Leçon 3

Techniques
Leçon n° 3: La correspondance
d’expression
administrative (2)
I – LE COMPTE RENDU
1– Définition
2– Différents types des comptes -
rendus 3– Modèles de compte- rendu.

II– LE PROCES VERBAL

1– Définition
2– Structure du procès
verbal 3– Modèle de procès
verbal

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 III – LE RAPPORT
1– Définition
2– Utilité du rapport
3– Les différentes parties du
rapport 4– Présentation du
rapport
5– Modèle du rapport

IV – LA CIRCULAIRE
1– Lıobjet de la circulaire
2– Modèle de
transmission

V – LE BORDEREAU DıENVOI
1– Définition
2– Modèle de bordereau dıenvoi

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I – LE COMPTE RENDU :

1 – Définition :

Comme son nom lıindique, faire un compte-rendu cıest rendre compte par écrit dıun événement, dıun fait, dıune
situation, dıune opération, dıune discussion, dıune réunion, de travaux auxquels on a assisté.

Le compte-rendu, en plus des informations quıil contient, rend compte des propositions, de solutions, des
décisions, de la gravité, de la situation, de lıimportance du travail effectué, si celles –ci font partie des faits dont on doit
rendre compte.

Le compte-rendu nıà pas à rapporter tous les éléments de la discussion, dıune réunion ou autre. Une certaine
liberté est laissée à celui qui doit rédiger le compte-rendu de façon analytique, de manière à ce quıil rappelle lıessentiel
dıune discussion ou dıune résolution.

Il doit donc respecter le plan de la discussion et doit être logique, cıest –à – dire présenter les idées
suivant leur importance, sans suivre lıordre des débats et mettre en relief les idées ou les décisions essentielles.

2 – Différents types de compte-rendu :

On peut distinguer différentes formes de comptes rendus :

– Le compte – rendu de réunion ou procès-verbal de réunion.

– Le compte – rendu de visite.
– Le compte – rendu de mission.
– Le compte – rendu dıentretien.
– Le compte – rendu sur lıexécution dıun travail
– Le compte – rendu dıaccident
– Le compte – rendu de vol.

PLAN GENERAL DE PRESENTATION :

Le compte rendu comporte trois parties :

a– Un bref exposé de présentation :

Le rédacteur, en quelques lignes, met dans lıambiance le lecteur en précisant lıobjet, la nature, le lieu et la date
de lıévénement.

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 b– Développement :

Cıest la partie la plus

importante ; Pour une réunion

par exemple :

– Lıouverture : « La séance est ouverte à.......Sous la présidence de (Nom + Titre) qui après avoir remercié les
personnes, annonce les différents points de lıordre du jour ».

En général, le rédacteur résumera consciencieusement les débats cependant, certaines interventions importantes ou
certains discours peuvent être insérés intégralement.

c– La conclusion :

Elle peut résumer les points essentiels de lıévénement ou éventuellement dégager des faits exposés, enfin, la
formule de clôture qui nıest quıune simple phrase qui précise comment se termine la séance. Sıil sıagit dıune narration,
dıun fait, elle dit comment le rédacteur à terminé sa mission.

Exemple : Lıordre du jour étant épuisé, la séance est déclarée close, elle est levée à 13 h .

3 – Modèle de compte – rendu

a – Le compte rendu de réunion : (modèle) :

a) Compte rendu de la réunion du conseil pédagogique de lıEFTG, Rue de tripoli Hussein-dey.

b) Le 1er juin 1994, à 9 heures, sıest tenu sous la présidence du directeur de lıEFTG, la réunion du conseil
pédagogique au siège de la direction de lıEFTG.
c) Le secrétariat était assuré par monsieur « X » responsable pédagogique de lıEcole.
d) Présents (ou assistaient a cette réunion les responsables de lıécole corps enseignant et les délégués de classe
représentant six (06) sections.
e) Les absents, au nombre de 5, sont :
f) Documents remis aux participants :

– Le règlement intérieur de lıécole.

– Une note sur lıassiduité et la discipline en général.
– Les programmes pédagogiques retenus dans le cadre de la formation et approuvés par le ministère
de la formation.
g- Monsieur le directeur de lıEFTG a ouvert la séance et a rappelé à lıassistance que lıécole agréé par lıEtat a mis
en œuvre une formation destinée à préparer des stagiaires aux différents examens dıEtat tels que le CMTC, le
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 CED, le BP Banque, etc.

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 2 – Le compte rendu de mission : (modèle) :

Alger le 1er JUIN 2000

MINISTERE DE LıECONOMIE
BENALI ABDELLAH,
CONTROLEUR.

A
Monsieur le directeur
du commerce intérieur.

