COURS SUR LES TECHNIQUES

DE REDACTION ADMINISTRATIVE
Par M. Jean Paul BEUGRE, Administrateur civil

SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE
CHAPITRE 1 : LES THEORIES DE LA REDACTION
I- La théorie d’Aristote
II- La théorie de Claude Levi Strauss
CHAPITRE 2 : LES ELEMENTS DE BASE DE LA REDACTION
I- L’émetteur
II- Le message
III- Le canal
IV- Le récepteur
V- Le feedback
VI- Le contrôle
VII- Les bruits
CHAPITRE 3 : LES DIFFERENTS TYPES DE REDACTION
I- Rédaction social
II- Rédaction institutionnelle
III- Rédaction commerciale
IV- Rédaction politique

CHAPITRE 4 : LA REDACTION ADMINISTRATIVE

I- L’organisation administrative
1- la structure administrative dans un service public
2- La structure administrative dans un service privé

II- Les caractéristiques du style administratif

1- La dignité
2- La précision
3- Le respect de la hiérarchie
4- Le sens de la responsabilité
5- L’objectivité
6- La courtoisie
7- La prudence
8- La clarté, la concision et l’efficacité

1
 III- La structure de l’écrit administratif
1- Le timbre
2- La référence ou numéro d’enregistrement
3- La dénomination de l’Etat et la devise
4- Le lieu et la date d’expédition
5- La suscription ou réclame
6- L’objet de l’écrit
7- La formule d’appel
8- La signature
9- Les pièces jointes
10- Les ampliations

IV- Les documents de correspondance

1- La lettre à forme personnelle
2- La lettre à forme administrative
3- La lettre de demande d’emploi
4- La lettre de motivation
5- La lettre de demande d’explication

V- Les documents de liaison

1- Le bordereau de transmission
2- Le soit transmis

VI- Les documents d’information

1- Les documents d’information interne
a- La note
b- Le Compte rendu
c- Le Procès verbal
d- Le télégramme officiel
2- Les documents d’information externe
a- Le communiqué
b- l’avis
c- L’avis et communiqué
d- Le discours
e- Le certificat
f- L’attestation

VII- Les documents d’étude

1- Le rapport de stage
2- Le rapport de mission
3- Le rapport d’inspection

CONCLUSION GENERALE

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BIBLIOGRAPHIE

- Science administrative, 3e édition refondue, Presses

universitaires de France, Jacques CHEVALLIER,

- La rédaction administrative en pratique, Editions

d’organisation, Collection service public, Yolande FERRANDIS,

- Rédaction administrative Afrique, édition Armand COLIN,

Jacques GANDOUIN et Jean Marie ROUSSIGNOL,

- Dictionnaire des pièges et difficultés de la Langue française,

les référents BORDAS, Jean GIRODET,

- Le style administratif, édition Albin Michel, Nouvelle édition

revue et augmentée, Catherine ROBERT,

- Discours Modèles pour toutes les circonstances de la vie

privée et publique, Editions ALBIN Michel, DORIAC et
DUJARRIC,

- Mieux rédiger ses écrits professionnels, éditions Eyroles,

Mireille BRAHIC,

- Droit administratif général, René DEGNI SEGUI,

- « Pour Réussir », un guide méthodologique pour les études et

la recherche, Bernard DIONNE,

- REDACTION des entreprises (stratégies et pratiques), édition

Armand COLIN, Liliane DEMONT LUGOL.

Présenté par
M. BEUGRE Jean Paul
DGA d’administration publique
Administrateur civil

3
INTRODUCTION

Ce cours, spécialement conçu à l’intention des apprenants (étudiants ou

professionnels), est en réalité une initiation à la rédaction administrative.

Il s’agit essentiellement de donner aux cadres ou futurs cadres, appelés, pendant leur
carrière en tant qu’agents de conception ou d’exécution, à s’adonner
quotidiennement à la pratique de la rédaction administrative, des connaissances
indispensables.

En effet, du simple soit transmis au rapport d’activités, le champ de la rédaction

administrative est vaste puisqu’elle englobe aussi les actes réglementaires et
législatifs.

Sa complexité tient au fait que chaque type de document a ses particularités aussi
bien liées à sa forme (présentation) qu’aux expressions ou mots que le rédacteur
administratif doit nécessairement utiliser. Les usagers sont souvent choqués de
savoir que l’Administration accepte difficilement les innovations langagières. Elle
se vautre dans une attitude conservatrice qui se caractérise par l’utilisation des mots
ou expressions souvent vieillots donnant au langage administratif l’allure d’un style
administratif à ceci de particulier qu’il ne laisse personne indifférent.

Mais, force est de reconnaître que ces exigences du style administratif lui confère un
caractère classique et qui tend vers l’universalité. Aussi transcende t’il le temps et
l’espace en résistant aux différentes influences des évolutions et transformations
langagières. C’est d’ailleurs de cette manière que l’Administration, investie d’une
mission d’intérêt public assure son rôle d’arbitre. Elle doit résister aux passions, aux
luttes d’intérêts partisans et refuser de se laisser embrigader.

La rédaction administrative, moyen d’expression et de rédaction privilégié de

l’Administration peut être perçue comme l’art de concevoir et de présenter les
documents administratifs dans les formes singulières et à travers un langage
particulier et soutenu.

4
L’objectif recherché est de marquer l’autorité et l’impartialité de l’Administration
dans la défense de l’intérêt commun et le règlement des conflits sociaux.
De plus, selon des règles établis, l’usage des différents temps verbaux joue un rôle
significatif dans la bonne appréciation du message délivré. On parle de concordance
des temps. C’est ainsi quand les temps de l’indicatif apparaissent comme les temps
de la constatation et de la description, le conditionnel s’utilise pour faire ressortir la
supposition et la politesse.

Aussi, il apparaît donc important voir primordial, avant d’aborder les différents
aspects de la rédaction administrative, de comprendre des préalables liées à la notion
de rédaction.

Ainsi, notre cours se présentera selon le plan suivant :

CHAPITRE 1 : LES THEORIES DE LA RÉDACTION

CHAPITRE 2 : LES ELEMENTS DE BASE DE LA RÉDACTION
CHAPITRE 3 : LES DIFFERENTS TYPES DE RÉDACTION
CHAPITRE 4 : LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE

CHAPITRE 1 : LES THEORIES DE LA RÉDACTION

I- La théorie d’Aristote

5
 Chez Aristote, l’homme est doublement défini comme un animal social, doué
d’une capacité langagière pour sa vie en société.

Il a besoin d’émettre intentionnellement des messages dotés de sens, à l’endroit de

son semblable ; d’où le concept de rédaction.

La rédaction renvoie à deux significations principales : partager et transmettre ou

établir une relation et une communion.

Pris dans ce sens, le verbe communiquer et le substantif rédaction qui en dérive,

sont l’un et l’autre, polysémiques. Ainsi on rencontre d’emblée une difficulté
majeure pour quiconque traite de rédaction.

A la limite, le terme s’applique à toute espèce de mise en relation. Nous avons donc
affaire à une sorte de nébuleuse sémantique dont les deux foyers sont les notions
d’information et de rédaction.

II- La théorie de Claude Levi Strauss

Pour l’anthropologue, Claude Levi Strauss, « la rédaction est l’objet même

des sciences sociales ».

Dès lors, chaque domaine de connaissance tente de s’approprier la rédaction. Ce qui

permet à Claude Levi Strauss de soutenir que l’on peu interpréter une société dans
son ensemble, en fonction de la rédaction.

III- Les théories scientifiques

Les Mathématiciens tels que Shannon proposent l’analyse quantitative des

messages. Les philosophes soutiennent que la rédaction est la métaphysique de la
connaissance de l’homme par l’homme. La télérédaction aborde des questions
techniques posées par la propagation des messages. La linguistique et la
philosophie insistent sur l’existence d’un centre de conscience à chaque pôle du
réseau. Les techniques informatiques et documentaires examinent le stockage de
l’information dans la mémoire. Les recherches sur la publicité et le marketing

6
posent le problème des finalités de rédaction au niveau du récepteur. Le juriste
s’interroge sur la véracité du message.

Ce tour d’horizon ouvre une perspective nouvelle. Tout ce qui s’échange entre les
individus, tout ce qui se passe d’un individu à un autre et revient sous une forme ou
sous une autre, doté d’un sens et d’une valeur ; tout échange et rénovation sont
compris comme un système de rédaction.

