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COURS DE TECHNIQUES D’EXPRESSION
SERIE N° 02
LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
PLAN DE LA LECON
INTRODUCTION
I- LES CARACTERES SPECIFIQUES DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE
1- Le respect de la hiérarchie
2- La responsabilité
3- L’objectivité
4- La courtoisie
5- La précision
6- La prudence
II- LES FORMULES

1- Les formules d’introduction
2- Le développement
3- Formule d’une conclusion
G11/CYCLE I / SERIE 02 G11.01.02.7.2 « PROPRIETE CNEPD »

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III- LA LETTRE ENTRE SERVICES

Modèle de lettre entre services
IV- LA LETTRE EN LA FORME PRIVEE

Modèle de la lettre à la forme privée
V- LA NOTE
Modèle de note

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INTRODUCTION :
Ce qui caractérise le plus notre époque est le développement entre
l’administration et les administrés, l’organisation de notre monde exige
un contrat permanent des administrés avec les différents services de
l’administration.
Ce contrat permanent est réalisé grâce à de nombreux documents
qui permettent une sorte de dialogue. Ces documents de nature
différente peuvent être classés en :
 Documents de correspondance :
Les lettres entre services, les lettres personnelles, les télex, les
bordereaux d’envoi, les notes internes, les lettres d’invitation, etc.
 Documents relatifs aux réunions :
Les convocations (lorsqu’il s’agit de groupes de travail), les

rapports préalables, les comptes-rendus
 Documents de relations hiérarchiques ascendantes :
Ces documents permettent de rendre compte à une autorité

hiérarchique d’un événement, d’une situation, etc.
Nous citerons à cet effet le rapport, le compte-rendu, l’exposé, le

procès-verbal.
 Documents de relations hiérarchiques descendantes :
Ces documents sont utilisés par les responsables de

l’administration pour donner à leurs subordonnés des ordres, des
instructions, des conseils, des éclaircissements, des orientations, etc.
Ils se servent pour ce faire des notes de services, des directives, des
circulaires, des instructions.

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 Textes législatifs et réglementaires :
On y retrouve les lois, les décrets et les arrêtés.
 Textes destinés au public :
Le public doit être informé sur les intentions de l’administration,

sur la portée de ses réunions, sur l’application des lois et règlements,
sur les modalités pratiques du fonctionnement des services publics.
Il s’agit des notes d’informations, des avis, des communiqués et

des notes pour les conférences de presse.
Enfin, il existe de nombreux imprimés tels que les tableaux, les

demandes de titres administratifs et des documents divers pour :
- Les marchés de gré à gré ;

- L’avis d’appel d’offres ;
- Le communiqué de presse.
La rédaction de ces différents documents doit être conçue dans

un style administratif. Les écrits de l’administration doivent être
accessibles à tous et ne doivent comporter que des tournures et un
vocabulaire qui doit être compris par leurs destinataires (les administrés
ou les citoyens).
Pour être compris par tous, le style doit être simple, correct,
précis, objectif et obéit à des règles strictes qui doivent être absolument
respectées.

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I- LES CARACTERES SPECIFIQUES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE :
La rédaction administrative se distingue des autres rédactions par
un certain nombre de caractères qui lui sont propres. Nous en citerons
les plus importants :
1- Le respect de la hiérarchie :
L’administration est organisée sur la base de la hiérarchie ou voie
hiérarchique (les rapports existant entre le personnel induisant un ordre
de supérieurs à subordonnés).
Le respect de cette hiérarchie se traduit dans les écrits de
l’administration par un certain nombre de nuances que nous
reproduisons ci-dessous en deux parties, celle relative aux écrits
des supérieurs et celles relative au subordonné.
 Le supérieur s’adressant au subordonné :

- Informe ;
- Fait savoir ;
- Fait connaître ;
- Demande l’avis de ;
- Demande à ;
- Ordonne ;
- Prie de vouloir bien ;
- Prie d’agréer l’assurance.
 Le subordonné s’adressant au supérieur :
- Expose ;
- Sollicite de ;
- Suggère à ;
- Propose à ;
- Rend compte à ;
- Prie de bien vouloir ;
- Prie son supérieur d’agréer l’expression.

