Audit Du Cycle Achat Frs

AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
La complexit des entreprises, la diversit des activits et les enjeux lis aux changes conomiques et financiers entre eux ncessitent que leurs actionnaires, bailleurs de fonds, clients, fournisseurs et diffrents tiers soient assurs de la fiabilit et sincrit des informations financires qui retracent lensemble des activits. Laudit est la technique par laquelle un expert indpendant, lauditeur remplit cette mission contractuelle lorigine et qui tend devenir institutionnelle. Quand on parle daudit dans ce contexte bien prcis, il sagira dun examen men par un professionnel sur la manire dont est exerce une activit par rapport des critres spcifiques cette activit. Laudit peut tre effectu par une personne interne lent reprise ou par un externe. Lobjectif de ce travail est dapprocher le plus possible la dmarche daudit dun cycle spcifique savoir Achats/ Fournisseurs, den montrer la diffrence avec la dmarche thorique et de relever les diffrences relatives la spcificit de lentit audite. Ainsi notre travail se prsente comme suit :
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Dans une premire partie nous essaierons dexpliquer le rle de la fonction achat au sein de lentreprise thorique ; Dans une deuxime partie nous expliquerons la procdure daudit du cycle Achats/ dun point de vue purement
Fournisseurs illustre dun cas pratique de ltablissement public X .
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A. ROLE DE LA FONCTION ACHAT Au cours des trois dernires dcennies, on est progressivement pass d'une conomie de production une conomie de march. En conomie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des cots de lentreprise, augmente d'une marge bnficiaire. En conomie de march, le prix de vente est dict par la loi du march, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif atteindre. En conomie de march, l'offre est bien souvent suprieure la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni mme de savoir vendre pour russir. Le succs de l'entreprise dpend donc de sa capacit : Adapter son offre la demande ; Matriser ses conditions internes d'exploitation. Les achats ont un rle stratgique : Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgiqu e dans lentreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. Lachat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble
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de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat. Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.
L'organisation des achats : L'acheteur doit tre plac dans une organisation permettant : de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est frquent de constater que le frein majeur l'volution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se dcompose en trois sous fonctions majeures : les approvisionnements, les achats et le marketing achats. Trs globalement, nous pouvons donner une premire dfinition de ces trois sous fonctions :
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L'approvisionnement
Cest une fonction d'excution tourne vers l'intrieur de l'entreprise. La relation fournisseur est court terme.
L'achat
Cest une fonction d'acquisition de ressources matrielles de l'entreprise tourne vers l'extrieur. La relation fournisseur est moyen terme.
Le marketing achats
Cest une fonction de gestion des ressources matrielles de l'entreprise long terme.
Missions de la fonction Approvisionnements : exploitation du calcul des besoins traitement des demandes d'achats passation des commandes de rapprovisionnement passation des commandes de dpannage suivi des contrats relance des livraisons suivi des litiges
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contrle des performances des fournisseurs gestion des stocks gestion de la sous-traitance de charges etc. Mission de la fonction Achats : laboration d'une politique d'achats laboration du budget achats dtermination des objectifs valuation des fournisseurs et consultation ngociation des marchs rdaction des accords etc.
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Lacheteur et son pouvoir : La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement dtermine invitablement un rapport de forces qui pse lourdement sur les stratgies adopter. Cette ingalit de pouvoir est lie la nature mme des changes commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdpendance du demandeur et de l'offreur nest pas ncessairement lie la taille des entreprises en prsence. La relation de lacheteur avec le march : L'interdpendance du demandeur et de l'offreur peut tre illustre travers quelques exemples.
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A. Cas de la soustraitance avec un petit fournisseur : Pour l'acheteur, sous-traiter c'est tablir une relation de dpendance forte avec un fournisseur car le produit n'existe qu'aprs une relation aussi bien d'ordre technique que commercial entre les deux parties. D'une manire gnrale, la dcision de sous-traiter est prise : a) pour rduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacit (ou conjoncturelle). L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait raliser par un sous-traitant les suractivits ponctuelles. Il est vident que, dans ce cas, le rapport de forces est favorable l'acheteur car dans les priodes de rcession, l'entreprise acheteuse rintgrera ses fabrications. b) pour viter un investissement ne correspondant pas la comptence de l'entreprise, c'est la sous-traitance de spcialit (ou structurelle). Le recours ce type de sous-traitance est impratif quand le produit fabriquer par l'entreprise acheteuse est un systme intgrant de nombreuses pices de technologie diffrentes (mcanique, transport, lectronique, informatique, etc.).
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Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de prix payer , si l'on veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mme produit (mise en oeuvre d'outillages, de dveloppements d'tudes, etc.), le rapport de forces peut tre favorable aux sous-traitants. En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi diminus. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing achats auprs de petits sous-traitants permet d'tablir une relation long terme qui scurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le soustraitant a l'assurance d'une charge de travail de dure plus importante que celle obtenue dans un systme achat / vente ponctuel.
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B. Cas de l'approvisionnement auprs d'entreprises importantes Pour l'acheteur, traiter avec une entreprise de taille importante est ncessaire chaque fois qu'il doit trouver un matre duvre ou un cooprant capable de raliser un ensemble complexe s'intgrant et participant au fonctionnement du produit final. C'est le cas par exemple de systmes monts sur avions ou automobiles (quipements de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.). La relation de dpendance est trs forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur. En effet, aprs une priode de dveloppement commun, les deux parties sont lies long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financirement. Cette relation de long terme peut tre une lourde contrainte pour l'acheteur qui doit acheter des composants en grande quantit et sur une longue priode. La dmarche consiste alors, pour l'acheteur, convaincre le fabricant de traiter directement, sans passer par les intermdiaires habituels.
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Il peut aussi effectuer une tude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est--dire trouver un matre duvre potentiel.