En définitive, la rédaction est une mise en commun, un partage d’informations entre

deux personnes, entre une personne et un groupe ou entre des groupes.

CHAPITRE 2 : LES ELEMENTS DE BASE DE LA RÉDACTION

I- L’émetteur
C’est celui qui émet le message. Il est aussi appelé destinateur. L’émetteur
peut être un individu ou un groupe d’individus, ou encore une organisation.

II- Le récepteur

C’est celui qui reçoit le message. Il s’appelle communément le destinataire.

Le récepteur peut également être un individu ou un groupe d’individus.

III- Le message

Le message, c’est l’objet de la rédaction. Il est constitué des informations

transmises. Le message comprend les données transmises et les symboles
codés qui sont censés attribuer des attributions aux données.

IV- Le canal
Le canal, c’est la voie de circulation du message. Les canaux peuvent être
définis par les moyens techniques auxquels le destinateur a recours pour
assurer l’acheminement de son message vers le destinataire. En d’autres
termes, le canal est le moyen par lequel le message de l’émetteur parvient au
récepteur.

7
IV- Le code

Le code est un ensemble de signes et de règles, de combinaisons de signes

utilisés par le destinateur pour constituer son message. Le codage, qui dérive
du code, permet de traduire les significations en message aptes à être
envoyés. Le vocabulaire et les connaissances et les connaissances jouent un
rôle important dans la capacité de codage de l’émetteur.

S’il y a codage, c’est que le décodage s’avère une lapalissade. Le décodage

donc est la traduction des messages reçus qui prennent la forme de
significations interprétées. La qualité d’une rédaction interpersonnelle est
évaluée par la qualité de perception.

V- Le feedback (la rétroaction)

La rétroaction ou feedback est la réponse que le récepteur donne au message.

Elle indique à l’émetteur si le message a été reçu tel qu’il a été expédié.

VII- Les bruits

Tout obstacle en rédaction se traduit en terme de bruit.

Au titre des bruits, nous pouvons citer entre autres :

1- Les bruits organisationnels : C’est lorsque l’ossature organisationnelle de

l’entreprise ou de la structure ne permet pas aux informations de circuler
librement.

2- Les Bruits sémiologiques : Ici, le comportement des interlocuteurs ou des

personnes environnantes gène la transmission du message.

3- Les bruits sémantiques : A ce niveau, le message est confus, imprécis,

mal structuré. Par exemple, lorsque les mots employés lors d’une
conversation sont trop spécialisés, le vocabulaire est abstrait, dans un style
pédant…etc.
8
 4- Les bruits techniques : Ici, les moyens utilisés pour transmettre le
message peuvent avoir des défaillances ou ne sont pas adaptés.

5- Les bruits culturels et sociologiques : Ce sont les opinions, les préjugés,

les valeurs…, différents selon la culture (généralement liée au pays au à la
région d’origine), le milieu socio-économique (origine sociale des individus),
le milieu socio-économique (origine sociale des individus) l’age des
interlocuteurs, la différence de statut, etc.

6- Les bruits psychologiques et affectifs : C’est le manque de motivation,

l’absence d’écoute ou d’observation de l’interlocuteur, le manque de
confiance (crainte, mépris, peur de jugement de l’autre…).

Ces différents bruits de la rédaction s’expriment selon que la nature de l’obstacle

émane directement de l’individu, du groupe, de la société ou alors de tout autre
élément intervenant dans le processus de la rédaction.

CHAPITRE 3 : LES DIFFERENTS TYPES DE RÉDACTION

I- Rédaction sociale
La rédaction sociale a pour objet essentiel, l’information public. C’est
l’ensemble des actions qui visent à informer, éduquer et convaincre les populations
(I.E.C.). On parle de plus en plus de rédaction pour le changement de comportement
(C.C.C.).

La rédaction consiste à motiver, à convaincre un individu, un groupe d’individus et

à agir en prenant en compte ses besoins, ses préoccupations, sa culture, ses réactions
et son expérience.

II- Rédaction institutionnelle

La rédaction institutionnelle regroupe l’ensemble des actions dont dispose

une entreprise, une institution, une organisation ou même un Etat pour se faire
9
connaître afin de véhiculer une image positive auprès de ses partenaires. La
rédaction institutionnelle donne l’occasion à l’organisation de communiquer sur
elle-même.

II- Rédaction commerciale

Cette rédaction est « plutôt » partisane. Elle n’est pas une information au sens
habituel du terme. Elle se distingue de celle-ci à la fois sur la forme et dans le fond.
Elle est plus proche de la démarche de l’avocat que de celle du journaliste en ce sens
qu’elle cherche à convaincre et se sait subjective. Elle cherche à influencer les
comportements, les attitudes. Elle ne vise pas l’objectivité, elle vise plutôt à séduire.

Elle peut se définir comme étant l’ensemble des actions visant à faire connaître et à
vanter un produit auprès d’un public pour le faire aimer afin de susciter son action.
Elle a pour finalité de faire connaître les marques, les produits de l’entreprise afin de
donner au récepteur du message l’envie d’acheter ou de faire acheter.

IV- Rédaction politique

En politique, il s’agit de l’ensemble des techniques et procédés dont

disposent les acteurs politiques, le plus souvent les gouvernants, pour séduire, gérer
et circonvenir (abuser de) l’opinion. Cette rédaction se définit également comme un
processus interactif concernant la transmission de l’information entre les acteurs
politiques, les medias d’information et le public. Pour J.M. Cotteret, un précurseur
français de la rédaction politique disait à juste titre, en 1973, que la rédaction
politique est « l’échange d’informations entre gouvernants et gouvernés par des
canaux de transmission structurés ou informels ». Pour Jay Blumer, elle est une
compétition pour influencer et contrôler grâce aux principaux medias, les
perceptions publiques des événements majeurs et des enjeux.
CHAPITRE 4 : LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE
I- L’organisation administrative
3- la structure administrative dans un service public

CHEF DE L’ETAT
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GOUVERNEMENT
 Ministre

Directeurs

Sous- directeurs

Chefs de services

Chefs de bureaux

Agents

4- La structure administrative dans un service privé

DIRECTEUR GENERAL

ASSISTANT SECRETAIRE DE
PARTICULIER DIRECTION

DIRECTEUR DIRECTEUR DIRECTEUR

CHEF DE CHEF DE CHEF DE CHEF DE CHEF DE

SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE

AGENTS
II- Les caractéristiques du style administratif
Les écrits administratifs présentent des traits communs qui permettent de
les reconnaître comme tels. Des mots, des tournures et des formules consacrés par
un long usage et résultant des nécessités du service aident à les identifier, en
dehors des aspects formels des documents. Ils deviennent des normes de rédaction
11
 qui impriment au style administratif une homogénéité certaine et s'imposent à tout
rédacteur.

Ces caractéristiques sont les suivantes : la dignité, la précision et l'exactitude, le

respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l'objectivité, la courtoisie, la
prudence, la clarté, la concision et l'efficacité.

1- La dignité
Sa nature de puissance et sa mission de service public, qui la placent au-
dessus des intérêts particuliers, imposent à l'Administration d'inspirer le respect et
de refléter par ailleurs la noblesse et la distinction de l'autorité souveraine de l'Etat
qu'elle représente.

Les écrits administratifs éviteront donc les expressions triviales et les tournures
douteuses; ils doivent être respectueux des règles grammaticales. Il en est
d'ailleurs de même du langage oral, notamment dans les assemblées.

La dignité se traduit également, à l'égard du correspondant ou de l'interlocuteur,

par, la politesse qui est de rigueur dans tout document administratif ou dans un
échange verbal auquel participe un administrateur en cette qualité.

Exemple :

NE PAS ECRIRE MAIS ON ECRIRA

, ,
Votre rapport manque de réalisme (me
Votre rapport. est un tissu de mensonges
parait comporter beaucoup d'erreur)

Votre demande est ridicule Votre demande me parait peu fondée

Il ne m'est pas possible de donner une suite
Je refuse votre demande
favorable à votre demande
Le Docteur Koffi m'a signalé que vous
avez fait 'une fausse déclaration relative à Il m'a été signalé que
votre état de santé

2- La précision et l’exactitude
Le document administratif doit éviter les quiproquos ou les interprétations
diverses et les sigles obscurs.
12
 Par exemple, une lettre invitant à une réunion et qui ne mentionne pas la
date et le lieu va nécessairement embarrasser les usagers.

