ECRITS PROFESSIONNELS Ces écrits sont émis par des instances professionnelles.

Il est nécessaire d être attentif au format et à la structure de ces écrits. La crédibilité est fondamentale et doit être soumis à une analyse rigoureuse. On prendre comme exemples, le formulaire, la lettre d embauche ou encore du CV. Les évaluations relatives au cours sont : - la prise de note et l assimilation du cours - l analyse d un écrit professionnel à travers une argumentation et un esprit critique (Il faut analyser les éléments positifs et négatifs et faire une réécriture, afin d optimiser et améliorer l écrit initial) Les épreuves sont les suivantes : Document à analyser en 1h Constituer un dossier : trouver 4 documents/écrits professionnels différents, panel Les analyser en vis-à-vis dans un classeur, faire un sommaire Et une conclusion. (il ne faut pas faire de réécriture) - Lettre, compte-rendu, formulaire/questionnaire, note d information - Analyse d une page A4 ( à l ordi) : intro, 1 ère partie : lisibilité matérielle ( positif et négatif), 2 ème partie lisibilité intellectuelle (positif et négatif) et on peut su ggérer des améliorations dans la conclusion. - Relier, analyse et document en vis-à-vis, formulaire, questionnaire-compte-rendu note d information /service à condition qu elle soit riche, un communiqué de presse. - Caractère Times en taille 12, interligne si mple, marge de 3 ou 2,5cm - Structure du dossier : Page de titre « Dossier d écrits professionnels », date, prénom, nom Sommaire / Table des matières en page 2 Introduction générale présentant le dossier : rappeler ce qu est un EP, en quoi ils se distinguen t, annoncer le contenu du dossier puis la méthode que l on va utiliser pour analyser. (pourquoi, lisibilité matérielle/formelle et points positifs et négatifs) ¾ de page Note d information et analyse correspondante en face ( documents et leur analyse) Conclusion générale : tirer les enseignements accomplis, un ton plus personnel, comprendre en quoi cela peut ouvrir vers un autre type de travail. Remarques générales, libertés, initiatives, pertinentes ou non. Poser le problème général et l ouvrir à d aut res écrits professionnels si possible. Ouvrir sur une vision personnelle. - L analyse en elle-même : une introduction Introduction pour chaque document, de quoi s agit il , quoi, pourquoi ? « intro à marquer en gras » A marquer clairement I.Lisibilité matérielle qualité visuelle, style, etc) Séparer tout ce qui relève d initiatives intéressantes et se focaliser sur les déficiences II. Lisibilité intellectuelle (analyse de fond) Clarté et logique du titre, l orthographe, enchaînement logique, argumentat ion, style, cohérence du plan et du propos par rapport au destinataire Conclusion : très importante, on rassemble les deux ou trois points majeurs de défaillances. On propose ensuite des améliorations.

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Un bon dossier doit être organisé, pas de fourre -tout !! attention à l orthographe reformuler les mêmes choses, varier l approche, faire en sorte de ne pas redire, ne pas répéter la même chose lisibilité formelle, ne pas employer des termes vagues (c est mal aéré, c est mal disposé, NON)

Problème d énonciation car l énonciateur doit s abstraire d e son énoncé pour plus d éfficacité ( cachant un néant) . non aéré et une mauvaise organisaition topographique .Détournement administratif . inventif.Lisibilité intellectuelle fait appel à notre discernement = fait d observer un phénomène et de passer le temps qu il faut pour voir ce qui ne va pas et ce qui va bien. être incisif. SCHEMA de COMMUNICATION Contexte Emetteur Message Récepteur Code Fonctions du langage . moyen d être personnel en étant énonciativement impersonnel Deux approches sont nécessaires pour aborder les écrits professionnels : 1ère approche : la lisibilité matérielle : qualité formelle au premier regard 2ème approche : la lisibilité intellectuelle : lumière sur le contenu et intérêt donné au raisonnement. Document 1 : « Information urgente de M.Le document n est pas axé sur l essentiel ! Voire l analyse complète sur le polyco pié.Entréé ex abrupto .Présence de phrases orales marquant un style non maîtrisé .Le maire en fait trop à certains passages : caractère hyperbolique et égocentrique .Le maire est supposé aller à l essentiel car il s agit d une urgence .Pas d éléments d accréditation : aucune paraphe ne crédite le document lui permettant d avoir une certaine légitimité CS : Remise en cause de la viabilité du document : aucune garantie et cela n est pas digne d un statut de maire . faire preuve de personnalité !! ne pas dire je.Mauvais contrôle de l espace : tassé. ennemi du discernement est la précipitation Conclusion générale.le Maire aux chefs d établissements du canton » Notes : .

