministre
Aà
Madame le Préfet
KOMKI-IPALA
01 BP 1154 OUAGADOUGOU 01
Objet : Affectation de deux secrétaires administratifs

Référence : Votre lettre n° 29/DKI du 13 février 2012
Pièces jointes :
En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai l’honneur de porter à votre connaissance que
les sieurs Bouda Timbi et Koala Isaac, Secrétaires d’Administration issus de la promotion 2010–2012
de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature (E.N.A.M.) seront à votre disposition à
compter du 20 juillet 2012.
Ampliations :
- DRH 1
- SG 1
Boubakar TINDANO

SCHÉMA D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE
F A
INITIALES REDACTEUR - SECRET APPELLATION DE L’ÉTAT
DEVISE
RED./DACTYLO.
B
TIMBRE DU SERVICE
E
LE LIEU ET LA DATE
D
NUMÉRO
D’ENREGISTREMENT
C
RÉCLAME OU SUSCRIPTION OU
VEDETTE
G OBJET
RÉFÉRENCE (s’il y a lieu) H
PIÈCES JOINTES (s’il y a lieu) I
CORPS DE LA LETTRE
K L
AMPLIATIONS ATTACHE ET SIGNATURE
(S’il y a lieu)
EMPLOI DES EXPRESSIONS ET TOURNURES EN RELATION AVEC LA HIÉRARCHIE ADMINISTRATIVE
RELATION HIÉRARCHIQUE EXPRESSIONS

D’égal à égal ou désir du supérieur - Je vous serais très obligé de … - J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
d’atténuer par courtoisie la relation - J’ai l’honneur de vous adresser…. - J’ai l’honneur de vous faire connaître …
hiérarchique ou relation avec les tiers - J’ai l’honneur de vous informer … - J’ai l’honneur de vous demander de…
(sans connotation hiérarchique) - J’ai l’honneur de vous suggérer … - J’ai l’honneur de vous proposer…
- Je vous envoie ci-joint pour étude…

- J’ai l’honneur de vous faire connaître (faire - Je vous engage à faire preuve de plus de
savoir) qu’une réunion aura lieu le…à laquelle prudence à l’avenir.
De supérieur à subordonné (avec vous êtes convié (je vous prie d’assister). - J’attache du prix (le plus grand prix, un
connotation hiérarchique) - Je tiens à (je crois devoir) vous faire observer grand prix) à la réalisation rapide de ce
(faire remarquer) que… projet.
- Je vous demande de me donner votre avis (de - Je vous prie de vouloir bien (bien vouloir)
régler cette affaire) dans les meilleurs délais. - Je vous ordonne d’être dorénavant présent à
7h 00 à votre poste.
 Le supérieur affirme, informe, décide, instruit, enjoint, engage, ordonne, prescrit, fait savoir, fait connaître, constate, demande, prie
de vouloir bien, prie de veiller à, invite, convie à, etc. il emploie le verbe au futur et au présent de l’indicatif.
- J’ai l’honneur de vous rendre compte de… - Je vous suis (serais) très obligé de la
- J’ai l’honneur de vous exposer les motifs de… bienveillante attention que vous voudriez
De subordonné à supérieur - J’ai l’honneur de solliciter l’autorisation de… bien porter à ma requête (demande)
(subordination hiérarchique) - J’ai l’honneur de vous faire parvenir ci-joint - Je vous saurais gré de bien vouloir
le rapport… m’accorder l’autorisation de…
- J’ai l’honneur de soumettre à votre - Il me semble qu’il conviendrait de…
(bienveillante attention)…
 Le subordonné propose, suggère, rend compte, sollicite de bien vouloir, soumet à l’appréciation de, sait gré, est reconnaissant, etc. Il
conjugue le verbe au conditionnel.

II. LES DOCUMENTS DE LIAISON
1. La lettre administrative entre services
La lettre entre services est, comme son nom l’indique, la lettre adressée par un
service administratif à un autre service administratif relevant d’un même É tat
ou d’une même structure.
Il s’agit de la lettre échangée :
- entre services relevant de départements ministériels distincts,

- entre services relevant d’une même administration,
- entre services centraux et services départementaux.
En règle générale, la lettre administrative ne comporte pas de formule

d’appel « Monsieur … », avant le corps du texte, ni de formule de politesse
« Je vous prie d’agréer, Monsieur… », après le texte.
C’est ce qui distingue la présentation de la lettre administrative de la lettre

personnelle. Mais, en raison du respect de la règle de courtoisie, l’absence de ces
formules est compensée par l’emploi de l’expression « J’ai l’honneur de… ».
Celle-ci doit figurer une fois dans le corps de la lettre et l’on la place souvent en
tête du premier paragraphe. Elle peut être remplacée par l’expression « J’ai le
regret de … », lorsque l’on désire atténuer une réponse défavorable.
En fonction de l’objectif et des circonstances qui les ont motivées, on peut

distinguer plusieurs catégories de lettres administratives :
- les lettres d’information :

J’ai l’honneur de vous faire connaître (de vous signaler, de vous faire savoir, de
porter à votre connaissance, etc.)
- les lettres d’exposition ou de compte rendu :
J’ai l’honneur de vous rendre compte.
- les lettres sollicitant un avis ou des instructions :

J’ai l’honneur de vous demander (ou de vous prier) de bien vouloir me donner
vos instructions …
- les lettres formulant une proposition :
Celles-ci sont particulièrement importantes puisqu’elles peuvent déboucher sur
des décisions engageant l’Administration.
Je suggère que les parties concernées soient convoquées dès le début de la
semaine prochaine afin de clarifier les rapports que les deux structures se
doivent d’entretenir.
Il serait judicieux de suspendre la mise en œuvre du projet et procéder à une
restructuration de son organe de gestion.
- les lettres demandant des éléments de réponse et qui transmettent

un document ou sa copie en communication.
Nous examinerons quelques types de lettres qui appellent quelques explications

particulières :
 la lettre d’accusé de réception,

 la lettre de transmission,
 la lettre d’accompagnement ou de présentation,
 la lettre de rappel.
a. La lettre d’accusé de réception
Normalement, l’Administration n’envoie pas d’accusé de réception pour la

correspondance entre services. Toutefois, dans les cas suivants, l’accusé de
réception s’avère nécessaire :
- L’instruction de la demande ou de l’affaire nécessite un délai de

réponse important. Exemple :
J’ai pris bonne note de votre demande du… relative à ….. J’ai soumis la
question que vous m’avez posée à l’étude de mes services et je ne
manquerai pas de vous informer de la suite qui pourra lui être donnée.

Par lettre en date du…, vous m’avez soumis (ou présenté)… J’ai l’honneur de
vous faire connaître qu’en raison de la complexité de cette affaire, il ne
m’apparaît pas possible d’y apporter une réponse immédiate. En effet… Je
ne manquerai pas toutefois de vous communiquer, après étude, les
conclusions (ou les dispositions) qu’il y aura lieu de prendre (ou de retenir).
- Les documents demandés par le correspondant lui ont déjà été

envoyés. Exemple :
Par lettre n°… du…, vous m’avez demandé… J’ai l’honneur de vous faire
connaître que ces pièces vous ont été adressées sous bordereau (sous pli
n°…) du… Elles devraient donc vous parvenir incessamment.
- L’Administration reçoit une réclamation. Exemple :
J’ai pris bonne note de votre réclamation en date du… relative à … Cette
affaire a retenu toute mon attention et recevra, après étude, la suite
conséquente dont je ne manquerai pas de faire part dans les meilleurs
délais.
- Une disposition légale ou réglementaire le prévoit. Exemple :
Par lettre n°… en date du… vous m’avez saisi de…

Aux termes des dispositions… j’ai l’honneur…
- La lettre reçue concerne un autre service. Exemple :
Par lettre n°… du… vous m’avez adressé (par erreur), … J’ai l’honneur de
vous faire connaître que votre demande a été transmise à … compétent pour
traiter cette affaire, sous bordereau n°… en date du… Vous voudrez bien
prendre contact avec ce service pour toute information complémentaire.
b. La lettre de transmission

Généralement entre services, on n’envoie pas de lettre de transmission, mais un
simple bordereau, beaucoup plus expéditif.
Cependant, la lettre de transmission est préférée au bordereau :
- lorsqu’on adresse un document à une haute autorité ou à une personne

étrangère à l’Administration ;
- lorsque la transmission est faite « pour attribution », « pour information »,
« pour avis », ou pour solliciter des instructions ;
- lorsque le document transmis appelle un commentaire ou des annotations
explicatives importantes.
c. La lettre d’accompagnement ou de présentation
Il est fait usage de ce type de lettre lorsqu’on transmet à une autorité un

document complexe ou volumineux (dossier, rapport, étude, etc.). Il est souvent
utile de lui présenter sous forme de lettre d’accompagnement les principaux
aspects du document transmis, afin de lui faciliter la lecture et la
compréhension.
d. La lettre de rappel
Son objet est d’inviter le destinataire à répondre à une lettre précédemment

envoyée, lorsqu’il a omis de le faire dans un délai raisonnable.
Mais il arrive qu’en lieu et place de la lettre de rappel, une copie de la lettre
restée sans suite frappée de la mention « RAPPEL » soit envoyée au destinataire.
Si cette pratique offre l’avantage de la rapidité d’exécution, elle est moins
courtoise que la lettre de rappel et doit donc être utilisée avec discernement, en
fonction de la qualité du destinataire.
2. La lettre administrative à forme personnelle

La lettre est dite a forme personnelle quand :
 elle est écrite par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur

hiérarchique et vice versa pour un motif à caractère personnel et sortant donc
de l’activité ordinaire du service ;
 elle est écrite par un représentant d’une Administration à une personne
privée ou représentant un organisme privé ;
 elle est écrite par un représentant d’une Administration aux représentants
d’une Administration étrangère ou d’un organisme international.
La lettre à forme personnelle et la lettre administrative présentent de

nombreuses ressemblances, notamment en ce qui concerne la plupart des
mentions d’identification.
La première se distingue essentiellement de la deuxième par la formule d’appel

et de la formule de courtoisie, lesquelles sont absentes de la lettre entre
services.
La deuxième distinction est que la lettre personnelle traite de problèmes

personnels, privés, qui n’ont pas un lien direct avec le fonctionnement du
service.
Observations :
. Les formules d’appel et de courtoisie sont caractéristiques de la lettre à forme

personnelle ; toutefois, on peut les retrouver dans la lettre entre services quand
le destinataire :
- est un subordonné qui choisit de mettre l’accent sur la courtoisie ;
- n’appartient pas à la même structure administrative que le destinataire.

. La lettre d’un fonctionnaire à une autorité ne comporterait ni timbre, ni n°
d’enregistrement, ni désignation de l’Etat et de la devise ; de la suscription serait
absente la mention du nom et de la qualité de l’expéditeur, portée à la place du
timbre ;
. Une lettre à forme personnelle provenant d’un service et dont l’objet serait
administratif ne se différencierait de la lettre entre services que par ses formules
d’appel et de courtoisie.
. Il arrive que dans certaines lettres à forme personnelle, la suscription soit

absente et que l’adresse du destinataire soit portée au bas gauche de la page, à la
place habituelle des ampliations.
a. La structure d’une lettre à forme personnelle
Une lettre personnelle, dans sa forme la plus simple, comporte cinq (5)
éléments :
- le lieu et la date,
- la formule d’appel,
- le corps de la lettre,
- la formule de courtoisie,
- la signature.