Par ailleurs, il s'agit d'utiliser le vocabulaire technique qui convient pour

éviter les interprétations et les compréhensions divergentes d'un même dossier.

La précision et l'exactitude permettent d'identifier et de classer les documents

administratifs. C'est pourquoi les mentions nécessaires doivent être portées.

3- Le respect de la hiérarchie
Le respect de la hiérarchie apparaît comme l'un des fondements essentiels de
l'Administration. En effet, l'Administration est une structure organisée
hiérarchiquement. C'est du respect de la hiérarchie qu'elle tire sa force et sa
cohésion.

Au sein de l'Administration, il y a :
- une autorité hiérarchique, qui s'exerce de haut en bas. Elle se traduit dans
les écrits par des expressions et des tournures que le supérieur utilise lorsqu'il
s'adresse au subordonné ;
- une subordination hiérarchique, du bas vers le haut. Elle se caractérise
également par des tournures, des expressions et des types de documents dont
se sert le subordonné.

Exemple:
 de supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique
- j'ai l'honneur de vous faire connaître (faire savoir) ;
- je tiens à vous faire observer (vous faire remarquer) que ;
- j'attache du prix à la réalisation rapide de ce dossier ;
- j'attache de l'intérêt (un grand intérêt) aux résultats de cette campagne.

 De subordonné à supérieur, avec subordination hiérarchique

- j'ai l'honneur de vous rendre compte des résultats de ....
- j'ai l'honneur de vous exposer les motifs, de ...
- j'ai l'honneur de vous faire parvenir ci-joint...
- je vous suis (serais) très obligé de la bienveillance attention que vous
13
 voudrez bien porter à ma requête
- je vous saurais gré de bien vouloir m'accorder l'autorisation de ...

 relation entre égaux ou avec les tiers ou bien désirs du supérieur

- d'atténuer par courtoisie la relation hiérarchique
- pas de connotation hiérarchique
- je vous serais obligé
- j'ai l'honneur de vous informer, faire connaître, ...adresser, ... bien
vouloir.

 L'utilisation des formules « bien vouloir» et « vouloir bien»

- « bien vouloir» traduit une certaine considération, suppose un geste de bon
vouloir, une alternative. Elle traduit donc une certaine courtoisie.
- « vouloir bien » constitue une forme plus impérative, plus appuyée,
renforce l'action formulée par le verbe.
Rapport Pour informer pour inciter Pour demander
hiérarchique
Supérieur -
Informer Prie Demande d'avis
subordonné
1 Faire savoir Engage Prie de bien vouloir

Faire connaître Convie Désire que

Faire observer Invite Prie de veiller à

. , .. Faire remarquer Ordonne Je vous serais obligé de

: Il m'a été signalé Preste renduit Il y a lieu de

Il m'est signalé Enjoint Il conviendrait de

Je tiens à porter à
Il vous appartiendra de Il importe de
votre connaissance
que
Il est souhaitable,
indispensable, nécessaire
, Vous voudrez bien
de
Subordonné
Rend compte Suggère Demande de bien vouloir
Supérieur
Expose Propose Présente à l'agrément de
. Soumet Croit Soumet à l'appréciation
devoir
14
 souligner
A l'honneur de porter à
Estime devoir Serait obligé
la connaissance de

Appelle l'attention sur A cru devoir Sollicite

a/ la règle du « sous-couvert »
Dans l'Administration, beaucoup de documents sont transmis sous couvert, que l'on
écrit S/C de

Ce passage de certains documents administratifs par la voie hiérarchique

répond à une double nécessité:

 celle de tenir toutes les autorités hiérarchiques intéressées ;

 celle de permettre de formuler des avis ou observations sur l'affaire dont il est
question.
Il existe un seul échelon intermédiaire entre l'émetteur du document et le
destinataire.
Par exemple, le ministre s'adresse au Directeur Départemental de X sous couvert du
Préfet.
Le Ministre

à
Monsieur' le Directeur Départemental de X.
S/C de Monsieur le Préfet du Département de X.

b/ la forme des documents de correspondance

Un chef de service n'expédiera jamais, par soit-transmis ou par bordereau
d'envoi, des documents à un autre chef de service qui occupe une position
hiérarchique, par rapport à lui. Il le fera toujours par une lettre de transmission. Seul
le supérieur hiérarchique a ce droit.

c/ les autres implications de la hiérarchie

Tous les Ministres (Ministres d'État et autres Ministres) étant au même'
niveau hiérarchique, la délégation de signature qu'ils accordent à leurs
15
collaborateurs respectifs (Directeurs de Cabinet) ne peut comprendre les
correspondances que les uns adressent aux autres.
En effet, il n'y a pas de rang hiérarchique entre les Ministres mais simplement un
ordre protocolaire clairement établi par le décret de nomination de l'ensemble des
membres du Gouvernement.

De manière générale, il est contraire au principe de la hiérarchie qu'un

collaborateur signe un courrier adressé à un correspondant du même rang que
son supérieur hiérarchique et, a fortiori, d'un rang supérieur.

Inversement, un Ministre ou le Premier Ministre ne respecte pas cette

règle. Lorsqu'il écrit directement à Un Directeur Général qui ne relève pas de son
département. Ici, le Ministre de tutelle est inévitablement la courroie de
transmission du courrier adressé au correspondant. La mention « sous couvert de »
sera utilisée dans une telle hypothèse.
Le collaborateur, qui reçoit une correspondance dans de telles conditions, c'est-à-
dire directement, doit en rendre compte à son supérieur hiérarchique et y répondre
sous son couvert.

4- Le sens de la responsabilité
L'Administration, en sa qualité de puissance publique, doit prendre ses
responsabilités de façon claire, non équivoque parce que ses écrits l'engagent aux
yeux du public.
Le premier signe du souci de responsabilité est le refus de l'anonymat.
En effet, tout document administratif doit porter l'identité, la qualité et la signature
de son auteur. La correspondance sera du reste rédigée à la première personne du
singulier, le «je» marque la responsabilité de celui qui s'exprime.
Exceptionnellement, le « Nous », pluriel de majesté ou de modestie (l'identité
de l'agent s'effaçant derrière sa fonction de représentant de l'État) se retrouve dans
certains documents types (cas du procès-verbal judiciaire, du procès verbal de
passation de; service, du procès verbal d'affichage, de la réquisition ...).
L'autre dérogation à ce principe est l'utilisation de la troisième personne
du singulier dans les actes réglementaires (décrets, arrêtés, décisions) :
16
« LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ... DÉCIDE» ou dans le style
diplomatique: « L'Ambassade de la République de Côte d'Ivoire présente ses
compliments .au Ministère des Affaires Étrangères de la République de
Tunisie ... »
Enfin, la forme impersonnelle est utilisée dans les actes réglementaires. Exemple: Il
est accordé un congé administratif aux agents en service ...
Mais l'usage du pronom impersonnel « on » est interdit dans un écrit administratif.
Il en est de même des formules du genre « il paraît que ».
La responsabilité exige également du signataire d'éviter de citer les
tiers qui lui fournissent les informations. Ainsi, il dira: Il me revient que ...
et. non Monsieur X m'a dit que ... Cette exigence permet à l'Administration
de protéger ses sources d'information et constitue par ailleurs une attitude de
courtoisie à l'égard de l'informateur. Enfin, elle préserve ce dernier de toutes
représailles.

5- L’objectivité
Il s'agit ici de l'impartialité, de la neutralité, de la recherche de l'intérêt
général, de l'absence de passion et d'état d'âme.

Ainsi, le rédacteur administratif n'écrira pas:

- je vous annonce que ... (évoque l'idée de surprise ou de soudaineté)
- Dans l'espoir d'une suite favorable, je vous prie d'agréer ...
- Souhaitant recevoir rapidement votre réponse, je vous assure de mon
indéfectible attachement;
- je, vous serais très reconnaissant si vous pouviez me renvoyer ce dossier avant le
...

Mais il écrira :
- J'ai l'honneur de vous faire connaître que ...
-' je vous prie d'agréer·(supprimer ce qui précède lorsque l'Administration écrit,
parce qu'elle n'a pas à' exprimer l'espoir qui est un sentiment personnel);
- je vous saurais gré de me faire parvenir votre réponse dans les meilleurs délais
- je vous serais obligé (ou je vous saurais gré) de me
renvoyer ce dossier avant le ...