Cette fonction est à manipuler avec tact car il s agit d une rhétorique convictive. créer une action par le lang age. Fonction phatique Elle sert à entrer/sortir de la communication par l utilisation de formules d appel ou conclusives Fonction poétique Elle sert à enrichir le message en créant du beau avec des éléments esthétiques Cela permet de donner apparence agréable et stylistique.) .Il vise à un public plutôt restreint contrairement aux médias .Ce schéma est bien trop simple et peut s enrichir.Sa forme/son apparence formelle est reconnaissable. Son but est de présenter un contenu de la manière la plus concise possible. pratique.) . Fonction référentielle Il s agit tout simplement de transmettre un message. Pour caractériser un écrit de professionnel il e st important de prendre trois points en compte : . Cela peut prendre la forme d une opinion personnelle. indentifiable au 1 er regard car il respecte assez strictement des règles de présentation. On peut parfois être tenté d abandonner le respect de la syntaxe et d avoir recours à une numérisation spéciale. Fonction métalinguistique Elle consiste en gros à jouer avec les mots. . un protocole de disposition. On peut préciser notre vision de ce schéma en insistant sur les différents effets possibles sur le récepteur. association etc. par exemple les calambours.La forme A. il s agit en fait de mobiliser la fonction poétique. une confession.La fin/le but . Typologie des écrits professionnels Un écrit professionnel est un document/écrit à usage professionnel et rédigé dans un cadre professionnel. Les écrits professionnels sont divers et variés c est pourquoi on ne peut s en tenir qu à des considérations générales. une confidence traduisant un état particulier !! Il est important de noté qu elle doit être désactivée dans les écrits professionnels Fonction conative/impressive Il s agit ici de faire impression.Il transmet une information à vocation strictement utilitaires (matériel. lucratif. Fonction expressive Il s agit de faire valoir/mettre en valeur le moi. Personne ne peut confondre une lettr e professionnelle à une lettre intime. Il faut donc analyser et voir si cette fonction est correctement utilisée dans les documents : voir s il n y a pas de marque d autoritarisme par exemple. La note .Il est rédigé dans l entreprise (administration. Il est important de signaler que les caractéristiques clés d un écrit professionnel sont la brièveté et la clarté. logistique etc.La vocation . en général nouveau. usine.

lieu. citation des arrêtés concernés Légitimation du document. souligné. est-elle plus importante que celle de la note ? Le choix du genre est déterminant. plan quasi-illisible.Un entête : émetteur. peut-être préférence d une note d information. c est comme ça que l on pourra évaluer le document. destinataire. des avis entre services entre échelons de hiérarchie par exemple.Une fonction impressive forte mais pas de fonction référentielle à proprement parler Note de service n°11 : Lisibilité matérielle : Positif : coordonnées. telles que « signale/informe/exige/prie que » Ce sont des expressions sèches qui appellent rarement à une réponse mais plutôt à une exécution. pièce jointe ajoutée au document. hésitation entre la note et la lettre . l objet. la note se voulant beaucoup plus simple. signature. capital pour titre document . elle faisait une demi-page. La note peut être un moyen de transmettre des renseignements. ni de formules conclusives. objet. cela conforte le sérieux du document. cela dépend du rapport hiérarchique. minuscule Négatif : surinvestissement du genre même de la note : introduction d éléments étrangers à sa nature. capitale. Même si la note ne reprend pas les formes strictes. La lettre est expéditive et est appelée « billet ».C est l écrit professionnel le plus court. mise en page équilibrée et aérée .2 documents pour note d information : gênant . Il y a un débat concernant le degré d importance de la lettre. il est très bref. gras. il n y a pas de vernis protocolaire. et vice et versa. la date d émission (fonction impressive) . logo université. plan du site.On trouve des formules types. plan inséré dans la 1ère page ? Lisibilité intellectuelle : . un accusé de réception via mail par exemple . on peut tout de même nuancer ce propos. des ordres. note d information Autrefois. Certains messages nécessitent plus une forme de note que celle d une lettre. ainsi l utilitaire prime sur le protocolaire. Dans une note on trouve : .Mise en valeur typographique : gras. émetteur. mauvaise hiérarchie de l information . cachet. Dans la note il n y a pas de forme de politesse. mais à présent le format a bien changé grâce aux emails. aux lettres et au fax. Le rapport d efficacité est pur.Même si mise en valeur : mais on ne sait pas directement de quoi il s agit. Dans certains cas la lettre est plus utilisée que la note. date. Ex : note de service.