1 – Objet : Compte – rendu de mission

2- Jıai lıhonneur de vous rendre compte de la mission que

jıai effectué au Souk- El- Fellah de..............du 21 au
23
Mai 2000.

Lıobjet de cette mission fait suite à une pétition des quartiers « X » et « Y » relative au mauvais fonctionnement
de cette unité.

3- Arrivé le 21 Mai en début dıaprès – midi à ORAN, jıai pris contact avec le directeur du Souk – El –
Fellah et provoqué une réunion avec les différents responsables de lıétablissement qui mıont exposé la
situation de lıunité et les problème rencontrés.

Nous avons ensuite visité les différents locaux durant toute la journée du 22
Mai. Jıai fait constater au responsable du magasin :

 Lıattente anormalement longue des clients devant la caisse à cause du manque de monnaie :
 Le manque de soin dans lıexposition des produits, voire leur rareté au niveau de certains
rayons :
 Le manque dıhygiène dans le magasin de stockage.

4- En fin de visite, jıai mis en garde le directeur contre ce laisser aller et lui ai recommandé de tout mettre en
œuvre pour redresser la situation et améliorer lıimage de son unité. Rendez- vous est pris dans trois mois
pour un contrôle.
5- Jıai regagné mon poste le 23 mai dans lıaprès – midi.
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Remarques :

1- Lıobjet : Compte – rendu de mission :

2- Relater brièvement lıobjet de mission, de la
date. 3- La mission elle-même avec les différentes
étapes.

o Début de la visite,
o Les contacts,
o La visite des installations,
o Les remarques,

4- Les décisions prises.

5- Le retour.

Par railleurs, il existe dıautres types de compte – rendu ;

o Le compte – rendu dıentretien qui est établi après une démarche, une audience, un entretien,
etc.
o Le compte – rendu dıun événement : cıest un témoignage, sur un incident, un accident ou le
mauvais fonctionnement dıune machine par exemple.

II – LE PROCES – VERBAL :

1 – Définition :

Cıest un document écrit dont le but est de faire une trace dıun événement important dans la vie
individuelle, communautaire ou publique. Il est rédigé par une personne mandatée par lıautorité. Son contenu est de
relater objectivement ce qui a été mandaté ou vu sans commentaire ni conclusion ni avis personnel.

Exemple :

– Procès verbal de gendarmerie,

– Procès verbal dıinstallation,
– Procès verbal de réunion,
– ,etc.

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 2 – Structure du procès verbal :

Le P.V. étant un document officiel, il doit contenir tous les éléments indispensables à ce genre de document à

savoir : Lıen – tête, le timbre, la date et le lieu, la mention P.V.

Il doit mentionner aussi lıobjet, les personnes présentes avec indication de leur nom, prénoms, fonction ainsi
que le rôle joué durant la séance en commençant par les dames par ordre alphabétique, suivies par les demoiselles puis
les messieurs.

On mentionne ensuite les absents excusés et non excusés de la même façon.

3 – Voici un schéma d’un procès verbal de réunion :

Le procès verbal commence toujours de la façon suivante :

« L1an mille neuf cent quatre vingt huit et le 5 du mois de septembre à 10 heures », (suivi de la réunion, son
lieu, objet et la personne qui la préside).

Après cette introduction on débute ainsi :

« Monsieur le directeur à ouvert la séance à 10 heures, Il a remercié les participants de leur présence ensuite il
a présenté lıordre du jour suivant » (indication de lıordre du jour ).

Il donnera ensuite la parole aux participants. Sıil y a des décisions, elles seront inscrites soit après chaque point
de lıordre du jour soit après épuisement de lıordre du jour, on ouvre ainsi un paragraphe décisions en écrivant :
« Il a été décidé ».

A la fin de la réunion on termine par une phrase comme :

« L1ordre du jour étant épuisé, aucun des participants n1à demandée la parole, Monsieur le président a levé
le séance à 13 heures 10 minutes ».

Remarque :

Sıil y a une réunion prochaine qui a été fixé, on la mentionne en indiquant la date, lıheure et le lieu.

On inscrit les noms des présents pour les faire signer avant le départ des participants, le secrétaire doit leur lire le
P.V pour avoir leur approbation et il leur demande de le repasser pour le signer.

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 Lıautre type de procès-verbal est un document établi à la demande des autorités administratives et judiciaires,
par les agents habilités à le faire comme les officiers de police ou les fonctionnaires des services des eaux et forêts, des
douanes, etc.

Cıest finalement un acte écrit qui se contente dıexposer les faits tels quıils ont été constatés ou à reproduire des
déclarations sans les apprécier ou les discuter, sans conclure.

Modèle de procès – verbal :

Lıan mil (ou mille) neuf cent quatre vingt douze et le premier du mois de juin à quinze heure trente.

