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Management d’audit

selon les lignes directrices de l’ISO 19011(2018)


Management d’audit
• Objectifs de la formation
• Ce module va vous aider à vous familiariser
avec les lignes directrices des audits selon la
norme ISO 19011(2018)
• Maitriser les étapes de préparation et de
déroulement de l’audit
• Connaitre les compétences requises chez un
auditeur
Management d’audit
• A la fin de ce module, vous serez capable de :
• -comprendre les éléments clés de la norme ISO
19011(2018)
• - établir un programme d’audit
• - établir un plan d’audit
• Participer activement à un audit au sein de
votre société
• - Bien comprendre les compétences requises
chez un auditeur
Sommaire
• Introduction
• Types d’audit
• Principes d’audit
• Programme d’audit
• Réalisation d’un audit
• Compétences et évaluation des auditeurs
• Conclusion
Management d’audit
• Introduction:
• ISO19011(2018)
• Définition de l’audit
• Définition et terminologie par rapport à l’audit
Management d’audit
• L’ISO 19011 fournit les lignes directrices concernant
les différents types d’audit
• La norme traite 4 grands axes:
• L’explication des principes d’audit des systèmes de
management
• Les lignes directrices concernant la gestion des
programmes d’audit
• La méthodologie de résultat des audits
• Evaluation de la compétence des personnes
impliquées dans le processus d’audit
Management d’Audit
• La norme contient 7 chapitres:
• Domaine d’application
• Références normatives
• Termes et définitions
• Principes de l’audit
• Management d’un programme d’audit
• Réalisation d’un audit
• Compétences et évaluations des auditeurs
Management d’audit
• C’est quoi un audit:
• L’audit est un examen destiné à évaluer une situation donnée par rapport a des exigences
internes ou externes.
• Durant un audit il faut
• - vérifier la conformité
• - mesurer l’efficacité
• - détecter les pistes d’amélioration
• Audit selon la norme ISO 19011 (2018)
• Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit
et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères
d’audit sont satisfaits.
Management d’audit
• Objectifs:
• - Vérifier la conformité des processus établis par
rapport aux exigences des référentiels
• - Vérifier que les dispositions organisationnelles
et opérationnelles sont établies, connues,
comprises et appliquées
• - Vérifier l’efficacité du processus audit c’est-à-
dire son aptitude à atteindre les objectifs
• - Identifier des pistes d’améliorations
Management d’audit
• Preuves d’audit:
• Enregistrements énoncés de faits ou autres
informations pertinentes

• Critère d’audit:
• Ensemble de politique,
• Procédures, ou exigences
• Utilisées comme références.
Management d’audit

• Constations d’audit:
• Résultats de l’évaluation des preuves d’audit par rapport aux critères d’audit

• Conclusion d’audit:
• Résultat d’un audit auquel l’équipe d’audit parvient après avoir pris en considération les objectifs de l’audit et toutes les
constatations d’audit
Management d’audit
• Programme d’audit:
• Dispositions relatives à un ensemble d’un ou de plusieurs audits planifié pour une durée spécifique et dirigé dans un but
spécifique

• Plan d’audit:
• Description des activités et des dispositions nécessaires pour réaliser un audit
Management d’audit
• Champ d’audit:
• Il décrit l’étendue et les limites de l’audit, par exemple, les lieux, les unités organisationnels, les activités et
les processus à auditer.
Management d’audit
• Equipe d’audit
• Un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit, assistés, si nécessaire, par des experts techniques.

• Auditeur
• Personne qui réalise un audit
Management d’audit
• Ce qu’il faut retenir
• C’est quoi ? Processus (méthodique, documenté,
indépendant)
• Dans quel but? obtenir des preuves d’audit, évaluer ces
preuves d’une manière objective
• Pourquoi? -Déterminer dans quelle mesure les critères
d’audit sont satisfait
• - s’assurer que le système /processus est conforme à un
référentiel
• -Amélioration continue

Management d’audit
• Types
• Classification selon l’objectif d’audit

Audit Audit Audit système


produit processus
Management d’audit
Types d’audit: classification
selon l’ISO 19011(2018)
Audit tierce partie
Organisme accrédités
Audit de certification
Audit d’accréditation
Objectif , certificat de
conformité