une situation. Le style du compte rendu est formel avec la présence d un entête ( émetteur. ce qui serait une erreur fatale ! Non-omission des circonstances : . date. une négociation beaucoup plus souvent qu une discussion sur lequel l entreprise pourra s appuyer. c est-à-dire qu il n y a aucune intervention personnelle de l auteur/du rédacteur. Il rend en fait compte d un phénomène qui peut être un évènement. c est au sens intégral. destinataire. car tout le monde n a pas pu assister au phénomène. aucune analyse personnelle surtout. deux phrases au lieu d une Note non adaptée à son destinataire Phrase-parenthèse : pas de priorités Décrédibilisation de l institution avec l utilisation du lexique : cela peut être interprété autrement. titre avec les mots « compte rendu » affichés ) Compte-rendu de réunion  Débats d une assemblée.  Il fait foi de la délibération qui a eu lieu  Décision prise collectivement . Il est axé sur l inf ormation et est purement descriptif.Où se déroulent les faits ? . Tous les échanges et débats qui ont eu lieu lors de la réunion.Qui est en cause ? . Le compte rendu En général.Quand se produisent-ils ? Il s agit d un substitut exact de ce qui s est passé. il prend la forme d un dossier. mots équivoques et ambigus B. La fonction du compte rendu est informative et non pas impressive.- Positif : fonction référentielle présente. Cela ne signifie pas qu il n y a pas d opinions exprimées attention ! Le CR doit rendre compte des faits avec toute objectivité. le message est correctement transmis Usage pertinent des paragraphes - Négatif : aspect conatif quasiment absent Syntaxe compliquée pour la 1ère phrase.De quoi parle-t-on ? .

D où le procès verbal qui résume les faits et les décisions. présents et absents/excusés Chaque nom est suivi de la qualité et du titre de la personne en question Il faut aussi signaler les personnalités extérieures. afin de bien cerner ses attentes. Le questionnaire C est un document qui est plus ouvert que la note et le compte-rendu. Pour obtenir les informations que l on souhaite il faut poser les bonnes questions. il n est pas très approprié. La longueur des comptes-rendus est très variable. Que trouve-t-on nécessairement dans les CR ? Titre général avec l expression « Compte-rendu » clairement définie Nom de la collectivité Lieu. les congrès nationaux. des consommateurs etc. car c est une mise en valeur et il ne faut pas en abuser et sélectionner. Quant au mot « divers ». Exemple du « Comité d hygiène. Compte n°2 « Bureau du Cos du 19 décembre 2005 » Pas de titre et ordre du jour absent ce qui est problématique. C est plus intéressant. Il faut savoir jauger les questions. (questionnaire extra). Il y a des questions orientées qui faussent la réponse et casse le principe même du questionnaire qui est qu on ne connaît le s informations. En général ça tourne autour de 3 à 10 pages. Ainsi. Il sert à recueillir des informations auprès du personnel (questionnaire intra) ou auprès d une clientèle. une garantie de transparence. de sécurité et des conditions de travail » Cela permet de scénariser en quelque sorte la réunion. Sa mise au point requiert beaucoup de réflexion et beaucoup d attention. car c est assez courant. sessions de comité officiel. L ordre du jour est respecté. Il faut aborder le problème méthodiquement. A l désagréable. En général ils sont très mal fait. donner une sorte de tonalité. Définir les renseignements que l on souhaite obtenir. mais quand on arrive aux questions diverses.Il apporte une garantie que les décisions ont été prises démocratiquement. elles sont subdivisées en sous -question. le défaut majeur que l on pourrait remarquer est le fait que le plan de l ordre du jour n est pas assez complet. Dans la présentation. il c est C. C est un document très difficile à faire. On trouve cela dans les assemblées générales d associations. car les questions sont formulées ou complètement absurdes. date et heure de la réunion L ordre du jour : liste des thèmes et problèmes évoqués lors de la réunion Nom des participants. on aurait su à quoi s attendre et l évolution des questions abordées serait plus claire. Les caractères sont tous en gras. On a une reprise systématique du nom de l intervenant accompagné d un verbe introducteur de discours qui teinte les propos. telle une preuve. On peut prendre un compte -rendu d une association pour le dossier. Dans tout compte-rendu il y a un vote à la fin. C est le principe de base . Il faut un ordre de priorité des problèmes à traiter : 1.