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On remarquera la différence qu’il y a dans les deux dernières
des deux parties :
- Le supérieur prie de vouloir bien (notez la place du mot alors

que le subordonné de bien vouloir) bien par rapport à vouloir.
- Le supérieur prie d’agréer l’assurance.
- Alors que le subordonné prie son supérieur (le directeur général

par exemple) d’agréer l’expression.
2- La responsabilité :
L’administration ne tolère pas l’anonymat (l’inconnu).
Dans les écrits administratifs l’emploi du « Je » est de rigueur.
Par contre le « On » (indéfini) est exclu parce qu’il ne désigne

personne, alors que l’identité de l’auteur de l’écrit doit être connue.
Il doit à cet effet signer sa correspondance et indiquer ses nom et

prénom à la fin de la lettre.
Dans l’administration, le signataire engage sa responsabilité.
3- L’objectivité :
L’administration a été créée au service du bien public et sert

l’intérêt général. Elle ne doit donc pas prendre des positions partisanes
et servir des intérêts particuliers quels qu’ils soient.
L’administration, comme précisé plus haut devant se consacrer à

l’intérêt général se doit d’être neutre et objective.
C’est pourquoi, dans ses écrits, des expressions à caractère

arbitraire, injuste et émotionnel, sont rejetées.

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On n’emploi pas les expressions telles que :
- Votre honoré du ;
- Dans l’attente de vous lire ;
- Je vous annonce ;
- J’ai le plaisir (sauf dans certains cas).
4- La courtoisie :
L’administration de par sa vocation, est au service du public

(citoyens). Elle a pour devoir de satisfaire sa demande dans le cadre des
lois et règlements. Son attitude doit être de la même façon polie quel
que soit le rang ou la qualité du demandeur.
Les fonctionnaires étant des représentants de l’état, ils doivent

dans leurs écrits employer un langage duquel sont exclus les éléments
passionnels, émotifs, les qualificatifs désagréables, péjoratifs (des
éléments comportant des idées défavorables. Ex, chauffard pour
désigner un mauvais chauffeur).
Les fonctionnaires doivent bannir (exclure) également de leurs

écrits les vocables triviaux (vulgaires, grossiers….).
Il est recommandé d’utiliser, au contraire des formules comme, il

me paraît regrettable, il me semble inopportun, je déplore que….
5- La précision :
L’idée que veut exprimer le fonctionnaire doit être nette et précise

et ne pas donner lieu à différentes interprétations.
La précision, en fait consiste en l’emploi judicieux des mots.

Chaque terme doit être choisi avec soin et exprimer exactement l’idée
de l’administration

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La précision est rigoureuse dans l'administration. Le rédacteur
évitera les mots approximatifs (des mots dont le sens est vague), les
passe-partout (des mots qui n'ont pas de signification profonde). Il doit
rechercher le mot propre qui convient tout à fait au sens de la phrase.
Il faut donc éviter les sigles sauf ceux qui sont employés
couramment et donc bien connus.
A éviter aussi les formules du genre :
- Votre lettre du mois écoulé ;

- Votre lettre du cinq (05) courant.
Elles sont plutôt utilisées dans la correspondance commerciale.
6- La prudence :
Les fonctionnaires ne doivent pas s’engager sur de simples

suppositions ou des présomptions.
Ils ne doivent tenir pour certains que les faits dont l'existence leur
aura été clairement prouvée.
Pour éviter donc de paraître trop sûr d'eux, les fonctionnaires

doivent, de préférence, employer le conditionnel (Ex : L'information
serait donnée par, la caisse aurait versé à…)et utiliser les formules
telles que :
- A mon avis ;
- Il me semble que ;
- En ce qui me concerne ;
- Pour ma part ;
- En tout état de cause ;
- Toutefois ;
- A toutes fins utiles.