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B .ASPECT COMPTABLE 61. CHARGES DEXPLOITATION : La rubrique 61 regroupe les postes suivants : - 611 : Achats revendus de marchandises - 612 : Achats consomms de matires et fournitures - 613 / 614 : Autres charges externes - 616 : Impts et taxes - 617 : Frais de personnel - 618 : Autres charges dexploitation - 619 : Dotations dexploitation 6121. Achats de matires premires : 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables : Sont dbits du prix dachat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit dun compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte Etat-TVA rcuprable. 6123. Achats demballages : Ce compte enregistre les achats demballages qui peuvent soit tre gards par lentreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client.
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6124. Variation des stocks de matires et fournitures : Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de lexercice et sont utiliss comme des comptes correcteurs des comptes dachat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de lexercice. 6125. Achats non stocks de matires et de fournitures : Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de lentreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin dexercice, sont inscrits en tant que charges constates davance au dbit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services : Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations sous-traits pour le compte de lentreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations. 6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs : Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs.
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6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures : Les R.R.R. dont bnficie lentreprise auprs de s es fournisseurs sont comptabiliss au cours de lexercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern. 441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES : Le compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures dachats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise douvrage dire cte pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise douvrage dlgue. Le compte 4411. fournisseurs : Ce mme compte est dbit par le crdit : Dun compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ;
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Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas dacceptation dune lettre de change ou de lmission dun billet ordre par lentreprise ; Du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; Du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes dexploitation pour solde de ce compte, le cas chant. Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie : Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu lchance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de lacceptation dun effet ou de lmission dun billet ordre par lentreprise. Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues : Cest un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417.
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Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. Le ntreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A louverture de lexercice suivant, cette criture est contre -passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de lexercice. Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs : Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies.
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CHAPITRE I : PHASE DEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
A. Dfinitions et objectifs du contrle interne du cycle achats fournisseurs : Lvaluation du contrle interne constitue une tape indispensable de la dmarche daudit. Elle permet dapprcier lorganisation et le systme dinformation qui concourent la production des comptes soumis la certification. Dfinition : Il existe de nombreuses dfinitions du contrle interne. Cependant la dfinition la plus usite est celle de Lordre des experts comptables franais. Ce dernier dfinit le contrle interne dans le Mmento Pratique Francis Lefebvre , comme : Lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but, dun cot, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle -ci (OEC, XXXIIe congrs national, 1977).
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Objectifs : Lanalyse du systme du contrle interne de la fonction achats fournisseurs doit permettre de sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes. Tous les achats de lentreprise sont correctement autor iss et comptabiliss. Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise. Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et
conformment son objet. Tous les achats enregistrs sont correctement valus. Tous les avoirs obtenir sont enregistrs. Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement suivis.
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B . Sparation de fonctions : Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne : Emission de demandes dachats. Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Comparaison bon de rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification de limputation comptable. Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir. Bon payer. Tenue du journal dachats. Tenue de linventaire permanent. Tenue des comptes individuels fournisseurs. Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation du journal dachats. Signature des chques. Envoi des chques. Acceptation des traites.
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Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation des pices justificatives. Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- crditeurs divers. Accs la comptabilit gnrale. C .Lapprciation des procdures du cycle A/F Lauditeur doit acqurir une connaissance gnrale des oprations du cycle. Ce nest qu cette condition quil pourra analyser de manire pertinente les oprations intervenues durant l exercice, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible dun certain nombre de donnes statistiques concernant ce cycle. Ces donnes peuvent tre rsumes comme ci-aprs :
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SOCIETE
EXERCICE LE CLOS
Nombre
de
fournisseurs . Montant des achats
annuels o Dont Maroc o Dont Import Montant annuel des
avoirs . Valeur du poste fournisseurs et comptes
rattachs o Dont charges payer .

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Ratio fournisseurs ..
En
jours
dachats
T.T.C . Nombre de factures
mensuelles ..... Valeur moyenne des
factures . risques
particuliers . ....................
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Dans le cas dabsence du manuel de procdures, il est important dtablir le narratif des procdures concernant le cycle dachat ; afin dacqurir le maximum dinformations pour une meilleure comprhension des circuits de traitement dinformations. Ceci se peut par des entretiens avec lensemble des intervenants dans le circuit afin davoir une vue plus dtaille du circuit. Lensemble des constatations exprims par les responsables donne lieu : 1) Emission des demandes dachat : La direction des travaux concerns Le service achat Le service gestion Le service du projet Lmission des demandes dachats est obligatoire pour toutes les commandes suprieures 1000 dhs. Aprs avoir dtecter les besoins des diffrents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lmission : La numrotation Imputation
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Dlai et lieu de livraison Dsignation des articles
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2- circuit des demandes dachat Procdure exceptionnelle Pour lachat dune fourniture revtant un caractre durgence, la commande pourra se faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat Imprims de diffusion Cest lorganisation administrative de la circulation des imprims des DA Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrle des livraisons. 3- Etablissement des bons de commande Emission des bons de commande Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande dachat : Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre dimputation, code analytique
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Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat Circuit du bon de commande Imprim de diffusion Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui Exemplaire envoy au fournisseur et retourn imprativement lentreprise. 4-Rception de la marchandise 5- traitement et circuit des factures Rception de la facture Facture fournisseur Facture tablie sur contrat Prsentation type dune facture Enregistrement de la facture 1. Circuit Lmetteur : la comptabilit
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Le service de gestion:contrle des imputations analytiques Le service travaux:accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement 2. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilit 6- Rglement des factures fournisseurs Il existe deux moyens de rglement: Le chque Effet de commerce Questionnaire : Commandes : Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ? Si oui, les quantits minimales sont elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ?
