ECRITS PROFESSIONNELS

Ces écrits sont émis par des instances professionnelles. Il est nécessaire d’être attentif au format et à la
structure de ces écrits. La crédibilité est fondamentale et doit être soumis à une analyse rigoureuse.
On prendre comme exemples, le formulaire, la lettre d’embauche ou encore du CV.

Les évaluations relatives au cours sont :

- la prise de note et l’assimilation du cours
- l’analyse d’un écrit professionnel à travers une argumentation et un esprit critique
(Il faut analyser les éléments positifs et négatifs et faire une réécriture, afin d’optimiser et améliorer l’écrit
initial)

Les épreuves sont les suivantes :

 Document à analyser en 1h
Constituer un dossier : trouver 4 documents/écrits professionnels différents, panel
Les analyser en vis-à-vis dans un classeur, faire un sommaire
Et une conclusion. (il ne faut pas faire de réécriture)
- Lettre, compte-rendu, formulaire/questionnaire, note d’information
- Analyse d’une page A4 ( à l’ordi) : intro, 1ère partie : lisibilité matérielle ( positif et négatif), 2ème
partie lisibilité intellectuelle (positif et négatif) et on peut suggérer des améliorations dans la
conclusion.
- Relier, analyse et document en vis-à-vis, formulaire, questionnaire-compte-rendu – note
d’information /service à condition qu’elle soit riche, un communiqué de presse.
- Caractère Times en taille 12, interligne simple, marge de 3 ou 2,5cm
- Structure du dossier :
Page de titre « Dossier d’écrits professionnels », date, prénom, nom
Sommaire / Table des matières en page 2
Introduction générale présentant le dossier : rappeler ce qu’est un EP, en quoi ils se distinguent,
annoncer le contenu du dossier puis la méthode que l’on va utiliser pour analyser. (pourquoi,
lisibilité matérielle/formelle et points positifs et négatifs) ¾ de page
Note d’information et analyse correspondante en face ( documents et leur analyse)
Conclusion générale : tirer les enseignements accomplis, un ton plus personnel, comprendre en
quoi cela peut ouvrir vers un autre type de travail. Remarques générales, libertés, initiatives,
pertinentes ou non. Poser le problème général et l’ouvrir à d’autres écrits professionnels si
possible. Ouvrir sur une vision personnelle.
- L’analyse en elle-même : une introduction
Introduction pour chaque document, de quoi s’agit il , quoi, pourquoi ? « intro à marquer en gras »

- A marquer clairement
I.Lisibilité matérielle qualité visuelle, style, etc)
Séparer tout ce qui relève d’initiatives intéressantes et se focaliser sur les déficiences
II. Lisibilité intellectuelle (analyse de fond)
Clarté et logique du titre, l’orthographe, enchaînement logique, argumentation, style, cohérence du
plan et du propos par rapport au destinataire
- Conclusion : très importante, on rassemble les deux ou trois points majeurs de défaillances. On
propose ensuite des améliorations.

Un bon dossier doit être organisé, pas de fourre-tout !!

attention à l’orthographe
reformuler les mêmes choses, varier l’approche, faire en sorte de ne pas redire, ne pas répéter la
même chose
lisibilité formelle, ne pas employer des termes vagues (c’est mal aéré, c’est mal disposé, NON)
 Lisibilité intellectuelle fait appel à notre discernement = fait d’observer un phénomène et de passer le
temps qu’il faut pour voir ce qui ne va pas et ce qui va bien, ennemi du discernement est la
précipitation
Conclusion générale, être incisif, inventif, faire preuve de personnalité !! ne pas dire je, moyen d’être
personnel en étant énonciativement impersonnel

Deux approches sont nécessaires pour aborder les écrits professionnels :

 1ère approche : la lisibilité matérielle : qualité formelle au premier regard

2ème approche : la lisibilité intellectuelle : lumière sur le contenu et intérêt donné au raisonnement.