La formule d’appel est placée avant le texte de la lettre, à 110mm environ du
bord supérieur et à 30 – 50 mm de la droite de la feuille.
D’une manière générale, la formule d’appel est Monsieur, Madame,

Mademoiselle.
Les principales formules d’appel (voir tableau, page suivante)

DÉSIGNATION FORMULES D’APPEL
Personnes privées
Présidents et secrétaires généraux Monsieur le Président,

des sociétés, de syndicats, Madame la Présidente,
d’associations Monsieur le Secrétaire général,
Madame la Secrétaire générale
Directeurs généraux et directeurs Monsieur le Directeur général, Madame la Directrice
des établissements scolaires, générale, Monsieur le Directeur, Madame la Directrice
industriels et commerciaux
Membres des professions judiciaires Maître

(avocats, huissiers, notaires)
Titulaires d’un doctorat d’É tat Monsieur le Docteur, Docteur
Autorités religieuses
Très saint Père, Monsieur le Cardinal ou É minence,

Monsieur le Nonce, Monsieur l’archevêque, Monseigneur,
Culte catholique
Monsieur le Curé, Monsieur l’Abbé, Révérend Père, Mon
père, Révérende Mère, Ma Mère, Mon Frère, Ma Sœur
Culte protestant Monsieur le Pasteur
Monsieur le grand Imam, Monsieur l’Imam, Monsieur

Culte islamique
l’Ayatollah
Culte israélite Monsieur le grand Rabin, Monsieur le Rabin
Autorités politiques
Monsieur le Président de la République, Excellence

Président de la République
Monsieur le Président
Ministres et secrétaires d’É tat Monsieur le Ministre, Madame le (la) Ministre
Monsieur le Garde des sceaux ; Monsieur le Ministre, Garde

Ministre de la justice
des sceaux
Présidents et vice-présidents de Monsieur le Président, Madame la Présidente

l’Assemblé nationale, d’institutions
Monsieur (Madame) le député, Honorable, Honorable

Députés
Député
Autorités diplomatiques et consulaires
Monsieur l’Ambassadeur, Excellence Monsieur

Envoyés extraordinaires, ministres
l’Ambassadeur, Monsieur le Ministre, Monsieur le Chargé
plénipotentiaires
d’affaires, Monsieur le Consul général, Monsieur le Consul

Autorités judiciaires et administratives
Monsieur le Président, Madame la Présidente,

Autorités judiciaires Monsieur le Juge, Monsieur l’Avocat, Monsieur
le Procureur, Monsieur le Substitut, Maître
Monsieur le Gouverneur, Monsieur le Haut-

Commissaire, Monsieur le Directeur général,
Madame la Directrice générale, Monsieur le
Autorités administratives
Directeur, Monsieur (Madame) le Préfet,
Monsieur (Madame) le Maire, Monsieur
(Madame) l’Administrateur, …
Autorités militaires
Mon Général, Mon Colonel, mon Commandant,

Officiers généraux
Mon Capitaine
Officiers subalternes Officier, Monsieur l’Officier
b. La formule de courtoisie ou formule de politesse
La formule de courtoisie est la phrase finale de la lettre par laquelle le

signataire exprime ses sentiments au destinataire (affection, amitié,
considération, dévouement, déférence). Elle commence le plus souvent par
l’expression « Je vous prie de croire » ou « Je vous prie d’agréer ».
Remarque : L’emploi des termes «expression» et «assurance». Le terme

«expression » est obligatoire quand on s’adresse à une autorité de rang
supérieur pour qui le respect, la considération et le dévouement doivent
être tenus pour acquis. On n’a donc pas à lui assurer ses sentiments. Le
terme « assurance » s’emploie seulement à l’égard de personnes de rang
inférieur ou égal au signataire de la lettre.
c. La corrélation entre la formule d’appel et la formule de

courtoisie
Il doit y avoir une corrélation entre la formule d’appel et la formule de

courtoisie.

Formules d’appel Formules de courtoisie correspondantes
Madame Hommages – respectueux hommages
Monsieur Salutations distinguées
Familier :
Cher Monsieur Sentiments les meilleurs
Cher Ami
Cher Camarade
Personnalités : Monsieur le Président Considération distinguée
Monsieur le Député
Autorités supérieures :
Monsieur le Ministre Respectueux sentiments
Monsieur le Directeur Général Sentiments déférents et dévoués
Monsieur le Préfet Haute considération (1)8
Monsieur l’Ambassadeur Très haute considération (1)
Entre É tats africains, les chefs d’É tat amis ou membres d’une même
organisation s’adressent leur « haute et fraternelle considération » ou
« très haute et fraternelle considération ».
Les salutations, les hommages « s’expriment », on n’en donne pas

l’assurance. La formulation « croire à l’assurance » est moins déférente
que « agréer l’expression ». Il est recommandé de la réserver aux
correspondants envers lesquels on est tenu à aucune marque de courtoisie
allant au-delà de la politesse normale.
Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes hommages.
Veuillez agréer, cher Monsieur (cher Collègue), l’expression de mes

sentiments les meilleurs et les plus cordiaux.
Les formules : bien à vous, cordialement vô tre, sincèrement vô tre,

fidèlement vô tre peuvent être utilisées, mais elles impliquent une certaine
familiarité entre l’auteur de la lettre et le destinataire.
Exemples :
 Mise en page 1
8
(1) : Formule adressée aux chefs d’États, ministres, anciens ministres, présidents et vice-présidents de
l’Assemblée nationale, de la Cour de Cassation, du Conseil d’Etat, du Conseil Constitutionnel, de la Cour des
Comptes, de la Haute-Cour de Justice, Ambassadeurs
Nom, Prénom,
N° matricule
Fonction
Lieu de service
Adresse (téléphone, BP, Email, adresse
géographique)
Lieu et date d’émission
Réclame ou suscription
Objet :
Réf : (s’il y a lieu)

Pièces jointes : (s’il y a lieu)
Formule d’appel
Formule de courtoisie
Signature
Corps de la lettre
 Mise en page 2

Initiales du rédacteur et de la Appellation de l’Etat / devise
dactylo.
Lieu et date d’émission
Timbre du service
N° d’enregistrement
Réclame ou suscription ou
vedette
Objet :
Réf. : (s’il y a lieu)
Pièces jointes : (s’il y a lieu)
Formule d’appel
Formule de
politesse Corps de la lettre
Attache et signature
Ampliation
s :
(s’il ya lieu)

Illustration
RB/PH BURKINA FASO
MINISTERE DES ENS. SEC. ET SUP. Unité - Progrès – Justice

--------------------------
SECRETARIAT GENERAL Ouagadougou, le 14 octobre 2012
------------------------
DIRECTION DE L’ENS. SEC. TECHNIQUE
N° 2012 – 36/ MESS /SG /DEST

Le Ministre
A
Monsieur Eric Zida, sous couvert de
Monsieur le Proviseur du Lycée
Départemental de Fada
Objet : Changement d’affectation

Réf : Votre lettre du 13 mai 2009
Monsieur,
Par lettre citée en référence ci-dessus, vous avez sollicité, pour des motifs d’ordre
familial et de santé, votre affectation dans la Région du Centre et de préférence au Lycée Technique
de Ouagadougou.
J’ai l’honneur de vous faire connaître que par le jeu des vacances de poste, seul le
Lycée Départemental de Saaba disposera à la prochaine rentrée des classes d’un poste
correspondant à votre qualification et qui pourrait vous être attribué.
En conséquence, vous voudriez bien me faire connaître dans les meilleurs délais,
votre acceptation éventuelle de la proposition.
Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée.
Pour le Ministre et P/D,

le Secrétaire Général
Chevalier de l’Ordre National

Initiales rédact. / dactylogr.
Appellation de l’Etat / devise
Timbre du service
Lieu et date
N° d’enregistrement
Suscription
Objet :
Référence : (s’il ya lieu)
Pièces jointes : (s’il ya lieu)
Corps de la lettre
Attache et signature
Ampliations (s‘il ya
lieu)

Mise en page de la lettre entre services
SO/TL
ET DE LA DECENRALISATION Unité - Progrès – Justice
--------------
N° 2012-34/MAD
Le Ministre
Madame le Préfet de Komki-Ipala
Objet : Affectation de deux secrétaires administratifs

Référence : Votre lettre n° 29/DKI du 13 février 2012
En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai l’honneur de porter à votre

connaissance que les sieurs Bouda Timbi et Koala Isaac, Secrétaires d’Administration issus de la
promotion 2010–2012 de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature (E.N.A.M.) seront à
votre disposition à compter du 20 juillet 2012.
Le Ministre
B. TINDANO

3. Le télégramme officiel
Le Télégramme Officiel (TO) est un document qui permet la communication

d’une information lorsque celle-ci présente un caractère d’urgence tel que
les moyens de correspondance ordinaires ne suffisent plus. Rédigé sur un
formulaire spécial, le T.O. est remis au service télégraphique des postes. Ce
télégramme ne peut être téléphoné.
Seules les autorités politiques, administratives et militaires (Chef de l’É tat

et du gouvernement, ministres, chefs de circonscriptions administratives,
chefs d’établissements publics autonomes) sont habilitées à expédier des
T.O. Les T.O. des services non autonomes doivent passer par le canal et le
contrô le de ces autorités.
Le T.O. fait donc appel « au style télégraphique » c’est-à -dire à un style qui
élimine tous les éléments annexes de la phrase normale pour n’en garder
que les mots-clés, strictement indispensables à la compréhension correcte
du texte.
La ponctuation est remplacée par le mot STOP qui marque le passage d’une
idée à une autre sans erreur possible. Exemple :
Phrase normale Phrase télégraphique

J’ai l’honneur de vous faire
connaître qu’une violente tornade HVRC PARTIE OUEST
suivie d’inondations a dévasté la DÉ PARTEMENT FADA DÉ VASTÉ E
partie ouest du Département de SUITE VIOLENTE TORNADE ET
Fada, provoquant de nombreux INONDATION STOP NOMBREUX
dégâ ts matériels et des victimes. Un DÉ GÂ TS MATÉ RIELS ET VICTIMES
rapport détaillé de la situation vous STOP RAPPORT DETAILLE SUIT
parviendra dans les meilleurs STOP ET FIN.
délais.
Il reste entendu que les TIC permettent d’avoir des textes mieux élaborés au
moindre coû t.

4. Le bordereau
C’est un document par lequel l’autorité indique la nature du document à transmettre à un

service ou à un responsable, le nombre de pièces transmises et le traitement attendu d’un
dossier, d’une correspondance. Appelé encore bordereau d’envoi ou bordereau de
transmission, il accompagne toujours un autre document donc et est présenté sur un format
A4.