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Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ? Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils : Pr Numrots ? Etablis en quantit et en valeur ? Signs par un responsable, au vu de la demande dachat ? Existe-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ? Si oui, est-elle: Approuve par un responsable ? Rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ? Les autres achats font-ils lobjet dappels doffres, au moins au dessus
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dun certain montant ? Existe-il excessives ? Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : Enregistrer les engagements pris par lentreprise ? Identifier les retards dexcution ? Existe-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : Au service rception A la comptabilit Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues une procdure permettant dviter les commandes
priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ? 4. Rception des marchandises et services.
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Existe-il un service de rception ? Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : Les quantits. La qualit. Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ? Si oui, sont-ils pr-numrots ? Signs par le rceptionnaire ? Dats ? La pr numrotation des bons est-elle utilise pour contrler : Lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? Lenregistrement des mouvements de stocks ? Existe-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles lobjet dun bon de retour ?
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Si oui, ces bons sont-ils : Pr Numrots ? Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? 5. Contrle des factures : Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relancer le service concern ? Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ?
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D. LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE A/F Le cycle achats-fournisseurs est caractris par un certain nombre de phases qui peuvent se prsenter comme suit : Lexpression des besoins ; Dclanchement de la commande ; Rception des biens ou services ; Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs ; Mise en paiement des factures. Il est noter que chacune de ces phases implique un ensemble dobjectifs atteindre, entranant des risques potentiels, des mesures usuels de contrle interne ncessaires, et enfin implique des assertions daudit sur lesquelles lauditeur doit porter une attention particulire. a. Lexpression des besoins 1. Objectifs
Le contrle interne doit garantir que les besoins sont correctement dtermins, que lentreprise ne ralise pas dachats inutiles et que les commandes ncessaires sont correctement lances. 2. Risques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner, soit une rupture de stocks, soit la constitution de stocks plthoriques.
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La rupture de stocks peut entraner un retard ou un arrt de fabrication gnrant, soit des surcots, soit une sous-activit. Elle peut galement avoir pour consquence des retards de livraisons aux clients et tre lorigine des litiges. La constitution dun stock trop important majore les cots de stockage et cre un risque de dtrioration des stocks. Il en rsulte un risque de dprciation, dautant plus important que lentreprise peine trouver rapidement des dbouchs en nombre suffisant pour les couler. Dans le cas dachats non stockables, la survaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lentreprise, sans quil y ait vritablement de contrepartie. 3. Mesures usuelles de contrle interne
Les procdures de contrle interne gnralement mises en place pour couvrir les risques mentionns ci-dessus sont les suivantes : procdure formalise permettant de recenser systmatiquement et priodiquement les besoins de lentreprise ; suivi des besoins nayant pas encore donn lieu lmission dune demande dachat ; existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes dachat ; mise en place dun contrle du respect des pouvoirs dfinis par la direction ;
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existence dune piste daudit permettant, partir dune deman de dachat, de vrifier le processus de dtermination des besoins et, inversement, partir dune expression des besoins, de retrouver la demande dachat correspondante ; mise en uvre de tests visant sassurer du bon fonctionnement de la procdure par la ralisation de sondages sur la correcte transformation dune expression de besoins en demandes dachat et par lexamen de la justification de demande dachats par des besoins ; existence dune sparation adquate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas, en principe, passer les commandes) ; surveillance de lvolution des stocks et de leur dprciation afin de mettre en vidence les drives ventuelles.
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4.
Assertions daudit concernes
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lvaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et dprciation). b. Dclenchement de la commande 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir que les achats sont raliss dans les conditions optimums de qualit, de prix et de dlai. 2. Risques potentiels Quatre principaux risques peuvent tre lis au dclenchement de la commande : - le dclenchement dachat des prix suprieurs au march. Dans ce cas, les biens achets sont trop chers, entranant une survaluation des charges. Cette survaluation a un impact direct sur lvaluation des stocks et peut rendre ncessaire leur dprciation ; - le dclenchement dachat par une personne non habilite, situation qui peut avoir comme consquence des achats injustifis ou non pertinents ; - le dclenchement dachats en labsence dune trsorerie suffisante, ce qui peut entraner une cessation de paiement, menaant par la mme occasion la continuit de son exploitation ;
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le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties
suffisantes : lentreprise achte auprs dun fournisseur dont la situation financire est fragile, qui risque de savrer dfaillant et de ne pas respecter ses engagements.
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3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont les suivantes : procdure dappel doffre permettant dobtenir, qualit gale, les meilleurs prix possibles ; prise de connaissance de la situation financire des fournisseurs pralablement la passation de la commande, et si ncessaire mise en uvre de garanties, notamment en cas de versements dacomptes ; mise en place dune piste daudit permettant de sassurer que toute commande envoye un fournisseur a bien fait lobjet initialement dune demande dachat et dune expression de besoin ; instauration dun contrle de gestion et dun contrle budgtaire, permettant de vrifier que lentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat. 4. Assertions daudit concernes Les procdures relatives au dclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lvaluation des actifs : avances et acomptes verss (dfaillance du fournisseur), stocks (retard de livraison, prix dachats survalus), et mme totalit des actifs en cas de remise en cause de la continuit dexploitation (contrle de gestion et budgtaire insuffisant). c. Rception des biens ou services
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1.