Audit 1 ère partie Audit seconde


Audit interne partie
Objectifs Audit
Amélioration continue Fournisseur/
client pour
donner confiance
au client en
question
Management d’audit
• Audit combiné : audit de deux ou plusieurs
SM ensemble exp: (SM 9001 et SM 14001).
• Audit conjoint: deux ou plusieurs organismes
d’audit coopèrent pour auditer un seul auditer
• exp : SGS+ veritas
Management d’audit
• Le processus
• D’audit est-t-il
• Réalisé d’une
• Manière
• Aléatoire?
Management d’audit
• Principes
• d’audit Déontologie

Restitution impartiale
Conscience professionnelle
Confidentialité

Indépendance
Approche fondée sur la preuve
Approche par les risques
Management d’audit
• Comment
• Préparer un
• programme
• d’audit?
Management d’audit
• Management d’un programme d’audit
• Le programme d’audit peut tenir compte de:
• La taille et de la nature de l’organisme audité
• La nature de la fonctionnalité, de la complexité et du niveau de maturité du SM à auditer

• Ces éléments significatifs peuvent comprendre les


caractéristiques essentielles relevant de:
• La qualité du produit
• Des dangers et risques en matière de santé et sécurité
• Des aspects environnementaux significatifs et leur maitrise
Management d’audit
• Comment se déroule
• Un programme
• D’audit?
Management d’audit
Méthodologie de l’audit
• Déter
minati
on des
object
ifs du
progra • Planific
mme ation
d’audi • Mise • Déclenc des
t et en hement activités
des œuvre de des
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progra
suivi de
l’audit
de
l’audit
progr mme
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d’aud
it
Management d’audit
• Réalisation de l’audit
Préparation
Déclenchement Réalisation des
des activités
de l’audit activités d’audit
d’audit

Réalisation du Préparation et
Clôture de
suivi de diffusion du
l’audit
l’audit rapport d’audit
Management d’audit
• Définition du programme d’audit
• Objectifs du programme d’audit
• Risques et opportunités
• Responsable du programme d’audit
• Mise en œuvre du programme d’audit
• Amélioration continue
• Exemple de programme d’audit
Management d’audit
• Définition:
• Dispositions relatives à un ensemble d’un ou de plusieurs audits planifié pour une durée
spécifique et dirigé dans un but spécifique


L’absence d’objectif pertinent
Donner du sens aux constituent un risque pour le
audits programme d’audit