17
 6 - La courtoisie
L'Administration doit respect et politesse à tous les citoyens qu'elle
représente et auxquels elle s'adresse. La courtoisie se manifeste déjà entre les
'services par les nuances hiérarchiques. Les écrits administratifs se garderont
conséquemment des expressions choquantes et désobligeantes. Des mots comme «
vol », « mensonges» seront remplacés par « indélicatesse », « contrevérités ».

Le supérieur ne dira pas du rapport de son collaborateur qu'il est « un

tissu de sottises » mais plutôt qu'il « manque de réalisme ou semble comporter
beaucoup d'erreurs ». –

Exemple:

NE P AS ECRIRE MAIS ON ECRIRA

Votre rapport est un tissu de mensonges Votre rapport manque de réalisme (me
. . parait
comporter beaucoup' d'erreur) -
,
Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peu fondée

Tachez d'apporter plus de soin aux affaires Je vous serai obligé d'apporter
qui vous sont confiées J'attacherai du prix à ce que vous apportiez

7- La prudence
Cette qualité est indissociable du sens de la responsabilité, de l'objectivité et
de la courtoisie. Elle évite les décisions peu fondées et les négligences; il est parfois
nécessaire de ne pas trop engager l'avenir et de se ménager la possibilité de revoir
les décisions en fonction des données nouvelles, d'où l'usage du conditionnel ou des
verbes qui expriment la nuance.
Voici quelques exemples :
- Il me semble indiqué de vous proposer la révision de cette décision ... ou il serait
souhaitable de réviser cette décision ... et non: vous devez réviser cette décision ...
- Dans les circonstances actuelles, il ne m'a pas paru possible de réserver une suite
favorable à votre requête ... et non : Je rejette définitivement votre demande.

8- La clarté, la concision et l’efficacité

Il faut utiliser le mot juste, approprié. C'est ici qu'apparaît l'intérêt du
18
dictionnaire qu'il ne faut pas hésiter à consulter car les mots et expressions n'ont pas
toujours le sens qu'on leur donne couramment.
L'écrit administratif est un document de travail dont la lecture ne doit pas faire
perdre de temps. Le rédacteur rejettera donc les digressions inutiles, les phrases et
les tournures, trop complexes et indigestes pour l'esprit. Un écrit clair et concis est
forcément efficace car il évite les pertes de temps et permet d'atteindre les objectifs
que vise son auteur.

III- La structure de l’écrit administratif

11- Le timbre

C'est la mention d'identification du service émetteur du document. Il doit

indiquer l'origine de la lettre avec précision, en respectant la hiérarchie des services.
Le timbre est presque le reflet de l'organigramme structurel du service émetteur de
la correspondance. Les noms des différents services administratifs, du service de
tutelle à la structure émettrice du courrier, placés dans l'ordre hiérarchique,
s'écrivent en majuscule.
Par exemple, pour une lettre rédigée par la Direction du Personnel de la Police
Nationale, on aura:

MINISTERE DE LA SECURITE INTÉRIEURE

DIRECTION GÉNÊRALE DE LA
POLICE NATIONALE

DIRECTION DU PERSONNEL
DE LA POLICE NATIONALE
Par ailleurs, il est utile d'indiquer que s'agissant des services qui
correspondent à des découpages territoriaux (Villages, Directions Régionales ou
Départementales, Communes, Sous-préfectures, Départements, Régions, etc.), le
timbre se référera à ces subdivisions.

Ainsi; on aura : RÉGION DU WORODOUGOU/ DÉPARTEMENT DE

SEGUELA/SOUS-PREFECTURE DE WOROFLA pour un document administratif
rédigé à la' Sous-préfecture de Worofla.

19
DIRECTION DÉPARTEMENTALE DE L'AGRICULTURE D'AGBOVILLE /
SECTEUR AGRICOLE DE RUBINO pour un courrier émanant du Secteur
Agricole de Rubino.
Le timbre du service se place en haut, à gauche de la première page en
face .de l'appellation officielle et de la devise de l'Etat.

En lieu et place du timbre, des services administratifs (Ministères, Directions

Générales, Etablissements Publics, Districts, Départements, Mairie) utilisent les
logos ou des mentions d’identification du service en lettres minuscules. Toutes ces
pratiques sont proscrites parce qu’un service administratif n’est pas une entreprise
privée pour user de moyens publicitaires. Elles ne sont donc pas conformes aux
principes de rédaction des documents administratifs.

12- La référence ou numéro d’enregistrement

C’est le numéro d’ordre que l’expéditeur donne à la lettre. Un registre du courrier

« départ » permet de suivre cet ordre. Le numéro d’enregistrement est suivi des
initiales du service émetteur, éventuellement de celles de la subdivision dont émane
effectivement le document. Ces initiales sont séparées par des barres obliques et se
succèdent dans l’ordre hiérarchique des services.
A titre d’exemple, le numéro d’enregistrement d’une lettre écrite par le Directeur de
la Comptabilité au nom du Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité
Publique qui relève du Ministère d’Etat, Ministère de l’Economie et des Finances se
présentera comme suit : N° 0230/MEMEF/DGTCP/DG.
Pour les services qui correspondent à des subdivisions térritoriales, une nuance est à
préciser : N° 063/RW/DSLA/SPWLA : Les parties en gras sont les abréviations de
SEGUELA et WOROFLA.
Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre du service. Chaque année, la
numérotation est reprise. La numérotation est donc toujours celle de l’année en
cours.
Les numéros d’enregistrement du courrier ordinaire ne sont pas du même ordre que
ceux du courrier confidentiel. En effet, chaque courrier est classé et rangé dans des

20
registres et archives différents en fonction de l’ordre (ordinaire ou confidentiel)
auquel il appartient.

13- La dénomination de l’Etat et la devise

La dénomination de l’Etat se présente sur une seule ligne, entièrement écrite

en majuscules, en haut, à droite de la première page en face du timbre du service ;
en dessous, se place la devise dont les différentes composantes, séparées par des
tirets, sont écrites en minuscules avec les initiales en majuscules.

Exemple :

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

Union-Discipline-Travail

14- Le lieu et la date d’expédition

Cette mention est placée en haut, à droite de la première page, sous la

dénomination officielle et la devise de l’Etat. Elle doit comporter :
- Le nom de la ville (en toutes lettres avec initiales en majuscules et
le reste en minuscules) ;
- Le jour du mois en chiffre ;
- Le mois (en toutes lettres, en minuscule) ;
- L’année en quatre chiffres.

Exemple : Abidjan, le 18 mars 2005.

15- La suscription ou réclame

C’est la formule d’envoi de la lettre par l’expéditeur au destinataire. La

suscription englobe donc la désignation des deux correspondants.

Elle est en effet composée de deux parties reliées par la préposition « à » :

 La première partie indique la qualité de l’expéditeur (le responsable du
service émetteur) ;
 La seconde, la qualité du destinataire (le responsable du service
destinataire).

21
 Il est possible de mentionner la qualité de l’expéditeur sous le timbre, en
minuscules, avec les initiales en lettres capitales. (Exemple : Le Ministre ; Le
Préfet ; Le Directeur Général …etc.). Dans ce cas, la première partie de la
suscription sera supprimée car elle serait une répétition inutile.

Voici les libellés habituels du timbre et de la suscription d’une lettre émise

par le Ministre de l’intérieur :

MINISTERE D’ETAT,
MINISTERE DE L’INTERIEUR
Le Ministre de l’Intérieur
à
Monsieur le Directeur Général de
l’Administration Territoriale
ABIDJAN

L’expéditeur peut aussi désigner nominativement, sous la suscription, l’agent

chargé de traiter l’affaire comme suit: « A l’attention de Monsieur X… »
La réclame est obligatoirement portée en haut, à droite, sous la date.
Il est d’usage, dans l’administration ivoirienne, de mentionner, dans la
suscription, sous la qualité, la distinction honorifique de l’autorité
expéditrice. Ainsi, l’on peut lire :

Le Préfet du Département de Grand Bassam

(Officier du mérite agricole)
à
Monsieur le Sous-préfet de Grand Bassam

16- L’objet de l’écrit

C’est la mention, aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre. Elle se
place au dessus du corps de la lettre, sous le numéro d’enregistrement. Elle
s’introduit ainsi :
« Objet : » et est suivie de la formule précisant la question traitée.
Exemple : Objet : Autorisation d’absence.