Objectifs
Le contrle interne doit garantir que : les biens rceptionns ne peuvent tre ac cepts sils nont pas t effectivement commands ; les biens rceptionns correspondent aux quantits et spcificits mentionnes sur la commande ; les biens rceptionns ne sont pas endommags ; les livraisons sont ralises dans les dlais prvus par la commande ; les rceptions sont enregistres ds leur acceptation et les biens correspondants protgs 2. Risques potentiels
Les principaux risques lis la rception des biens ou services achets sont les suivants : la rception de biens non commands. Cette rception peut entraner la constitution de stocks inutiles et par consquent susceptibles dtre dprcis ; la rception de biens pour des quantits diffrentes des quantits commandes. Dans ce cas, lentreprise risque, soit davoir des stocks plthoriques, pouvant subir une dprciation, soit de connatre des ruptures de stocks, qui peuvent occasionner des difficults dans le processus de production, ou dans les relations avec les clients ;
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la rception des biens endommags ou prsentant une qualit insuffisante, situation qui engendre des difficults dcoulement des stocks achets et par consquent des dprciations ; le dfaut denregistrement des rceptions. Lorsque le suivi administratif des rceptions nest pas matris par lentreprise, cell e-ci nest pas en mesure de valider les factures qui lui sont prsentes par les fournisseurs. Elle aura par ailleurs dimportantes difficults pour estimer les factures non parvenues lors de la clture des comptes. 3. Mesures usuelles de contrle interne
Les mesures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui psent sur la rception des biens ou services sont notamment : la comparaison systmatique des rceptions avec les commandes correspondantes, et la mise en uvre dune procdur e de traitement des carts ; la sparation des fonctions de commande, de rception et de contrle qualit afin de prvenir une fraude provenant dune seule personne ; la dfinition de pouvoirs dacceptation des rceptions, prvoyant lintervention de niveaux hirarchiques plus levs en fonction de la prsence ou non dun litige et en fonction de son importance financire ; la mise en uvre de procdure de relance des fournisseurs en retard ;
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lenregistrement systmatique des entres dans le systme informatique et/ou lmission dun bon de rception class chronologiquement. 4. Assertions daudit concernes
Les risques relatifs la rception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions : lvaluation des stocks et des crances clients ; la rgularit des achats, lorsque lentreprise prouve des difficults pour confirmer ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons, notamment parce que les rceptions ne sont pas correctement enregistres ou recenses ; la coupure des achats (cut off), si lentreprise ne parvient pas estimer les factures non parvenues la clture. d. Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats ds la rception des biens ou services. 2. Risques potentiels Les risques relatifs lenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver se matrialiser par : la perte des factures reues ;
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des difficults de recensement des factures non parvenues concernant des livraisons ou prestations dj ralises avant la date de clture ; des retards de traitement des factures ; des erreurs dimputation comptable ; lenregistrement de factures ne concernant pas lentreprise ; lenregistrement de factures pour des prestations non encore ralises ; lenregistrement de fausses factures destines dtourner des fonds ; la survenance de problmes informatiques gnant la prise en compte du journal des achats dans la comptabilit gnrale. 3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont : la mise en place dun processus de dtermination des rceptions non encore factures (biens et prestations) ; la transmission systmatique au service comptable de toutes les factures ds leur arrive dans lentreprise, pour que celui ci puisse, soit les enregistrer immdiatement en comptabilit, soit simplement les rpertorier, et relancer en tant que besoin les services chargs de les contrler ; la mise en uvre priodique dun contrle de linterface entre le journal des achats et la comptabilit gnrale, pour
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dtecter dventuelles anomalies informatiques dans les transferts dinformation ; le maintien dune comptence suffisante du personnel charg de saisir les factures ; la mise en place dune procdure pertinente et rapide de validation des factures : rapprochement des factures avec les bons de rception et les bons de commande, validation formalise des factures de prestations de services par les personnes ayant comptence pour les apprcier. 4. Assertions daudit concernes Les risques prsents ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes : lexhaustivit des enregistrements, en cas de perte de facture ; la rgularit des enregistrements, ds lors que sont enregistres de fausses factures ou des factures ne concernant pas lentreprise ; la coupure des enregistrements, en cas de recensement insuffisant des factures non parvenues la clture, denregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non ralises e. Paiement des factures 1. Objectifs
Le contrle interne doit garantir que :
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seules sont payes les factures concernant lentreprise, qui sont conformes la commande et qui correspondent une livraison effective satisfaisante ; les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne sont pays quune seule fois. 2. Risques potentiels
Les risques relatifs la mise en paiement peuvent recouvrir : le paiement dune facture correspondant une prestation non satisfaisante, non ralise, ou qui ne concerne pas lentreprise ; le paiement avec retard de factures valides, pouvant gnrer des litiges avec les fournisseurs (intrts de retard, pnalits, arrts de livraison).
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3.
Mesures usuelles de contrle interne
Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont notamment : la dfinition de pouvoirs en matire de bons payer et la mise en place dun contrle de ces pouvoirs ; le dclenchement des rglements sur la base de factures originales et lestampillage des factures payes. 4. Assertions daudit concernes
Les risques prsents ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la rgularit des enregistrements Remarque : il est noter que certains des risques issus du cycle achat/fournisseurs nentranent pas de menace particulire sur les assertions lies au cycle achats. Ils peuvent en revanche impacter sur dautres cycles, principalement sur les stocks et les provisions. Ce constat dmontre la ncessaire transversalit des contrles.