Définir un objectif clair


Management d’audit
• L’objectif de programme d’audit
• -Peut prendre en compte:
• Besoin et attentes des parties intéressées
• Caractéristiques et exigences des processus;
produits; services et projet
• Exigences relatives aux SMQ
• Evaluation des prestataires externes
• Risques et opportunités
• Résultats d’audits précédents
Management d’audit
• Exp : ça doit être figuré dans le programme
d’audit
• Un programme d’audit trimestriel pour les
exigences des processus
• Cet audit est défini par le client
• Cohérence avec la stratégie de l’entreprise
• Cohérence avec la politique et les objectifs du
SMQ
Management d’audit
• Exemple d’objectifs:
• Identifier les opportunités d’amélioration d’un
SMQ et de ses performances
• Evaluer la capacité de l’audit à déterminer son
contexte
• Evaluer la capacité de l’audit et déterminer les
risques et opportunités et à identifier et
mettre en œuvre des actions pour y faire face
Management d’audit
• Obtenir et conserver la confiance dans les
capacités d’un prestataire externe
Management d’audit
• Risques et opportunités
• Le responsable du programme d’audit identifie
et présente les risques et opportunités prient
en compte lors de l’élaboration du programme
d’audit
• Risques
• Planification non accomplie ( manque d’objectif
d’audit, l’étendue, les lieux, le calendrier
d’audit)
Management d’audit
• Manque de ressources allouées au développement du
programme d’audit
• Compétence insuffisante des auditeurs
• Manque de disponibilité de l’audité ou des preuves.
• Opportunités
• Plusieurs audits dans une seule visite
• Réduction du temps et des distances pour se rendre
sur site
• Alignement des dates d’audit avec la disponibilité du
personnel requis
Management d’audit
• Responsable du programme
• * compétences
• Connaissance en principes, méthodes et processus
d’audit
• Connaissance des normes de SM
• Connaissance des informations concernant l’audité et
son contexte
• Connaissance des exigences légales et réglementaires
et autres exigences concernant les activités de
l’audité
Management d’audit
• Responsable du programme
• * Rôles et responsabilité
• - Etablir l’étendu du programme d’audit( contexte, l’objectif, le champ, la durée de chaque audit, nombre
d’audit à réaliser, la méthode de compte rendu, le suivi de l’audit, les normes de management, les résultats
des audits précedents)
• - Déterminer les enjeux internes et externes ainsi que les risques et opportunité pour un programme d’audit
et mettre en œuvre les actions pour y faire face
• - S’assurer de la constitution de l’équipe d’audit et de leurs compétences globales
• -Attribuer les rôles et responsabilités
• - Etablir tous les processus pertinents ( la coordination et programmation de tous les audits du programme
d’audit; établissement des objectifs de l’audit, champs, critère et détermination de la méthode d’audit ;
évaluation des auditeurs; établissement du processus de communication; traitement des réclamations; suivi
d’audit; compte rendu)
• - Déterminer et assurer les ressources nécessaires ( financière, temps, disponibilité des ressources, l’etendu
du programme d’audit, risque et opportunité, temps et cout du transport, impacte des fuseaux horaires,
disponibilités des technologies d’information, exigences liées à l’installation)
• - gérer les informations documentés liées à l’audit
• - surveiller et améliorer le programme d’audit
• - communiquer le programme d’audit au client
Management d’audit
• *Mise en œuvre du programme d’audit
• - communiquer le programme d’audit
• - définir les objectifs , champs et critères pour chaque audit individuel
• - coordonnée les audits
• - s’assurer des compétences de l’équipe des audits
• - fournir les ressources
• -s’assurer du respect du programme d’audit
• - s’assurer de la bonne gestion des informations documentées
• -définir et mettre en œuvre la maitrise opérationnelle nécessaire à la
surveillance du programme d’audit
• - assurer la revue du programme d’audit afin d’identifier les
opportunités d’amélioration
Management d’audit
• *Surveillance, revue et amélioration continue
du programme d’audit
• Surveillance
• -Respect des calendriers
• - réalisation des objectifs
• - performance des membres de l’équipe d’audit
• - les feedbacks
• -information documentée
Management d’audit
• *Revue et amélioration
• - revue de la mise en œuvre globale du
programme d’audit
• - identification des domaines et opportunités
d’amélioration
• - modification du programme d’audit si nécessaire
• - revue de la formation continue des auditeurs
• -compte rendu des résultats aux parties
intéressées
Management d’audit
• Ce qu’il faut retenir
• Le programme d’audit est nécessaire pour la
gestion efficace des audits il permet:
• - avoir une image claire des audits , calendrier ,
méthode, objectif, périmètre, critère
• - assurer les compétences
• - réduire les risques
• - faire un suivi continue de la réalisation de ce qui
a été planifié
Audit interne
• Exp: programme d’audit
Audit Type Champ objectif auditeu Date durée Date de Critère
n°1 d’audit d’audit r prévue réalisati d’audit
on

Interne Zone de Verifier Respons 1/6/202 1jour 1/6/2O2 ISO


producti la able SQ 1 1 9001(20
on conform 15)
ité selon 8-7
iso 9001 Maitrise
Du des elts
gestion de
des pdts sorties
non non
conform conform
es es