22
L’objet a pour but de permettre au destinataire d’avoir, d’un coup d’œil, l’idée
générale du contenu du courrier et d’en faciliter la ventilation et le classement. Il est
obligatoire de l’indiquer pour chaque courrier. Il ne faut mentionner qu’un seul par
correspondance.

17- La formule d’appel

Les formules d’appel sont les termes utilisés pour « appeler » le

correspondant. Elle est la forme abrégée des termes ayant servi à désigner le
correspondant dans la suscription.
La formule d’appel est utilisée dans les lettres à forme personnelle. Elle se
situe après la suscription et juste avant le corps de la lettre.
Par exemple, dans la suscription d’une lettre, l’on écrira :
à Monsieur le Principal du Collège Moderne de l’Autoroute, mais la formule
d’appel sera : Monsieur le Principal…
La formule d’appel s’utilise également au début d’un discours, au moment de
l’énumération, par ordre hiérarchique ou protocolaire, des personnalités présentes à
la rencontre au cours de laquelle est lue une allocution.
De manière générale, les formules d’appel sont : Monsieur, Madame ou
Mademoiselle (lorsque le correspondant se présente sous son état civil et est désigné
comme tel dans la suscription).
Mais pour les représentants de l’Administration, les autorités politiques et les
personnes privées, il est d’usage de donner à ses correspondants leur titre quand ils
en ont.

Voici quelques formules d’appel.

 Les autorités politiques, administratives et judiciaires :

- Le Président de la république : Monsieur le Président de la
République (et non Monsieur le Président car le titre simple de
Président s’applique à des personnalités multiples d’un rang
inférieur qu’il n’est pas indiqué de confondre avec le premier
responsable de l’Etat) ;
23
 - Les Présidents et Vice Présidents d’institutions : Monsieur le
Président, Madame la Présidente ;
- Les Ministres et Secrétaires d’Etat : Monsieur le Ministre, Madame
le Ministre (même après cessation des fonctions) ;
- Le Ministre de la Justice : Monsieur le Grade des sceaux (toutefois,
lorsque ce Ministre est Ministre d’Etat, Garde des sceaux, Ministre
de la Justice, la formule d’appel sera : Monsieur ou Madame le
Ministre d’Etat).

 Les membres du Corps Préfectoral :

- Madame, le Monsieur le Préfet ; Madame, Monsieur le Secrétaire
Général de Préfecture ; Madame, Monsieur le Sous-Préfet.

 Les autres autorités administratives :

- Monsieur le Gouverneur, Monsieur le Chef de Canton, Monsieur le
Chef de village, Monsieur le Directeur Général, Monsieur le
Directeur.

 Les autorités judiciaires :

- Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président (le
Président d’une juridiction) ; Monsieur l’Avocat Général ;
Monsieur le Procureur Général, Monsieur le Procureur, Monsieur
le Substitut, Monsieur le juge ; Maître (pour le gréffier).

18- La signature et le cachet

La signature est le nom d’une personne, écrite de sa main sous une forme qui est
particulière ; elle sert à affirmer la sincérité d’un écrit, l’authenticité d’un acte,
etc…, à en assumer la responsabilité. La signature est donc l’élément fondamental,
la condition de validité des actes et autres documents administratifs.
La signature peut être précédée de l’attache, c'est-à-dire de l’indication de la qualité
du signataire et éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer (par délégation, par
ordre ou par intérim).
En outre, indépendamment de la fonction qu’il occupe, le signataire peut mentionner
sa qualité administrative ou son corps de rattachement (Ingénieur Agronome ou
Administrateur Civil par exemple) sous son nom.

24
La signature est suivie de la mention dactylographiée des nom et prénoms du
signataire et se place après la dernière ligne de la lettre, sur la partie droite de la
page.
Pour paraphraser M. Jacques Blondel dans son œuvre « Correspondance militaire et
relations publiques », nous dirons ce qui suit : « La signature est l’apposition de son
nom de famille au bas et à droite d’un écrit. Elle est généralement précédée ou
suivie d’un paraphe* (signature* abrégée) destinée= à rendre son imitation plus
difficile, mais ce trait de plume n’est que facultatif. ».
Il existe, en plus de la signature personnelle, nous avons ;
- la signature « par délégation » qui est accordée à une personne et non à une
fonction. Elle prend fin lorsque le délégataire ou le délégant cesse ses
fonctions. La délégation de signature laisse entière la responsabilité du
délégant qui doit endosser la responsabilité de ce que le délégataire a signé.
La délégation de signature est donnée par écrit et notifiée à toutes les
autorités ;
- la signature « par ordre » lorsque ordre est donnée verbalement d’assurer la
signature de certains types de documents. Dans ce cas, la mention manuscrite
P.O. précède la paraphe.
- La signature « pour copie conforme » qui est portée sur les documents
reçus d’une autorité supérieure qui, en raison de l’insuffisance de leur
nombre, ou pour toute autre raison, doivent être reproduits. Ils ont ainsi
valeur d’originaux ;
- La signature « pour ampliation » qui intervient lorsqu’un chef d’un échelon
de responsabilité ne signe qu’un seul exemplaire d’un document adressé à de
nombreux signataires. Cet exemplaire est alors conservé aux archives du
bureau expéditeur, les autres exemplaires, qui ont également valeur
d’originaux, sont signés « pour ampliation » par le fonctionnaire qui le
fonctionnaire qui a reçu cette délégation de signature.

Quant au cachet du service, il est apposé à coté, à gauche de la signature et non à

droite ou sur la signature.

25
Lorsqu’une correspondance est accompagnée, en annexe, d’un tableau, celui doit
être paraphé.

19- Les pièces jointes

Les pièces jointes sont des documents annexés aux documents principaux.
Elles permettent de corroborer ou de détailler des informations données par le
document principal auquel elles sont rattachées.
Exemple : « la copie d’un arrêté de nomination » peut être une pièce jointe d’un
procès verbal.

20- Les ampliations

On appelle ampliations des copies de l’original d’un document administratif

envoyées à plusieurs destinataires mais revêtues d’un caractère d’authenticité. La
mention des ampliations faites doit figurer sur chacun des documents envoyés. Les
ampliations ont pour buts principaux de mettre plusieurs destinataires au même
niveau d’information concernant un dossier et de s’assurer le suivi et le traitement
professionnel dudit dossier.

IV- Les documents de correspondance

Deux sortes de documents de correspondances (lettres) sont généralement rédigées
dans l’Administration:
 La lettre à forme personnelle,
 La lettre entre services.
Une lettre, quelque soit son type, doit comporter trois parties: Une introduction , le
corps de la lettre et une conclusion.
D’autre part, à l’occasion de la rédaction d’une lettre, il est important de respecter
l’équilibre entre les parties.

1- La lettre à forme personnelle

On parle de lettre à forme personnelle lorsqu’elle est utilisée :
o Par un agent public qui s’adresse à son supérieur hiérarchique pour lui
exposer un problème personnel;

26
 o Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel de
son subordonné.
o Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des personnes privées,
nationales ou étrangères.

 STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

 Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme personnelle possède les
mentions suivantes:
- Le lieu et la date,
- La formule d’appel,
- Noms, prénoms, adresse du destinataire,
- L’objet,
- Le corps de la lettre,
- La formule de courtoisie,
- La signature et le nom de l’expéditeur.
 Lorsqu’elle est écrite pour le compte d’un service administratif, les mentions
de la lettre en forme personnelle sont :
- L’appellation de l’Etat et la devise,
- Le timbre du service,
- Le Numéro d’enregistrement
- Le lieu et la date,
- La formule d’appel,
- La formule de courtoisie,
- L’objet,
- La réclame ou suscription,
- Le corps de la lettre,
- L’Attache (qualité du signataire), signature, nom, corps
- Les ampliations (éventuellement).