Le bordereau est un document administratif : il comporte les mêmes éléments de présentation
que la lettre administrative mais sa présentation diffère d’une administration à une autre. Il est
utilisé entre administration pour échanger des documents mais également à l’intérieur d’une
administration, il indique la destination des documents et le traitement attendu.
Il est classé par ordre chronologique comme les autres documents administratifs.
Exemple de présentation d’un bordereau

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE BURKINA FASO
ET DE L’ALPHABETISATION Unité-Progrès-Justice
----------------------------
REGION DU CENTRE
----------------------------
DIRECTION REGIONALE
DE L’ENSEIGNEMENT SECONDAIRE Ouagadougou, le 1er septembre 2016
-----------------------------
SERVICE DE L’ENCADREMENT
ET DE LA FORMATION PEDAGOGIQUES
N° 2016 / MENA/RCEN/DRES/ SEFP
BORDEREAU D’ENVOI
Des pièces transmises par le Directeur régional
de l’Enseignement secondaire du centre.
//-]
Monsieur le proviseur de lycée Mixte de Gounghin
OUAGADOUGOU
NBRE DE
NATURE OBSERVATIONS
PIECES
 correspondance n° 0547 /MENA/SG/DGEPFIC du

26 août 2016 portant Atelier de la commission
nationale des programmes des cinq disciplines « Pour attribution »
parties à l’expérimentation et en pièce jointe : 01 « Pour action »
« Pour exécution »
Arrêté n° 2014 -141/MESS/SG/DGIFP du 14 mai
« Pour traitement »
2014 « Pour éléments de
réponse à donner »
« Pour information »
TOTAL 01
Pour le Directeur régional en mission le Chef de

Service de l’Encadrement et de la Formation
Pédagogiques chargé de l’intérim

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE BURKINA FASO
ET DE L’ALPHABETISATION Unité- Progrès- Justice
----------------------------
REGION DU CENTRE
----------------------------
DIRECTION REGIONALE
DE L’ENSEIGNEMENT SECONDAIRE Ouagadougou, le 1er septembre 2016
-----------------------------
SERVICE DE L’ENCADREMENT
ET DE LA FORMATION PEDAGOGIQUES
N° 2016 / MENA/RCEN/DRES/ SEFP
Expéditeur : Association des Enseignants des Techniques Administratives et de

Bureautique
Objet : Organisation d’un atelier de formation
DESTINATAIRE
Secrétariat Intendance
Service des archives service des statistiques
Pour le Directeur régional en mission, le Chef de

Service de l’Encadrement et de la Formation
Pédagogiques chargé de l’intérim
Jean-Louis SEOGO
Chevalier de l’Ordre des Palmes Académiques

INSTITUT SUPERIEUR DE TECHNOLOGIE BURKINA FASO
------------
IST
Unité-Progrès-Justice
Ouagadougou, le 10 décembre 2018

N° 2018-0537/IST/SG
BORDEREAU D’ENVOI
Direction générale
Secrétariat général
Direction académique
Direction du campus
Département sciences de
gestion
Département sciences et
technologie
NATURE NOMBRE DE OBSERVATION
PIECES
Correspondance n° 2018-O537/MESSRS/SG/DGESTP ( ) Pour attribution_________

portant Atelier d’élaboration du cadre logique du 01 ( ) Pour étude et avis_______
projet formation professionnelle élémentaire ( ) Pour suite à donner______
( ) pour exploitation________
( ) pour diffusion_______
( ) pour information______
( ) prendre note et me voire__
( ) pour règlement________
( ) m’en parler__________
( ) pour disposition à
prendre__
( ) à classer__________
TOTAL
01

III. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION DESCENDANTE
2. La circulaire
Les documents d’injonction, encore appelés documents d’instruction, sont

le plus souvent des documents qui servent de support : aux ordres, aux
décisions, aux prescriptions, aux recommandations et aux explications.
Ce sont des documents hiérarchiques qui prennent appui sur la compétence

du supérieur en matière d’organisation de ses services, d’une part, et en
matière d’orientation de l’activité de ses subordonnés, d’autre part.
Parmi les différents types de documents d’injonction, nous nous

intéresserons aux notes de service, aux circulaires et aux instructions qui
sont des documents à caractère impératif ou explicatif et dont le style,
direct ou indirect, personnel ou impersonnel, exprime l’autorité.
a. Définition et portée de la note de service
La note de service est un document interne par lequel les supérieurs

hiérarchiques aux différents niveaux donnent à leurs subordonnés :
- soit des informations,

- soit des instructions à caractère permanent ou temporaire :
 sur un problème particulier relatif aux activités du service,

 ou sur le fonctionnement général du service.

Lorsqu’elle transmet des instructions permanentes, la note de service doit
être conservée et classée dans un « recueil des instructions
permanentes », de sorte à avoir sous la main, pour une consultation
rapide, l’ensemble des instructions permanentes relatives à l’organisation
et au fonctionnement du service.
On distingue deux (2) types de notes de service :
- la note de service courante,

- la note de service valant instruction permanente.
b. La note de service courante
Elle est établie sur papier à en-tête du service et comporte l’essentiel des
mentions figurant sur la lettre entre services et avec la même disposition :
- l’appellation de l’É tat et la devise, le timbre ;

- le lieu et la date, portés soit en haut et à droite de la page, comme pour
une lettre, soit au-dessus de la signature, comme pour un acte
réglementaire ;
- le numéro d’enregistrement, placé sous le timbre ou incorporé au
titre, qui peut également être suivi de la date et de l’objet ;
- le titre « NOTE DE SERVICE », en majuscules, au milieu de la page, soit
seul, soit suivi du numéro d’enregistrement, de la date et
éventuellement de l’objet ;
- l’objet, comme pour une lettre, entre le titre et le texte ;
- la suscription, mais celle-ci n’est pas nécessaire quand la note est
destinée à l’ensemble du personnel ;
- le texte de la note, soumis aux règles générales de la rédaction
administrative, cependant que le style, en même temps plus
impersonnel pour marquer la permanence des instructions données,
exprime nettement l’autorité du signataire ;
- la signature, selon les normes prescrites.

c. La note de service valant instruction permanente
Ce type de note de service est plus important en développement que la note

de service courante.
C’est pourquoi, dans un souci de clarté et pour en faciliter la lecture et la

compréhension, le texte peut être structuré en titres et sous-titres
numérotés qui distinguent chacun des points traités.
Le style est indirect et impersonnel, sans rien ô ter au caractère impératif

des instructions données.
É tant considéré que cette note doit être classée dans le recueil des
instructions permanentes, le numéro d’enregistrement est suivi de sigles et
numéros correspondant au plan de classement du recueil et à la rubrique
sous laquelle le document doit être classé.
Remarque : Dans la note courante comme dans la note permanente, les

destinataires peuvent être indiqués sous la forme d’un tableau
d’ampliations qui précise aussi le nombre d’exemplaires à ventiler.
Mise en page

1
Pays / devise
Lieu et date
9
5
4
6

1. Le timbre
2. La mention « NOTE DE SERVICE » (en lettres capitales)
3. L’objet (éventuellement suivi des mentions :
. Réf :
. PJ :
4. Le texte de la note (intro + développement + conclusion.)
5. L’attache
6. Le paraphe
7. Les prénoms et nom du signataire
8. Mention des destinataires éventuels
9. Eventuellement « pour diffusion » ou « pour affichage ».
Observations :
1. Le lieu et la date peuvent se placer en haut à droite comme dans la lettre,

ou en bas, au-dessus de la signature, comme dans les arrêtés ;
2. Le N° d’enregistrement peut être placé sous le timbre, comme dans la
lettre, ou être incorporé au titre, lequel peut être suivi de la date et de
l’objet. Cette 2ème présentation possible est généralement utilisée dans les
notes de service valant instruction permanente, pour donner à ce doc un
caractère plus solennel que la note de service courante (illustration 1) ;
3. Le titre « NOTE DE SERVICE » est saisie au milieu de la ligne, en lettres
capitales, soit seul, soit suivi du n° d’enregistrement, de la date et
éventuellement de l’objet (illustration 2) ;
4. La suscription n’est pas indispensable quand la note de service est
adressée à l’ensemble du personnel ; dans le cas contraire, elle mentionnera
la qualité des destinataires concernés.
Exemple : A Messieurs les chefs de service (qui reçoivent la note « pour
attribution »). La note peut également être adressée « pour information » à
d’autres personnes non directement concernées par son application.

2.2. Illustrations
2.2.1. La note de service courante

DU TERRITOIRE Unité–Progrès-Justice
-------------------------
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
ET DE MAGISTRATURE
Ouagadougou, le 12 avril 2012
N° 2012-45/MAT/ENAM
A
Messieurs les chefs de service
NOTE DE SERVICE
Objet : Courrier soumis à la signature du Directeur ou du Recteur
J’informe Messieurs les chefs de service qu’en l’absence du directeur, le

directeur adjoint est habilité à signer à sa place tous les documents.
En conséquence, vous êtes informés qu’aucun libellé ne doit encore figurer

au bas des documents à signer ; un tampon nominatif du directeur ou de son adjoint sera
apposé par le bureau d’ordre au moment de la signature.
B. ZONGO

La note de service à insérer dans un recueil d’instructions permanentes
hh/as
MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS BURKINA FASO
SECONDAIRE ET SUPERIEUR Unité - Progrès - Justice
----------------------------------
UNIVERSITE DE OUAGADOUGOU
NOTE DE SERVICE N° 2012-15/MESS portant conditions de règlement des

Indemnités de vacation dues aux chargés de cours à l’Université de
Ouagadougou
Comme suite aux réclamations formulées par plusieurs chargés de cours vacataires auprès de la
direction des études et du service financier, il m’est apparu nécessaire de préciser la procédure en
vigueur pour l’évaluation et le règlement des indemnités de vacation dues aux chargés de cours à
l’Université de Ouagadougou :
1. Emargement au cahier de présence :

Il est rappelé aux chargés de cours que des cahiers de présence sont mis à leur disposition dans
les salles des professeurs ;
2. Décompte des heures de cours :

A la fin de chaque mois, il revient au directeur des études de faire pour chaque chargé de cours la
totalisation des heures effectuées ; ce décompte doit être transmis au chef du service financier ;
3. Règlement des indemnités aux chargés de cours :

Le 10 du mois suivant au plus tard, il doit être procédé au règlement des indemnités.
Le strict respect de ces instructions par chaque partie concernée est la condition du règlement
rapide et sans erreur des indemnités.
La présente note de service abroge et remplace la note de service n° 1996 – 25 / MESSRS/ UO du

6 octobre 1996.
Le Président
A. SANFO
Chevalier de l’ordre des palmes académiques
Ampliations
- Secrétaire Général.…2
- Services Financiers… 2
- Intéressés……………..45

2. La circulaire
a. Définition, caractéristiques et emploi
La circulaire, dite aussi circulaire d’application ou interprétative, est un

document hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité
administrative supérieure aux autorités ou services subordonnés,
déconcentrés ou décentralisés.
Elle est prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire

important dont elle vise à rappeler les buts et préciser les modalités
d’application, à l’usage des services subordonnés.
Par ailleurs, elle est interprétative, mais pour clarifier le sens d’une
procédure, sans ajouter des éléments nouveaux au texte législatif ou
réglementaire qui la motive, au risque d’empiéter illégalement sur ce
domaine.
La circulaire peut aussi être prise pour définir les modalités pratiques de
l’action administrative face à des situations concrètes ou des éléments de
fait nouveaux.
En général, elle est de portée limitée dans le temps, intervenant de manière

circonstancielle pour appuyer un développement de l’action administrative.
Parce qu’elle émane des autorités administratives, la circulaire prend la

qualification de l’autorité correspondante :
- circulaire présidentielle,
- circulaire ministérielle ou interministérielle,
- circulaire provinciale, préfectorale,
- etc.