Audit 2 externe SMQ Verifier Auditeu 6/7/202 2 jours 8/7/21 Exigenc


Management d’audit
• Etapes de réalisation de l’audit
• Déclenchement et préparation des activités
• Méthodologie de l’audit
– Réunion d’ouverture
– Communication au cours de l’audit
– Exemples de questions d’audit
– Accès aux informations d’audit
– Traitement des ID
– Constatation d’audit
– Détermination des conclusions d’audit
– Conduite de la réunion de clôture
– Préparation et diffusion du rapport d’audit
– Clôture de l’audit
– Suivi de l’audit
Management d’audit
• Réalisation d’un audit
• Déclenchement :
• Prise en contact avec l’audité
• Détermination de la faisabilité de l’audit
(garantir la collaboration )
Management d’audit
• Prise en contact avec l’audité ( pour confirmer
le flux de communication, pour fournir les
informations par rapport à l’objectif
d’audit( champs , critère, la méthode d’audit,
risque et opportunité), pour partager le
calendrier, accès au site, les exigences légales
et réglementaires
Management d’audit
• Détermination de la faisabilité de l’audit:
– Disponibilité des informations nécessaire pour la
planification de l’audit
– Avoir tous les informations nécessaires pour le
commencement de l’audit
– Garantir la collaboration des audités
– Avoir les ressources nécessaire en terme de temps
et de personnes
Management d’audit
• Préparation des activités
• Réalisation d’une revue des ID (organisme,
préparation de l’audit)
• Planification
– Approche par les risques (technique de
l’echantillonage, equipe)
– Langue
– Rubriques du rapport
– Logistique
– confidentialité
Management d’audit
• La planification traite:
• Les objectifs, le champ, les critères, les lieux
• Familiarisation de l’équipe d’audit avec les
installations et processus de l’audité, méthode
d’audit
• Rôles et responsabilités
• Affectation des ressources appropriées
Management d’audit
• Exemple de plan d’audit

Date: Heure: 9h Processus


5/8/2021 concerné:
Coupe et
assemblage
Objectif de l’audit: vérifier la coupe et assemblage selon iso
9001 le processus de gestion des produis non conformes
Critère d’audit: exigence selon iso 9001 (2015)
8-7 Maitrise des éléments de sorties non conformes
horaire objet Equipe Personnes
d’audit concernées
9h à 9h30 Réunion RSQ RPC
d’ouverture RQL RPA
RM
R logistique
RQC
Management d’audit
• Les étapes de réalisation:
• Trois grandes étapes:
• Réunion d’ouverture
• Réalisation de l’audit
• Clôture et conclusion
Management d’audit
• Les étapes de réalisation:
• Réunion d’ouverture
• Communication pendant l’audit
• Exemple de question d’audit
• Accès aux informations d’audit
• Revue des ID
• Recueil et vérification des Informations
• Constatations d’audit
• Conclusion d’audit
• Réunion de clôture
• Réalisation du suivi de l’audit
• Rôles et responsabilités
Management d’audit
• Réunion d’ouverture:
• Confirmer les objectifs , le champs et les critères d’audit
• Confirmer le plan d’audit(horaires et participant)
• Expliquer la méthodologie de l’audit et son déroulement
• Expliquer la manière de traitement des constatations au
cours de l’audit
• Communiquer le système de retour d’information de
l’audité sur les constatations ou conclusion, y compris les
réclamations ou les recours.
• Note: un climat de confiance et un environnement convivial
Management d’audit
• Communication (au cours de l’audit)
• Poser des questions (questionnaire)
• Encourager les audités à donner des réponses
(s’exprimer)
• Ecoute, observe(documentation) et reformule
• Chercher des preuves tangibles
• Prendre des notes pour faire des constatations
• Suivre le plan d’audit( il faut être flexible)
• Maitriser le temps( durée déterminée et capable
d’assurer l’agenda)
Management d’audit

Chapitre exigence Questions Evaluation observation


selon l’ISO
9001(2015)
Chapitre 8 : 8-7 1) Les
réalisation des Maitrise des ES éléments
activités NC de sorties
opérationnelles des
processus
p/s qui ne
satisfont
pas aux
exigences
sont ils
identifiées
et maitrisés
afin
d’empécher
leurs
Management d’audit
• Accès aux informations
• Disponibilité et accès aux ID
• Revue des ID
• Recueil et vérification des informations
• Les informations doivent être :
• Complète, correctes, cohérentes, actualisées ( la signature de tous les intervenants)
• La vérification se fait par échantillonnage , fondé sur le jugement( d’après notre expérience)
• Statistique
Constatation d’audit( exigence , la défaillance et preuve) exercice
Conclusion d’audit ( basée sur l’ensemble des constatations, résultat selon l’objectif de
l’audit, accord préalable de l’équipe d’audit)
Management d’audit
• Constatation d’audit
• Exemple:
• La norme iso 9001(2015) exige la mise en place de plan d’action face aux risques et
opportunités néanmoins, le document ROP 67 version 5 , contient uniquement la liste des
risques, ce qui est non conforme selon l’exigence de la norme

