WORD

PUBLIPOSTAGE

Objectifs à atteindre

 Publipostage WORD

Savoir-faire

 Réaliser un envoi de courrier en nombre important

 Insérer les champs de fusion et les mots clés
 Filtrer les enregistrements
 Effectuer une fusion simple
 Effectuer une fusion conditionnelle

Exercice guidé

 CAS 1 : SOCIETE LEROY

Exercices en autonomie

 CAS 2 : SEJOURS LINGUISTIQUES UNIVERSAL

 SOMMAIRE

I. CREER LA SOURCE DE DONNEES ---------------------------------------- 2

1. Sélectionner le type de document ----------------------------------------------------------------- 2
2. Sélectionner les destinataires ---------------------------------------------------------------------- 2

2.1 Personnaliser les colonnes du tableau des destinataires ----------------------------------- 3

2.2 Supprimer un champ --------------------------------------------------------------------------- 3
2.3 Ajouter un champ ------------------------------------------------------------------------------- 3
2.4 Saisir les informations sur les destinataires du courrier ----------------------------------- 4
2.5 Enregistrer la base de données ----------------------------------------------------------------- 4
2.6 Modifier la liste des destinataires (vous souhaitez modifier ou supprimer une entrée) -
5

II. II LIER UN DOCUMENT AVEC UNE BASE DE DONNEES

EXISTANTE ---------------------------------------------------------------------------- 5

III. CREER LE DOCUMENT PRINCIPAL ----------------------------------- 6

1. Saisir le texte constant ------------------------------------------------------------------------------ 6
2. Insérer un champ dans le document principal --------------------------------------------------- 6
3. Insérer une règle pour personnaliser la lettre type ---------------------------------------------- 7
4. Filtrer les enregistrements ------------------------------------------------------------------------- 8

IV. APERÇU DES RESULTATS AVANT LA FUSION --------------------- 9

V. EFFECTUER UNE FUSION SIMPLE --------------------------------------- 9
1. Imprimer les documents ------------------------------------------------------------------------- 9
2. Modifier des documents individuels ----------------------------------------------------------- 9

VI. EFFECTUER UNE FUSION CONDITIONNELLE ---------------------------- 9

VII. OUVRIR UN DOCUMENT PRINCIPAL RATTACHE A UNE BASE DE

DONNEES EXCEL --------------------------------------------------------------------------- 10
 LE PUBLIPOSTAGE IMPLIQUE DE TRAITER TROIS TYPES DE DOCUMENTS DISTINCTS :
 Le document principal (la lettre type), dans notre cas il s’agit du modèle de lettre.
 La source de données (base de données), c’est à dire les coordonnées des correspondants.
 Un troisième document issu de la fusion des deux autres (documents fusionnés). C’est ce fichier qui doit être imprimé.

LETTRE TYPE BASE DE DONNEES

+
DOCUMENTS FUSIONNES

=
1 Version 12/2017
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  Ouvrir Word en cliquant sur l’icône

Se positionner sur l’Onglet PUBLIPOSTAGE

THEME:

La Société LEROY est une entreprise de chauffage et d’entretien d’installations.

En date de ce jour, différents travaux vous sont demandés.

I. CREER LA SOURCE DE DONNEES

1. Sélectionner le type de document
Lettres – Message électronique – Enveloppes – Etiquettes

 Cliquer sur l’icône DEMARRER LA

FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE

 Dans notre cas, nous allons

sélectionner LETTRES

2. Sélectionner les destinataires

 Cliquer sur SELECTION DES DESTINATAIRES

 Cliquer sur ENTER UNE

NOUVELLE LISTE

2 Version 12/2017
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Une boite de dialogue apparaît, vous pouvez, à présent, personnaliser les titres des
colonnes du tableau des destinataires (point 2.1) (ex : titre, nom…).