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II- LES FORMULES :
En suivant le plan d'une correspondance administrative établi

selon un ordre logique, on pourra distinguer :
- Les formules d'introduction (au début de la correspondance) ;
- Les formules d'exposition (durant le développement) ;
- Les formules de conclusion (à la fin de la correspondance).
1- Les formules d'introduction :
Selon qu'il s'agisse d'aborder une question ou un document

réponse, il existe des formules particulières à chaque type
d'introduction :
- Lorsqu'on aborde une question, il est conseillé d'écrire :
J'ai l'honneur de :
- Vous informer ;
- Vous exposer ;
- Vous faire connaître ;
- Vous faire savoir ;
- Vous rendre compte ;
- Vous faire parvenir (ou adresser ou transmettre) ;
- D'appeler votre attention ;
- D'attirer votre attention.
Je vous serais obligé de ;
Je vous prie de ;
Il m'a été signalé que ;
Il a été porté à ma connaissance ;
J'ai été informé que.

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Lorsque le document est une réponse :
La formule doit donc rappeler l'affaire

- Par lettre du …..
- Par bordereau du ……
- Par lettre visée en référence ou sus-citée
- Par communication téléphonique du ……….
- Comme suit…….
- En réponse à ………
Ou :
- J'ai bien reçu
- J'ai été tenu informé de …..
- J'accuse réception de……..
2- Le développement :
Lorsqu'on développe le sujet, on doit rechercher la précision avant

toute chose par l'emploi de termes appropriés.
Il est plus judicieux d'utiliser les verbes suivants : constater, noter,

observer, signaler, attester, confirmer, rappeler, contester, rejeter,
attirer.
Exemple :
Je me permets de vous faire observer – signaler.

Je me permets d'attirer votre attention.
Je me permets de vous rappeler.
Je crois devoir vous préciser.
Certaines formules sont également plus adaptées telles que :

Il ne faut pas perdre de vue.
Je vous prie de prendre note.
Il n'est pas exclu.

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S'il y a impossibilité de solution pour une raison objective, il
convient d'utiliser les formules :
Je ne saurais donner suite à …….
Vous ne sauriez ignorer que
3- Formules d’une conclusion :
Dans la conclusion, à la fin de la correspondance, les formules

utilisées doivent suggérer des solutions, formuler des propositions,
demander des délais, donner une injonction (ordre précis), ou classer
une affaire.
On peut donc finir la lettre par :

- En résumé - Considérant que
- En conclusion - En vertu de
- En conséquence - Il y a lieu de
- En vue de - Il paraît souhaitable de
- A cet effet - Je vous enjoins (je vous ordonne)
- Pour ces motifs - Je vous invite
- À toutes fins utiles - Je vous serais reconnaissant
- Sous réserve de - Je vous serais obligé
- A l'exclusion de
- A compter de
- Compte tenu de
- Etant donné que

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III- LA LETTRE ENTRE SERVICES :
C'est un document écrit, utilisé par l'administration publique, dans

le cadre d'une correspondance officielle adressée par :
Un Ministère a : - Un autre Ministère ;

- Une wilaya, une daïra, une APC ;
- Un organisme public.
Document important, il constitue une preuve écrite.
Il n'est adressé qu'à une autorité responsable (Ministère, Wilaya,

Direction Générale, etc.…..).

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1- Modèle de lettre entre services :
(1) REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE
Alger le 15 Juin 2004
(2) Ministère de la formation et de l'emploi

(3) Direction de la formation
Sous – Direction de la formation privée
(5) Le Ministère à Monsieur

Le Directeur de L'EFTG Alger
(4) N° 1050 / SDFP / 2004
Objet : Ouverture d'une annexe à Annaba (6)
Rais : V/L du 1er Juillet 2004 N° 1250/DG/2004
Par lettre citée en références, vous avez bien voulu m'adresser une
demande d'ouverture d'une Annexe de Formation à ANNABA pour la
rentrée scolaire 2004 / 2005.
En réponse je vous informe que j'émets un avis favorable à cette

Annexe.
(8) Pour le Ministère par délégation

Le Directeur de la Formation
Signé
Nom et Prénom
(9) Copie pour information à :

Mr le sous-Directeur de la formation privée.