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D. Evaluation du contrle interne pour la socit X Lorsque l'auditeur entame, l'audit du cycle achat/fournisseur il procdera la ralisation d'un ensemble de travaux conformment au programme de travail. La premire tape consiste au relvement de la procdure : Il s'agit entre autres de : relever la procdure achat travers les entretiens avec les
responsables. Cest dans ce sens qu'une runion a t tenue avec le responsable de la D.A.M (dpartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqu la procdure d'achat. En fait, cette procdure d'achat s'effectue conformment au manuel de procdure d'achat commun tous les tablissements publics, en ce qui concerne les procdures d'appel d'offres et de passation des marchs. Aprs prise de connaissance du manuel de procdure des achats, il est procd des tests de conformit ou des tests de procdure. Ces tests ont pour objectif de s'assurer de la ralit et de l'exhaustivit des procdures. A. Contrle de la ralit
Afin de s'assurer que les achats comptabiliss sont rels, lauditeur procde aux contrles suivants : slectionner partir du grand livre des achats, un certain
nombre doprations (import et locales) et sassurer :

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de l'existence d'un dossier de march, d'un bon de commande sign ; du respect des seuils ventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements, directeur financier ou directeur gnral) de la consultation des fournisseurs et du choix justifi et matrialis de l'tablissement d'un bon de rception sign ; de la concordance entre les quantits commandes et les quantits reues ; de la concordance entre les quantits reues et les quantits factures de la concordance entre les prix ngocis sur le bon de commandes et les prix facturs ; de la mise jour des stocks (date, qualit et valorisation) ; de la correcte comptabilisation au regard des diffrents lments (imputation, bonne priode, etc) ; en cas d'importation, du contrle de la conformit du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de l'opration) ; du rglement de l'achat conformment aux conditions prvues lors de la facturation ; de la correcte comptabilisation du rglement B. Contrle de lexhaustivit
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Les mmes travaux effectus au niveau du contrle de la ralit sont applicables au contrle de l'exhaustivit. Cependant la slection des pices justificatives se fera sur la base du registre des entres ou toute autre source indpendante de la comptabilit. Afin de matrialiser ces travaux, d'autres tests sont faire. Ils sont au nombre de trois : le test de suivi des marchs le test sur les bons de commandes le test de cut off sur les achats Chacun de ces tests sera destin s'assurer d'un ou de plusieurs points d'assertion. 1. Le test de suivi des marchs
Lobjectif du test est de s'assurer que les marchs sont passs conformment la procdure en vigueur. Le test consiste prendre un chantillon de dossiers de marchs partir de la liste des dossiers de marchs en cours et passs en 2003. Le choix des marchs se fera selon leur importance financire de sorte couvrir le scope pralablement dfini dans le mmo approche. Dans ce cas prcis il est de 51% Le scope peut-tre dfini comme tant un taux d'investigation qui est gal au total des montants des marchs constituant l'chantillon rapport au montant total de l'ensemble des marchs de l'anne 2003.
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Lorsque
l'chantillon
est
choisi,
l'auditeur
demande
les
pices
justificatives relatives chaque march. En gnral, ces documents se trouvent chez l'archiviste. Ainsi l'auditeur vrifie pour chaque march si la procdure lgale a t respecte, en procdant un pointage avec un ensemble de documents qui doivent tre utilises conformment la procdure en vigueur. Cette dernire correspond au manuel de procdure qui rgit les acquisitions et qui est commun lensemble des tablissements publics. Dans ce test il s'agit : De sassurer de la conformit avec le dossier de march dment sign et approuv. Vrifier lexistence de lappel concurrence (appels d'offres, consultation directe) ; Vrifiez l'existence d'un tableau comparatif des prix ; Vrifiez l'existence un PV de jugement. 2. Tests sur les bons de commandes
Lobjectif de ce test est de s'assurer que la passation des commandes est conforme avec la procdure en vigueur. Le test consiste prendre un chantillon des commandes effectues partir de la liste des bons de commandes 2003, toujours selon leur importance financire. Seulement dans ce test il ny a pas l'obligation de respecter un scope.
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De la mme faon qu'il a t procd au niveau du test sur le suivi des marchs, il s'agira pour chaque bon de commandes slectionn de : Pointer avec la demande d'achat signe ; Vrifiez que trois fournisseurs au moins ont t consults ; Vrifiez l'tablissement du tableau comparatif des prix ; Pointer avec le dossier administratif de l'adjudication ; Etc. Conclusion du test : Ce test a relev que la procdure d'acquisition applique au sein de l'organisation est respecte conformment la procdure en vigueur. Seulement il faut noter labsence dun dossier administratif pour toutes les commandes. Cette remarque est rapporte au niveau de la note de synthse du cycle. 3. Test de cut off sur les achats
Lobjectif de ce test et de s'assurer du respect du principe de spcialisation des exercices pour ce qui est des dpenses d'achats. Pour ce faire l'auditeur slectionne certain nombre de bon de rception avec comme source le classement des bons de rception reus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM). La slection des bons de rception ne se fait pas selon un critre financier mais plutt en fonction de leur date de rception.
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Il est slectionn un certain nombre de bons de rception dont la date est le plus possible proche du 31.12.03 Ceci a fin de s'assurer que des
marchandises reues en fin d'exercices 2003, n'ont pas t comptabilises durant lexercice 2004. de mme, un chantillon de bons de rception dont la date est le plus proche possible du dbut de l'exercice audit cest dire le 01.01. 03 est aussi slectionn dans la mme logique. Ainsi pour chaque bon de rception, on vrifie : la correcte comptabilisation ; la conformit de l'exercice de rattachement ; etc. Conclusion du test Le test a t satisfaisant dans la mesure o tous les bons de rception ont t comptabiliss dans la bonne priode. Aprs la ralisation de l'ensemble des tests, l'auditeur produit un document appel Matrice de contrle interne qui, rcapitule l'ensemble
des points soulevs lors de ces tests. Les points soulevs serviront valuer le contrle interne. Cette valuation permettra de dterminer : Les zones risque qui vont ncessiter dans la phase du contrle des comptes une attention particulire ; L'ampleur des investigations ;
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Donc en dfinitifs, le travail effectu sur le contrle interne constitue la phase prliminaire du contrle des comptes.