Créer les champs (= Titres de colonnes) ci-dessous et supprimer les champs inutiles
en suivant les étapes 2.1, 2.2, 2.3, 2.4
Titre Nom Adresse1 CodePostal Ville numliv dateliv numFact montFact

2.1 Personnaliser les colonnes du tableau des destinataires

Nous allons personnaliser les titres des colonnes du tableau

 Afin d’ajouter, supprimer, renommer des champs, il faut cliquer sur PERSONNALISER
COLONNES et se reporter au point 2.2 et 2.3

= champs

Nous allons créer les noms de champs ci-dessous

 Cliquer sur le bouton PERSONNALISER COLONNES

Une liste de noms de
champs déjà définis est
affichée sur l’écran.
Vous pouvez en
supprimer ou en
rajouter à votre
convenance.

2.2 Supprimer un champ

 Sélectionner le champ à supprimer et Cliquer sur SUPPRIMER ET OK
2.3 Ajouter un champ
 Cliquer sur AJOUTER - Saisir le nom du champ dans ENTRER UN NOM DE
CHAMPS - Valider par Ok

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 2.4 Saisir les informations sur les destinataires du courrier

Nous allons procéder à la saisie des informations ci-dessous dans la boite de

dialogue « créer une liste d’adresses »

Base de données LeroyBd (à saisir)

Titre Nom Adresse1 CodePostal Ville numliv dateliv numFact montFact

20
Monsieur LANDAIS 92500 425 19/05/20.. 24735 11883,17 €
avenue RUEIL
Ducis MALMAISON
105
Mademoiselle LEFRANCOIS 92500 430 20/05/20.. 24738 26241,73 €
avenue RUEIL
Albert Ier MALMAISON
5 place
92150 431 20/05/20.. 24741 34035,44 €
Madame DUPUIS Henri IV SURESNES

21 rue RUEIL
92500 435 21/05/20.. 24745 5255,23 €
Monsieur CHARBONNEL Edmond MALMAISON
Rostant
24 rue
8060,12 €
Madame CARRE Saint- 92100 BOULOGNE 438 21/05/20.. 24746
Jacques

49 rue
Monsieur MATHIEUR 92110 CLICHY 470 27/05/20.. 24766 20883,06 €
Guichet

130
Madame CORDEY avenue 92200 NEUILLY/SEINE 465 26/05/20.. 24763 8060,12 €
de Villiers
45 RUEIL
463 25/05/20.. 24760 31450,67 €
Monsieur DESCLOS avenue 92500 MALMAISON
de Seine

2.5 Enregistrer la base de données

Lorsque vous aurez saisi les informations sur les destinataires, vous devez
enregistrer la base de données sur votre session.
 Choisir le lecteur où se trouve votre dossier TRAVAIL AVEC WORD (à créer si ce
n’est pas fait), enregistrer votre fichier de données en notant le nom LeroyBd dans la
case Nom de fichier et valider en cliquant sur Ok

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Supplément :
2.6 Modifier la liste des destinataires (vous souhaitez modifier ou supprimer une
entrée)

 Cliquer sur MODIFIER LA LISTE DES DESTINATAIRES

 Sélectionner le fichier puis cliquer sur MODIFIER

 Pour ajouter ou supprimer un enregistrement : Cliquer sur Nouvelle entrée ou

supprimer l’entrée

II. II LIER UN DOCUMENT AVEC UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE

Si vous avez procédé à la partie « I Création de la base de données », passez directement

au « III Création du document principal »

Si vous souhaitez rattacher une base de données (tableau d’adresses) à une lettre :
 Cliquer sur l’icône SELECTION DES DESTINATAIRES
 Sélectionner UTILISER LA LISTE EXISTANTE
 Sélectionner le fichier de données désiré et valider

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 III. CREER LE DOCUMENT PRINCIPAL

1. Saisir le texte constant

 Saisir le texte ci-dessous comme dans un document standard de Word (ne pas
saisir les parties grisées)

2. Insérer un champ dans le document principal

Vous allez maintenant insérer les champs de fusion (champs surlignés en gris)

