Chapitre 5 : Rédiger

des écrits
professionnels à usage
interne
Sibel DORLÉ - Communication GPME
1. La rédaction d'une note de service
La note de service est un document interne à l'entreprise adressé à
plusieurs personnes. Elle émane d'un responsable habilité par le
chef d'entreprise dans le sens le plus souvent descendant, de la
hiérarchie vers des subalternes.
Il s'agit :
• soit d'une information concernant la vie de l'entreprise (ex : rappel
des règles de sécurité, annonce de l'arrivée d'un nouveau
collaborateur, etc..)
• soit d'une instruction ou d'une consigne rédigée sur un ton direct,
impératif et personnalisé.
Comment la diffuser ?
• La diffusion se fait par courrier électronique, par dépôt sur
l'intranet sous une rubrique prévue à cet effet ou sur support
papier avec un éventuel affichage sur le panneau réservé à cet
effet.
2. La rédaction d'un compte-rendu
• Le compte rendu a pour objectif de rapporter fidèlement et
objectivement des propos échangés lors d'une réunion
(compte rendu de réunion) ou des faits (compte rendu
d'événement), par exemple un compte rendu d'accident.
• Il garde en mémoire des faits ou le contenu des échanges,
des décisions prises. Il est généralement soumis à la relecture
des participants avant publication définitive. Il informe les
participants absents à la réunion.
2. La rédaction d'un compte-rendu
• Le rédacteur doit retranscrire avec neutralité, objectivité et
fidélité les faits ou les propos qu'il a vus ou entendus. Il ne
s'exprime jamais en son nom propre. La forme passive est
donc le plus souvent utilisée.
Et pour la présentation ?
• S'il n'y a pas de norme de présentation du compte rendu,
certaines mentions incontournables doivent cependant y
figurer..
2. La rédaction d'un compte-rendu
• l'en-tête
• la date de rédaction
• le titre du document: « Compte rendu du.. »
• le nom et la fonction du signataire
Compte-rendu de réunion
•
3. La rédaction d'un rapport à usage
interne
Ce document, interne à l'entreprise, peut avoir 2 vocations distinctes :
• Le rapport d'étude (ou d'analyse) destiné à analyser une situation,
faire le point sur un sujet déterminé, proposer des solutions pour
permettre au dirigeant de prendre une décision. S'il s'agit d'une
demande adressée à un supérieur, il doit être argumenté
• Le rapport de synthèse destiné à faire le point sur un sujet déterminé
à partir de sources de documents divers
Il est en général transmis en PJ dans un courriel.
4. L'utilisation et la création d'une feuille
de style
Qu'est-ce qu'une feuille de style ?
C'est un modèle de document qui propose des éléments de
mise en forme (police, taille, italique, gras, etc..) et de structure.
Son utilisation automatise et uniforme la présentation des
documents longs comme par exemple un rapport.
Il permet de gagner du temps en mettant à jour par exemple
une tables des matières, des tableaux, etc..
4. L'utilisation et la création d'une feuille
de style