b. Présentation
É tant destinée à expliquer un texte ou un processus, la circulaire doit être

particulièrement claire et précise pour éviter toute erreur de
compréhension. Elle est rédigée en style direct (je, vous). Cependant, la
circulaire interministérielle l’est en style indirect.
La circulaire comporte les mentions habituelles : timbre, appellation de

l’É tat, devise, suscription (autorité expéditive et destinataires). La circulaire
s’annonce par son titre, suivi de la numérotation et de la date.
L’objet peut être présenté de façon distincte ou intégré au titre.
CIRCULAIRE N° 2009–03/MCTC/CAB du 11 septembre 2009
LE MINISTRE DE LA CULTURE, DU TOURISME ET DE LA COMMUNICATION
MESSIEURS LES DIRECTEURS ET CHEFS DE SERVICES
Objet : Modalités d’application du Décret n°…….
c. Cas particulier : la lettre-circulaire
La lettre-circulaire est :
- Une lettre dans la forme et dans le contenu essentiellement informatif

et souvent sans référence hiérarchique ; elle relève plus de la

correspondance administrative que de la catégorie des documents
d’instruction ;
- Une circulaire par le fait d’être adressée collectivement à des
destinataires multiples.
On distingue deux types de lettres-circulaires :
- la lettre-circulaire adressée par une autorité supérieure à des

autorités de rang inférieur ou à des services subordonnés ;
- la lettre-circulaire entre autorités de même niveau hiérarchique.
C1. La lettre-circulaire adressée par une autorité

supérieure à des autorités de rang inférieur ou à des
services subordonnés
Ce cas s’inscrit dans le cadre normal d’usage, document hiérarchique, même

si, d’une part le titre « CIRCULAIRE » est absent ou remplacé par celui de
« LETTRE-CIRCULAIRE » et, d’autre part, la présentation est celle d’une
lettre, à la seule différence formelle que la suscription désigne plusieurs
destinataires, qui peuvent aussi être présentés en ampliations.
Le Président du Faso
A
Mesdames et Messieurs les Ministres,
Messieurs les Ministres délégués
Le Ministre de l’administration
territoriale et de la décentralisation
À
Mesdames et Messieurs les Gouverneurs,
Mesdames et Messieurs les Hauts-Commissaires

NT/KZ BURKINA FASO
Unité - Progrès - Justice
MINISTERE DE L’ECONOMIE
ET DES FINANCES Ouagadougou, le 13 août 2012
--------------------
N° 2009- 15 /MEF
LE MINISTRE
A
Mesdames et Messieurs les Directeurs
Généraux des Sociétés d’Etat
LETTRE – CIRCULAIRE N° 2009 - 15 / MEF

Relative aux conventions passées avec les sociétés d’Etat
Il m’est revenu que des conventions sont passées entre des Sociétés d’Etat et des organismes
privés sans qu’un cahier de charge précisant l’utilisation des fonds décaissés soit annexé auxdites
conventions. Cette pratique rend difficiles les contrôles financiers dont sont chargés les services de
mon département.
Aussi ai-je l’honneur de porter à votre connaissance que j’ai donné instruction à la Direction
Générale des marchés Publics pour qu’aucun financement ne soit encore octroyé à une Société d’Etat
à laquelle il viendrait encore à être reprochées de telles irrégularités.
Je vous serais obligé de veiller à ce que les termes de la présente lettre soient bien compris de tous
les partenaires et collaborateurs des Sociétés d’Etats.
Signature
Prénom+nom
Lettre-circulaire d’une autorité à d’autres autorités et services subordonnés.

C2. La lettre-circulaire entre autorités de même niveau
hiérarchique
Comme indiqué dans le titre ci-dessus, il s’agit d’une lettre-circulaire

adressée par une autorité à une autorité de même niveau (ministres
essentiellement) sur laquelle elle n’exerce aucun pouvoir hiérarchique.
Cette pratique est fréquente, particulièrement dans les É tats africains, mais
elle est déconseillée.
Il est recommandé cependant d’éviter toute mention à connotation

hiérarchique dans le texte dont la présentation est celle d’une lettre
administrative ordinaire.

IV. LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION ASCENDANTE
I. LA NOTE ADMINISTRATIVE
II. LE COMPTE RENDU
1. Définition et caractéristiques
2. Typologie des comptes rendus
III. LE PROCES VERBAL
2. Typologie des procès-verbaux
IV. LE RAPPORT
a. LA NOTE ADMINISTRATIVE
- PRESENTATION
La note administrative répond à un objectif et à une utilité précise. Dans

beaucoup de cas, la note désigne une action ponctuelle avec des
renseignements concis décrivant sur papier un comportement, une
pratique, un processus, une description. La note comporte des éléments
non écrits dans le manuel de procédure.
C'est un document interne à l'administration. Elle doit être claire, simple, et

pratique. L’écrit est très court, sans forme fixe. Toutefois, il est conseillé de
présenter la note administrative comme la note d’information en respectant
autant que possible la présentation administrative des documents.
A défaut d’un timbre complet, l’en-tête comporte le service et le nom du

rédacteur, le destinataire, l’objet et la date.
- LES DIFFERENTS TYPES DE NOTE ADMINISTRATIVE
Elle peut avoir différents destinataires :

- un service ou un ensemble de services,
- les usagers du service public.
Suivant son (ou ses) destinataire, et donc sa finalité, la note administrative

peut prendre plusieurs formes.
Destinée à un supérieur hiérarchique, elle a pour objectif de permettre à

son destinataire de prendre connaissance d'un dossier sans avoir à
consulter et étudier l'ensemble des documents le constituant. Elle a alors
pour but, soit d'informer le destinataire en faisant le point sur une
réglementation ou sur un dossier, soit de proposer au destinataire une (ou
des) solution à un problème administratif.
Destinée à un service ou un ensemble de services, c'est alors une note

qui a pour but de transmettre des instructions/informations.
Destinée au public, c'est alors une note d'information ; elle peut alors
prendre la forme d'une lettre : lettre administrative ou lettre à forme
personnelle.
- LES QUALITES DE LA NOTE ADMINISTRATIVE
Toute rédaction administrative répond à un certain nombre de règles de

présentation qui s'appuient sur huit éléments : le timbre, le lieu, la date, la
suscription, l'objet, la référence, le développement, et la signature. Le cas
échéant, on peut y ajouter un neuvième élément : les pièces jointes ou
annexes.

Exemple de note administrative
CENAMAFS Ouagadougou, le 3 novembre 2016

Direction de l’Edition
Le Directeur
A
Messieurs les Membres
du Comité d’orientation
Objet : Règlement des frais de mission
Pièce jointe : circulaire n° 2016-076/MEF du 4 janvier 2016
Les Chefs de service sont informés que, durant le mois de décembre, les
frais de mission sont seulement réglés à l’arrivée et non au départ après
émargement sur les fiches fournies par la DAF.
Albert OUEDRAOGO
b. LE COMPTE RENDU
Le compte rendu est un document par lequel le rédacteur rend compte de

faits dont il a été témoin, rapporte des activités qu’il a réalisées ou
auxquelles il a participé. Un compte rendu doit être objectif, sans opinion ni
conclusion personnelle du rédacteur, mais aussi détaillé et aussi exact que
possible. Il est un document d’information, descriptif et non interprétatif. Sa
production est motivée par :

- l’ordre du supérieur qui a confié une mission ; dans ce cas, il est
admis que le rédacteur du CR exprime son opinion au travers d’un
bilan sommaire de cette mission ;
- l’usage du service qui veut que soit gardée trace écrite de toute
mission particulière comme de l’activité générale ;
- des dispositions réglementaires qui fixent la périodicité des CR

d’activité ;
Suivant leurs formes et leurs destinations, les CR se regroupent en deux

catégories : les CR hiérarchiques et les CR de réunions.
2.1. Les CR hiérarchiques
Ils sont ceux que le rédacteur établit, de son propre gré ou sur ordre, pour
relater un fait ou une situation à un supérieur et pour en garder une trace
écrite. Les CRH regroupent les CR d’activités, les CR de mission et les CR
d’accidents.
2.1.1. Les CR d’activités
Ils rapportent de manière détaillée et chronologique l’activité d’un agent ou

d’un service pendant une période déterminée : compte rendu mensuel, bi
menstruel, semestriel… Le CR d’activités permet au supérieur de s’informer
du fonctionnement de ses services et au rédacteur de justifier son activité.
2.1.2. Les comptes rendus de mission
Le CR de mission rend compte de façon détaillée et chronologique d’une

mission particulière confiée à un agent (mission d’inspection, tournée de
prise de contact avec des populations, tournée d’information…)

2.1.3. Le compte rendu d’accident
Il est celui qui s’établit à la suite d’un accident et permet d’aider à la

détermination des responsabilités, afin d’établir l’existence ou non de liens
entre l’accident et le service.
La rédaction du CR d’activités ou de mission n’est soumise à aucune

règle formelle particulière, et les mentions d’identification du document
sont celles de la lettre entre services.
3. Eléments de structure du CR d’activités ou du CR de mission
- le timbre
- le titre COMPTE RENDU suivi de la désignation de l’activité présentée et

éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une
activité individuelle ou d’une mission.
Exemples :
. COMPTE RENDU D’ACTIVITES

pour la période du 1er au 31 décembre 2013.
. COMPTE RENDU
de l’activité de monsieur X, inspecteur de…
pour la période du 1er au 31 décembre 2013.
. COMPTE RENDU DE MISSION

de monsieur X, inspecteur de… pour la période du 1 er au 31
démembre 2013 dans la province du Yatenga
. COMPTE RENDU
de la mission effectuée du 1er au 31 décembre 2013
dans la province du Yatenga

- Le texte du document : il doit être clair, concis et précis ; il se compose :
. de l’introduction : brève, elle précise les circonstances de la question

présentée et les motifs du CR ou l’objet de la mission ;
. du développement : celui-ci peut être chronologique et analytique

(synthétique) des faits relatés ; il peut s’illustrer de tableaux et de
graphiques. Quand le CR est celui d’une mission, il mentionnera les
personnes rencontrées ou entendues.
. de la conclusion : celle-ci est un résumé des points présentés ou une

appréciation générale de la situation.
Le CR ne propose pas de solutions ou de mesures à l’égard de la

situation exposée ; son style est celui de la narration.
- le lieu et la date : ils peuvent se placer sous le texte avant la signature ou

en tête de la 1ère page, à droite, face au timbre.
- la signature du rédacteur est présentée comme dans la lettre.
4. Illustration/mise en page
4.1. Le CR de mission
MINISTERE DE L’ELEVAGE ET DES Burkina Faso

RESSOURCES ANIMALES Unité –Progrès- Justice
SERVICE REGIONAL DU CENTRE Ouagadougou, le 25 avril 2014
N° 2014-113/MERA/SRC
A
Monsieur le Directeur Régional de l’élevage du Centre
COMPTE RENDU
de la mission de contrô le effectuée dans la province du Ganzourgou
par M. Issa KONE, inspecteur des services vétérinaires
Comme suite à vos instructions, j’ai l’honneur de vous rendre compte ci-après de la mission de
contrô le que j’ai effectuée du 19 au 23 avril 2014 dans la province du Ganzourgou.
J’ai été accompagné dans cette tournée par Madame Paule Sanou, responsable de la santé
bovine, qui m’avait signalé les zones critiques à visiter en priorité : Zam, Duna, Tibin, jusqu’à
l’entrée de la province du Kouritenga.