Document 1  : «  Information urgente de M.le Maire aux chefs d’établissements du canton  »

Notes :
- Entréé ex abrupto
- Mauvais contrôle de l’espace : tassé, non aéré et une mauvaise organisaition topographique
- Le maire est supposé aller à l’essentiel car il s’agit d’une urgence
- Détournement administratif
- Problème d’énonciation car l’énonciateur doit s’abstraire de son énoncé pour plus d’éfficacité
( cachant un néant)
- Pas d’éléments d’accréditation : aucune paraphe ne crédite le document lui permettant d’avoir une
certaine légitimité
CS : Remise en cause de la viabilité du document : aucune garantie et cela n’est pas digne d’un
statut de maire
- Présence de phrases orales marquant un style non maîtrisé
- Le maire en fait trop à certains passages : caractère hyperbolique et égocentrique
- Le document n’est pas axé sur l’essentiel !

Voire l’analyse complète sur le polycopié.

SCHEMA de COMMUNICATION

Contexte

Emetteur Récepteur
Message

Code

Fonctions du langage
Ce schéma est bien trop simple et peut s’enrichir.
On peut préciser notre vision de ce schéma en insistant sur les différents effets possibles sur le récepteur.
Fonction référentielle 
Il s’agit tout simplement de transmettre un message, en général nouveau.
Fonction expressive 
Il s’agit de faire valoir/mettre en valeur le moi. Cela peut prendre la forme d’une opinion
personnelle, une confession, une confidence traduisant un état particulier
!! Il est important de noté qu’elle doit être désactivée dans les écrits professionnels
Fonction conative/impressive 
Il s’agit ici de faire impression, créer une action par le langage. Il faut donc analyser et voir si cette
fonction est correctement utilisée dans les documents : voir s’il n’y a pas de marque d’autoritarisme
par exemple.
Cette fonction est à manipuler avec tact car il s’agit d’une rhétorique convictive.
Fonction phatique 
Elle sert à entrer/sortir de la communication par l’utilisation de formules d’appel ou conclusives
Fonction poétique
Elle sert à enrichir le message en créant du beau avec des éléments esthétiques
Cela permet de donner apparence agréable et stylistique, il s’agit en fait de mobiliser la fonction
poétique.
Fonction métalinguistique
Elle consiste en gros à jouer avec les mots, par exemple les calambours.

Typologie des écrits professionnels

Un écrit professionnel est un document/écrit à usage professionnel et rédigé dans un cadre professionnel.
- Il est rédigé dans l’entreprise (administration, usine, association etc.)
- Il transmet une information à vocation strictement utilitaires (matériel, pratique, lucratif, logistique
etc.)
- Il vise à un public plutôt restreint contrairement aux médias
- Sa forme/son apparence formelle est reconnaissable, indentifiable au 1 er regard car il respecte
assez strictement des règles de présentation, un protocole de disposition. Personne ne peut
confondre une lettre professionnelle à une lettre intime.
Il est important de signaler que les caractéristiques clés d’un écrit professionnel sont la brièveté et la
clarté.
Son but est de présenter un contenu de la manière la plus concise possible.
On peut parfois être tenté d’abandonner le respect de la syntaxe et d’avoir recours à une numérisation
spéciale.
Les écrits professionnels sont divers et variés c’est pourquoi on ne peut s’en tenir qu’à des
considérations générales.

Pour caractériser un écrit de professionnel il est important de prendre trois points en compte :
- La vocation
- La fin/le but
- La forme

A. La note
C’est l’écrit professionnel le plus court, il est très bref.
Ex : note de service, note d’information
Autrefois, elle faisait une demi-page, mais à présent le format a bien changé grâce aux emails, aux lettres
et au fax.

La note peut être un moyen de transmettre des renseignements, des ordres, des avis entre services entre
échelons de hiérarchie par exemple.