• « l’organisme doit planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités »
Management d’audit
• Conclusion d’audit
• Basée sur l’ensemble de constatation
• Résultat selon l’objectif de l’audit
• Accord préalable de l’équipe de l’audit
Management d’audit
• Exemple de conclusion:
• « L’audit interne concernant la conformité selon l’iso
9001(2015) du processus de gestion du produit non
conforme révèle que le processus n’est pas maintenu, une
attention spéciale doit être allouée à l’identification et
l’isolement du produit non conforme au sein de la
société ».
• Basée sur l’ensemble des constatations
• Résultat selon l’objectif de l’audit
• Accord préalable de l’équipe d’audit
• La conclusion c’est l’ensemble de constatation
Management d’audit
• Clôture
• Remerciements des participants (collaboratifs, )
• Partage des constatations d’audit( au fur et à mesure)
• Points forts, points faibles, point d’amélioration
• Expliquer la manière de traitement des non conformités
• Partager les conséquences d’un traitement inadéquat des
constatations d’audit(
• Explication des activités post audit
• Discussion avec les audités (relever les ambigüités, les
objections, ne st pas d’accord ..)
Management d’audit
• Rapport d’audit
• L’objectif, champs, client, critères, l’équipe, date et lieux de l’audit
• Constatations et conclusion d’audit
• Déclaration sur le degré de conformité aux critère d’audit
• Divergence avec l’audité .

• Suivi
• Avancement des actions
• Efficacité des actions implémentées( on donne des exemples des actions correctives, comme
diagramme d’ischikawa )
Management d’audit
• Bonnes pratiques
• s’assurer des compétences des auditeurs
• Bien choisir les interlocuteurs ( capable de partager l’information)
• Instaurer un climat de confiance avec les audités
• Encourager les audités
• Annoncer au fur et à mesure les constatations
• Laisser les audités s’exprimer au cours de l’audit et les réunions
• Veillez à ce que l’audit se passe dans un climat de confiance , de bienveillance et de
coopération.
Management d’audit
• Compétences et évaluation des auditeurs
• Compétences d’auditeur
• Comportement Personnel
• Connaissance et aptitude générales (planification, organisation, gestion du temps, vérification des
documents,)
• Compétences spécifiques à la discipline .

• Evaluation
• Choisir la méthode d’évaluation(entretien, test , enregistrement , vérifier les conclusions,
feedback,,,)
• Déterminer les critères d’évaluation( quantitative(nbe d’année) et qualitative démonstration des
comportements souhaités et des connaissances)
• Maintien et amélioration des compétences( programme de formation, initiale , expérience maintenu
• Identifier les compétences requises
• ( sélectionner les membres d’équipe d’audit, identifier les besoins d’améliorer les compétences et
évaluer la compétence des auditeurs en continue)
Management d’audit
• En plus des compétences techniques de
l’auditeur, ce dernier doit être bienveillant,
attentif, disponible et ne doit en aucun cas
juger ou entrer en conflit avec les audités.
Management d’audit
• Réunion
• d’ouverture
Management d’audit
• Réunion
• de clôture
Management d’audit
• Méthodologie
• Revue documentaire
• - Procédures, Processus, instructions
• - Manuels
• -Politique
• - Objectifs et cibles
• - Rôles , responsabilités et autorités
Management d’audit
• Plan d’audit
• Les objectifs d’audit
• Le champs de l’audit
• Les critères d’audit et tous les documents de référence
• Les lieux et les dates ainsi que les horaires et durée prévue des activités d’audit à mener, y
compris les réunions avec la direction de l’audité
• Les méthodes d’audit à utiliser
• Les roles et responsabilités des membres de l’équipe d’audit que des guides et des
obserateurs
• La mise à disposition des ressources appropriés pour les domaines critiques de l’audit
• Le plan d’audit peut être passé en revue et accepté par le client de l’audit
• Il convient de le présenter à l’audité et de résoudre toute objection soulevée par l’audité ,
entre le responsable de l’équipe d’audit et l’audité.
Management d’audit
• Techniques d’audit
• Avoir présent à l’esprit la finalité de l’activité:
• Suivre le flux de l’activité:
• Comprendre le mode de fonctionnement de l’activité
• Coherence de déroulement séquentiel / Finalité et objectifs poursuivis

• Pertinence des données d’entrée pour atteindre les objectifs et réaliser les données de sorties
• Donnée de sorties: résultats obtenus
Management d’audit
• Comment interviewer?
• Etes vous qualifié en ?
• Avez-vous eu un accident ?
• Avez-vous assistez à ?
• Possédez vous ?
• Avez-vous …?
• Connaissez vous …?