Faire un petit topeau pour exposer les motifs de l enquête. Formuler les questions en questions courtes pour des réponses courtes. adéquat. maturation. Il faut donc que ce soit univoque. car on fait souvent l erreur de se lancer directement sans test préalable.au destinataire. Pour le compte de qui ? dans l intérêt de quel groupe ? dans notre intérêt ? Créer un cadre spécifique. abuse en envoyant un courrier. Utiliser le système de noircissement des cases. Essayer le questionnaire sur un cobaye. . positive. toujours agrémenté d éléments. Eliminer toutes les demandes superflues. La lettre commerciale est elle considérée come un écrit professionnel.une pléthore d informations qui donneront un cachet officiel à la lettre. technique. Il faut d abord faire un tirage brouillon et se mettre en situation. ce ne sont pas de vraies lettres. comme celles dont les réponses ne seront pas traitables. 10. 4. On peut illustrer par un exemple pour mettre sur la voie notamment pour les questions délicates. Donc il faut éviter le jargon et le vocabulaire technique et compliqué. précédé de lettre. Eviter toutes les équivoques. une croix. Attention à ne pas confondre la lettre commerciale avec la publicité prenant pour alibi la lettre.2. celles qui ne sont pas traitables. 5. Quelle est la correspondance qui nous retient ? Ce n est pas la correspondance privée amicale. l 6. 3. négative ou un seu mot. 5ce sont en réalité des publicités pures et simples. Généralement des courriers sont envoyés sans avoir été suffisamment pensés au préalable. c est un paratexte : le texte n est jamais donné comme tel. des invariants formels variantes relatives : .Ils sont aussi venus à l enjeu de missive (au 19ème siècle on parlait de billets. les cotes changeront un peu. Adapter les questions au public ciblé. Elles sont à proscrire. Si on interroge une population de scientifique puis un autre groupe social moins favorisé. Phase de préparation. qu il faut distinguer des infos de type symbolique Le logo : identifiant visuel. Il y a des invariants (qui ne bougent pas d un écrit à l autre). si j écris à une personne hiérarchiquement au même niveau ou très au-dessus de moi. Essayer d établir à l avance une grille d analyse pour décoder. La lettre professionnelle C est l écrit standard le plus courant. résultat d un processus relativement long. Le cobaye permet de corriger le questionnaire. par thème pour hiérarchiser. Une lettre ne s improvise pas. vérification pratiquement toutes les lettres seront frappées par le syndrome de la précipitation. toutes les formules ambigües. simplement par un trait. (exemple : virgule de Nike. lettre rapide) Faire un brouillon donne un angle d attaque. on n a même plus besoin de mettre Nike) Graphisme sophistiqué ou simpliste primaire . L entête : . les défauts. Ce que l on va trouver. La formulation de départ doit relever d un choix précis et clair. c est une logique binaire et non ternaire. On nous trompe l il. administrative. 8. c es la correspondance à caractère professionnel englobant la correspondance commerciale. 9. En général . La lettre joue le rôle majeur. D. c est une publicité prenant pour support la lettre mais qui n en est pas une. 11. Il a des questions auxquelles on ne peut pas répondre facilement. Ce n est pas leur sens qui importe mais la signification Les informations pratiques. 7. Il faut utiliser un registre convenable. Il faudra à veiller à grouper les questions en rubriques. A telle enseigne qu il n est pas rare de trouver un écrit professionnel.

Date : une lettre non datée ne vaut rien légalement. l idée de la justification du paragraphe intervient. il faut y ajouter le lieu d émission (Paris. numéros de référence. A Monsieur le directeur des presses universitaires (on ne donne pas tout. cela doit figurer à ce stade avant le corps de la lettre. mail. chère madame ou monsieur / madame. qualité. tout dépend du degré de connaissance du destinataire) 2) le corps de la lettre doit tenir dans la feuille A4 au centre de la lettre. formulation de l objet. prénom. pieds de page Les coordonnées du destinataire sont à droite. beaucoup à dire sur le contenu. il peut arriver que des données mineures soient mises dans les marges. adresse.Référence de la lettre. Aspect matériel. on fera en sorte qu il soit complet (nom. le 1er avril 2011) en haut à droite Coordonnées de l émetteur sont à gauche. il connaît lui-même ses coordonnées) L objet : ce qu il y a peut-être de plus important. peu de lettres officielles sont dépourvues de codes de référence. du rôle. fax téléphone. même pour hors de question de proposer un ensemble monolithique (4 paragraphes). on est dans l interface matériel et intellectuel. 4) Formule de politesse choisie en fonction de l importance du destinataire. identifiants. éventail complexe . de la fonction quil occupe. site) Il peut arriver que les coordonnées de l émetteur soient disposées de façon différentes. doit occuper un espace tel qu il ne déborde pas. tel qu il n empiète pas sur la partie inférieure de la pièce 3) il faut qu apparaissent des paragraphes. Le corps de la lettre : en 3 morceaux : 1) l appellation (cher monsieur. cela fait partie des invariants.

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