La lettre est expéditive et est appelée « billet ». Il y a un débat concernant le degré d’importance de la
lettre, est-elle plus importante que celle de la note ?
Le choix du genre est déterminant, c’est comme ça que l’on pourra évaluer le document.
Dans la note il n’y a pas de forme de politesse, ni de formules conclusives. Le rapport d’efficacité est pur, il
n’y a pas de vernis protocolaire, ainsi l’utilitaire prime sur le protocolaire.

Dans certains cas la lettre est plus utilisée que la note, et vice et versa, cela dépend du rapport
hiérarchique.
Certains messages nécessitent plus une forme de note que celle d’une lettre. Même si la note ne reprend
pas les formes strictes, on peut tout de même nuancer ce propos.
Dans une note on trouve :
- Un entête : émetteur, destinataire, l’objet, la date d’émission (fonction impressive)
- On trouve des formules types, telles que «  signale/informe/exige/prie que… »
Ce sont des expressions sèches qui appellent rarement à une réponse mais plutôt à une exécution,
un accusé de réception via mail par exemple
- Une fonction impressive forte mais pas de fonction référentielle à proprement parler

Note de service n°11 :

Lisibilité matérielle :

-       Positif : coordonnées, cachet, émetteur, signature, logo université, date, lieu, objet, pièce jointe ajoutée au
document, plan du site, citation des arrêtés concernés

 Légitimation du document, cela conforte le sérieux du document, mise en page équilibrée et aérée

-    Mise en valeur typographique : gras, souligné, capital pour titre document ; gras, capitale, minuscule

-       Négatif : surinvestissement du genre même de la note : introduction d’éléments étrangers à sa nature, la note
se voulant beaucoup plus simple, hésitation entre la note et la lettre

-    Même si mise en valeur : mais on ne sait pas directement de quoi il s’agit, mauvaise hiérarchie de
l’information

-    2 documents pour note d’information : gênant ; plan quasi-illisible, peut-être préférence d’une note
d’information, plan inséré dans la 1ère page ?

Lisibilité intellectuelle :
 

-       Positif : fonction référentielle présente, le message est correctement transmis

Usage pertinent des paragraphes

-       Négatif : aspect conatif quasiment absent

Syntaxe compliquée pour la 1ère phrase, deux phrases au lieu d’une

Note non adaptée à son destinataire

Phrase-parenthèse : pas de priorités

Décrédibilisation de l’institution avec l’utilisation du lexique : cela peut être interprété autrement, mots
équivoques et ambigus 

B. Le compte rendu

En général, il prend la forme d’un dossier. Il rend en fait compte d’un phénomène qui peut être un
évènement, une situation, une négociation beaucoup plus souvent qu’une discussion sur lequel
l’entreprise pourra s’appuyer.
La fonction du compte rendu est informative et non pas impressive. Il est axé sur l’information et est
purement descriptif, c’est-à-dire qu’il n’y a aucune intervention personnelle de l’auteur/du rédacteur.
Cela ne signifie pas qu’il n’y a pas d’opinions exprimées attention !

Le CR doit rendre compte des faits avec toute objectivité, aucune analyse personnelle surtout, ce qui serait
une erreur fatale !

Non-omission des circonstances :

- De quoi parle-t-on ?
- Qui est en cause ?
- Où se déroulent les faits ?
- Quand se produisent-ils ?
Il s’agit d’un substitut exact de ce qui s’est passé, car tout le monde n’a pas pu assister au phénomène.

Le style du compte rendu est formel avec la présence d’un entête ( émetteur, destinataire, date, titre avec
les mots «  compte rendu » affichés )

Compte-rendu de réunion

 Débats d’une assemblée, c’est au sens intégral. Tous les échanges et débats qui ont eu lieu lors de la
réunion.
 Il fait foi de la délibération qui a eu lieu
 Décision prise collectivement
Il apporte une garantie que les décisions ont été prises démocratiquement, telle une preuve, une garantie
de transparence.
On trouve cela dans les assemblées générales d’associations, les congrès nationaux, sessions de comité
officiel. On peut prendre un compte-rendu d’une association pour le dossier, car c’est assez courant.