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Nous allons étudier la disposition de la lettre :
1- L'en-tête : Il existe seulement sur les correspondances de

l'administration centrale.
2- Le timbre : Il permet de repérer le Ministère d'origine, les

Directions, Sous Directions des services émetteurs
(services concernés par la demande de L'EFTG).
3- La date : Obligatoire. Elle permet de situer dans le temps la lettre

et peut constituer une preuve.
4- Le numéro d'enregistrement:C'est ce qu'on désigne par la

référence du document, il comprend :
- Le numéro d’enregistrement au départ ;

- Les initiales de la direction, sous-direction, service ou bureau ;
- L’année d’émission.
5- La suscription : Elle comporte :
Les noms et qualité de l'expéditeur et la mention de l'autorité

destinataire de la lettre. On peut ajouter le service, le bureau ou à
l'attention de Mr.
6- L'objet : C'est une indication très succincte et claire qui permet

de donner une idée exacte du problème posé.
L'objet permet aussi de classer la pièce.
7- Référence : Cette partie est utilisée pour indiquer soit :
- Une lettre antérieure ;

- Une communication téléphonique ;
- Une visite ;
- Une décision administrative, etc………

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Il est possible d'ajouter, éventuellement, sous les références :
Pièces jointes :
Indiquer, dans ce cas, le nombre et la nature.
EXEMPLE : Pièce jointes : Un dossier de trois (03) pièces.
8- La signature : Dans le cas de notre exemple, l'expéditeur signe

par délégation, il peut signer par ordre (P/O).
9- Les copies : Les mentionner afin de permettre au destinataire
de savoir qui en a pris connaissance.
On peut mentionner :
- Copie pour information ;
- Copie à titre de compte rendu ;
- Copie pour exécution ;
- Copie pour suivi, contrôle……..
Comme nous l'avons vu dans le modèle de lettre :
- Une lettre administrative ne doit traiter qu'un problème

à la fois ou une série de problèmes ayant un lien entre
eux ;
- L'introduction rappelle brièvement l'objet de l'affaire ;
- La conclusion doit porter soit un ordre, soit une
proposition, soit un accord, soit que l'affaire est close,
soit que des délais supplémentaires sont nécessaires
pour donner suite.

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IV- LA LETTRE EN LA FORME PRIVEE :

1- Modèle de la forme privée :
Le Wali de …………………… Alger le …………….
A Monsieur le Directeur de l'école de…………

Rue ………………à Hussein – Dey
Monsieur le directeur,
Vous avez bien voulu me demander de présider la cérémonie de

remise des prix dans l'établissement que vous dirigez.
Vous savez combien il m'aurait été agréable de participer à cette

cérémonie.
Malheureusement, appelé à une réunion importante déjà

programmée, je ne pourrai donc être parmi vous comme les années
précédentes.
Je demande à Monsieur………………Directeur des relations

extérieures de m'y représenter.
Je vous en exprime mes regrets et vous adresse, Monsieur le

Directeur, l'assurance de ma considération distinguée.
Signé
Nom Prénom

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Que peut-on relever dans cette lettre comparativement à la lettre
administrative ?
S'agissant d'une lettre a caractère privée, ou on remarque que :
1- Il n'y a pas de timbre, de numéro d'enregistrement, de référence

comme dans la lettre entre services.
2- L'auteur de la lettre interpelle le destinataire : Monsieur.
3- La lettre se termine par une formule de politesse contrairement à
la lettre entre services.
4- On peut porter en bas et à gauche de la lettre : Le nom, le titre et
l'adresse du destinataire.
5- Le corps de la lettre :
- Rappel de l'objet : Invitation ;
- Excuse ;
- Proposition ;
- Formule de politesse.
V- LA NOTE :
La note est un document de relation interne de services.
Elle s'échange entre des responsables appartenant à un même

service, à des directions différentes d'un même ministère ou d'un même
organisme.
La note remplit différentes fonctions, elle peut :
- Apporter une information brève ;
- Appuyer une lettre soumise au visa du responsable ;
- Analyser et rassembler des éléments importants destinés
à informer le responsable hiérarchique pour l'aider
éventuellement à prendre une décision ;
- Etre communiquée à des services divers d'un même
ministère ou organisme en vue d'étudier un problème
pour lui trouver une solution finale.