 Positionner le curseur de la souris à l'emplacement désiré dans le document principal et

cliquer sur l'icône
 Choisir dans la liste le champ désiré (Ex: Numfact)
 Continuer la même procédure pour les autres variables et terminer par Ok.
 Enregistrer votre document principal dans le dossier Travail avec Word sous le nom
Leroy

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3. Insérer une règle pour personnaliser la lettre type

Vous personnaliserez la lettre-type suivant les cas

Vous souhaitez que votre courrier commence par Cher client pour un homme et Chère
cliente pour une femme. Vous personnaliserez également la formule de politesse

La mise en place d’une règle permet de personnaliser son courrier

 Cliquer sur l’icône REGLE

 Sélectionner SI…ALORS…SINON

 Titre est égale à (ex : Monsieur)

 Insérer le texte suivant (ex : cher client)
 Sinon (ex : chère cliente)

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4. Filtrer les enregistrements

Envoyer le courrier en priorité aux clients qui habitent RUEIL MALMAISON

en réalisant un filtre sur les enregistrements de la base de données

 Cliquer sur MODIFIER LA LISTE DES DESTINATAIRES

 Cliquer sur FILTRER

Filtrer les enregistrements :

Champ : Choisir le champ de

sélection (Ex: Ville)
Comparaison : Cliquer sur la
condition désirée (Ex : Egal à)
Comparé à : Saisir la valeur
désirée (texte ou nombre).
(Ex : RUEIL MALMAISON)
Cliquer sur le bouton Ok

Votre document fusionnera vers l’imprimante ou vers un nouveau document les

enregistrements selon le critère demandé. (Dans notre exemple uniquement les clients qui
habitent à RUEIL MALMAISON)

Remarque :
Nous vous conseillons de cocher, à la fin de votre fusion la case Effacer tout,
car l’option demeurera active durant toute la durée de la session.
Lorsque que vous allez fusionner le document principal et la base de données
(liste d’adresses), cela va permettre d’obtenir tous les courriers
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 IV. APERÇU DES RESULTATS AVANT LA FUSION

Avant de fusionner, faire un aperçu du résultat final du publipostage.

 Cliquer sur l’onglet PUBLIPOSTAGE puis sur l’icône APERÇU DES
RESULTATS et faire défiler les enregistrements avec les boutons « précédents » ou
« suivants »

 Pour visualiser le document avec les « codes des champs », il suffit de cliquer de
nouveau sur l’icône APERÇU DES RESULTATS

V. EFFECTUER UNE FUSION SIMPLE

Deux sortes de fusion : la fusion simple et la fusion

conditionnelle
Sélectionner l’une des deux options ci-dessous :
Descendre la liste déroulante
1. Imprimer les documents
Toutes les lettres sortiront sur l’imprimante mais ne seront pas enregistrées dans un
document.
2. Modifier des documents individuels
Un nouveau document se crée sous le nom de Lettre1. Vous pouvez l’enregistrer sur votre
session dans le dossier « Travail avec word » et l’imprimer comme un document normal
de Word.

VI. EFFECTUER UNE FUSION CONDITIONNELLE

Si vous souhaitez insérer des conditions lors de la fusion.
Ex : ne sélectionner que les lettres de 1 à 5

 Sélectionner le mode de fusion de votre choix :

- Vers Imprimer les documents ou
- Vers Modifier les documents individuels :

Fusionner les enregistrements : Cocher la case De et noter les numéros d’enregistrements

désirés (De - A) et valider

La fusion vers l’imprimante ou vers un nouveau document

ne concernera que les enregistrements demandés.