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CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE ACHAT/FOURNISSEUR A. Dfinitions et objectifs a. Dfinitions : Avant dentamer laudit du cycle Achats/Fournis seurs, il faut
comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en dfinir les contours on cite par exemple : Dettes d'exploitation: dettes nes l'occasion du cycle d'exploitation et dettes assimiles. Dettes provisionnes (ou charges payer) : dettes
potentielles values l'arrt des comptes, nettement prcises quant leur objet, mais dont l'chance ou le montant est incertain. Elles ont vocation irrversible se transformer provisionnes ultrieurement sont rattaches en dettes, Ces dettes
aux
diverses
rubriques
correspondantes du bilan, Achats: les charges comprennent les sommes ou valeurs verses ou verser: soit en contrepartie de marchandises, approvisionnements,
travaux et services consomms par l'entreprise ainsi que des avantages qui lui ont t consentis; soit en vertu d'une obligation lgale que l'entreprise doit
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remplir, Rgularisations (comptes de) : les charges comptabilises pendant l'exercice qui concernent un exercice ultrieur doivent figurer l'actif du bilan au poste "comptes de rgularisation", Ces postes font l'objet d'une information explicative l'annexe.
b. Objectifs du contrle des comptes En contrlant les comptes de ce cycle lauditeur doit fixer clairement les objectifs atteindre ou les lments vrifier savoir : S'assurer que les charges et produits inscrits au compte de
rsultat et provenant des oprations d'achat, proviennent uniquement de l'enregistrement intgral des transactions ralises dans l'exercice comptable considr, S'assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et
provenant des op rations dachat sont correctement valus et bien classs.
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B. Les contrles types a. . Comptes de tiers Procder une analyse des ratios significatifs ( dterminer pour chaque socit) et des variations par rapport l'exercice prcdent afin d'identifier les anomalies apparentes. Appliquer la procdure de confirmation directe. Si cette procdure est applique avant la date d'arrt des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit tre suivie par: une revue globale du compte collectif fournisseurs et
notamment des dbits (rapprocher au journal de trsorerie) et crdits (rapprocher au journal des achats). - une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de vrification et celle du bilan. - une revue des dettes importantes soldes depuis la date de vrification. lorsque la procdure de confirmation directe ne peut pas tre applique (ou donne des rsultats insuffisants) : - vrifier que les soldes individuels sont correctement analyss. - pour les soldes principaux, rapprocher les soldes des relevs reus ou de tout lment justificatif (factures, bons de livraison...).
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NB : La procdure doit couvrir galement les effets payer et les factures recevoir. Vrifier les additions de la balance fournisseurs. Vrifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif. Pointer la balance avec les comptes individuels. S'assurer que les fournisseurs dbiteurs figurent l'actif du bilan. Vrifier l'anciennet de ces soldes et s'assurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombs en faillite ou de litiges). Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socit pour : Identifier les comptes dont les libells sont imprcis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente. Obtenir les explications ncessaires (insister particulirement sur les O.D.). Pointer l'ensemble des comptes concerns avec le grand-livre. S'assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture. Vrifier que les dettes dont l'chance est plus d'un an sont prsentes sparment.
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Vrifier que les dettes font l'objet, dans l'annexe d'un classement selon la dure restant couvrir jusqu' leur chance en distinguant les dettes un an au plus, entre un et cinq ans et plus de cinq ans lorsque ces lments ont un caractre significatif. Vrifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs d'immobilisations.
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b. Comptes de charges, contrles gnraux La majeure partie du contrle des comptes de charges est assure : soit par les sondages sur le contrle interne, soit par le biais de la revue analytique, soit travers le contrle des postes correspondants au bilan. Ces travaux conduisent normalement : Comparer les diffrentes catgories de charges avec: - les comptes de l'exercice prcdent - le budget Expliquer les principales variations. Calculer les ratios des diffrentes catgories de charges par rapport au chiffre d'affaires. Expliquer les variations importantes. Evaluer l'incidence sur le programme de contrle de toute variation anormale. S'assurer que les charges n'ont pas fait l'objet d'critures anormales la fin de l'exercice contrl (critures qui auraient t rgularises au cours de l'exercice suivant).
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S'assurer que les charges non dductibles fiscalement sont rintgres dans le rsultat fiscal et que celles dont la dductibilit est soumise des rgles de dclarations (relev des frais gnraux) sont bien dclares. S'assurer que les informations fournies dans l'annexe et concernant les comptes de charges sont compltes et correctes. c. Comptes de charges, contrles spcifiques 1. Achats sur stocks Vrifier que: - Les derniers bons de rception ont donn lieu l'enregistrement de factures ou de provisions. - Les derniers bons de retour de l'exercice ont donn lieu l'enregistrement d'avoirs ou de provisions pour avoirs recevoir. Les dernires factures et les derniers avoirs comptabiliss
correspondent des mouvements de l'exercice. Vrifier que: Les premires livraisons (et retours) de l'exercice suivant n'ont fait l'objet d'aucune facture (ou avoir) ou provision. Les premires factures (ou avoir) enregistres sur l'exercice suivant ne correspondent pas des mouvements de stocks de l'exercice. Si la socit tient un tat de rapprochement entre les rceptions (retours) et les facturations (avoirs), vrifier que les lments qui
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apparaissent en cart ont bien fait l'objet d'critures de rgularisation. -Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle, vrifier que toutes les ristournes relatives aux achats de l'exercice ont t comptabilises. 2. Achats autres Vrifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confis (travaux de fin d'exercice non facturs). Si l'entreprise s'approvisionne sur la base de contrats annuels avec quotas, vrifier le respect de ces derniers. Pour les achats qui bnficient de ristournes annuelles, vrifier que ces ristournes ont t provisionnes. Examiner les oprations diverses passes, en particulier la fin de l'exercice, sur les comptes d'achats. Pour les achats des socits du groupe ou ayant des administrateurs communs, vrifier les conditions. Pour les achats de matriel, quipements, travaux, entretien ..., vrifier que les comptes ne contiennent pas des lments qui sont en fait des immobilisations. Vrifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de l'exercice ont t comptabiliss. 3. Autres services extrieurs Pour les charges rcurrentes (loyers, assurances ...), vrifier, avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de
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l'exercice. - Pour les autres charges, utiliser les documents et contrles mis en place par l'entreprise pour saisir les services rendus afin de vrifier que toutes les charges de l'exercice ont t comptabilises. Entretien et rparations
Vrifier, par sondage, que ces comptes ne contiennent pas des lments Rmunrations d'intermdiaires et honoraires.