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EXEMPLE 1 :
EFTG Hussein-Dey, le………
HUSSEIN-DEY
Alger
Le Directeur
Note à Monsieur l'agent comptable,
Pour vous permettre d'établir la paie du personnel enseignant de

l'école.
Je vous prie de trouver ci-joint les dossiers des intéressés ainsi

que les états des vacations effectuées durant le mois de Mai.
Signé
Nom Prénom

19
EXEMPLE 2 :
Alger, le ……………….
Le Directeur des Impôts

Note :…………………………..
À Monsieur l'Inspecteur Principal
Objet : (Mémoire)
Référence : (Eventuellement)
Dans une lettre ci joint en communication, la société National X,

conteste la réclamation d'une somme de …….…au titre de …………..
Monsieur l'Inspecteur Principal est prié de faire connaître ses

observations et son avis au sujet de cette affaire.
Signé

20
Remarque :
Par rapport à une lettre administrative entre services :
- Le libellé comporte le mot note ;

- Note à : Si elle s'adresse à un subordonné ;
- Note pour : Si elle s'adresse à un supérieur.
Cette mention est suivie du nom du destinataire

(titre ou fonction, nom) :
- Le destinataire est désigné à la 3ème personne ;
- Elle ne comporte pas de formule de politesse ;
- Elle peut comporter l'objet et la référence.
Sinon son caractère très bref les rend inutiles.

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II- LES FORMULES

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III- LA LETTRE ENTRE SERVICES

IV- LA LETTRE EN LA FORME PRIVEE

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 Documents relatifs aux réunions :

Les convocations (lorsqu’il s’agit de groupes de travail), les

 Documents de relations hiérarchiques ascendantes :

Ces documents permettent de rendre compte à une autorité

Nous citerons à cet effet le rapport, le compte-rendu, l’exposé, le

 Documents de relations hiérarchiques descendantes :

Ces documents sont utilisés par les responsables de

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On y retrouve les lois, les décrets et les arrêtés.

 Textes destinés au public :

Le public doit être informé sur les intentions de l’administration,

Il s’agit des notes d’informations, des avis, des communiqués et

Enfin, il existe de nombreux imprimés tels que les tableaux, les

- Les marchés de gré à gré ;

La rédaction de ces différents documents doit être conçue dans

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 Le supérieur s’adressant au subordonné :

 Le subordonné s’adressant au supérieur :

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- Le supérieur prie de vouloir bien (notez la place du mot alors

- Le supérieur prie d’agréer l’assurance.

- Alors que le subordonné prie son supérieur (le directeur général

L’administration ne tolère pas l’anonymat (l’inconnu).

Dans les écrits administratifs l’emploi du « Je » est de rigueur.

Par contre le « On » (indéfini) est exclu parce qu’il ne désigne

Il doit à cet effet signer sa correspondance et indiquer ses nom et

Dans l’administration, le signataire engage sa responsabilité.

L’administration a été créée au service du bien public et sert

L’administration, comme précisé plus haut devant se consacrer à

C’est pourquoi, dans ses écrits, des expressions à caractère

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L’administration de par sa vocation, est au service du public

Les fonctionnaires étant des représentants de l’état, ils doivent

Les fonctionnaires doivent bannir (exclure) également de leurs

Il est recommandé d’utiliser, au contraire des formules comme, il

L’idée que veut exprimer le fonctionnaire doit être nette et précise

La précision, en fait consiste en l’emploi judicieux des mots.

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A éviter aussi les formules du genre :

- Votre lettre du mois écoulé ;

Elles sont plutôt utilisées dans la correspondance commerciale.

Les fonctionnaires ne doivent pas s’engager sur de simples

Pour éviter donc de paraître trop sûr d'eux, les fonctionnaires

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En suivant le plan d'une correspondance administrative établi

- Les formules d'introduction (au début de la correspondance) ;

- Les formules d'exposition (durant le développement) ;

- Les formules de conclusion (à la fin de la correspondance).

1- Les formules d'introduction :

Selon qu'il s'agisse d'aborder une question ou un document

- Lorsqu'on aborde une question, il est conseillé d'écrire :

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La formule doit donc rappeler l'affaire

Lorsqu'on développe le sujet, on doit rechercher la précision avant

Il est plus judicieux d'utiliser les verbes suivants : constater, noter,