• Comment faites vous pour…?


• Que faites vous si ….?
• Quand faites vous..?
• Ou est ce que vous..?
• Qui fait quoi …?
• Pourquoi…?
Management d’audit
• On peut constater un écart
• d’application
• Audit sur site
• On peut constater un écart documentaire
• Audit documentaire
Management d’audit
• Qualité de l’auditeur:
• Intègre
• Ouvert d’esprit
• Diplomate
• Observateur
• Perspicace
• Polyvalent
• Tenace
• Capable de décision
• Autonome
• Agissant avec courage
• Ouverts aux améliorations
• Acteurs en équipe
Management d’audit
• Audit report
• Ecart
• Points forts
• Points sensibles
• Non conformités
• Recommandations d’amélioration
• Critères d’audit
• Preuves d’audit
• Norme ISO
• Réglementation et législation
• Exigence interne
Management d’audit
• Constats de l’audit

• Points forts
• Dépassements de ce qui est attendu.
• Points sensibles ( remarques, observation):
• Processus ( peuvent émaner des bonnes pratiques ou de l’expérience des
auditeurs internes).
• Non conformités : Non satisfaction d’une exigence
• Recommandations d’amélioration: Améliorer le processus ( peuvent émaner des
bonnes pratiques ou de l’expérience des auditeurs internes ).
Management d’audit

Exigence

Non-conformité

Défaillance Preuve
Management d’audit
 Bien la présenter aux audités avec le souci d’une approche positive facilitant leur
adhésion.
 La formuler clairement avec des phrases simples en précisant les éléments
• ( défaillances, exigences ,preuves ).

• Une non conformité


Management d’audit
• Les méthodes d’audit
• Selon les lignes directrices ISO 19011(2018)
Management d’audit
• Méthodes d’audit: c’est l’implication entre auditeur et audité

Avec interaction Mesure de


humaine Pas d’interaction
l’implication entre humaine
auditeur et audité
Management d’audit
• Avec interaction humaine Sur site

• Sur site
• Conduire des entretiens A distance
• Renseignements des listes types et des questionnaires avec la participation de l’audité
• Revue des documents avec la participation de l’audité
• Echantillonnage

• A distance
• Au moyen de circuit de communication interactifs:
• Conduire des entretiens
• Observation de taches réalisées avec un guide à distance
• Renseignements des listes types et de questionnaires
• Revue de documents avec la participation de l’audité
Management d’audit
• Pas d’interaction humaine: Sur site

• Sur site
• Revue des documents ( par exemple enregistrements, analyse des données) A distance
• Observation des taches réalisées
• Visite du site
• Renseignements des listes types
• Echantillonnage
• A distance
• Revue des documents ( par exemple enregistrements, analyse des données)
• Observation des taches réalisées par des moyens de contrôle , tenant compte des exigences d’ordre soit
légale et réglementaire
• Analyse des données
Management d’audit
• Clarification
• Les activités d’audit sur site sont réalisées sur le lieu de présence de l’audité .
• Les activités d’audit à distance sont réalisées en tout lieu autre que le lieu de présence de l’audité, quelle
que soit la distance .
• Les activités d’audit interactives impliquent l’interaction entre le personnel de l’audité et l’équipe d’audit.
• Les activités d’audit non interactives n’impliquent aucune interaction humaine avec les personnes qui
représentent l’audité mais impliquent cependant l’interaction avec les équipements , les installations et la
documentation .
Conclusion
• Ne sous estimez pas la phase préparatoire
• Un audit pertinent est un audit bien préparé , même pour un auditeur
expérimenté .
• La durée de préparation peut varier du quart à la moitié du temps d’audit sur site,
selon le niveau de complexité des activités auditées. Bien sur , il est toujours
possible de faire plus simple/ vite, mais c’est souvent au détriment de la qualité et
de la pertinence de votre audit.

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