 Fermer son document principal (pour rappel : onglet Fichier – Fermer)

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 VII. OUVRIR UN DOCUMENT PRINCIPAL RATTACHE A UNE BASE DE
DONNEES EXCEL

 Sélectionner son dossier et ouvrir le document en double dessus

Le message ci-dessous apparaît :

Remarque : lorsque vous ouvrez un courrier sous forme de publipostage, word vous affiche le message
ci-dessous : (il vous demande si vous souhaitez rattacher la base de données « BD LEROY » à votre
lettre), il faut donc cliquer sur Oui

 Sélectionner la feuille sur laquelle se trouve vos adresses (en général Feuil1)

Pour résumer, vous devez effectuer les étapes suivantes pour réaliser un
publipostage :

 Créer ou utiliser une base de données qui sera enregistrée dans votre dossier
 Créer ou utiliser une lettre type qui sera enregistrée dans votre dossier
 Insérer les champs de fusion et les mots clés (ex : Cher client et chère cliente)
 Filtrer éventuellement les données
 Fusionner la lettre et la base de données puis enregistrer les courriers obtenus
dans votre dossier.

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 EXERCICES EN AUTONOMIE

SEJOURS LINGUISTIQUES UNIVERSAL

LOGICIELS FICHIERS

WORD sous Windows Univerbd.docx (base de données à créer)

Univers2.docx

THEME:

La Société UNIVERSAL organise depuis 35 ans des séjours linguistiques pour des adolescents de 15 à
21 ans, dans les pays de la CEE.

En date de ce jour, différents travaux vous sont demandés.

TRAVAIL A FAIRE :

1/ Créer la lettre univers2.docx (annexe 1) et l’enregistrer dans votre dossier Travail avec Word sous
le nom univers2.docx de façon à pouvoir le fusionner avec la base de données

2/ Créer une base de données correspondant à l’annexe 2 ou ouvrir le fichier excel BD SEJOURS
LINGUISTIQUES et l’enregistrer dans le dossier Travail avec Word sous le nom univerbd.docx

3/ Vous personnaliserez la lettre-type pour l’accompagnateur ou l’accompagnatrice suivant les cas :

Si c’est un accompagnateur, cher client sinon chère cliente

4/ Adresser un courrier pour les enfants dont le départ est prévu vers l’Allemagne pour un séjour de 8
semaines

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ANNEXE 1

SEJOURS LINGUISTIQUES
“ UNIVERSAL ”

« TITRE » « NOM_PARENTS »
« ADRESSE_PARENTS »
« CP » « VILLE »

Objet : (à déterminer) Paris,

Le « date du jour »

Insérer le mot clé suivant : Cher

Client si le titre est différent de Insérer les champs de
Madame sinon Chère Cliente fusion
« TITRE »,

Nous vous confirmons le départ de votre enfant «PRENOM_JEUNE» pour un séjour

linguistique de «NBRE_SEMAINES» en «PAYS_VISITE».

Il vous est rappelé que le rendez-vous est fixé à :

« DATE_ HEURE_ LIEU_RV».

Vous remettrez à «NOM ACCOMPAGNATEUR(TRICE)», l’autorisation de sortie de territoire.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et pouvons vous
assurer que ce voyage restera longtemps dans l’esprit de votre enfant comme un souvenir
inoubliable.

Recevez, «TITRE», l’expression de nos meilleures salutations.

Insérer le mot clé suivant : Cher

Client si le titre est différent de La Responsable des séjours,
Madame sinon Chère Cliente Elisabeth PERRIAUDOT

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 ANNEXE 2
DATE_
NBRE_ NOM ACCOMPAGNATEUR
TITRE NOM_PARENTS ADRESSE_PARENTS CP VILLE PRENOM_JEUNE PAYS_VISITE HEURE_
SEMAINES (TRICE)
LIEU_RV
Madame DRUON 45 quai des Sabliers 75015 Paris Xavier 6 Allemagne 10 juillet
2010 à
8 h45
Gare de Annabelle
l’Est
Grandes
lignes

Monsieur FREOUX 5 bd Voltaire 75011 Paris Christelle 4 Angleterre 18 juillet

2010 à 14 h
Gare du Thierry
Nord
Allée B

Madame LEPELLETIER 24 rue Dieu 75010 Paris Catherine 8 Allemagne 3 juillet

2010
Gare de Laurence
l’Est
Grandes
lignes

Madame LEDEUX 58 rue Ordener 75018 Paris Pierre 8 Allemagne 5 août 2010 Stéphanie
Gare de
l’Est

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