Nous,X, gendarme de la brigade de BABA-HASSEN, agissant en vertu dıune réquisition de monsieur le chef de
daïra de Chéraga, nous nous sommes rendu en la coopérative « B » pour entendre Monsieur AIT-ALI MHAND,
entrepreneur des travaux publics, demeurant en la dite coopérative, lequel nous a déclaré :
………………………………………………………………………………………………………………………

En fois de quoi, nous avons établi le présent procès- verbal et signé avec les témoins et après en avoir donné
lecture à ceux – ci.

Fait à BABA HASSEN, le 1er JIUN 1992

Remarque :

Le procès- verbal est rédigé à la 1ère, personne du pluriel.

Il commence par lıannée, la date, lıheure, et le nom, la qualité préposée, la qualité de lıautorité qui demande ce
P.V, la personne vue, les déclarations. Enfin, la formule : En foi de quoi.

III – LE RAPPORT :

Faire un rapport, cıest rendre compte à quelquıun, généralement un supérieur, dıun événement, dıun problème, dıune
situation, dont on a été chargé, soit comme témoin ou acteur.

1 – Définition :

Cıest un exposé oral ou écrit de travaux accomplis, de faits observés, de recherches ou dıenquête où lıauteur
après avoir résonné sur les faits tire une ou plusieurs conclusions sous forme de demande, de vœux, de suggestion,
dıavis, de critique ou de recommandation.

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 2 – Utilité du rapport :

Il a pour but premier de renseigner la direction sur les événements survenus, les résultats obtenus et les projets
en vois de réalisation. Il permet au chef de structure ou à la direction générale de résoudre un problème, dıaméliorer
une situation ou encore de fonder leurs décisions sur la ligne de conduite à suivre.

3– Les différentes parties du rapport :

Pour bien rédiger un rapport, il est essentiel de procéder avec méthode. Il suffit alors de suivre les trois
étapes suivantes.
– Définir nettement son sujet en précisant le but et en recherchant le fait qui sıy rapporte.
– Tracer le plan, noter et classer les idées, énumérer les points à traiter, indiquer les grandes divisions et les
subdivisions. Enfin, choisir les titres et les sous- titres.
– Une fois le plan arrêté, bien travailler la rédaction et y faire le travail de recherche en révisant le fon et la
forme.

Le rapport, se divise en trois parties essentielles.

a– L’entrée en matière :

Elle comprend lıidentité de lıauteur et de destinataire, le préambule est destiné à créer lıambiance ou à éveiller
lıintérêt, ainsi quıun bref exposé des motivations de lıorigine ou la demande de rapport.

b– Le développement :

- Synthèse explicative et critique des faits,

- Démonstration et présentation des preuves ;
- Conclusion particulière aux faits exposés.

c- La conclusion :

Il y a dıabord la conclusion générale portant sur lıensemble du rapport et les propositions des

décisions. Ensuite, cıest la formule de politesse, et pour finir, les pièces jointes et la

signature.

4 – Présentation du rapport :

Certains rapports sont présentés sous forme de lettres, ceux ci ont pour objet de communiquer ou dıexposer les
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divers aspects dıun problème ou lıétat actuel dıune situation. En général, ces rapports sont brefs.

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 On peut donc suivre les règles générales de la disposition dıune lettre.

Il y a aussi les rapports stéréotypes : ce sont des formules imprimées quıon utilise pour certains rapports dans
lesquels il suffit de répondre à des questions ou de remplir les espaces laissés aux divers point importants. Ils ne
donnent que des renseignements plutôt brefs suivant un schéma qui ne recouvre que lıessentiel du sujet.

1– Rapport pour une promotion : (modèle)

Alger, le 12 AVRIL 2000

MINISTERE DU TRAVAIL
DIRECTIONS DE
LıADMINISTRATION GENERALE

Sous direction du personnel

RAPPORT
(1)de Monsieur le sous – directeur du
personnel s/c de Monsieur le directeur de
lıAdministration
Pour Monsieur le ministre

(2) Objet : Manière de servir de Monsieur X, chef de

bureau Réf : ………………….

PJ : ……………………

(3) Le présent rapport à pour objet dıexposer pour Monsieur le Ministre mes observations sur la manière de servir,
de Monsieur X, chef de bureau de …………………..en vue de son détachement à …………...

(4) Lıintéressé occupe ce poste depuis 05 (cinq) années en remplacement de Monsieur Y qui a fait valoir ses droits
à la retraite.

Il gère ce service avec sérieux et dévouement et fait preuve dıun grand esprit dıinitiative. Il suscite auprès des
agents mis à sa disposition un engouement qui leur permet de travailler en parfaite collaboration.