Vrifier la dclaration DAS Pour les conseils, s'assurer qu'ils ont bien fait l'objet de demande de confirmations directes. Dpouiller les rponses pour vrifier que tous les litiges suivis ont t analyss et ont fait, si ncessaire, l'objet de provisions pour risques. Publicit
Vrifier le respect des rgles fiscales en matire de cadeaux. Vrifier avec les budgets de publicit que les honoraires ont t correctement engages. Assurances comptabiliss pour les campagnes publicitaires
Mettre jour l'tat recensant les polices d'assurance souscrites par la socit.
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Vrifier les dclarations faites par l'entreprise aux compagnies d'assurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la prime. Vrifier les sommes verses avec les quittances et s'assurer que les primes verses ont fait l'objet de rgularisation si elles ne correspondent pas l'exercice. Vrifier que les polices concernent bien la socit. Comparer la charge d'assurance d'une anne l'autre. Faire un sondage sur les dclarations de sinistres notamment les sinistres importants. Evaluer les dommages qui risquent de rester la charge de la socit. Vrifier les provisions faites. S'assurer des sommes rcuprer sur les sinistres couverts par une police rgulirement souscrite. Examiner s'il existe des polices d'assurance souscrites au profit de la socit sur la tte du dirigeant. Dplacement - Missions - Rceptions
Vrifier que les rgles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire des cumuls (forfait et rel). Vrifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non dclars. Vrifier le relev des frais gnraux. Compte de rpartition priodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements priodiques pratiqus en cours d'exercice.
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Rechercher si les critures enregistres en vue de solder les comptes font apparatre des carts importants, et quels comptes les carts ont t virs. ' S'assurer de la justification des soldes ventuels. S'assurer: que le compte est, dans le cas gnral, sold la clture de l'exercice (qu'il s'agisse de sous comptes d'abonnements ou de sous comptes d'attente), que les soldes des sous comptes d'abonnements ne sont pas virs aux comptes de rgularisation (passif ou actif), que les carts sur abonnements constats la clture d'un exercice sont rintgrs dans les comptes de charges par nature (ou ventuellement de produits par nature)
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C. Le contrle des comptes de la socit X Ltape prliminaire dans la phase de contrle des comptes du cycle Achats/Fournisseurs consiste pour lauditeur dema nder au service comptabilit la Balance Gnrale, au 31.12.03 et la Balance auxiliaire des fournisseurs. Il vrifie si le solde figurant dans ce dernier correspond celui qui figure dans la balance gnrale. Cest seulement cette condition que lauditeur peut poursuivre son travail. Sur la base des documents qui lui sont fournis il tablit les feuilles de tte 4) Il doit en outre vrifier que la somme totale des comptes fournisseurs, qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs, crditeurs, correspond au solde de ce mme compte mais qui se situe au niveau du bilan. Si tel est le cas, lauditeur le matrialise par un tic indiquant que le solde a t point avec les tats financiers 4) Le cycle Achats/Fournisseurs est compos de quatre comptes
fournisseurs 4), qui doivent faire lobjet dun audit. Il sagit de : 4411 Fournisseurs 4413 Fournisseurs, retenues de garanties 4417 Fournisseurs factures non parvenues
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Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs crditeurs. Il est ajouter un autre compte qui est dbiteur sintitulant 3411 Fournisseurs, avances et acomptes. Les comptes lis ne seront pas audits dans ce cycle dans la mesure o ils le seront dans leurs cycles respectifs.
a. Audit du compte 4411 Fournisseurs En se rfrant la balance auxiliaire, lauditeur slectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de limportance du montant de la dette. Il doit sassurer que la somme totale des dettes dues ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur dun montant de 8 323 648 DH Cest le scope. Dans notre cas, il est de 77% Ces fournisseurs slectionns sont regroups dans un document appel feuille de dpouillement des fournisseurs Pour chaque fournisseur, lauditeur demande la fiche dexplication du compte Cette dernire retrace les mouvements raliss avec le fournisseur. Ce document permet lauditeur de sassurer de la ralit et de lexhaustivit de la dette. Lassurance de la ralit consiste vrifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est rel. Pour ce faire, lauditeur demande les pices justificatives lies cette dette : la facture, le bon de commande, le bon
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de livraison, etc. et fait la comparaison des documents concernant le montant. Quant lassurance de lexhaustivit des dettes, lauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lentreprise ont t prises en compte. Pour rpondre une telle question, lauditeur procde la mthode de la circularisation . Ainsi, la circularisation du fournisseur permet
lauditeur de vrifier les soldes se trouvant dans la fiche danalyse. b. Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties Ce compte est utilis lorsque lentreprise retient une certaine somme du montant rgler au fournisseur. Cette retenue sert de garantie pour une certaine priode permettant lentreprise de couvrir les charges en cas de dfaillances postrieures la livraison du bien ou du service. Lors de laudit de ce compte, lauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) sassure de la ralit du montant. Pour ce faire, lauditeur slectionne sur la base de lanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants. Pour chaque fournisseur, lauditeur demande les pices justificatives relatives au contrat de march. Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de vrifier les calculs ayant permis de dterminer le montant de la garantie.
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Dans la mme lance lauditeur sassurera de linexistence de litiges tournant autour de ces retenues, en analysant les dates de
comptabilisation des retenues.