Dans les sept villages que nous avons visités, nous avons pu évaluer le cheptel à dix mille
bovins et vingt-cinq mille ovins et caprins. Si le reste du bétail semble n’avoir pas trop souffert de
la saison sèche et récupère relativement bien avec les premières pluies, il n’en est pas de même
pour les bovins pour lesquels les éleveurs nous ont signalé de nombreuses pertes de têtes adultes
et un déficit des naissances par rapport à cette période de l’année 2011.
L’insuffisance des pluies de la dernière saison hivernale et l’état médiocre des pâ turages que
nous avons pu constater laissent redouter des moments très difficiles si les pluies commençantes
ne se poursuivaient pas.
Le bétail sédentaire que nous avons pu examiner dans la zone nord-est, constitué surtout
d’ovins et de caprins, semble en meilleur état en raison de la nourriture complémentaire fournie
par les résidus de culture, mais l’effectif en est beaucoup plus restreint.
Un rapport plus précis et argumenté de cette mission vous sera soumis dans les prochains
jours, dès que j’aurais pu exploiter de façon plus approfondie les notes recueillies au cours de cette
tournée et les comparer aux résultats de la tournée effectuée dans la même province en février
2007
L’inspecteur des services vétérinaires
I. KONE

VI.2. Les comptes rendus d’accidents
En cas d’accident de personnes, de véhicules ou de machines – un CR est
nécessaire ; celui-ci doit être précis et exact.
Exemple :
COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Accident de la circulation du 12 décembre 2013
Route de Fada ; véhicule Peugeot 504 n° D2605
Chauffeur : Salif Zongo
Le texte du CR devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

- s’il s’agit d’un accident de personnes :
. identité complète de la ou des victimes, â ge et profession ;
. circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et relation
de celui-ci ;
. conséquences de l’accident (blessures apparentes, soins donnés,
incapacité prévisible) ;
. identité et adresse des témoins s’il y en a.
- s’il s’agit d’un accident de véhicules :

. circonstances de date, heure et lieu ;
. identification des véhicules et de leurs documents de circulation ;
. identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules ;
. relation de l’accident, au besoin accompagnée d’un croquis de la
position des véhicules ;
. conséquences de l’accident ;
. identité et adresses des témoins éventuels ;
. mention du constat de police s’il y a lieu.
- s’il s’agit d’un accident de machine :

. identification de la machine ;
. circonstances et relation de l’accident ;
. identité du ou des opérateurs de la machine au moment de

l’accident ;
. nature, étendue des dégâ ts et durée prévisible de l’immobilisation ;
. mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.
VI.3. Les comptes rendus de réunion

On distingue deux formes du compte rendu de réunion : le CR
exhaustif, intégral ou « in extenso » et le CR analytique, résumé ou sélectif.
VI.3.1. Le CR intégral
Il se caractérise par sa stricte fidélité au déroulement de la
réunion : restitution des faits dans leur chronologie, relation des échanges
en faisant parler directement les participants, suivant le mot à mot des
débats. Ce type de CR est difficile parce qu’il exige une extrême rapidité
dans la prise de notes. On ne peut le réussir que par les notes
sténographiques, sténotypiques ou par l’enregistrement au magnétophone.
Le CR intégral ou CR sténographique est rarement demandé dans
l’administration.
III.3.2. Le CR analytique
Il est bref comparativement au CR intégral. Il écarte l’accessoire et ne
retient que l’essentiel des échanges, tout en restant objectif et non
interprétatif. Le CR analytique est rédigé en style indirect : les intervenants
sont nommés, mais leurs propos sont intégrés dans les paroles de la
narration.
Exemple : après avoir constaté la présence de tous les participants invités,

le président déclare la séance ouverte et donne la parole à M. Kambou qui
fait le point des travaux de son service sur la 1ère question de l’ordre du jour.
Les mentions introductives servant à définir la réunion et à en préciser le
cadre sont formulées au passé (composé). La relation de la réunion elle-
même se fait au présent de l’indicatif, pour conserver aux faits la fraîcheur
de l’actualité.
V. Eléments de structure
 Le titre : il se compose de la mention COMPTE RENDU, suivie de la
nature, de la date et de l’objet de la réunion (si celui-ci n’est pas isolé).
Exemple :
COMPTE RENDU de la réunion du 18 avril 2014 relative à la

préparation de la visite de M. le Gouverneur de la Région du Centre-
Ouest.
 l’introduction : sous le titre, le CR débute par une phrase introductive

qui mentionne la date, l’heure, le lieu et la nature de la réunion.
Exemple :
Le jeudi 12 décembre à 8 heures s’est tenue dans la salle de conférence du

SIAO une réunion relative à la préparation des festivités du 40ème
anniversaire de…
 la liste des participants : elle suit l’introduction ; son établissement

doit être entouré de beaucoup de précautions afin d’éviter de
commettre des erreurs de noms et de fonctions, de porter absentes
des personnes présentes et vice versa, de commettre des fautes de
préséance dans l’énumération des participants. (si l’ordre de
préséance est clairement connu, on citera les participants par ordre
d’importance décroissant. La courtoisie recommande dans ce cas qu’à
rang égal, on cite les femmes avant les hommes. Si par contre l’ordre
de préséance n’est pas évident, il faut dresser la liste suivant l’ordre
alphabétique). On peut minimiser les risques d’erreurs en faisant
circuler une liste de présence sur laquelle chaque participant inscrira
son nom et sa qualité. Dans le CR, la liste des participants citera
d’abord les présents, ensuite les absents en signalant les absences
excusées par la mention « excusé ».
Exemple :
Etaient présents (ou : assistaient à la réunion) :
MM. A…Gouverneur de la Région du Centre, Président ;
B…Directeur Régional de l’Economie, Secrétaire de séance ;
Mmes et Messieurs les maires d’Arrondissements
Etaient absents :
MM. D…, Inspecteur des Finances
E…, Contrô leur Financier (excusé).
Quand l’effectif des participants est très élevé ou quand leur liste est
homogène (les chefs de services d’un ministère par exemple), on indiquera
simplement que « tous les intéressés étaient présents, sauf… » (Désigner
nominativement les absents). Même quand on ne cite pas les participants,
on peut nommer les personnalités marquantes.
Lorsque l’attribution de la présidence ne va pas de soi, on doit mentionner

le président, de même que le secrétaire de séance.
Dans les réunions à caractère statutaire ou certains participants peuvent

avoir une voix délibérative et d’autres prévus à titre consultatif, la liste des
présents comportera ces deux rubriques.
 l’ordre du jour : il est rappelé brièvement après l’énoncé des

présences (et des absences éventuelles).
Exemples de formules utilisées :
« Figuraient à l’ordre du jour les points suivants : » ou

« Etaient inscrit(e)s à l’ordre du jour les points (les questions)
suivant(e)s »
 la formule d’ouverture de la séance : elle marque le début du

compte rendu proprement dit. C’est sur cette formule que le rédacteur
passe du passé composé au présent de l’indicatif.
Exemple : Madame Inès YE qui préside la réunion déclare la séance
ouverte et… (suit la relation des faits en style indirect).
Dans les réunions de commissions à caractère statutaire, il est

généralement posé une condition de quorum de présences pour que la
réunion puisse se tenir dans la légitimité. Ce quorum sera mentionné car s’il
n’est pas atteint, la séance est à ajourner.
Exemple : Madame Inès Yé qui préside la réunion constate que le quorum

statutaire des 2/3 des membres est atteint et déclare la séance ouverte.
 Le texte du CR : il doit être analytique et rapporter synthétiquement

chaque intervention, en signalant son auteur, dans l’ordre
chronologique. Quand un débat survient entre plusieurs participants,
on le rapporte en le résumant dans une formulation globale de l’idée
et de la conclusion. A propos des conclusions dégagées, il faut signaler
si les participants y ont unanimement adhéré ou si certains ont
exprimé des réserves (citer ces derniers).
Exemple : Une discussion s’engage entre MM. A, B et C sur la question

de savoir si Monsieur…. D intervient alors pour proposer que … Sa
proposition recueille l’approbation générale. M. C. émet toutefois la
réserve suivante : …
 La formule finale : le CR se termine par une formule qui constate

l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de levée de la séance.

Exemple : L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 16 h.
 la signature du rédacteur : elle mentionne sa qualité, la qualité qui

lui permet de signer le document, le paraphe, son nom, et l’ensemble
précédé de la date de rédaction si celle-ci n’a pas déjà été portée en
en-tête à la 1ère page. (La position de la date en fin de texte est plus
recommandée).
Exemple :
Ouagadougou, le 6 janvier 2014

Le chef du service du personnel,
Secrétaire de séance
N. KINDA
NB : il est conseillé au rédacteur de rédiger le plus rapidement possible son

compte rendu, pendant qu’il garde encore en mémoire tous les détails
susceptibles de l’aider à compléter ses notes.
VI. Vocabulaire utilisé pour la rédaction du CR
Pour mettre en valeur une opinion, un Pour exprimer des craintes

point de vue
Souligner Emettre des réserves quant à …
Préciser, ajouter Regretter que…
Faire apparaître S’inquiéter de…
Mettre en lumière Déplorer que…
Faire remarquer

Noter
Dégager
Suggérer
Pour traduire l’accord et plus… Pour traduire l’opposition
Confirmer Nier
Appuyer Rétorquer
Abonder dans le même sens que Réfuter
Donner son assentiment Désapprouver
Témoigner de l’intérêt pour Marquer son désaccord
Acquiescer Infirmer
Approuver Objecter
Exprimer sa préférence Contester
Privilégier
Plaider pour

II. LE PROCES-VERBAL (PV)
Dans son sens 1er, le procès-verbal est un document écrit, produit dans une
circonstance civile ou pénale par un agent de l’autorité, lequel relate ce qu’il
a fait, ce qu’il a vu ou entendu, dans l’exercice de ses fonctions. Le procès-
verbal est donc un compte rendu, sauf qu’il n’est établi que par des agents
habiletés à le faire, qu’il a une valeur juridique et qu’il est destiné à faire foi
jusqu’à l’administration de la preuve contraire.
L’Administration générale a repris le terme « procès-verbal » dans un sens

élargi, pour désigner des documents qui ne sont que des comptes rendus
ordinaires, sans valeur légale spéciale, mais auxquels on veut donner, à
travers les caractéristiques formelles propres au PV authentique, une
certaine solennité. L’intention est ici de donner plus de poids au CR et d’en
faire la version définitive des faits relatés, à l’abri de toute contestation
ultérieure des parties concernées. Ce besoin de faire foi explique le principe
de faire signer contradictoirement le PV (par toutes les parties concernées
et non par le rédacteur uniquement). Le PV se caractérise par son
exactitude et sa neutralité et son objectivité (fidélité aux faits, rejet de
l’interprétation, des commentaires et jugements personnels).
2. Typologie des procès-verbaux
2.1. Le procès-verbal authentique ou Procès-verbal judiciaire
2.1.1. Définition :
Le PV judiciaire correspond au PV dans son sens 1 er. Acte authentique

devant servir de preuve, il ne peut être produit que par un agent
commissionné par les autorités judicaires, pour elles-mêmes ou pour les

autorités administratives : magistrats instructeurs, commissaires de police,
officiers de police judiciaire… L’agent verbalisateur ne peut relater que les
faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été directement rapportés.
Dans ce cas, il devra indiquer la source de l’information.
2.1.2. Présentation
Le PV est rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé.
Il doit comporter les mentions d’identification et le titre « PROCES-