2- La lettre entre services

 La lettre entre services possède les mentions suivantes:
 L’appellation de l’Etat et la devise,
27
  Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La réclame ou suscription
 L’objet,
 Les références s’il y a lieu,
 Les pièces jointes s’il y a lieu,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom et corps .
 Les ampliations;

V- Les documents de liaison

1- Le bordereau de transmission
Ce document peut s'appeler bordereau d'envoi, bordereau de transmission
ou bordereau récapitulatif.
Le bordereau d'envoi est utilisé pour la transmission de documents d'un
service à un autre dans les cas suivants:
- une autorité hiérarchique transmet des documents à une autorité de même
rang ou à un collaborateur ;
- la transmission des documents n'appelle pas de commentaire qui justifierait
l'utilisation d'une lettre.
Dans le bordereau, de transmission, les mentions du timbre, l'appellation officielle
et la devise de l'État, le lieu et la date, le numéro d'enregistrement sont identiques à
celles de la lettre administrative (lettre entre services).
Le titre bordereau d'envoi écrit en majuscule est suivi, en dessous, de la désignation
de l'ensemble des pièces ou documents à expédier.
La suscription ne comporte que l'identité du destinataire précédée de la préposition
« à ».
En dessous de ces éléments d'identification figure un cadre de quatre colonnes.
De gauche à droite, nous avons:
a. 1 ère colonne : N° d'ordre: comporte les numéros par ordre
croissant des pièces à transmettre ;
28
 b. 2è colonne Désignation ou nature des pièces : titre ou nature des
pièces ;
c. 3è colonne nombre de pièces ou nombre;
d. 4è colonne observations. Cette colonne indique à quelle fin
chaque document est transmis.

Remarque: le bordereau ne comporte pas d'objet. En outre, la

signature se place dans la colonne observations.

2- Le soit transmis
Le soit-transmis permet de transmettre un ou des documents. Il ne s'utilise que par
une autorité hiérarchique en direction d'une autorité de même rang ou d'un
subordonné. En d'autres termes, un collaborateur ne doit jamais faire de soit-
transmis à un supérieur. En outre, le soit-transmis ne s'emploie qu'à l'intérieur du
même service.
A la différence du bordereau d'envoi, le soit-transmis ne comporte pas de cadre
divisé en colonnes.

Le titre soit-transmis écrit en majuscule est suivi de l'identité du destinataire.

Le libellé du soit-transmis comprend:

- le nombre de document sur le nombre de page (ex : 1/2 : un document en

deux pages) ;
- l'identification du document suivi de l'objet;
- l'observation (à quelle fin le document est destiné) ;
- La signature se place en bas et à droite comme dans le cas d'une lettre ;
- En observation, plusieurs formules qui correspondent aux différentes fins
auxquelles les documents sont transmis sont utilisées.

Exemples:
« Pour information » ou « A toutes fins utiles » : la pièce est envoyée à titre
indicatif car elle peut présenter un intérêt pour le destinataire;
« Pour attribution » : la pièce est transmise à titre définitif; elle relève de la.
Compétence du destinataire qui en fera l'usage qui lui semble convenable;
.« Comme suite à votre demande » : la pièce est expédiée sur demande du
29
 destinataire;
«En rédaction » : le destinataire devra renvoyer la pièce à l’expéditeur après
usage. Cette rédaction est généralement faite « pour étude-» ou « pour avis »,
Ces dernières formules peuvent d'ailleurs se retrouver seules ;
« Pour éléments de réponse » : le supérieur transmet à un subordonné une
pièce pour étude et lui demande de lui proposer un projet de réponse;
« Pour exécution» : transmission d'un dossier à un subordonné avec l'ordre
de faire l'essentiel pour traiter l'affaire; un compte rendu sera fait après -
accomplissement de cette tâche.

VI- Les documents d’information

On distinguera les documents d'information interne des documents

d'information externe.

1- Les documents d’information interne

a- La note

Il s'agit d'un document de correspondance interne écrit à l'occasion du traitement

des affaires courantes du service.
La note administrative vise les objectifs suivants : transmettre des informations, des
demandes ou envois de renseignements, d'avis ou d'instructions, résultats de
recherche ou de synthèse d'un dossier ; garder trace écrite d'un 'échange verbal:
antérieur, ainsi complété et mis en forme:

La note s'emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné et vis-

versa, avec toutefois une nuance de forme. Le supérieur à son collaborateur enverra
une « NOTE à Monsieur ... » tandis que le collaborateur à son supérieur enverra de
préférence une « NOTE à l'attention de
Monsieur le ... » ou une « NOTE pour Monsieur le ... »
La note peut être nominative (NOTE pour Monsieur DIA Roger) ou fonctionnelle
(NOTE pour Monsieur le Directeur général...).

 Présentation formelle de la note

Les notes entre, agents de niveau équivalent peuvent se présenter de façon
très simple et sans aucune règle particulière quant à la forme, excepté la mention «
NOTE à Monsieur ... » et la signature du rédacteur.
En revanche, les notes échangées entre le supérieur et le collaborateur sont
tenues au respect des règles de présentation qui les rapprochent de la forme de la
lettre administrative, titre mis à part.
30
 La note étant un document utilitaire, elle doit être concise et claire. On
l'appelle d'ailleurs «note succincte ».
Dans le texte de la note entre deux correspondants en relation fonctionnelle
ou hiérarchique, le rédacteur utilise les styles direct' et personnel « Je ».
'
Mais pour les notes d'étude ou de synthèse, les styles indirect et impersonnel
sont de rigueur : on retiendra les personnes et le style des documents étudiés.
Dans tous les cas, la formule d'introduction « J'ai l'honneur de ... » doit être évitée.

 différents types de notes (par le but)

Sur cette base (le but), on peut distinguer quatre types de notes :

- la note d'information : peut être purement informative ou servir à exposer une

question que l'on analyse avec proposition de solution. Elle peut être une demande
d'avis (à un collaborateur, à un collègue) ou d'instruction ou une proposition (à un
supérieur) ;

- la note d'instruction :' d'un supérieur à un collaborateur, elle donne les directives
nécessaires au règlement d'une affaire, à l'initiative du chef ou sur demande du
subordonné;

- la note de synthèse : elle sert à présenter à un supérieur et à sa demande, sous la

forme d'un condensé, une affaire complexe, une situation juridique (résumé d'un
ensemble de textes de loi) ou un dossier. La note de synthèse fait appel aux
capacités d'analyse, de discernement et de synthèse du rédacteur;

- la note de présentation : elle doit être claire et concise, sinon elle s'apparenterait
à un rapport de présentation. Elle accompagne un projet de texte dont elle ressort
les grandes lignes pour donner au destinataire les précisions et explications'
justificatives de la mesure proposée ou des dispositions envisagées.
Quel' que 'soit 'le' but de la note qui 's'apprécie à partir de son contenu, seul le terme
«NOTE» apparaît comme titre du document, suivi de la qualité ou du nom du
destinataire. Sont donc proscrits les titres : NOTE TECHNIQUE à ... ou NOTE
D'INFORMATION à …

31
 b- Le Compte rendu

Le compte rendu est un document descriptif de faits et d’événements que le

rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a pris part.

Le rédacteur relatera ces faits de façon objective, sans les interpréter, sans prendre
position, sans faire de suggestions ou tirer de conclusions personnelles.

Le compte rendu doit être le plus précis, exact, détaillé et complet possible parce
qu’il est avant tout un document d’information.

La production d’un compte rendu est motivée, soit par l’usage du service, soit par
un ordre du supérieur hiérarchique, soit par l’usage du service, soit par des
dispositions réglementaires ou légales qui en fixent la périodicité et le plan
(notamment des comptes rendus d’activités).

c- Le Procès verbal

Bien que son nom évoque un témoignage oral (verbal), le PV est en réalité un
document écrit… C'est la relation, par un agent de l'Administration ou mandaté par
celle-ci, de ce qu'il a fait, vu ou entendu dans l'exercice de ses fonctions.
Le PV est un compte rendu, mais un compte rendu très particulier parce que,
destiné .à faire foi jusqu'à l'administration de la preuve contraire. Il ne peut être
établi que par des agents légalement habilités' ou désignés à cet effet par une
autorité judiciaire ou administrative.
Cependant, le terme « procès-verbal » a été emprunté par l'Administration,
dans un sens général, pour désigner des documents qui ne sont que des comptes
rendus ordinaires, sans valeur spéciale sur le plan légal, mais auxquels on a voulu
donner, par imitation des règles de forme du PV judiciaire, une importance
particulière.
Il existe plusieurs types de PV : le PV judiciaire le PV de constatation, le PV
d'interpellation, le PV de voisinage…etc.