Que trouve-t-on nécessairement dans les CR ?

- Titre général avec l’expression « Compte-rendu » clairement définie

- Nom de la collectivité
- Lieu, date et heure de la réunion
- L’ordre du jour : liste des thèmes et problèmes évoqués lors de la réunion
- Nom des participants, présents et absents/excusés
Chaque nom est suivi de la qualité et du titre de la personne en question
Il faut aussi signaler les personnalités extérieures.

La longueur des comptes-rendus est très variable. En général ça tourne autour de 3 à 10 pages.

Exemple du « Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail »

Cela permet de scénariser en quelque sorte la réunion.

Dans tout compte-rendu il y a un vote à la fin. D’où le procès verbal qui résume les faits et les décisions.
On a une reprise systématique du nom de l’intervenant accompagné d’un verbe introducteur de discours qui teinte
les propos, donner une sorte de tonalité.

L’ordre du jour est respecté, mais quand on arrive aux questions diverses, elles sont subdivisées en sous-question.
Dans la présentation, le défaut majeur que l’on pourrait remarquer est le fait que le plan de l’ordre du jour n’est pas
assez complet. Ainsi, on aurait su à quoi s’attendre et l’évolution des questions abordées serait plus claire. Quant au
mot « divers », il n’est pas très approprié.

Compte n°2 « Bureau du Cos du 19 décembre 2005 »

Pas de titre et ordre du jour absent ce qui est problématique.

Les caractères sont tous en gras, car c’est une mise en valeur et il ne faut pas en abuser et sélectionner. A l’œil c’est
désagréable.

C. Le questionnaire

C’est un document qui est plus ouvert que la note et le compte-rendu.

C’est plus intéressant.
Il sert à recueillir des informations auprès du personnel (questionnaire intra) ou auprès d’une clientèle, des
consommateurs etc. (questionnaire extra). Sa mise au point requiert beaucoup de réflexion et beaucoup d’attention.
C’est un document très difficile à faire. Pour obtenir les informations que l’on souhaite il faut poser les bonnes
questions, afin de bien cerner ses attentes. Il faut savoir jauger les questions.
En général ils sont très mal fait, car les questions sont formulées ou complètement absurdes. Il y a des questions
orientées qui faussent la réponse et casse le principe même du questionnaire qui est qu’on ne connaît les
informations. Il faut aborder le problème méthodiquement.

Il faut un ordre de priorité des problèmes à traiter :

1. Définir les renseignements que l’on souhaite obtenir. C’est le principe de base
 2. Eliminer toutes les demandes superflues, celles qui ne sont pas traitables. Il a des questions auxquelles on ne
peut pas répondre facilement. Elles sont à proscrire, comme celles dont les réponses ne seront pas
traitables.
3. Il faudra à veiller à grouper les questions en rubriques, par thème pour hiérarchiser.
4. Eviter toutes les équivoques, toutes les formules ambigües. Il faut donc que ce soit univoque. La formulation
de départ doit relever d’un choix précis et clair.
5. Formuler les questions en questions courtes pour des réponses courtes, positive, négative ou un seul mot.
6. On peut illustrer par un exemple pour mettre sur la voie notamment pour les questions délicates.
7. Adapter les questions au public ciblé. Si on interroge une population de scientifique puis un autre groupe
social moins favorisé. Il faut utiliser un registre convenable, adéquat. Donc il faut éviter le jargon et le
vocabulaire technique et compliqué.
8. Utiliser le système de noircissement des cases, simplement par un trait, une croix.
9. Faire un petit topeau pour exposer les motifs de l’enquête. Pour le compte de qui ? dans l’intérêt de quel
groupe ? dans notre intérêt ?
Créer un cadre spécifique.
10. Essayer le questionnaire sur un cobaye, car on fait souvent l’erreur de se lancer directement sans test
préalable. Il faut d’abord faire un tirage brouillon et se mettre en situation.
Le cobaye permet de corriger le questionnaire, les défauts.
11. Essayer d’établir à l’avance une grille d’analyse pour décoder.