VERBAL », suivi de sa qualification ; il commence par l’indication de la date
en toutes lettres, suivie de l’heure.
Exemple :
L’an deux mille dix et le sept janvier à huit heures…
Suit le développement, rédigé à la 1ère personne du pluriel (pluriel de

modestie). L’agent verbalisateur énoncera ses nom et qualité, puis la nature,
l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit, de même que le
cadre de son intervention. S’il agit en vertu d’un mandat particulier, il
précisera alors de quelle autorité il le tient ; il indiquera ensuite le lieu où il
accomplit sa mission.
Exemple :
L’an deux mil dix et le … (date), nous, Eric Zida, gendarme de…, agissant en
vertu d’une réquisition de M. le Gouverneur de la Région du Centre, nous
sommes rendu dans le département de…pour y entendre M…, commerçant
domicilié dans ledit département, lequel nous a déclaré ce qui suit : ..............
Vient donc la relation des propos entendus, des constatations faites, des
opérations accomplies avec mention de l’identité et de l’adresse des
personnes mises en cause ou entendues et des témoins cités. La relation

doit être précise, claire, complète et objective, sans aucune interprétation
ou appréciation personnelle.
La formule finale se caractérise par son formalisme archaïsant :
« En foi de quoi nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les
témoins, après en avoir donné lecture à ceux-ci ». La formule est souvent
schématisée en :
« Lecture faite, persiste et signe ».
Si des ratures ont été faites sur le PV, elles seront signalées et approuvées
en marge, puis mentionnées et comptabilisées à la fin du PV. L’agent
verbalisateur signera et fera signer la ou les personnes en cause ou les
témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de la qualité qui
permet au signataire d’intervenir dans le PV. (L’agent verbalisateur,
témoins, déclarant…).
Il peut arriver que le déclarant ou le témoin ne sache pas ou ne veuille pas

signer : cela sera mentionné dans la formule finale.
Exemple :
Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer ou…refuse de signer.
La date sera reprise avant les signatures, ainsi qu’il suit :
« Fait à………………………….le…………………………………….. »
2.2. Le procès-verbal administratif
2.2.1. Définition
Le PV administratif est celui que dresse un agent de l’Administration à

l’occasion de certains événements ou situations particulières, dans le cadre
de l’exercice de ses fonctions. C’est le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte
de l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie

selon certaines règles précises, d’établir (contradictoirement) un partage de
responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des règles
administratives, etc. Les agents des services des finances, de l’inspection du
travail, du contrô le des prix, des domaines, etc. sont ceux qui établissent le
plus souvent des PV administratifs.
Les PV administratifs se produisent également à l’intérieur des

services et sont des comptes rendus solennisés d’opérations passées entre
différentes parties. Leur caractère contradictoire affirme la responsabilité
de chaque partie et vise à écarter toute éventuelle contestation
ultérieure (PV de mutation de comptables, de passation de service).
Le PV de passation de service est nécessaire à la bonne marche des

services ; il doit être dressé chaque fois qu’il y a changement de titulaire à
un poste, entre l’agent qui transmet le poste et son successeur,
indépendamment du poste et du niveau du responsable considéré. Ce PV,
simple CR, mais dressé et signé par ces deux agents sous le contreseing du
supérieur hiérarchique, atteste que le service et les documents y afférents
(qui sont inventoriés) ont été expliqués et passés au titulaire entrant, ainsi
que les affaires en cours ou en instance. Il garantit la continuité du service
en évitant au nouveau responsable des erreurs par méconnaissance de la
situation, de même que les tâ tonnements en début de fonction. En outre, il
décharge l’agent sortant des responsabilités en fixant la date où celles-ci
prennent fin.
Le PV administratif peut être exempté de la rigidité et du

formalisme de présentation caractéristique du PV authentique. On lui
évitera notamment les formules archaïsantes et le « nous » de modestie. Si
l’agent qui l’établit agit seul, il emploiera la 1 ère personne du singulier : je

soussigné…Si par contre le PV est contradictoire entre deux agents, le style
sera impersonnel.
Les PV administratifs rendant compte de missions définies sont

en général produits sur des formulaires imprimés, qui évitent l’oubli de
mentions indispensables. Les PV ordinaires sont eux établis le plus souvent
sur papier libre, ce qui oblige le rédacteur à reprendre toutes les mentions
d’identification utiles :
 le timbre du service, la mention de l’Etat et sa devise ;

 le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscules de préférence) auquel on
intègrera l’objet.
Exemple : PROCES-VERBAL de vente ;
 la date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit

sous la forme solennelle l’an deux mil et le sept janvier… en toutes lettres
avec, si nécessaire, précision de l’heure, soit simplement sous la forme
ordinaire (Le 7 janvier 2010…) pour les PV administratifs non destinés à
être opposés à des tiers extérieurs à l’Administration.
Comme pour les PV authentiques, on s’efforcera d’être rigoureux,
précis, exact et objectif dans l’exposé des faits.
 la (ou les) signature(s) sera (seront) apposée(s) à la suite de la date

reprise comme pour le PV authentique : Fait à……………le……………….
- la formule consacrée En foi de quoi pourra être portée à la fin du
développement ou simplifiée et portée à la suite de la date : Fait à….le…pour
servir et valoir ce que de droit, forme préférable pour ce type de PV. On peut
même s’en dispenser pour le PV strictement administratif qui n’a
juridiquement que la valeur d’un simple CR. ;
 les signatures sont précédées de la qualité des signataires : leur

qualité en tant qu’intervenants au PV et leur fonction en tant
qu’agents de l’Administration.
2.3. Le procès-verbal de réunion
2.3.1. Définition
Le PV de réunion est aussi un simple CR et non un acte

authentique ; mais si on peut avoir d’une réunion autant de CR que de
participants (chacun rendant compte à son supérieur hiérarchique), il n’y
aura de cette réunion qu’un PV unique qui est la relation officielle.
On dresse un PV d’une réunion quand celle-ci a occasionné des prises

de décisions importantes, afin de donner auxdites décisions une forme
définitive. C’est en l’occurrence le cas des réunions des assemblées et
commissions institutionnalisées. Pour ces réunions ayant un caractère
statutaire, on dresse toujours un PV et non un simple CR. Et comme ce PV
est la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être
approuvée par tous les participants. Cette approbation doit être donnée au
début de la séance suivante et mentionnée dans le nouveau PV. Le PV est
alors dit adopté. Il ne peut donc plus être contesté par aucun participant,
même si en valeur il reste égal à un CR.
La forme générale du PV de réunion est celle du CR. Comme le CR, le

PV peut être intégral ou analytique. Les éléments qui structurent le PV de
réunion sont :
 le timbre du service ;
 le titre PROCES-VERBAL, suivi de la désignation de l’objet :
Exemple : PROCES-VERBAL
de la réunion du conseil de discipline ;

 la date de la réunion présentée de la façon solennelle propre aux PV (L’an
deux mil…) et celle de la convocation des membres ;
 l’identité et la qualité du président, celle des personnalités
éventuellement présentes ;
 l’identité du président de séance ;
 la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions
utiles sur la nature de leur participation (voix délibérative ou
consultative) ;
 l’ordre du jour détaillé ;
 la mention du caractère public ou à huis-clos motivé) de la séance ;
 la mention du quorum requis (qui n’est pas exigé s’il s’agit d’une réunion
précédemment reportée pour faute de quorum) ;
 la mention de la lecture et de l’approbation du PV de la séance
précédente, avec indication des rectifications éventuelles à y apporter ;
 la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clô ture de la séance
avec indication de l’heure ;
 lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la
répartition des voies pour et contre et des abstentions ; mention doit
également être faite du caractère secret ou non du scrutin ;
 la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance.
A la différence du CR qui est seulement signé par son rédacteur, le PV
est nécessairement signé aussi par le Président de séance ; la signature du
président est plus importante que celle du secrétaire, utile certes, mais pas
indispensable. Parfois il est demandé la signature de tous les membres de
l’assemblée, ou au moins de ceux qui occupent des fonctions spécifiques :
vice-président, rapporteur, trésorier, etc. Ce cumul de signature renforce le
caractère officiel et l’autorité du document.

Le texte du PV est rédigé au présent de l’indicatif. Document
exhaustif, il regroupe logiquement les idées émises, et dégage l’essentiel des
interventions ; la synthèse de l’ensemble doit donner une image fidèle et
bien ordonnée ; le plan est souvent chronologique, le style souvent direct
avec les interventions entre guillemets.
2.3.3. Mise en page et illustration
2.3.3.1. Mise en page

1 Pays/devise
Date et lieu
1. Le timbre.
2. Au milieu, le titre PROCES-VERBAL avec l’indication de l’objet.
3. Préambule (en toutes lettres) précisant la position complète dans le
temps et dans l’espace de la réunion.
4. Désignation des membres présents (et éventuellement absents,
excusés) avec indication de leurs qualités en séance, secrétariat y
compris. Cette indication est importante quand la règle du quorum
doit intervenir dans la prise de décision.
5. L’ordre du jour.
6. Relation chronologique er ordonnée des diverses interventions
importantes, avec indication du déroulement des scrutins.
7. Conclusion du PV : celle-ci indique (aussi) la date de la prochaine
réunion s’il y a lieu.
8. Signature du rédacteur.
9. Le visa de l’autorité responsable (le plus souvent le président de
séance), et des membres
2.3.3.2.. Illustrations
 Le PV de passation de service

MINISTERE DE L’EMPLOI ET DE Burkina Faso
FORMATION PROFESSIONNELLE Unité-Progrès-Justice
------------------------
CENTRE NATIONAL DES METIERS Ouagadougou, le 23 mai
2012
-----------------------
DIRECTION DES ETUDES
N° 2012-02/MEFP/CNM/DE
PROCES-VERBAL
de passation de service
L’an deux mil douze et le vingt-trois mai à onze heures a eu lieu au

Centre National des Métiers, conformément au décret n° 96/BF/MFP/CM
du 2 juin 1995 portant organisation de l’Administration publique, une
passation de service entre M. Paul Ky, Directeurs des Etudes partant en
congés, et Mme Yéri Dah, Chef du service de la prospective, nommée
intérimaire.
La passation de service portait sur les éléments suivants :
1. Les documents du service :
- archives du service dont les principes de classement ont été
expliqués à l’intérimaire ;
- recueil des instructions permanentes ;
- recueil des résultats de scolarité par section et notamment ceux de
l’année académique 2008-2009 ;
- dossiers des sections ;
- recueil des projets de sorties d’études.
2. Les affaires en cours :

- préparation et mise en forme du programme du cycle de
spécialisation ;
- mise à jour du fichier de documentation bibliographique du service ;
- élaboration du programme des soutenances ;

Toutes informations et explications utiles sur la situation du service
et sur l’état d’avancement des activités en cours ci-haut énumérées ont été
données verbalement à l’intérimaire, complétées par note aide-mémoire
n° 2009-28 du 22 mai 2009.
Fait à Ouagadougou, le 22 mai 2012
Pour la reprise Pour la remise

L’intérimaire le Directeur des Etudes
Y. DAH P. KY
Vu le Directeur du Centre National des Métiers
D. OUEDRAOGO
MINISTERE DE…. BURKINA FASO

------------------------
DIRECTION…….. Unité – Progrès - Justice
-----------------------
N°………………... Kaya, le………….

PROCES-VERBAL
de réunion de la Commission Provinciale
de Développement Economique et Social
L’an deux mil neuf et le douze avril à neuf heures s’est tenue à …
(lieu), sous la présidence de Monsieur…(nom et fonction), la réunion de
concertation de la Commission Provinciale de Développement
Economique et Social de…
Etaient présents à cette réunion :
- M. (nom et fonction)
- Mme……………....
- M………………….
Etaient absents :
- M…………………
- Mme……………… (excusée)
Les points inscrits à l’ordre du jour étaient les suivants :
1.
2.
3.
4. Divers
Le développement reprend, en paragraphes, les différents points

débattus lors de la réunion. Il relate l’essentiel des échanges et
présente les décisions adoptées.
La conclusion :
Dans le PV comme dans le CR, il s’agit assez souvent d’une phrase type
rappelant que tous les points de l’ordre du jour ont été abordés :
L’ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à …heures ou
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à …heures. La
prochaine réunion aura lieu le… (date) à … (endroit).