Les dossiers du personnel sont traités régulièrement et aucun retard nıa été constaté par nous dans la gestion
de la carrière de lıensemble des travailleurs gérés par lıadministration centrale.

5– En conclusion je pense que monsieur X mérite dıêtre encouragé.

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 Signature

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REMARQUE :

1- Le rapport ne compte pas de formule dıinformation (formule dıappel ou de courtoisie).

2- Lıobjet : il est possible dıajouter les références et les pièces jointes.
3- Lıintroduction : rappelle brièvement la question.
4- Le développement : lıauteur du rapport présente les qualités du chef de bureau qui sont autant dıarguments
qui plaident en sa faveur en vue de sa promotion.
5- La conclusion : clairement formulée, elle permettra au ministre de prendre une

décision. Selon la nature du problème on peut conclure le rapport par :

o Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire retour du présent rapport revêtu de votre
signature (ou de votre approbation).
o Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir me faire parvenir vos instructions ou de bien
vouloir me faire connaître votre décision.
o En conclusion, jıestime quıil a lieu :

 dıapprouver le projet tendant à……………..

 dégager les crédits nécessaires pour ……..
 De porter dés que possible, à la connaissance du public les mesures qui auront été
décidées.

– Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire savoir si vous approuvez ces conclusions.
– Dans lıaffirmative, je soumettrai aussitôt à votre signature lıarrêté réglementaire.

Comme il est possible également dıutiliser les formules suivantes :

– Il serait opportun, nous pensons, nous estimons, nous sommes dıavis que…
– Pour ces motifs, compte tenu de ces considérations, à la lumière de ce qui a précédé, il nous paraît
nécessaire de….
– Nous vous proposons de ……….
– Nous attirons votre attention sur lıurgence quıil y aurait à ………

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 2 – Rapport d’accident

:a–

L’introduction :

Doit répondre aux questions : où, quand, comment.

Je souligné, chef dıatelier aux établissements X, déclare avoir été témoin de lıaccident survenu à Mr Y, le …,
dans lıatelier à la suite dıune fausse manœuvre….

b – Circonstances précises :

Heure, endroit, etc.

Il était onze heures précises et Mr Y travaillait à la perforeuse qui est située à proximité de la porte dıaccès.
Jıétais moi-même occupé à dépanner une machine voisine à quelques mètres de là, aidé de Messieurs….

c – Déroulement de l’accident :

Décrire lıaccident en quelques lignes avec précision et clarté.

d – Suites de l’accident :

Premiers soins, transport de la victime.

e – Jugement personnel :

(Mesure) : après enquête et examen de la machine, il mıapparaît que …….(définir les causes et situer les
responsabilités).

f – Formule générale :

Fait à ………………le……………….
Signature.

REMARQUE :

Le rapport ne fait pas de propositions, mais exprime une appréciation personnelle, puis va permettre de dégager
les responsabilités.

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IV – LA CIRCULAIRE :

1 – Objet de la circulaire :

La circulaire est un document hiérarchique à destination collective, adressée par une autorité administrative
supérieure (Ministère, secrétariat général….) aux autorités ou services subordonnés.

Elle est utilisée en général pour préciser aux divers échelons administratifs chargés de la mise en place. Son
but est donc dıinformer les fonctionnaires sur les modalités pratiques dıapplication dıun texte réglementaire.

2 – Mode de transmission :

Les destinataires sont toujours subordonnés a lıautorité dıoù elle émane. Elle sıadresse toujours à une pluralité.

Cıest un document interne qui nıa pas en principe à être connu des tiers, notamment la circulaire

ministérielle.

V – LE BORDEREAU D’ENVOI :

1 – Définition :

On lıappelle aussi bordereau de transmission, il sıagit dıun document sommaire utilisé pour la transmission de
pièce dıun service à un autre.

2 – Présentation :

Il comporte les éléments suivants :

– Lıen –tête du service expéditeur.

– Le lieu et la date dıexpédition.
– Le titre du document (BORDEREAU DıENVOI).
– Le destinataire.

Avant le tableau, la phrase suivante : «Veuillez trouvez ci-joint les pièces rémunérées ci –dessous ».

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 DESIGNATION NOMBRE OBSERVATIONS

Titre du signataire et
nom.

Dans la colonne 1 (désignation) : Chaque document transmis sera identifié sommairement mais avec précision
par (exemple, indiquer le numéro et la date de la pièce).

Dans la colonne observations seront portées les mentions :

o « Pour information » (la pièce est envoyée à titre indicatif).

o « Pour attribution » (la pièce est envoyée à titre définitif) car elle relève de la compétence de celui –
ci qui en fera lıusage qui lui paraîtra convenu.

Le bordereau dıenvoi est établi en deux exemplaires aux moins. Le double est conservé dans le service
expéditeur.

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