En général ; c’est une logique binaire et non ternaire.

D. La lettre professionnelle

C’est l’écrit standard le plus courant. A telle enseigne qu’il n’est pas rare de trouver un écrit professionnel, précédé
de lettre. La lettre joue le rôle majeur.

Quelle est la correspondance qui nous retient ? Ce n’est pas la correspondance privée amicale, c’es la
correspondance à caractère professionnel englobant la correspondance commerciale, administrative, technique.

Attention à ne pas confondre la lettre commerciale avec la publicité prenant pour alibi la lettre. 5ce sont en réalité
des publicités pures et simples, ce ne sont pas de vraies lettres. On nous trompe l’œil, abuse en envoyant un
courrier, c’est une publicité prenant pour support la lettre mais qui n’en est pas une.
La lettre commerciale est elle considérée come un écrit professionnel.

Il y a des invariants (qui ne bougent pas d’un écrit à l’autre), des invariants formels
variantes relatives :
- au destinataire, si j’écris à une personne hiérarchiquement au même niveau ou très au-dessus de moi, les cotes
changeront un peu.
- Ils sont aussi venus à l’enjeu de missive (au 19 ème siècle on parlait de billets, lettre rapide)

Faire un brouillon donne un angle d’attaque. Généralement des courriers sont envoyés sans avoir été suffisamment
pensés au préalable.
Une lettre ne s’improvise pas, résultat d’un processus relativement long. Phase de préparation, maturation,
vérification…
pratiquement toutes les lettres seront frappées par le syndrome de la précipitation.

Ce que l’on va trouver, c’est un paratexte : le texte n’est jamais donné comme tel, toujours agrémenté d’éléments.

L’entête :
- une pléthore d’informations qui donneront un cachet officiel à la lettre. Ce n’est pas leur sens qui importe mais la
signification

Les informations pratiques, qu’il faut distinguer des infos de type symbolique

Le logo : identifiant visuel, (exemple : virgule de Nike, on n’a même plus besoin de mettre Nike)
Graphisme sophistiqué ou simpliste primaire
Référence de la lettre, peu de lettres officielles sont dépourvues de codes de référence, identifiants, numéros de
référence.

Date : une lettre non datée ne vaut rien légalement, il faut y ajouter le lieu d’émission (Paris, le 1 er avril 2011) en haut
à droite
Coordonnées de l’émetteur sont à gauche, on fera en sorte qu’il soit complet (nom, prénom, qualité, adresse, fax
téléphone, mail, site)
Il peut arriver que les coordonnées de l’émetteur soient disposées de façon différentes, il peut arriver que des
données mineures soient mises dans les marges, pieds de page

Les coordonnées du destinataire sont à droite, A Monsieur le directeur des presses universitaires
(on ne donne pas tout, il connaît lui-même ses coordonnées)

L’objet : ce qu’il y a peut-être de plus important, on est dans l’interface matériel et intellectuel, beaucoup à dire sur
le contenu, formulation de l’objet.
Aspect matériel, cela fait partie des invariants, cela doit figurer à ce stade avant le corps de la lettre.

Le corps de la lettre : en 3 morceaux :

1) l’appellation (cher monsieur, chère madame ou monsieur / madame, tout dépend du degré de connaissance du
destinataire)
2) le corps de la lettre doit tenir dans la feuille A4 au centre de la lettre, doit occuper un espace tel qu’il ne déborde
pas, tel qu’il n’empiète pas sur la partie inférieure de la pièce
3) il faut qu’apparaissent des paragraphes, même pour hors de question de proposer un ensemble monolithique (4
paragraphes), l’idée de la justification du paragraphe intervient.
4) Formule de politesse choisie en fonction de l’importance du destinataire, du rôle, de la fonction qu’il occupe,
éventail complexe