 Un document de travail est un support qui sera diffusé et partagé dans une organisation, via un

outil informatique ou par des échanges directs entre acteurs.

 Il contient des connaissances essentiellement formalisées qui sont des informations assimilées
pour réaliser une action.

 Ces connaissances sont obtenues à partir :

o de données : des éléments bruts en dehors de tout contexte ;
o d’informations : des données mises en contexte.

1. Rédiger des informations sous la forme d’écrits courants

 Une information écrite est transmise par le biais d’un document interne ou externe. Elle est
destinée aux membres de l’organisation et aux partenaires.

 Pour rédiger des informations structurées :

- analyser le contenu en cernant le contexte, le type d’écrit ;
- réaliser un brouillon en préparant un plan détaillé ;
- respecter les règles de présentation en utilisant la charte ;
- Effectuer une relecture et vérification de l’orthographe.

 Le document professionnel

 C’est un support (papier, numérique, etc.) porteur d’informations structurées (données, textes,
images, vidéo, etc.).

 Ses éléments :
o l’identification (métadonnées : nom du fichier, taille, auteur, date de création, format) ;
o la structure (blocs de textes, graphismes hiérarchisés) ;
o la forme (présentation : style, typographie, mise en pages) ;
o le fond (information à transmettre).
 2. Étapes de l’élaboration d’un document écrit

 Production d’un document à partir du recueil de données et d’informations contextuelles

à exploiter

 Identifier les données de l’information à diffuser.

 Exploiter les informations à transmettre.
 Définir le contenu du document.
 Sélectionner les points clés.
 Déterminer la structure du document.
Choisir le support
Documents internes Documents externes
 Note de service, d’information, de  Lettre, lettre type
synthèse  Télécopie
 Compte rendu  Formulaire
 Rapport  Imprimé
 Procès-verbal
 Mode opératoire, instruction, notice
 Livret d’accueil
 Journal d’entreprise
Appliquer les règles de rédaction et de présentation
Finaliser le document
Diffuser le document

 Dans un écrit professionnel, il est nécessaire de :

o fournir des informations concises et précises ;
o hiérarchiser les idées en les développant en paragraphes ;
o convaincre en expliquant ou en argumentant ;
o prendre en compte les attentes du destinataire ;
o soigner la rédaction (ponctuation, syntaxe).

3. Structure de l’information écrite

 J’introduis.
o Annoncer le sujet, exposer les faits en éveillant l’intérêt du lecteur.
o Accuser réception, exprimer un sentiment (remerciement, mécontentement, etc.), se
présenter, présenter l’organisation, annoncer l’objet de prise de contact.

 Je développe
o Annoncer les éléments qui correspondent à l’objectif de la communication (exposer,
analyser, expliquer, justifier).
o Enchaîner les idées logiquement : expliquer une situation, proposer des solutions…

 Je conclus
o Résumer le message et laisser une bonne impression.
o « Feedback » de la situation de communication : exprimer une excuse, un remerciement,
un espoir, de la confiance, de l’assurance.