En ce qui concerne le PV judiciaire, il s’agit d’un acte authentique destiné à

servir de preuve aux termes de l'article 420 du code de procédure pénale. Il ne peut
être établi que par un agent commissionné par les autorités judiciaires ou sur
instruction de ces dernières ou des autorités administratives magistrats instructeurs,
32
commissaires de Police et officiers de Police judiciaire en général, gendarmes,
ingénieurs de voirie et tous autres fonctionnaires assermentés appartenant à
certains corps particuliers (Eaux et Forêts, Douanes, services des Domaines),
gardes privés assermentés. L'agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu'il
a lui-même constaté, ou qui lui ont été directement rapportés; dans ce dernier cas;
l'origine de l'information doit être précisée :' c'est la déclaration faite qui est
constatée dans le PV et non les faits eux-mêmes.

Le procès-verbal peut apparaître comme un compte rendu mais non un acte

authentique. Cependant, alors qu'il est possible à chaque participant à une réunion
de rédiger un compte rendu à l'attention de son supérieur hiérarchique, il n'y aura
qu'un seul procès-verbal de réunion qui en sera la relation officielle.
L'on s'en doute, chacun des comptes rendus sera nécessairement différent
des autres parce que chaque rédacteur retiendra certainement les informations et
interventions qu'il jugera utiles de rapporter à son chef de service qui l'a mandaté.
Par contre, le procès-verbal, qu’il soit un procès verbal de réunion ou un
procès-verbal judiciaire, est unique pour toute rencontre de travail ou d’échanges et
revêt un caractère officiel. Il fait foi entre les personnes présentes lors de la
rencontre et non à l'égard des tiers qui n'ont aucune raison de le contester. C'est
pourquoi il-est soumis à un certain formalisme qui se résume en ceci: il doit être
approuvé de tous les participants. Cette approbation est donnée au début de la
séance suivante et mentionnée dans le nouveau procès-verbal; le procès-verbal est
alors dit « adopté » : Il ne peut plus être contesté par l'un des participants dont la
liste (avec la signature de chaque participant en regard de ses noms, prénoms,
qualité, adresses téléphonique, postale et électronique, fonction et/ou service) est
jointe en annexe.
Un procès-verbal sanctionne les réunions à l'issue desquelles d'importantes
décisions sont prises. C'est principalement le cas des réunions que tiennent les
assemblées et les commissions institutionnalisées (locales, régionales ou
nationales); c'est aussi le cas des réunions hebdomadaires auxquelles prennent part
les membres de cabinet ministériel, etc.
Mais, un procès-verbal peut être dressé à l'issue d'une réunion occasionnelle
33
à laquelle le chef de service a accordé une importance particulière, en raison de
l'intérêt que présentent les sujets abordés. Le procès-verbal de réunion comporte les
mentions qui figurent sur les 'lettres 'administratives (timbre du service ou de la
collectivité, appellation officielle et devise de l'Etat). La date se retrouve dans le
texte du procès verbal. Le titre est ainsi libellé :

PROCES- VERBAL
de la première session
ordinaire, au titre de l'année 2005,
du Conseil Municipal du Plateau

Seul le titre « PROCES- VERBAL » est écrit en majuscules tandis que l'objet se
présente en lettres minuscules.
Le texte se présente comme suit :
Introduction :
 Les temps du passé sont utilisés ici, le passé composé et l’imparfait
notamment ;
 Les jours, mois et année et l’heure à laquelle débute la réunion sont
présentées de façon solennelle : « L’an deux mille cinq et le samedi dix-neuf
mars, à dix heures » ;
 L’identité et la qualité du président de séance, celles des personnalités
éventuellement présentes ;
 L’identité et la qualité du secrétaire de séance ;
 La liste des membres de l’assemblée, présents et absents (avec la distinction
entre les absents excusés et non excusés), la nature de leur participation (voix
délibérative ou consultative) ;
 L’ordre du jour détaillé (pour les réunions des assemblées statutaires. Le
premier point à inscrire toujours à l’ordre du jour est la lecture du PV de la
réunion précédente. Le quorum se définit par rapport à la présence physique
des membres statutaires. Lorsqu’une réunion régulièrement convoquée n’a pu
se tenir, un PV doit tout de même être rédigé pour constater par là même la
défection des personnes absentes. Ce document est appelé « procès verbal de

34
 carence ». Cette dernière expression « de carence » n’apparaît pas dans le
titre qui sera libellé comme d’ordinaire) ;
 Le caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ;
 Le nombre de membres statutaires présents par rapport au quorum requis.
C’est seulement lorsque le quorum est atteint que la séance peut valablement
se tenir (c'est-à-dire conformément aux règles en vigueur). Le quorum
légalement requis n’est généralement plus exigé s’il s’agit de la reprise d’une
séance remise une première fois, faute d’avoir atteint le quorum.
Développement
C’est le compte rendu, au présent de l’indicatif, de toutes les interventions et
des incidents enregistrés au cours de la séance. En effet, comme le PV judiciaire
dont il tire son origine, le PV de réunion utilise le présent de l’indicatif pour rendre
compte de toutes les interventions.
La relation des propos exprimés doit être introduite par des verbes qui indiquent,
soit un simple énoncé de la pensée du locuteur, soit une prise de position, soit une
mise en doute ou la négation de l’avis d’un autre participant.
Le développement rend compte :
 De la lecture et de l’approbation du procès verbal de la séance précédente,
avec indication des rectifications qui y sont apportées ;
 De toutes les interventions et tous les incidents de séance ;
 Des suspensions éventuelles de séance, avec indication de l’heure et du motif
des suspensions ; Lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des
votes avec la répartition des voix (pour ou contre) et des abstentions.

Conclusion
C’est la mention de clôture de la séance, avec l’indication de l’heure. Ceci est
rendu par la formule suivante ; « l’ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été
levée ; Il était 17 heures (l’heure est à indiquer en chiffres).
En allant à la ligne, le rédacteur termine le PV par la formule : « Fait à Abidjan, les
heure, jour et année ci-dessus. ».

35
Le PV de réunion est signé du président de séance (en dessous, à droite du texte) et
du secrétaire de séance (en dessous, à gauche du texte). Seule la signature du
président s’accompagne du cachet de service.
Les membres statutaires présents signent également en regard de leurs noms et
prénoms, généralement une liste jointe en annexe.
 Le PV de passation de charge
Dernier document signé lors d’une passation de service parce qu’il est la
preuve formelle que le nouveau responsable a reçu de son prédécesseur toutes les
archives et l’ensemble du matériel de bureau ou roulant disponibles dans le service
qu’il s’apprête à diriger et qu’il les a acceptés tels qu’ils lui ont été présentés.
Ce PV, qui ne doit nullement être confondu avec le rapport de passation de service,
est établi par le chef de service sortant et proposé à la signature du chef de service
entrant. Pour certaines fonctions, ce PV se rapporte également au matériel (vaisselle,
linge, mobilier, appareils électroménagers) utilisé à la résidence.
Il est aussi signé de son auteur et du supérieur hiérarchique qui a supervisé la
passation de service.
 Le PV de scrutin
Il s’agit généralement d’un modèle préétabli par la structure chargée
d’organiser des élections. Les rubriques y sont déjà déterminées.

d- Le télégramme officiel
C’est un document qui permet la transmission d’une information en cas
d’urgence.
Seules les autorités politiques, administratives et militaires sont habilitées à expédier
un télégramme officiel. Il se transmet par un réseau indépendant de radio-diffusion.
Le télégramme officiel comporte le numéro d’enregistrement, le lieu et la date, la
suscription avec une particularité pour les services qui reçoivent un nombre
important de télégrammes. Ceux-ci utilisent une adresse télégraphique composée de
sigle.
Exemples :
Présidence : PRESIDENT REPUBLIQUE à PREFET TIASSALE

36
Ministère de l’Agriculture ; MINAGRI

Pour la rédaction, le style télégraphique clair est utilisé : emploi de phrases ou sont
éliminés les mots qui ne sont pas indispensables pour la compréhension du texte.
Au lieu de On écrira
J’ai l’honneur de vous informer Honneur vous informer

1- Les documents d’information externe

a- l’avis
C’est un document d’information destiné à l’affichage. Il est donc destiné à
un public relativement restreint : Celui qui est en mesure de le lire sur les tableaux
d’affichage, c'est-à-dire personnel du service et usagers.
L’avis sert à présenter des informations essentiellement temporaires, par exemple :
une conférence, une réunion…etc.
L’avis doit donc être retiré de son lieu d’affichage lorsque les événements qu’il
annonce sont passés.
L’avis se présente comme suit :
- Le timbre du service (en haut) ;
- Le titre « AVIS » en majuscules au milieu de la page, seul ou bien suivi de la
mention des destinataires ;
- Le contenu de l’avis.
Exemple :
AVIS aux usagers
On parle souvent de NOTE DE SERVICE lorsqu’on veut qualifier des avis
dans certains services.
b- Le communiqué

Il s’agit d’un avis d'information à destination du public, diffusé dans la presse, la

radio et les autres médias.