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c. . Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues Ce compte est utilis lors des travaux de rgularisation lorsque le fournisseur a effectu une prestation de services pour le compte de lentreprise durant lexercice mais dont la facture correspondante nest pas encore parvenue la date de clture. Toujours sur la base de la feuille danalyse du compte 10), le travail de lauditeur consiste sassurer Dune part de la ralit des montants qui composent ce compte. Pour ce faire dans la mesure de linexistence de factures prouvant la ralit des oprations, lauditeur se rabat sur dautres pices justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de rception... Dautres part, lauditeur sassure de lexhaustivit de cette dette, en vrifiant si le comptable a valoris raisonnablement le compte, compte tenu de linexistence de factures. Ainsi, le comptable devra justifier les raisons de son approximation d. Audit du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes Contrairement aux autres comptes audits jusque l, ce compte appartient lactif du bilan. Il intervient lorsque lentreprise dtient une crance envers le fournisseur, lors dun dpt de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien.
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Dans ce cas lauditeur doit sassurer de la ralit des avances en demandant lanalyse dtaille du compte 11). Ce dernier retrace
lensemble des fournisseurs chez qui lentreprise dtient ce type de crance. Sur la base de limportance des crances, respectives, il slectionne quelques fournisseurs tout en sassurant du respect du scope retenu dans le mmo dapproche pour ce compte.
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I. Remarques souleves Les diffrentes techniques daudit appliques au cycle Achats
fournisseurs ont permis de dtecter et de soulever un certain nombre de problmes et de risques prendre que lorganisme audit doit prendre en considration et notamment au niveau du contrle interne savoir : Tout dabord il faut noter que les procdures de contrle interne ne sont pas formaliss et cela est du labsence de manuel de procdure ou de contrle interne. Cela reprsente en effet une lacune au niveau de lorganisation comptable et administrative. Le rsultat est labsence de contrle des oprations mais aussi absence de rfrentiel pour responsabiliser les diffrents intervenants. Le dispositif de contrle interne rgissant les approvisionnements devrait tre revue et amlior : Factures originales non annules par les cachets saisie et paye ; Comptabilisation sur la base des seules copies des factures ; Aucune date nest vidence sur certains bons de rception. Existence de suspens remontant plusieurs exercices ainsi que dcarts par rapport certains soldes confirms (deux rponses). Existence de dpenses ayant un caractre dimmobilisations qui ont t comptabilises parmi les charges. Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions lgales.
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Existence dcritures comptables passes dans le compte 4411 Fournisseurs et se basant sur des devis, bon de commande, ou certains documents ne pouvant remplacs les factures. Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues. Lcart de conversion sur les dettes fournisseurs nest pas constat. Dprciation des stocks de matires et consommables : Absence dune tude technique pour sassurer que lensemble des catgories de stocks sont utilisables et de ladquation de la provision constate ; Absence dun fichier informatique regroupant lensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffrentes commandes passes ou reues. On peut noter la mme remarque concernant la gestion des stocks. II. Recommandations Dabord concernant le cycle Achats/ Fournisseurs, ltablissement doit procder lapurement de ses suspens et doit veiller ce que chaque opration enregistre correspond aux pices exiges comptablement. Ensuite sur un ordre plus gnral, lorganisme audit est certe soumis la charte rgissant les tablissements publics, mais doit tablir son propre manuel de procdure formalis et dun manuel de contrle interne qui dfinit les bases de la pratique de contrle interne mais qui dcrit aussi : - le systme dinformation administratif et comptable - les circuits des documents
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- la dfinition des fonctions - les principaux processus Lentit dispose dune division de contrle interne dont les attributions prvoient sa responsabilit de piloter llaboration et le contrle des procdures ainsi qu la contribution la sauvegarde des actifs du bureau. Toutefois, dans la pratique, les principales tches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et contrle budgtaires et de contrle de gestion. La pratique de laudit interne n est donc que trs peu dveloppe.
La conception dun manuel de contrle interne permettrait en plus de la dfinition des bases de la pratique du contrle interne, de concrtiser le rle de la division de contrle interne. Il faut noter aussi que lorganisme doit pour amliorer la gestion des stocks, mais aussi des fichiers fournisseurs, dployer des efforts en terme dinformatisation de la gestion de ces 2 lments qui ne sont tenus que manuellement, ce qui pose le problme de toute recherche ou vrification, Par ailleurs, lorganisme a un statut dtablissement public, par consquent, soumis au contrle financier de lEtat, qui se manifeste par la prsence dun contrleur financier, dun agent comptable ainsi que lapplication des textes sur les marchs publics.
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Cette soumission au contrle financier constitue un point de force de contrle interne en terme dengagements et de paiements.
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de manire dtaille nous a permis, dans un premier temps, de matriser relativement les points rattachs au dit cycle et, dans un second temps, de nous faire une ide sur laspect comptable relatif ce cycle. Le premier enseignement tir de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans tre identique celui rserv aux autres cycles tels que : Le cycle Ventes-Clients Le cycle Paie- Personnel Le cycle immobilisations. ... Cette dmarche est pour rappel : -la prise de connaissance gnrale de l'entreprise -l'valuation du contrle interne
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-le contrle des comptes
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Fournisseurs illustre dun cas pratique de ltablissement public X .

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CHAPITRE I : PHASE DEVALUATION DU CONTROLE INTERNE

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fournisseurs . Montant des achats

annuels o Dont Maroc o Dont Import Montant annuel des

avoirs . Valeur du poste fournisseurs et comptes

rattachs o Dont charges payer .

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T.T.C . Nombre de factures

mensuelles ..... Valeur moyenne des

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Dlai et lieu de livraison Dsignation des articles

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Assertions daudit concernes

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le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties

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