Signatures :
Le Président de séance Le rédacteur

Signature et nom Signature et nom
Autres membres (s’il y a lieu)

Signatures et noms

III. Le rapport
1. Définition
Le rapport est un document de communication interne par lequel un agent
renseigne un supérieur hiérarchique. Il rend compte d’une question
importante et complexe en exposant objectivement les faits ; cependant il
va au-delà de ce simple niveau de relation pour porter sur lesdits faits des
commentaires, pour dégager des orientations et faire des propositions
d’attitudes et d’actions. Le rapport est donc un document d’aide à la
décision. Il doit être précis, exact, complet et solidement argumenté.
2. Typologie des rapports
Suivant leur objet, on distingue différents types de rapports :
2.1. Le rapport d’étude
Il est un écrit qui rapporte les résultats d’un travail de recherche sur une
question donnée. Il requiert du rédacteur une bonne connaissance et une
étude approfondie du sujet traité. Le document doit exposer des éléments
significatifs, il doit être ponctué de commentaires et formuler des
propositions.
2.2. Le rapport d’inspection et le rapport de mission
Le rapport d’inspection est un document établi par un supérieur ou par un

agent d’un corps d’inspection, après une tournée de contrô le dans des
services auprès d’agents subordonnés.
Le rapport de mission porte lui sur une mission ordinaire donnée, située
dans le temps. Les faits retenus doivent être clairement et méthodiquement

exposés. L’activité de l’agent ou le fonctionnement du service sont
appréciés à la lumière des normes légales et réglementaires et des résultats
atteints dans l’accomplissement de la mission du service. Toutes les
dimensions de cette mission (l’économique, le social, le comportemental…)
doivent être prises en considération et bien développées, surtout quand
leur réalisation est d’un niveau insatisfaisant.
Le rapport d’inspection ou de mission ne vise pas à brimer ou à pénaliser

l’agent dont on critique l’activité, mais à l’accompagner dans sa formation
professionnelle en lui signalant ses erreurs et les pistes d’amélioration
possibles.
2.3. Le rapport disciplinaire
Ce rapport est adressé à une autorité hiérarchique plus élevée pour

signaler des fautes de comportements d’un agent et demander une sanction
à son encontre. Il exposera alors clairement et chronologiquement les faits
reprochés et suggèrera la sanction. Le document doit être rédigé avec
objectivité et retenue, sans méchanceté dans la description des faits qui
justifient la demande de sanction.
Contrairement à ce type de motif, il peut être envoyé à une autorité

un rapport pour signaler le bon comportement d’un agent subordonné, et le
proposer pour une promotion ou une distinction.
2.4. Le rapport technique
C’est un rapport de mission ou d’inspection faite sur ordre d’une

autorité supérieure ou dans le cadre de l’activité courante d’un agent. Il se
compose de deux parties : un exposé des faits constatés, une proposition de
mesures à prendre pour remédier à une situation-problème donnée ou
pour la prévenir.
2.5. Le rapport de présentation

Les projets de décrets ou d’arrêtés soumis à la signature de l’autorité
supérieure doivent être accompagnés d’un rapport de présentation qui
décrit et justifie le projet de texte réglementaire. Ce rapport doit être bref et
présenter une argumentation solide en faveur du texte proposé. On doit y
trouver mention :
 des références légales et réglementaires qui servent de cadre

juridique au projet ;
 des éléments circonstanciels nouveaux qui justifient le nouveau
texte ;
 des principaux aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui
sont originaux par rapport aux textes antérieurs ;
 des modalités d’application ou d’interprétation ultérieures ; il
s’agit d’expliciter le texte pour en préciser les orientations ;
 des visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la
nature du texte proposé.
2.6. Le rapport périodique
Il est mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Ce type de

rapport est généralement prévu par une disposition réglementaire. Il sert à
faire périodiquement le bilan de l’activité du service. Mais à la différence
d’un simple CR, les faits sont ici interprétés et commentés et aboutissent à
des conclusions. Ce rapport obéit très souvent à un schéma qui a arrêté au
préalable les points à présenter.
La production d’un rapport, de quelque type qu’il soit, nécessite

un important travail de préparation afin de fournir un document
rigoureusement élaboré, assorti de conclusions claires s’appuyant sur un
raisonnement solide.
3. L’élaboration du rapport
L’élaboration d’un rapport comporte trois étapes :

3.1. La recherche des éléments (les faits, les idées) ;
3.2. Le classement des éléments ;
3.3. La rédaction du rapport.
3.1. La recherche des éléments
C’est l’identification des faits objectifs de divers ordres à

présenter dans le rapport. Ces faits doivent ensuite être interrogés et
critiqués, au regard de l’objet du rapport préalablement défini. Ne seront
retenus que ceux qui se révèlent suffisamment pertinents par rapport à la
question traitée.
3.2. Le classement des éléments
Il répond à la nécessité d’être cohérent et convaincant dans

l’argumentation. Le classement doit se faire suivant les critères de
progression et de logique et dans le respect de la règle de l’intérêt croissant.
3.3. La rédaction du rapport
Le plan général du rapport se compose de l’introduction, du

développement et de la conclusion.
3.3.1. L’introduction
Elle est brève et consiste à présenter le rapport dans ses motifs, son
objet (en délimitant le problème traité), ses circonstances de temps et de
lieu, sa destination (information, demande d’instruction, prise de décision).
3.3.2. Le développement
Il présente l’essentiel du document. C’est à ce niveau que doit

apparaître la logique de l’exposition, la rigueur de l’argumentation
débouchant sur des conclusions qui emportent l’adhésion du destinataire.
Les étapes du développement sont les suivantes :

3.3.2.1. L’exposé des faits : c’est la partie objective du rapport, présentant
des faits réels, exacts, vérifiables irréfutables ;
3.3.2.2. L’argumentation ou le commentaire des faits exposés : c’est la

partie créative du rapport, celle qui appelle l’opinion personnelle du
rédacteur. Celui-ci doit ici mettre en action ses facultés d’analyse et de
synthèse et manifester la rigueur de sa pensée ;
3.3.2.3. Les propositions de solutions au supérieur hiérarchique : c’est

la partie constructive du rapport, celle qui doit présenter non seulement la
ou les solutions envisageables (s), mais aussi parfois les modalités de leur
application lorsqu’il s’agit d’une question complexe. Il convient que les
verbes de cette partie se mettent au conditionnel, mode de la suggestion.
3.3.3. La conclusion
C’est le rappel sommaire des principaux aspects du rapport et des

solutions proposées.
Si plusieurs questions différentes sont traitées dans le même rapport,

chacune d’elle sera présentée dans une partie construite sur le même
schéma. On n’oubliera pas d’exprimer les liens logiques d’une partie à
l’autre.
4. Présentation du rapport
La première page du rapport comportera les mentions suivantes :
- le timbre du service signataire ;
- le lieu et la date ;
- le titre du rapport et l’indication du destinataire, suivi de l’objet du

rapport.
Exemple :
RAPPORT

à Monsieur (qualité du destinataire)
sur (objet du rapport)
ou
RAPPORT
à Monsieur (qualité du destinataire)
Objet :
Le titre peut cependant être impersonnel et ne pas mentionner
de destinataire. Le texte commence sous le titre pour les rapports courts. Le
rapport ne comporte ni formule d’appel, ni formule de courtoisie.
Lorsque le rapport fait des propositions qui appellent une

réponse nécessaire à la poursuite d’une activité, il est possible d’exprimer
l’attente d’instruction comme suit :
Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais obligé

de bien vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre
approbation, pour valoir décision, (lorsque les propositions faites
sont nettes pour servir de support immédiat à l’exécution).
Ou
Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais obligé
de bien vouloir me faire parvenir vos instructions (quand les
propositions ne permettent pas leur mise en pratique immédiate).
En conclusion, on notera que la longueur d’un rapport est

fonction du sujet traité. Dans tous les cas, celui-ci doit être suffisamment
long pour permettre un exposé complet du sujet, mais tout aussi
suffisamment court pour retenir l’attention et ne pas lasser.
5. Mise en page et illustrations
5.1. Mise en page

TIMBRE Appellation de l’ Etat /
devise
Lieu,……
date…...................
RAPPORT
A
Monsieur le………..
Objet :
1. Introduction
. J’ai l’honneur de….
. Comme suite à votre instruction….
2. Développement
. Exposé des faits
. Interprétation, raisonnement et commentaires
. Propositions
Le développement sera structuré de façon plus ou moins apparente
(parties, sous-parties)
en fonction de son volume.
3. Conclusion
Résumé des propositions présentées (important surtout dans un rapport
long) et, s’il ya lieu, demande d’instruction.
Qualité du signataire
Signature

5.2. Illustrations
Timbre Pays /devise
TITRE
Conformément à vos instructions, je me suis rendu à Kaya le 11 juin 2012

où j’ai rencontré les agents Issa Zina et Madina Boly, qui se sont rendus coupables
de faits de violence dans le cadre de leur activité professionnelle. Six heures
durant j’ai pu les entendre et chacun d’eux a eu l’occasion de donner sa version
de l’incident.
Selon Monsieur Zina, tout le problème serait venu du fait que depuis un
certain temps, madame Boly ferait preuve d’insubordination et n’aurait plus
aucun égard pour le supérieur hiérarchique qu’il est : elle refuserait d’exécuter
certaines tâ ches à elle confiées ; et si elle se résigne à les exécuter, elle le ferait
avec une négligence qu’aucun responsable ne saurait tolérer. Pour Madame Boly,
toute la relation faite par Monsieur Zina ne serait que pure calomnie et plutô t
règlement de compte ; en effet, a-t-elle déclaré, celui-ci aurait échoué dans sa
tentative d’abuser de son statut de supérieur hiérarchique pour lui exiger des
faveurs qui n’ont rien à voir avec ses devoirs de subalterne.
Monsieur le Directeur Général, quelles que soient les raisons avancées par
l’un et l’autre des deux protagonistes, j’estime que leur conduite est en elle-même
fort regrettable ; en effet, il me semble inadmissible que le service devienne le
prétexte à des comportements aussi peu honorables et de nature à ternir l’image
de marque de notre entreprise.
C’est pourquoi en attendant que vous décidiez éventuellement de la

réaction qui sied le mieux à cette situation, je propose qu’une mesure de mise-à -
pied de ces employés soit prise, afin de les amener à réaliser la gravité de la faute
commise et que plus jamais, cela ne se répète.
Signature

COMPARAISON DES DOCUMENTS INTERNES ASCENDANTS
DOCUMENTS PROCES-VERBAL COMPTE-RENDU RAPPORT
Relation de faits constatés par une personne Etude de faits, d’une situation en vue de
Exposé de faits constatés par une ou exposé de l’exécution d’un travail, d’une proposer au destinataire des mesures pour
NATURE
personne dans l’exercice de ses fonctions. mission dont la personne a été chargée où remédier aux difficultés ou irrégularités
dont elle tient à informer ses supérieurs. constatées.
ROLE Servir de preuve. Renseigner les absents. Aider à la prise de décision.
STYLE Fidèle, objectif et clair Fidèle, objectif et clair Objectif et clair
 Une mise en page uniforme sur tout le document : une grandeur de caractères spécifique pour tous les titres, pour tous les
sous-titres, pour les têtes de paragraphes et pour le texte ;
 Une logique constante pour la numérotation ;
 les espacements entre les paragraphes harmonisés ;
 les caractères gras ;
 les soulignements ;
 la mise en couleur ;
MISE EN PAGE  les alignements à droite/gauche/centre ;
 l’entête et le pied de page ;
 une page de garde ;
 des pages titres si nécessaire ;
 Objectif du document pour le rapport et le compte rendu ;
 Audience cible pour le rapport et le compte rendu ;
 Présentation du contexte (politique, stratégique, technique) pour le rapport.
PAGE DE GARDE - Le timbre,
- Le logo du service,
- La devise,
- Le numéro d’enregistrement si nécessaire,