C- L’attestation et le certificat

37
 Dans attestation il y a attester, porter témoignage (de faits dont on a une
connaissance directe) et dans certificat il ya certifier, qui veut dire pratiquement la
même chose, mais à un degré supérieur. Attester implique l’idée d’une constatation
neutre et objective des faits connus en faveur du bénéficiaire. Certifier, au contraire
semble indiquer une prise de position plus active, plus péremptoire de celui qui
engage sa responsabilité dans son affirmation.
Mais si, à l’origine et étymologiquement, il était possible d’établir quelque
nuance entre l’attestation et le certificat, ce dernier paraissant plus solennel et plus
officiel tandis que l’appellation «attestation » semblait plus anodine, il ne reste rien
de cette distinction au niveau de la pratique et les deux termes sont employés
comme synonymes. La seule différence entre ces deux documents est purement
formelle et réside dans l’appellation « CERTIFICAT » ou « ATTESTATION », et
dans la formule principale et quasi rituelle : « Le… soussigné, certifie (atteste)
que… ». Les autres mentions sont identiques et la valeur des deux documents est la
même. La seule hiérarchie à établir est celle de l’autorité qui délivre l’attestation ou
le certificat, l’attestation signée du ministre ayant a priori plus de poids que du chef
de service.
Ce que nous dirons de l’un s’applique donc à l’autre, sous réserve des
variations de terminologie.
On pourrait cependant émettre le souhait que ,dans un souci de rigueur
formelle et en référence aux nuances étymologiques signalées ci-dessus, on réserve
l’appellation « certificat » aux documents liés aux événements de la vie civile des
individus(constatant une situation familiale ,sociale, universitaire, etc.) et qui sont
particulièrement établis par les officiers d’état civil, les autorités et services
judiciaires ou para-judiciaires, les autorités scolaires ou universitaires, etc. ; on
emploierait l’appellation « attestation » pour les documents liés à l’activité
administrative courante, qui ne requièrent pas la mêmes solennité de formulation
(attestation de fonction, de prise de service, d’emploi, de congé, etc.).
Quoi qu’il en soit, et pour nous en tenir à la pratique courante ,nous
définirons l’attestation et le certificat comme des documents délivrés par une
autorité administrative et sous sa responsabilité, soit à la demande du bénéficiaire

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soit systématiquement lorsque se actes s’inscrit dans un processus administratif,
pour établir la réalité de certains faits dont peut témoigner le signataire et permettre
au bénéficiaire d’en faire état à son avantage dans des circonstances administratives
ou personnelles diverses.
Celui qui établit le document , engageant sa responsabilité avec sa signature,
doit donc avoir un connaissance exacte et certaine de ce dont il témoigne, ou tout au
moins être en possession des éléments constituant une présomption d’exactitude
hors de tout au moins être en possession des éléments constituants une présomption
d’exactitude hors de tout soupçon. Nul ne saurait donc se risquer, que ce soit à titre
privé ou ès-qualités dans le cadre de ces fonctions administratives, à délivrer le
certificat lorsque les conditions requises sont remplies.
Ca peut être au contraire une compétence discrétionnaire lorsque l’autorité
est libre de décider de l’opportunité de la délivrance du certificat.
Enfin celui-ci peut avoir une portée plus ou moins large :
- soit être délivré pour un usage précis et restrictivement désigné ;
- soit pour un usage général, « pour servir et valoir ce que de droit ».
Le certificat (ou l’attestation) délivré par une autorité administrative (et à plus
forte raison une personne privée) est un document destiné à faire foi mais qui na pas
de force juridique particulière.
Il ne vaut que dans la mesure où l’on n’a pas de raisons de contester sa veracité, et
jusqu'à preuve contraire.
Le certificat revêt généralement dans formulation une certaine solennité.
L’attestation suit souvent la même forme bien que, surtout lorsqu’elle d’usage
strictement administratif, elle puisse être présentée de façon plus simple.
Certificat et attestation peuvent être rédigés sur un formulaire imprimé, ou
dactylographiés sur papier libre.

VII- Les rapports

1- Présentation générale
Les rapports sont à la fois des documents écrits d’information et des documents
écrits suscitant des actions.

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Un rapport traite en général d’un sujet donné, limité, sur un problème clairement
posé au départ. Il comporte le plus souvent une conclusion et des propositions en
vue de provoquer une décision de l’autorité ayant demandé le rapport.
Dans un rapport, il y a engagement du rédacteur ; cet aspect le distingue d’un procès
verbal ou d’un compte rendu qui se contentent de relater les faits.
En ce qui concerne la présentation, donc de la forme, il n’existe pas de différences
importantes entre un rapport et un compte rendu et les règles de base relatives à
l’élaboration de l’un ou l’autre sont les mêmes.

On distingue plusieurs types de rapports. On peut citer entre autres:

- Rapport de stage,
- Rapport de visite,
- Rapport de mission,
- Rapport d’accident,
- Rapport d’enquête,
- Rapport d’expertise,
- Rapport sur une étude,
- Rapport sur des essais,
- Rapport sur des projets,
…

2- Rapport de stage

Contrairement à une lettre, un rapport de stage s’étale sur une longue période (entre
1 et 6 mois). Son établissement nécessite donc plusieurs phases :
- Recueil des informations,
- Mise en ordre,
- Rédaction définitive.

 Ci-dessous le modèle d’un rapport de stage

 Page de titre
 Remerciements et/ou dédicace

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  Table des matières (ou sommaire)
 Corps du rapport
 Bibliographie
 Annexes, tableaux, schémas, graphiques, illustrations et leurs légendes
 Index des noms et des abréviations 
 Notes et annotations

 Conseils de rédaction

1- Avant de se lancer de façon désordonnée à la recherche d’informations,

réfléchir et se faire un plan de travail. Penser dès le début à l’articulation du
rapport. Lors d’un examen il est recommandé de ne rien écrire pendant les 10
premières minutes, mais de s’imprégner du sujet ; il en est de même pour un
rapport de longue durée, quelques heures ou une journée de réflexion
s’avèreront fructueuses.

2- Si pour la rédaction du rapport, il apparaît nécessaire de faire des recherches,

de consulter des personnes ou organismes éloignés, d’obtenir des documents,
il faut le faire au plus tôt, d’où l ‘importance du plan de travail évoqué ci-
dessus.

3- Lors de l’instruction du rapport, recueillir et garder toutes les informations,

même celles qui sur le moment semblent ne pas présenter d’intérêt ; elles
auront peut-être une grande importance lorsque auront été rassemblés tous les
autres renseignements. Il vaut mieux avoir des informations superflues plutôt
que regretter d’en avoir négligées.

4- Consigner au fur et à mesure tous les renseignements recueillis avec le

maximum de précision afin de ne pas avoir d’hésitation sur les significations
lors de la rédaction définitive.

5- La rédaction se fait au fur et à mesure de l’étude et il ne faut pas attendre les

derniers jours pour l établir.

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6- Pour rendre le rapport plus clair, il faut éviter de se répéter ; en règle générale
ne parler d’un sujet qu’à un endroit donné.

7- Déterminer ce qui mérite d’être reporté en annexes : études complémentaires,

documentation, graphiques, tableaux, …

8- Revoir éventuellement l’articulation du rapport ; s’assurer de l’enchaînement

logique des paragraphes.

9- Le projet de rapport terminé, il faut avant de passer à la dactylographie,

l’impression ou la diffusion, le relire en se mettant à la place d’un
destinataire non parfaitement au courant du sujet traité et se poser des
questions telles que :
- Sait-il quel sujet est traité ?
- Saisit-il le fil conducteur du rapport ? ne pas hésiter lorsque paraît
- utile à résumer un chapitre avant de passer au suivant et situer un
- chapitre par rapport au précédent.
- N’y a-t-il pas des affirmations non démontrées ou des déductions
- hâtives ?
- Les termes ou sigles utilisés lui sont-ils connus ?
- La conclusion est-elle bien le reflet du rapport ?

NB : Corriger les fautes de style et d’orthographe !

Document élaboré par

M. BEUGRE Jean Paul
Administrateur civil

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