- Le titre du document suivi de l’objet,
- Lieu et période ou date,
- L’auteur et ses coordonnées,
- Une photo en adéquation avec le contexte (si possible) pour le rapport.
- le numéro ou l’identification de - le numéro ou l’identification de la - Identité des acteurs,
la réunion, le lieu, la date et réunion, le lieu, la date et l’heure - définition exacte du problème,
l’heure de la réunion, de la réunion, précision de l’objet du rapport et
- l’identification du président et - l’identification du président et du des sources d’informations,
du secrétaire de la réunion, secrétaire de la réunion, - Destinataires du document si
- le nom de l’organisation, - le nom de l’organisation, nécessaire,
- Les nom et prénom (s) des - Les nom et prénom (s) des - annonce du plan ;
participants ainsi que leurs participants ainsi que leurs titres,
INTRODUCTION les absents et les excusés,
titres, les absents et les
excusés, - Exposé l’ordre du jour s’il y a lieu.
- Exposé de l’ordre du jour, - Indiquer qu’il s’agit d’une
- Indiquer qu’il s’agit d’une réunion régulière ou
réunion régulière ou extraordinaire,
extraordinaire, - La constatation du quorum et
- la constatation du quorum,- l’adoption de l’ordre du jour de la
- l’adoption de l’ordre du jour. rencontre,
CORPS DU TEXTE - la mention de la lecture et de Pour chaque point abordé, faire :  Description ou exposé du fait, du
l’approbation du PV de la problème ou de la situation
 synthèse des discussions, si  Analyse de la situation,
séance précédente avec
besoin ne pas hésiter à commentaires
indications des rectifications
mentionner des documents en
éventuelles à apporter ;  Objectifs à atteindre, contraintes
précisant où les trouver ou bien
 la reprise de chacun des points à respecter (contraintes d’ordre
en les joignant en annexe du
inscrits à l’ordre du jour technique, financier,
compte rendu. Procédez de
(l’essentiel des discussions, psychologique,…),
même pour les présentations
engagements, instructions,  Description des Propositions de
utilisées.
décisions et résolutions solutions : É léments requis pour
 conclusions et décisions prises

adoptées par les personnes
présentes) ; tous les faits sont
le cas échéant. prendre une décision
rapportés, dans l’ordre
chronologique ;  Recommandations et
A noter que le compte rendu ne fait que
justifications des
 la date, le lieu et l’heure de la rendre ce qui a été décidé lors de la phase
de synthèse. recommandations
prochaine réunion;
 l’heure de la levée de la
réunion.
 Date et lieu d'une éventuelle
prochaine réunion
 Commentaires et appréciations
générales : efficacité du travail
fourni, ambiance, problèmes
particuliers liés à l’organisation,
points à améliorer, etc.
 Pas de commentaires et
appréciations sur les décisions. Solution proposée et modalités de
En général, pas de conclusion. réalisation.
CONCLUSION
Attention à ne pas ajouter de remarques
personnelles non partagées au cours des
discussions. Le compte rendu doit rester
fidèle à la production du groupe.
Enfin, il est conseillé de faire relire le

compte-rendu par une personne autre que
le rédacteur avant diffusion afin de s'assurer
que tout est clair et que rien n'a été oublié.
SIGNATURE Tout PV est un document officiel et doit Tout CR est un document officiel et doit Tout rapport est un document officiel et
donc être signé par le Président de séance donc être signé par le Président de séance doit donc être signé par son ou ses auteurs.
et le secrétaire de séance ainsi que et/ou le secrétaire de séance.
l’ensemble des participants (sous la

forme d’une liste annexée).
Nom de l'auteur en majuscules, titre de
BIBLIOGRAPHIE Inexistant Inexistant l'œuvre en italique, lieu et maison
d'édition, année, nombre de pages,
Si ce sont des pages uniques et qu'elles ont

une valeur démonstrative pour votre
Il s’agit essentiellement de la liste de argumentation, il faut les placer à
ANNEXES présences ou d’autres documents Les placer à la fin du document. l'intérieur du texte, en regard du passage
distribués pendant la rencontre. qu'elles illustrent. Si ces annexes ou
documents illustratifs sont plus longs, c'est
à la fin du document qu'on les place.
• PV exhaustif : tous les faits sont • CR exhaustif, intégral ou « in extenso » : il
rapportés, dans l’ordre chronologique ; relate tous les événements, toutes les
• PV sélectif : l’accent est surtout mis sur
paroles échangées, dans l’ordre
les décisions. chronologique
TYPOLOGIE
• CR sélectif, analytique ou résumé : il
rapporte les informations les plus
importantes ou les plus utiles, souvent par
thème
VOLUME 1 à 10 pages. 2 à 50 pages. 5 à 200 pages
- PV administratif : PV de la circulation - CR d’un accident (en vue de déterminer la - Rapport sur l’implantation d’un matériel
établi par un agent de police, PV des cause), dans un service (traitement de texte, …)
déclarations d’un témoin lors d’un - CR de la réorganisation d’un bureau, d’un - Rapport sur les possibilités d’instauration
EXEMPLES
accident, d’un procès processus, de l’horaire variable dans une unité,
- PV d’une réunion, d’une assemblée - CR de l’activité d’un stand à une foire, - Rapport sur les candidatures à un poste
générale. - CR de visite d’un représentant. de chef de bureau.
CONSEILS PRATIQUES  La rédaction doit se faire le plus rapidement possible après la réunion, le fait ou l’étude.
 Se conformer aux exigences prévues dans les textes règlementaires comme le règlement intérieur ;
 Respecter l’ordre chronologique du déroulement des faits.
 Ê tre succinct (synthèse des faits et motifs).
 Ê tre précis (vocabulaire choisi).
 Un participant a le droit de faire noter sa dissidence au procès-verbal ou au compte rendu ; autrement, un vote
contre ou une abstention comporte implicitement un ralliement à l’opinion majoritaire ;

 l’impartialité de la personne qui préside l’assemblée ou dirige une mission d’étude ;
 la liberté de parole pour chaque membre de l’assemblée ou pour chaque partie prenante.
Vous devez avoir :
- la liste des membres ou des acteurs, comprenant leur adresse complète et les numéros de téléphone ;
- les dates de durée des mandats des membres, leur statut (membre, observateur, personne-ressource, etc.), leur
catégorie de représentation (interne, externe, secteur ou domaine particulier, etc.) ;
- les politiques, règlements ou directives sur le rô le, la composition et le mandat de l’assemblée ;
- les recueils de procès-verbaux et de résolutions de quelques années précédentes.

SYNTHESE DES DOCUMENTS INTERNES
HORS MIS LA LETTRE ADMINISTRATIVE
Travail de synthèse Note de synthèse

Note d'étude
Sens ascendant
Exposé des résultats d’une

Procès verbal
étude conduite par l’auteur
Compte rendu
Rapport
DOCUMENTS
Transmission d’une Note d’information
information générale Lettre circulaire
Sens descendant Exécution d’un travail Note de service
Modalités d’exécution
d’une tâche ou Instructions
d’utilisation d’un matériel
Transmission d’un ordre
Comportement à
adopter dans une Consignes
situation donnée

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ECOLE SUPERIEURE DE COMMERCE (ESC)

Première année GRH CE

MODULE DE REDACTION ADMINISTRATIVE

Classe : 1A VHA : 30H CT : 20H TD : 10H

Objectif du cours : Maîtriser les techniques de rédaction de la correspondance administrative

CHAPITRE 1 : CADRE GENERAL DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

GRH-CE Rédaction administrative Page 2

GRH-CE Rédaction administrative Page 3

I. La notion d’É tat

1. Compréhension des termes de base

Avant toute chose, il est indispensable de procéder à une définition de la

- Le métier signifie profession caractérisée par une spécificité exigeant un

- La morale concerne les règles de conduite pratiquées dans une société, en

GRH-CE Rédaction administrative Page 4

- L’éthique est l’ensemble des principes moraux qui sont à la base de la

- La déontologie (ce mot provient du grec deon, deontos le devoir et logos le

GRH-CE Rédaction administrative Page 5

Le concept de déontologie désigne donc l’ensemble des devoirs et des

GRH-CE Rédaction administrative Page 6

4. La déontologie dans le cadre de la profession

Etymologiquement, la déontologie est donc la science des devoirs. De ce qui

En effet, au fur et à mesure qu'une profession s'organise, elle tend à se donner

GRH-CE Rédaction administrative Page 7

En secrétariat, l’Association Professionnelle des Secrétaires du Burkina et bien

D’ailleurs, beaucoup de métiers dans la Fonction Publique ne disposent pas de

La déontologie administrative concerne l’Administration qu’elle soit Publique ou

La déontologie administrative édicte les règles et principes qui gouvernent le

GRH-CE Rédaction administrative Page 8

Il me semble important d’étudier donc le cadre général de cette déontologie

II. LA NOTION D’ÉTAT

La Constitution se situe au sommet du système juridique de l’Etat dont elle

GRH-CE Rédaction administrative Page 9

 garantir à chacun le respect de ses droits, les droits fondamentaux des

Le pouvoir législatif, le pouvoir exécutif et le pouvoir judiciaire sont les trois

Dans un É tat, le pouvoir exécutif ou l'exécutif désigne le pouvoir chargé

Le pouvoir judiciaire quant à lui a pour rô le de contrô ler l'application de la loi

GRH-CE Rédaction administrative Page 10

En résumé, les conditions d’existence d’un Etat sont :

- l’existence d’un territoire dont les frontières sont reconnues par la

III. L’ADMINISTRATION : MOYEN D’ACTION DE L’ÉTAT

- Du point de vue fonctionnel (définition fonctionnelle),

GRH-CE Rédaction administrative Page 11

Au total, On appelle administration ou administration publique l’ensemble

 Administration d'É tat, elle-même subdivisée en :

L’administration dispose de différents types de moyens pour assurer ses

IV. LA FONCTION PUBLIQUE ET LE FONCTIONNAIRE

L’administration a pour objectif essentiel de satisfaire l’intérêt général et la

La fonction publique est un ensemble de personnes travaillant, sous certaines

GRH-CE Rédaction administrative Page 12

Il existe plusieurs fonctions publiques dont les plus importantes sont : la

Selon l’Article 77 de la Loi 081-2015 portant Statut général de la Fonction

L'activité est la position du fonctionnaire qui exerce effectivement les fonctions

Est également considéré comme en position d'activité, le fonctionnaire placé

GRH-CE Rédaction administrative Page 13

La mise à disposition est la position du fonctionnaire qui, place auprès d’un

La décision de mise à disposition est prise par l’autorité compétente à la

 du ministère ou de l’institution bénéficiaire,

Le détachement est la position du fonctionnaire qui, placé hors de son

Le fonctionnaire détaché est soumis à l'ensemble des règles régissant la fonction

 détachement auprès du Parlement ;

GRH-CE Rédaction administrative Page 14

La disponibilité est la position du fonctionnaire qui, placé hors de son

Elle est accordée par arrêté du ministre en charge de la fonction publique et à la

La mise en disponibilité ne peut être accordée que pour :